Manual de Receta Electrónica de Castilla la Mancha

Manual Rec. Electrónica Castilla La Mancha (RECLM) 1. Descripción general La RECLM permite la consulta, dispensación, anulación, envio de alertas y firma de prescripciones entre las oficinas de farmacia, los Colegios Oficiales y la Consejería de Sanidad de Castilla La Mancha. Las peticiones de consulta se realizarán usando la tarjeta sanitaria del paciente o tecleando directamente su CIP.

2. Configuración 2.1

Parametrización

Para activar la RECLM tenemos que ir a Parámetros Generales – Recetas Electrónicas – Castilla la Mancha y marcar el check Receta Electrónica. Veamos los diferentes campos a rellenar: • • •

• •

2.2

Numero de Farmacia: el número de la farmacia está compuesto por dos dígitos de la provincia, por ejemplo 45 para Toledo o 19 para Guadalajara + cuatro dígitos con el número de farmacia rellenado con ceros a la izquierda. Debug Mode: utilizado solo de forma interna en desarrollo Coincidir artículo dispensado con línea posicionada: si este parámetro está activado se obliga a que el medicamento introducido en la línea coincida exactamente con el prescrito. Es recomendable que esté desactivado para que de esta forma, cuando leemos el medicamento a dispensar se hará una búsqueda entre todos los prescritos sin necesidad de posicionarse previamente. Documento de facturación virtual activo: número de hoja de facturación virtual en curso. Más adelante se explica que es el documento de facturación virtual. Nº precintos por Doc. Facturación: número de precintos que caben en una hoja. El valor correcto a día de hoy es 24.

Usuarios

Cada uno de los usuarios que operan en RECLM tiene que estar dado de alta y tener un certificado asociado. Los certificados ya habrán sido instalados en el sistema y configurados en SicofCLM. La pantalla de configuración de usuarios la tenemos en el menú Recetas – Receta Electronica de Castilla la mancha – Usuarios: Alliance Healthcare España Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza) Teléfono 976 72 86 00 | Fax 976 72 86 10 | www.alliance-healthcare.es Alliance Healthcare España: Alfamadrid, Alisur, Alianza Farmacéutica, Cerf, Cfasa, Dimafar, Farmacen, Medicamenta, Safa Galénica, Safándalus, Silva Ortiz, Suministros Farmacéuticos Egara Razón social: Safa Galénica, S.A. Pol. Ind. Sector 4. 50830 Villanueva de Gállego (Zaragoza). NIF: A-50004324. Reg. Mercantil de Zaragoza Tomo 1242, Folio 212, Hoja Z-6041, Inscripción 1ª

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Cada operador tiene que tener asociado un usuario de RE. Veamos el significado de las diferentes columnas: • • •

Tipo: tipo de usuario. 1 = Farmacéutico y 2 = Auxiliar. Es importante ya que varios servicios comprueban el perfil del usuario Certificado: se trata de una cadena de caracteres mediante la aplicación buscará el certificado. Coincide con el DNI. Es la misma cadena que veremos en la aplicación de SicofCLM. Usuario: el código de usuario se forma con dos dígitos de la provincia, 4 dígitos del número de farmacia y “00” al final. Inicialmente se numeraban todos con “00” al final porque en SESCAM solo tenían creado un usuario. Es posible que tengamos que poner en estos dos últimos dígitos un número correlativo: “00”, “01”, “02”, etc.

Es importante tener en cuenta que cuando se copien los ficheros de los certificados de los usuarios en la carpeta de SicofCLM el nombre del fichero debe coincidir con el NIF del usuario, es decir, con el valor que hemos puesto en el campo Certificado de la pantalla de usuarios.

