Módulo FI Finanzas

FINANZAS FI

Manuales para Usuario FINANZAS

Tema:

OPERACIONES CONTABLES 2013

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INDICE

Manual Módulo FI - Operaciones Contables .......................................................................................................3 Introducción ............................................................................................................................................................3 Cuando finalice el curso estará capacitado para ................................................................................................3 Desarrollo de Contenido ........................................................................................................................................4 Registrar Documento Cuenta de Mayor ......................................................................................................4 Visualizar un Documento Contable .............................................................................................................6 Contabilización General ...............................................................................................................................9 Modificar Documento Contable ................................................................................................................ 13 Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ......................................................... 17 Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers ........................................................ 19 Anular Documento Contable ..................................................................................................................... 24 Anular Documento contable en Masa ....................................................................................................... 27 Datos maestros Claves ....................................................................................................................................... 30 Normativas o procedimientos ............................................................................................................................ 30 Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario .................................................................................... 30 Inducción a SAP .................................................................................................................................................. 30

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Manual Módulo FI - Operaciones Contables

Introducción Este documento está destinado a ayudar a usuarios que requieren información sobre los procesos a elaborar en las operaciones contables que se necesiten realizar en el sistema de SAP implementado por evolución SAP. El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las áreas el procedimiento de cómo se debe crear, modificar, visualizar, los registros elaborados en la contabilidad. Este documento consta de: a) una explicación del proceso con imágenes y ejercicios que le permitirán comprender la funcionalidad de la herramienta, b) un glosario con términos utilizados en ambiente SAP.

Cuando finalice el curso estará capacitado para Conocer las ventajas del sistema SAP y poder elaborar cualquier tipo de ajuste en las cuentas de mayor que se requiera en la contabilidad, de acuerdo a las transacciones que se presentara en el manual. Capacitado para utilizar operaciones contables en grupo legers, bajo las normas NIF cuando se requiera. Si no hay una explicacion del campo en las distintas ventanas de las transacciones por favor dejar en blanco.

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Desarrollo de Contenido Registrar Documento Cuenta de Mayor Para hacer un registro contable se puede utilizar esta transacción. Acceso a la transacción Vía Código de FB50 transacción Nombre de campo

Registrar documento cuenta de mayor

Descripción

Acción del usuario y valores

Fecha Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.

Moneda

Clave de la moneda que se gestionaron en Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal el sistema guatemalteco)

Referencia

Documento movimiento

Txt.cab.doc.

Texto de cabecera del documento

Cta.mayor

Número de cuenta de la cuenta de mayor Se ingresa la cuenta que se desea afectar, sobre la que se actualizan las cifras de que no sea cuenta asociada movimiento

D/H

Muestra a qué lado de la cuenta (S = Ubicar posición de la cuenta. Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos.

o

alguna

referencia

del Se puede ingresar una referencia movimiento que se está realizando

al

Se puede ingresar una breve explicación a la referencia

Importe moneda Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto doc. moneda del documento. Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, o Ce. Beneficio forma univoca se define un centro de costo que va afectar

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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER para grabar el movimiento.

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Visualizar un Documento Contable Para visualizar un documento contabilizado se puede utilizar la siguiente transacción. Acceso a la transacción Vía Código de FB03 transacción Nombre de campo No. Documento

Visualizar Documento

Descripción de Es el documento que se desea visualizar

Sociedad

Clave que identifica sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Acción del usuario y valores Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente

unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

Si no se tiene el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón

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Nombre de campo

Descripción

Acción del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa principal registrado.

el

Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón

.

Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger

Se va ejecutar la pantalla donde aparecen los registros realizados en la contabilidad.

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del

documento

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Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación del registro.

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Contabilización General Otra forma de contabilizar es con la transacción F-02, que igual manera que la FB50, hace registro en la contabilidad. Acceso a la transacción Vía Código de F-02 transacción Nombre de campo

Entrar apunte de cuenta mayor

Descripción

Acción del usuario y valores

Fecha Documento

La fecha de documento es la fecha de Se ingresa la fecha del documento original, creación del documento original haciendo referencia el mes vigente.

Clase

La clase de documento sirve para clasificar Asigna la clasificación del registro los documentos o registros realizados en la contabilidad. Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT que se necesita hacer el sociedad. registro.

Sociedad Fecha contab.

