Gestión de Proyectos

Iniciación de Proyectos

Módulo 1 2021

Oficina de Educación

Virtual USTA

Gestión de Proyectos

Módulo 1 Iniciación de Proyectos

Autores Elkin Durán Mancipe Diego Antonio Sierra Garavito

2021

Oficina de Educación

Virtual USTA

DIRECTIVOS SANTO TOMÁS fr. José Gabriel Mesa Angulo, O.P. Rector General fr. Eduardo González Gil, O.P. Vicerrector Académico General fr. Wilson Fernando Mendoza Rivera, O.P. Vicerrector Administrativo y Financiero General fr. Javier Antonio Castellanos, O.P. Decano División de Educación Abierta y a Distancia Ing. Carlos Eduardo Balanta Reina Decano Facultad de Ciencias y Tecnologías AUTOR DISCIPLINAR Educación Abierta y a Distancia Ciencias y Tecnologías Marzo de 2021 Gestión de Proyectos Módulo1: Iniciación de Proyectos Autores: Elkin Durán Mancipe Diego Antonio Siera Garavito ASESORÍA Y PRODUCCIÓN Mg. Carlos Eduardo Álvarez Martínez Coordinador Oficina de Educación Virtual Mg. Wilson Arley Sánchez Pinzón Asesor tecnopedagógico, corrector de estilo y diseñador instruccional Prof. Diego Fernando Jaramillo Herrera Diseñador gráfico Oficina de Educación Virtual Universidad Santo Tomás

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CONTENIDO DEL MÓDULO 1 Páginas Problematización - Situación de aprendizaje - Contexto

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Preguntas orientadoras

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Análisis instruccional (Síntesis de contenido)

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Metodología para Abordar el Contenido del Recurso

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Introducción – Presentación

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1. Generalidades

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2. Concepto de proyecto

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3. Características de los proyectos

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4. Tipos de Proyecto

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5. Concepto de Gestión de Proyectos

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6. Procesos asociados a la gestión de proyectos

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7. Metodologías para la gestión de Proyectos

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7.1. Robustas

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7.1.1. PMI

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7.1.2. Marco Lógico

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7.2. Ágiles

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7.2.1. Scrum

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7.2.2. Prince 2

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8. La gestión de proyectos en las organizaciones

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8.1. Oficinas de Proyectos PMO

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Bibliografía / Webgrafía

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PROBLEMATIZACIÓN SITUACIÓN DE APRENDIZAJE - CONTEXTO En los últimos años, las organizaciones a nivel mundial han fortalecido e impulsado aspectos como la innovación y el desarrollo de habilidades prácticas en los equipos de trabajo, con el fin de facilitar la adaptación al cambio y la resolución de problemas por parte de la gente. Esta situación se ha convertido en una tendencia debido a la llegada de la cuarta revolución industrial, que trajo consigo situaciones como la automatización y digitalización de los procesos en todas las empresas. Una herramienta o estrategia que soporta adecuadamente el desarrollo de la innovación, la adaptación de la organización y la resolución de sus problemas, es la Gestión de Proyectos, la cual se ha venido implementando principalmente en sectores asociados a las ingenierías, es así como años atrás se hablaba de proyectos de construcción, proyectos tecnológicos y similares; sin embargo, la dinámica organizacional acelerada por la inclusión de la tecnología en procesos, ha ocasionado que se apliquen metodologías de gestión de proyectos en otros escenarios, incluso se han desarrollado o adaptado dichas metodologías en contextos a los que no se aplicaban antes, con el fin de trabajar con variables diversas de la mejor forma posible. A nivel de formación, las Instituciones también se han preocupado por desarrollar en los profesionales habilidades relacionadas con la gestión de proyectos, lo que ha llevado a que diseñen y ofrezcan en diferentes medios, actividades de capacitación y formación en varias modalidades. En estas actividades participan profesionales de diferentes áreas del conocimiento, interesados en ser competitivos y mantenerse actualizados. La tendencia no solo ha generado desarrollo e incremento importante de la oferta de capacitación y formación, sino también la creación de metodologías, y herramientas de diverso enfoque y estructura, al punto que en la actualidad siguen apareciendo propuestas desde ámbitos profesionales o empresariales. Es importante también considerar, que existen certificaciones emitidas por diferentes entidades reconocidas a nivel mundial, que a través de pruebas validan la existencia de las competencias en una persona, otorgándole el reconocimiento para ejercer la gestión de proyectos en diferentes contextos.

