Área de control interno

MEMORIA DE ACTIVIDADES DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO DE LA UPCT DURANTE EL EJERCICIO 2015 ÍNDICE. 1. Organización, estructura y personal del Servicio de control interno. 2. Funciones y competencias del Servicio de control interno. 3. Descripción de las actividades realizadas. 3.1.

Actividades relativas a normativa propia.

3.2.

Actividades en materia de fiscalización previa.

3.3.

Asistencia a las reuniones de la Mesa de Contratación de la Universidad.

3.4.

Informes preceptivos elaborados según la normativa aplicable.

3.5.

Actividades en procedimientos del Tribunal de Cuentas.

3.6.

Otras actividades.

1. ORGANIZACIÓN, ESTRUCTURA Y PERSONAL DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO. El artículo 167 del Texto Integrado de los Estatutos de la Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT), aprobado por Decreto núm. 72/2013, de 12 de julio, establece que “la Universidad Politécnica de Cartagena asegurará el control interno de sus ingresos y gastos, y organizará sus cuentas siguiendo los principios de una contabilidad presupuestaria, patrimonial y analítica. Garantizará, asimismo, una gestión transparente de los recursos. El control interno de la actividad económico-financiera estará a cargo de personal que desarrollará sus funciones con independencia, utilizando preferentemente técnicas de auditoría”. Para el cumplimiento de esta previsión estatutaria la universidad cuenta en la relación de puestos de trabajo del personal funcionario de administración y servicios con un Área de control interno, la número 05, que en 2015 tuvo asignado un único puesto de trabajo, el de Jefe de servicio de control interno. Por tanto, durante el ejercicio 2015 solo hubo una persona dedicada al desarrollo de las tareas específicas de control interno de la actividad económico-financiera y de los ingresos y gastos de la

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universidad. No obstante, debe hacerse constar que, con fecha 5 de noviembre de 2015, el Consejo de Gobierno de la UPCT acordó una modificación de la relación de puestos de trabajo que afectó al área de control interno (publicada en el BORM de 30-12-2015), de modo que, con efectos 1 de enero de 2016, cuenta con dos puestos de trabajo: • •

El del responsable del área, con la denominación “Jefe de unidad de control interno”, reservado a funcionarios de los grupos A1/A2. Y otro denominado “Técnico de control interno”, reservado a funcionarios de los grupos A2/C1.

A la fecha de elaboración de esta Memoria únicamente estaba cubierto de manera efectiva el puesto de responsable del área. 2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO. Son escasas las referencias concretas que en la normativa universitaria, contenida en la Ley Orgánica de Universidades (LOU), la Ley de Universidades de la Región de Murcia (LURM) y los propios Estatutos de la UPCT, se hacen a las funciones, competencias y procedimientos que corresponde desarrollar al área administrativa que tenga encomendado el control interno. Cabe destacar a este respecto la previsión contenida en el artº 24.2 de los Estatutos que, dando cumplimiento a su vez a lo previsto en el artº 26.2.ñ) de la LURM, dispone que “…la unidad encargada del control interno u órgano de control y fiscalización de la Universidad Politécnica de Cartagena informará por escrito semestralmente al Consejo Social sobre la situación financiera de la Universidad”. Algunas normas no universitarias han introducido otras funciones concretas. Así, por ejemplo, la Ley 25/2013, de 27 diciembre, de impulso de la factura electrónica y de creación del registro contable de facturas en el sector público, en su artículo 12.2, establece que “Anualmente, el órgano de control interno elaborará un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad….”. El artículo 22 de las Normas de Ejecución del Presupuesto (NEP) para 2015, de conformidad con lo expuesto, recogía la obligación del servicio de control interno de elaborar anualmente un informe en el que se evaluara el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad. Por otra parte, de conformidad con lo previsto en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, la Resolución Rectoral R-186/13, de 15 de abril, establece

