Material Inductivo Procesos Programa Nacional de Alimentación Escolar Qaliwarma

UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA

CONSULTA DE OPINIÓN LEGAL

RECEPCIÓN DE RDE QUE REQUIERE LA PARTICIPACIÓN DE AJ EN COMISIONES CONFORMADAS

DEMANDAS RELACIONADAS A PROCESOS JUDICIALES

INVITACIÓN A CONCILIACIÓN O ARBITRAJE

NOTIFICACIÓN DE POSIBLE NOTICIA CRIMINAL

SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD DE MODIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO DE INTEGRANTES DE COMITES DE COMPRA

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

Normas y directivas relacionadas con el proceso de Planeamiento:

Normas y directivas relacionadas con el proceso de Racionalización:

• Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N° 26-2014-CEPLAN/PCD: Aprueban Directiva N° 0012014-CEPLAN “Directiva General del Proceso de Planeamiento Estratégico – Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico”. • Resolución Ministerial N° 006-2013-MIDIS: Aprueban Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2013 -2016 y Plan Estratégico Institucional (PEI) 2013 – 2016. • Resolución Ministerial N° 251-2014-MIDIS: Aprueban Directiva N° 004-2014-MIDIS “Disposiciones para la programación, formulación, seguimiento, evaluación y reformulación del Plan Operativo Institucional del Pliego 040: Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social”. • Resolución Ministerial N° 174-2012-MIDIS: Aprueban Manual de Operaciones del Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma.

• Decreto Supremo N° 004-2013-PCM: Plan Nacional de Modernización de la Gestión Pública. • D.S. N° 043-2006-PCM: Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF por parte de las Entidades de la Administración Pública. • R.P.E. N° 152-2014-SERVIR/PE y modificatorias: Aprueban Directiva N° 001-2014-SERVIR/GPGSC, “Establece reglas de aplicación para la aprobación del Cuadro de Puestos de las Entidades”. • D.S. N° 008-2012-MIDIS y modificatorias: Crean el programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma. • R.M. N° 108-2012-MIDIS: Aprueban lineamientos para la elaboración del Manual de Operaciones de Programas del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social. • R.M. N° 174-2012-MIDIS: Aprueban Manual de Operaciones del Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma.

PROCEDIMIENTO 01: FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

UPP- PLANEAMIENTO

UPP

UUOO

DE

MIDIS

INICIO Elaborar proyecto de memorando a las Unidades Orgánicas para la elaboración del POI.

Revisar el proyecto de memorando, suscribir y derivar. Secretaria registra, fotocopia y remite.

Recibir, tomar conocimiento y disponer acciones en hoja de trámite. Secretaria registra y entrega. Analizar, evaluar, coordinar y formular proyecto de POI de su unidad orgánica. Presentar y sustentar proyecto de POI de su unidad; preparar memorando de respuesta.

Recibir propuestas, estudiar, analizar, coordinar y evaluar proyecto de POI.

Toma conocimiento, registra y deriva.

Revisar, suscribir y derivar.

NO Aprueba SI Sistematizar, integrar, consolidar, formular, presentar y sustentar POI.

1 Recibir, tomar conocimiento y disponer acciones.

Revisar, suscribir y derivar.

NO Aprueba SI 1

Suscribir y derivar.

Recibir, procesar, evaluar y coordinar con PNAEQW. NO Aprueba SI Disponer aprobación, difusión y custodia de autógrafa del POI aprobado.

FIN

PROCEDIMIENTO 02: EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL UPP-PLANEAMIENTO

UPP

UUOO

DE

MIDIS

INICIO Elaborar proyecto de memorando a las Unidades Orgánicas solictando la Evaluación del POI. Revisar el proyecto de memorando, suscribir y derivar. Secretaria registra, fotocopia y remite.

Recibir, tomar conocimiento y disponer acciones en hoja de trámite. Secretaria registra y entrega.

Analizar, evaluar, coordinar y formular Evaluación del POI de su unidad orgánica. Presentar y sustentar Evaluación del POI de su unidad; preparar memorando de respuesta. Consolidar evaluaciones de las UUOO, analizar, coordinar y revisar las evaluaciones del POI.

Toma conocimiento, deriva.

registra y

Revisar, suscribir y derivar.

NO Aprueba SI Sistematizar, integrar, consolidar, formular, presentar y sustentar Evaluación del POI con informe técnico

1 Tomar conocimiento Evaluación del POI.

Revisar, suscribir y derivar.

de

la

NO Aprueba SI 1

Suscribir y derivar.

Recibir, evaluar y coordinar con PNAEQW. NO Aprueba SI Disponer difusión .

aprobación

FIN

y

PROCEDIMIENTO 3 : REQUERIMIENTO DE OPINIÓN TECNICA EN MATERIA ORGANIZACIONAL UNIDAD ORGANICA USUARIA

UPP

INICIO

Requerimiento creación de cargo / conformación de equipos de trabajo / proyecto de normativas / opinión técnica organizacional diversas

Registra información y asigna profesional Realiza análisis y evaluación técnica correspondiente, observando factibilidad o procedencia respecto a la normatividad

Emite opinión técnica correspondiente según materia y deriva a jefatura

Revisa, visa y firma documento en señal de conformidad Recibe documento de respuesta para prosecución de trámites (en caso de emitirse OTF correspondiente)

FIN

NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA PRESUPUESTARIO • Ley Nº 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto” • Ley Nº 30281 “Ley de Presupuesto para el Sector Público para el Año Fiscal 2015”. (Anualmente se emite una nueva ley) • Directiva Nº 003-2014-EF/50.01 “Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto del Sector Público”. (Anualmente se emite una nueva Directiva) • Directiva Nº 005-2010-EF/76.01 “Directiva para la Ejecución Presupuestaria” y sus modificatorias. • Directiva Nº 006-2005-EF/50.01 “Directiva para la Evaluación Semestral y Anual de los Presupuestos Institucionales de las Entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regionales para el Año Fiscal 2012” y sus modificatorias. • Resolución Directoral Nº 045-2008-EF/76.01 “Aprueban nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos a ser utilizados en las diferentes operaciones del Sector Público durante las etapas del Proceso Presupuestario” • Resolución Directoral N٥ 003-2009-EF/76.01 “Modifica el Clasificador de Ingresos – Anexo 1 y “Clasificador de Gastos – Anexo 2”, aprueban Clasificadores Presupuestarios para el año Fiscal 2009, modifican el documento “Modificatorias y Derogatorias Directiva N՗ 003-2007/76.01 y modifican la Directiva Nº 0036-2007-EF/76.01 “Directiva para la Ejecución Presupuestaria”.

I PROGRAMACION PRESUPUESTAL •Especialista prepara proyecto de memorando para la Unidad de Administración, solicitando la proyección del gasto anual del año siguiente de todas las dependencias que conforma el PNAEQW. Se requiere que la misma este desagregada a nivel de Categoría Presupuestal, Producto, Actividad, Genérica, Sub Genérica y Especifica nivel 1 y 2 de gasto, priorizando los gastos de carácter permanente (planilla CAS, servicios de agua, luz, teléfono). •Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite. •Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. •Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, analizan, evalúan, coordinan y programan su presupuesto en función a los objetivos y metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y el gasto que prevén ejecutar. •Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW preparan informe o memorando de respuesta, remitiendo en digital (CD) y físico la proyección del gasto de su Unidad o Coordinación. •La Unidad de Administración, Analiza, evalúa, coordina, consolida y remite a UPP la programación del gasto consolidado de cada Unidad o Coordinación del PNAEQW. •UPP Analiza, evalúa, coordina la programación de gastos de las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. Si es viable, sistematiza, integra, consolida y registra en el Aplicativo WEB del MEF la información presupuestal, caso contrario, es devuelto a la Unidad de Administración con las observaciones pertinentes. •Especialista de presupuesto prepara proyecto de documento a la Dirección Ejecutiva remitiendo el informe del presupuesto anual del PNAEQW para su revisión, análisis y posterior remisión a la OGPP. •La OGPP, recibe, toma conocimiento, evalúa y dispone acciones pertinentes. Si es viable, se consolida en el aplicativo WEB del MEF, caso contrario es devuelto con observaciones para subsanación. •La OGPP, remite documentos a la Dirección Ejecutiva comunicando el “techo” presupuestal aprobado para el PNAEQW. •La Dirección Ejecutiva revisa y deriva en hoja de trámite. Secretaria registra, registra saca copia y remite a UPP. •Jefatura de UPP toma conocimiento y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite. •Especialista de presupuesto, analiza, evalúa, coordina y procede a programar el “techo” presupuestal informado por OGPP. Efectúa la rebaja del monto presupuestario inicial. •Especialista prepara una demanda adicional sobre la base del monto rebajado al presupuesto inicial. •Especialista en Planificación de UPP toma conocimiento, analiza, evalúa, coordina y procede a rebajar las actividades y metas programadas, ajustándolas al “techo” presupuestal informado por la DGPP. •Especialista de Presupuesto, elabora proyecto de memorando a la Unidad de Administración informando sobre el marco presupuestal aprobado para el PNAEQW. •Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite. •La Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. •Las Unidades y Coordinaciones toman conocimiento y reformulan sus actividades adecuándolas al “techo” presupuestal informado. •Las Unidades y Coordinaciones remiten sus actividades reformuladas a la Unidad de Administración para su análisis y evaluación. •La Unidad de Administración deriva a UPP todas las actividades reajustadas de las Unidades y Coordinaciones para su evaluación y análisis y consolidación.

