Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos

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AUDITORIA OPERATIVA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES

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Puente Alto, Diciembre de 2014

Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos

TABLA DE CONTENIDO 1.

RESUMEN EJECUTIVO. ................................................................................................................. 2

2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. ............................................................ 3 3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA. .............................................................................................. 3 4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES. ........................................................... 4 4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO ............................................................ 4 4.1.1Objetivo General ................................................................................................................. 4

4.1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4 4.1.3 Alcance ............................................................................................................................... 4

4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS .................................................................................. 5 4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA.................................................................................... 6

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. ..................................................................................................... 7 5.1 Total muestra de fiscalización de cajas Municipales. ............................................................... 7 5.1.1 Detalle de cada caja fiscalizada. ......................................................................................... 7

5.2 análisis de la muestra .............................................................................................................. 12 5.3 OBSERVACIONES INDIVIDUALES ............................................................................................. 14

5.

CONCLUSION Y RECOMENDACIONES........................................................................................ 17

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1. RESUMEN EJECUTIVO. De acuerdo al programa anual de auditoría, se procedió a realizar una ronda de arqueos a las cajas recaudadoras ubicadas en las dependencias municipales, con el propósito de efectuar un chequeo de los dineros recaudados por concepto de tributos y otros ingresos municipales y que quedan en poder de los funcionarios receptores de valores. Se realizaron arqueos a los cajeros mediante una muestra obtenida al azar dentro de la totalidad de cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización. El monto total de la muestra es de $110.900.152 (ciento diez millones novecientos mil ciento cincuenta y dos pesos) correspondiente a la suma total obtenida de la contabilización y cuadratura de todas las transacciones de las cajas inspeccionadas. Las desviaciones extremas de los arqueos realizados alcanzan un máximo de $767 sobrante y -$23.422 faltante. La seguridad, tanto física como en la ejecución funcionaria, se ven amenazados por la falta de habilitaciones adecuadas y un celo en el ejercicio por parte de los cajeros. Es necesario que se tomen las medidas pertinentes, con el fin de otorgar seguridad a los cajeros para el buen desempeño de sus funciones.

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2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. De acuerdo con lo establecido en el Plan de Auditoría Operativa para el año 2014 y dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de Auditoría Financiera.

3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA. La Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades, en su Artículo 29, señala las funciones de la unidad de Control, estableciendo claramente la facultad de realizar la Auditoría Operativa Interna de la Municipalidad con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. A su vez, se establece en el Art.133; sobre la fiscalización de las corporaciones en que el municipio tenga participación, y en su Art. 134 que sin perjuicio de lo establecido en los artículos 6 y 25 de la Ley 10.336, la Contraloría General de República fiscalizará las corporaciones, fundaciones o asociaciones municipales, cualquiera sea su naturaleza y aquellas constituidas en conformidad con este título, con arreglo al Decreto con fuerza de Ley N° 1-3063/80, del Ministerio del Interior, o de acuerdo a cualquiera otra disposición legal, respecto del uso y destino de sus recursos, pudiendo disponer de toda información que requiera para este efecto. La Unidad de Control municipal respectiva tendrá, en los mismos términos, la facultad fiscalizadora respecto de estas unidades (Dictamen N° 01362/00).

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4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES. 4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO 4.1.1Objetivo General El objetivo del análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, es comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja el sistema (Insico o Proexi), corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja sea dinero efectivo, cheques o vales. Esta auditoria permitirá verificar si los controles internos se están llevando adecuadamente. 4.1.2 Objetivos Específicos 

La fiscalización del cumplimiento de la legalidad y de los procesos adecuados a la recaudación de dineros de las cajas municipales.



Verificación contable en terreno de las recaudaciones y cuadratura de los montos y prestaciones.



La gestión municipal pertinente en términos de modo, oportunidad y conveniencia.

4.1.3 Alcance Periodo Auditado: Los arqueos se realizaron desde el 20 de Agosto del 2014 hasta el 26 de Noviembre del 2014. Periodo de ejecución de la Auditoria: desde el 20 de Agosto del 2014 hasta el 05 de Diciembre del 2014.

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS La revisión de procesos y documentación contempló: a) Legalidad. Examen destinado a constatar que se ha cumplido con las normas legales vigentes que tienen injerencia. b) Documentos pertinentes. Se verifica la existencia de los documentos necesarios, de acuerdo al procedimiento normal, para que en el particular se cumpla los requisitos. c) Verificación del proceso. Se examina si el proceso fue el adecuado de acuerdo a los las normas y procedimientos. d) Documentos originales. Se verifica que los documentos atingentes que respaldan el acto y su cometido sean en original. e) Imputación correspondiente. Se examina que la imputación sea en concordancia con lo dispuesto en el Clasificador Presupuestario de ingresos. f) Firmas y autorizaciones pertinentes.