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Hay referentes teóricos o académicos que en lugar de hablar de gestión de proyectos, hablan de administración o gerencia de proyectos, pues han incluido en la práctica la necesidad de que el líder de un proyecto cuente con habilidades gerenciales y domine o controle el proceso administrativo, para garantizar el éxito y los resultados establecidos. Si bien, es una propuesta validad, el término más común sigue siendo gestión de proyectos, pues muchos gerentes o directores deben ir más allá de solamente planear o dirigir, e intervienen en actividades relacionadas con la ejecución y el control, que tienen relación directa con la gestión. En este mismo sentido, y dada la apropiación que se ha dado por parte de las empresas en cuanto a realizar proyectos, se encuentran muchos casos donde quien los dirige no es necesariamente el Gerente o Presidente de la organización, sino un mando medio, y de ahí que se prefiere hablar de gestión de proyectos. Se puede decir entonces que el mundo actual funciona o avanza a través de los proyectos, que estos seguirán desarrollándose en todos los contextos, lo cual exigirá a la vez el planteamiento de metodologías que cubran lo enfoques necesarios y propendan por el logro de objetivos en estos. Igualmente, se seguirán requiriendo profesionales de diferentes disciplinas, con habilidades como liderazgo, visión estratégica, orientación al logro, capacidad de negociación y resolución de conflictos, trabajo en equipo, comunicación asertiva y similares, que dirijan o gerencien proyectos en las organizaciones, bien sea certificados o no.

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PREGUNTAS ORIENTADORAS

RA1 Comprende los conceptos, componentes y metodologías asociados a la gestión de proyectos ¿Qué se entiende por proyecto? ¿Cuáles son los componentes y las características de un proyecto? ¿Cuál es el concepto de gestión de proyectos? ¿Cómo se gestiona un proyecto? ¿Qué tipos de proyectos existen? ¿Qué características debe tener un profesional que gestione proyectos?

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ANÁLISIS INSTRUCCIONAL (SÍNTESIS DE CONTENIDO) MÓDULO 1. INICIACIÓN DE PROYECTOS Introducción a la Gestión de Proyectos 1. Concepto de proyectos y gestión de proyectos 2. Características y tipología de los proyectos 3. Metodologías para la gestión de proyectos 4. La Gestión de Proyectos en las organizaciones

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METODOLOGÍA PARA ABORDAR EL CONTENIDO DEL RECURSO Existen creencias populares que dicen que para aprender a montar en bicicleta lo mejor es montarla, pues aunque seguramente se cometerán errores y habrá caídas, después de un tiempo practicando es muy probable que se aprenda a manejar este vehículo y se pueda realizar recorridos. Igualmente, se asume que las personas que aprender a montar bicicleta, no lo olvidan nunca, esto se valida debido a que la estrategia utilizada fue práctica e involucra directamente a la persona interesada. Acogiendo la creencia popular, que es validada por teóricos de la pedagogía, se propone entonces que los estudiantes aprendan en este módulo a partir del desarrollo de un proyecto, o por lo menos su evaluación y formulación, para que después de finalizar el programa académico, puedan implementarlo si así lo desean. Dicha estrategia es conocida como Aprendizaje Basado en Proyecto, metodología en la cual es necesario además trabajar en equipo, pues se requieren diferentes habilidades y personas para lograr el desarrollo de las actividades de una forma eficiente. El aprendizaje basado en proyectos permite también que los estudiantes aprendan a asumir situaciones de su contexto, analizarlas y proponer alternativas de solución viables, además con la posibilidad de aplicar las herramientas y los métodos aprendidos en otros escenarios o situaciones. Dentro de las habilidades del aprendizaje basado en proyectos, se encuentran algunas de índole administrativo, otras directivas y varias de carácter social, por lo que esta estrategia de enseñanza aporta a la formación integral de los profesionales. Hay expertos como Díaz (2015), que consideran que los proyectos son una herramienta conveniente para articular conocimiento de diferentes áreas o campos, para el desarrollo de competencias en los estudiantes en temas como planeación, formulación, ejecución, evaluación y control entre muchas otras. Lo mencionado por este autor, se complementa explicando que existen diferentes tipos de proyectos, por lo que es necesario definir las metodología que se trabajará según sea el caso, en resumen, se ha establecido la estrategia general de enseñanza, y para su funcionamiento, debe definirse las herramienta metodológica y los medios. Desde el Programa de Especialización, se acoge entonces la estrategia recomendada, con la cual se espera desarrollar las siguientes competencias en el estudiante:

