Academia de Lenguaje y Comunicación

EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR

Microsoft Excel Hoja de Cálculo Avanzada Libro II

Hoja de Cálculo Avanzada

José Ricardo Fernández Ruiz

DIRECTORIO

Universidad Autónoma de Tamaulipas

M.E.S. José María Leal Gutiérrez Rector

Dra. Olga Hernández Limón Secretaria General

Ing. José Andrés Suarez Fernández Subsecretario Académico

Lic. José Ulises Arredondo Llanos Director de Educación Media Superior

M.E.S. Joel Vásquez Ibarra Director de la Escuela de Estudios Profesionales Valle Hermoso

Índice Temático Tema Importar y Exportar Datos Administrar Libros Dar formato a números Trabajar con Rangos Personalizar Excel Auditar hojas de Calculo Resumir Datos Analizar Datos Colaborar con un grupo de trabajo Organizar Datos y Objetos

Pagina 9 15 21 29 37 46 50 55 61 69

ABC

Glosario de términos

Apuntes 1-3

A

Acreedor: Quien tiene acción o derecho al cobro de una deuda, o para obligar al cumplimiento de alguna obligación. Activo: Importe total de los derechos y bienes de una persona natural o jurídica. Administrar: Gobernar, regir. Amortizar: Recobrar fondos invertidos en alguna empresa, maquinaria, etc. Apreciación: Dar precio. Arqueo: Operación que consiste en comprobar, por medio de un recuento, si el saldo del libro de Caja está de acuerdo con la existencia en dinero en efectivo de Caja. Asiento: Notación escrita que se hace en el Debe y en el Haber de una cuenta. Lo que se escribe en el libro Diario. Auditoria: Revisión, análisis y censura de cuentas de la gestión que reflejan. Aval: Firma que se pone al pie de una letra de cambio u otro efecto para garantizar su pago, en caso de no efectuarlo la persona primeramente obligada. B Baja: Disminución del precio, valor o estimación de alguna cosa. Balance: Computo o comparación del Activo y Pasivo para averiguar el estado del patrimonio de una empresa. Banco: Establecimiento público de crédito constituido en sociedad por acciones. Beneficiario: El que tiene derecho a cobrar.

Bonificación: Rebaja en el precio de las mercaderías. C Caja: Cuenta en contabilidad en donde anotan todas las operaciones de cobro y pago con dinero en efectivo. Cajero: Persona encargada de la entrada y salida de los caudales, a si como de su conservación y custodia. Capital: Bienes que producen intereses o frutos. Cerrar una cuenta: Sumar las partidas del debe y haber, colocándolas en una misma línea. Control: Comprobación, verificación, inspección. D Debe: Una de las partes en que se divide las cuentas corrientes y en el cual figuran las cantidades que se cargan a la persona o entidad a quien se abre la cuenta. Depositar: Poner alguna cosa bajo la custodia de personas que respondan a ella. Deposito: Acción y efecto de depositar. Depreciación: Estado de una cosa cuyo valor ha disminuido y que no tiene en el mercado la misma demanda que tenía antes, que se desestima. Descuento: Acción y efectos de descontar. Operación de adquirir, antes de su vencimiento. Deuda: Obligación que uno tiene que pagar o devolver a otro ya sea dinero u otra cosa. Deudor: que debe o está obligado a satisfacer una deuda. Diario: Correspondiente a todos los días. Que se repite cada día. Libros de contabilidad que están obligados a llevar todos los comerciantes y en el que figura la relación histórica día a día de las operaciones del negocio. Dinero: Moneda corriente. Signo que la representa. Documentación: Acción y efectos de documentar. Conjunto de documentos que sirven a este fin. Documento: Escrito con que se prueba, acreditar o hace constar algo. Cualquier cosa que sirva de prueba. E

Efectivo: Numerario. Dinero. Egresos: Partida de descargo contable o de gastos de una cuenta. Empresa: Unión de capital de trabajo para desarrollar una actividad económica. Trata de conseguir lucro prestando un servicio económico. F Factura: Documento de venta a través del cual se verifica o comprueba la transacción de bienes o mercaderías en el que consta todos los detalles de tal operación. G Ganancia: La utilidad o beneficio que se obtiene entre el costo de los bienes producidos o de los artículos comercializados o de servicios prestados y el valor recibido por la venta. Garantía: Fianza o prenda. Acción o efecto de asegurarse eficazmente el cumplimiento de algo estipulado. Gastos: Acción de gastar. Lo que se ha gastado. O se gasta. desembolsos y costos ejecutados con el fin de mantener y desarrollar la producción, comercio o servicio. no son recuperables. H Haber: Una de las dos partes que se divide las cuentas corrientes, en la cual se anota las partidas que forman el debito del que abre la cuenta y el crédito de aquel a quien se lleva. Honorarios: Remuneración por servicios prestados que se paga a los profesionales o técnicos que trabajan independientemente sin relación de dependencia del organismo o empresa a la cual ha servido. I Impuesto: Contribución de carácter obligatorio que impone el estado a los individuos en las disposiciones de las leyes pertinentes. Ingresos: Entrada de dinero o valores que lo representen: se originan en la venta de bienes o servicios durante un periodo de tiempo determinado. Inventarios: Existencia en valor y cantidad de bienes y mercaderías, materias primas, etc. Destinados para la producción o venta. L Libro diario: Registro cronológico de entrada original de las operaciones financieras a base de los documentos.

Lucro: Ganancia provecho que se saca de una operación o actividad. M Mayor: Uno de los libros que llevan los comerciantes en el que se anotan separadamente las cuentas de cada persona, empresa o cosas. N Negocio: Todo lo que es objeto de una operación lucrativa. Nota de venta: Factura de cargos por concepto de mercaderías y servicios. P Pasivo: Deudas u obligaciones de un ente contable que se mantiene con respecto a terceros. Perdida: Cantidad de dinero o valor de los bienes que experimentan un patrimonio por disminución o lección de aquellos. Periodo contable: Lapso de tiempo en el cual el ente contable divide sus operaciones financieras. Presupuesto: Presuponer, calculo anticipado del costo de una obra y también de los gastos e ingresos de una empresa o colectividad. Proveedor: Abastecedor. suministrador. S Saldo: Pago o finiquito de deuda u obligación. Cantidad de que una cuenta resulta a favor o en contra de uno. La diferencia entre el debe y el haber. U Utilidad: Provecho o ganancia o fruto que se saca de una cosa.

Apuntes 1-4, Importar y exportar datos Microsoft Office Specialist

Importar datos de otras aplicaciones. Las herramientas de importación de datos son muy útiles ya que evitan al usuario volver a escribir datos que estén disponibles en alguna otra aplicación ya sea un simple archivo de texto, una base de datos o desde Internet. Como importar un archivo de texto 1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Importar datos… 2. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos (Figura 1-1) para escoger la ubicación y el tipo de archivo que contiene los datos a importar, pulsar en Abrir cuando este seleccionado. 3. Aparecerá el Asistente para importar texto - paso 1 de 3 (Figura 1-2), este paso permite determinar si los datos están delimitados por algún tipo de separador o si tiene un ancho fijo, seleccionar una opción y pulsar en Siguiente. 4. El paso 2 de 3 (Figura 1-3) permite seleccionar el tipo de separador usado en el archivo de texto, pulsar en Siguiente. 5. El paso 3 de 3 (Figura 1-4) permite aplicar un formato especifico a la columna seleccionada, por ejemplo, tipo fecha o tipo texto, pulsar en Finalizar. 6. Aparecerá el cuadro de dialogo Importar datos (Figura 1-5) el cual permite escoger la ubicación donde habrán de insertarse los datos, pulsar en Aceptar. El botón Propiedades, permite modificar la forma en que se ajustan los datos en las celdas seleccionadas, por ejemplo se pueden activar o desactivar las casillas de verificación Ajustar el ancho de columna o Mantener el formato de las celdas para mantener el diseño y el formato de los datos.

Figura 1-1

Figura 1-2

Figura 1-3

Figura 1-4

Figura 1-5 Como importar una base de datos Access 1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Importar datos… 2. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar archivo de origen de datos (Figura 1-1) para escoger la ubicación y el tipo de archivo que contiene los datos a importar, pulsar en Abrir cuando este seleccionado. 3. Si la base de datos contiene más de una tabla aparecerá el cuadro de dialogo Seleccionar tabla (Figura 1-6) seleccionar la tabla que contenga los datos que desee importar y pulsar en Aceptar. 4. Una vez seleccionada la tabla deseada o en caso de que la base de datos solo tenga una tabla aparecerá el cuadro de dialogo Importar datos (Figura 1-5) el cual permite escoger la ubicación en donde habrán de insertarse los datos , pulsar en Aceptar.

Figura 1-6 Como importar una Nueva Consulta de Base de datos Access Una ventaja al importar consultas de Base de datos es que se pueden realizar filtros de la información antes de importarlos a Excel, como un ejemplo filtrar filas o columnas de datos, ordenar datos antes de traerlos a Excel o unir varias tablas. 1. Pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Nueva consulta de base de datos… 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Elegir origen de datos (Figura 1-7), seleccionar el tipo de base de datos, en este caso MS Access Database y pulsar en Aceptar. 3. Usar el cuadro de dialogo Seleccionar base de datos (figura 1-8) para escoger la ubicación y el nombre de la base de datos a importar, pulsar en Aceptar cuando este seleccionado. 4. Aparecerá la opción Elegir Columnas del Asistente para consultas (Figura 1-9) agregar los elementos que desee que aparezcan en la consulta, pulsar en Siguiente. 5. El cuadro de dialogo Filtrar datos del Asistente para consultas (Figura 1-10), permite filtrar los datos que desea que se importen, para que cumplan con determinados criterios, pulsar en Aceptar. 6. Aparecerá el cuadro de dialogo Orden de resolución del Asistente para consultas (Figura 1-11), que permite importar los datos ordenados en forma Ascendente o Descendente según los campos seleccionados, pulsar en Siguiente. 7. En el paso Finalizar del Asistente para consultas (Figura 1-12), especificar que se desean devolver los datos a Excel, pulsar en Finalizar. 8. Aparecerá un cuadro de dialogo solicitando el lugar en el que habrán de insertarse los datos de la consulta, pulsar en Aceptar.

Figura 1-7

Figura 1-9

Figura 1-11

Figura 1-8

Figura 1-10

Figura 1-12

Como importar una Nueva Consulta Web En muchas ocasiones es necesario buscar información en Internet para después usar esos datos en Excel y hacer un análisis o generar con ellos más datos. Por ejemplo puede usar la información del mercado de valores o el tipo de cambio del dólar usando una página de Internet y dependiendo de las necesidades de cada usuario, determinar si esos datos se actualizaran automáticamente desde Internet o permanecerán estáticos.  

Copiar y pegar datos estáticos, basta con hacer uso de los comandos copiar y pegar para pasar información de una página Web a una hoja de cálculo de Excel. Crear consultas actualizables, una vez pagados los datos en Excel con solo hacer clic en el botón Opciones de pagado

y luego en la opción Crear consulta actualizable

o bien pulsar sobre el menú Datos │Obtener datos externos │Nueva consulta Web…, aparecerá el cuadro de dialogo Nueva consulta Web (Figura 1-13), seleccionar las tablas que desee importar haciendo clic en las flechas negras dentro de los cuadros amarillos y finalmente pulsar en Aceptar.