Se verifica que se registren las firmas,

autorizaciones y timbres respectivos.

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA.

La obtención de la muestra se realizó escogiendo al azar dentro de la totalidad de cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización, otorgando así una mayor fidelidad del comportamiento real. Los arqueos se realizaron en los días que a continuación se ilustran:

Fecha 22

SEPTIEMBRE Dia Lunes

Fecha 7 9 10 14 24

OCTUBRE Dia Cajas Martes 01 - 30 Jueves 4 Viernes 27 Martes 10 - 3 Viernes 01 - 30 - 27

Cajas 4

Fecha 10 17 18 19 20 26

NOVIEMBRE Dia Lunes Lunes Martes Miercoles Jueves Miercoles

Cajas 03 - 10 32 10 - 1 30 - 3 27 4

Se procedió a realizar tres arqueos a cada caja, con la finalidad de poder observar el comportamiento respecto de una fiscalización con la otra y así poder obtener el patrón de desempeño y habitualidad en el ejercicio de la función.

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5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. 5.1 TOTAL MUESTRA DE FISCALIZACIÓN DE CAJAS MUNICIPALES. En los arqueos realizados a las distintas cajas municipales se fiscalizaron un total de $110.900.152 (ciento diez millones novecientos mil ciento cincuenta y dos pesos) los que se verificaron físicamente en las cajas aludidas, a continuación se detallan las

3º ARQUEO

2º ARQUEO

1º ARQUEO

fiscalizaciones realizadas. N° Caja

Ubicación

Fecha Arqueo

Cajero(a)

4

Juzgado Policia Local

22/09/2014

Paula Astudillo

Total existente en caja Total sistema $ Diferencia $2,999,440

$3,007,605 -$

8,165

1

Edificio Consistorial

07/10/2014

Sara Morales

$3,204,140

$3,203,893 $

247

30

Edificio Consistorial

07/10/2014

Patricia Farias

$14,477,990

$14,479,615 -$

1,625

27

Aseo (Zoonosis)

10/10/2014

Nelson Jimenez

$14,000

$14,000 $

-

3

Edificio Consistorial

14/10/2014

Teresa Puente

$1,335,267

$1,335,554 -$

10

Edificio Consistorial

14/10/2014

Jaqueline Varas

$1,692,233

$1,692,186 $

47

4

Edificio Consistorial

09/10/2014

Paula Astudillo

$2,130,455

$2,131,679 -$

1,224

Aseo (Zoonosis)

24/10/2014

Nelson Jimenez

$114,300

$114,300 $

27

287

-

1

Edificio Consistorial

24/10/2014

Sara Morales

$2,827,603

$2,829,582 -$

30

Edificio Consistorial

21/10/2014

Patricia Farias

$49,341,899

$49,341,876 $

23

3

Edificio Consistorial

10/11/2014

Teresa Puente

$12,447,905

$12,447,138 $

767

10

Edificio Consistorial

18/11/2014

Jaqueline Varas

$1,915,652

$1,915,353 $

299

10

Edificio Consistorial

10/11/2014

Jaqueline Varas

$2,789,554

$2,789,400 $

154

32

Aseo (Zoonosis)

17/11/2014

Alvaro López

$3,393,793

$3,393,793 $

-

1

Edificio Consistorial

18/11/2014

Sara Morales

$2,132,573

$2,132,098 $

475

30

Edificio Consistorial

19/11/2014

Patricia Farias

$6,166,774

$6,166,737 $

37

32

Edificio Consistorial

19/11/2014

Teresa Puente

$1,920,360

$1,919,971 $

389

27

Aseo (Zoonosis)

20/11/2014

Nelson Jimenez

$35,800

$35,800 $

Edificio Consistorial

26/11/2014

Paula Astudillo

$1,960,414

$1,983,836 -$

4

Total Muestra

$110,900,152

$110,934,416

1,979

23,422 -$34,264

5.1.1 Detalle de cada caja fiscalizada. 5.1.1.1 Primer Arqueo

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

4 Paula Astudillo 22/09/2014 12:10 Hrs. 12:51 Hrs.

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $2,332,000 sistema de Giro Billetes $17,275 Proexi $0 Monedas $2,349,275 Insico $3,007,605 Sub total Efectivo