II FORMULACION PRESUPUESTAL

• El MIDIS vía correo, propicia reunión de coordinación para exponer los lineamientos generales remitido por el MEF para elaborar y formular el presupuesto de todas las Unidades Ejecutoras del PNAEQW. • UPP, recibe invitación, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes. • Especialista diseña la Estructura Funcional, la que refleja los objetivos de la institución. Muestra las categorías presupuestarias, consideradas en el clasificador presupuestario. Se determina las metas en función de la escala de prioridades, consigna las cadenas del gasto y las fuentes de financiamiento. • Especialista prepara informe para la Dirección Ejecutiva para que eleve la Estructura Funcional a la OGPP • Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite. • Dirección Ejecutiva, revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite • OGPP evalúa, analiza y consolida la información, de encontrarla viable la sistematiza, caso contrario es devuelta con las observaciones del caso. • Especialista prepara memorando para la Unidad de Administración remitiendo la Estructura Funcional del PNAEQW • Jefatura, revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite. • Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.

III APROBACION PRESUPUESTAL • La OGPP del MIDIS, remite Memorando Múltiple a la Dirección Ejecutiva informando el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), correspondiente al Año Fiscal vigente. • La Dirección Ejecutiva toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a la UPP. • Jefatura de UPP avalúa, analiza y de ser el caso, dispone efectuar los reajustes necesarios en el sistema. • Especialista avalúa, analiza y de ser el caso, efectúa los reajustes necesarios en el sistema (aprobado el PIA ya no se realizan modificaciones en el aplicativo WEB) • Especialista elabora proyecto de memorando para la Unidad de Administración informando la aprobación del PIA institucional. • Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite • Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.

IV EJECUCION PRESUPUESTAL • Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, en base a las metas y actividades aprobadas, realizan diversos requerimientos para la adquisición de bienes y servicios. • Unidades y Coordinaciones del PNAEQW realizan diversos requerimientos a la UPP (solamente abastecimiento y recursos humanos solicitan CCP. • Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas. • Especialistas, evalúan, analizan, coordinan, emiten opinión. En el caso de los CCP, si es viable se aprueban en el SIAF, caso contrario se rechaza. • Especialista registra solicitud de CCP cuando es viable, en el sistema de control de los CCP. • Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite. • Las Coordinaciones de Recursos Humanos y Abastecimiento y Servicios Generales, solicitan realizan Notas Modificatorias, para financiar los CCP rechazados por falta de recursos. • Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas. • Especialistas, evalúan, analizan, coordinan, registra y tramitan ante la OGPP su aprobación, caso contrario la devuelven.

EVALUACION PRESUPUESTAL • La evaluación presupuestaria se efectúa mensualmente, para lo cual se utiliza la información del SIAF. En ella se mide el avance presupuestal en función de los objetivos y metas programados para el Año Fiscal. • Cada segundo día de finalizado el mes, Se extrae información presupuestaria del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). • Se evalúa, analiza y procesa la información del SIAF. • Se preparan cuadros de resultado, para mostrar el nivel de avance de la ejecución presupuestaria. • Se cruza información entre el presupuesto programado y el nivel de avance alcanzado. • Se prepara información para la Dirección Ejecutiva y los órganos que tiene cuenta con asignación presupuestaria. • Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite

UNIDAD DE PRESTACIONES

PROCESO DE COMPRA DE RACIONES Y PRODUCTOS

El proceso de compra se organiza y ejecuta de conformidad con las disposiciones establecidas en:

• La Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 29951, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013. • El Decreto Supremo N° 001-2013-MIDIS, que establece disposiciones para la transferencia de recursos financieros a los comités u organizaciones que se constituyan para la provisión de bienes alimentarios y servicios a los usuarios del PNAEQW. • La Directiva Nº 001-2013-MIDIS, Procedimientos Generales para la Operatividad del Modelo de Cogestión para la atención del servicio alimentario del PNAEQW, aprobada por Resolución Ministerial N° 016-2013MIDIS, y sus modificatorias. • El Manual de Compras del Modelo de Cogestión para la Atención del Servicio Alimentario del PNAEQW, aprobado mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N° 7344-2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-122014. • Las Bases de Raciones y de Productos, aprobadas mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N° 73452015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-2014.

Conformación de los Comités de Alimentación Escolar (CAE). Normativa del proceso de conformación de CAE. •Se aprobó el Protocolo para la Conformación de los Comités de alimentación Escolar (CAE) de las Instituciones Educativas Usuarias del PNAEQW mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N°5202-2014-MIDIS/PNAEQW. •Se logró una Norma Técnica para la Cogestión del servicio alimentario del PNAEQW, del sector Educación Aprobada mediante Resolución de Secretaria Técnica General N°602-2014-MINEDU. •Flujo Grama del proceso de conformación de CAE. El proceso de conformación de CAE tiene tres fases:

Generación de condiciones: desde la Sede Central se establecen las metas de conformación de CAE y es el Componente quien brinda asistencia técnica permanente a las UT a fin de cumplir lo establecido y desde las UT se coordina con la Dirección Regional de Educación (DRE) y las Unidades de Gestión Educativa Local (UGEL), a fin de garantizar el proceso de conformación de CAE.

Conformación de CAE: es el proceso propio de la conformación del CAE en la institución educativa, siendo la función del Director(a) o quien de sus veces, conformar el CAE, para lo cual realiza las siguientes actividades:

Consolidación de la información: en esta etapa se realiza el registro de la información (ficha de datos de integrantes del CAE) correspondiente al aplicativo virtual de conformación de CAE, es el Monitor de Gestión Local responsable de desarrollar dicha acción.

-

Verifica que su I.E. este priorizada para ser atendida por el PNAE QW, accediendo al portal electrónico o cursando una comunicación a la Unidad Territorial correspondiente.

-

Convoca a una reunión de padres de familia para informar sobre la necesidad de la conformación del CAE.

-

Suscribe el Acta de Conformación e Instalación y Carta de Compromiso de los Integrantes del CAE. Así también completa la información correspondiente a la Ficha de Datos de los Integrantes.

Procesos de conformación de CAE en la institución Educativa

Implementación de Pilotos y Proyectos en las Modalidades de Atención del Programa

Tomando en consideración la diversidad de contextos socio económico, cultural y ambiental en el cual el programa atiende, y enmarcados en la necesidad de articular la gestión local con el servicio alimentario, el programa formula, propone e implementa actividades y alternativas innovadoras para la atención efectiva y eficiente a los usuarios finales del programa.

Pilotos y proyectos, como los huertos escolares para la producción y disponibilidad de productos perecibles a fin de complementar las raciones alimentarias en IE ubicadas en distritos de quintil 1 y 2, estos proyectos son modelos alternativos que se viene implementando en coordinación con el Componente Educativo y Alimentario de la Unidad de Prestaciones.

Otras propuestas vinculadas con la implementación de pilotos y proyectos que desarrolla el componente están vinculadas al desarrollo de sistemas alternativos de equipamiento (cocinas mejoradas) y la gestión de los residuos sólidos que se originan en el servicio en la modalidad de raciones y productos

Acciones de Coordinación y Articulación Intersectorial e Intergubernamental Articulación intergubernamental: • Se desarrolla la firma de convenios con organismos públicos y privados como instrumentos normativos importantes para la articulación y ejecución de actividades que contribuyan con la mejora del servicio alimentario a nivel nacional. En ese sentido resulta importante la formulación, aprobación, ejecución y acompañamiento de los convenios suscritos o por suscribirse desde el programa. • Se generan espacios que permitan la articulación con actores públicos y privadas a fin de fortalecer las capacidades de oferta local, desarrollo de proveedores locales, inversión pública y/o privada.

Articulación intersectorial e intergubernamental • Desarrollado mediante la iniciativa Intersectorial e intergubernamental de “Aprende Saludable” entre los Ministerios de Educación, Salud, MIDIS y Vivienda a nivel central, así como la articulación intergubernamental con las Direcciones Regionales de Salud y las Direcciones Regionales de Educación en los Gobiernos Regionales, para fortalecer la intervención conjunta como estado en el espacio de la escuela garantizando alimentación, salud y educación de calidad.

FLUJOGRAMA PROCESO COMPONENTE ALIMENTARIO – UNIDAD DE PRESTACIONES

UNIDAD DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO

Principales Procesos

Flujo a Nivel Sede Central – Coordinación de Supervisión y Evaluación

Flujo – Coordinación de Monitoreo y Seguimiento

Comité Multidisciplinario de Atención y Monitoreo de Denuncia, Quejas y Reclamos

Manejo y Análisis de Base de Datos

Gestión Administrativa

Proceso Técnico Normativo

UNIDAD DE TRANSFERENCIAS

Proceso de Transferencia de Recursos Financieros

Proceso de Liquidación de Contratos

• Es el procedimiento a través del cual el PNAEQW determina, autoriza y ejecuta las acciones necesarias para el desembolso de recursos financieros a favor de los Comités de Compra, debidamente reconocidos a efectos de financiar la provisión de los bienes y servicios necesarios para la ejecución de las prestaciones del servicio alimentario a cargo del Programa.

• Procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las obligaciones por parte del proveedor y el Comité de Compra especificadas en el Contrato. Dicho procedimiento se realiza una vez culminada la prestación del servicio alimentario; asimismo, luego de aprobada la liquidación se procede a la devolución de las cartas fianzas o fondos de garantías, según sea el caso.

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

PLANIFICACION Y DESARROLLO DE CONVOCATORIAS CAS

Etapa Preparatoria.- El requerimiento (*) es elaborado por la Unidad Orgánica respectiva y dirigido a la Dirección Ejecutiva del PNAE Qali Warma, donde de considerarse factible dará su visto bueno y derivará el mismo a la Unidad Administrativa, donde también estará sujeto a observaciones de considerarse oportuno, para finalmente ser derivado a la Coordinación de Recursos Humanos para el inicio del proceso.

Convocatoria Desierta: La convocatoria se declarará desierta solo bajo los siguientes criterios: cuando no se presenten postulantes, cuando ninguno de los postulantes cumpla con los requisitos mínimos exigidos; y cuando habiendo cumplido con los requisitos mínimos, ninguno de los postulantes obtiene el puntaje mínimo establecido en las etapas del proceso

Etapa de Convocatoria.- Esta etapa inicia con la comunicación de la(s) vacante(s) al Dirección del Servicio Nacional del Empleo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. La mencionada comunicación de realizarse diez (10) días hábiles (*), previos a la publicación de las mismas en la Bolsa Laboral del PNAE Qali Warma.

