Pedoman Penerapan Kepatuhan Divisi Kepatuhan Divisi Kepatuhan 2022

1. Kepatuhan Adalah terpenuhinya semua Kewajiban Kepatuhan Perusahaan sesuai dengan regulasi internal, regulasi eksternal dan peraturan perundang-undangan yang berlaku Ruang Lingkup Kepatuhan: Kesesuaian regulasi internal dengan regulasi eksternal Seluruhpihak yang terlibatdenganaktivitasPerusahaan Pemangku kepentingan yang berhubungan baik langsung maupun tidak langsung dengan aktivitas atau bisnis Perusahaan Strategi Penerapan Kepatuhan dengan melaksanakan Budaya Kepatuhan dengan pilar-pilar sbb: a. Pernyataan tertulis oleh Dewan Komisaris, Direksi, dan Karyawan tentang Komitmen Kepatuhan yang dituliskan ke dalam bentuk formal yang dapat menjadi acuan bagi pelaksanaan Kepatuhan di Perusahaan b. Menjaga keselarasan dengan Kebijakan Manajemen Risiko c. Menyiapkan dan memberikan pelatihan bagi karyawan di setiap Unit Kerja mengenai Kepatuhan d. Memberikan penghargaan dan sanksi terhadap pelaksanaan fungsi Kepatuhan e. Penggunaan sistem dan teknologi informasi dalam penerapan Kepatuhan Divisi Kepatuhan a b c

Divisi Kepatuhan 2. Perencanaan Kepatuhan Rencana pengelolaan Kepatuhan dituangkan dalam kebijakan sesuai Tata Kelola Kebijakan yang berlaku di Perusahaan Penetapantujuandilaksanakanoleh Unit KerjaPemrakarsa ataukegiatanpendukungbekerjasamadengan Unit Kerjayang membidangiKepatuhandan/ atauUnit Kerjayang melaksanakanfungsiKepatuhan Dalammenetapkantujuan, Unit KerjaPemrakarsamenyelaraskannya denganRencanaJangkaPendekdan RencanaJangkaPanjangPerusahaan Setelahtujuanditetapkan, Unit KerjaPemrakarsabekerja samadenganUnit Kerjayang membidangi Kepatuhanmerumuskankondisisaatini PerumusankondisisaatinidilakukandenganmembuatperbandinganantaraPersyaratanKepatuhan denganKomitmenKepatuhanyang sudahdimilikiPerusahaansehinggaterdapatkejelasantentanghal-hal apasajayang akandipenuhiunsurKepatuhannya Dari hasilperumusankondisisaatiniselanjutnyaUnit KerjaPemrakarsadalamperencanaanpengelolaan Kepatuhanharusmenerapkanprinsipsadarrisiko Pada tahapanini, Unit KerjaPemrakarsamelaksanakananalisarisikoterhadappokokpermasalahansesuai ketentuanpenerapanmanajemenrisikodiPerusahaan DalamhaliniUnit KerjaPemrakarsadapatbekerjasamadenganUnit Kerjayang membidangiKepatuhan dan Unit Kerjayang membidangiManajemenRisiko Proses yang dilalui dalam perencanaan pengelolaan Kepatuhan terkait penetapan tujuan, perumusan kondisi saat ini, analisa risiko Kepatuhan, dan menetapkan rangkaian kegiatan sebagai berikut: Setelahanalisarisikodilakukanmakaselanjutnyaditetapkanrangkaiankegiatanuntukmencapaitujuan Rangkaian kegiatan mencapaitujuan ditetapkan olehUnitKerja Pemrakarsa dengan tetapberkoordinasi bersamaUnit Kerja terkaitlainnya Apabilaproses perencanaanpengelolaanKepatuhantelahselesaidilaksanakan, makaUnit KerjaPemrakarsa mengajukanpermintaantinjauankesesuaiankeUnit Kerjayang membidangiKepatuhan dan Unit Kerja yang menjalankanfungsiKepatuhan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

