MANUAL DEL USUARIO DEL MÓDULO DE APLICACIONES FINANCIERAS

El Módulo de Aplicaciones Financieras tiene una serie de utilidades que relacionan la contabilidad con las matemáticas financieras y sirve para efectuar cálculos contables/financieros tales como : Depreciaciones, Intereses, Anualidades, Amortizaciones, Bonos Etc.. Además incluye una aplicación completa de administración de Libranzas.

1.- LA DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS

Conceptos Depreciación: La mayoría de los activos fijos sufren un desgaste o pérdida de valor contable debido a muchos motivos como Uso, deterioro por el tiempo, obsolescencia etc... Vida Útil : Debido a la depreciación que puede sufrir un activo, la legislación tributaria permite establecer un tiempo de empleo o utilidad, de acuerdo al desgaste en el tiempo: Ejemplos:

Construcciones y Edificaciones Maquinaria y Equipo Muebles y Equipo de Oficina Flota Marítima y Aérea Equipo de Computación y Comunicación Vehículos y Equipo de Transporte

Años de Vida Útil 20 10 10 10 5 5

Fondo de Depreciación o Depreciación Acumulada: Se previene la necesidad de reemplazo de un activo al final de su vida útil traspasando una parte de las utilidades a un fondo especial Valor Residual o de Salvamento: Es el valor en libros de un activo al final de su vida útil

Existen muchos métodos para calcular la depreciación de un activo como: -

Método de lineal o de la línea recta (o de los promedios) Método de la suma de los dígitos de los años de la Vida Útil Método de Porcentaje Fijo o de Saldos Decrecientes o Reducción de Saldos Método de Depreciación Acelerada Método del Doble Saldo de Declinación Método con base en las horas de operación del activo Método con base en las unidades de producción del activo

EL METODO DE DEPRECIACIÓN: LINEA RECTA :

El método de depreciación de Línea Recta se caracteriza porque su valor absoluto se mantiene constante en todos los años. Dada su facilidad de cálculo, es uno de los más usados aún cuando no es muy preciso financieramente hablando. COSTO DEL ACTIVO - VALOR DE SALVAMENT0 DEPRECIACIÓN ANUAL = ---------------------------------------------------------------VIDA UTIL

EL METODO DE DEPRECIACIÓN: SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS DE LA VIDA UTIL :

FORMULA : COSTO DEL ACTIVO - VALOR DE SALVAMENTO DEPRECIACIÓN = -----------------------------------------------------------------------FACTOR DE DEPRECIACIÓN

Ejemplo : Si la vida útil es de 5 años : Factor de Depreciación = 1+2+3+4+5 = 15

EL METODO DE DEPRECIACIÓN: PORCENTAJE FIJO: El método de Depreciación por Línea Recta tiene el inconveniente que no refleja la realidad financiera de la pérdida de valor de un activo, ya que en realidad la depreciación de un activo en los primeros años de vida util es mayor que en los últimos años.

Es por ello que se creó el sistema del Método de Porcentaje Fijo que supone que el cargo de depreciación de final de año es un porcentaje fijo del valor contable al principio del año. Formula :

S= Valor de Salvamento o Residual C= Valor del Activo Fijo (Capital) d= Tasa de Depreciación Anual Fija n= Número de Años de Vida Útil del Activo

n S=C(1-d)

n d= 1- 

Valor de Salvamento o Residual ----------------------------------------------------Valor del Activo Fijo

Ejemplo de Problema : Una maquina tiene un costo de $4.800.000 y una vida útil de 6 años, con un valor de salvamento de $360.000 Se pide determinar la tasa anual de depreciación y construir la tabla de depreciación correspondiente.

DEPRECIACIÓN CON CARGO DE INTERÉS

Formula :

C = Valor del Activo S= Valor de Salvamento i = Tasa de Interés n = Número de Periodos R= Tasa de Depreciación

R=(C-S) 1/ Sn i

(S sub n al i)

1.- INTERES SIMPLE

Definiciones: Interés : Valor pagado por el uso del dinero obtenido en préstamo. Valor Producido por la inversión de capital Interés Simple: Ocurre cuando solamente se cobra intereses sobre el capital Tasa de Interés : Es el porcentaje de ganancia que produce un capital en un determinado tiempo.

