MÓDULO 2. HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA Y CONSULTA

Materiales docentes del COBDC

SUMARIO Introducción 2.1. Demanda de información 2.2. Localización de fuentes de información 2.3. Evaluación de las fuentes

Título: Módulo 2. Herramientas de búsqueda y consulta Curso: Fuentes de información para la atención al público Autor/a: Marga Losantos Viñolas Fecha: abril 2011 ©Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya 1

OBJETIVOS Los objetivos de este módulo son los siguientes:
Proporcionar unos criterios básicos para analizar las necesidades y la pregunta del usuario.
Identificar y seleccionar las fuentes de información más adecuadas para cada necesidad informacional.
Conocer los criterios básicos para evaluar las fuentes de información.

INTRODUCCIÓN “Never before in the history of the planet have so many people –on their own—had the ability to find so much information about so many things and about so many other people”. (Friedman, 2005)

Nos hallamos inmersos en la llamada Sociedad de la Información. La información se ha convertido en un elemento estratégico, básico para el desarrollo de la sociedad y del conocimiento. Los profesionales de la información, bibliotecarios, documentalistas, son los intermediarios entre el ciudadano y la información y son los responsables de proporcionarles una información de calidad. Ahora bien, el crecimiento exponencial de la información, la aparición de diferentes formas de acceder a ella y los nuevos soportes documentales dificultan este objetivo. Para dar respuesta a la necesidad informacional del ciudadano, el profesional se encuentra ante una multiplicidad de recursos, fuentes y soportes que tiene que saber localizar y una vez localizados ha de tener elementos que le permitan saber si le proporcionará la información de calidad que requiere el usuario. Por otra parte, antes de iniciar el proceso de localización de las fuentes de información es necesario analizar tanto la demanda de información como las características del usuario. Son dos elementos que ayudarán a mejorar el proceso de localización.

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2.1. DEMANDA DE INFORMACIÓN Las necesidades de información que tiene el ciudadano son diversas y variadas. Antes de responderlas es preciso analizar los siguientes factores: •

temática

•

nivel de profundidad

•

finalidad u objetivo de la pregunta

•

edad y nivel de formación del usuario

•

medio de planteamiento de la pregunta (presencial, virtual)

Para dar la respuesta más adecuada a la necesidad de información a menudo se tiene que concretar qué aspecto de la temática interesa. Por ejemplo, ante una petición de información sobre el culto a San Nicolás de Bari, tendríamos que saber si es desde un punto de vista iconográfico, religioso o folklórico, porque los diferentes enfoques requieren una fuente diferente. También es importante conocer el nivel de profundidad y la exhaustividad que se necesita. Si nos piden información sobre el arte barroco se tiene que saber si los datos de una enciclopedia general son suficientes, o si es necesario consultar una monografía especializada. La finalidad o el objetivo de la pregunta es otro de los aspectos a valorar. No es lo mismo la necesidad de información para un trabajo escolar, para un trabajo de investigación o para solucionar una duda puntual. La franja de edad es determinante, muchas veces, para escoger entre una fuente y otra. No podemos ofrecer a un adulto una enciclopedia escolar, que por otra parte puede ser el instrumento más adecuado para un estudiante de secundaria. Por otra parte, aunque el nivel de alfabetización digital va aumentando, aún hay muchas personas en la franja de edad superior a los 40 años e incluso más jóvenes que no tienen facilidad para utilizar las nuevas tecnologías. Es otro factor que determinará la fuente que se les facilite, o la manera de hacerles llegar la información. Por lo que respecta al medio de planteamiento de la pregunta, pregunta en las peticiones de información presenciales es más fácil llevar a cabo la entrevista al usuario. La entrevista es un instrumento básico para obtener información sobre los aspectos comentados anteriormente y poder así dar una respuesta de calidad. En los servicios de referencia virtual a menudo la información que proporciona el usuario es mínima. Si no es posible ofrecer una respuesta satisfactoria a partir de los datos obtenidos, se ha de poder comunicar con él para recabar más información. Tanto los servicios de referencia a través de chat como por correo electrónico tienen que permitir interactuar con el usuario para mejorar la respuesta.

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2.2. LOCALIZACIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN Aunque las consultas son muy variadas, es posible establecer unos grandes grupos y asignarles una tipología de fuente de información a partir de la cual empezar la búsqueda; para ello partiremos de la clasificación de las fuentes de información que hace Merlo Vega (2009). Como hemos dicho en la introducción, aunque se hable de las fuentes de información en todas sus formas, se hará hincapié en aquellas que se pueden consultar por Internet, que son las más utilizadas por los servicios de referencia virtuales. De todas maneras, en la mayoría de los casos para indicar el tipo de fuente más adecuado para cada necesidad informativa no es imprescindible precisar si se trata de soporte papel o digital.

