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Semana 12

MOBILIARIO Y EQUIPOS DE LA OFICINA MODERNA

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ARCHIVOS DIGITALES

El espacio físico es de suma importacia para realizar un trabajo efectivo. Un ambiente agradable, sencillo y acogedor, logrará que las labores colectivas sean más llevaderas y dinámicas. Esta semana estudiaremos el mobiliario y equipos que componen una oficina. El mobiliario es el conjunto de muebles propios de la oficina que sirve de soporte a la persona o para resguardar los implementos de apoyo administrativo de una empresa u oficina, por ejemplo: escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc. Una oficina debe estar constituida por:

En temas anteriores del curso que ya casi terminamos, hicimos mención breve de la computadora, allí se afirmó que un sistema computacional es copia fiel de los sistemas operativos del ser humano. El ser humano para poder ser tal, cuenta con una memoria de larga duración donde va guardando todo lo que acontece a través de toda su existencia, desde que nace hasta que muere. También cuenta con una memoria de corta duración que es la que utiliza cuando realiza una actividad puntual física o mental. Así como el hombre lleva sistema de archivos en físico para respaldar su memoria, la aparición de la computadora ha originado otro tipo de archivos, los digitales.

1. Mobiliario: escritorios, sillas, archivadores, estantes y otros.

Digitalizar:

2. Equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e impresoras, teléfonos, telefax, etc.

Ahora el ser humano digitaliza su entorno. ¿Qué significa digitalizar? Digitalizar es traducir información como textos, imágenes o sonidos, a un formato que puedan entender los computadores, y éstos sólo están capacitados para manejar los valores unos y ceros. En efecto, para tu computador todo lo que ves en estos momentos en la pantalla se maneja con unos o ceros. Esto es porque la computadora maneja un sistema binario, que se llama así porque sólo acepta dos valores: 0 y 1.

3. Materiales: Papel, engrapadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos. 4. Servicios básicos: luz, agua, aire acondicionado, ventilador, entre otras. 5. Mecanismos de seguridad. Es necesario que tengamos claro al trabajar en una oficina; cuales son: 1. Su mobiliario. 2. Sus equipos. 3. Sus materiales. Debes conocer además su administración, características y usos; respetar y hacer cumplir la normativa existente; para el uso óptimo de los recursos. Mobiliario El mobiliario es el conjunto de muebles que permiten organizar una oficina de manera que se mantenga la comodidad y la funcionalidad para desarrollar las actividades en el lugar de trabajo de manera óptima. Las tendencias en el equipamiento de los puestos de trabajo están orientadas hacia los sistemas modulares porque la disposición de éstos permite satisfacer necesidades de los usuarios en función de la personalización de los espacios, manteniendo la armonía del ambiente.

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Archivos Digitales: Las computadoras están diseñadas con ese mismo patrón una memoria larga o memoria ROM siglas que en Inglés significa: Read Only Memory o Memoria de sólo Lectura- esta memoria no puede modificarse- y la memoria de corta duración o memoria RAM (Random Access Memoria) o Memoria de Acceso Aleatorio, ésta nos permite escribir o realizar cualquier modificación en los archivos y programas de la computadora.. Los archivos Digitales son todos los documentos que elaboramos en la computadora con cualquiera de los software. Los más utilizados en la oficina, son los del paquete de office: Word, Power Point, Excel entre otros, éstos son guardados en la memoria ROM si queremos tenerlos de manera permanente. Unidades De Almacenamiento De Archivos Digitales: Disco Duro (Hard Disk): El archivador principal de una computadora es el Disco Duro, allí se guardan cantidades de archivo de acuerdo a su capacidad de almacenaje, que en la actualidad ya va por el orden de los GB (Giga Bite), las computadoras modernas tienen una gran capacidad de almacenaje.