Interés Simple Exacto : Se calcula teniendo en cuenta los 365 días del año o 366 días para los años bisiestos Interés Simple Ordinario : Se calcula con base en 360 días al año Para efectos del cálculo de intereses, se puede tomar el tiempo exacto o aproximado. Si se tiene en cuenta el tiempo aproximado se supone que cada mes tiene 30 días

FORMULA DE ANUALIDADES : R = Pago periódico de una anualidad I = Tasa de Interés por Periodo N = Número de períodos de pago S = Monto de la Anualidad A = Valor Presente de la anualidad

n (1+i) S= R ----------------

= R . Sn i (S sub n al i)

i

-n 1-(1+i) A= R------------------------- = i

R. An i (A sub n al i)

i R = S -----------------n (1+i) - 1

i R =A ------------------------n 1- (1+i)

PERPETUIDAD: Ai = R A= R/i R 1 A=------------------- . ----------------i Ski

R A= --------------------i

1 . ----------------------S1/pi

ANUALIDAD CONTINGENTE ANUALIDAD VITALICIA: Cuándo el pago continúa mientras el rentista esté vivo ANUALIDAD CONTINGENTE TEMPORAL : Termina después de un número especificado de pagos aún cuando el rentista continúe vivo

AMORTIZACIONES :

Capital Insoluto o Saldo Insoluto : Es la deuda no cubierta (que se debe)

Anualidad: Es una serie de pagos iguales efectuados a intervalos iguales de tiempo. Ejemplo: Bonos, Pago de Rentas Mensuales, Dividendos, Pago de intereses sobre abonos, Primas de Pólizas de seguro Etc Anualidad Cierta : Cuando los pagos de la Anualidad empiezan y terminan en fechas fijas (conocidas) Ejemplo Pago de Renta Fija. Anualidad Contingente : Cuando el plazo depende de algún suceso como por ejemplo la póliza de seguro de vida cuyo plazo termina al ocurrir la muerte. Anualidad Cierta Ordinaria : Cuando los pagos se efectúan al final de cada periodo de tiempo

BONOS

Fecha de Redención :do p1 Pagos de Interés :

Valor de Redención : V Valor Nominal : F Tasa de Interés por Periodo de interés : r Tasa del Inversionista por periodo : i Número de Periodos de Interés desde la fecha de compra : n Precio de Compra : P Bono Redimible a al Par : Sucede cuando el valor de la redención es igual al valor nominal

-n P=V(1+i)

+

Fr

-n 1-(1+i) ----------------------i

Fr Fr P= ------- + ( V - ---------i i

P= V+ (Fr – Vi)

)

-n (1+i)

-n 1-(1+i) ( -----------------i

)

SEGURO DE VIDA

POLIZA DE SEGURO DE VIDA: Contrato entre una compañía de seguros y una persona asegurada

SUBMENU DE LIBRANZAS

INTRODUCCIÓN LIBRANZAS

AL

MANEJO

FINANCIERO

Y

CONTABLE

DE

La Libranza se define como un sistema de crédito mediante el cual el Deudor autoriza al Beneficiario a solicitar el pago de la deuda mediante la deducción de la renta proveniente del trabajo (tipo salario y/o pensión) por medio de cuotas periódicas de igual valor hasta agotar el valor total de la libranza. Financieramente, la libranza es igual al Monto de la deuda, es decir al valor del valor presente (Valor del préstamo total) más el cobro de intereses. VALOR TOTAL DEL PRESTAMO = VALOR PRESENTE MONTO DE LA DEUDA = VALOR TOTAL DE LA LIBRANZA VALOR TOTAL DE LA LIBRANZA = VALOR TOTAL DEL PRESTAMO + VALOR TOTAL DE LOS INTERESES COBRADOS NORMALMENTE

El valor total de la libranza se divide en un número definido de cuotas de pago todas de igual valor. VALOR DE LA CUOTA DE PAGO = VALOR TOTAL LIBRANZA/ NUMERO DE CUOTAS DE PATO

El valor de la cuota de pago está compuesta por dos partes: Abono a Capital y Abono a Intereses. Principios o Fundamentos de la Administración de Libranzas El manejo sistemático de Libranzas se basa en los siguientes principios o fundamentos : a.- Durante el tiempo normal de vigencia de una libranza, las cuotas de pago son todas de igual valor. Sin embargo se puede en cierto momento rediseñar el sistema de crédito de tal forma que la tabla de amortización cambie pero siempre bajo el criterio inicial. b.- El orden como se cancelan las cuotas de pago se rige por el criterio de cancelar primero las de fecha más antigua. c.- La cuota de pago que es fija y periódica se encuentra compuesta por dos partes: 1.- Abono a Capital 2.- Abono a Intereses

Contablemente, el abono a capital se maneja como una cuenta por cobrar (Activo), mientras que el abono a intereses se maneja como un ingreso (4) d.- Para corrección de Registros se entiende que se pueden manejar de dos formas o métodos: 1.- Borrando totalmente el Registro Errado 2.- Efectuando un registro adicional de ajuste o corrección