Etapa de Selección.- Está conformada por la evaluación del postulante en función al cumplimiento de los requisitos en los Términos de Referencia. En esta etapa está dividida en fases, las cuales son cancelatorias, correspondiendo la publicación de los resultados (*) de las mismas, la mencionada publicación debe acompañarse por los lineamientos (lugar, hora, etc.) que deberán cumplir los postulantes aptos para la siguiente etapa. La Coordinación de Recursos Humanos brinda soporte técnico al comité evaluador durante el desarrollo de estas etapas.

Cancelación del Proceso de Selección.- Solo se procederá a esto bajo los siguientes criterios: •“Cuando desaparece la necesidad del servicio” previa comunicación de la Unidad solicitante del proceso, a la Unidad de Administración y Coordinación de Recursos Humanos •“Por restricciones presupuestales”. •“Otros supuestos debidamente justificados o motivos de fuerza mayor”.

Publicación final de resultados: Tras la finalización de la Etapa de Selección, los postulantes seleccionados recibirán una comunicación por parte de la Coordinación de Recursos Humanos donde se les detallará la documentación a presentar, así como los pasos a seguir para concretar su vinculación laboral con el Programa, Esta acción deberá realizarse en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles.

Postergación del proceso de selección.- El Comité evaluador en coordinación con Recursos Humanos, podrá disponer de manera justificada y pública la postergación del proceso de selección * Tanto la Cancelación como la Postergación podrá realizarse antes del desarrollo de la última etapa del proceso de selección.

BIENESTAR SOCIAL

1. Procesos con ESSALUD Trámites de Inscripción: Está dirigido a los derechos habientes del trabajador, una vez que el trabajador haya realizado tres aportaciones consecutivas o 4 no consecutivas ante ESSALUD. El trabajador presentarán a su unidad, coordinación o Unidad territorial, el formulario 1010 y copia de su DNI, con los siguientes requisitos del derecho habiente a quien registrar: Hijos Menores de Edad Copia del DNI Hijos con discapacidad Original de Resolución de incapacidad otorgado por el Centro Asistencial de ESSALUD correspondiente. Copia DNI Cónyuge Partida de matrimonio (original y copia), no menor de 3 meses de antigüedad. Copia del DNI Conviviente Declaración Jurada de Relación de Concubinato de acuerdo al formato de ESSALUD, con firma del titular Copia del DNI, la dirección debe coincidir con el DNI del titular.

Trámites de Subsidios: Referidos a los subsidios por incapacidad temporal, maternidad, y lactancia. Le compete al trabajador mediante solicitud requerir el subsidio correspondiente: Subsidio por Incapacidad Temporal: Dinero que se le otorga al trabajador fin de compensar la pérdida económica derivada de la incapacidad para el trabajo. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al inicio de la incapacidad. Requisitos: A partir del veintiuno avo día (21) de se debe requerir el subsidio ante essalud Formulario 8002 en dos juegos con firma del empleador y el trabajador El cálculo del subsidio debe hacerse por el 30% de la base imponible de una UIT, la parte restante la paga el empleador. Copia del DNI del trabajador Certificado de incapacidad temporal emitida por ESSALUD, después del 20 avo día. Se registrará la incapacidad en el Sistema de administración de Recursos Humanos (SARH). Subsidio por maternidad: Dinero que tiene derecho la trabajadora a fin de resarcir el lucro cesante por alumbramiento y cuidado del recién nacido. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que inicio el goce de subsidio. Requisitos: Tener vínculo laboral al momento de la concepción Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador. Certificado de Incapacidad temporal – CIIT. Subsidio por Lactancia: Dinero que se entrega a la madre con el objeto de contribuir al cuidado del recién nacido. S/. 820 por cada lactante. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que se produjo el parto. Requisitos: Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador. Copia del DNI del lactante El lactante debe estar inscrito como derecho habiente.

Procesos con EPS Se difunde el plan de Entidad Prestadora de Salud, Plan Base, Plan adicional 1, adicional 2, varían los costos de acuerdo a los planes y las redes de atención. Si el trabajador desea comunica a Bienestar Social y se registra mediante formulario, puede inscribir a sus derechos habientes. El 25% del descuento de los aportes a ESSALUD cubre parte del pago de la EPS, el excedente lo cubre el trabajador mediante descuento. Una vez firmado el formulario se informa la alta o inclusión del trabajador a la EPS a la Cía. de Seguros Rímac y a la bróker de la Protectora que pertenece a Rímac. Para el caso de las bajas el trabajador informa a Bienestar Social y este a su vez informa a Rímac y la bróker la baja o exclusión. Se realiza un reporte de trabajadores que tiene EPS y se emite este reporte a planillas a fin de hacer los descuentos respectivos. Asimismo se informa la baja. Procesos con SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES Las Unidades o Unidades territoriales remitirán a la Unidad de Administración el reporte de viajes realizados por los trabajadores de cada unidad, coordinación o unidad territorial, a fin de que Bienestar Social consolide el reporte de viajes del PNAEQW, y lo remita a bróker de la Protectora, a fin de generar la factura y pago correspondiente por la coordinación de tesorería. Descansos Médicos Las unidades, coordinaciones o unidades territoriales (JUT), enviará a la unidad de administración el descanso médico correspondiente a fin de remitirlo a la coordinación de Recursos Humanos, este a su vez deriva el documento a Bienestar Social, a fin de revisar y validar la documentación. Requisitos: para el caso el caso que no exceda de 20 días Boleta de pago por honorarios atención médica (original). Recetas médicas (Copia). Boleta de compra de medicinas (Original). Copia de resultado de exámenes auxiliares (de haber) Se validan los requisitos y se registran en el Sistema de administración de Recursos Humanos (SARH) el descanso médico por enfermedad. Cuando exceden de los 20 días se presentará el Certificado de Incapacidad y se tramitará el subsidio ante ESSALUD. De no validarse se coordinará la subsanación de la documentación faltante o se devuelve el documento a unidad o unidad territorial correspondiente de ser el caso. Permisos: Hora de Lactancia: La trabajadora solicitará a la unidad, coordinación o jefe de la unidad territorial el permiso por hora de lactancia, esta solicitud se enviará a la Coordinación de Recursos Humanos, a fin de proyectar el documento de permiso, elevarlo a la unidad de administración se apruebe y firme el documento. La trabajadora recibirá una copia de la autorización de permiso por hora de lactancia y la CRH tendrá una copia la misma que se entregará a control y asistencia. Bienestar Social, registrará el documento en la nómina del lactario, a fin de que pueda hacer uso de éste servicio. Licencia por Paternidad: El trabajador solicitará el permiso por nacimiento de su hijo, presentando un acopia del documento de atención y la programación de parto, a fin de tener los 4 días de permiso.

Renovaciones de Contratos

Unidad de Administración envía memorando consultando sobre la renovación o no renovación de los contratos a las Unidades Territoriales y Sede Central

UT/SEDE CENTRAL responde a la Unidad de Administración

Unidad de Administración envía a la Coordinación de Recursos Humanos las respuestas

Coordinación de Recursos Humanos recepciona los documentos y realiza las renovaciones y las cartas de no renovación

Coordinación de Recursos Humanos envía a UT o Sede central para la firma del trabajador.

COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES

Consolidación del Cuadro de Necesidades y Formulación del Plan Anual de Contrataciones

JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PASOS

DESCRIPCIÓN

1

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales remite a las unidades orgánicas memo múltiple, una vez habilitado el Modulo del Cuadro de Necesidades por la Coordinación de Informática y Gestión de la Información, para el ingreso de las necesidades de los usuarios.

2

Áreas usuarias efectuan el correcto Ingreso de la información al Modulo del Cuadro de Necesidades y reportan la información Física a la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales, debidamente revisada y verificada.

3

La información de las necesidades de los usuarios es derivada a programación para su consolidación.

4

La información consolidada de los bienes requeridos es derivada al almacén para verificar si existe el stock de los bienes requeridos.

5

6

Una vez que almacén reporta el stock de los bienes requeridos, es derivado al área de Adquisiciones y Servicios Generales para su valorización y priorización en función al marco presupuestal, para la formulación del Plan Anual de Contrataciones. Una vez recibida la información de Adquisiciones y Servicios Generales el Área de Programación verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de procesos de selección y se procede a solicitar la Certificación del Crédito Presupuestario, suscrita por la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga cobertura presupuestal del PAC y remite a la

UNIDAD DE

TIEMPO ESTIMAD

PLANEAMIE UNIDAD DE DIRECCIÓN JEFE DE LA O COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS NTO Y ASESORÍA A D Q UIS IC IO COORDINACIO EJECUTIVA HRS/DIAS UNIDAD PRESUPUE JURÍDICA PROGRAMACIÓ N ES/ ALMACÉN ADMINISTRATI EQ. DE NES DE LA S E R V IC IO S STO N VA CASG G E N E R A LE S UNIDAD

Inicio 1 DÍA

Memo Multiple

Modulo Habililitado

Cuadro de Necesidades del usuario

Cuadro de Necesidades

2 DÍAS

Stock Almacén

Plan Anual de Contrataciones

2 DÍAS

Plan Anual de Contrataciones

8 DÍAS

Memo Soliciitud Certificación

1 DÍA

Certificación

6

7

8

9

Servicios Generales el Área de Programación verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de procesos de selección y se procede a solicitar la Certificación del Crédito Presupuestario, suscrita por la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga cobertura presupuestal del PAC y remite a la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales la Certificación de Crédito Presupuestario para el Plan Anual de Contrataciones. La Certificación de Crédito Presupuestario para el Plan Anual, es derivado a Programación para la emisión del Informe y se procede el ingreso de la información en el anexo SEACE y remite el Plan Anual para su visación a la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales

Memo Soliciitud Certificación

La Jefatura de la Unidad Administrativa luego de la visación del Plan Anual de Contrataciones, lo eleva al Director Ejecutivo para la aprobación.