Figura 1-13 Exportar datos Excel Cualquier tipo de dato ya sean formulas, funciones, texto, tablas o gráficos dinámicos creados en Excel se pueden exportar a otros formatos de archivo. Puede guardar un libro o parte de un libro de Microsoft Excel como un archivo XML2 o como una Web y publicarlo en un sitio HTTP, en un sitio FTP, en un servidor Web o en un servidor de red para que los usuarios puedan verla o interactuar con ella. Por ejemplo, si tiene cifras de venta en una hoja de cálculo de Excel, puede publicar esta cifras junto con un grafico para compararlas en una página Web, a fin de que los usuarios puedan ver e incluso trabajar con los números en sus exploradores sin tener que abrir Excel. Es importante mencionar que una vez que un libro de Excel se guarda en otro formato de archivo, se perderán todos los formatos y cualquier otra característica exclusiva de Excel. Como exportar una hoja de calculo 1. 2. 3. 4.

Abrir el libro que desee guardar con otro formato de archivo. Pulsar sobre el menú Archivo │Guardar como… Aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como (Figura 1-14). En el cuadro Nombre de archivo, escribir un nombre para el archivo.

5. En la lista desplegable Guardar como tipo hacer clic en el formato de archivo que desee. 6. Hacer clic en Guardar. 2

XML= Lenguaje de Marcado Extensible por sus siglas en ingles, es un lenguaje muy similar al HTML.

Figura 1-14

Apuntes 2-1: Administrar libros Microsoft Office Specialist

Crear, editar y aplicar plantillas Una plantilla es un archivo que contiene la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño del libro y que sirve como base para crear otros libros similares, las plantillas pueden incluir formato, estilo, texto estándar como encabezados de pagina, rótulos de fila y columnas, macros y barras de herramientas personalizadas. Excel proporciona múltiples plantillas que permiten automatizar algunas de las tareas más comunes para el uso contable, como llenar facturas, informas de gastos y pedidos. Como crear una plantilla 1. Crear un libro que contenga todos los formatos, estilos, textos y cualquier otra información que desee que aparezca en todas las hojas nuevas basadas en esa plantilla. 2. Es posible hacer que aparezca una vista previa de la plantilla en el cuadro de dialogo Plantillas, haciendo clic en el menú Archivo │Propiedades, en la ficha de Resumen (Figura 2-1) y activar la casilla de verificación Guardar vista previa. 3. Hacer clic en el menú Archivo │Guardar como…, escribir un nombre para la plantilla y en la lista desplegable Guardar como tipo seleccionar la opción Plantilla, asegurarse que el archivo se guarde en la carpeta Plantillas (templates)

Figura 2-1

Como crear un libro nuevo a partir de una plantilla 1. Pulsar en el menú Archivo │Nuevo…, aparecerá el panel de tareas Nuevo Libro (Figura 2-2). 2. En la sección Plantillas hacer clic en la opción En Mi PC, aparecerá el cuadro de dialogo Plantillas (Figura 2-3), seleccionar el tipo de plantilla que desee y pulsar en Aceptar.

Figura 2-2

Figura 2-3

Como modificar una plantilla Para modificar una plantilla, dar clic al menú Archivo │Abrir…, seleccionar la unidad, el tipo de archivo Plantilla y el nombre de archivo, modificar la plantilla y guardar los cambios. Crear espacios de trabajo Existe una herramienta maravillosa en Excel que permite organizar múltiples libros de trabajo, como un solo archivo de área de trabajo, en este archivo se guarda información acerca de los libros abiertos, como su ubicación, tamaño de las ventanas y posiciones en la pantalla. Un archivo de área de trabajo no contiene los libros en sí. Para guardar un área de trabajo realizar lo siguiente 1. Abrir los libros que desee mostrar como grupo

2. Ajustar el tamaño y la posición de las ventanas de los libros como desee que aparezcan la siguiente vez que se utilicen. Puede usar el menú Ventana │Organizar… 3. Seleccionar el menú Archivo │Guardar área de trabajo…, escoger un nombre y ubicación para el archivo de área de trabajo, pulsar en Guardar. Abrir una área de trabajo Para abrir un espacio de trabajo, seleccionar el menú Archivo │Abrir…, en la opción tipo de archivo escoger Todos los archivos de Microsoft Excel, seleccionar la unidad que contiene el archivo de área de trabajo, escoger el archivo y pulsar en Aceptar, Excel mostrara los libros como fueron guardados la última vez que se utilizaron. Opciones al Guardar Cuando se está trabajando con un libro de trabajo y deseamos que automáticamente se esté guardando después de un tiempo especifico, para no perder la información. Es posible configurar esta opción. 1. Hacer clic en el menú Herramientas │Opciones… 2. Seleccionar la pestana Guardar (Figura 2-4). 3. Activar la casilla de verificación Guardar información de autorecuperación dada y digitar la cantidad en minutos. 4. Especificar la ruta donde se almacenara el archivo. 5. Aceptar los cambios.

Figura 2-4

Figura 2-5 También es posible configurar un libro de trabajo que contiene formulas sin que estas sean actualizadas automáticamente o al guardarse el archivo, es decir, si se modifican algunos datos en un libro de trabajo que contiene formulas y no se requiere que los resultados de estas se actualicen automáticamente sino en forma manual. Podemos realizar lo siguiente. 1. 2. 3. 4. 5.

Hacer clic en el menú Herramientas │Opciones… Seleccionar la pestana Calcular (Figura 2-5). Activar el botón de opción Manual de la sección Calculo. Desactivar la casilla de Actualizar antes de guardar. Hacer clic en el botón Aceptar.

Consolidar datos la herramienta de Consolidar Datos permite combinar los valores de varios rangos de celdas. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con calificaciones de un mismo grupo en diferentes periodos o meses, puede utilizar una consolidación para reunir estas calificaciones en una hoja de cálculo de promedio finales para todo el grupo. Excel permite consolidar datos de varios modos los cuales se describen a continuación: 

Consolidar datos con referencias 3D o Formulas, es el método flexible y recomendado para consolidar datos que hagan referencia a celdas de diferentes hojas de cálculo. Las formulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan formulas 3D. 1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación. 2. Introducir una fórmula que incluya referencias a las celdas en diferentes hojas de cálculo, la forma más fácil de introducir datos en una formula es usando el mouse, primero se debe escribir la formula, por ejemplo =suma, luego abrir un paréntesis

y hacer clic en la etiqueta de hoja y en la celda que contiene los datos, posteriormente se debe usar una coma como separador y continuar agregando celdas, finalmente se debe cerrar el paréntesis y pulsar la tecla (Enter), con eso la formula de consolidación estará terminada =Suma(Enero!B7,Febrero!B7,Marzo!B7) 

Consolidación por Posición, cuando los datos de todas las aéreas de origen se organizan en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición. Para poder consolidar por posición es necesario que no existan columnas o filas en blanco, cada rango de datos debe estar en hojas diferentes y además deben tener el miso diseño. 1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación. 2. Seleccionar el menú Datos │ Consolidar…, aparecerá el cuadro de dialogo Consolidar (Figura 2-6), ene l cuadro Función, escoger la operación que desee realizar para consolidar los datos. 3. Hacer clic en el cuadro Referencia, seleccionar la etiqueta de hoja que contiene el primer rango que se va a consolidar y a continuación, hacer clic en Agregar, repetir este paso para cada rango. 4. Si desea actualizar la formula de consolidación cada vez que se modifiquen los datos de origen, activar la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. 5. Pulsar en Aceptar.

Figura 2-6 

Consolidación por Categoría, Permite resumir un conjunto de hojas de cálculo que tiene los mismo rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo. 1. Hacer clic en la celda que contendrá la formula de consolidación.

2. Seleccionar el menú Datos │ Consolidar…, aparecerá el cuadro de dialogo Consolidar (Figura 2-6), en el cuadro Función, escoger la operación que se desee realizar para consolidar los datos. 3. Hacer clic en el cuadro Referencia, seleccionar la etiqueta de hoja que contiene el primer rango que se va a consolidar y a continuación, hacer clic en Agregar, repetir este paso para cada rango. 4. Si desea actualizar la formula de consolidación cada vez que se modifiquen los datos de origen, activar la casilla de certificación Crear vínculos con los datos de origen. 5. Activar las casillas de verificación bajo Usar rótulos en, para indicar en donde están localizados los rótulos en los rangos de origen. 6. Pulsar en Aceptar.

Apunte 3-1 : Dar formato a números Microsoft Office Specialist

Crear y aplicar formatos de números personalizados Una hoja bien diseñada, creativa y con un aspecto profesional es muy fácil de lograr, Microsoft Excel permite modificar los formatos de números, incluidas las fechas, horas, monedas, porcentajes y otros valores reales, sin que cambie el numero. El formato de numero no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la Barra de formulas. La mayoría de los formatos de celda se pueden modificar usando la barra de herramientas Formato, desde ella se podrán modificar las propiedades de una celda, el tipo de fuente, la alineación, el relleno, aplicar formatos numéricos y preestablecidos, entre otros. Al ser estas herramientas las más solicitadas y en determinado momento resultan ser limitativas, el propio usuario puede generar formatos personalizados a los datos que representara en una celda. Formato de numero general El formato de numero General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el numero, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes. Formatos de numero integrados Excel contiene numerosos formatos de números integrados. Para obtener una lista de ellos, hacer clic en Celdas… en el menú Formato y después en la ficha Numero. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto. Formatos numéricos personalizados Aunque Excel cuenta con varios formatos de numero integrados, ¿Qué pasa si el formato de numero que se necesita no existe?, por ejemplo números de serie, tarjetas de crédito, códigos, puntos, letras o algún símbolo fijo, en este caso será necesario crear un formato de numero personalizado. Se pueden especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica solo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si especifica solo

una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omite una sección, incluya el punto de esa sección. Pasos para crear un formato personalizado 1. Seleccionar las celdas a las que desee dar formato. 2. Dar clic en el menú Formato │Celdas… aparecerá el cuadro de dialogo Formato de celdas (Figura 3-1), hacer clic en la ficha Numero, se podrán observar las 12 categorías diferentes de formatos preestablecidos. 3. En la lista Categoría, hacer clic en un a categoría y a continuación, hacer clic en el formato integrado más parecido al que desee utilizar y selecciónelo como base para el formato que desee crear. 4. En la lista Categoría, hacer clic en Personalizada y elimine del cuadro Tipo cualquier carácter del formato que no desee o introduzca los códigos de formato de numero para crear el formato que desee.

Figura 3-1

Ejemplos de formatos personalizados Código del formato numérico #.

#,"000"

0.0,, $0,00"Exceso";$-0,00" Defecto

Resultado

Ejemplo

Redondea al siguiente millar, excluyendo los ceros que no tengan importancia

54.223 se mostrara Como 54

Redondea al siguiente millar, incluyendo los ceros que no tengan importancia.

54.223 se mostrara Como 54.000

Redondea al siguiente millón, incluyendo un lugar decimal.

54.789.223

Asigna el texto correspondiente a un numero positivo o negativo Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (""), seguido de la @ para mostrar el texto.

$125,74 Exceso o $-125,74 Defecto Pago correspondiente (numero ingresado a la celda).

"Pago correspondiente"@

0*-

Al ingresar un valor numérico en la celda rellena con guiones a la derecha del numero., este formato no afecta los resultados de una formula.

Si ingresa: 552 Se obtiene: 552------

Posiciones decimales y dígitos significativos Si el formato contiene solamente signos de numero (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores de la unidad comenzaran por el separador.  # muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.  0 (cero) muestra los ceros sin valor si un numero tiene menos dígitos que ceros en el formato.  ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formatos de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un numero de dígitos variable. Para mostrar 1234.59 como 1234.6 8.9 como 8.900 0.631 como 0.6 12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57 44.398, 102.65 y 208 son decimales alineados. 5.25 como5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados.

Usar este Código ####.# #.000 0.# #.0# ???.??? #???.???