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que la persona que tenga atribuidas funciones en materia de control económicopresupuestario será miembro de la Mesa de Contratación de la universidad. Por lo demás, de lo establecido tanto en la LOU, como en la LURM y en los propios Estatutos se deriva que las normas y procedimientos relativos al control de los ingresos y gastos de las universidades deberán ser aprobados por la correspondiente Comunidad Autónoma, sin perjuicio de otorgar carácter supletorio a la legislación general del sector público en esta materia. La Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (CARM) no ha dictado normas específicas para la regulación de esta cuestión, más allá de la previsión contenida en el artículo 26.2.ñ) de la LURM antes citado y ha sido la propia universidad, a través de su Consejo de Gobierno, la que, haciendo uso de la facultad contenida en el artículo 163.4 de sus Estatutos, ha procedido a dictar normas y procedimientos propios en materia de control interno, dentro del marco legal existente. Así, las funciones y procedimientos de control se vienen estableciendo cada año, de modo general, en las NEP y, conforme a lo previsto en ellas, se concretan en el Plan anual de control interno que aprueba el Rector, a propuesta del jefe del servicio, de conformidad con lo previsto en dichas NEP. Para el año 2015, las NEP en vigor fueron aprobadas por el Consejo de Gobierno en sesión de 17 de diciembre de 2014, dedicando su Título VIII (artículos 106 a 111) al control de la gestión económicopresupuestaria. Asimismo, mediante la Resolución Rectoral R-022/15, de 15 de enero, se aprobó el Plan de control interno para el ejercicio 2015. Básicamente, las actuaciones previstas consisten en la fiscalización limitada previa de expedientes de contratación, de modificaciones presupuestarias, de los convenios con contenido económico y de las devoluciones de ingresos superiores a 3.000 euros. Se trata de una fiscalización limitada a la comprobación de determinados extremos que se concretan en la Instrucción de 12 de febrero de 2015 del Vicerrectorado de Planificación Económica y Estratégica, dictada en aplicación de lo previsto en las propias NEP y en el Plan de control. Junto con esta función fiscalizadora se prevé la posibilidad de que se realicen actuaciones específicas de control posterior de ingresos y gastos y de procedimientos de gestión. Finalmente, al margen de lo previsto en la citada normativa, el área de control interno desarrolla otras tareas, principalmente de asesoramiento, mediante la emisión de informes y resolución de consultas sobre cuestiones diversas relacionadas con la gestión económico-financiera o la contratación administrativa, por encargo directo de los órganos de dirección, o a petición de los responsables de otros servicios o unidades administrativas de la universidad.

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3. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Con carácter previo a su enumeración conviene precisar que el alcance de las actuaciones efectivamente realizadas durante el ejercicio 2015, entre las previstas tanto en las NEP como en el Plan de control interno, ha estado condicionado de manera determinante por los medios personales disponibles, que han sido descritos en el apartado 1 de la presente memoria. Entrando ya al detalle de las citadas actuaciones, las mismas pueden quedar agrupadas, a los efectos de su presentación, del siguiente modo: 3.1. Actividades relativas a normativa propia. En este apartado puede incluirse la formulación de las siguientes propuestas: a) Elaboración y propuesta al Rector, de acuerdo con lo previsto en el artículo 108 de las NEP, del Plan de control interno de la UPCT para el ejercicio 2015. b) Elaboración y propuesta de aprobación por el Vicerrector de Planificación Económica y Estratégica, de las Instrucciones para el ejercicio de la fiscalización limitada previa por el órgano de control interno de la UPCT. En dichas instrucciones se concretan los extremos que serán objeto de comprobación en cada fase del procedimiento de gasto para los distintos expedientes sujetos a fiscalización, así como la documentación que debe acompañarse en los casos más frecuentes. c) Análisis y propuestas de redacción de parte del articulado de las NEP de la UPCT para el ejercicio 2016. d) Estudio, redacción y propuesta a los órganos de dirección de un Reglamento de control interno de la UPCT, como norma que, una vez aprobada por el Consejo de Gobierno, regule de forma permanente la concepción del control interno en la UPCT, así como las funciones, normas y procedimientos de actuación del área administrativa a la que se le encomiende la realización de actuaciones específicas en materia de control interno. Debe destacarse el hecho de que el citado Reglamento fue aprobado por el Consejo de Gobierno en su sesión de 8 de febrero de 2016. 3.2. Actividades en materia de fiscalización previa. De conformidad con lo previsto en la normativa aplicable (NEP para 2015, Plan de

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control interno para 2015 e Instrucciones de fiscalización), se han realizado actuaciones de fiscalización limitada previa, con el siguiente detalle: a) Fiscalización limitada previa con emisión de informe de fiscalización: expedientes de contratación, devoluciones de ingresos superiores a 3.000 euros y convenios con contenido económico. Se emitieron 134 informes de fiscalización limitada previa relativos a estos tres tipos de expedientes. El detalle se recoge en el siguiente cuadro: Nº de informes de fiscalización limitada previa emitidos 2015 Expedientes de contratación (71 expedientes) Obras Suministros Servicios 1