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Para el desarrollo de lo anterior, se han establecido los diferentes momentos que se trabajarán en el curso durante los tres módulos que lo componen, y que se espera permitan una adecuada gestión del proyecto planteado, como son:

Ahora bien, con el fin de facilitar a los estudiantes, la apropiación de la estrategia de aprendizaje basado en proyectos, se relacionan algunas recomendaciones: • Identificar una situación en un contexto en el cual el estudiante participe, puede ser social, académico o laboral. • Dicha situación debe ser susceptible de mejora, bien sea porque requiere que se plantee una solución a algo que esté ocurriendo, o que haya algo que fortalecer. • Es importante que se logre considerar el impacto que tendrá la propuesta de mejora una vez se aplique, lo que incide directamente en la definición del alcance de la misma.

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• Evaluar las diferentes variables y los recursos con los que se cuenta para la propuesta, esto puede limitar el alcance y los posibles resultados. • Para este caso, en el que se trabaja para aprender, se sugiere al estudiante organizar un equipo de trabajo con disposición para gestionar las actividades que se establezcan en cada módulo del curso. Existe la posibilidad que el equipo de trabajo se multidisciplinario, lo que puede enriquecer el proyecto si se aprovecha. • En el mismo sentido de la anterior, se espera que los estudiantes aprovechen los espacios de acompañamiento y asesoría que brinda el Docente, para mejorar y avanzar en el proyecto que decidan. • Reconocer las herramientas de evaluación de proyectos que se brinden en el curso, para que las aplique y analice en su propuesta, además para que académicamente se obtenga un resultado favorable.

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INTRODUCCIÓN – PRESENTACIÓN Bienvenido respetado estudiante, este curso de gestión de proyectos está compuesto por tres diferentes módulos que en su conjunto le ayudará a comprender cómo formula, evalúa y ejecuta un proyecto, además de adquirir conocimiento relacionado con los conceptos de la gestión de proyectos, aspectos particular de este primer módulo. Para lograr lo mencionado, y aportarle al estudiante en el desarrollo de las competencias establecidas con anterioridad, se describirán los temas mencionados en el literal anterior, con la claridad que este documento corresponde a una guía básica, por lo que es necesario recurrir a fuentes adicionales o complementarias, que faciliten la ampliación de conceptos e información. Se espera entonces que con este módulo el estudiante pueda realizar satisfactoriamente la evaluación teórica que se planteó en el campus virtual, además genere un mapa conceptual que recoja los aspectos incluidos en los diferentes temas, ambas de manera individual. Lo anterior, le permitirá al estudiante avanzar al segundo módulo del curso, en donde se encontrará con sus compañeros de programa, para articularse y plantear una propuesta que se convierta en proyecto.

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CONCEPTUALIZACIÓN 1. GENERALIDADES Debido a situaciones como la globalización y la masificación de la tecnología en particular el Internet, las organizaciones deben ampliar su visión y proyección, pues se viene considerando que actúan en un mercado global, donde los competidores están más allá de la región alrededor de la ubicación de la empresa. En este sentido el microentorno y macroentorno han cambiado, y deben analizarse de una forma más holística que hace unos años atrás, pues existen variables como oportunidades y amenazas que no se logran identificar con una mirada que cubra solamente la infraestructura que rodea a la empresa. Es fundamental entonces que las empresas consideren la existencia de una competencia de orden internacional y aprendan a utilizar las tecnologías en sus procesos, es decir, que deben replantear su qué hacer para mantener su competitividad, a partir de la innovación de productos y servicios, así como la adquisición de nuevos clientes en mercados donde antes ni siquiera se había considerado llegar, pero que hoy están a un click de distancia. La mejor forma de acoplarse a esta situación es acoger herramientas de gestión de proyectos, que faciliten a la organización enfrentar los retos que se le presenten de una forma rápida y apropiada. Los proyectos se convierten entonces, en una tendencia que ha transformado el mundo, sobretodo por cuanto ha permeado múltiples contextos y alternativas, además que cambian y se fortalecen con el paso del tiempo y su aplicación, lo que se demuestra con el desarrollo de nuevas técnicas, herramientas y metodologías año tras año. Debido a estos, no solo se ha vuelto necesaria, sino popular, pues las personas han reconocido la importancia de la gestión de proyectos, y avanzan hacía la búsqueda de alternativas para aprenderla.