11

La Dirección Ejecutiva luego lo deriva a la Unidad de Asesoría Jurídica para la proyección de la Resolución respectiva que debe ser aprobado por la Máxima Autoridad Adm. dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de la aprobación del Presupuesto Institucional. Art. 8° del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

12

El Plan Anual de Contrataciones y el documento que lo aprueba, deberá ser publicado en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) días hábiles de aprobado Art. 8° del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

Certificación de Credito Presup.

Certificación de Credito

Certificación

Plan Anual de Contrataciones

1 1/2 DÍAS

Visación Plan Anual

El Plan Anual de Contrataciones es derivado a la Jefatura de la Unidad Administrativa para su visación.

10

1 DÍA

Visación

1/2 DÍA

Plan Anual

Plan Anual

Plan Anual Proy.Res.

Aprobación Plan Anual

Publicación SEACE Plan Anual

5 DÍAS

Término

Emisión de Requerimiento de Bienes y Servicios hasta la definición de la Modalidad de Adquisición JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

PASOS

DESCRIPCIÓN ADQUSICIONES/ AREA USURIA

ALMACÉN

SERVICIOS GRLES

1

El Área usuaria remite el Requerimiento de Bienes y Servicios a la Unidad Administrativa para su aprobación.

2

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales recepciona el requerimiento, da el Vº Bº y traslada segun sea el caso: 1.- Servicios Generales, si el requerimiento es de servicios para proceder con el trámite para la contratación de servicio en conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado. 2.- Almacén, si es bienes para verificar si existe en almacén para su atención.

3

El almacén verifica el Stock, si se cuenta con el bien atiende el requerimiento, de no existir Stock informa a la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales para la Adquisición correspondiente.

4

5

Se inicia el Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado, se determina el Valor Referencial y el tipo de proceso de selección que corresponda segun el TDR para servicios o las caracteristicas técnicas para bienes, se elabora el cuadro comparativo de cotizaciones, es aprobado por la jefatura de la CASG, luego se solicita la Certificación de Credito Presupuestario. La Unidad de Planeamiento y Presupuesto,

NES DE LA UNIDAD

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

PLANEAMIENT OY PRESUPUESTO

ESTIMADO CESPE O C.E.

HRS/DIAS EQ. DE CASG

ADMINISTRATIV

Inicio

Requerimiento BB y /o SS

Requerimiento BB y /o SS

Requerimiento BBs.

Requerimiento SSs

1/2 DÍA

Requerimiento BBs.

NO

1 DÍA

SI

Bien

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales recepciona el requerimiento del Almacén y lo deriva a Adquisiciones para el Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado y se proceda a elaborar el expedienteTécnico para la Adquisición en conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.

COORDINACIO

TIEMPO

UNIDAD DE

COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES

Pecosa

Requerimiento BBs.

Requerimiento BBs.

1/2 DÍA

Memo Soliciitud Certificación

4 DÍAS

Informe Certificación

Informe Certificación

5

corresponda segun el TDR para servicios o las caracteristicas técnicas para bienes, se elabora el cuadro comparativo de cotizaciones, es aprobado por la jefatura de la CASG, luego se solicita la Certificación de Credito Presupuestario.

6

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, remite a la Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales la Certificación de Crédito Presupuestario.

7

Se adjunta al Expediente Técnico la Certificación y se elabora el Informe Ejecutivo de ser el caso

4 DÍAS

Informe Certificación

Informe Certificación

Ex pediente Tecnico

Memo aprobación Ex pediente

1/2 DÍA

Aprobación

8

El Expediente Tecnico se eleva a la Gerencia de la Unidad Administrativa para su aprobación.

9

La Gerencia de la Unidad Administrativa aprueba el expediente para ser remitido al CESPE o C.E.

10

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios Generales remite el Expediente Técnico al CESPE o C.E. Para convocatoria del proceso de selección que corresponda.

Ex pediente Tecnico

1/2 DÍA

Ex pediente Tecnico de proceso

Ex pediente Tecnico de proceso

1/2 DÍA Convocatori

Modelo de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes

Modelo de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes

01. DENOMINACION DE LA CONTRATACION (*) Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del (los), bien(s), a ser contratado(s). 02. FINALIDAD PUBLICA (*) Definir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación. 03. ANTECEDENTES (*) Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de contratación de bienes. 04. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION (*) Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivos(s) específicos(s) de la contratación. 05. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR Deberán detallarse según corresponda 5.1 Características y Condiciones 5.1.1 Características Técnicas 5.1.2 Condiciones de Operación 5.1.3 Embalaje y rotulado 5.1.4 Reglamentos Técnicos 5.1.5 Normas Técnicas 5.1.6 Impacto Ambiental 5.1.7 Acondicionamiento, montaje o instalación 5.1.8 Modalidad de ejecución contractual 5.1.9 Transporte y Seguros 5.1.10 Garantía Comercial 5.1.11 Disponibilidad de servicios y repuestos 5.1.12 Visitas y Muestras 5.2 Prestaciones Accesorias a la prestación principal: 5.2.1 Mantenimiento Preventivo 5.2.2 Soporte Técnico 5.2.3 Capacitación y/o entrenamiento 5.3 Requisitos del Proveedor y/o Personal. 5.4 Lugar y Plazo de ejecución de la prestación: (*) 5.5 Entregables: (*) 5.6 Otras Obligaciones 5.7 Adelantos 5.8 Subcontratación 5.9 Confidencialidad 5.10 Medidas de control durante la ejecución contractual 5.11 Pruebas para la conformidad de los bienes: 5.11.1 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes 5.12 Forma de Pago 5.13 Formula de reajuste 5.14 Otras penalidades aplicables 5.15 Responsabilidad por vicios ocultos 5.16 Declaratoria de viabilidad 5.17 Normativa específica 06. ANEXOS

Modelo de Términos de Referencia para la Contratación de Servicios

Formato para Envío de Cotizaciones de Bienes por parte de las Unidades Territoriales

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

ITEM Nº

DESCRIPCIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

RUC:

RUC:

RUC:

CONTACTO:

CONTACTO:

CONTACTO:

TELÉFONO:

TELÉFONO:

TELÉFONO:

E-MAIL:

E-MAIL:

E-MAIL:

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL (Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor del valor del valor del valor referencial) referencial) referencial) referencial) referencial) referencial)

MARCA MODELO PROCEDENCIA AÑO DE FABRICACIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL DE LA FUENTE

GARANTÍA COMERCIAL PLAZO DE ENTREGA FORMA DE PAGO MONEDA DE LA FUENTE PRECIO UNITARIO EN LA MONEDA CONSIGNADA EN LA FUENTE TIPO DE CAMBIO QUE SE USA FECHA DE SOLICITUD CANTIDAD DE VECES QUE SE REITERO LA SOLICITUD FECHA DE RECEPCIÓN PROVEEDOR SE DEDICA AL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

ACCIONES

LA DEPENDENCIA USUARIA

Formato para Envío de Cotizaciones de Servicios por parte de las Unidades Territoriales

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

ITEM Nº

DESCRIPCIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

RUC:

RUC:

RUC:

CONTACTO:

CONTACTO:

CONTACTO:

TELÉFONO:

TELÉFONO:

TELÉFONO:

E-MAIL:

E-MAIL:

E-MAIL:

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL (Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor del valor del valor del valor referencial) referencial) referencial) referencial) referencial) referencial)

PLAZO DE EJECUCIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL DE LA FUENTE

FORMA DE PAGO MONEDA DE LA FUENTE PRECIO UNITARIO EN LA MONEDA CONSIGNADA EN LA FUENTE TIPO DE CAMBIO QUE SE USA

Topes para Procesos de Selección 2015

Plazo para un Concurso o Licitación Pública

Plazo para una Adjudicación Directa Selectiva

Plazo para una Adjudicación de Menor Cuantía

UNIDAD DE ADMINISTRACION

TAREA

ACTIVIDAD

AREA

INICIO DE PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS POR TERCEROS

UNIDAD TECNICA (SUPERVISION DE USUARIA COMITÉ DE COMPRA)

COORDINACION DE TRAMITE DOCUMENTARIO

COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES UNIDAD DE ADMINISTRACION

MESA DE PARTES

COORDINACION

TECNICO DE CONTRATACION DIRECTA

PROGRAMADOR

TECNICO DE REVISION DE EXPEDIENTE PARA PAGO

UNIDAD DE PRESUPUESTO

DIRECCION EJECUTIVA

INICIO

SOLICITUD DE CONTRATACION DE TERCEROS

1

PRESENTACION DE SOLICITUD SI ES UT

RECEPCION DE LA SOLICITUD

REVISION DE DE SOLICITUD Y EMISION DE PEDIDO DE SERVICIO

2

SI NO ES UT 4

NO APRUEBA

3

1

SI APRUEBA

SOLICITA APROBACION DE PEDIDO DE SERVICIO A CONTRATAR

4

DERIVAR PARA CONSOLIDACION DE SOLICITUDES

5

EVALUACION DE TDR Y ELABORACION DE CUADRO CONSOLIDADO

Contratación de Servicios de Terceros

REVISION DE SOLICITUD DE CONTRATACION PARA APROBACION

6

CONVOCATORIA DE CONTRATACION PARA SERVICIO DE TERCEROS

6

7

SI

CUMPLE CON LOS REQUISITOS PARA LA CONTRATACION

8

11

NO

COMUNICA AL AREA USUARIA PARA REPLANTEAR SOLICITUD

9

MODIFICACION DE SOLICITUD

10

SOLICITUD DE APROBACION PARA LA CONTRATACION DE PERSONAL SELECCIONADO PARA SERVICIO DE TERCERO.