Periodo Moneda/T/C

Referencia

Fecha en la cual se va quedar registrada el Asigna la fecha de contabilización. documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el Asigna el periodo de la contabilización. documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en Asigna la moneda del registro, si fuera el sistema moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando

Txt.cab.doc.

Texto de cabecera del documento

ClvCT

Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento

Cuenta

Cuenta que se ha documento o registro

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contabilizar

Se puede ingresar una breve explicación a la referencia

el Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente información. Nombre de campo Importe Asignación Texto ClvCT Cuenta

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Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Clave de contabilización con la que ha de entrarse de la posición del documento Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro

Acción del usuario y valores Ingresa el monto Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Asigna posición 40=Debe, 50=Haber Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo Importe

Descripción

Acción del usuario y valores

Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto moneda del documento.

Asignación

Es una información adicional que se le Ingresa una información adicional puede agregar al documento o registro.

Texto

Texto explicativo para la posición del Ingresa una explicación de lo realizado documento

Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón

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.

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Si la información es la correcta se graba el registro con el botón

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, y el movimiento fue grabado con éxito.

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Modificar Documento Contable Existe una transacción FB02, la cual deja modificar Asignación y Texto en cualquiera de las posiciones del documento. Acceso a la transacción Vía Código de FB02 transacción

Modificar Documento

Nombre de Descripción Acción del usuario y valores campo No. de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar Documento cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente Sociedad Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

Si no se sabe el documento a modificar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón

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Nombre de campo

Descripción

Acción del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa principal registrado.

el

Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón

.

Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Ledger

Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación

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del

documento

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En la información aparece el registro grabado, al dar doble CLICK en una de las posiciones se puede ingresar a los campos de Asignación y Texto los cuales se pueden modificar.

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Para pasar de una posición a otra se pueden utilizar los botones de Posición Anterior

Cuando se hayan realizado las modificaciones se presiona el botón

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o Posición Siguiente

, para grabar los cambios realizados.

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Registra Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone de la transacción FB50L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo Fecha Documento Moneda Fecha contab.

Gr.ledgers

FB50L

Registrar documento cuenta mayor para grupo ledgers Descripción

Acción del usuario y valores

La fecha de documento es la fecha de creación del documento original Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema Fecha en la cual se va quedar registrada el documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Designa unívocamente un grupo de ledgers.

Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal guatemalteco) Asigna la fecha de contabilización.

Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Referencia Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia Cta.mayor Número de cuenta de la cuenta de mayor Se ingresa la cuenta que se desea afectar, sobre la que se actualizan las cifras de que no sea cuenta asociada movimiento D/H Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, Ubicar posición de la cuenta. H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos. Importe moneda Importe de la posición de documento en la Ingresa el monto doc. moneda del documento. Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, o Ce. Beneficio forma univoca se define un centro de costo que va afectar

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Al consignar los datos se graba la información con el botón

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.

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Registrar Documento Cuenta de Mayor Grupo de Cuenta Ledgers Para los movimientos que se necesitan hacer a la contabilidad por las normas NIF, SAP dispone aparte de la transacción FB50L existe la FB01L para poder realizar los registros necesarios. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo Fecha Documento Clase

Sociedad Fecha contab.

Periodo Moneda/T/C

Gr.ledgers

Referencia Txt.cab.doc. ClvCT Cuenta

FB01L

Contabilización general para grupo ledgers

Descripción

Acción del usuario y valores

La fecha de documento es la fecha de creación del documento original La clase de documento sirve para clasificar los documentos o registros realizados en la contabilidad. Clave que identifica unívocamente la sociedad. Fecha en la cual se va quedar registrada el documento o registro en la contabilidad financiera o contabilidad de costes. Periodo en la cual se quedara registrado el documento o registro Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema

Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente. Asigna la clasificación del registro

Sociedad GT que se necesita hacer el registro. Asignar la fecha de contabilización.

Asigna el periodo de la contabilización.

Asigna la moneda del registro, si fuera moneda USD se puede asignar un tipo de cambio, de lo contrario se utilizara el del día. Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se asigna el grupo de ledgers que necesita AF=Ledger para Activos Fijos IFRS 0LAF=Principal con Activos Fijos IFRS Documento o alguna referencia del Se puede ingresar una referencia al movimiento movimiento que se está realizando Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia Clave de contabilización con la que ha de Asigna posición 40=Debe, 50=Haber entrarse de la posición del documento Cuenta que se ha contabilizar el documento Se ingresa la cuenta que se desea afectar. o registro

Al ingresar los datos requeridos se da ENTER y se ingresa la siguiente información.