Separador de miles Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un numero por un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de numero. Para mostrar Usar este código 12000 como 12,000 #,### 12000 como 12 #, Nota: El separador de miles puede variar según se encuentre establecida la configuración regional en el sistema operativo. Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. Código de colores [Negro] [Azul] [Aguamarina] [Verde] [Fucsia] [Rojo] [Blanco] [Amarillo]

Condiciones Para definir los formatos de numero que se aplicaran únicamente sin coinciden con las condiciones que se hayan especificado, poner la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul. [Rojo][100] Formatos de fecha y hora Si no encuentra el formato que está buscando, puede crear un formato de numero personalizado utilizando los siguientes códigos de formato para fechas y horas. Para mostrar Los meses como 1-12 Los meses como 01-12 Los meses como ene-dic Los meses como enero-diciembre Los meses como la inicial de cada mes Los días como 1-31 Los días como 01-31 Los días como Dom-Sab Los días como Domingo-Sábado Los anos como 00-99 Los anos como 1900-9999 Las horas como 0-23 Las horas como 00-23 Los minutos como 0-59 Los minutos como 00-59 Los segundos como 0-59 Los segundos como 00-59 Las horas como 4 a.m. La hora como 4:36 p.m. La hora como 4:36:03 p. El tiempo transcurrido en horas: por ejemplo, 25:02 El tiempo transcurrido en minutos por ejemplo, 63:46 El tiempo transcurrido en segundos Fracciones de segundo

Usar este código m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd Aa Aaa H hh m mm s ss h am/pm h:mm am/pm h:mm:ss a/p [h]:mm [mm]:ss [ss] h:mm:ss.00

A.M. y P.M. Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basara en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basara en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", de lo contrario Microsoft Excel mostrara el mes en lugar de mostrar los minutos. Formatos condicionales Microsoft Excel muestra los datos sin importar si están dentro de un presupuesto o si los gastos son mayores que los ingresos, los datos se mostraran como si todo marchara sobre ruedas. Sin embargo existe una herramienta que permite aplicar un formato a una celda o a un rango de celdas, si estas cumplen con una determinada condición. Por ejemplo, se puede aplicar un formato condicional indicando que si las celdas seleccionadas contienen valores menores que cero, la celda debe aparecer con los números en negritas y con un borde rojo ¡para que resalte! Como establecer un formato condicional 1. Seleccionar las celdas a las que desee aplicar el formato condicional. 2. Dar clic en el menú Formato │Formato condicional…, aparecerá el cuadro de dialogo Formato condicional (Figura 3-2) 3. En la lista desplegable de la izquierda, generalmente se establece la opción Valor de la celda. Se selecciona la opción Formula, solo si las celdas seleccionadas contienen formulas cuyo resultado sea Falso o Verdadero, si la formula contiene un valor como resultado, dejar ese parámetro en Valor de celda. 4. Usar la siguiente lista desplegable y el cuadro o los cuadros a la derecha de la lista para especificar el rango en el que debe caer el valor para aplicar el formato condicional, ver el ejemplo de la Figura 3-2. 5. Hacer clic en el botón Formato…, el cual mostrara el cuadro de dialogo Formato de celdas (Figura 3-3), usar este cuadro para especificar el tipo de fuente, estilo, color, borde, etc. que se desee usar como formato condicional, hacer clic en Aceptar. 6. Para agregar otro formato condicional, hacer clic en el botón Agregar >> y repetir los pasos 3 al 5.

Figura 3-2

Figura 3-3 Como modificar y eliminar un formato condicional. Cambiar un formato condicional es algo realmente sencillo, siempre y cuando recuerde que celdas contienen los formatos condicionales, de lo contrario primero se debe identificar las celdas que tienen aplicadas el formato condicional y luego realizar los cambios. 1. Seleccionar las celdas a las que desee aplicar el formato condicional, en caso de no recordarlo se debe usar el menú Edición │ir a… y en el cuadro de dialogo que aparece seleccionar el botón Especial…, seleccionar la casilla de verificación Celdas con formatos condicionales (Figura 3-4), pulsar en Aceptar, eso hará que se muestren todas las celdas que contiene formatos condicionales. 2. Seleccionar el rango de celdas que desee modificar y pulsar en el menú Formato │Formato condicional…, hacer los cambios necesarios y pulsar en Aceptar.

3. Para eliminar un formato, hacer clic en el botón Eliminar seleccionar las condiciones que desee eliminar y hacer clic en Aceptar, cuando termine de modificar sus condiciones hacer clic en Aceptar.

Figura 3-4

Apuntes 4-1, Trabajar con rangos Microsoft Office especialist

Validar Datos La validación de datos en Excel se define como la acción de restringir, comparar, y determinar el tipo de datos que ingresaran a una celda. La validación de datos permite al usuario ingresar información que va acompañada de una regla que le permitirá ingresar datos, suponga que existe un archivo en Excel que requiere únicamente cierto tipo de datos como el nombre completo de cada departamento, una lista de materiales o un contenido numérico, en estos casos es necesario establecer reglas de validación que permita introducir únicamente valores que estén permitidos y evitar que los usuarios escriban información equivocada o sin sentido. Como validar las celdas 1. Seleccionar las celdas que desea validar. 2. Dar clic en el menú Datos│ Validación…, aparecerá el cuadro de dialogo Validación de datos (Figura 4-1). 3. En la pestana Configuración determinar el Criterio de validación, permitiendo valores de distintos tipos (Números enteros, fechas, hora, listas, etc.). 4. Determinar el parámetro de los datos a ingresar (entre, mayor que, menor que, etc.). 5. Dependiendo del parámetro se permitirá manejar referencias de celda, números o longitudes de texto. 6. La pestana Mensaje entrante (Figura 4-2) permite mostrar un globo de texto al momento de seleccionar la celda donde se ingresaran los datos, generalmente se utiliza para advertir al usuario de una particularidad al ingresar datos en las celdas. 7. La pestana Mensaje de error (Figura 4-3) permite mostrar un mensaje de error en caso de que los datos introducidos no cumplan con el criterio de validación establecido. Niveles de mensaje al validar   

Limite: Manifiesta el error de la entrada de datos y pide se reingresen los datos (Figura 44) Advertencia: Manifiesta que los datos no son permitidos sin embargo permite continuar o no (Figura 4=5). Información: Manifiesta que los datos no son permitidos sin embargo permite continuar (Figura 4-6).

Figura 4-1

Figura 4-2

Figura 4-3

Figura 4-4

Figura 4-6

Figura 4-5 Aplicar nombres a rangos de celdas Cuando se manejan muchos datos en una hoja de cálculo, suele ser difícil encontrar un determinado dato, ya sea que busquemos un numero o un texto generalmente lo hacemos en forma visual por toda la hoja de cálculo, generalmente este método es muy tardado o infructuoso, o ya sea que se use la herramienta buscar, puede ser que no encuentre lo que se busca. Existe una manera muy sencilla de encontrar rápidamente la información en una hoja de cálculo.

Microsoft Excel permite agregar nombres a las celdas en una hoja de cálculo. Si escribimos un nombre relacionado con el contenido de las celdas será mas fácil localizarlas en un momento dado. Por ejemplo puede nombrar un rango de celdas Promedios_Enero o Promedios Trimestrales y hacer referencia a dichos nombres en una formula, finalmente es mas fácil recordar un nombre representativo del rango que tratar de recordar y escribir un rango de celdas (Figura 4-7).

Figura 4-7 Como agregar un nombre a un rango de celdas 1. Seleccionar la celda o las celdas que desea escribir un nombre. 2. En cuadro de nombres, hacer clic en la referencia de la celda y reemplazarla por el nombre que desee dar al rango de celdas pulsar [Enter]. Como modificar un nombre de rango 1. Seleccionar la celda o las celdas a las que se sesea cambiar el nombre. 2. En el cuadro de nombres, escribir el nuevo nombre que desee dar al rango de celdas, pulsar [Enter]. Como eliminar un nombre de rango Una vez que se modifica el nombre a un rango de celdas, el nombre anterior del rango sigue apareciendo en la lista desplegable de Cuadro de nombres, es necesario eliminarlo manualmente. 1. Dar clic en el menú Insertar │Nombre │Definir…, aparecerá el cuadro de dialogo Definir nombre (Figura 4-8). 2. En la lista de Nombres en el libro, seleccionar el nombre que desea eliminar y pulsar en el botón Eliminar. 3. Pulsar en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.

Figura 4-8 Vincular libros de trabajo Muchas veces la información la tenemos repartida en varias hojas de cálculo o incluso en diferentes libros. ¿Qué pasa si necesito hacer referencia a información externa?, en muchos casos se puede copiar y pegar la información, pero si existe una modificación en el libro de origen, los cambios no se reflejaran en el documento destino, para estos casos es necesario establecer un vinculo entre un libro y otro, de tal manera que si el documento origen es modificado no será necesario modificar el documento destino ya que se actualizara automáticamente. Como crear un vinculo entre celdas de la misma hoja de cálculo, del mismo libro o de libros diferentes. 1. Seleccionar y copiar la celda(s) que contiene los datos que se desean vincular. 2. Dar clic en la celda a la cual desea vincular los datos. 3. Hacer clic en Opciones de pegado

y después en la opción Pegar vínculos.

Crear formulas con vínculos entre hojas de cálculo de libros diferentes 1. Abrir el libro que contiene los datos que desee vincular (libro origen) y el libro en el cual se creara el vinculo (libro destino). 2. Hacer clic en la celda que contendrá el vinculo y escribir un signo igual (=) 3. En el menú Ventana, hacer clic en el nombre del libro origen y, a continuación en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vinculo, completar la formula y pulsar [Enter]. Las formulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que el libro de origen, el que proporciona datos a la formula, se encuentra abierto o cerrado.

Cuando el libro de origen esta abierto, el vinculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la formula. Por ejemplo, la siguiente formula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls. Vinculo con el libro abierto =SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen está cerrado, el vinculo incluye toda la ruta de acceso. Vinculo con el libro cerrado =SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C250

Buscar Objetivo La herramienta de buscar objetivo, permite encontrar un valor especifico para una celda, modificando el valor de otra celda. Una condición para que se pueda llevar a cabo la búsqueda de objetivos, es que la celda en la que se va a definir el valor especifico debe contener una formula, en el ejemplo de la figura 4-9, se define la celda D5 con el valor $ 3500.00 (que es el presupuesto disponible) y el valor que se tiene que ajustar es el de la celda B3, es decir el gasto de papelería se tiene que modificar para ajustar el presupuesto.

Figura 4-9

Como modificar el valor de una celda para obtener un resultado especifico en otra celda. 1. En el menú Herramientas hacer clic en Buscar objetivo…, aparecerá el cuadro de dialogo Buscar objetivo (Figura 4-9). 2. En el cuadro Definir celda, escribir la referencia de la celda que contenga la formula que desee resolver. 3. En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee. 4. En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el valor que desee ajustar. A esta celda debe hacer referencia la formula en la celda especificada del cuadro Definir celda. 5. Hacer clic en Aceptar, aparecerá el cuadro de dialogo Estado de la búsqueda de objetivo, el cual muestra un informe de los resultados de la búsqueda (Figura 4-10).

Figura 4-10 Usar las función Buscar V y Buscar H Buscar V, significa buscar vertical y Buscar H buscar horizontal, estas funciones de Excel sirven para buscar un valor especifico dentro de una matriz de datos (conjunto de datos organizados en columnas), Excel busca un valor especifico en la columna mas a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Como usar las funciones Buscar V y Buscar H 1. Seleccionar la celda donde desee que aparezca el resultado de la búsqueda. 2. Dar clic en el menú Insertar │Función…, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 4-11). 3. Dar clic en la lista desplegable Seleccionar una categoría y pulsar en la categoría Búsqueda y referencia. 4. Seleccionar la función a usar (Buscar V o Buscar H) y pulsar en Aceptar. 5. Excel mostrara el cuadro de dialogo para introducir argumentos a la función (Figura 412) 6. En el cuadro Valor_buscado, contraer la ventana y dar clic a la columna mas a la izquierda de la tabla en la que se desea buscar. Expandir la ventana.

