Caso Práctico: Expandiendo los límites de Project 2007 con VBA Macros Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP

Agenda

• Qué son y para qué sirven las macros en MS Project • Cómo se generan las macros • Demostración: Macros en una solución real. • Conclusiones y recomendaciones

“Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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¿Qué son las macros en MS Project? • Las macros en MS Project son programas que se generan y ejecutan ‘dentro’ del MS Project Professional o Standard. • Utilizan el lenguaje Visual Basic for Application (VBA). • Las macros representan una de las varias tecnologías de desarrollo disponibles en el Project: – PSI (Project Server Interface) – VBA macros – VSTO (Visual Studio Tools for Office) “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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¿Qué son las macros en MS Project? • Modelo de Objetos de MS Project 2007 (vista parcial). Fuente: Microsoft Technet.

Modelo de objetos Project 2007: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb244278.aspx “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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¿Qué son las macros en MS Project?

• VBA macros permiten integración estrecha de Project con otras aplicaciones como Excel, Power Point, Word y todas las aplicaciones que exponen un Modelo de Objetos de VBA.

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¿Para que sirven las macros? 1.- Complementan las funciones predefinidas para el usuario final Funcionalidad ampliada con VBA macros

Funcionalidad ‘out of the box’

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¿Para que sirven las macros? 2.- Facilitan la vida al usuario final.

Macros

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¿Cómo se generan las macros?

Grabación de macros Genera automáticamente

Programación Mixta

Código Fuente

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¿Cómo se generan las macros? • Las macros se almacenan en Módulos – Accesibles desde el Editor de Visual Basic (Alt-F11) – En cualquier archivo de Project – En la plantilla global local (global.mpt) – En la plantilla global de empresa

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¿Cómo se generan las macros? • Macros simples – Unas pocas líneas de código

• Macros complejas – Programas completos – Con formularios, validaciones, procedimientos y funciones, accesos a bases de datos, etcétera

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Demostración • El modelo a mostrar: – Modelo de Proyectos de la Subdirección de Ingeniería y Desarrollo de Obras Estratégicas (SIDOE) en Petróleos Mexicanos (Con datos ficticios) – El modelo conjunta las obras que lleva a cabo la SIDOE es usado para la planeación, programación y seguimiento físico a nivel gerencial. – Las obras son típicamente: • Construcción e instalación de Plataformas Marinas • Construcción y tendido de Ductos Marinos y Terrestres • Construcción de infraestructura terrestre “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Demostración Caso 1: Para avances planeados y reales, se requiere ponderar las tareas y las obras. • Problemática: El mecanismo de ponderación requerido no lo ofrecen las opciones predefinidas del Project. • Solución: – Campos personalizados y una macro que genera ponderadores absolutos para cada tarea y obra.

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Trabajar con Project Professional • Genera ponderadores absolutos Para cada ponderador relativo capturado por cada nivel de la EDT, la macro calcula los ponderadores absolutos con respecto a la cartera de obras. Es necesario ejecutar esta rutina, para poder calcular el avance físico de las obras y de los indicadores de desempeño.

Demostración Caso 2: distribuciones del trabajo físico en el tiempo para planeación y línea base. • Problemática: Las distribuciones que Project ofrece no se apegan a las necesidades. • Solución: – Una macro distribuye la asignación del trabajo en el tiempo de acuerdo a la curva de distribución seleccionada. – Calcula el % de avance por día y lo registra en los datos time-phased de la asignación. “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Trabajar con Project Professional • Calcular distribuciones de recursos Permite distribuir los avances físicos a través del tiempo, para cada una de las actividades en base a una distribución particular: • • • • • • •

Uniforme Triangular Creciente Decreciente Pico Temprano Pico Tardío Personalizada

Demostración Caso 3: Captura de los avances reales. • Problemática: La captura de los avances reales, a nivel de cada asignación en la escala de tiempo, es compleja. • Solución: – Una macro que permite la captura del avance real en un periodo de tiempo y distribuye dicho avance en el campo trabajo time phased de la asignación. “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Trabajar con Project Professional • Actualizar avances – Se selecciona el periodo para el cual se capturará el avance. – Se captura el total acumulado y la macro calcula el avance del periodo. – El registro del avance se hace en el campo ‘trabajo’ de la asignación del recurso AvanceFisico. (timephased) – La macro calcula también el avance planeado hasta la fecha de estado, conforme a la línea base de la tarea.

Demostración Caso 4: Pasar datos avance planeado y real a Excel • Problemática: Las opciones predefinidas en Project para exportar a Excel no cubren los requerimientos del modelo. • Solución: – Una macro que pasa a Excel los datos del timephased de avances planeados y reales, considerando las obras y tareas seleccionadas y estableciendo una ponderación apropiada. “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Trabajar con Project Professional • Opciones generales Se elije la información que se quiere exportar, es decir, los avances físicos de manera parcial o acumulada, así como avance real/pronóstico o planeado. En la parte inferior se permite personalizar el nombre del reporte.

Trabajar con Project Professional • Pasa a Excel Como resultado de la generación de la Macro, se obtienen los reportes en Excel.

Demostración Caso 5: Verificar la calidad del modelo • Problemática: El modelo tiene muchas variables y no es simple revisar que todas ellas estén utilizadas correctamente. • Solución: – Una macro que valida múltiples características del modelo. – Genera un archivo Log indicando los aspectos a revisar y/o corregir. – Algunos aspectos los corrige directamente la macro. “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Demostración • Macro de validación del modelo

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Demostración • Resultado de la Validación – Archivo texto con los problemas y aspectos a revisar del modelo.

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Conclusiones y Recomendaciones • Si su proyecto EPM es interno o para un cliente en particular, vale la pena considerar el uso de VBA macros desde la conceptualización. • Conviene desarrollar habilidades para el desarrollo de VBA macros.

• Las macros de Project ayudan a generar modelos exitosos! “Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos”.

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Referencias • • • • •

Project 2007 sdk Project VB Editor Help Project Programmability Blog Microsoft News Groups on Project development Dynamic Scheduling with MS Office Project 2007 – Rodolfo Ambriz, International Institute for Learning

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¡Gracias! Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP [email protected] www.iil.com