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Apuntes de Power Point

MICROSOFT POWER POINT 2000 1. Diapositivas y presentación. En PowerPoint, las diapositivas son cada una de las pantallas o páginas en las que tú creas tus propios gráficos y textos o los importas de otras aplicaciones. Las diapositivas pueden estar formadas por texto, imágenes, gráficos, organigramas, vídeos, sonido, etc. Las presentaciones las componen un grupo de diapositivas que sirven para reforzar la exposición de una idea haciéndola más atractiva e intuitiva. También forman parte de la presentación el sonido y los diferentes efectos especiales que acompañen a cada diapositiva y a la transición entre ellas.

2. Crear una presentación. Las diapositivas deben ser sencillas, utilizando el texto con viñetas siempre que se pueda y con un tamaño de letra de 24 o más puntos para facilitar la lectura. Cuando sea posible, colocar los datos en forma de gráficos o tablas, ya que resultan más intuitivos y fáciles de interpretar. Puedes crear la primera presentación utilizando el asistente para autocontenido. Simplemente deberás responder a algunas preguntas o seleccionar alguna opción. Él solo creará la presentación y posteriormente podrás

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ir diapositiva por diapositiva cambiando introduciendo los datos que desees presentar.

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3. El entorno de Power Point. Dentro de PowerPoint puedes trabajar con varias ventanas que te permitirán crear tu presentación. Estos 5 botones que te permiten cambiar de vista se encuentran en la parte inferior izquierda de tu pantalla.

4. El editor de diapositivas. Es la ventana más usada del entorno, ya que en ella se ven las diapositivas con todo su esplendor y es también en ella donde se crea y modifica el contenido de las mismas.

5. El esquema. Esta ventana te muestra el contenido de la presentación en forma de esquema. El esquema es la ventana ideal para comenzar a crear la presentación, ya que en él puedes ir anotando todas las ideas que se te vayan ocurriendo y que después se pueden transformar en diapositivas o en apartados de las mismas.

6. El clasificador de diapositivas. Es la ventana especialmente diseñada para la organización de las diapositivas que componen la presentación. En él aparecen varias diapositivas a la vez en forma de miniaturas.

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Para mostrar más o menos cantidad de diapositivas por pantalla puedes cambiar el Zoom. Dentro del clasificador, cada diapositiva actúa como un objeto que puedes arrastrar con el ratón o seleccionar.

7. Tipos de diapositivas. Los efectos especiales te ayudarán a conseguir el ambiente adecuado durante la representación de la obra y mantendrán al público atento esperando la próxima sorpresa. Diapositivas de título Son las más fáciles de crear, ya que en ellas basta con introducir el texto que formará el título. Algunas de ellas también llevan subtítulos. Para crearlas, puedes añadirla a una presentación que ya tengas en marcha haciendo clic sobre la opción Nueva diapositiva del menú Insertar y seleccionar uno de los tipos de diapositivas que se muestran. La diapositiva de título y subtítulo es la primera de la lista.

Listas con viñetas Es otro de los tipos de diapositivas de texto que puedes crear con Power Point. En ellas cada uno de los apartados que la componen está precedido por una viñeta. De este modo se consigue un atractivo especial para el texto y facilitas la lectura y la comprensión del mismo.

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La lista con viñetas puedes crearla en una columna o en más (diapositivas 2 y 3 de la primera fila). Tablas Se utilizan para presentar un grupo de datos perfectamente ordenados. Cuando creas una diapositiva de tabla, aparece en el interior un icono sobre el que debes hacer doble clic para poder comenzar la introducción de datos. Organigramas Con los organigramas puedes mostrar la estructura organizativa de una empresa. Estas diapositivas se crean del mismo modo que las demás y al igual que con las de tabla, aparecerá en la pantalla una diapositiva nueva y un icono en el centro de la misma. Al hacer doble clic sobre este icono se abre una nueva aplicación: Microsoft Organization Chart, que es la que te permitirá crear el organigrama. Gráficos Éstas se crean de la misma forma que las anteriores y también muestran un icono en el centro para que al hacer doble clic puedas abrir la aplicación Microsoft Graph en la que tendrás que crear los diferentes tipos de gráficos para tu presentación. Dentro de esta aplicación aparece una hoja de datos en la que debes introducir los datos que después aparecerán representados en el tipo de gráfico que elijas. Multimedia Son aquellas diapositivas en las que aparecen vídeos, sonidos e imágenes de todo tipo. Haciendo doble clic sobre el icono del centro de la diapositiva, puedes añadir un fichero multimedia que tengas almacenado en tu ordenador. Este objeto multimedia se ejecutará haciendo doble clic sobre él. Diapositivas en blanco Este tipo de diapositivas es la que mejor permite volar a tu imaginación. Podrás construir presentaciones totalmente personalizadas, que después podrás utilizar como plantillas para autocontenido. Se crean utilizando todas las herramientas de dibujo y diseño que posee Power Point. La barra de herramientas de dibujo tiene 3 secciones: pág. 4