7. En el cuadro Matriz-buscar-en, contraer la ventana y seleccionar el rango de celdas donde se encuentra la matriz de datos. Expandir la ventana. 8. En el cuadro Indicador_columnas, escribir el numero de la columna donde deben aparecer los datos buscados. 9. El cuadro Ordenado permite especificar la forma en que se ordenaran los datos, de forma predeterminada se ordenan en forma Ascendente. 10. Pulsar en Aceptar y usar el controlador de relleno para crear una serie.

Figura 4-11

Figura 4-12 Nota: Las funciones estadísticas se mejoraron en la versión 2003, difiriendo en algunos resultados de la versión XP de Excel, es un asunto de precisión. Algunas de las funciones modificadas son: DISTR.BINOM, DISTR.F.INV, INTERVALO.CONFIANZA, BINOM.CRIT, BDCONTARA, BDDESVESTP, BDVAR, BDVARP y DISTR.F.INV.

Apuntes 5-1:Personalizar Excel Microsoft Office especialist

Macros Existe una herramienta llamada grabadora de macros que permite guardar una serie de comandos e instrucciones que se ejecutan mediante una instrucción especifica o comando. Una macro permite auxiliar al usuario cuando las tareas que realiza son repetitivas. Algunos de los casos más comunes donde se utilizan macros son:    

Acelerar la tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar un encabezado y pie de página e insertar una imagen. Hacer que una opción de un cuadro de dialogo sea más accesible. Automatizar series de tareas complejas.

Una macro puede ser asignada a una barra de herramientas o a una combinación de teclas rápidas y una vez creada se podrá ejecutar tan fácil como hacer clic en un botón o presionar la combinación de tercas a la que fue asignado. Sugerencias al grabar una macro   

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Antes de grabar una macro es recomendable planear los pasos que desee grabar, los errores y correcciones que cometa al grabar la macro también se grabaran. Durante la grabación de una macro se puede pausar y reanudar la grabación donde la detuvo. Durante la grabación de un macro se puede usar el mouse para seleccionar los comandos y las opciones pero la grabadora de macros no guarda los movimientos del mouse por la ventana. Si utiliza con frecuencia una macro especifica, asígnela a una barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado. AL crear una macro se debe especificar una ubicación para guardarla, la ubicación predeterminada es Este libro, lo que significa que la macro solo estará disponible para el libro de trabajo en el que se esta trabajando. Si se quiere usar esa macro para cualquier libro de trabajo entonces debe asegurarse de guárdala en Libro de macros personal (Figura 5-1).

Figura 5-1 Como crear una macro 1. Dar clic en el menú Herramientas │ Macro │ Grabar nueva macro… 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Grabar macro (Figura 5-1). 3. Asignara un nombre a la macro (el nombre debe empezar con una letra y puede tener hasta 80 letras y números. No se puede utilizar espacios ni símbolos. Si no escribe un nombre valido, el botón Aceptar no estará disponible.) 4. Elegir la ubicación donde se guardara la macro (recordar que si se desea usar en cualquier otro libro de Excel es necesario guardarla en Libro de Macros personal). 5. En el cuadro de Descripción puede escribir un texto descriptivo acerca de la macro (opcional). 6. Si no desea asignar la macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en Aceptar para comenzar la grabación. Para asignar una macro a una combinación de teclas abreviadas, hacer clic en el cuadro bajo la opción Método abreviado y escribir la letra que junto con la tecla [Ctrl], ejecutara la macro, finalmente hacer clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. 7. Cuando haya terminado de grabar la macro, hacer clic en el botón Detener grabación (Figura 5-2).

Figura 5-2

Ejecutar una macro Como ya se menciono anteriormente una vez que se ha creado una macro se podrá ejecutar tan fácilmente como hacer clic en un botón o presionar la combinación de teclas a la que fue asignado. Sin embargo si la macro no se asigno a ningún elemento para poder ejecútala es necesario dar clic en el menú Herramientas │ Macro │ Macros…, Aparecerá el cuadro de dialogo Macro (Figura 5-3), Seleccionar que desee y dar clic al botón Ejecutar.

Figura 5-3 Personalizar menús y barras de herramientas Aunque las barras de herramientas de Excel tienen las opciones más usadas frecuentemente no están todas las opciones disponibles, por lo que en algunos casos será necesario personalizar nuestras barras de herramientas para asegurarnos que las herramientas que necesitamos estén a la mano. Mostrar barras de herramientas Microsoft Excel tiene más barras de herramientas de las que muestra al iniciar la aplicación. Para mostrar las barras de herramientas ocultas se puede realizar cualquiera de las dos acciones siguientes:  

Hacer clic en el menú Ver │Barras de herramientas del submenú que aparece dar clic a la barra de herramientas que desee mostrar, o bien: Hacer clic derecho con el mouse en un área vacía de cualquier barra de herramientas del submenú que aparece dar clic a la barra de herramientas que desee mostrar.

Mover las barras de herramientas 1. Posicione el puntero del mouse cerca del extremo izquierdo de cualquier barra de herramientas. 2. Cuando el cursor tome la forma de una cruz, da un clic sostenido sobre esa cruz y arrastre la barra hacia el documento, suelte la barra de herramientas y observe que ahora se encuentra flotando la barra de herramientas sobre el documento 3 3. Para volver a colocarla en alguna posición dentro de las demás barras , basta con tomarla sostenidamente de la barra de tirulo y desplazarla para fijarla nuevamente. Como agregar un icono a una barra de herramientas o a un menú. 1. Seleccionar el menú Ver │Barras de herramientas │Personalizar… 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar (Figura 5-4) dar clic a la pestana Comandos y de la lista Comandos arrastrar el icono que desee agregar y soltarlo en una barra de herramientas o colocar el botón sobre un menú hasta que se despliegue y luego colocarlo donde desee que aparezca. 3. Pulsar en el botón Cerrar. Como agregar un botón a una barra de herramientas que ejecute una macro. las barras de herramientas en cualquier aplicación de Microsoft Office son personalizables, para hacerlo realizar lo siguiente: 1. Debe estar visible la barra de herramientas que se quiera personalizar. 2. Seleccionar el menú Ver │Barra de herramientas │Personalizar… 3. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar dar clic a la pestana Comandos y de la lista Categorías seleccionar la opción Macros, arrastrar la opción Personalizar botón de la lista de Comandos de la derecha a una barra de herramientas o a un menú (Figura 5-4). 4. Pulsar sobre el botón Cerrar. 5. Dar clic al botón que acaba de insertar, aparecerá el cuadro de dialogo Asignar macro (Figura 5-5), seleccionar la macro que desee asignar a ese botón y pulsar en Aceptar. 6. Pulsar sobre el botón para ejecutar la macro.

Figura 5-4

Figura 5-5 Como cambiar la apariencia de los botones de la barra de herramientas Si hay algún botón de una barra de herramientas que desee cambiar porque no le agrada o simplemente para personalizar su entorno de trabajo, es posible cambiar la apariencia de cualquier botón. 1. Seleccionar el menú Ver │Barras de herramientas │Personalizar… 2. Dar clic derecho con el mouse sobre el botón que desee cambiar (puede mover el cuadro de dialogo personalizar si le estorba), aparecerá un submenú con opciones para modificar la forma en que se muestra el botón (Figura 5-6), ya sea que desee cambiar la imagen o el nombre del botón, mostrar texto, etc.

Figura 5-6 Como restablecer una barra de herramientas 1. Seleccionar el menú Ver │Barra de herramientas │Personalizar… 2. Aparecerá el cuadro de dialogo Personalizar (Figura 5-4) dar clic a la pestana Barra de herramientas, seleccionar la barra de herramientas que se desee restaurar. 3. Hacer clic en Restablecer y posteriormente en Cerrar. Asignar una macro a un control de la barra de formularios Se entiende por formulario cualquier documento diseñado para recibir información, una vez que se ha diseñado el formulario, otros usuarios podrán rellenarlo en papel o en Microsoft Excel, un ejemplo de formulario es cuando se crea una cuenta de correo electrónico se tiene que llenar un formulario con información personal. Para poder crear un formulario es necesario activar en la barra de herramientas formularios (menú Ver │Barras de herramientas │Formularios), aparecerá la barra de herramientas formularios. Barra de herramientas Formularios.

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Detalle de opciones 1. Etiqueta texto: Que proporciona información sobre un control. 2. Cuadro de edición: No disponible en libros de Excel. 3. Cuadro de grupo: Activa controles relacionados como botones de opción o casillas de verificación. 4. Botón: Ejecuta un macro cuando se da clic en el. 5. Casilla de verificación: Activa o desactiva una opción, puede activarse más de una casilla a la vez en una hoja o en un grupo. 6. Botón de opción: Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. 7. Cuadro de lista: Muestra una lista de elementos. 8. Cuadro combinado: Un cuadro con una lista desplegable. 9. Crear cuadro combinado de lista: No disponible en Excel. 10. Crear cuadro combinado desplegable: No disponible en Excel. 11. Barra de desplazamiento: Sirve para desplazar a través de un rango de valores. 12. Control de giro: Aumenta o disminuye un valor. 13. Propiedades de control: Muestra la configuración de los valores de un objeto insertado desde la barra de herramientas Formularios. 14. Modificar código: Muestra el código del objeto en Microsoft Visual Basic para su edición. 15. Alternar cuadricula: Muestra u oculta las líneas que dividen las celdas en la hoja de cálculo. 16. Ejecutar cuadro de dialogo: Crea un cuadro de dialogo. Como crear un formulario Antes de crear un formulario es recomendable primero hacer un diseño en borrador o bien usar una plantilla existente en Word, posteriormente deberá generar el diseño del formulario e insertar los campos de formulario que los usuarios van a ver y completar (Campo de texto, casilla de verificación, lista desplegable, etc.), finalmente se recomienda guardar el formulario como plantilla. Como asignar una macro a un botón de formulario Mostrar la barra de herramientas formularios, insertar un botón del tamaño deseado, inmediatamente aparecerá el cuadro de dialogo Asignar macro (Figura 5-5), seleccionar la macro que desee asignar a ese botón y pulsar Aceptar.

Cambiar las propiedades del libro Existen alunas propiedades que sirven para identificar un archivo basado en ciertos detalles, por ejemplo, un titulo que describa el contenido del libro, el nombre del autor, el asunto o alguna otra información importantes para identificar plenamente el archivo. Se pueden cambiar las propiedades de un libro que está abierto o desde la lista de archivos del cuadro de dialogo Abrir. 

En el libro actual: Hacer clic en el menú Archivo │Propiedades, aparecerá el cuadro de dialogo Propiedades, en la ficha Resumen modificar los valores de las propiedades estándar como el Titulo, Asunto o Autor, pulsar en Aceptar.

Además se pueden agregar algunas otras propiedades personalizadas. Utilizar la pestana Personalizar (Figura 5-7), seleccionar alguna opción de la lista Nombre, especificar el Tipo de datos y el Valor que deseamos que aparezca. Hacer clic en Agregar y en Aceptar. 

En el cuadro de dialogo Abrir: Hacer clic en el menú Archivo │Abrir…, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 5-8), seleccionar el archivo al que desee cambiar las propiedades, seleccionar el menú Herramientas │Propiedades, aparecerá el cuadro de dialogo Propiedades (Figura 5-7), en la ficha Resumen modificar los valores de las propiedades estándar como el Titulo, Asunto o Autor; pulsar en Aceptar.