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2.3

Formas de pago

Se ha de crear la entidad RE RDL 16/2013, y las formas de pago correspondientes:

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3. Consulta de prescripciones y dispensación 3.1

Pantalla de consulta de prescripciones

Consultaremos las prescripciones de un paciente desde dispensación mediante la combinación de teclas ALT + W. Al pulsar esta combinación de teclas nos aparecerá la pantalla de consulta de prescripciones electrónicas de Castilla la Mancha:

Primeramente debemos informar del CIP del paciente. Para ellos pasaremos la tarjeta sanitaria por el lector de banda magnética. En su defecto, si la banda está defectuosa o cualquier otro problema podemos teclear el CIP del paciente de forma manual. No podremos visualizar los caracteres del CIP ya que se mostrarán asteriscos. Una vez capturado el dato del CIP se procederá a hacer la consulta con la tecla F2. Esta pantalla consta de dos partes, una de cabecera y otra de detalle. En la cabecera podemos ver los datos del paciente, médico, centro de salud y fechas de las dispensaciones, en el de abajo aparecen las prescripciones del paciente en el que estamos posicionados en la cabecera. Es decir, se pueden consultar prescripciones de varios pacientes. Con las teclas Re Pág y Av Pág nos desplazamos entre los pacientes de la parte superior y con el cursor entre las prescripciones. Las recetas que aparecen en fondo verde son informativas, es decir, no se pueden dispensar. Las que tienen fondo naranja necesitan visado de inspección.

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3.1.1

Columnas

Veamos cada una de las columnas de la rejilla de la parte superior, donde aparecen los pacientes: • • • • • • •

CIP: se trata del CIP del paciente. Solo se visualizan los 10 primeros caracteres ya que no se permite almacenar información de los CIP. Aportación: aportación del paciente, es decir, su TSI Nombre completo del paciente Código de contingencias: este campo es utilizado en el caso de la notificación de una dispensación realizada en contingencia. Más adelante se trata con detalle este tema. Médico y centro médico Inicio próxima dispensación: se trata de la fecha en la que se le ha de realizar la próxima dispensación al paciente Fin próxima dispensación: fecha en la que finaliza el periodo de validez de la próxima dispensación

Datos de la rejilla inferior, es decir, de las prescripciones: • • • • •

• • • • • • • • • • • • • • •

P.A.: aparecerá un visto verde si se trata de una prescripción por principio activo U.P.: indica si se trata de la última prescripción Ex.: se trata de un medicamento excluido de financiación Medicamento prescrito: se trata del medicamento prescrito por el médico. Si es una dispensación DOE veremos la cadena de caracteres PA. Si por lo contrario es una prescripción por marca se mostrará el código del medicamento prescrito. Código: en esta columna es donde se informará del código del medicamento que vamos a dispensar. Por defecto se mostrará el mismo que el prescrito. En el caso de una dispensación DOE en esta columna veremos el código del grupo DOE correspondiente. Esta información no se envía en la mensajería desde el SESCAM sino que se informa de un medicamento perteneciente al grupo y de ahí Pharmaplus obtiene el código del grupo DOE. Si aparece vacío es porque NO ha sido posible establecer la relación y encontrar el grupo. Descripción: descripción del medicamento prescrito o del grupo DOE E.P.: envases prescritos por el médico Un.: unidades dispensadas. No se permitirá superar los envases prescritos Stock: stock disponible del medicamento dispensado y en su defecto del prescrito Doc. Facturación: deberemos informar aquí el código del documento de facturación donde hemos pegado los precintos de la dispensación. PVP: del medicamento dispensado o en su defecto del medicamento prescrito. Se obtiene de Pharmaplus, no de los datos enviados por SESCAM. Motivo de sustitución: se tiene que informar en caso que se haya realizado una sustitución del medicamento prescrito por otro. Inicio Disp.: fecha de comienzo de la dispensación de la receta Fin Disp.: fecha de fin de dispensación de la receta Inicio y fin de la próxima dispensación de la receta Dosis y unidad de medida del medicamento prescrito Frecuencia: posología del medicamento Días: para cuantos días ay tratamiento con los envases prescritos Centro de salud y Médico Fecha de inicio y fin de la prescripción