V Divisi Kepatuhan Adalah rangkaian kegiatan dalam memastikan draft yang diajukan sesuai dengan ketentuan di Perusahaan yang dilakukan oleh Unit Kerja yang melaksanakan kajian. 3a. Kajian Kepatuhan No Aktivitas Kajian Kepatuhan MROK Hukum Uker terkait (jika diperlukan) 1 8 7 6 5 2 3 4 Kebijakan Umum (Peraturan Direksi) Pedoman (Peraturan Direksi) Petunjuk Teknis (Instruksi Direksi) Petunjuk Pelaksanaan (Surat Edaran) Dokumen Perjanjian Produk dan Aktivitas Baru Aksi Korporasi Kajian Regulasi Eksternal V V V Tembusan Tembusan V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V Keputusan Direksi dan Keputusan Direksi per Bidang Tugas merupakan domain dari Unit Kerja Pemrakarsa sehingga tidak diwajibkan untuk dimintakan Kajian Risiko, Kajian Kepatuhan, dan Kajian Hukum, dengan memperhatikan ketentuan penyusunan sesuai Pedoman yang berlaku Perencanaan Produk dan Aktivitas Baru agar berkoordinasi dengan Unit Kerja yang membidangi MROK, Kepatuhan, Hukum, maupun Unit Kerja terkait lainnya sesuai kebutuhan selaras dengan Pedoman GRC yang berlaku di Perusahaan

Divisi Kepatuhan Patuh adalah kondisi dimana seluruh Komitmen Kepatuhan telah sesuai dengan Kewajiban Kepatuhan.Setelah penetapan klasifikasi ini, selanjutnya dapat diteruskan sesuai proses pengelolaan Kepatuhan yang ada. 3b. Klasifikasi Kepatuhan Pemenuhan Kewajiban Kepatuhan adalah kondisi dimana belum terpenuhinya Kewajiban Kepatuhan baik yang bersumber dari Persyaratan Kepatuhan maupun Komitmen Kepatuhan a b Terdapat 2 Klasifikasi Kepatuhan : Inventarisasi regulasi eksternal dan internal Tinjauan kesesuaian Persyaratan Kepatuhan Legal Drafting Diskusi dengan Unit Kerja Pemrakarsa Penetapan klasifikasi Kepatuhan Proses Penetapan Klasifikasi Kepatuhan: mencerminkan kesesuaian atau ketidaksesuaian antara Persyaratan Kepatuhan dengan Komitmen Kepatuhan penyesuaian tata bahasa, kata, penyusunan kalimat, teknik penulisan & pengejaannya, agar jelas dan mudah dimengerti serta standardisasi susunan, bentuk, dan format atas naskah korporasi yang dimintakan kajian guna mengetahui substansi, maksud dan tujuan naskah korporasi yang dimintakan kajian yang akan dituangkan dalam suatu dokumen tertulis yang ditandatangani oleh masing-masing perwakilan unit kerja yang terlibat Hasil Tinjauan Kesesuaian berupa klasifikasi Patuh atau Pemenuhan Kewajiban Kepatuhan Inventarisir dalam suatu dokumen tertulis (softcopy/hardcopy) oleh Unit Kerja Kepatuhan yang didapatkan dari sumber resmi dan dapat dilakukan bersama Unit Kerja terkait 1 2 3 4 5

Divisi Kepatuhan adalah suatu pernyataan yang dikeluarkan oleh Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan yang berisikan tentang kewajiban Kepatuhan yang dipenuhi terhadap regulasi internal dan/atau regulasi eksternal 3c. Sertifikat Kepatuhan …(1) Unit Kerja Pemrakarsa menuangkan rencana rangkaian kegiatan ke dalam dokumen kebijakan sesuai Tata Kelola Kebijakan Perusahaan yang telah melalui proses kajian atau harmonisasi dan telah dilakukan penyesuaian dengan hasil kajian atau harmonisasi Selanjutnya Unit Kerja Pemrakarsa melakukan pengajuan Sertifikat Kepatuhan kepada Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan dengan melampirkan dokumen final, dokumen hasil kajian atau harmonisasi, dan dokumen yang dipersyaratkan Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan melakukan kajian dan verifikasi terhadap pengajuan Sertifikat Kepatuhan melalui dokumen final, apakah telah sesuai dengan hasil kajian atau harmonisasi maupun pemenuhan Kewajiban Kepatuhan Apabila belum sesuai dengan hasil harmonisasi, maka Unit Kerja Pemrakarsa harus melakukan penyesuaian dan melakukan pengajuan Sertifikat Kepatuhan kembali Jika telah sesuai dengan hasil kajian atau harmonisasi dan memenuhi form verifikasi, maka Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan melakukan registrasi nomor Sertifikat Kepatuhan dan menerbitkan Sertifikat Kepatuhan Selanjutnya Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan mengirimkan Sertifikat Kepatuhan kepada Unit Kerja Pemrakarsa Unit Kerja Pemrakarsa mengajukan pengesahan kepada Direksi dengan melampirkan Sertifikat Kepatuhan yang telah diterima tersebut Proses Sertifikat Kepatuhan