Figura 5-7

Figura 5-8

Apuntes 6-1:Auditar Hojas de Calculo Microsoft Office especialist

Auditoria de formulas Al usar formulas en Excel hay que tener mucho cuidado, porque así como pueden facilitar el trabajo también lo pueden complicar, no porque sean difíciles, sino porque a veces resulta complicado tratar de saber el origen de los datos involucrados en ellas o simplemente por algún error a la hora de introducir los datos los cuales pueden enviar algún mensaje de error. Microsoft Excel cuenta con una serie de herramientas capaces de encontrar y corregir problemas en las formulas. Estas opciones se encuentran disponibles en la barra Auditoria de formulas del menú Herramientas o bien hacer clic en el menú Ver │ Barras de herramientas │ Auditoria de formulas. Barra de herramientas Auditoria de formulas

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Detalles de opciones: 1. Comprobación de errores: Comprueba la hoja de cálculo activa en busca de errores. 2. Rastrar precedentes: Dibuja flechas de rastreo a partir de celdas que proporcionan directamente valores a la formula de la celda activa (precedentes). Para rastrear las celdas que proporcionan directamente valores a la formula de la celda activa, vuelva a hacer clic en el botón Rastrear precedentes. 3. Quitar un nivel de precedentes: Quita las flechas de rastreo de un nivel de dependientes de la hoja de cálculo activa. 4. Rastrear dependientes: Dibuja una flecha de rastreo hacia la celda activa a partir de formulas que dependan del valor de dicha celda. Para agregar niveles adicionales de dependientes indirectos, vuelva a hacer clic de nuevo en el botón Rastrear dependientes. 5. Quitar un nivel de dependientes: Quita las flechas de rastreo de un nivel de celdas precedentes en la hoja de cálculo activa. Para quitar el siguiente nivel de flechas, hacer clic de nuevo en el botón Quitar un nivel de dependientes. 6. Quitar todas las flechas: Quitar todas flechas de rastreo de la hoja de cálculo. 7. Rastrear error: Si la celda activa contiene un valor erróneo, como #VALOR o #DIV/0, dibuja flechas de rastreo hacia la celda activa, a partir de las celdas que causan el valor erróneo. 8. Nuevo comentario: Insertar un comentario en el punto de inserción. 9. Rodear con un circulo datos no validos: Identifica todas las celdas que contienen valores fuera de los límites establecidos mediante el uso del comando Validación del

menú Datos. Para ver las restricciones y los mensajes validos de una celda, hacer clic en la celda rodeada con un circulo y, a continuación, en Validación del menú Datos. 10. Borrar círculos de validación: Oculta los círculos que rodean las celdas que contienen valores fura de los límites establecidos mediante el uso del comando Validación…del menú Datos. Para ver las restricciones y los mensajes validos de una celda antes de quitar los círculos, hacer clic en la celda rodeada con un circulo y, a continuación, en el comando Validación…del menú Datos. 11. Mostrar ventana de inspección: Muestra u oculta una ventana de inspección para llevar un seguimiento de los resultados de las celdas en la hoja de cálculo durante la actualización. 12. Evaluar formula: Evalúa la formula paso a paso.

Como rastrear precedentes Las precedentes son las celdas a las que se refiere una formula. Estas celdas contienen los datos que utilizara la formula en sus cálculos. 1. Hacer clic en la celda que contiene la formula que desea rastrear. 2. Dar clic en la opción Rastrear precedentes de la barra de herramientas Auditoria. Como rastrear dependientes La herramienta rastrear dependientes permite indicar que formulas dependen de la celda seleccionada. 1. Hacer clic en la celda que desea rastrear. 2. Dar clic en la opción Rastrear dependientes de la barra de herramientas Auditoria. Errores en las formulas Para corregir errores en las formulas puede ser que necesite volver a escribir la formula o tal vez tan solo tenga que cerrar el paréntesis que dejo abierto, lo que sí es importante es atender el mensaje de error que aparezca para saber dónde está el verdadero problema.

Mensaje de error ##### #¡VALOR! #¡DIV/0!

Descripción Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto. Se produce cuando se divide un numero entre cero (0).

#¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM!

#¡NULO!

Se produce cuando Microsoft Excel no reconoce el texto de la formula. Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una formula. Se produce cuando una referencia de celda es válida. Se produce cuando se escriben valores numéricos no validos en una formula o una función. Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos aéreas que no se interceptan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.

Mostrar los símbolos de error para formulas que hagan referencia a celdas vacías De forma predeterminada Microsoft Excel permite realizar operaciones con celdas aunque estas se encuentren vacías, si desea mostrar símbolos de error para formulas con referencia a celdas vacías realizar lo siguiente: 1. Seleccionar el menú Herramientas │ Opciones…, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre, hacer clic en la pestaña Comprobación de errores (Figura 7-1). 2. Activar la casilla de verificación Formulas que se refieren a celdas vacías. 3. Pulsar en Aceptar, la próxima ves que escriba una fórmula que incluya valores cero aparecerá la herramienta para comprobar errores

Figura 7-1

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Inspeccionar una celda o formula Con la inspección de una formula se visualizan los datos básicos de la celda o rango de celdas seleccionadas, como el libro, nombre de la hoja, nombre del rango (si existe), referencia de celda o rango, valor de resultado de la formula y la formula que se encuentra en dicha celda o rango de celdas que se están inspeccionando (Figura 7-2). Procedimiento para realizar una inspección en una celda: 1. Seleccionar las celdas que desee inspeccionar. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con formulas, haga clic en el menú edición Ir a…, elija especial y, a continuación, haga clic en Formulas. 2. En el menú Herramientas, elija el menú Auditoria de formulas y, a continuación, haga clic en Mostrar ventana Inspección. Otra manera de visualizar la ventana de inspección es seleccionar Ver │ Barras de Herramientas │ Ventana Inspección. 3. Hacer clic en Agregar Inspección. 4. Verificar las celdas seleccionadas y hacer clic en Agregar. 5. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspección, hacer doble clic en la entrada.

Figura 7-2

Apuntes 8-1:Resumir datos Microsoft Office especialist

Filtrar y presentar registros según diferentes criterios La herramientas de filtro es la forma más rápida de seleccionar solo los elementos que desea mostrar de una lista, cuando se filtra una lista muy larga (también conocida como base de datos) Excel solo muestra las filas de datos (también denominadas registros) que cumplen con un determinado criterio. en Microsoft Excel existen dos tipos de filtros:  

Autofiltro: esta herramienta sirve para filtrar criterios simples. Filtro avanzado: para criterios más avanzados y específicos.

Las herramientas para filtrar no eliminan la información de una lista, una vez que se aplica un filtro, Microsoft Excel oculta las filas que no cumplen con el criterio seleccionado. Sugerencias y comentarios para filtrar una lista    

La lista que se va a filtrar no debe contener filas vacías. Al filtrar una lista se recomienda empezar primero con el campo que tiene más nombres repetidos y terminar con el capo que tenga menos. Cuando se filtra más de un campo, es impórtate filtrar los campos en el orden apropiado, de los contrario el resultado no sería el esperado. Cuando aplica un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles en las demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente.

Aplicar un autofiltro 1. Para poder aplicar un autofiltro, primero se debe seleccionar una celda d la lista que desee filtrar ya continuación aplicarlo usando el menú Datos │Filtro │Autofiltro, aparecerán en los rótulos de la lista unas flechas desplegables de color negro. 2. Para seleccionar los registros que cumplan con un determinado criterio, hacer clic en la lista desplegable y seleccionar la opción de filtrado que desee, cuando Excel filtra el contenido de una lista, muestra las flechas desplegables de color azul. 3. Puede filtrar los valores de varias columnas a la vez. Después de filtrar en una columna hacer clic en la flecha de otra columna para restringir el filtro aun mas.

Lista sin filtrar (Lista desplegable color negro)

Lista filtrada criterio (Lista desplegable color azul)

Aplicar un autofiltro personalizado Los filtros personalizados permiten establecer dos criterios a la vez de una misma columna, o utilizar un operador de comparación. 1. Una vez aplicado el autofiltro, hacer clic en la flecha de la columna a la que quiera aplicar un filtro y seleccionar la opción personalizar, aparecerá el cuadro de dialogo Autofiltro Personalizado (Figura 8-1). 2. El primer campo es una lista desplegable que muestra más de 12 operadores diferentes de comparación. 3. El segundo campo sirve para introducir el valor que quiere utilizar como condición operativa . 4. Para ampliar las restricciones del filtro puede utilizar los operadores condicionales . Y u O e introducir la segunda condición. Autofiltro mostrara todos los registros que cumplan las dos condiciones (siempre y cuando se utilice el operador O).

Figura 8-1 Para eliminar un autofiltro

Para eliminar un autofiltro, primero se debe seleccionar una celda dentro de la lista filtrada y a continuación desactivar la opción Autofiltro del menú Datos │Filtro. Insertar subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Sugerencias para calcular subtotales    

La lista debe contener al menos tres filas, una con los rótulos de columna y dos filas de datos. La lista no debe contener filas vacías. Pueden existir celdas vacías pero todas las columnas deben tener rótulos. La lista debe estar ordenada.

Como calcular subtotales 1. En el menú Datos, hacer clic en Subtotales, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 8-2). 2. En el cuadro Para cada cambio en, hacer clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. 3. En el cuadro Usar función, hacer clic en la función que desee utilizar para calcular los subtotales. 4. En el cuadro Agregar subtotal a, activar la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. 5. Si desea un salto de pagina automático después de cada subtotal, activar la casilla de verificación Salto de pagina entre grupos. 6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactivar la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

Figura 8-2 Mostrar Subtotales Al generarse el esquema de los subtotales, se cuenta con herramientas para ampliar o reducir la información.

Muestra un solo Nivel

Muestra solo Subniveles

Muestra todos los niveles

Como eliminar subtotales 1. En el menú Datos, hacer clic en Subtotales, aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 8-2). 2. Pulsar el botón Quitar Todos y pulsar en Aceptar.

Apuntes 9-1: Analizar Datos Microsoft Office especialist

Tablas y gráficos dinámicos Una tabla dinámica es un informe interactivo que permite combinar y comparar rápidamente grandes cantidades de información y es generada a partir de los datos de una lista, de tal forma que los agrupa en categorías y los muestra según el modo especificado. Al momento de crear una tabla dinámica se requiere proporcionar cierta información para que Excel pueda crear el informe deseado y una vez creado es posible resumir y realizar comparaciones distintas con cada número. Por ejemplo, es posible seleccionar un producto especifico de una lista y hacer que aparezca la suma total de ese producto en diferentes periodos de tiempo y como las tablas dinámicas son interactivas puede cambiar la forma en que se presentan los datos, agregar más productos o realizar otro tipo de cálculo y la tabla mostrara automáticamente los nuevos datos. Como crear una tabla o grafico dinámico 1. Para crear un informe de tabla dinámica se debe seleccionar el menú Datos │ Informe de tablas y gráficos dinámicos…, lo cual mostrara el Asistente para tablas y gráficos dinámicos (Figura 9-1). 2. En el paso 1 de 3 se necesita especificar el origen de los datos y el tipo de informe que desee crear (Tabla dinámica o Grafico dinámico), pulsar en Siguiente. 3. Aparecerá el paso 2 de 3 (Figura 9-2), aquí se debe seleccionar el rango de datos que se desea analizar, puede escribir el rango de celdas o usar el botón contraer cuadro de dialogo Para poder seleccionar el rango de celdas, hacer clic en Siguiente. 4. El paso 3 de 3 (Figura 9-3) permite seleccionar el lugar en el cual se insertara la tabla dinámica, pulsar en Finalizar. 5. El asistente mostrara un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de los campos disponibles. Únicamente se deben arrastrar los elementos que desee mostrar en su tabla dinámica y Excel mostrara los datos resumidos y calculados automáticamente.