10

11

11

NO

APROBACION DE CONTRATACION

9

APRUEBA LA CONTRACION

12 SI

TRAMITE ADMINISTRATIVO PARA SOLICITAR PRESUPUESTO

13

13

14

SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTAL

SOLICITUD DE CERTIFICACION PRESUPUESTAL

13

14

APROBACION DEL CERTIFICADO PRESUPUESTAL

15

RECEPCION DEL CERTIFICADO PRESUPUESTAL

16

EMISION DE LA ORDEN DE SERVICIOS

EMISION Y NOTIFICACION DE LA ORDEN DE SERVICIOS

17

18

FIRMA DE LA ORDEN DE SERVICIOS

NOTIFICACION DE ORDEN DE SERVICIOS AL AREA USUARIA

DERIVAR PARA ORDEN DE SERVICIOS PARA SU PAGO CORRESPONDIENTE

FIN DE PROCESO

16

20

18

19

21

22

FIN

Reconocimiento de Deuda

Convenio UNOPS - PNUD

• Las Unidades y Coordinaciones determinan sus necesidades de Contratación vía Convenio. • Se desarrollo el Plan Anual de Contrataciones Convenio UNOPS - PNUD

Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma

PNUD • Toma conocimiento • Presenta la propuesta de Plan de trabajo a la Dirección Ejecutiva y Coordinación del Convenio PNAEQW

• Gestiona y canaliza las coordinaciones entre PNUD y las áreas. • Unidades presentan los términos de Referencia para cada una de las actividades.

PNAEQW Coordinación y Unidades

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

CAJA CHICA, USO Y RENDICION 1.

Objetivo Garantizar que la ejecución de los gastos de la Caja Chica se realice en forma eficiente y oportuna.

2.    

Base legal Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15. Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley Nº 28112. Ley de Presupuesto del Sector Público Ley Nº 30281, para el año 2015.

3.  

Definiciones Cheque: Es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta. Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas.  Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.  Reposición: Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados de acuerdo a lo aprobado y solicitado, previa verificación de la documentación sustentatoria.  Sistema integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.  Pago: Constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente 4. Productos Gastos menudos y urgentes atendidos inmediatamente.

6.

Formatos o documentos internos Vale provisional entregado al personal o área usuaria con el que se solicita el dinero de la Caja Chica.

7. 

Consideraciones El gasto del mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres (03) veces del monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. Los recursos entregados mediante Recibo Provisional autorizados por la Unidad de Administración deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. La última rendición de cuentas de la Caja Chica que se tramita al término del ejercicio fiscal se utiliza para liquidar estos fondos aperturados. Se recomienda como una práctica sana de control, que al designar al encargado del manejo de la Caja Chica se elija a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el Libro de Bancos.

  

Descripción del Proceso

Actividad

Dirección Responsable

1

Áreas usuarias

2

Coordinación de Tesorería

Descripción de las actividades





3

Áreas Usuarias

4

Coordinación de Tesorería

5

Coordinación de Tesorería





Solicitud de efectivo mediante Recibos Provisionales Las Áreas usuarias solicitan a la Coordinación de Tesorería efectivo para la atención de gastos menudos y urgentes, mediante Recibos Provisionales con la firma de la Unidad de Administración. Producto: Recibo Provisional con la firma de la Unidad de Administración. Recepción del Recibo Provisional La Coordinación de Tesorería recepción de las Áreas Usuarias el Recibo Provisional con la firma de la Unidad de Administración, a través del cual solicitan gastos menudos y urgentes, lo analiza y evalúa, si no corresponde lo devuelve al Área usuaria para ser corregida; y de estar conforme lo firma y efectúa el desembolso. Producto: Fondos entregados al personal para la atención de gastos menudos y urgentes, a través de Recibo Provisional. Presentan documentación sustentatoria para rendir el Recibo Provisional recibido Las Áreas Usuarias que recibieron recursos provisionales para la atención de los gastos menudos y urgentes, presentan a la Coordinación de Tesorería la documentación sustentatoria firmada por la Unidad de Administración dentro del plazo establecido para su rendición. Recepción de documentación sustentatoria por el Recibo Provisional entregado La Coordinación de Tesorería recepciona de las Áreas Usuarias la documentación sustentatoria por los recursos provisionales entregados, la analiza, evalúa y verifica, de no ser conforme devuelve la documentación para su regularización; y si lo está anula el Recibo Provisional que expidió. Producto: Documentación sustentatoria aprobada por la Oficina de Administración Rendición de cuentas documentada para su reposición La Coordinación de Tesorería con los Comprobantes de Pago que canceló gastos menudos y urgentes, prepara la rendición de cuentas documentada y solicita a la Unidad de Administración su firma en señal de autorización para la reposición del fondo. Producto: Rendición de cuentas documentada.

6

Unidad de Administración



7

Coordinación de Tesorería

8

Coordinación de Contabilidad

Recibe rendición de cuentas documentada autorizada La Coordinación de Tesorería, recibe la rendición de cuentas autorizada por la Unidad de Administración y la remite mediante documento a la Coordinación de Contabilidad para el control previo, compromiso y devengado en el Sistema SIAF SP.



9

Coordinación de Tesorería

  10

Rendición de cuentas documentada para su autorización La Unidad de Administración recepciona de la Coordinación de Tesorería la rendición de cuentas de los gastos menudos y urgentes, la revisa, si no es conforme la devuelve sin visarla; y de serlo la devuelve visada para continuar con el trámite de reposición. Producto: Rendición de cuentas documentada autorizada por la Oficina de Administración para su pago o reembolso correspondiente

Coordinación de Tesorería



Rendición de cuentas devengada en el Sistema SIAF SP La Coordinación de Contabilidad recepciona la rendición de cuentas documentada, la fiscaliza de acuerdo a la normatividad vigente, si no está conforme la devuelve a la Coordinación de Tesorería; y si esta, la compromete y devenga en el sistema SIAF SP para continuar su trámite en la Coordinación de Tesorería. Producto: Rendición de cuentas documentada validada y con la fase del devengado aprobado en el sistema SIAF SP Rendición de cuentas girada en el Sistema SIAF SP La Coordinación de Tesorería recibe de la Coordinación de Contabilidad la rendición de cuentas documentada con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP, efectúa el girado, imprime el Comprobante de Pago y emite el cheque para la respectiva reposición del fondo. Producto: Comprobante de Pago Cheque a nombre del encargado del fondo Archivo de la documentación sustentatoria de la reposición de la Caja Chica La documentación sustentatoria de la reposición de la Caja Chica debe ser archivada para su custodia de acuerdo a ley Producto: Rendición de cuentas documentada de la Caja Chica concluida

FLUJOGRAMA: CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA Unidad de Transferencia y/o Coordinación de Abastecimiento

Unidad de Administración

Coordinación de Tesorería

Inicio Pone en conocimiento y deriva la Carta Fianza

Remisión de la Carta Fianza

1

Recepciona la Carta Fianza

3

2

Consulta en entidad financiera sobre validez de la Carta Fianza

Devuelve con documento de invalidez

no

4

Es valido la Carta Fianza

si Renovacion

Registro de la Carta Fianza

5 Custodia en caja fuerte de la Carta Fianza

Acciones de control previo Carta Fianza custodiado

6

Revisión de la vigencia de la Carta Fianza

7

Oficios a los bancos

8 Procede renovación o devolución de la Carta Fianza

9

Memorandum a la Unidad de Transferencia y/o, a la Coord. De Abastecimiento

Devolución Comunica sobre la procedencia de efectuar la devolución de la Carta Fianza al proveedor

Acta de devolución de la Carta Fianza

Archivo de la Carta Fianza entregado

10

Fin

CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA 1.

2.     3.     4.  5.     6.      

Objetivo Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma llevar el control y custodia de las Cartas Fianzas en forma permanente. Base legal Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411. Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2015, Ley Nº 30281. Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15. Nueva Ley de Títulos Valores, Ley N° 27287. 4. Productos Definiciones Custodia: Cuidado y vigilancia de las Carta fianzas, incluyendo el ejercicio de los derechos que correspondan en sus respectivos vencimientos. Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia: Documento digital que forma parte del Sistema Integral de Administración y en el cual se consignará toda la información relativa a la Carta Fianza a custodiar. Carta Fianza: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo. Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinación de Tesorería para el registro y control del dinero captado por la entidad. Productos Carta Fianza entregado al proveedor a cambio de recibir una prestación satisfactoria de los servicios y/o recepción satisfactoria de los bienes Formatos o documentos internos Reporte de Cartas Fianzas en Custodia. Memorándum a la Unidad de Transferencias y/o Coordinación de Abastecimiento. Oficios a los Bancos. Acta de Devolución. Consideraciones La Coordinación de Tesorería es responsable de llevar el registro, control, custodia, verificación de la validez y de la vigencia de los documentos de valor resguardados. la Unidad de Transferencias o La Coordinación de Abastecimientos confirma que la Carta Fianza cumpla con los requisitos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento; y la Coordinación de Tesorería consulta en la entidad financiera que emitió el título-valor sobre su autenticidad. La Coordinación de Tesorería deberá comunicar a la Unidad de Transferencias o la Coordinación de Abastecimiento con diez (10) días de anticipación sobre el vencimiento de las Cartas Fianzas en custodia. El Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia será un documento digital que forme parte del Sistema Integral de Administración, el cual permitirá en línea conocer la situación de las Cartas Fianzas. El Acta de Devolución emitida por la Coordinación de Tesorería para entregar el documento valor al proveedor deberá contar con la firma de la Unidad de Administración, en señal de aprobación de dicha entrega. La devolución de la Carta Fianza lo efectuará Coordinación de Tesorería, previa remisión por parte de la Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimiento del documento en el cual se autoriza la entrega de la Carta Fianza.