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3.1.2

Selección del medicamento a dispensar

Para informar de cuál es el medicamento dispensado podemos hacerlo de varias formas. Una de ellas es pasando por el escáner el medicamento. Para ello debemos estar posicionados en la columna de Un., es decir, de UNIDADES dispensadas. Cuando pasamos por el escáner un artículo, automáticamente se posiciona en el mismo y aumenta las unidades a dispensar (a menos que esté marcado el parámetro Coincidir artículo dispensado con línea posicionada en cuyo caso solo aumentará las unidades del artículo donde nos encontremos si coincide con el escaneado) siempre que no superen los envases prescritos. En esta receta electrónica, el máximo de unidades siempre será uno. Si estamos posicionados en la columna Código se asumirá que el medicamento que queremos dispensar es el de la línea en la que estamos y no realizará la búsqueda del artículo en el resto de recetas. Si queremos realizar una sustitución, es decir, en una receta por marca no queremos dispensar el medicamento prescrito sino un sustituto. Para ello debemos usar la opción S. Nos aparecerá la pantalla de selección de consulta de sustituciones igual que en la dispensación normal:

En caso de realizar la sustitución deberemos seleccionar un motivo de sustitución:

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Manual de Receta Electrónica de Castilla la Mancha Si la prescripción es DOE podemos o bien escanear directamente el medicamento o teclear el código nacional o bien hacer una búsqueda entre los medicamentos del grupo mediante la opción MAY-P:

En caso que no tengamos el código DOE no se podrán dispensar.

3.1.3

Documento de facturación

Una vez informado del código del medicamento a dispensar tendremos que rellenar el documento de facturación. Para ello podemos escanear el código que aparece impreso en la parte superior de la hoja de precintos. En el caso de recetas de medicamentos no financiados utilizaremos lo que se llama el documento de facturación virtual. Se diferencian de los documentos de facturación reales en que empiezan por DFN. El número del DFN lo irá proponiendo Pharmaplus.

3.1.4

Funcionalidades de la pantalla de prescripciones

Desde la pantalla de prescripciones de RECLM podemos realizar varias acciones: F4 – Insertar comentario En esta opción se podrá insertar un comentario asociado a la receta que será enviado al SESCAM en la notificación de la dispensación. Se mostrará una ventana para capturar el mensaje:

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Manual de Receta Electrónica de Castilla la Mancha F5 – Restaurar receta Mediante esta opción volveremos a la situación inicial de una receta, eliminando cualquier captura de medicamento dispensado, documento de facturación etc. F10 – Ticket Impresión de un ticket con los medicamentos dispensados o en su defecto el prescrito. Nos ayudará a la hora recoger los medicamentos de las cajoneras y estanterías. En el siguiente punto vemos con detalle en qué consiste el alta de código nacional.

3.1.5

Alta de código nacional

El servicio de código nacional se utiliza cuando se quiere dispensar un código nuevo que todavía no está registrado en SESCAM. En el momento de la notificación de la dispensación SESCAM devolverá un mensaje que informará a Pharmaplus de que puede proceder a realizar el alta del código nacional. En este momento se capturarán una serie de datos necesarios para realizar el alta:

Estos datos se obtienen de Bot Plus. Cuando por alguna causa el proceso de alta se ha quedado a medias se podrá finalizar con la tecla de función F7 desde la pantalla de prescripciones pendientes. Si todo funciona con normalidad el proceso será totalmente trasparente para el usuario y se realizará el alta del código nacional en el momento de la dispensación.

3.2

Incorporación de prescripciones en la venta

Una vez seleccionadas las recetas que queremos dispensar con F3 realizaremos la carga de las líneas en la pantalla de dispensación:

Distinguiremos las líneas procedentes de RE por tener un color gris de fondo. No nos permite cambiar las unidades ni el PVP. Solo podremos cambiar la forma de pago pero NO será necesario ya que Ph+ le seleccionará la forma de pago adecuada a la TSI del paciente.

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Manual de Receta Electrónica de Castilla la Mancha Si borráramos alguna línea cargada en la pantalla de venta, al volver a la pantalla de RE (ALT-W) las recetas que se han borrado aparecerán con envases dispensados a cero. Podemos volver tantas veces como queramos a la pantalla de RE y volver a cargar las recetas en venta (F3) o no hacer nada (ESC). Se pueden hacer dispensaciones mixtas, es decir, líneas de receta electrónica y líneas de recetas en papel e incluso líneas de contado. En el caso de tener activada la gestión de Sociedad Limitada se puede incluso realizar una venta normal con líneas que se derivan a la Sociedad Limitada y líneas que se derivan a la farmacia.