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos Total DIFERENCIA

ARQUEO DE CAJA 1 Sara Morales 07/10/2014 16:23Hrs. 16:43 Hrs. Informe por $2,569,000 sistema de Giro $107,960 Proexi $872,302 $2,676,960 Insico $2,331,591

Documentos $82,498 $321,929 $245,738 $650,165 $2,999,440 Total -$8,165

Cheques Creditos Debitos Sub total documentos $3,007,605 Total DIFERENCIA

$0 $123,539 $403,641 $527,180 $3,204,140 Total $247

$3,203,893

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ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

ARQUEO DE CAJA

30 Patricia Farias 07/10/2014 16: 11 Hrs. 16:30 Hrs. Informe por $2,995,000 sistema de Giro $54,145 Proexi $2,257,071 $3,049,145 Insico $12,222,544

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

27 Nelson Jimenez 10/10/2014 10:18 Hrs 10:30 Hrs.

Documentos Cheques $10,665,436 Creditos $143,625 Debitos $619,784 Sub total documentos $11,428,845

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

Total DIFERENCIA

Total DIFERENCIA

$14,477,990 Total $14,479,615 -$1,625

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

Total DIFERENCIA

Informe por $858,859 sistema de Giro $171,779 Proexi $98,630 $1,030,638 Insico $1,325,924

$14,000 Total $0

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

$14,000

10 Jaqueline Varas 14/10/2014 16:06 Hrs. 16:17 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

$30,908 $189,290 $173,431 $393,629 $1,424,267 Total -$287

$0 $0 $0 $0

ARQUEO DE CAJA

3 Teresa Puente 14/10/2014 16:19 Hrs. 16:39 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

Informe por $12,000 sistema de Giro $2,000 Proexi $0 $14,000 Insico $14,000

$1,424,554

Total DIFERENCIA

Informe por $1,133,000 sistema de Giro $64,859 Proexi $553,927 $1,197,859 Insico $1,138,259

$220,408 $204,940 $69,026 $494,374 $1,692,233 Total $47

$1,692,186

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5.1.1.2 Segundo Arqueo

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $1,528,000 sistema de Giro Billetes $29,603 Proexi $0 Monedas $1,557,603 Insico $2,131,679 Sub total Efectivo

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos Total DIFERENCIA

ARQUEO DE CAJA

4 Paula Astudillo 09/10/2014 12:18 Hrs. 12:40 Hrs.

$63,647 $42,432 $466,773 $572,852 $2,130,455 Total -$1,224

$2,131,679 Total DIFERENCIA

Total DIFERENCIA

$114,300 Total $0

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $1,913,000 sistema de Giro Billetes $49,942 Proexi $978,873 Monedas $1,962,942 Insico $1,850,709 Sub total Efectivo

$138,043 $351,350 $375,268 $864,661 $2,827,603 Total -$1,979

$0 $0 $0 $0 $114,300

ARQUEO DE CAJA

1 Sara Morales 24/10/2014 16: 11 Hrs. 16:33 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

Informe por $108,000 sistema de Giro $6,300 Proexi $0 $114,300 Insico $114,300

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

27 Nelson Jimenez 24/10/2014 12:20Hrs. 12:30 Hrs.

30 Patricia Farias 24/10/2014 16:35 Hrs 16:50 Hrs. Informe por $1,395,000 sistema de Giro $98,562 Proexi $757,403 $1,493,562 Insico $48,584,473

Documentos Cheques $46,280,309 Creditos $471,602 Debitos $1,096,426 Sub total documentos $47,848,337

$2,829,582 Total DIFERENCIA

$49,341,899 Total $23

$49,341,876

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ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

ARQUEO DE CAJA

3 Teresa Puente 10/11/2014 15:36 Hrs. 15:54 Hrs.

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $814,000 sistema de Giro Billetes $171,779 Proexi $141,523 Monedas $985,779 Insico $12,305,615 Sub total Efectivo

Documentos Cheques $10,977,453 Creditos $236,727 Debitos $247,946 Sub total documentos $11,462,126 Total DIFERENCIA

$12,447,905 Total $767

10 Jaqueline Varas 18/11/2014 16:00 Hrs. 16:13 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos $12,447,138 Total DIFERENCIA

Informe por $1,261,000 sistema de Giro $52,070 Proexi $655,961 $1,313,070 Insico $1,259,392

$34,466 $84,813 $483,303 $602,582 $1,915,652 Total $299

$1,915,353

5.1.1.3 Tercer arqueo

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

ARQUEO DE CAJA

10 Jqueline Varas 10/11/2014 15:17 Hrs. 15:32 Hrs. Informe por $1,138,000 sistema de Giro $60,210 Proexi $314,609 $1,198,210 Insico $2,474,791