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a la izquierda qué fue lo disfrutado…, a la derecha, cuánto tiempo duró ese gozo. ¿Conoció a su novia y se enamoró de ella? ¿Cuánto tiempo duró esa pasión enorme y el placer de conocerla? ¿Una semana?, dos?, ¿tres semanas y media?… Y después… la emoción del primer beso, ¿cuánto duró?, ¿El minuto y medio del beso?, ¿Dos días?, ¿Una semana? … ¿Y el embarazo o el nacimiento del primer hijo?, ¿Y el casamiento de los amigos…? ¿ Y el viaje más deseado…?, ¿Y el encuentro con el hermano que vuelve de un país lejano…?¿Cuánto duró el disfrutar de estas situaciones?… ¿Horas?, ¿Días?… Así vamos anotando en la libreta cada momento, cuando alguien se muere, es nuestra costumbre abrir su libreta y sumar el tiempo de lo disfrutado, para escribirlo sobre su tumba. Porque ese es, para nosotros, el único y verdadero tiempo vivido. Jorge Bucal 1. ¿A qué te invita este cuento? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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Junto con el anterior criterio también debe tomarse en cuenta que los costos de los inmuebles son cada vez más elevados y que las empresas crecen de manera acelerada tanto en personal como en necesidades de espacio. Por tal razón se imponen soluciones prácticas y económicas para aprovechar al máximo los metros cuadrados disponibles. Decir los componentes básicos de una oficina es casi imposible, porque siempre va a depender de su planta física, su personal y de los servicios que ofrezca, pero podemos hacer una breve lista de los más esenciales: • Escritorios • Sillas: fijas, rotatorias, con apoyador de brazos • Archivadores de diversos tipos: verticales, Kardex. • Mesas de trabajo o reuniones • Mesas para equipos que requieran un soporte físico especial como por ejemplo las: computadoras. • Armarios de oficina • Estaciones de trabajo • Pizarras acrílicas o convencionales • Carteleras • Aire acondicionado o ventiladores • Enfriador de agua • Equipos para el área de cocina si existe el espacio: microondas, nevera, cocina entre otros. Recueda: la materia Prácticas de Oficina, se debe estudiar relacionándola con otras materias. Por ejemplo: contabilidad, mecanografía, Registro y control de documentos, informática, etc. Equipos básicos de oficina

Actividades

Entre los recursos más empleados para la realización de las tareas están: el teléfono, el telefax, la fotocopiadora, máquina de escribir, las calculadoras y las computadoras. Siendo estás últimas las que juegan el papel central dentro de las organizaciones de hoy en día. Veamos cada uno de ellos en detalle: El Teléfono 1. Investiga en tu comunidad, un comercio, cooperativa o micro empresa que use recursos tecnológicos para aumentar la calidad de los servicios. Evalúa la utilización de estos recursos.

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Actualmente se utilizan en todas las organizaciones públicas o privadas a través de las centrales telefónicas, estos son dispositivos que tienen la capacidad de recibir y enviar múltiples llamadas telefónicas. La persona que maneja este aparato debe ser la centralista o recepcionista.

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El telefax: es un artefacto que permite la reproducción de mensajes transmitidos por medio de la línea telefónica, es más práctico y accesible a cualquier momento obteniéndose facsimiles o copia fiel de un escrito, dibujo, etc.

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El Buscador

Características: • Tiene una alta velocidad de transmisión. • Tienen marcación automática. • Tienen fuente de papel incorporada. • Tienen memoria de recepción. • Tienen cambio automático fax/teléfono. La fotocopiadora: es una máquina que permite reproducir copias fotostáticas de trabajos escritos, facturas, cheques, cualquier tipo de documentos, mediante la exposición de las mismas ante una luz especial y la captación de la imagen con un pigmento también especial (negro o color) sobre papel, cartulina o en láminas de acetato. Características: • Pueden reducir o ampliar. • Reproduce con rapidez. • Algunas más sofisticadas seleccionan el papel, compaginan y engrapan. • Existen en el mercado fotocopiadoras a color. • También existen las multifuncionales que tienen: scanner, fotocopiadora e impresora.