3.3

Notificación de la dispensación

Una vez confeccionada la dispensación, cuando ya finalizamos la venta (de la forma habitual) se procederá a notificar al SESCAM la dispensación de las recetas seleccionadas:

Si ha habido alguna incidencia en la notificación nos aparecerá una pantalla de confirmación con el resultado de la dispensación:

En este caso volveremos a la pantalla de dispensación para solucionar la incidencia. No obstante nos aparecerá esta pregunta:

Si la respuesta es afirmativa se finalizará la dispensación de forma normal pero no se registrará con receta electrónica. Si contestamos que NO volveremos a la dispensación para poder solventar el problema.

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4. Recetas dispensadas 4.1

Visualización de recetas dispensadas

Desde la pantalla de recetas dispensadas podemos, entre otras cosas, ver las dispensaciones realizadas usando varios filtros y ordenaciones. Podremos acceder de dos formas, directamente desde la opción de menú Módulos > Receta Electrónica Castilla La Mancha, o desde dispensación mediante la combinación de teclas CTRL + W.

4.1.1

Visualización, marcaje de líneas y ordenación

Visualizaremos en pantalla todas las recetas dispensadas que cumplan las condiciones del filtro seleccionado en la parte superior de la pantalla. Las teclas Ctrl+M y Ctrl+Alt+M, las usaremos para marcar las dispensaciones línea a línea o todas a la vez, tanto para anularlas como para firmarlas. El F7 cambiará la ordenación de los datos entre Fecha y Entidad. La columna por la que se hayan ordenado los datos aparecerá con el título en rojo.

4.1.2

Cotejo de recetas

La opción de Cotejo F2 sirve para comprobar que las dispensaciones realizadas en Pharmaplus figuran realmente como dispensadas en el servidor del SESCAM. Cuando una receta ha sido cotejada con éxito, es decir, la información de Pharmaplus coincide con la del SESCAM, en la columna Cotj aparecerá un visto verde. Si existieran dispensaciones en el servidor que no estuvieran en Pharmaplus se incorporarían a nuestras tablas de forma automática. Después del proceso de cotejo nos aparecerá una ventana informándonos del número de recetas que han sido cotejadas y cuantas se han incorporado a Pharmaplus:

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Este cotejo será especialmente útil cuando al finalizar la dispensación notificar las recetas dispensadas no se recibe respuesta desde el SESCAM, ni afirmativa ni de error. Pharmaplus en este caso no sabe que ha ocurrido y no guarda la receta como dispensada en Receta Electrónica. Mediante la opción de cotejo, si realmente se ha llegado a dispensar, podremos saber que ha ocurrido.

4.1.3

Firma de recetas

Cuando el farmacéutico valide/confirme la correcta dispensación de la receta, tendrá que hacer clic en F3 para firmarla, pasando esta al Sistema de Facturación del CCFCAM. Si no se selecciona ninguna fila se procederá a firmar la receta en curso. Si hay filas seleccionadas se firmarán todas las seleccionadas. Una vez firmada nos aparecerá un visto verde en la columna Firm:

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4.1.4

Anulación de recetas

Para anular una dispensación de receta electrónica es necesario abrir la pantalla de visualización de recetas desde la pantalla de dispensación con la combinación de teclas CTR-W, no desde el menú de Receta Electrónica de Castilla la Mancha. En la pantalla de visualización de recetas seleccionaremos las recetas que queremos anular con CTR-N y pulsaremos la opción F4 - Anular. Tras confirmar la anulación, nos pedirá un motivo para la misma:

En caso de que permita anularla, cargará las líneas en la dispensación con las unidades en negativo:

Cuando finalicemos la dispensación se procederá a notificar al SESCAM la anulación de la receta de la misma manera que se notifican las dispensaciones. En una misma venta se pueden anular recetas y dispensar otras.

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4.1.5

Consulta de anulaciones

La “Consulta Anulaciones” se realiza mediante la tecla F5, nos permite conocer las anulaciones realizadas desde la oficina de farmacia, y las añade en caso de no tenerlas. Después de realizar la consulta obtendremos una ventana de este estilo:

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