Documentos Cheques $1,379,511 Creditos $86,120 Debitos $125,713 Sub total documentos $1,591,344 Total DIFERENCIA

$2,789,554 Total $154

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

32 Albaro Lopez 17/11/2014 10:38Hrs. 10:50 Hrs. Informe por $350,000 sistema de Giro $59,231 Proexi $0 $409,231 Insico $3,393,793

Documentos Cheques $2,984,562 Creditos $0 Debitos $0 Sub total documentos $2,984,562 $2,789,400

Total DIFERENCIA

$3,393,793 Total $0

$3,393,793

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ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

ARQUEO DE CAJA

1 Sara Morales 18/11/2014 16: 11 Hrs. 16:30 Hrs.

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $1,692,000 sistema de Giro Billetes $90,380 Proexi $309,781 Monedas $1,782,380 Insico $1,822,317 Sub total Efectivo

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos Total DIFERENCIA

$44,326 $87,852 $218,015 $350,193 $2,132,573 Total $475

$2,132,098 Total DIFERENCIA

Total DIFERENCIA

$6,166,774 Total $37

N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Informe por Efectivo $987,000 sistema de Giro Billetes $64,292 Proexi $420,007 Monedas $1,051,292 Insico $1,499,964 Sub total Efectivo

$431,160 $336,313 $101,595 $869,068 $1,920,360 Total $389

$6,166,737

ARQUEO DE CAJA

3 Teresa Puente 19/11/2014 16:30 Hrs. 16:45 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos

Informe por $1,401,000 sistema de Giro $76,790 Proexi $688,161 $1,477,790 Insico $5,478,576

Documentos Cheques $4,016,016 Creditos $169,105 Debitos $503,863 Sub total documentos $4,688,984

ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

30 Patricia Farias 19/11/2014 16:13 Hrs 16:30 Hrs.

27 Nelson Jimenez 20/11/2014 11:06 Hrs. 11:17 Hrs.

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos $1,919,971 Total DIFERENCIA

Informe por $35,000 sistema de Giro $800 Proexi $0 $35,800 Insico $35,800

$0 $0 $0 $0 $35,800 Total $0

$35,800

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ARQUEO DE CAJA N° Caja Nombre Cajero(a) Fecha Hora Inicio Hora Termino Efectivo Billetes Monedas Sub total Efectivo

4 Paula Astudillo 26/11/2014 11:42 Hrs. 12: 30 Hrs. Informe por $1,701,000 sistema de Giro $39,780 Incifast $1,740,780 Insico $1,983,836

Documentos Cheques Creditos Debitos Sub total documentos Total DIFERENCIA

$30,000 $179,634 $10,000 $219,634 $1,960,414 Total $1,983,836 -$23,422

5.2 ANÁLISIS DE LA MUESTRA Conforme a lo anteriormente establecido, se grafica la desviación presentada por las distintas cajas fiscalizadas con respecto a las diferencias presentadas en las cuadraturas.

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos El gráfico muestra las variaciones de dineros que se obtuvo en cada arqueo de caja, esto es, la diferencia en dinero como saldo una vez asociados los registros de pagos con sus correspondientes valores dados en pago (documentos o dinero en efectivo).- Las desviaciones extremas alcanzan los máximos de dineros injustificados equivalente a $1.979 excedentes y de -$23.422 faltantes. Este faltante lo presenta la Sra. Paula Astudillo, quien aseguró que el dinero estaba custodiado en otra dependencia ajena a la caja donde ejerce su función. Cabe establecer que el ideal de administración de caja es una cuadratura perfecta equivalente a cero pesos, donde las obligaciones cuadran con los pagos efectuados. En relación a los pagos en efectivo que maneja cada cajero para objeto de dar vueltos que permiten el cambio y el flujo de dineros en las cajas, el Departamento de Tesorería realiza una práctica que parece del todo inadecuada, que permite que cada cajero opere con una cantidad variable de dinero efectivo tomado de la recaudación del día anterior de esa misma caja, situación que se mantiene durante parte del día siguiente, mientras se obtiene dinero en efectivo suficiente para mantener el flujo de caja durante el día. La práctica general es que cada cajero realice su propio arqueo al finalizar el día, entregando los montos ya recaudados a Tesorería, quien registra y recibe los dineros para su custodia y extiende al cajero un formulario de recepción. Sin embargo la práctica empleada no permite un control efectivo de los flujos reales, por cuanto impide determinar el proceder de cada cajero, ya que no se establece si éste ha obtenido como saldo una pérdida o excedente. Esto impide determinar si hay un desmedro patrimonial, o una falta del contribuyente que pudiere se perjudicado, ante lo cual, se pone en entredicho el proceder municipal frente a la comunidad en la eventualidad de que se reclame con certeza un pago mayor al debido1.