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Concesión obra

Contratos privados

Convenios

Devoluciones ingresos

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3

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Todos los informes fueron emitidos de conformidad, sin que las comprobaciones efectuadas dieran lugar a la formulación de reparos. A este respecto debe resaltarse que la forma de proceder por parte del Servicio de control interno es la siguiente: a la recepción del expediente sujeto a fiscalización previa se procede, dentro del plazo para la emisión de informe, a la comprobación de los extremos previstos en las Instrucciones. Si se detecta algún error u omisión que pudiera motivar la formulación de algún reparo, se comunica al órgano del que procede el expediente para su subsanación antes de la finalización del plazo para la emisión del informe de fiscalización. Si no se subsanara, se emitiría el informe con el reparo correspondiente. En el año 2015 todos los defectos observados fueron subsanados previamente y, consecuentemente, todos los informes emitidos fueron de conformidad. El periodo medio de emisión de los informes desde que el expediente completo tuvo entrada en el servicio de control interno fue de 1´18 días. b) Fiscalización limitada previa sin emisión de informe de fiscalización: modificaciones presupuestarias. En el caso de las modificaciones presupuestarias, de acuerdo con lo previsto en el Plan de Control Interno para 2015, la fiscalización favorable se realiza mediante firma de los documentos contables en los que se recoja la modificación y solo se emite informe en caso de que se considere necesario formular algún reparo.

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En el ejercicio 2015 no se emitió informe de reparo alguno en relación con la fiscalización limitada previa de las modificaciones presupuestarias. En total se fiscalizaron 1.268 modificaciones presupuestarias, con el siguiente detalle: 712 transferencias de crédito; 555 generaciones de crédito por ingresos; y 1 ampliación de crédito. 3.3. Asistencia a las reuniones de la Mesa de Contratación de la Universidad. Durante el ejercicio 2015, el jefe del servicio de control interno ha asistido como vocal a un total de 15 reuniones de la Mesa de Contratación (7 relativas a procedimientos abiertos y 8 referidas a procedimientos negociados con publicidad), participando en las tareas que como tal le corresponden: examen de la documentación administrativa acreditativa de la capacidad para contratar y la solvencia técnica y económica de los licitadores; adopción de decisiones sobre exclusión de licitadores; apertura de los sobres en vista pública, examen y valoración de las ofertas y elevación al Rector de la propuesta de adjudicación; propuesta de resolución de recursos contra decisiones de la propia Mesa. 3.4.

Informes preceptivos elaborados según la normativa aplicable.

De acuerdo con lo expuesto en el apartado 2 de esta Memoria, en cumplimiento de las previsiones estatutarias y del resto de normativa aplicable, se han emitido por el servicio de control interno los siguientes informes: a) Dos informes, elaborados con periodicidad semestral, referidos al estado de ejecución del presupuesto y de situación financiera de la UPCT, dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 24.2 de los Estatutos. Los informes fueron remitidos al Consejo Social los días 26 de junio y 16 de diciembre. Además, se procedió a la presentación de su contenido mediante intervención del responsable del servicio de control interno en los Plenos del Consejo Social, celebrados los días 30 de junio y 21 de diciembre de 2015. b) Igualmente desde el Servicio de control interno se procedió al estudio, análisis y elaboración del informe exigido por el artículo 23 de las NEP, en el que se evalúa el cumplimiento por parte de la UPCT de la normativa en materia de morosidad durante el ejercicio 2014. El informe se remitió al Vicerrectorado de Planificación Económica y Estratégica el 26 de marzo de 2015. Asimismo, el día 1 de junio se remitió al Consejo Social, para su conocimiento, y su contenido fue expuesto por el responsable del Servicio de control interno en el Pleno del

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Consejo Social del día 30 de junio de 2015. 3.5.

Actividades en procedimientos del Tribunal de Cuentas.

Durante el ejercicio 2015 han estado abiertos por el Tribunal de Cuentas los procedimientos de fiscalización de la actividad de la universidad correspondientes al ejercicio 2012, por un lado, y a los ejercicios 2013 y 2014 por otro. El Servicio de control interno ha realizado tareas de coordinación para la recopilación de los datos e informaciones que el Tribunal ha solicitado a la Universidad, llevando a cabo la supervisión e integración de esos datos e informaciones, y elaborando las contestaciones a los sucesivos requerimientos de información recibidos del Tribunal de Cuentas. Asimismo el Servicio de control interno ha sido la unidad encargada de resolver aquellas cuestiones y realizar las aclaraciones adicionales que el Tribunal ha planteado o solicitado en el curso de la fiscalización realizada. 3.6.

Otras actividades.

En este apartado deben incluirse las actuaciones realizadas en materia de asesoramiento y consulta a los órganos de dirección y a otras áreas administrativas en relación con cuestiones diversas de índole fiscal, económico-presupuestaria, de contratación o jurídico-administrativa. A lo largo del año 2015 se han realizado más de 30 actuaciones de este contenido materializadas en la emisión de notas, informes o contestaciones a consultas recibidas.

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