Necesidad de información

Fuentes de información

Bibliográfica o temática

Bibliografías Catálogos de bibliotecas Boletines de sumarios Bases de datos de publicaciones periódicas

Biográfica

Biografías Diccionarios biográficos Enciclopedias generales y especializadas Repertorios biográficos Directorios

Geográfica

Diccionario geográfico Atlas, planos, mapas Guías Enciclopedias

Históricas

Obras de referencia y monografías especializadas Cronologías Anuarios Atlas históricos Enciclopedias y diccionarios

Estadística

Anuarios estadísticos

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Organismos productores de estadísticas Legislativa o normativa

Boletines oficiales Textos legales Diccionarios jurídicos Sitios web de organismos legislativos Portales jurídicos

Institucional

Directorios Guías Memorias Anuarios

2.2.1. BIBLIOGRÁFICA O TEMÁTICA El denominador común de estas consultas es que la respuesta esperada es una serie de documentos, bien sea una relación de referencias bibliográficas o documentos en texto completo. Ejemplos Estoy realizando estudios sobre los museos en Andalucía y necesitaría una bibliografía básica (manuales) sobre el funcionamiento de los museos en Andalucía. Hola. Tengo que realizar un trabajo sobre la cultura y forma de ser de los vascos y me gustaría obtener toda la información posible. Muchas gracias Estoy haciendo un trabajo de investigación sobre la educación de la mujer en la España franquista y necesito información sobre el tema.

Se utilizan en todas aquellas consultas sobre un tema en que se solicita una lista de documentos a partir de los cuales trabajar. En función de la temática será más adecuado utilizar una fuente que nos proporcione referencias de monografías (el catálogo de una biblioteca, por ejemplo) o una base de datos de sumarios de revista, si la consulta es de un tema muy específico, sobre el cual es difícil que se haya publicado una monografía. Tanto una fuente como la otra se consultan en gran medida por Internet. Por otra parte, no debemos olvidar que siempre puede haber un investigador que haya realizado una bibliografía temática sobre un tema específico. Generalmente sólo se encuentran en soporte papel, y se pueden utilizar para consultas muy puntuales, que requieran que alguien haya hecho la misma investigación o una parecida, como sería el caso de la última pregunta.

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2.2.2. PERSONAL O BIOGRÁFICA Proporcionan información sobre personas, biografía, datos personales. Ejemplos Soy un estudiante de secundaria que tengo que hacer un trabajo sobre Elizabeth Taylor. Necesito conocer su vida, las películas que hizo, los premios que ganó, etc. Muchas gracias Buenos días. Me interesaría encontrar información sobre Leo Steinberg, historiador, que acaba de morir. Necesito información sobre los médicos que trabajaban en el Hospital de la Santa Creu, en Barcelona, hasta el siglo XIX.

La utilización de una fuente u otra depende del grado de exhaustividad requerido. Así, las biografías son adecuadas para quien necesita conocer a fondo la vida y obra de un personaje. Los diccionarios biográficos para aquellas preguntas que precisen una respuesta concreta y breve: datos biográficos, obras, etc. Esta información también se puede localizar en obras enciclopédicas especializadas, por ejemplo, una enciclopedia del cine nos proporcionará la información básica que requiere el usuario que pregunta por Elizabeth Taylor, y quizás no necesitará consultar una biografía. Este tipo de diccionarios también nos servirían para resolver la tercera pregunta. Un diccionario biográfico de médicos podría sernos de utilidad, aparte de una historia del Hospital para localizar los médicos. Los directorios: directorios datos puntuales, direcciones, teléfono, lugar de trabajo, etc. En el caso que la última pregunta se refiriese a médicos actuales, un directorio sería la fuente más adecuada. Los

2.2.3. GEOGRÁFICAS Se utilizan para obtener datos de un lugar concreto; desde datos puntuales como pueden ser las características básicas del lugar, hasta una descripción completa de la geografía física y humana, pasando por la información sobre carreteras, medios de transporte, clima, etc. Ejemplos Me voy de vacaciones a Sicilia y necesito información sobre sitios para visitar, el clima, las fiestas. Estoy haciendo un trabajo sobre los sectores primarios, secundarios y terciarios en Galicia y necesito información al respecto.