Descripción del Proceso Dirección Responsable

1

Descripción de las actividades

* Unidad de Transferencias * Coordinación de Abastecimiento y servicios Generales 

2

Unidad de Administración

3

Coordinación de Tesorería

4

Coordinación de Tesorería

Recepción de la Carta Fianza La Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimiento, remite a la Unidad de Administración la Carta Fianza en original, aprobado en su contenido de acuerdo a los aspectos contractuales. Producto: Carta Fianza Recepción de la Carta Fianza La Unidad de Administración verifica la Carta Fianza y lo deriva a la Coordinación de Tesorería, para su registro, custodia y control. Recepción de la Carta Fianza La Coordinación de Tesorería recepción la carta fianza en original, debiendo verificar la originalidad del documento para su custodia. Asimismo siempre deberá mantenerse en caja fuerte. Consulta en entidad financiera sobre la originalidad de la carta fianza La Coordinación de Tesorería consulta a la entidad financiera que genero la carta fianza sobre su autenticidad del documento, de no ser conforme se devuelve con documento a la Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimientos, para las acciones correspondientes, de serlo se continúa con la siguiente actividad. Producto Carta Fianza validado por la Unidad de Administración

5

Coordinación de Tesorería

 6

Coordinación de Tesorería

7

Coordinación de Tesorería

 8

Coordinación de Tesorería

9

Coordinación de Tesorería

Acciones de control para verificar el respaldo de la Carta Fianza custodiado La Coordinación de Tesorería deberá comunicarse periódicamente con los bancos para confrontar los saldos de las cartas fianzas que tienen en custodia y de existir diferencia en contra de la carta fianza lo comunicara a la Unidad de Transferencia ó Coordinación de abastecimiento, para las acciones que correspondan realizar Producto: Oficios a los Bancos Revisión de la vigencia de la Carta Fianza Asimismo, la Coordinación de Tesorería deberá revisar diariamente la situación de la carta fianza, determinando el próximo a vencer, el cual deberá ser comunicado a la Unidad de Transferencia o Coordinación de Abastecimiento, mediante documento, con diez (10) días de anticipación, a fin que informen si procede la renovación o la devolución de mismo. En caso de renovarse la carta fianza se iniciara nuevamente el proceso, y de comunicarse que procede la devolución se continua con la siguiente actividad. Si no responden al documento enviado y venciera se tomaran las medidas legales para su ejecución. Producto: Memorándum a la Unidad de Transferencia o Coordinación de abastecimiento Devolución de la Carta Fianza La Unidad de Transferencia o Coordinación de Abastecimiento, mediante documento comunica que procede a efectuar la devolución de la Carta Fianza al proveedor.

 10

Registro de la Carta Fianza Con la conformidad de la entidad financiera se procede a registrar los datos de la carta fianza en el reporte cuadro Excel, para su control y custodia Producto: Reporte de cartas fianzas en custodia Custodia en caja fuerte de las Cartas Fianzas Una Vez finalizado el registro se colocara el documento de valor en la caja fuerte para su resguardo.

Coordinación de Tesorería



La Coordinación de Tesorería entregara al proveedor la carta fianza en custodia mediante Acta de Devolución. Producto: Acta de Devolución Archivo de la Carta Fianza entregado La Coordinación de Tesorería archivara el expediente de la carta fianza para las acciones de control posterior que pudieran presentarse, con los siguientes documentos: Original del Acta de Devolución, Copia de la Carta fianza que estuvo en custodia, documento de la Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimiento con el que se comunica que procede la devolución. Producto: Expediente de la Carta Fianza

FLUJOGRAMA: GIROS – TRANSFERENCIAS A LOS COMITÉS DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, C.A.S., VIÁTICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS Coordinación de Contabilidad

Coordinación de Tesorería

Unidad de Administración Remisión de la Resolución Ejecutiva para giro de Transferencias

Inicio Remisión de los Expedientes de gastos y Transferencias devengados en el Sistema SIAF-SP

1

Expedientes

2

Control previo de la documentación sustentatoria

3 NO Regularización

Cuenta con la documentacion sustentatoria

Expediente de pago y transferencia devengado y debidamente documentado validado

Registro de la Fase del Girado en el Sistema SIAF-SP

4

Expediente de pago registrado en la fase Girado del SIAF-SP

Firma Electrónica en el Sistema SIAF SP, firma de cheques y cartas ordenes

Firma Electrónica para la aprobación del girado en el Sistema SIAF SP

5

Firma de Comprobantes de Pagos

6

Impresión y firma de los Comprobantes de Pagos, Cheques, Carta orden y Autorización de Transferencia Electrónica

Firma de Cheques, Carta Orden

8 7 Firma de los Comprobantes de Pagos

Pago de honorarios, viáticos, proveedores, transferencias a los comités de compras

9

10

Archivo de la documentación sustentatoria de los expedientes de gastos y transferencias

11 FIN

GIROS – TRANSFERENCIAS A LOS COMITES DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, CAS, VIATICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS. Objetivo Garantizar la Transferencia a los Comités de Compras y el pago de conceptos honorarios, cualquiera sea la modalidad contractual, así como viáticos, caja chica, proveedores, entre otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley. Base legal  Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.  Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2015, Ley Nº 30281.  Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411.  Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N° 28212.  Resolución de Dirección Ejecutiva Nº 001-2013-MIDIS-PNAEQW Definiciones  Contratación Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administración Pública, privativa del Estado, que vincula a una entidad pública con una persona natural que presta servicios de manera no autónoma. Se rige por normas del derecho público y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo Nº 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM.  Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.  Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades públicas con autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público para el manejo de los fondos públicos.  Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas.  Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales están sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes de gastos de viáticos, encargos internos, planilla de Contratación Administrativa de Servicios - CAS, proveedores, entre otros.  Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.  Comités de Compras: Es una organización que congrega a representantes de la sociedad civil y entidades públicas que tienen el interés y/o competencia para apoyar el cumplimiento de los objetivos del PNAE Qali Warma.  Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligación contraída, y en la que, según la naturaleza de la obligación, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados.  Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligación contraída por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP.  Servicios No Autónomo: Es la prestación de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pública de manera dependiente, sin que ello implique un vínculo laboral con la Entidad.  Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.

Producto  Planilla del personal contratado bajo el régimen de CAS pagada.  Planilla de viáticos pagada.  Asignación de la Caja Chica.  Reposición de la Caja Chica.  Órdenes de Servicios pagada.  Órdenes de Compra pagada.  Transferencia a los comités de compras en sus respectiva cuenta corriente. Formatos o documentos internos  Comprobantes de Pago.  Cheques.  Carta Orden. Consideraciones  Se deberá tener en cuenta al efectuar los pagos (CAS, impuestos, aportaciones, entre otros) los Cronogramas establecidos, a efectos de cancelarlos dentro de las fechas programadas y evitar sobrecostos innecesarios para la entidad por concepto de multas o moras.  Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP), se efectúen a través de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para ello, la Coordinación de Abastecimiento debe requerir a los proveedores su Código de Cuenta Interbancaria - CCI, como requisito indispensable para que se presenten en el proceso de contratación, a fin de evitar retrasos en sus pagos.  Cuando se utilizan cheques para el pago, de conformidad con lo dispuesto por la Directiva de Tesorería N° 002-2007-EF/77.15, quien lo recibe debe firmar el Comprobante de Pago y cancelar la Factura o Boleta de Venta en señal de conformidad de lo recepcionado.  En caso, el pago se haya realizado mediante Código de Cuenta Interbancaria - CCI, la Coordinación de Tesorería debe cancelar toda la documentación estampando el sello pagado.  El documento que autoriza la apertura de la Caja Chica es la Resolución Jefatural firmado por la Unidad de Administración, en la que se debe señalar la Coordinación, responsable, monto total asignado, monto total para cada adquisición, los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentadas.

Descripción de Proceso Actividad

Dirección Responsable

1

Unidad de Administración

2

Coordinación de Contabilidad

3

Coordinación de Tesorería

Descripción de las actividades



 4

Coordinación de Tesorería

5

Coordinación de Tesorería



Remisión de la Resolución Ejecutiva La Unidad de Administración envía la Resolución Ejecutiva por las Transferencias a los comités de compras, a la Coordinación de Contabilidad Remisión de los expedientes de gastos devengados en el Sistema SIAF SP La Coordinación de Contabilidad remite a la Coordinación de Tesorería los expedientes de gastos y Transferencias con la documentación sustentatoria que exige la normatividad vigente y registrados en el Sistema SIAF SP la fase de devengado, la cual debe encontrarse debidamente aprobada. Producto: Expediente de gastos y transferencias, documentado con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP. Control Previo de la documentación sustentatoria La Coordinación de Tesorería recepciona el expediente de gastos y transferencias con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP, para revisar si la documentación está conforme y cuenta con los vistos y autorizaciones requeridas, de acuerdo a la normas sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a la Coordinación de Contabilidad para su regularización respectiva, y de estar conforme se continua con la siguiente actividad. Producto: Expediente de gastos y transferencias validado por la Coordinación de Tesorería. Registro de la fase del girado en el Sistema SIAF SP Después de que la Coordinación de Tesorería ha revisado el expediente de transferencias, de gastos de honorarios, viáticos, impuestos entre otros y es conforme, procede a registrar la fase del girado en el Sistema SIAF SP para continuar con la siguiente actividad. Producto: Expediente de transferencias y gastos registrado en el Sistema SIAF SP, la fase de girado Firma electrónica en el Sistema SIAF SP, carta orden y cheques Solo en el pago a los proveedores, adicionalmente, la Coordinación de Tesorería procede a la firma electrónica en el Sistema SIAF SP, dado que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante la transferencia electrónica a su Código de Cuenta Interbancaria – CCI. Luego lo deriva a la Unidad de Administración para la firma electrónica correspondiente.