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En la 1ª de ellas aparece la herramienta Selección, la herramienta Girar y un botón desplegable Dibujo con todas las opciones de edición de objetos para que puedas agrupar y desagrupar los objetos que diseñas, ordenarlos para que no se tapen o para que se vea el que más te interese, alinearlos con respecto a una posición de la diapositiva, girarlos, etc. La 2ª sección la forman 5 herramientas que son: • Línea. • Flecha. • Rectángulo. • Elipse. • Cuadro de texto. • WordArt para que des al texto un estilo diferente. • Imágenes prediseñadas te ofrece un menú en los que podrás elegir diferentes objetos e insertarlos en la diapositiva. En la 3ª sección aparecen tres paletas de colores (una de relleno, una de líneas y otra de fuentes), herramientas para seleccionar el estilo de línea y el estilo de flecha que puede llevar al final o al principio. Finalmente aparece un icono para dar sombra a los objetos y otro para aplicar efectos en 3 dimensiones. Relleno de objetos

Cualquier objeto que crees o que importes puedes colorearlo de varias formas. Puedes utilizar un color liso seleccionando uno de la paleta de colores de relleno, o escogiendo la opción Más colores de relleno si no te interesa ninguno de los que aparecen en la paleta. También puedes rellenar objeto utilizando la opción Efectos relleno que te mostrará un cuadro diálogo con cuatro tipos diferentes efectos de relleno:

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 Degradado: para conseguir que el relleno vaya pasando de un color a otro o al blanco en varias etapas.

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 Textura: para rellenar un objeto con textura de materiales como el mármol, arena,...  Trama: para conseguir un relleno estampado en dos colores.  Imagen: puedes utilizar una imagen de bitmap que tengas almacenada para rellenar cualquier objeto.

Diapositivas mixtas Son una combinación de texto, gráficos, imágenes, objetos, elementos multimedia, etc. Conviene que no haya muchos elementos en la diapositiva para no enturbiarla. En el cuadro de diálogo Nueva diapositiva hay varios tipos de diapositivas mixtas predeterminadas, pero también puedes utilizar una diapositiva blanca y añadirle por tu cuenta aquellos objetos que te interese colocar en ella.

8. Las plantillas de diseño. Estas plantillas son las generadoras de todas las diapositivas. En ellas se controlan muchos de los atributos de los diferentes elementos que se muestran en las diapositivas. Así, dentro de una plantilla se almacenan todas las características propias de una presentación: formato de cada uno de los tipos de diapositivas, tipos de fuentes, combinación de colores, etc. Para crear una plantilla de diseño puede utilizarse cualquier presentación que haya sido creada previamente. Bastará con pulsar Archivo/Guardar como y en la ventana "guardar como tipo" seleccionar plantilla de diseño.

9. Patrón de diapositiva. El patrón de diapositiva es uno de los patrones que se modifica cuando se quiere preparar una plantilla personalizada. Estos patrones se aplican a todas las diapositivas menos a las de título. En ellos se indica la posición de cada uno de los objetos de la diapositiva: área de título, área de objetos, imágenes incorporadas, fondo de la diapositiva, área de fecha, área de número de página, área de pie de página. Para cambiar éstos, sólo tienes que seleccionar cualquiera de ellos y moverlo hasta una nueva posición o cambiar los atributos de texto. En el patrón de diapositivas debes aplicar también el color de fondo y, si te interesa, insertar alguna imagen. Podrás insertarlo pulsando el menú ver/patrón/patrón de diapositivas.