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Así, ante una petición de información sobre cifras de población de un determinado lugar podemos acudir a un diccionario geográfico o una enciclopedia actualizada, pero también a la página web de la sede del gobierno del país. No debemos olvidar que hay organismos internacionales (Naciones Unidas, UNESCO…) que también facilitan información básica sobre los países. En el caso de preguntas como la primera, las guías guías impresas son un buen recurso; por otra parte, los organismos oficiales de turismo (ministerios, consejerías, ayuntamientos, etc.) suelen dar información actualizada y útil sobre estos temas, que completan y actualizan las guías.

2.2.4. HISTÓRICAS Son aquellas que permiten conocer los acontecimientos sucedidos a lo largo del tiempo. Ejemplos ¿Dónde podría encontrar una cronología de la historia de España? Me interesaría conocer la historia de la guerra civil en Asturias, pero explicada por sus protagonistas, no en un libro de historia.

Es otro tipo de fuente que varía mucho en función del grado de exhaustividad requerido. La solicitud de información de un determinado hecho histórico puede requerir la utilización o la indicación de consultar una monografía o una obra de referencia como la historia de un país; en cambio, en casos de consultas puntuales (una fecha, un dato histórico), se puede resolver con un diccionario histórico o una enciclopedia.

2.2.5. ESTADÍSTICAS Las estadísticas son una fuente imprescindible para conocer los datos numéricos de la sociedad o de una institución. Ejemplos En Huelva capital, ¿cuántos habitantes hay actualmente?. En 2009 eran alrededor de 150.000 (según mis consultas en Internet) pero necesito saber los habitantes que hay actualmente. Podrían facilitarme la información referente a los siguientes datos de la población española? • Evolución (o descenso) de los índices de nupcialidad y aumento de otros tipos de familia. • Principal vía de resolución de problemas en la pareja (como el divorcio, mediación, etc.).

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En el caso de las estadísticas de países, suele haber organismos encargados de elaborarlas, como el INE en España. Las estadísticas que elaboran se pueden consultar en soporte papel o por Internet. Para conocer los datos estadísticos de las instituciones la fuente más adecuada son los anuarios y memorias que publiquen.

2.2.6. NORMATIVA Y LEGISLATIVA Información sobre leyes, jurisprudencia, normativas emanada de los órganos legislativos y judiciales. Ejemplos Ejemplos Hola, me gustaría saber el convenio de la construcción. ¿Dónde puedo encontrarlo? Gracias. Quiero montar una guardería y querría saber si el edificio debe cumplir unos requisitos y cuáles son. Muchas gracias.

Aunque las fuentes de información legislativas aún se pueden consultar en soporte papel, es una de las tipologías que tiene más recursos accesibles por Internet, que además son gratuitos. La administración pública española ha apostado por la Sociedad de la Información y facilita el acceso a su producción en línea. Muchas publicaciones oficiales se hacen únicamente en versión electrónica, y el BOE ha hecho un esfuerzo para digitalizar y facilitar la búsqueda de todo el Boletín Oficial del Estado, tanto el actual como el histórico. Las normativas y reglamentos, especificaciones técnicas que se aplican a la mayoría de ámbitos de la vida diaria, también emanan de organismos oficiales y es a ellos donde se debe acudir para resolver cuestiones como la segunda que se plantea.

2.2.7. INSTITUCIONAL Proporcionan datos sobre organizaciones, entidades, etc. Ejemplos Estoy haciendo un trabajo sobre los diccionarios de la lengua normativos y necesito información básica sobre las academias de la lengua en España. Necesito conocer la actividad de las bibliotecas de Barcelona durante los últimos años, planes, actividades, estadísticas, etc.

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Cuando se trata de direcciones o datos sobre organismos concretos, la mejor solución suele ser intentar localizar la página oficial en Internet, porque estará más actualizada que en un directorio. En caso de no localizarse, el siguiente paso son los directorios y guías, tanto impresas como por Internet. Cada vez son más las organizaciones –sobre todo si son públicas, en aras de la transparencia— que hacen públicas sus memorias anuales. Es una información de primera mano y actualizada para conocerlas.