La Columna Vertebral del Sistema de Libranzas. La columna vertebral del sistema de libranzas la constituyen cinco operaciones o procedimientos fundamentales que son: 1.- Registro del Desembolso del Crédito. Se efectúa en Forma individual, es decir libranza por libranza. 2.- La cancelación de las cuotas de pago. Las cuales se realizan periódicamente y se puede efectuar en forma individual o colectivamente. 3.- Redistribución de las Cuotas de Pago. Mediante un convenio individual se puede proceder a redistribuir las diferentes cuotas de pago, pero manteniendo la estructura financiera de la libranza 4.- Finalización de la Libranza. Mediante un convenio se puede dar por finalizada la vigencia de la libranza, pudiéndose obtener un descuento por pago anticipado. 5.- Registro especial de Libranzas que fueron aprobadas antes de la fecha de saldos originales. Es una operación mediante la cual se registra en forma conveniente las libranzas antiguas. Una vez instalada y configurada inicialmente la empresa, siga la secuencia de opciones y comandos que se enumeran a continuación para configurar y aplicar las opciones de LIBRANZAS del módulo de APLICACIONES FINANCIERAS:

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Parámetros De Impuestos. Configure la opción: Módulo Configurar/Empresa/Parámetros impuestos. Guarde la configuración de este formulario haciendo clic en el botón Guardar

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Establecimiento de forma de conformación de los nombres. Entre a la opción : Módulo Contabilidad/Asientos/Parámetros Generales de la contabilidad. Configure las opciones de éste formulario y guarde haciendo clic en el botón guardar.

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Creación de los Nit de las Pagadurías. Cree los nit de las pagadurías (Iss, Fopep, Ponal, etc) entrando a : Opción Configurar/Nits/Codificar: Edición Nit. El tipo de Relación del Nit con la Empresa debe ser Proveedor.

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Codificación de Vendedores. El código del vendedor es de tipo numérico consecutivo. Emplee la opción: Módulo Configurar / Nits / Codificar Edición Nits. El tipo de Relación del Nit con la Empresa debe ser Vendedor. La codificación de los vendedores se debe hacer antes de ser utilizado el código en la solicitud de crédito y /o servicios. Es conveniente que codifique por lo menos un vendedor

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Parametrización Inicial de Libranzas. En el módulo de Aplicaciones Financieras entre a la opción Libranzas/Parametrización/Parámetros por

defecto y parametrice las opciones disponibles. No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar Por ejemplo, en la opción “Aproximar Entradas Numéricas” establezca la opción en “Aproximar a la Unidad” En el “Campo Aceptado Por” digite el nombre de la persona que aparece en los formularios de libranza como “Aceptado Por”

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Parametrización de la Interfaz Contable. En el módulo de Aplicaciones Financieras entre a la opción Libranzas/Parametrización/Interfaz Contable y parametrice las cuentas que van a servir de punte entre el módulo y la contabilidad general. No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar.

En el campo “Cuenta Para Ingresos Cuotas de Admisión” debe digitar una cuenta detallada (auxiliar) de clase 4 como por ejemplo “417010” En el campo “Cuenta para Descuentos “ digite una cuenta auxiliar de clase 4 como por ejemplo “417501”

No olvide guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar

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Codificación de Proveedores. En el módulo de Aplicaciones Financieras entre a la opción Libranzas/Proveedores/Codificación de Proveedores; y codifique los proveedores de recursos financieros. Puede configurar también el mismo nit de la empresa para dejarlo como proveedor cuando no haya un tercero claramente identificable. El tipo de Relación del Nit con la Empresa debe ser establecido como “Proveedor” Es conveniente que codifique por lo menos un proveedor.

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Codificación de Pagadurías. En el módulo de Aplicaciones Financieras entre a la opción Libranzas/Pagadurías/Codificación de Pagadurías; y codifique las diferentes entidades que desembolsan amortización de libranzas como el Iss (Instituto de los Seguros Sociales), Fopep, Ponal etc... El tipo de Relación del Nit con la Empresa debe ser establecido como “Sector Finanzas” Es conveniente que codifique por lo menos una Pagaduría.

FORMULARIO : SOLICITUD DE CREDITO Y/O SERVICIOS. La información de éste formulario debe ser digitada en la opción:

módulo de Aplicaciones Financieras/Libranzas/Aprobación Libranzas/Solicitud de Crédito y/o Servicios

Las libranzas se pueden clasificar en dos grandes grupos: 1- Libranzas Antiguas, Las cuales fueron aprobadas y desembolsadas antes de la fecha de saldos originales, pero que aún no han sido canceladas totalmente. 2- Libranzas Nuevas. Las cuales han sido aprobadas después de la fecha de saldos originales. Ampos tipos de libranzas deben ser introducidas en el sistema. Para distinguir las Libranzas Antiguas de las Nuevas se toma como referencia la Fecha de Desembolso de la Libranza. o Fecha de Entrega Si la fecha es igual o anterior a la fecha de saldos originales, se entiende que dicha libranza es antigua, de lo contrario se considera nueva.