Figura 9-1

Figura 9-2

Figura 9-3

Modificar una tabla dinámica Después de crear un informe de tabla dinámica, se puede personalizar para destacar la información que desee, cambiando el diseño o formato o mostrando datos más detallados. Recomendaciones al modificar el diseño de una tabla dinámica  

Para cambiar campos dentro de una tabla dinámica ya creada, únicamente arrastre los cuadros de los campos a una nueva posición. Para cambiar el calculo que realizara la tabla dinámica, dar doble clic al nombre del campo en la sección Datos, en el cuadro de dialogo que aparecerá (Figura 9-4) seleccionar una función diferente desde la lista Resumir por.

Como modificar una tabla dinámica 1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica. 2. Para cambiar el diseño de una tabla dinámica es necesario volver a iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos (menú Datos │ Informe de tablas y gráficos dinámicos…). 3. Excel mostrara el paso 3 de 3 (Figura 9-3), pulsar sobre el botón Diseño el cual mostrara el cuadro de dialogo del mismo nombre (Figura 9-5). 4. Realizar las modificaciones y hacer clic en Aceptar cuando esté listo.

Figura 9-4

Figura 9-5 Mostrar u ocultar elementos en un campo de fila (categoría) o columna (serie) 1. Hacer clic en la lista desplegable del campo que desee modificar. 2. Activar la casilla de verificación de cada elemento que desee mostrar y desactivar la casilla de certificación de cada elemento que desee ocultar. 3. Pulsar en Aceptar. Crear un grafico dinámico a partir de una tabla Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones y tendencias de los datos. Por ejemplo en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver enseguida si las ventas están disminuyendo aumentando en trimestres sucesivos, o como se están comportando las ventas con respecto a las previsiones. Y teniendo la ventaja de que al usar gráficos dinámicos, estos se actualizan automáticamente al modificar la Tabla Dinámica. 1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica, debe aparecer la barra de herramientas Tabla Dinámica, en caso de que no aparezca mostrarla usando el menú Ver │ Barras de herramientas │ Tabla dinámica. 2. Pulsar el botón Asistente para gráficos, Excel insertara un grafico dinámico en una hoja de grafico. 3. Al lado de la leyenda y debajo del eje de las X, Excel visualiza unos botones de campo para poder añadir o eliminar los elementos que desee mostrar en el grafico dinámico, cada vez que selecciona un elemento él grafico se actualiza automáticamente.

Crear y mostrar escenarios Existe una herramienta en Excel que permite incluir diferentes conjuntos de valores (escenarios) y "jugar a ver qué pasa" si se modifica un escenario y poder así determinar los efectos de diversos datos y ver distintos resultados. Por ejemplo, supongamos que desea comprar n automóvil y necesita saber el pago de interese par varios montos de préstamo. seguramente es fácil determinar el pago mensual de un auto de $110,000.00 con intereses del 8%, pero cual seria el pago para un automóvil de $110,000.00, $130,000.00 y $140,000.00 y con diferentes tasas de interese. Como crear escenarios 1. Abrir el menú Herramientas │ Escenarios…, cuando no se ha creado ninguna escenario, aparecerá el cuadro de dialogo Administrador de escenarios indicando que no hay ningún escenario o en caso de que ya haya escenarios aparecerá una lista con los nombres de los escenarios. (Figura 9-6). 2. Hacer clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de dialogo Agregar escenario (Figura 9-7), el cual especifica escribir un nombre para el Escenario, de preferencia el nombre debe describir los cambios realizados. 3. Pulsar en el cuadro Celdas cambiantes y hacer clic en la celda que contiene el valor que desea cambiar en su escenario. para cambiar valores en otras celdas, presionar la tecla [Ctrl] y hacer clic en ellas, Microsoft Excel insertara las nuevas celdas cambiantes, separando las con comas. 4. Pulsar en Aceptar, aparecerá el cuadro de dialogo Valores del escenario (Figura 9-8), que despliega los valores actuales en las celdas que desea cambiar. 5. Escribir los valores que desea usar para este escenario y hacer clic en Aceptar, en el cuadro de dialogo Administrador de escenarios aparecerá el nombre del nuevo escenario. 6. Para ver un escenario, hacer clic en su nombre y luego en el botón Mostrar, Excel mostrara los valores de las celdas cambiantes con los valores introducidos para ese escenario. Opciones del cuadro de dialogo Administrador de escenarios Una vez que tiene sus datos y desee jugar con mas escenarios, abrir el menú Herramientas │ Escenarios…, aparecerá el cuadro de dialogo Administrador de escenarios (Figura 9-6), el cual se describe a continuación:     

Mostrar: Despliega los resultados del escenario seleccionado dentro de la hoja de trabajo. Cerrar: Cierra el cuadro de dialogo. Agregar: Permite agregar nuevos escenarios. Eliminar: Elimina el escenario seleccionado. Modificar: Permite modificar los valores para las celdas cambiantes.

 

Combinar: Combina escenarios de múltiples hojas de trabajo y los coloca en una hoja. Resumen: Despliega los resultados de las diferentes hojas de trabajo en una sola hoja lo que permite comparar los resultados de los diferentes escenarios creados.

Figura 9-6

Figura 9-7

Figura 9-8

Apuntes 10-1: Colaborar con un grupo de trabajo Microsoft Office especialist

Proteger hojas de cálculo y libro de trabajo Excel proporciona una herramienta que sirve para proteger determinadas celdas de una hoja de cálculo, por ejemplo las que tienen formulas, los rótulos que no se deben cambiar, etc. De forma que los usuarios únicamente puedan usar las celdas en las que hay que introducir satos. De manera predeterminada Microsoft Excel tiene bloqueadas todas las celdas de cualquier libro de trabajo, la pregunta es ¿Si están bloqueadas, entonces por qué se pueden modificar?, la respuesta es simple, porque la hoja de cálculo no está protegida, lo que se tiene que hacer es activar la protección. Desbloquear celdas Como ya se menciono anteriormente, de manera predeterminada Excel tiene bloqueadas todas las celdas de un libro de trabajo, para desbloquear una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar que desee desbloquear y posteriormente seleccionar el menú Formato │Celdas…, seleccionar las pestana Proteger y desactivar las casillas de verificación Bloqueada (Figura 101), una vez que se active la protección de la hoja, solo se podrán modificar las celdas bloqueadas.

Figura 10-1

Proteger una hoja de calculo 1. Una vez que se determina cuales celdas estarán bloqueadas y cuáles no, se debe activar la protección. 2. Dar clic en el menú Herramientas │Proteger │ Proteger hoja…, aparecerá el cuadro de dialogo Proteger hoja (Figura 10-2). 3. Activar los permisos que desee dar a los usuarios. 4. Para evitar que cualquier usuario pueda desproteger la hoja se puede escribir una contraseña. 5. Pulsar en Aceptar, Excel solo permitirá introducir datos en las celdas que están desbloqueadas. Eliminar la protección de una hoja de calculo 1. Para eliminar la protección de la hoja, ejecutar menú Herramientas │Proteger │Desproteger hoja… 2. Si utilizo una contraseña en la protección, Excel le pedirá que introduzca la contraseña para poder desproteger la hoja.

Figura 10-2

Proteger libro de trabajo Otra herramienta de protección de Excel es la que permite proteger un libro para que ningún usuario pueda modificar las propiedades del libro de trabajo. Existen dos tipos de protección para un libro de trabajo:  

Estructura: cuando se protege la estructura de un libro, las hojas no podrán moverse, eliminarse, cambiarles el nombre, insertar nuevas hojas, ocultarse o mostrarse. Ventanas: conserva siempre del mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro.

Como proteger un libro de trabajo 1. Dar clic al menú Herramientas │ Proteger │ Proteger libro…, aparecerá el cuadro de dialogo Proteger libro (Figura 10-3). 2. Activar las casillas para proteger el libro. 3. Para evitar que cualquier usuario pueda desproteger el libro se puede escribir una contraseña. 4. Pulsar en Aceptar.

Figura 10-3 Proteger con contraseña un archivo para apertura y escritura La protección de un archivo de libro de Excel, garantiza la confiabilidad y la integridad de los datos del mismo, la información clasificada o privada en manos equivocadas o vista por personas no permitidas es algo que se puede evitar con el uso de las contraseñas de apertura y de escritura. Para poder establecer una contraseña en un archivo usar el siguiente procedimiento: 1. Abrir el cuadro de dialogo Guardar como. 2. Dar clic en el botón Herramientas y seleccionar de la lista Opaciones generales…(Figura 10-4).

3. En el cuadro de dialogo Opciones para guardar (Figura 10-5) escribir la contraseña que se desee aplicar, apertura, escritura o si se requieren ambas. 4. Dar clic en Aceptar y escribir de nuevo la contraseña para confirmar que es la correcta. 5. Guardar el archivo.

Figura 10-4

Figura 10-5

Compartir un libro para que múltiples usuarios puedan modificarlo Una característica en los programas de Office es que están desenados para poder trabajar en equipo, esta herramienta es muy valiosa cuando se trabaja en un ambiente de red ya que permite que múltiples usuarios puedan modificar el mismo libro. Sugerencias antes de compartir un libro Antes de compartir un libro es necesario aplicar ciertas características, ya que una vez compartido no se podrán realizar los cambios que se listan a continuación:            

Celdas Combinadas Formatos condicionales Validación de datos Gráficos Imágenes Hipervínculos Escenarios Esquemas Subtotales Tablas dinámicas Protección de libro y hojas de calculo Macros

Como compartir u libro de trabajo 1. Dar clic al menú Herramientas │ Compartir libro…, aparecerá el cuadro de dialogo Compartir libro (Figura 10-6). 2. Seleccionar la pestaña modificación y activar la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Para que los cambios se actualicen después de un tiempo especifico, seleccionar la pestaña Uso Avanzado, en la sección Actualizar cambios hacer clic en el botón de opciones Automáticamente cada e indicar la cantidad de minutos. 3. Pulsar en Aceptar, guarda el libro cuando se le solicite.

ETC {Exclusivo} - 02/12/2004 09:46 a.m.

Figura 10-6 Combinar libros de trabajo La herramienta para compartir un libro se completa con la herramienta para combinar libros de trabajo, una vez que múltiples usuarios realizaron cambios en un libro, es posible combinar las diferentes versiones del mismo libro para comparar y combinar los cambios hechos. Sugerencias al combinar libros   

Asegurarse de que las copias del libro compartido estén en la misma carpeta. Cada copia debe tener un nombre diferente. Abrir la copia en la que desee combinar los cambios.

Como combinar libros de trabajo 1. Dar clic al menú Herramientas Compartir y combinar libros…, aparecerá un cuadro de dialogo que permite seleccionar el o los archivos que desee comparar y combinar (Figura 10-7),

2. Seleccionar la copia que tenga cambios para combinar, si desea combinar mas de una copia a la vez, presionar la tecla [Ctrl] mientras hace clic en los nombres de archivo. 3. Pulsar en Aceptar.