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Pensar desde la gestión de proyectos, requiere tener la capacidad constante de innovar o cambiar, pues estos no tienen por lo general actividades repetidas, de ahí que se caracterizan por ser únicos, lo que hace que se le exija a un gerente o gestor, estar atento a esta variación y tener la visión suficiente para atender estos cambios de forma proactiva o predictiva. La Gestión de proyectos ha cambiado incluso la manera de gestionar una empresa, alterando los procesos y métodos que durante muchos años se venían implementando, al punto que ya se habla y escribe sobre los tipos de organizaciones que trabajan por proyectos y sus características. Una particularidad que se debe considerar para la gestión de proyectos en cualquier contexto, es trabajar con enfoque de procesos, pues ambos conceptos son complementarios y su manejo adecuado, ayuda a desarrollar a satisfacción los diferentes planes que se establezcan, aplicando estrategias de seguimiento y control en los momentos claves. El enfoque de procesos en los proyectos se explicará más adelante, para brindar al estudiante la claridad conceptual en esta articulación, que le permita posteriormente, realizar las actividades del curso.

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2. CONCEPTO DE PROYECTO En los diferentes textos se puede identificar un concepto similar respecto a lo que se conoce como proyecto. Este concepto, establece una clara diferencia con el de proceso o actividad empresarial, además plantea claramente las características que lo componen. Se define entonces un Proyecto como un conjunto de actividades que se desarrollan para lograr un propósito específico, tiene inicio y finalización, y es gestionada por personas que administran y utilizan diferentes recursos, según las necesidades establecidas. Debido a que tiene una duración definida, requiere esfuerzos mucho más fuertes que al gestionar actividades de una empresa, pues los errores que se cometan pueden afectar considerablemente la consecución de los resultados y el éxito esperado. Con base en el concepto presentado, es necesario entonces definir un objetivo claro y preciso, el alcance, el inicio y fin, los recursos con los que se cuenta y el impacto esperado; al momento de considerar gestionar un proyecto. Todo esto, posterior a la comprensión de la situación problemática que genera una necesidad u oportunidad de intervención, la cual definirá los resultados esperados. Para complementar, se presentan en la siguiente tabla, una relación de las características tanto de proyecto como de proceso, para evitar confusión en estos temas:

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Tabla 1. Diferencias entre proyecto y proceso

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Comprende las fases en las que se desarrolla un proyecto y su orden se dá según la necesidad que se espera satisfacer, o la oportunidad que se desea cubrir. El ciclo de vida del proyecto determina los planes que se deben formular y las herramientas a utilizar para el logro del objetivo establecido. Por lo general se plantean los siguientes momentos: 1. Generación de la idea o propuesta. En algunos casos se puede establecer la formulación.

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2. Diseño de Planes de Gestión, en la que se articulan los recursos con las necesidades o requerimientos. 3. Ejecución, etapa en la cual se desarrollan o implementan los diferentes planes construidos. 4. Cierre del proyecto, que debe realizarse de manera formal y organizada, estableciendo si se alcanzó el objetivo esperado o, en caso contrario, las razones por las cuales se da el cierre sin lograrlo. En un proyecto se desarrollan también actividades y procesos de seguimiento y control, que no se consideran como etapa debido a que se dan de forma transversal.