1

Lo que podría equivaler a parte o al total del excedente del cajero.

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 5.3 OBSERVACIONES INDIVIDUALES

Juzgado Policía Local - Caja Nº4 1. La chapa de la puerta de acceso a la caja no se encontraba con seguridad. 2. El efectivo no se encontraba ordenado correctamente según lo establece el manual de procedimiento. 3. En los arqueos realizados la Sra. Paula Astudillo, llama a otra dependencia del municipio para preguntar a Don Juan Astudillo si es que él le guarda dinero y cuánto dinero le custodia. 4. No existe un criterio establecido para determinar el dinero en poder que se le entrega al cajero a fin de que cuente con efectivo para iniciar su labor. 5. Al momento de los arqueos, no se obtuvo una cuadratura perfecta, se presentaron las siguientes diferencias: 

1º Arqueo: se identifica un faltante de -$1.224, la aludida menciona que Don Juan Astudillo le custodia $1.500 correspondientes a monedas de $10, sin embargo esta mención no corresponde a una justificación puesto que el dinero debe ser custodiado por la persona encargada de la caja respectiva.



2º Arqueo: se produce un faltante de -$8.165 sin justificación.



3ª Arqueo: la diferencia existente es de -$23.422, nuevamente se señala que Don Juan Astudillo le custodia $26.250, frente a esta situación igual no existe una cuadratura perfecta puesto que si el dinero antes mencionado hubiese estado en caja, la situación seria un excedente por $2.828.

Edificio consistorial: 1. Ninguna de las cajas presento una cuadratura perfecta, en los arqueos realizados. 2. Cuando en el cierre de caja se presente un sobrante, las cajeras lo van manejando a su criterio, no se hace un reintegro de esté. Se puede inferir que el faltante es utilizado al día siguiente para dar cambio y eventualmente cubrir una perdida. 3. Las cajeras deben reponer el dinero faltante. 4. El recinto donde se encuentran las cajas no es custodiado por ningún guardia. 5. Al momento del cierre de caja, no hay quien resguarde la seguridad de las cajeras, ellas solas van a ser el depósito a las oficinas de tesorería.

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 6. El día sábado asiste sólo una cajera para atender contribuyentes, no hay un guardia que la resguarde y lo recaudado se guarda en la caja fuerte hasta el día lunes que se hace el deposito. 7. No existe un criterio para determinar el fondo en poder, generalmente las cajeras se dejan todo el sencillo para comenzar la caja el día siguientes, por ello que el monto varía entre una y otra. 8. El faltante más extremo fue de -$1.979, en la caja Nº01 correspondiente a la Sra. Sara Morales, sin justificación.

Zoonosis: Caja Nº 27 1. No existen condiciones de seguridad ya que el cajero trabaja en un escritorio que está dentro de la clínica veterinaria en la cual transitan contribuyentes y funcionarios. 2. El cajero está expuesto a ser agredido por cualquier animal o persona. 3. El dinero recaudado en el día es entregado al día siguiente, y de acuerdo a la información entregada por el cajero,

este es enviado por el estafeta del

departamento, a las oficinas de tesorería, para su posterior depósito. 4. El cajero obtiene cuadratura perfecta, se deposita todo lo recaudado y comienza el día con saldo inicial $0, no cuenta con un fondo poder por lo que tiene que llevar su propio dinero para dar vuelto a los primeros contribuyentes del día. 5. El guardia de seguridad se encuentra en la entrada principal de la dependencia, por lo que no brinda seguridad al cajero. 6. Las ventanas tienen barreras de fierro, pero no cuentan con persianas para dar una mayor tranquilad y seguridad al cajero. Zoonosis: Caja Nº 32 1. El cajero no dispone de ninguna medida de seguridad para desplazarse a realizar los cobros. 2. El auto que usa para desplazarse es de su propiedad, y no se acompaña de un chofer o un guardia. 3. Cuando los contribuyentes le avisan que tienen dinero en efectivo. Él debe pedirle a sus compañeros de oficina que lo acompañen a realizar el cobro, para mayor seguridad. Página | 15

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 4. No dispone de un lugar propio para desempeñar su labor de manera óptima y segura, actualmente el lugar donde realiza el cierre y cuadratura de caja es un escritorio que se encuentra en la entrada de la oficina como se evidencia a continuación, sin ninguna medida de seguridad.