Figura 10-7 Control de cambios Sería realmente muy incomodo, además de improductivo tratar de adivinar qué cambios se realizaron en un libro de trabajo, por ejemplo ¿Cómo saber si alguien modifico los encabezados de columnas o alguna fórmula?, para eso es necesario tener un control respecto a cualquier cambio realizado. Una vez que se combinan dos o más libros diferentes, Microsoft Excel mostrara los cambios realizados en cada celda con un pequeño triangulo de color azul en la esquina superior izquierda, cuando coloque el puntero del mouse sobre esa celda Excel mostrara un comentario que muestra el nombre de la persona que realizo los cambios, la fecha y hora de la ultima modificación y el cambio que se efectuó. Aceptar o rechazar cambios Si no está conforme con los cambios realizados en el libro de trabajo puede usar la herramienta de Aceptar o rechazar cambios para determinar qué cambios aceptar y cuáles no. 1. Dar clic al menú Herramienta │ Control de cambios │ Aceptar o rechazar cambios…, aparecerá el cuadro de dialogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar cambios (Figura 10-8). 2. Para seleccionar una fecha específica, hacer clic en la opción Desde la fecha en la lista desplegable Cuando. 3. Para revisar los cambios realizados por un usuario determinado, hacer clic en la lista desplegable Quien y seleccionar al usuario.

4. La opción Donde permite revisar únicamente el rango de celdas seleccionado. 5. Una vez seleccionado el tipo de cambios para aceptar o rechazar, pulsar en Aceptar. 6. Excel mostrara el cuadro de dialogo Aceptar o rechazar cambios (Figura 10-9), donde se puede rechazar o aceptar cada uno de los cambios realizados en el libro, una vez aceptados o rechazados los cambios Microsoft Excel cerrara el cuadro de dialogo.

Figura 10-8

Figura 10-9 Publicar hojas de trabajo y libros en la Web Existen dos formas diferentes para guardar un libro de Excel como pagina Web las cuales se describen a continuación: 

Libros Interactivos, un libro interactivo es un archivo HTML que permite que diferentes usuarios puedan interactuar con el libro usando un explorador Web, por ejemplo, se pueden manipular los datos y formatos de las celdas, así como modificar las formulas en cada hoja. 1. Abrir el libro que contiene los datos que se desean publicar en Internet. 2. Pulsar sobre el menú Archivo │ Guardar como pagina Web… 3. Activar la casilla Agregar interactividad, escribir un nombre para el archivo y si lo desea puede cambiar también el titulo de la pagina Web.

4. Dar clic al botón Publicar, aparecerá el cuadro de dialogo Publicar como pagina Web (Figura 10-10., para ver la pagina después de haberla publicado activar la casilla de verificación Abrir la pagina en el explorador Web. 

Libros no interactivos, cuando se guarda un libro de Excel como pagina Web sin interactividad los usuarios no podrán realizar ningún cambio en el explorador de Internet, las páginas Web no interactivas se pueden abrir, modificar y guardar en Microsoft Excel, pero no se pueden realizar cambios en los datos con el explorador.

1. Abrir el libro que contiene los datos que se desean publicar en Internet. 2. Pulsar sobre el menú Archivo │ Guardar como pagina Web… 3. Escribir un nombre para el archivo y si lo desea puede cambiara el titulo de la pagina Web, asegurarse que la casilla Agregar interactividad no esté seleccionada, pulsar en Guardar.

Figura 10-10

Apuntes 11-1: Organizar datos y objetos Microsoft Office especialist

¿Qué son y para qué sirven las listas?4 Las listas en Excel son una herramienta que permite el uso y generación de filas automáticas para crear registros, tienen funciones ya conocidas anteriormente, como lo es el Autofiltro: se crean a partir de una selección de celdas o también se pueden crear en blanco para su posterior inserción de daos. La habilidad de las lista para almacenar registros de forma automática permite al usuario tener una mayor rapidez y eficacia al momento de introducir datos. La manera de crear una lista es la siguiente: 1. Seleccionar el rango en el cual se creara la lista. 2. Activar menú Datos │ Lista │ Crear lista… 3. Aparecerá el cuadro de dialogo Crear lista (Figura 11-1), en el se agrega el rango de celdas que formaran parte de la lista. 4. Si el rango seleccionado tiene encabezados activar la casilla La lista tiene encabezados. 5. Dar clic en Aceptar.

Figura 11-1 La lista creada contiene los siguientes elementos: 1 3

2 5

1. Cada lista4de la 4

Tema nuevo 2003

columna tiene habilitado el Autofiltro

2. 3. 4. 5.

de manera predeterminada en la fila d encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos. El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman la lista. La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina Fila de Inserción. Nota: Al escribir información en esta fila se agregaran datos automáticamente a la lista. Se puede agregar una fila Total a la lista. Al hacer clic en una celda de la fila total podrá elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable. Es posibles modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha del borde de la lista.

Otra manera de modificar las opciones de una lista: La barra de herramientas Lista (Figura 11-2), muestra opciones que se pueden agregar a una lista previamente creada.

1

2

3

4

5

6

7

8 9

10 11

Figura 11-2 1. Lista: Muestra una serie de comandos que se pueden aplicar a una lista creada, entre ellos se pueden encontrar: Insertar, Eliminar, Ordenar, Formulario, entre otros. 2. Alternar fila Total: Muestra una fila con el total de los registros contenidos en la lista, se pueden seleccionar algunas funciones preestablecidas como: Suma, Promedio, Cuenta, Max, Min, entre otras. 3. Sincronizar lista: Permite renovar una lista basada en un archivo original y actualizar los datos de registros modificados. 4. Descartar cambios y actualizar: Anular los cambios hechos en la lista por algún otro usuario y renueva la lista para su posterior modificación. 5. Actualizar datos XML: Renueva la información de un archivo con formato XML en el cual están basados todos o gran parte de los datos de una lista. 6. Importar datos XML: Permite introducir información contenida en un archivo con formato XML el cual se puede localizar por medio de un cuadro de dialogo. 7. Exportar datos XML: Da la opción de poder enviar datos en formato XML a un archivo de formato diferente. 8. Propiedades de asignación XML: Despliega en un cuadro de dialogo las opciones que caracterizan a los datos XML dentro de una lista. 9. Editar consulta: Muestra opciones para modificar las características de la consulta creada. 10. Asistente para gráficos: Crea un grafico teniendo como base un rango de celdas, ya sea que este se encuentre dentro o fuera del área de la lista.

11. Imprimir lista: Envía directamente los datos contenidos en una lista seleccionada o la impresora seleccionada como predeterminada. Crear asignaciones XML5 XLM , es la abreviatura en ingles de Lenguaje de marcado extensible, y se denomina "extensible" por una buena razón: puede extenderlo adaptándolo para que se ajuste a casi cualquier necesidad de negocios, educación, gobierno, ciencia, investigación académica… en cualquier campo en el que la información pase de un uso a otro. En la actualidad XML se hay convertido en una forma muy aceptada de transferencia de datos a través del Web, entre base de datos y entre programas de escritorio. Un sistema XML típico consta de tres tipos de archivo: a. Los datos XML, que son sus datos, mas las etiquetas XML que describen el significado y la estructura de los datos. Las etiquetas XML son un conjunto de códigos que sirven para describir que significan dichos datos; el hecho de que las etiquetas describen la estructura y el significado de los datos sirve para que cualquier programa o sistema informático que admita el uso de XML pueda comprender los datos y utilizarlos. Por ejemplo el nombre con etiquetas se mostraría así: Helen b. Los esquemas XML, que definen las reglas de lo que puede y no puede haber en sus archivos de datos XLM. Los esquemas se utilizan para validar los datos. Por ejemplo, un esquema podría servir para asegurarse de que los usuarios no puedan escribir texto en un campo de fecha; si no contara con un esquema, el campo de fecha de su código XML bien formado podría contener texto o el campo de precio podría incluir fechas. Su código XML seria como una frase gramaticalmente correcta pero sin ningún sentido. Un esquema puede estar incluido en un archivo de datos o bien ser un archivo independiente vinculado al archivo de datos. De cualquier forma, siempre que utilice un archivo de datos en coordinación con un esquema, se dice que el archivo de datos está conforme con ese esquema. Si se crea un archivo de esquema independiente, dicho archivo utiliza la extensión de archivo .xsd. Los archivos poseen la extensión .xml. c. Las transformaciones XML, que permiten utilizar los datos en diversos programas o archivos. Por ejemplo, una transformación podría agregar los datos relativos a las ventas a un libro de trabajo, mientras que otra transformación podría insertar la misma transformación en un documento. XML, además de estructurar y validar los datos también ofrece poderosas formas de replantear y reorganizar esos datos. El mecanismo para ello se denomina transformación XSLT (Extensible Style Sheet Languague Transformation) o, más simplemente, transformación. (Por esta razón la extensión del nombre de un archivo de transformación es .xsl).

Excel 2003 ofrece varias formas de trabajar con XLM. La herramienta más poderosa es una asignación XML. Los siguientes procedimientos muestran cómo crear y utilizar asignaciones XML. Crear una asignación XML en Excel Las asignaciones XML se crean a partir de esquemas XML. Si no se dispone de ningún esquema, Excel deduce uno de la estructura de los datos de su archivo XML Puesto que los esquemas no contienen datos, las celdas de la hoja de cálculo asignadas siguen estando vacías hasta que se introduzcan datos en ellas. 1. Abrir un libro de Excel. 2. En el menú Datos, elegir XML y hacer clic en Origen XML… 3. En el panel de tareas Origen XML, hacer clic en el botón Asignaciones XML . En el cuadro de dialogo Asignaciones XML, hacer clic en Agregar. Por último, en el cuadro de dialogo Seleccionar origen XML, seleccionar el archivo XML que se desea utilizar y hacer clic en Abrir. 4. Si aparece un mensaje informando que Excel va a crear un esquema, hacer clic en Aceptar (Figura 11-3). 5. Arrastrar las distintas parte4s del esquema XML desde el panel de tareas a la hoja de cálculo para vincular la estructura del esquema a las celdas de la hoja de cálculo (Figura 11-4). Si se equivoca, hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento del esquema del panel de tareas y hacer clic en Quitar elemento. Guardar el libro de Excel. Así se agrega la asignación a la hoja de cálculo. Ahora puede agregar datos al libro Excel. También puede guardar esos datos de Excel con formato XML usando el comando Guardar como del menú Archivo y eligiendo Datos XML en las opciones del cuadro Guardar como tipo.

Figura 11-3

Figura 11-4 Importar datos en la asignación Ahora que ya dispone de una asignación, puede introducir datos en ella importando el contenido de un archivo XML. Para crear la asignación solo se utilizo la estructura del archivo y por eso no aparecería ningún dato en ese proceso. 1. Seleccionar en la hoja de cálculo cualquier celda asignada. 2. En el menú Datos, seleccionar XML y hacer clic en Importar. 3. En el cuadro de dialogo Importar XML, buscar el archivo XML desde el que desee importar los datos. Seleccionar ese archivo y hacer clic en Importar. Nota: Excel carga los datos XML, en las celdas asignadas, de tal manera que no se repite nada innecesariamente (Figura 11-5). 4. Guardar el libro. Excel guarda los datos con la hoja de cálculo. Nota: Para agregar nuevos elementos a este archivo, se debe cambiar un ajuste en Excel. Con el valor predeterminado, importar datos en las celdas asignadas sobrescribirá los

datos previamente existentes en las celdas asignadas. Para agregar nuevos datos a las celdas asignadas manteniendo intactos los datos anteriores, siga estos pasos: 1. Hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda asignada, seleccionar XML y hacer clic en Propiedades de la asignación XML. 2. Seleccionar Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes.