Un día un buscador sintió que debía ir hacia la ciudad de Kammir. Él había aprendido a hacer caso riguroso a esas sensaciones que venían de un lugar desconocido de sí mismo, así que dejó todo y partió. Después de dos días de marcha por los polvorientos caminos divisó Kammir, a lo lejos. Un poco antes de llegar al pueblo, una colina a la derecha del sendero le llamó la atención. Estaba tapizada de un verde maravilloso y había un montón de árboles, pájaros y flores encantadoras. La rodeaba por completo una especie de valla pequeña de madera lustrada… Una portezuela de bronce lo invitaba a entrar. De pronto sintió que olvidaba el pueblo y sucumbió ante la tentación de descansar por un momento en ese lugar. El buscador traspaso el portal y empezó a caminar lentamente entre las piedras blancas que estaban distribuidas como al azar, entre los árboles. Dejó que sus ojos fueran los de un buscador, quizá por eso descubrió, sobre una de las piedras, aquella inscripción… “Abedul Tare, vivió 8 años, 6 meses, 2 semanas y 3 días”. Se sobrecogió un poco al darse cuenta de que esa piedra no era simplemente una piedra. Era una lápida, sintió pena al pensar que un niño de tan corta edad estaba enterrado en ese lugar… Mirando a su alrededor, el hombre se dio cuenta de que la piedra de al lado, también tenía una inscripción, se acercó a leerla decía “Llamar Kalib, vivió 5 años, 8 meses y 3 semanas”. El buscador se sintió terriblemente conmocionado. Este hermoso lugar, era un cementerio y cada piedra una lápida. Todas tenían inscripciones similares: un nombre y el tiempo de vida exacto del muerto, pero lo que lo contactó con el espanto, fue comprobar que, el que más tiempo había vivido, apenas sobrepasaba 11 años. Embargado por un dolor terrible, se sentó y se puso a llorar. El cuidador del cementerio pasaba por ahí y se acercó, lo miró llorar por un rato en silencio y luego le preguntó si lloraba por algún familiar. - No ningún familiar – dijo el buscador - ¿Qué pasa con este pueblo?, ¿Qué cosa tan terrible hay en esta ciudad? ¿Por qué tantos niños muertos enterrados en este lugar? ¿Cuál es la horrible maldición que pesa sobre esta gente, que lo ha obligado a construir un cementerio de chicos?

La máquina de escribir: es un equipo que nos permite escribir, con ayuda de un teclado de tipos fijos. Hay máquinas de escribir manuales, eléctricas y electrónicas. Hoy en día las que tienen mayor uso son las electrónicas, dentro de las llamadas procesadoras de palabras ya incorporadas a sistemas de computación. En la actualidad es creciente el uso de las computadoras ha desplazado a las máquinas de escribir.

El anciano sonrió y dijo: -Puede usted serenarse, no hay tal maldición, lo que pasa es que aquí tenemos una vieja costumbre. Le contaré: cuando un joven cumple 15 años, sus padres le regalan una libreta, como esta que tengo aquí, colgando del cuello, y es tradición entre nosotros que, a partir de allí, cada vez que uno disfruta intensamente de algo, abre la libreta y anota en ella:

Características de las máquinas de escribir electrónica: • Programación de teclado. • Teclado de toque profesional diseñado para aumentar la velocidad y la exactitud de tipeo. • Pantalla LCD de 16 caracteres. • Margen variable. • Paso de impresión. • Escritura línea por línea.

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En el mundo actual un teletrabajador tiene los mismos derechos, obligaciones y gastos que cualquier otro empleado, la única diferencia es que se utiliza el hogar como oficina principal. El teletrabajo en el domicilio es el que mayor potencial de crecimiento tiene. Este tipo de teletrabajo implica el uso de telecomunicaciones e informática. Son profesionales que trabajan uno o dos días a la semana. Por lo tanto, las tareas rutinarias como el procesamiento de datos se hacen a distancia. Hay que añadir que el teletrabajo a domicilio puede causar aislamiento. Este es el problema más importante al que tienen que hacer frente estos trabajadores. Los centros de teletrabajo son una oficina de recursos compartidos que dispone de las instalaciones de telecomunicaciones y de los equipos informáticos necesarios para desarrollar actividades de teletrabajo. Proporcionan una solución para aquellos teletrabajadores que temen el aislamiento social producido por el trabajo en el domicilio y suponen una mejora de la formación informática de los trabajadores locales. Esta forma de trabajo a distancia no es tan sencilla como parece ya que requiere una formación profesional específica previa. Además requiere de un alto nivel organizativo y de autogestión. Por último no hay que olvidar que el teletrabajo ofrece un mayor grado de autonomía para aquellas personas con un carácter independiente y que les gusta asumir responsabilidades. Si tú eres una de esas personas, el teletrabajo te da la oportunidad de comenzar tu propio negocio o montar tu microempresa ya que esta forma te da la posibilidad de aminorar gastos en términos de alquiler de local, materiales de trabajo, entre otras…así como de manejar tu tiempo y distribuir tus tareas en función de tus propias necesidades.