Divisi Kepatuhan 3c. Sertifikat Kepatuhan ..(2) Flow Pengajuan Sertifikat Kepatuhan

Divisi Kepatuhan merupakan rangkaian kegiatan/ aktivitas yang dilakukan dalam pemenuhan Kewajiban Kepatuhan. Kegiatan Kepatuhan yang dilaksanakan merupakan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan fungsi Kepatuhan maupun pelaksanaan aktivitas Perusahaan yang sesuai dengan regulasi internal dan eksternal 4. Pelaksanaan Kepatuhan Proses yang harus mendapat perhatian dalam pelaksanaan Kepatuhan adalah : A. Organisasi pelaksana yaitu Unit Kerja dan fungsi terkait yang melaksanakan tahapan kegiatan maupun langkah kerja yang telah ditetapkan B. Konsistensi pelaksanaan dilaksanakan dengan konsisten sehingga Kewajiban Kepatuhan dapat dilaksanakan dengan baik dan didukung oleh Unit Kerja dan fungsi terkait lainnya di Perusahaan. C. Hasil pelaksanaan hasilnya terdokumentasi dengan baik olek Unit Kerja Pelaksana dan dimonitor oleh Unit Kerja Kepatuhan Bersama Unit Kerja terkait lainnya D. Sanksi atas Ketidakpatuhan ketidakpatuhan atas pelaksanaan Kewajiban Kepatuhan akan diberikan sanksi yang mengacu pada ketentuan yang berlaku di Perusahaan Penggunaan Teknologi dalam Penerapan Kepatuhan dapat membantu dengan ketentuan sbb: ✓ Menggunakan sarana dan prasaran yang telah disiapkan dan ditetapkan oleh Perusahaan ✓ Karyawan memehami ketentuan penggunaan sarana dan prasaran teknologi yang disediakan berdasarkan ketentuan yang berlaku ✓ Menggunakan situs resmi/website Perusahaan dalam mencari informasi mengenai internal Perusahaan ✓ Unit Kerja yang membdangi teknologi Informasi berkoordinasi dengan Unit Kerja Kepatuhan untuk memastikan sarana dan prasarana teknologi yang disediakan dan ditetapkan oleh Perusahaan dapat digunakan dengan baik ✓ Ketentuan tentang penggunaan teknologi dalam aktivitas dan proses Perusahaan diatur dalam peraturan tersendiri