2.2.8. CONCLUSIÓN Después de hacer un repaso sobre las fuentes de información más adecuadas para cada necesidad información, es preciso hacer algunas observaciones: •

No existe una fuente única para cada necesidad

•

La mayoría de consultas inicialmente son bibliográficas, porque requieren la consulta de un catálogo para localizar las fuentes adecuadas

•

Aunque la mayoría de consultas se inicien con la búsqueda en el catálogo, el profesional tiene que conocer su colección de referencia, acudir a ella para resolver muchas de las cuestiones que se le plantean sin necesidad de acudir al catálogo. La colección de referencia de una biblioteca estará compuesta por las obras de referencia señaladas en el módulo anterior: enciclopedias, diccionarios, atlas, anuarios, directorios, tanto en formato impreso como electrónico

•

Nos hemos limitado a indicar las fuentes de información tradicionales, sin mencionar un buscador de Internet como es Google, que en muchos casos –-a veces en demasiados casos-- se utiliza como fuente inicial, cuando la consulta no es estrictamente bibliográfica, y del que hablaremos en el siguiente módulo

2.3. EVALUACIÓN DE LAS FUENTES La Real Academia Española define evaluar como: •

Señalar el valor de algo.

•

Estimar, apreciar, calcular el valor de algo.

Evaluar es medir el valor de un producto, según unos criterios objetivos o subjetivos. En el caso de las fuentes de información evaluamos para saber si una fuente nos proporcionará aquella respuesta de calidad de la que hablábamos en el primer módulo. Evaluamos para saber si aquella fuente de referencia satisface la necesidad informacional.

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Norma ISO 8402 define la calidad como: “el conjunto de todas las características de un producto o servicio que tienen que ver con su capacidad de satisfacer la necesidades definidas o implícitas.” Aparte de estos criterios subjetivos, que dependen de si el producto a evaluar –la fuente de información, en este caso—se adapta a la necesidad, existen otros criterios que determinan el grado de calidad del producto per se, que han sido descritos por Jiménez Piano (2007).

Así, una fuente de información será de calidad cuando: sea completa respecto al tema en cuestión, sin lagunas ni falta de actualidad evite los errores y el sesgo ideológico. esté bien organizada. esté redactada en un lenguaje comprensible y tenga un nivel adecuado. provenga de una fuente autorizada. sea fácilmente accesible.

Aunque siempre ha sido importante evaluar, en estos momentos que la información y los instrumentos para recuperarla crecen de forma exponencial aún lo es más. Los criterios para evaluar las obras de referencia varían en función del tipo de obra y del soporte. Pese a que hay unos criterios básicos que todas las fuentes tienen que cumplir, hay otros exclusivos de los recursos electrónicos, que mencionaremos separadamente. Antes de evaluar un recurso es importante determinar que se quiere evaluar (el tema, parámetros), como se evalúa (criterios, indicadores) y porque se evalúa (objetivo). Establecer una metodología de evaluación, unos criterios que se materializaran en unos parámetros y unos indicadores.

2.3.1. CRITERIOS INFORMACIÓN

DE

EVALUACIÓN

DE

FUENTES

DE

En la bibliografía sobre el tema encontraremos diferentes series de criterios de evaluación. Nos quedaremos con las que establece Cordón García (1999), que nos parecen claras, especialmente para las obras impresas, aunque la mayor parte de aspectos también se pueden aplicar a las fuentes electrónicas. •

Autores y editores de la obra. ¿Quién es el autor o la editorial que publica la obra? ¿Es una editorial de prestigio, publica habitualmente obras de investigación? ¿Es una universidad?

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¿El autor ha publicado más obras sobre el tema?

•

Grado de especialización del autor. Papel del autor en la obra, que no sea solo un nombre conocido para atraer, pero que no haga el trabajo. Las obras de referencia suelen tener un carácter colectivo. La obra tendría que dar una relación de los autores, y su filiación. Este parámetro se aplica tanto a las obras impresas como a las electrónicas. En este último caso, tendremos que prestar atención a la institución que hay detrás del sitio web, como se presenta, si el sitio tiene un apartado que explique quiénes son, si es una institución de prestigio reconocido en el ámbito que nos interesa, etc.

•

Prefacio o introducción. Elemento imprescindible de una fuente de información, que ha de permitir saber que se encontrará en ella. Objetivos de la obra. Alcance de la obra (geográfico, temático, cronológico). Grado de exhaustividad. Público al que va dirigido. Fuentes utilizadas en la elaboración. Metodología de recogida de datos. En las fuentes electrónicas también se tiene que valorar este aspecto, aunque su presentación sea diferente. Se tiene que examinar la publicación para conocer si está explicitado o si se puede deducir el tema, los objetivos y el público a quien se dirige la web.