6

Unidad de Administración

7

Coordinación de Tesorería

     8

Unidad de Administración

9

Coordinación de Contabilidad

10

Coordinación de Tesorería

   11

Coordinación de Tesorería



Firma Electrónica para la aprobación del girado en el Sistema SIAF SP En el caso de los expedientes de gastos de los proveedores la Unidad de Administración los recepciona y procede a firmarlos electrónicamente para la aprobación respectiva del girado, debido a que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante su Código de Cuenta Interbancaria – CCI, Una vez firmado, se deriva a la Coordinación de Tesorería para continuar con la actividad siguiente. Impresión de los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorización de Transferencia electrónica Luego de aprobado la fase de girado en el Sistema SIAF SP, en todos los casos, se imprime y firman los Comprobantes de Pago, Cheques, Cartas Orden y Autorización de Transferencia Electrónica, los cuales son anexados al expediente de gastos respectivos y derivados a la Unidad de Administración y Coordinación de Contabilidad para su firma. Se remite los cheques y carta orden a la Unidad de Administración para su 2da firma y los comprobantes de pagos a la Coordinación de Contabilidad Producto: Comprobante de Pago. Cheques. Carta Orden. Autorización de Transferencia Electrónica Expediente de gastos con la fase de girado aprobado en el Sistema SIAF-SP Firma de los Cheques y carta orden Aprobado los cheques y carta orden, la Unidad de Administración firma los cheques y carta orden y los remite a la Coordinación de Tesorería. Firma los comprobantes de pagos Firma los comprobantes de pagos y remite a la Unidad de Administración quien lo firmara y remitirá a la Coordinación de Tesorería para su archivo Transferencias a los comités de compras y Pago de Gastos, CAS, Viáticos, Proveedores, entre otros Se paga al personal CAS y/o proveedores mediante abono en cuenta bancaria y/o cheques, de acuerdo al gasto. Así como se transfieren los fondos a los comités de compras. Producto: Cheque Abono en cuentas bancarias. Carta Orden. Archivo de la documentación sustentatoria de los expedientes de gastos Recibe el comprobante de la Unidad de Administración y con toda la documentación sustentatoria de las transferencias y de gastos debe ser archivada para su custodia y verificación posterior de los Órganos de Control, de acuerdo a ley. Producto: Expediente de gastos y transferencias a los comités de compras debidamente documentados y cancelados

FLUJOGRAMA: DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIÁTICOS Y/O ENCARGOS ASIGNADOS - (T6) ÁREA USUARIA

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

Inicio

Entrega dinero no utilizado por viáticos, encargos asignado y otros

- Fondo no utilizado - Recibo de Ingresos

1

Recepción del importe no utilizado

2

Recibo de ingresos

Emisión de recibos de ingresos

3

Expediente de devolución registrada y aprobada en el sistema SIAF-SP

Registro de la devolucion en el sistema SIAF-SP

4

Deposito del importe recaudado 5

Papeleta de deposito T6 a favor del Tesoro Publico

Archivo de la documentación que sustente el ingreso

6

Expediente de devolución concluido

Fin

DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIATICOS Y/O ENCARGOS ASIGNADOS (T6)

Objetivo Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma recuperar el dinero no utilizado en forma oportuna, el cual fue entregado por viáticos y/o “encargos” internos al personal de la entidad. Base legal  Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.  Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.  Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411.  Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2015, Ley Nº 30281.  Directiva Interna de Tesorería Definiciones  Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades públicas con autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público para el manejo de los fondos públicos.  Encargos: Es la asignación de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas.  Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viáticos y “encargos” no utilizados.  Papeleta de depósito a favor del Tesoro Público (T-6): Es un documento establecido por la Dirección Nacional de Tesoro Público, con el cual se registra las recuperaciones efectuadas a favor del Tesoro Público.  Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinación de Tesorería para el registro y control del dinero captado por la entidad.  Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.  Viáticos: Es la asignación de fondos para cubrir los gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local, según sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisión de servicios con el carácter de eventual o transitorio. Productos  Depósito del dinero a favor del Tesoro Público recuperado por menores gastos realizados por personal de la entidad. Formato de documentos informes  Recibo de Ingresos.  Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6). Consideraciones  Si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinación de Tesorería deposita el importe recaudado en la cuenta bancaria utilizando la Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6).  Cuando la comisión de servicios se realiza a nivel nacional, la rendición de cuentas se presentará dentro de los ocho (08) días calendarios después de culminada la misma.  De conformidad con la Directiva de Tesorería, la rendición de cuentas de “encargos” deberá presentarse como máximo dentro de los tres (03) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo.

Actividad

Dirección Responsable

1

Área Usuaria

Descripción de las actividades

  2

Coordinación de Tesorería

3

Coordinación de Tesorería

4

Coordinación de Tesorería



 5

Coordinación de Tesorería

6

Coordinación de Tesorería





Entrega del dinero no utilizado por viáticos y/o “encargos” asignados El personal de la entidad que recibió fondos por viáticos y/o “encargos” deberá efectuar la devolución del dinero no utilizado a la Coordinación de Tesorería, dentro de los plazos establecidos por ley, presentado copia de la rendición para la sede central y/o recibos de ingresos emitidos por las Unidades Territoriales de acuerdo al circular Producto: Fondos no utilizados de los viáticos y/o “encargos” asignados Recibos de ingresos Recepción del importe no utilizado La Coordinación de Tesorería recepciona el dinero no utilizado por la persona que realizo la comisión de servicio y/o “encargos”; contrastando dicho monto con el que figura en la rendición de cuenta de viáticos, para que no exista diferencia al momento de registrar la devolución en el Sistema SIAF SP. En el caso de las Unidades Territoriales se ciñe al Circular Emisión de Recibos de Ingresos La Coordinación de Tesorería, una vez conforme la recepción de los saldos no utilizados, emite el Recibo de Ingresos correspondiente. Producto Recibos de Ingresos Registro de la devolución en el sistema SIAF SP La Coordinación de Tesorería ingresa la devolución en el Sistema SIAF SP en el registro de origen, es decir, en el mismo registro con el cual se le otorgo el dinero para realizar la comisión de servicios y/o “encargos”. Producto: Expediente de la devolución registrada y aprobada en el sistema SIAF SP. Deposito del importe recaudado La Coordinación de Tesorería deposita el dinero recaudado en la cuenta bancaria que corresponda. El depósito debe realizarse dentro de las 24 horas de haber recibido el dinero, recepcionando de la entidad bancaria el voucher del depósito efectuado. Solo si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinación de Tesorería lo depositara en la cuenta bancaria utilizando la papeleta de depósito a favor del Tesoro Público (T6). Producto: Papeleta de depósito a favor del Tesoro Publico (T6) Archivo de la documentación que sustente el ingreso La Coordinación de Tesorería archiva y custodia los documentos que sustenten el dinero recuperado. Producto: Expediente de devolución concluido

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON VIATICOS - ENCARGOS - CAJA CHICA Y DEVENGADO

N°

Ley N°

Concepto

1 Ley 28112

Ley Marco de la Administracion Financiera del Sector Publico

2 Ley 28411

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

3 Ley 28708

Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad

4 Ley 28693

Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria

5 Ley 28716

Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

6 Ley 30281

Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año 2015

7 DS 007-2013-EF

DS que regula el otorgamiento de viaticos para comision de servicios en territorio nacional

Directiva 002-2014-PNAEQW/UA

Normas y procedimientos para la administracion del fondo fijo de caja chica en la unidad ejecutora 007: PNAE QALI WARMA

Directiva 003-2014-PNAEQW/UA

Normas y procedimientos para el requerimiento, autorizacion, otorgamiento y rendicion de cuentas de viaticos y pasajes por comision de servicios de la unidad ejecutora 007: PNAE QALI WARMA

Directiva 004-2014-PNAEQW/UA

Procedimientos para el otorgamiento, ejecucion y rendicion de cuentas por encargos al personal del PNAE QALI WARMA

Directiva N° 005-2010-EF/7 6.01

Directiva para la Ejecucion Presupuestaria N° 005-2010-EF/76.01 y sus modificatorias

8

9

10 11

Control Previo Para Devengar O/C y O/S

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Nº

1

2

3

4

5

6

Secuencia de pasos El proveedor entrega los bienes y/o servicios, adjuntado el comprobante de pago y de ser el caso otra documentación adicional requerida en el contrato u orden. La documentación sustentatoria es recibida por Logística, la cual es revisada por el especialista logístico, el cual arma el expediente para trámite de pago. Recibe el expediente y efectua el control previo a la documentación presentada, a fin de verificar que esta cumpla con los requisitos y condiciones para el pago, de acuerdo al contrato, orden y normatividad aplicable vigente. Si la información esta completa y es conforme, se procede a efectuar el registro del devengado, si la información no esta completa o existen inconsistencias es devuelta a logística para la subsanación correspondiente. Tesorería recibe el expediente, revisa la documentación y tramite la siguiente fase, realiza el Giro y Pago al proveedor. El proveedor recibe el pago correspondiente, por la entrega satisfactoria de los bienes y/o servicios efectuados al PNAEQW.

Proveedor

Logística

Contabilidad (Control Previo)

Inicio

No

Fin

Si

Tesorería

Viáticos UA

Nº

Secuencia de pasos

Requerim iento com isionado / Unidad

Unidad requirente Jefatura

1

Efectua requerimento de viaticos

2

Autoriza requerimiento

3

Autoriza

4

Compromete en el modulo administrativo del SIAF. Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita ampliacion a OPP

5

Devenga y tramita a Tesoreria

6

Efectua abono o giro de cheque

7

Recibe viaticos

8

Ejecuta gasto y rinde cuenta

9

Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion en el modulo administrativo del SIAF.

10

Archivo

Jefatura

CC

CC

Tesoreria

Encargos

Nº

Secuencia de pasos

Requerim iento com isionado / Unidad

UA Unidad requirente Jefatura

1

Efectua requerimento de viaticos

2

Autoriza requerimiento

2

Recibe expediente

Opinion de Abastecimiento

Autoriza con RA

3

Compromete en el modulo administrativo del SIAF. Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita ampliacion a OPP

4

Devenga y tramita a Tesoreria

5

Efectua abono o giro de cheque

6

Recibe encargo

4

Ejecuta gasto y rinde cuenta

5

Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion en el modulo administrativo del SIAF.