7. La caja fuerte con la cuenta es pequeña envergadura, se encuentra ubicada en la oficina del jefe dentro de un cardex y no está anclada al mueble o muro. 8. La oficina donde se guarda la caja fuerte no cuenta con ninguna medida de seguridad en las ventanas.

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5. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

1. En la eventualidad que se presenten los sobrantes la decisión del manejo recae en el cajero titular no existiendo algún proceso que determine el tratamiento de dicho sobrante. 2. El actual procedimiento de las cajas no permite un control real, por lo que es necesario una modificación. 3. No todos los cajeros están en conocimiento del manual de procedimiento. 4. Se detectó una evidente falta de celo en el ejercicio de la función, ya que los cajeros permiten el acceso a su espacio de otros funcionarios y personas ajenas a la función. 5. Las cajas correspondientes a Zoonosis no cuentan con seguridad física ni condiciones óptimas tanto para el cajero como para el contribuyente. 6. Los funcionarios de Tesorería no aplican las recomendaciones y procedimientos establecidos en la materia por la Dirección de Control señalados en auditorías anteriores. 7. Es conveniente crear un Fondo Poder para tener un mayor control sobre la circulación de efectivos. Las observaciones y recomendación son las mismas efectuadas en el año 2013, puesto que en la auditoria no se evidenció ningún cambio. En la auditoria antes pasada se recomendaron algunas sugerencias al Manual de Procedimientos por lo que se recomienda aprobar el reglamento con las modificaciones correspondientes e instruir a los cajeros y las personas responsables de ellos para una mejora en el desempeño de su función y el resguardo de los ingresos del municipio (Manual anexo a continuación.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO (RECOMENDACIONES)

El presente manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a las facultades en la administración y registros con respecto a las transacciones de efectivo en las distintas cajas recaudadoras de multas, impuestos y derechos municipales. Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente manual podrán optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente para alcanzar la eficiencia administrativa.

1. OBJETIVO DEL ARQUEO DE CAJAS Ejercer un control interno del efectivo en el cual se verifica la administración del ingreso de dinero al municipio, recaudado por medio de sus distintas cajas. Con el propósito de proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la Institución y el desempeño eficiente de los empleados.

2. FUNCIONES DE TESORERIA MUNICIPAL. 1) Recaudar los tributos y otros ingresos municipales. 2) Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies valoradas y demás valores municipales. 3) Vender las especies valoradas municipales y otras que determine la autoridad a los usuarios. 4) Efectuar la cobranza de impuestos y derechos municipales morosos. 5) Informar a los contribuyentes sobre los nuevos sistemas de pago de los tributos fiscales y municipales 6) Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantía, extendidos a favor de la municipalidad. 7) Efectuar la compra de las especies de las especies valoradas municipales en Casa de Moneda. Mantener en custodia estas especies y realizar su venta al público. 8) Recaudar en fondos de Terceros, productos de pago en consignación de letras de cambio, depósitos para responder a multas, etc. Página | 18

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 9) Efectuar el pago de las obligaciones municipales. 10) Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del banco respectivo los fondos recaudos. 11) Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han rendido cuentas de giros anteriores. 12) Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que sea necesario para los objetivos del municipio. 13) Efectuar la rendición mensual de cuentas de la caja municipal, con sus ajustes y conciliaciones bancarias. 14) Remitir diariamente al Alcalde un estado de movimientos de fondos. 15) Diseñar, implementar y mantener un archivo con los documentos que ingresan y salen de tesorería. 16) Efectuar cualquier otra tarea que le encomiende la Ley o el Alcalde.

3. CAJERO MUNICIPAL Funcionario capaz de recibir registrar y custodiar valores en forma eficaz y eficiente, aplicando normas legales y reglamentarias, manteniendo una buena relación con el público.

3.1 Características del cajero 1. Transparencia y Probidad. 2. Espíritu de servicio al público contribuyente. 3. Facilidad para relacionarse con el público mostrando agrado. 4. conocimientos legales y reglamentarios acerca de la forma de cumplir las obligaciones tributarias para con el municipio. 5. conocimientos técnicos en el manejo de dinero y especies valoradas.