•

Guía de uso Una obra de referencia sin guía de uso no es aceptable. Tienen que especificar las diferentes formas de uso, las características de ordenación, las siglas utilizadas, dar un modelo de entrada con los distintos elementos que la constituyen, etc. En las fuentes electrónicas aún es más importante la existencia de una guía que explique el funcionamiento del recurso, la manera de buscar. Los catálogos y las bases de datos bibliográficas, por ejemplo, tienen que indicar como hacer la búsqueda, si se pueden utilizar operadores booleanos, etc. Se pueden presentar en forma de tutorial, como Preguntas más frecuentes, en un enlace a la Ayuda. Tiene que aparecer de forma clara y visible.

•

Bibliografía

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Aunque no es un elemento muy frecuente en las fuentes de información, las que la llevan, para que sea considerada válida, tiene que cumplir una serie de requisitos. Localización de la bibliografía. Sistema de descripción. Elementos que utiliza. Actualización. Tipología de obras citadas. Monografías, artículos de revista, etc.

•

Índices Son imprescindibles en una obra de referencia porque amplían las posibilidades de búsqueda. Su simple presencia convierte una obra normal en una obra de referencia.

•

Actualización y puesta al día. Las obras de referencia, para no quedar obsoletas, presentan actualizaciones. Comprobar la bibliografía, los gráficos y tablas (cuando dan datos cronológicos, si se han actualizado). Si incorporan acontecimientos históricos recientes, etc. Las fuentes electrónicas también han de llevar la fecha de actualización.

•

Tablas, gráficos e ilustraciones Aunque no todas las fuentes requieren el uso de estos elementos, en aquellas que los necesitan es necesario evaluarlas. Su mera presencia no confiere calidad a la obra. ¿Son pertinentes? ¿Cumplen una función de ampliar, aclarar, precisar la información? ¿Hay la cantidad adecuada? Calidad de las imágenes. Claridad y legibilidad de tablas y gráficos.

•

Forma externa Encuadernación. Preparada para uso continuado. Legibilidad. Tipografía.

Por lo que respecta a las fuentes de información en línea, a los criterios anteriores añadiríamos los siguientes, siguiendo la serie de parámetros que establece Codina (2000). Algunos de ellos se repiten en los criterios mencionados anteriormente, otros se aplican únicamente a las fuentes en línea, como son todos los relacionados con la hipertextualidad del soporte electrónico.

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•

•

Autoría: adecuación y solvencia de la fuente: o

Autoría

o

Adecuación

o

Comunicación: posibilidad de comunicarse con los autores o responsables del sitio web.

Contenido: valor intrínseco y volumen de la información: o

Temática

o

Objetivos

o

Usuarios destinatarios

•

Acceso a la información: navegación y recuperación

•

Ergonomía: comodidad y facilidad de utilización

•

Luminosidad: Hace referencia al número y la calidad de los enlaces que contiene hacia otras sedes web

•

Visibilidad: número de enlaces que recibe de otros recursos.

Para saber más más… ás… Codina, Lluís (2000). “Evaluación de recursos digitales en línea: conceptos, indicadores y métodos”. Revista Española de Documentación Científica. Disponible en http://lluiscodina.com/metodos.htm [consultado 5/4/2011]

En el apartado anterior se han mencionado las selecciones de recursos electrónicos que facilitan la resolución de las necesidades informacionales. Son fruto de la tendencia, propia del campo de la documentación, de establecer sistemas de información sobre la información, en este caso de crear bases de datos y directorios de recursos o sitios web. Las instituciones u organismos que se dedican a la creación de estos sistemas valoran los recursos y seleccionan aquellos de más calidad, por lo que suelen ser instrumentos fiables. La Unión Europea calificó estas iniciativas de Information Gateways, y las definió como servicios de información de calidad controlada, que enlazan con otros sitios o documentos en Internet. Alguno de estos portales son Intute (http://www.intute.ac.uk/) o Infomine (http://infomine.ucr.edu/about/). La Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid también ha elaborado una Information Gateway, Complured (http://alfama.sim.ucm.es/complured/). En Complured la UCM expone los criterios de selección de los recursos, que también nos pueden ser de utilidad a la hora de valorar los que tengamos que utilizar.

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Resumen Analizar la pregunta y las características del usuario antes de empezar a buscar la información. A cada necesidad informacional le corresponde una o varias fuentes de información específicas que la resuelven. Una vez localizadas las fuentes, evaluarlas. Hay unos criterios básicos de evaluación a tener en cuenta, tanto si la fuente es impresa o digital: Autoría Contenido: introducción, guía de uso, bibliografía, índices, gráficos, imágenes, etc. Forma: legibilidad, accesibilidad, luminosidad y visibilidad en el caso de las fuentes digitales, etc.

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