Figura 11-5 Exportar datos asignados desde una hoja de cálculo de Excel 2003 1. Seleccionar en la hoja de cálculo cualquier celda asignada. 2. En el menú Datos, seleccionar XML y hacer clic en Exportar. En el cuadro de dialogo Exportar XML, seleccionar la carpeta a la que se desea exportar los datos, dar un nombre al nuevo archivo y hacer clic en Exportar. Los datos se guardaran en esa carpeta en formato XML que puede ser utilizado por cualquier programa desarrollado para trabajar con XML. Mover celdas asignadas Para mover los datos contenidos en celdas asignadas, corte y pegue como lo haría con cualquier otra información de una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que debe mover todos los datos de una lista de Excel para mantenerla como una lista. Si mueve parte de ella, la parte trasladada dejara de funcionar como una lista. Quitar celdas asignadas Para quitar las celdas asignadas y su contenido, seleccionarlas. En el menú Edición elegir Borrar y seleccionar Todo. Para quitar las celdas asignadas y conservar los datos contenidos en ellas, hacer lo siguiente:

1. Si no está ya abierto, abrir el panel de tareas Origen XML (en el menú Datos, elija XML, a continuación haga clic en Origen XML…). En el panel de tareas hacer clic con el botón secundario del mouse en el esquema que desee quitar y hacer clic en Quitar elemento (Figura 11-6).

Figura 11-6 Abrir un archivo en Excel 2003 como una lista XML 1. Abrir un libro de Excel 2003. 2. En el menú de Datos elegir XML y hacer clic en Importar. 3. En el cuadro de dialogo Importar XML, seleccionar el archivo XML que desee abrir. Hacer clic en Importar. 4. Si aparece un mensaje informándole de que Excel va a crear un esquema, hacer clic en Aceptar. 5. En el cuadro de dialogo Importar datos, seleccionar la hoja de cálculo que contendrá la lista XML. Hacer clic en Aceptar. Excel mostrara en la lista XML todos los datos contenidos en el archivo XML de origen. Esta lista tendrá el mismo aspecto y comportamiento que cualquier otra lista de Excel. Esta lista se puede guardar, pero no como dato XML, sino como una hoja de cálculo de Excel. Complementos y herramientas de análisis Dentro de Excel se encuentran disponibles varios complementos que son muy útiles para realizar cálculos y análisis de información. Para agregar las opciones de complementos siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar el menú Herramientas │Complementos… y seleccionar las casillas de verificación de los complementos a agregar (Figura 11-7) Entre las opciones que podrá seleccionar se encuentran: Herramientas para análisis: Agrega funciones y herramientas de análisis financiero, estadístico y técnico. Herramientas para análisis VBA: Permite a los desarrolladores publicar herramientas y funciones de análisis financiero, estadístico y técnico utilizando la sintaxis de Herramientas de análisis.

Asistentes para sumas condicionales: Crea una fórmula que suma los datos de un rango si estos cumplen los criterios especificados. Herramientas para el euro: Aplica formato de euro a los valores y proporciona la función de hoja de cálculo EUROCONVERTIR para convertir monedas. Asistente para Internet - VBA: Permite a los desarrolladores publicar datos de Excel en erl Web utilizando la sintaxis del Asistente para Internet. Asistente para consultas: Crea una fórmula para buscar datos en un rango a partir de otro valor del rango. Solver: Calcula soluciones para los escenarios basándose en las celdas ajustables y en las celdas restringidas.

Figura 11-7

2. Hacer clic en Aceptar. 3. Aparecerán en el menú Herramientas los complementos que se seleccionaron para poder utilizarse.

Nota: Entre las opciones de Análisis de datos podemos utilizar la de Regresión, la que nos permite determinar la correlación entre dos variables, una dependiente y otra independiente, es decir la cantidad de cambio de una variable asociada a un cambio único de otra variable. Para utilizar la herramienta de Regresión 1. Seleccionar el menú Herramientas │Análisis de Datos. 2. En el cuadro de dialogo Análisis de datos hacer clic en Regresión. 3. En la nueva ventana seleccionar el rango de celdas para cada una de las variables utilizando el botón Contraer cuadro

4. Cuando ya se hayan seleccionado, especificar alguna otra opción que desee muestre el análisis y hacer clic en Aceptar (Figura 11-8).

Figura 11-8 Modificar gráficos de dispersión XY Los gráficos de dispersión XY comparan a la vez dos conjuntos de números, uno en el eje horizontal (X) y otro en el eje vertical (Y). Los valores de los datos se representan dispersos por el grafico. Se pueden conectar los valores mediante líneas, pero dichas líneas no muestran las tendencias a lo largo del tiempo. Agregar líneas de tendencia al grafico Una línea de tendencia es una representación grafica de tendencias en serie de datos como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un periodo de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión. Si usa líneas de tendencia puede proyectar sus ventas futuras basadas en los últimos cuatro trimestres. Para agregar líneas de tendencia en un grafico: 1. Seleccionar el área de trazado del grafico. 2. En el menú Grafico seleccionar Agregar líneas de tendencia… 3. En el cuadro de dialogo Agregar líneas de tendencia seleccionar el tipo de tendencia o regresión que se desee (Figura 11-9).

a. Líneas de tendencia lineal: Es una línea recta con el mejor ajuste que se usa con un conjuntos de datos lineales simples. los datos son lineales si el patrón de sus puntos asemeja una línea. Una línea de tendencia lineal normalmente indica que algo aumenta o disminuye con una frecuencia continua. b. Línea de tendencia logarítmica: Es una línea curva con el mejor ajuste que resulta más adecuada cuando la frecuencia de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y al final los niveles se estabilizan. Una línea de tendencia logarítmica puede usar valores negativos, positivos o ambos. c. Línea de tendencia polinómica: Es una línea curva que se utiliza cuando los datos fluctúan. Es útil, por ejemplo, para analizar las perdidas y ganancias de un conjunto de datos grande. El orden del polinomio se puede determinar mediante el numero de fluctuaciones en los datos o en función del numero de máximos o mínimos que aparecen en la curva. Una línea de tendencia polinomica de Orden 2 suele tener solo un máximo o un mínimo. Una de Orden 3 normalmente tiene uno o dos máximos o mínimos. El Orden 4 tiene más de tres. d. Línea de tendencia potencial: Una línea de tendencia potencial es una línea curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que aumentan a un ritmo concreto, por ejemplo, la aceleración de un automóvil de carreras a intervalos de segundo, No es posible crear una línea de tendencia de potencia si os datos contienen valores cero o negativos. e. Línea de tendencia exponencial: Es una línea curva que es muy útil cuando los valores de los datos aumentan o disminuyes a intervalos cada vez mayores. No es posible crear una línea de tendencia exponencial si los datos contienen valores cero o negativos. f. Líneas de tendencia de media móvil: atenúa las fluctuaciones en los daos para mostrar con mayor claridad la trama o la tendencia. Esta línea de tendencia de media móvil utiliza un número concreto de puntos de datos (establecido por la opción Periodo), hace un promedio de los mismos y utiliza el valor del promedio como punto en la línea de tendencia. Por ejemplo, si el valor de Periodo está establecido en 2, el promedio de los dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la línea de tendencia de media móvil. El promedio de los puntos de datos segundo y tercero se utiliza como el segundo punto de la línea de tendencia, etc.

4. En base a la tendencia seleccionada agregar o elegir de la pestana de Opciones, un nombre personalizado para la línea de tendencia, señalar intersección, presentar ecuación en el grafico. Presentar el valor R al cuadrado en el grafico, entre otras. Nota: Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o está cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos. Excel calcula automáticamente su valor R al cuadrado basado en una formula. Si lo desea, puede mostrar ese valor en su grafico.

Figura 11-9

Ejemplo de la línea de tendencia lineal

Agrupar y ordenar objetos En Excel se pueden manejar y organizar objetos como imágenes, autoformas, Wordart, cuadros de texto, etc. Agrupar permite poder seleccionar a la vez 2 o más objetos que se encuentre en una hoja de cálculo, asimismo se logran mover, modificar o ajustar los diferentes objetos de acuerdo a su tipo, por ejemplo, se puede agrupar una imagen y un cuadro de texto para que no se pierdan la alineación entre si y así poder colocarlos en diferente ubicación sin desacomodarlos. Al agrupar objetos no quiere decir que estos permanecerán unidos desde que se agrupan, existe la posibilidad de desagrupar los objetos para poder modificarlos de forma independiente. para agrupar objetos se puede seguir uno de estos procedimientos: 1. Seleccionar los objetos que se deseen agrupar. 2. Para seleccionar varios objetos, mantener presionado la tecla (Shift) mientras se selecciona cada objeto dándole clic a cada uno. 3. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo y, a continuación, en Agrupar (Figura 11-10).

Figura 11-10

También se puede usar el siguiente procedimiento para agrupar: 1. Seleccionar los objetos que se van a agrupar. 2. Dar clic secundario del Mouse para mostrar el menú emergente (Figura 11-11). 3. Elegir la opción Agrupar dentro del submenú Agrupar.

Figura 11-11

Desagrupar objetos Existe la posibilidad de separar los objetos después que se agruparon, para realizar esta acción es necesario tener un grupo de objetos. 1. Seleccionar el grupo que desee desagrupar. 2. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en Dibujo y, a continuación, en Desagrupar. 3. Para continuar, cuando aparezca el cuadro de mensajes, hacer clic en Sí. 4. Para cambiar un objeto individual, continuar seleccionando y desagrupando objetos hasta que el objeto que se desee esté disponible. 5. Utilice las herramientas en la barra de herramientas Dibujo para cambiar el objeto. Reagrupar objetos La función reagrupar sirve para agrupar de nuevo los objetos contenidos en un grupo anterior que fue separado. No importa si los objetos hayan sido modificados de ubicación, tamaño, color, contenido, etc. 1. Seleccionar cualquiera de los objetos que antes estaban agrupados 2. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en Dibujo y, a continuación, en Reagrupar. Otra forma de reagrupar objetos 1. Seleccionar un objeto que precisamente pertenecía a un grupo. 2. Dar clic secundario para visualizar el menú emergente y elegir la opción Reagrupar del submenú Agrupar.

1. Selección de Objetos

2. Reagrupación de objetos modificación

3. Objetos reagrupados Mover objetos hacia delante o hacia atrás Cada que se inserta un objeto, este se coloca en una capa que no se visualiza, los objetos contenidos en una hoja de cálculo pueden organizarse de tal manera que se muestren de acuerdo a las necesidades de cada uno y no se interfieran unos a otros.

En Excel se pueden mover los objetos entre capas de las siguientes maneras: 1. Seleccionar el objeto que se desea mover. 2. Si el objeto está oculto detrás de otro, seleccionar cualquier objeto y, a continuación, presionar las tercas [Tab] o [Shift + Tab] hasta seleccionar el objeto deseado. Seguir uno de los siguientes procedimientos: Traer un objeto un paso o capa adelante Mueve el objeto seleccionado una capa hacia delante de los demas (según como fueron insertados sube de nivel), si se quiere mover una vez mas adelante se tiene que repetir el procedimiento.

1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, selecciona la opción Ordenar y, a continuación, hacer clic en Traer adelante.

Traer un objeto al frente Mueve el objeto(s) seleccionado hasta la parte superior de las capas de objetos en una sola acción. 1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción Ordenar y, a continuación, hacer clic en Traer al Frente.

Enviar un objeto un paso o capa atrás Traslada un objetos(s) una capa detrás de los de mas (según como fueron insertado baja de nivel), si se quiere mover una vez más hacia atrás se tiene que repetir el procedimiento. 1. En la barra de herramientas Dibujo hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción Ordenar y, a continuación, hacer clic en Enviar atrás.

Enviar un objeto al fondo Mueve el objeto(s) seleccionado a la ultima capa, debajo de todos los demás objetos. 1. En la barra de herramientas Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo, seleccionar la opción Ordenar y, a continuación, haga clic en Enviar al Fondo.