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3.2 Trato hacia el contribuyente El cajero debe siempre tener un adecuado trato con el contribuyente, lo que se refleja en: 1. Saludarlo amablemente. 2. Escucharlo atentamente, mirándolo de frente en una actitud que demuestre interés por su interlocutor. 3. Utilizar su mayor capacidad para entender las inquietudes del contribuyente y comprender su estado de ánimo. 4. Entregar los comprobantes de pago debidamente timbrados y visados, correspondientes con los montos pagados. 5. Despedirse siempre y en forma amable, dando las gracias. 6. Tener siempre presente que su trabajo es la cara visible del municipio, procurando dejar la mejor impresión posible.

3.3 Lo que no debe hacer un cajero: Un cajero siempre debe evitar: 1. Continuar su labor al contribuyente que espera atención. 2. Abrumar al contribúyete y hacerlo sentir que le está haciendo un favor con recibirle el pago. 3. Excusar su mala atención culpando a otros, a la falta de recursos materiales o a desmedrada situación económica. 4. Atender a dos clientes a la vez, permitiendo que ambos se enteren de las situaciones privadas que les afectan. 5. Dar prioridad de atención a sus amistades o colegas de trabajo, cuando este primero otro contribuyente. 6. Iniciar le resumen de la caja durante la atención de un contribuyente. 7. Transmitir actitudes negativas al contribuyente o contestarle de mala forma, aun cuando esté equivocado. 8. Pasar dinero en efectivo a otro cajero, salvo que sea una eventualidad fortuita y

que exista un registro de esto y la autorización de Tesorería. 9. Custodiar el dinero en otras dependencias que no correspondan a la caja.

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4. ARQUEO. Pasos a realizar en la labor de arqueo 1. Informar a través de un documento (anexo Nº 2) a la dirección responsable de las distintas cajas recaudadoras, sobre los arqueos a realizar, para que los cajeros tengan predisposición a colaborar con este medio de control. 2. El responsable del Arqueo deberá elaborar el acta de toma de arqueo (anexo Nº3). 3. Para el corte documentario solicitará la última documentación girada y visara cada uno de ellos luego de su verificación. 4. El sujeto de arqueo procederá al conteo y confirmación del saldo, debiendo visar cada documento verificado y conciliado (efectivo y documentos) 5. Una vez culminado el arqueo el responsable de este deberá levantar el acta de arqueo en la cual se consignara la conformidad o disconformidad por parte del encargado de la caja, debiendo ser suscrita por la persona que haya realizado el arqueo (usar el respaldo del informe entregado por el sistema, de ser necesario). Además se debe anotar cualquier diferencia detectada así como cualquier observación relacionada al incumplimiento de las normativas de la institución. 6. El Acta debe ser firmada por el cajero y la persona responsable del arqueo. 7. Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos deberán ser comunicadas por escrito a las direcciones respectivas, con la finalidad de adoptar medidas correctivas.

4.1 RESULTADOS DEL ARQUEO

El dinero existente en caja coincida con el saldo que arroja el sistema (Incifast o Insico) El dinero existente en caja sea menor que el saldo arrojado por el sistema (Saldo según arqueo Saldo según sistema) presunto sobrante. El parámetro establecido será de $100, cuando este se exceda, el sobrante será considerado un ingreso extra.

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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA CAJA: 1. Las cajas deben tener una separación adecuada con respecto al público y una puerta con chapa para el acceso de las demás dependencias. 2. No deben tener acceso a la parte posterior de las cajas personas ajenas a la oficina. 3. Las puertas de las cajas deben estar permanentemente cerradas. 4. Se prohíbe el ingreso a la caja de cualquier persona, incluidos sus compañeros de trabajo, debido a que la caja es un lugar exclusivo, asignado a una persona que maneja valores. 5. Cuando un cajero abandona temporalmente su caja, deberá dejarla con llave, teniendo especial cuidado con el respetivo timbre de caja y que el dinero (en efectivo y documentos quede resguardado en los lugares destinados a ese efecto. 6. Los funcionarios municipales no deben interrumpir el trabajo del cajero, solicitándole por ejemplo, atender a una persona amiga que se encuentre apurada, ya que se estima que las pérdidas de dinero se producen por falta de concentración. Se podrá interrumpir la labor del cajero sólo cuando medie una razón justificada en el ejercicio de las facultades por un superior jerárquico u otro funcionario en cometido.

6.

ASPECTOS FORMALES A CONSIDERAR:

1)

Debe existir un libro “Registros de timbres de caja”, en él se dejará constancia de la entrega del timbre al cajero, quedando consignado su nombre y fecha, bajo firma del funcionario y también del superior que hace la entrega. La misma operación se efectuará cuando se produzca la devolución por parte del Cajero, así como cuando sea destinado a cumplir otras tareas en la municipalidad.