Divisi Kepatuhan Jenis Pelaporan Kepatuhan: a. Pelaporan di internal Perusahaan Format, waktu pelaporan, pelaksana pelaporan mengikuti ketentuan Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan yang berlaku internal b. Pelaporan kepada pihak eksternal Perusahaan Format waktu pelaporan, pelaksana pelaporan mengikuti ketentuan Perundang-undangan, dan/atau laporan terpisah untuk isu yang berdampak negatif dan signifikan terhadap Perusahaan 4a. Pelaporan Kepatuhan Media Pelaporan Kepatuhan diantaranya: ➢ Situs resmi atau website Perusahaan ➢ Surat elektronik ➢ Surat biasa ➢ Siaran pers ➢ Laporan tahunan ➢ Laporan berkala ➢ Saluran telepon biasa ➢ Dialog komunitas ➢ Diskusi dan forum terbuka Konten pelaporan disesuaikan dengan kebutuhan seperti : a. hal-hal yang perlu dilaporkan oleh Perusahaan kepada otoritasregulator b. perubahan Persyaratan Kepatuhan beserta dampaknya terhadap Perusahaan dan usulan tindak lanjut c. kinerja Kepatuhan maupun Ketidakpatuhan d. tindakan korektif atas Ketidakpatuhan maupun untuk peningkatan Kepatuhan e. hasil audit baik yang dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern maupun auditor ekstern Komunikasi standar tentang Kepatuhan kepada pihak eksternal adalah sebagai berikut: ➢ Wajib dikomunikasikan kepada pihak eksternal baik yang berhubungan langsung/tidak langsung dengan Perusahaan ➢ Media/saluran penyampaian kepada pihak eksternal dapat melalui penjelasan langsung maupun tertulis ➢ Sekretariat Perusahaan mengkomunikasikan standar dan komitmen Kepatuhan Perusahaan sesuai norma dan ketentuan yang berlaku

Divisi Kepatuhan 5. Pemantauan & Evaluasi Kepatuhan Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan bersama dengan Unit Kerja yang melaksanakan fungsi Kepatuhan melakukan pemantauan terhadap : ❖ penetapan klasifikasi Kepatuhan ❖ pelaksanaan Kepatuhan Ketentuan terkait pemantauan ini adalah sebagai berikut: ❖ Unit Kerja Pemrakarsa dapat bekerja sama dengan Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan dan Unit Kerja yang melaksanakan fungsi Kepatuhan bertanggung jawab melaksanakan pemantauan terhadap penetapan klasifikasi Kepatuhan dan pelaksanaanKepatuhan ❖ hasil dari pemantauan dituangkan dalam dokumen pemantuan ❖ bentuk dokumen pemantauan disesuaikan dengan proses masingmasing kegiatan. Ketentuan terkait evaluasi ini adalah sebagai berikut : ❖ Unit Kerja Pemrakarsa dapat bekerja sama dengan Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan menindaklanjuti hasil dari proses pemantauan ❖ hasil dari tindak lanjut proses pemantauan tersebut disusun dalam bentuk dokumen formal ❖ terhadap pelaksanaan waktu evaluasi dapat disesuaikan dengan masingmasing kegiatan.

Divisi Kepatuhan penetapan terhadap peluang yang memungkinkan untuk diterapkan oleh Perusahaan dalam usaha perbaikan kegiatan/ proses yang kemudian dipilih dan dijadikan sebagai area improvement untuk rencana tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan selanjutnya. 6. Tindakan Perbaikan Berkelanjutan Kepatuhan Ketentuan terhadap proses penyusunan rencana tindakan perbaikan adalah : a. Terhadap penetapan peluang perbaikan tersebut, dilakukan penetapan area perbaikan yang akan dilaksanakan Perusahaan atau Unit Kerja b.Unit Kerja Pemrakarsa melakukan penetapan peluang perbaikan berdasarkan hasil evaluasi c. Penyusunan rencana tindakan perbaikan d.Dalam pelaksanaan penetapan peluang perbaikan, penetapan area perbaikan dan penyusunan rencana tindakan perbaikan, Unit Kerja Pemrakarsa dapat bekerjasama dengan Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan dan Unit Kerja yang menjalankan fungsi Kepatuhan e.Proses penetapan peluang perbaikan di tuangkan dalam bentuk dokumenformal

ProdukdanAktivitasBaru Merupakan gabungan dari produk baru yang diikuti dengan aktivitas baru sesuai dinamika bisnis Perusahaan Divisi Kepatuhan AktivitasBaru Merupakan aktivitas baru pada bisnis Perusahaan baik yang berasal dari penyesuaian terhadap aktivitas yang lama maupun aktivitas yang belum pernah dilakukan sehubungan dinamika proses Perusahaan Produk Baru Merupakan produk baru yang dimiliki oleh Perusahaan baik berasal dari pengembangan atau perubahan fitur produk maupun produk yang sebelumnya tidak dimiliki oleh Perusahaan. 7. Penerapan Kepatuhan pada Produk dan Aktivitas Baru Pengelolaan Kepatuhan terhadap Produk dan Aktivitas Baru dilakukan melalui proses sebagai berikut : ❖ Tinjauan Kepatuhan ❖ PelaksanaanTinjauan Kepatuhan ❖ Pemantauan Kepatuhan ❖ Evaluasi Kepatuhan ❖ Perizinan Produk dan Aktivitas Baru memiliki jangka waktu yaitu selama proses pengajuan perizinan kepada Regulator sampai masa izin uji coba yang diterbitkan berakhir. Bagi PAB yang tidak memerlukan izin dari Regulator, maka jangka waktu nya adalah sampai berakhirnya masa uji coba yang ditetapkan Direksi.