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10. Ejecutar una presentación. Cada nueva diapositiva que vas creando, va tomando automáticamente un efecto de transición por omisión consistente en mostrar directamente la diapositiva sin ningún tipo de efecto. De tal forma que, después de terminar la presentación, puedes ponerla en funcionamiento ejecutando el comando Ver/ Presentación con diapositivas y la pantalla se oscurecerá para dejar paso a la primera diapositiva. El control de esta primera presentación es manual, de tal forma que para pasar a la siguiente diapositiva debes pulsar el botón izquierdo del ratón o la barra espaciadora o Avance de página. Para tener mayor control sobre el desarrollo de la presentación pulsa el botón derecho del ratón y se te abrirá un menú contextual con varias opciones; entre ellas se encuentra la Pluma que permite hacer anotaciones temporales sobre la diapositiva mientras ésta está en pantalla.

11. Efectos de transición. Estos efectos le dan a tu presentación un toque especial que motiva aún más la atención de la audiencia. El efecto de transición es un efecto especial que modifica la forma en la que una diapositiva se presenta en pantalla. Para asignar efectos de transición colócate en el Clasificador de diapositivas (menú Ver) y selecciona las diapositivas a las que deseas aplicar el mismo efecto (utiliza la tecla Ctrl.). Después ejecuta el comando Presentación, Transición de diapositiva; con esto aparecerá el cuadro de diálogo Transición de diapositivas.

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También puedes asignar efectos de transición utilizando la barra de herramientas Clasificador de diapositivas, que aparece como segunda barra cuando se abre la ventana del Clasificador.

12. Intervalos de transición. Las presentaciones también pueden prepararse para que ellas cambien automáticamente de una diapositiva a otra, sin que sea necesario hacer clic o pulsar una tecla. Estas presentaciones automáticas llevan un tiempo de permanencia asignado a cada una de las diapositivas y de este modo, cuando ese tiempo transcurre, comienza el efecto de transición que dará paso a la siguiente diapositiva. Para que la presentación se ejecute automáticamente debes antes especificarlo en el cuadro de diálogo Configurar presentación, que aparece tras ejecutar el comando Presentación, Configurar presentación. Posteriormente, podrás ensayar la presentación para asignarle el tiempo que sea necesario para cada una de las diapositivas. Este ensayo de intervalos puedes efectuarlo haciendo clic sobre el icono Ensayar intervalos que aparece en pág. 8

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la barra de herramientas del Clasificador y comenzará la presentación con un pequeño cuadro de diálogo que te permite controlar el tiempo que permanece cada diapositiva en la pantalla antes de iniciar el efecto de transición.

13. Efectos de texto. Las diapositivas de texto tienen sus propios efectos, independientes de los que se asignen a la diapositiva en general y a los gráficos que aparezcan en la misma. A estos efectos de texto se les llama efectos de progresión de texto. Para asignar un efecto de transición de texto, sitúate en Ver/Clasificador de de diapositivas y haz clic sobre la herramienta Efectos de animación para que aparezca la barra de herramientas del mismo nombre.

El primer icono te permite asignar un efecto de transición al título de la diapositiva. Los restantes efectos estarán desactivados hasta que selecciones el texto de la diapositiva al que deseas aplicarlos. Son múltiples los efectos de animación que puedes aplicar a tus diapositivas de texto y muchos de ellos van acompañados de un sonido que atrae aún más la atención.

14. Imprimir. Las presentaciones también puedes sacarlas en papel o en transparencias para poder utilizarlas allí donde no hay ordenadores. Para ello, antes debes ejecutar el comando Archivo, Configurar Página para decidir el tamaño de la página y la orientación. Después de establecer estos parámetros puedes iniciar la impresión ejecutando el comando Archivo/Imprimir que te llevará al cuadro de diálogo Imprimir, en el que debes seleccionar el tipo de impresora, las diapositivas que quieres imprimir y el número de copias de cada una.

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