2)

Con motivo de que los cajeros cuenten con dinero en efectivo para el desarrollo de su labor, el Municipio asignará y entregará a Tesorería Municipal un monto de dinero por cada cajero y por una vez en el año, el que será reintegrado al finalizar el ejercicio presupuestario, el cual será entregado a su vez diariamente a los cajeros para que efectúen su trabajo y será custodiado por Tesorería al término de la jornada. Página | 22

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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos 3)

El dinero en poder que se entrega al Cajero a fin de que cuente con efectivo para iniciar su labor (fondo poder), deberá ser contado en presencia del jefe directo o encargado de su custodia, tanto al inicio de la jornada como a su término, firmando el libro “Registro de recepción de efectivo Cajeros”, al momento que el cajero cese de su labor, deberá devolver integro el monto que se le ha asignado como “Fondo poder”.

4)

El Fondo poder será de $50.000, trátese de fechas en que hay un incremento importante de flujo de dinero (marzo y fines de cada mes) se podrá exceder dicho monto según se estime conveniente con un límite de $70.000. Si en alguna circunstancia un cajero se encontrara excediendo los montos antes señalados deberá justificar la situación y se verificara que la dirección respectiva este en conocimiento de esta eventualidad.

5)

Es responsabilidad de Tesorería dar a conocer el manual de procedimiento a los cajeros.

7.

DE LOS PROCEDIMIENTOS:

Todo movimiento de dinero que se produzca en la Municipalidad deberá ingresarse a través de una caja municipal. El Cajero deberá verificar la correcta extensión del cheque, observando si adolece de defectos de forma que vayan a dificultar o impedir concretar el pago y registrar el giro que se está pagando con dicho documento. En cuanto a la normativa para resguardar los dineros municipales, se recuerda que el dictamen Nº. 2198 de 1984 de la Contraloría General de la Republica indica que como una medida de buena administración, se deben depositar en las cuentas corrientes municipales todos los ingresos percibidos al día siguiente de dicha recaudación, ya sea que provenga de dinero efectivo o documentos.

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8. CLASIFICACIÓN Y ORDEN DEL DINERO:

La principal característica para el desempeño eficiente es el orden del Cajero. Con el propósito de facilitar el recuento numerario de los billetes, que en forma rápida y segura permiten el recuento global del dinero, se establece el siguiente sistema:

1)

Billetes doblados

1 lomo

: 10 billetes doblados

10 lomos

: 100 billetes doblados: 1 paquete.

5 paquetes

: 500 billetes doblados: ½ coliza

10 paquetes : 1000 billetes doblados: 1 coliza

2) N° billete

Ordenamiento de billetes doblados 1 fajo

1 paquete

(lomo)

5 paquetes

10 paquetes

(1/2 coliza)

(1 coliza)

$1.000

10.000

100.000

500.000

1.000.000

$2.000

20.000

200.000

1.000.000

2.000.000

$5.000

50.000

500.000

2.500.000

5.000.000

$10.000

100.000

1.000.000

5.000.000

10.000.000

3)

Ordenamiento de monedas

Monedas

Bolsa

Bolsa

Bolsa

Bolsa

(corte)

50 U

100 U

250 U

1000 U

$1

50

100

250

1.000

$5

250

500

1.250

5.000

$10

500

1.000

2.500

10.000

$50

2.500

5.000

12.500

50.000

$100

5.000

10.000

25.000

100.000

$500

25.000

50.000

125.000

500.000

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9.

SISTEMAS DE CONTROL:

Es recomendable mantener especial preocupación por los giros de ingresos emitidos por las distintas unidades municipales, incluidos los Juzgados de Policía Local, con el objeto de verificar lo siguiente:

1)

Que los montos recaudados sean los que efectivamente registre el respectivo giro.

2)

Que los giros informados como nulos efectivamente lo estén, para cuyo efecto deberán acompañarse el original y la totalidad de las copias del respectivo documento.

3)

La correlatividad de los formularios de giro, los cuales son especies valoradas para estos efectos, con el objeto de llevar un control del destino que tiene cada uno de esos formularios.

4)

Realizar rotación del personal de cajas para evitar descuidos en el manejo de los recursos municipales fruto del desempeño rutinario.

5)

Mantener información cruzada entre Tesorería y la unidad de Contabilidad.

____________________________________________

Se informa para vuestro conocimiento y fines, Le saluda atentamente a Usía.

VICTOR HUGO ESCOBAR GONZALEZ DIRECTOR DE CONTROL

SFB/mhl

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