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• Diccionario corrector de ortografía. • Inserción automática de papel. • Centrado automático, subrayado, negrilla y más. • Sistema automático de corrección y borrado de palabras o líneas con el toque de una tecla • Memoria de corrección de una línea. • Carro de 12.87”, ancho de escritura de 9”. • Velocidad de escritura de 12 caracteres por segundo. La calculadora: es una máquina mecánica o electrónica utilizada para obtener el resultado de cálculos aritméticos: suma, resta multiplicación, división y porcentaje entre los principales. Con el avance de la tecnología y la disminución del tamaño de estos dispositivos es mucha la gente que las lleva siempre consigo. Por lo general son utilizadas cuando el cómputo necesario no es lo suficientemente complejo como para justificar la utilización de una computadora. Las calculadoras actuales usan alimentación eléctrica y son creadas por diversos fabricantes, en formas y tamaños incontables. Nos limitaremos a describir solo dos tipos de la gran variedad existente en el mercado: Calculadoras gráficas: son modernas calculadoras, como computadores de bolsillo especializados en matemáticas. Características: • Llevan incorporado un microprocesador. • Son programables. El lenguaje de programación es básico, pero evoluciona con la aparición de nuevos modelos más potentes. • Teclado alfanumérico. Cada tecla ejecuta hasta tres funciones, siendo una de ellas la inclusión de un signo de escritura o de puntuación. Si ese signo es una letra, entonces puede representar un texto escrito o una variable de memoria. Los signos de puntuación y otros específicos son comandos del lenguaje de programación. • Pantalla generosa que la hace apta para la representación y el estudio de funciones. • Los modelos recientes permiten la realización de gráficos en tres dimensiones. • Trabajan con listas de datos y matrices. • Son aptas para álgebra, cálculo, estadística avanzada y matemática financiera. • Visualización natural, en los modelos recientes: las expresiones matemáticas aparecen en pantalla como en los libros de texto. Calculadoras de Mesa: son calculadoras con funciones elementales, que apoyan el trabajo de cálculos simples en las oficinas.

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Calculadora profesional de sobremesa.

En estos tiempos la tecnología ha colonizado distintos espacios de la sociedad. Desde allí ha dado impulsos significativos para llevar una vida más cómoda y de mayor calidad. El ámbito científico ha introducido la tecnología para ser más eficientes en el descubrimiento de curas y tratamientos de enfermedades de este siglo. Aunque estos avances no siempre llegan a los más necesitados, la tecnología juega un papel importante en la democratización de estos bienes.

• Pantalla de 12 dígitos. • Velocidad de impresión (l.p.s.) • Cuatro teclas de memoria. • Selección de decimales. • Rollo de papel para impresión • Operaciones aritméticas básicas y porcentajes. El computador: es una máquina que simula los procesos mentales humanos. Se le suministran datos en programas o paquetes los cuales son almacenados, procesados y transformados con el fin de obtener un resultado que es la información procesada. Tiene la ventaja de almacenarlo a una mayor velocidad de almacenamiento. Consiste en dos partes básica:

Unidad de entrada

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La oficina moderna y la tecnología

Características:

Hardware (parte física)

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Software (parte lógica) Programas facilitados por el fabricante o programador