AMORTIZACIÓN DE LIBRANZAS POR SUBSCRIPCIÓN: Las amortizaciones por subscripción son aquellas que recibe la cooperativa con el fin de administrarlas financieramente en calidad de cuentas de orden. Resumen del manejo de Libranzas por Subscripción: Una vez parametrizado el módulo de Aplicaciones Financieras y Libranzas, se deben manejar las libranzas según el siguiente 1.- Crear la solicitud de Libranza. Opción Módulo de Aplicaciones Financieras – Libranzas - Aprobación Libranzas – Solicitud de Crédito y / o Servicios 2.- Crear la Amortización de la Libranza. Opción Módulo de Aplicaciones Financieras – Libranzas – Amortizaciones – Crear Amortizaciones 3.- Crear la Configuración Contable de la Libranza. Opción Módulo de Aplicaciones Financieras – Libranzas – Registros Contables – Configuración Contable Libranzas por Subscripción. 4.- Incluir la Libranza en su Respectiva Pagaduría. Opción Módulo de Aplicaciones Financieras – Libranzas – Pagadurías : Para las libranzas del Seguro Social, emplear la Opción: ISS descuento Para las libranzas de Fopep, emplear la Opción: Tabla de Fopep Para las libranzas de Ponal, emplear la Opción : Tabla Ponal Una vez incluidas las libranzas en las anteriores cuatro tablas, para efectuar los registros contables procesa así: 5.- Registro Contable del Desembolso de la Libranza. Haga clic en el botón “Entrar Asientos”, utilice el comprobante MZ: “Desembolso Libranza por Subscripción” Digite o acepte el Número de comprobante consecutivo Digite el Día de la fecha a registrar En No. De Documento o Factura Externa digite el código de la libranza Digite el Concepto del Asiento Haga clic en el botón “Opciones para Registros Especiales” y escoja la opción “Prototipo de Conceptos Contables” y luego haga clic en “Desembolso Libranzas por Subscripción” Haga clic en el botón “Guardar” Al efectuar el asiento contable: Debita la cuenta 910510xx (Acreedoras Contingentes-Bienes y Valores Recibidos en Custodia-Valores Mobiliarios) con el nit del Subscriptor Acredita la cuenta 960505xx (Acreedoras Contingentes por el contrario –db-) con el Nit de la respectiva Pagaduría

6.- Registro Contable de Cancelación o Pago de Cuotas de la Libranza. Haga clic en el botón “Entrar Asientos”, utilice el comprobante AM: “Amortización de Ingresos” Digite o acepte el Número de comprobante consecutivo Digite el Día de la fecha a registrar En No. De Documento o Factura Externa digite el código de la libranza Digite el Concepto del Asiento Haga clic en el botón “Opciones para Registros Especiales” y escoja la opción “Prototipo de Conceptos Contables” y luego haga clic en “Cancelación Cuotas de Libranza por Subscripción” En el campo VALOR DE LA LIBRANZA A CANCELAR : Digite el valor que se va a descontar de la libranza En el campo VALOR DESCUENTO: Digite el valor absoluto del descuento, si lo hay, de lo contrario digite cero (0) En el campo QUIEN REALIZA EL PAGO : Seleccione entre 1.Pagaduría ó 2.- Deudor Libranza Haga clic en el botón Seguir Haga clic en el botón “Guardar” Al efectuar el asiento contable: Se realiza el registro de acuerdo a la tabla de configuración por libranza que se efectúo en el item 4.- Incluir la Libranza en su Respectiva Pagaduría. Nota importante: La configuración del item 4 se basa en la tabla de configuración general la cual se puede consultar/modificar/imprimir utilizando la siguiente secuencia: Módulo Configurar-Maestros-Opciones Personalizadas-Prototipo de Conceptos, seleccione como prototipo “LIBRANZAS 2” , haga clic en el botón “Aceptar”

LIBRANZAS POR PROVEEDOR

Codifique la Cuenta pasivo de Ingresos Recibidos para Terceros en : Configurar / Plan Contable / Codificar (Codifique una Cuenta 274005XX por cada proveedor -

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Codifique el nit del proveedor en el Módulo Aplicaciones Financieras / Libranzas / Proveedores / Codificación de Proveedores

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Cree la Configuración Contable de dicho proveedor en la opción : Configurar / Maestros / Opciones personalizadas / Prototipo de Conceptos Contables. Como Código de Prototipo digite el numero de nit del proveedor (sin – dígito de verificación, sin espacios, sin puntos ni comas) y como descripción el nombre del proveedor Nota: La configuración contable del proveedor toma como modelo de prototipo contable el código PROVEEDORES 3.