6

Archivo

Jefatura

Abastecim ie nto

CC

CC

Tesoreria

Procesos de Caja Chica UA Nº

Secuencia de pasos

Requerim iento Unidad

Unidad requirente Jefatura

1

Efectua requerimento de viaticos

2

Autoriza requerimiento

2

Recibe expediente

Autoriza con RA

3

Compromete en el modulo administrativo del SIAF. Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita ampliacion a OPP

4

Devenga y tramita a Tesoreria

5

Efectua abono o giro de cheque

6

Tesorero designado recibe caja y reembolsos

4

Ejecuta gasto y rinde cuenta

5

Revisa rendicion de cuentas y compromete la rendicion en el modulo administrativo del SIAF. Devenga y tramita a Tesoreria

6

Liquida caja Chica a fin de año y archiva

Jefatura

CC

CC

Tesoreria

COORDINACIÓN DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Flujograma: Mensajería local y Nacional

INICIO

1

Elaborar los reportes que contienen los documentos que serán remitidos a nivel local y nacional. Asimismo, deberán de remitir el citado reporte al correo electrónico institucional [email protected] y enviar en forma física los sobres membretados y encomiendas documentales a la CTDAU.

2

LAS UNIDADES Y COORDINACIONES DE LA SEDE CENTRAL

Elaboración del reporte general y entrega documental.

CTDAU

3

Recepcionar la entrega documental de la Sede Central y proceder con la notificación de los sobres membretados y/o encomiendas que están contenidos en el citado reporte.

EMPRESA MENSAJERA

4

Recepcionar la documentación remitida por la Sede Central y sellar los cargos de notificación de los citados documentos.

DESTINATARIOS: LOCALES Y NACIONALES

6

Revisión de los cargos de notificación según la normativa vigente y entregar con cuaderno de cargo los citados documentos a las Unidades y Coordinaciones que solicitaron el servicio de mensajería.

CTDAU

FIN

5

EMPRESA MENSAJERA

Entrega del reporte que contiene los cargos de notificación que son remitidos a la CTDAU para la verificación correspondiente.

Flujograma: Recepción y Atención a las Solicitudes de Acceso a la Información que son ingresadas en la Sede Central

INICIO

1

Verificar que la solicitud a recepcionar cuente con los requisitos establecidos o en caso contrario requerir en el momento los datos mínimos que exige la normativa. Registrar y remitir la citada solicitud a la CTDAU.

3

TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA SEDE CENTRAL

CTDAU 2

La Coordinación de Trámite Documentario y Atención al Usuario verificará si la información solicitada se encuentra en la Sede Central o en alguna Unidad Territorial y procederá a solicitar los documentos a la Unidad o Coordinación que posea la citada información.

La información que ha sido solicitada a las Unidades y/o Coordinaciones para la atención de las solicitudes, deberá ser remitidas en la

RESPONSABLES DE BRINDAR LA INFORMACIÓN

CTDAU

4

CTDAU

TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA SEDE CENTRAL

Al recepcionar la información la CTDAU realiza las siguientes actividades: 1. Verificar si la información remitida corresponde a la información solicitada por el ciudadano, a fin de proceder a contabilizar los folios y calcular la tasa para la entrega de la documentación. 2. Elaborar y notificar la carta que brinda la atención al ciudadano. 3. Proceder archivar las originales de las solicitudes, cartas y cargos de notificación.

5 Registrar y remitir la solicitud que adjunta la tasa por reproducción para la entrega de la documentación a la CTDAU.

FIN FIN

4

Entregar los cargos de notificación físicamente y virtualmente e informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentación, a fin de que la CTDAU realice la elaboración de la carta de entrega de la quelasla Unidad Territorial notifique la citada Se procede a información Archivar los requerida originales yde carta y la documentación solicitada. solicitudes, cartas de respuestas y cargos de notificación, a fin de proceder con la elaboración del informe mensual que reporta los ingresos de las solicitudes e incidencias.

6

Flujograma: Recepción y Atención a las Solicitudes de Acceso a la Información que son ingresadas en las Unidades Territoriales

INICIO

1

Verificar que la solicitud a recepcionar cuente con los requisitos establecidos o en caso contrario requerir en el momento los datos mínimos que exige la normativa. Remitir la citada solicitud a los responsables de la Unidad Territorial que envían la información a la CTDAU

TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LAS UNIDADES TERRITORIALES

2

3

La información que ha sido enviada por los responsables de las Unidades Territoriales, deberá ser revisada por la CTDAU, a fin de verificar que los documentos enviados correspondan a la información solicitada por el ciudadano y así proceder a contabilizar los folios y calcular la tasa para la entrega de la documentación. Asimismo, se solicitará a la Unidad Territorial para que realicen el envió formal de la información solicitada físicamente y virtualmente.

RESPONSABLES DE LAS UNIDADES TERRITORIALES DE REMITIR LA INFORMACIÓN

RESPONSABLES DE LAS UNIDADES TERRITORIALES DE REMITIR LA INFORMACIÓN

CTDAU

Los responsables de las Unidades Territoriales de remitir la Información a la CTDAU, deberán enviar físicamente y virtualmente la solicitud en el día del ingreso del documento al correo institucional acceso.informació[email protected] y si la Unidad Territorial tiene a en su poder la información solicitada deberá ser remitida por los mismos canales.

4

CTDAU 5

RESPONSABLES DE LAS UNIDADES TERRITORIALES DE REMITIR LA INFORMACIÓN

CTDAU

FIN FIN

4

Se procede a Archivar los originales de las solicitudes, cartas de respuestas y cargos de notificación, a fin de proceder con la elaboración del informe mensual que reporta los ingresos de las solicitudes e incidencias.

Los responsables deberán enviar físicamente y virtualmente el Memorando que contiene la información que será entregada al ciudadano.

6

La Coordinación de Trámite Documentario y Atención al Usuario , procederá con la elaboración de la carta que brinda atención a la solicitud. Además, enviará la citada carta en forma virtual, a fin de que la Unidad Territorial realice la notificación respectiva según la normativa.

Entregar los cargos de notificación físicamente y virtualmente e informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentación, a fin de que la CTDAU realice la elaboración de la carta de entrega de la información requerida y que la Unidad Territorial notifique la citada carta y la documentación solicitada.

Flujograma: Préstamo de documentos del Programa que es custodiado por el Archivo Central INICIO 3 PERSONAL C.A.S.

1

El personal C.A.S y O.S solicitan su requerimiento de información y/o documentos que se encuentran en el Archivo Central, enviando un correo electrónico a la cuenta institucional [email protected].

Respecto al cuarto tipo de requerimiento de información, el personal que a solicitado el préstamo del original del documento deberá firmar el Formulario de Servicio Archivístico, a fin que se le brinde el préstamo por cinco días hábiles. En el caso que deseen solicitar una ampliación deberán canalizar su pedido por correo electrónico, el cual debe ser sustentado.

CTDAU

PERSONAL C.A.S. 4

PERSONAL O.S.

2

El personal de Archivo recepciona el correo electrónico y procede con la atención de lo solicitado. Los tipos de requerimientos de información son: 1. Imagen escaneada de documentos: Se atiende por correo electrónico tanto al personal C.A.S y O.S. y se finaliza con la atención. 2. Consulta de información: Se atiende por correo electrónico tanto al personal C.A.S y O.S. y se finaliza con la atención. 3. Autenticación de documentos que se encuentren en los acervos del Archivo Central: Se finaliza con la entrega del documento autenticado y solo lo puede solicitar el personal C.A.S. 4. Préstamo del original del documento: Se entrega la documentación mediante el Formulario de Servicio Archivístico. Solo se puede realizar préstamo de documentación al personal C.A.S.

Solicitar al personal C.A.S. la entrega del original de la documentación solicitada, a fin de que pueda firmar el Formulario de Servicio Archivístico.

CTDAU

5

Entregará los documentos originales que le fueron prestados y procederá a firma el Formulario de Servicio Archivístico en el campo que corresponde a la devolución del documento.

PERSONAL C.A.S.

6

FIN

CTDAU

El personal de Archivo procede verificar y guardar el documento original que fue materia de préstamo y archiva el Formulario de Servicio Archivístico.

Flujograma: Canal de Atención Informática

INICIO

USUARIOS EXTERNOS

1

Canal Informático: Los Usuarios externos realizan sus consultas, mediante el envió de un correo electrónico a la cuenta institucional [email protected] o mediante el llenado del Formulario de contacto que se encuentra en la página web del Programa. Los Usuarios internos realizan sus consultas, mediante el envió de un correo electrónico a la cuenta institucional atenció[email protected].

USUARIOS INTERNOS

Nota: Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurídicas o Instituciones del Estado. Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.

CTDAU

2

El personal de Atención al Usuario procede realizar la búsqueda de la información requerida por correo electrónico, a fin de brindar la respuesta dentro de las 24 horas que ha sido recibido el mensaje. Además, ingresan al Sistema de Registros de Atenciones del MIDIS, a fin de ingresar los datos de la atención brindada.

FIN

Flujograma: Canal de Atención Telefónica INICIO

USUARIOS EXTERNOS

1

Canal de Atención Telefónica: Los Usuarios externos realizan sus consultas, mediante una llamada telefónica al número de la sede Central 743-7030 anexo 43 y los Usuarios internos realizan sus consultas llamando al RPC Institucional 994809197.

USUARIOS INTERNOS

Nota: Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurídicas o Instituciones del Estado. Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.

CTDAU

2

El personal de Atención al Usuario procede recepcionar la llamada telefónica y realizar la búsqueda de la información requerida, a fin de brindar la respuesta en ese momento. En el caso que la consulta realizada por el Usuario interno o externo necesite un seguimiento posterior para brindar la respuesta, el personal de Atención se compromete a contactar con el Usuario, a fin de brindar la información solicitada. Además, el personal de Atención ingresa al Sistema de Registros de Atenciones del MIDIS, a fin de registrar los datos de la atención brindada.

FIN