Unidad de salida

Otro ámbito que no escapa del auge de la tecnología, sobre todo de las de información y comunicación, es la oficina moderna. Actualmente la oficina no se limita a un espacio físico convencional sino que se expande a través de la fibra óptica a todo el mundo. Ahora mucha gente puede hacer negocios con un equipo mínimo desde su casa con ayuda del internet. La oficina tradicional se ha transformado en espacios interactivos que cada día dependen más de la tecnología. En estos tiempos, quienes no estén adaptados a estos cambios, quedarán rezagados y obsoletos. El número de individuos conectado a una determinada oficina puede ser considerable y esta comunidad constituye una verdadera “empresa expandida” cuyos recursos intelectuales, efectivos y morales son muy importantes.En el mundo digital, las redes de comunicación permiten crear bases sólidas que no tienen fronteras de espacio o tiempo. Una oficina moderna no sólo podrá brindar servicios a todos sus empleados y clientes, sino también aprovechar los recursos existentes en esa comunidad para aumentar la prosperidad y la calidad de vida de sus integrantes. EL Teletrabajo Para continuar con el tema de las oficinas modernas y la tecnología, vamos a aprender una nueva modalidad de trabajo llamada “teletrabajo”.

Unidad Central de Procesamiento Almacenamiento externo

Ver a alguien que trabaja en casa, con total libertad de horarios, compaginando su vida familiar y laboral, despierta una sana envidia en mucha gente. Esto es el teletrabajo.

Actividades

El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador. Puede realizarse a tiempo global o parcial. El teletrabajo requiere de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa. Pero, no todo son ventajas en esta modalidad de empleo. Por una parte, hay muchos empleos que requieren la presencia física del trabajador, y por otro lado, muchos empresarios desconocen el teletrabajo. Hoy por hoy son contados los casos de empresas que han implantado esta nueva modalidad.

1. ¿Del equipo que hemos estudiado, cuál crees que ha caído en desuso y por qué?

El teletrabajo no existe como profesión, no es más que una forma de desarrollar el trabajo.

2. ¿Cuál es el futuro de la computación en la oficina moderna?

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La “obsolescencia digital” es una enfermedad que tiene cura, pero es preciso detectarla precozmente. Muchas veces un empresario o un pequeño emprendedor muy consciente del mantenimiento de sus instalaciones físicas, no lo es tanto en referencia a sus equipos digitales y espacios virtuales en Internet. Nada es más revelador para evaluar el grado de modernización de una empresa, pequeña o grande, que observar la calidad de sus sistemas digitales y verificar el uso que se les da. Este último aspecto es clave puesto que muchas veces las mejores máquinas y redes instaladas en la empresa no son aprovechadas convenientemente. La experiencia indica que es preciso estar muy atento al proceso de asimilación de las tecnologías en la práctica diaria. La única manera de mantener el nivel de calidad es ofrecer una capacitación permanente y un soporte educativo que acompañe al usuario en todo momento. Esto implica una inversión comparable a la que se ha realizado en equipos. Y en esta inversión deberían estar previstos también los recursos dedicados a la investigación de nuevas tecnologías digitales que podrían incorporarse en la oficina. Redes de personas Los sistemas digitales no sólo permiten la operación de máquinas sino que sirven fundamentalmente para la interacción entre personas. Este último es un aspecto de la mayor importancia que merece un cuidado muy especial dentro de la oficina moderna, entre sus empleados y en el servicio a sus clientes. En particular, como dijimos, la empresa y la oficina actual es un “espacio educativo” de enorme impacto social. Las redes digitales, Internet, videoconferencias, etc., son canales abiertos no sólo a la información sino al conocimiento personal e interpersonal. Se podrían aprovechar mejor, por ejemplo, los enormes recursos instalados en las oficinas para facilitar el entrenamiento a distancia de sus empleados, a su capacitación y educación. Una empresa “expandida” a través de las redes digitales es hoy perfectamente posible. Muchas veces las oficinas y empresas tienen una capacidad ociosa encubierta en el campo digital. Dependerá de las características propias de cada oficina la posibilidad de abrir ese nicho a sus integrantes en diferentes aspectos. Por ejemplo, crear páginas interactivas útiles a sus empleados dentro de la red, cursos online de capacitación, ofrecer encuentros a distancia por videoconferencia entre diferentes asociaciones o cooperativas. La “cara digital”, virtual, de una empresa revela mucho sobre la realidad cotidiana. Habrá que cuidarla con esmero. En el módulo de informática del tercer semestre, te brindamos las herramientas necesarias para aplicar las nuevas tecnologías de la información en cualquier negocio que decidas emprender o simplemente para aplicarla a las prácticas de oficina de alguna empresa que decidas formar parte. Las dos brechas digitales En América Latina la distancia que existe entre la tecnología y la empresa es grande y preocupante. Tal vez esta sea la brecha más formidable que debemos reducir. Cuando se habla de la “brecha digital” generalmente nos referimos a la división injusta que existe entre los que tienen y los que no tienen tecnología informática o acceso a Internet. Todos estamos de acuerdo en que es un imperativo reducir estas diferencias en nuestros países. No habrá equidad posible con crecimiento sustentable en la sociedad, sin una distribución razonable y homogénea de estos recursos digitales y reales en toda la población.