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Al ingresar los datos se presiona ENTER y se ingresa la información complementaria para la siguiente posición del documento. Nombre de campo Importe Asignación Texto ClvCT Cuenta

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Descripción Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto explicativo para la posición del documento Clave de contabilización con la que ha de entrarse de la posición del documento Cuenta que se ha contabilizar el documento o registro

Acción del usuario y valores Ingresa el monto Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado Asigna posición 40=Debe, 50=Haber Se ingresa la cuenta que se desea afectar.

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Cuando se registren los datos se presiona ENTER para la siguiente posición. Nombre de campo Importe

Descripción

Importe de la posición de documento en la moneda del documento. Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de o Ce. Beneficio forma univoca Asignación Es una información adicional que se le puede agregar al documento o registro. Texto Texto explicativo para la posición del documento

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Acción del usuario y valores Ingresa el monto Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar Ingresa una información adicional Ingresa una explicación de lo realizado

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Si ya no hay mas posiciones que se deba ingresar se puede simular el movimiento con el botón

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.

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Si la información es la correcta se graba el registro con el botón

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, y el movimiento fue grabado con éxito

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Anular Documento Contable Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08. Acceso a la transacción Vía Código de transacción

FB08

Anular Documento

Nombre de Descripción Acción del usuario y valores campo No. de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar, Documento cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente, para luego anularla Sociedad Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilización Motivo de la cual se va anular el registro; inversa o la anulación. 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación

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Si no se sabe el documento a consultar se pueden enlistar los documentos, presionando el botón

Nombre de campo

Descripción

Acción del usuario y valores

Sociedad

Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad.

Ejercicio

Periodo del ejercicio

Ledger

Designar un Ledger en la contabilidad Se ingresa el Ledger del documento principal registrado o se deja en blanco para ver todos los registros.

Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

Al ingresar los tres datos básicos anteriores se ejecuta la acción con el botón

.

Al dar doble CLICK al documento requerido aparece la información que contiene la operación.

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Al estar seguro que es el documento que se desea anular se presiona el botón crea un nuevo registro, con la reversión del documento original.

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, para concluir la anulación, y

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Anular Documento contable en Masa Al registra un documento en la contabilidad, este registro no se puede borrar por lo cual se necesita anular el movimiento con la transacción FB08, pero si son varios movimientos que se necesitan anular existe la transacción F.80, la cual anula en masa. Acceso a la transacción Vía Código de transacción Nombre de campo Sociedad

F.80

Anulación de documentos en masa

Descripción

Acción del usuario y valores

Clave que identifica unívocamente la Sociedad GT a consultar el documento. sociedad. No. de El número de documento es la clave con la Ingresa el documento que desea visualizar, Documento cual se accede a un documento contable. registrada posteriormente, para luego anularla del, al. Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento Designa unívocamente un grupo de ledgers. Se ingresa el Ledger del documento Ledger registrado. Motiv.anulacion Motivo para efectuar la contabilización Motivo de la cual se va anular el registro; inversa o la anulación. 01 Anulación en período actual 02 Anulación en período cerrado 03 Contabil.negativa en período actual 04 Contabil.negativa en período cerrado 05 Asiento por ajuste de personificación Test Controla si una ejecución de test tiene lugar Puede utilizarse la opción de test para o no. visualizar antes la ejecución final.

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Para ejecutar el proceso se presiona el botón

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.

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Si es correcta la anulación que se necesita realizar se presiona el botón anterior con el botón y desmarcar la opción Test, para anular en definitiva.

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, o regresar a la pantalla

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Datos maestros Claves Los datos maestros que se requiera para las operaciones contables son;

Sociedad

Posición

Transacción

GT01 GT02 GT03 GT04 GT05 GT06 GT07 GT08 GT09 S= Debe H= Haber 40= Debe 50= Haber FB50 Registrar cuenta de mayor FB50L Registrar cuenta mayor grupo de ledgers F-02 Contabilización general FB01L Registrar contabilización grupo de ledgers FB09 Modificar Posición documento deudor FB02 Modificar documento contable FB03 Visualizar documento contable FB08 Anular documento contable F.80 Anular documentos en masa

Normativas o procedimientos Relación de planos de Negocio al Manual de Usuario BBP Operaciones Contables

Inducción a SAP Ver presentación CAP-SAP FI OPERACIONES CONTABLES

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