Divisi Kepatuhan Perusahaan dapat melakukan alih daya terhadap aktivitasnya sesuai Peraturan Perundang-undangan yang berlaku 8. Penerapan Kepatuhan pada Proses yang Dialihdayakan Ketentuan Alih Daya ❖ Perusahaan dapat melakukan alih daya terhadap aktivitas yang menunjang pencapaian kinerja bisnis Perusahaan sesuai dengan regulasi eksternal ❖ Unit Kerja terkait melakukan pengendalian dan pemantauan terhadap aktivitas yang dialihdayakan ❖ Perusahaan bertanggung jawab atas pemenuhan Kewajiban Kepatuhan terhadap aktivitas yang dialihdayakan ❖ Unit Kerja terkait dalam proses alih daya melakukan uji tuntansterhadap standar dan Komitmen Kepatuhan mitra alih daya serta melaksanakan ketentuan yang terdapat dalam regulasu internal tentang pelaksana alih daya Standar Pelaksanaan Kepatuhan pada Proses yang dialihdayakan: ❖ Mitra alih daya menggunakan standar Kepatuhan yang sama dengan Perusahaan dalam memenuhi Kewajiban Kepatuhan ❖ Pemenuhan Kewajiban Kepatuhan dinyatakan dalam perjanjian kerja alih daya ❖ Perjanjian kerja antara Perusahaan dengan mitra alih daya dibuat dengan mempertimbangkan risiko tentang Kepatuhan beserta konsekwensinya

Divisi Kepatuhan adalah nilai-nilai, etika, dan kepercayaan yang ada di seluruh organisasi dan berinteraksi dengan struktur dan sistem kendali organisasi untuk menghasilkan norma perilaku yang kondusif untuk hasil keluaran kepatuhan 9. Budaya Kepatuhan Insan Pegadaian bertanggung jawab untuk memastikan seluruh aktivitasnya sesuai dengan Kewajiban Kepatuhan dapat dilaksanakan melalui proses sebagai berikut : 1. Melaksanakan pengelolaan Kepatuhan terhadap semua aktivitas pada setiap Unit Kerja; 2. Melakukan penyelarasan perencanaan pengelolaan Kepatuhan yang disusun oleh Unit Kerja terhadap nilai dan budaya kerja yang telah ditetapkan oleh Perusahaan; 3. Insan Pegadaian menyatakan secara formal, komitmen dan tekad untuk menerapkan Kepatuhan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing; 4. Meningkatkan kesadaran dan kepedulian secara berkesinambungan terhadap pelaksanaan Kepatuhan di setiap Unit Kerja. Unit Kerja yang membidangi Kepatuhan berkoordinasi dengan Unit Kerja yang membidangi Budaya Kerja maupun dengan Unit Kerja lainnya untuk melaksanakan peningkatan kesadaran dan kepedulian terhadap Kepatuhan; 5. Penerapan Kepatuhan disetiap Unit Kerja harusselaras dengan rencana kerja dan mendukung pencapaian hasil kerja yang ditetapkan; dan 6. Unit Kerja yang membidangi Budaya Kerja menjadikan Kepatuhan sebagai bagian dari perilaku budaya yang harus dilaksanakan oleh Insan Pegadaian termasuk pemberian penghargaan kepada Karyawan dan Unit Kerja yang ditetapkan dalam ketentuan tersendiri

Divisi Kepatuhan Terimakasih #PatuhAjaDulu!