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El Mueble en la civilización Egipcia La historia del mueble, tiene su origen en la evolución y progreso de la humanidad, pero las primeras referencias bastantes completas que tenemos se refieren al antiguo Egipto. Los egipcios ubican la mayoría de sus ciudades y pueblos en las cercanías del río, o a una distancia considerable o elevadas sobre montículos, intentando en ambos casos evitar los efectos de la inundación. Las principales ciudades eran elegidas por el faraón y todas ellas estaban organizadas de forma caótica, tomando como centro los edificios públicos. Las construcciones eran en su mayoría de adobe, material creado con paja y barro, debido a la ausencia de piedras y madera en la zona. Sólo los grandes templos y las construcciones funerarias utilizaban piedra sacada de las canteras de Wadi Hammamat u otras zonas cercanas a las fronteras. Las excavaciones arqueológicas nos ha permitido saber que la casa egipcia estaba construida alrededor de un patio, demostrándose que fueron habitadas por un amplio número de personas y que fue creciendo respecto a las necesidades familiares, transformándose incluso en un conjunto de casas. La casa tenia una planta cuadrada con un espacio central precedido por una antecámara. A su alrededor nos encontramos los dormitorios y las habitaciones destinadas a almacén. Incluso en algunas casas de Tell el-amarna se han encontrado cuartos de baño. Estaban situados junto a la habitación principal y separados de ella por un muro bajo cubierto con caliza. Constaban de una zona de baño y de un retrete consistente en un asiento ubicado sobre una vasija rellena de arena. Algunos miembros de grandes familias tenían amplias casas en las afueras de las ciudades, a modo de urbanizaciones de alto standing. Las villas estaban rodeadas de árboles y jardines con estanques, cocinas, talleres, establos, graneros y casas para los sirvientes. Los restos de mobiliario que nos han quedado no son muy abundantes y corresponden a las clases sociales más acomodadas. El taburete era el mueble universal egipcio ya que en su uso no se encuentran distinciones sociales. Más elitista es la silla y las camas, realizadas en madera. El ajuar era de lino y utilizaban unos reposacabezas para dormir. Los muebles egipcios se caracterizan por su sencillez de estructura, utilizando clavijas de madera y ensambladuras elementales. La decoración es geométrica utilizando colores vivos. La ornamentación en los muebles de lujo, se realiza con bajorrelieves, taracea en oro o marfil y maderas finas, los motivos de animales y plantas. Un elemento interesante es el uol, realizado en madera, es una especie de media luna con pie que se utilizaba como almohada para separar la cabeza de la cama y no estropear los complejos peinados. Para pintar los muebles, recubrían la madera con una selladora semejante al yeso, para después aplicar los tintes pigmentados sobre la superficie seca, se puede observar en muchas sillas, tumbas y otros objetos encontrados en yacimientos muebles decorados con gran lujo de detalles. Eran abundantes los escabeles, muestran una base cúbica formada por una estructura de listones de madera y el asiento curvado anatómicamente. Las camas muy simples estaban formadas por una base de madera a la que se fijaban cuerdas o tiras de cuero recubiertas de telas o pieles, los ejemplares mas ricos presentaban a los pies un bajorrelieve pintado. Fuenste: http://www.restamueble.galeon.com/aficiones475630.html

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