ASPECTOS RELACIONADOS CON EL ÉXITO DEL PROYECTO Se considera que un proyecto ha sido exitoso cuando se logra el objetivo por el cual fue concebido, en el tiempo establecido y con los recursos que se contaban desde el inicio, en pocas palabras conseguir lo deseado con lo que se dispone, sin incurrir en sobrecostos o demoras. Para lograr esto, se deben gestionar adecuadamente, entre otras, las siguientes variables: a. Dinero: especialmente en los proyectos en los que existen limitaciones de recursos, y hay una exigencia alta para la obtención del resultado. Igualmente, cuando la situación problemática es significativa y, debido a la limitación de recursos, debe limitarse el proyecto a una solución que subsane solamente de forma parcial. b. Tiempo: Es un recurso fundamental que incide directamente en el alcance del proyecto, además es una variable que tiende a generar costos considerables por cuanto existe la práctica de establecer claúsulas de cumplimiento en los documentos de contrato o acuerdo. c. Restricciones o parámetros: establecer limitaciones al proyecto, que se deben gestionar de la mejor manera para lograr los resultados a pesar de ellas. d. Necesidad o requerimientos del cliente: es quien validad los resultados y, en muchos casos quien financia el proyecto también. Sin este aval no es posible determinar que el proyecto tuvo éxito.

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3. CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS Aunque la mayoría de textos o autores relacionados con la gestión de proyectos, habla de la triple restricción que tienen los proyectos, compuesta por el tiempo (inicio y fin), unicidad (alcance) y recursos (costos y otros), el Project Management Institute (PMI), ha establecido tres adicionales en los últimos años como son la Calidad (cumplir requisitos), el Riesgo (gestionar imprevistos) y la Generación de Cambio en el contexto (impacto). Esto quiere decir que para realizar una buena gestión, el gerente o director deberá tener la capacidad de administrar y ejecutar las actividades concernientes a cada uno de estos aspectos, apoyándose en el equipo con el que cuenta. Adicionalmente, estas restricciones generan las siguientes particularidades en un proyecto: Un objetivo único y preciso, que debe ser alcanzable y medible. Complejidad: debido a la unicidad que tienen. Enfoque al cliente, pues es quien define la calidad y validad el resultado. Pueden ser modulares o estructurados por etapas, aunque difícilmente son lineales. Deben ser novedosos o agregar valor Ocasionan cambio en el contexto, grupo de trabajo u organización en el que se desarrolle. Van más allá de las estructuras y los procesos de la organización, son dinámicos y disruptivos. Se deben planear y estructurar o formular adecuadamente, antes de ejecutar. Se gestiona considerando limitaciones o imprevistos. Culminan por el logro del objetivo, o por la cancelación abrupta del plan, debido a decisiones del patrocinador, cliente o finalización de los recursos que se habían asignado por mala administración de los mismos. En el primer caso será exitoso, en el segundo un fracaso, sin embargo, en ambas situaciones es aconsejable generar y documentar lecciones aprendidas que ayuden al equipo del proyecto q mejorar sus habilidad en el futuro.

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4. TIPOS DE PROYECTO PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Un proyecto de investigación es aquel en el que se genera nuevo conocimiento o se aplica el existente para solucionar una problemática compleja en un contexto específico. Tiene un rigor académico importante, que se refleja en aspectos técnicos del proyecto, así como el soporte teórico robusto del mismo. Puede gestionarse articulando herramientas de diferentes metodologías, aunque no se sale de las fronteras establecidas respecto a la rigurosidad del método científico, como la formulación de una hipótesis y su posterior verificación. Mantiene las restricciones mencionadas para cualquier proyecto, pero se agrega la construcción de un marco teórico. Su estructura general está compuesta por los siguientes elementos: Título Resumen Planteamiento y formulación del problema Objetivos Hipótesis Marco Teórico Metodología Resultados Discusión Conclusiones Referencias bibliográficas.

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PROYECTO SOCIAL Consiste en un conjunto articulado de actividades que se realizan en un contexto específico, con el fin de transformar una realidad de una comunidad, especialmente con un componente social importante. Este tipo de proyectos debe generar un impacto favorable en la comunidad que se interviene, al punto que agrega valor a las condiciones de vida de sus integrantes. Los objetivos deben ser medibles para determinar si efectivamente se genera impacto social, además debe ser escalable y sustentable en el tiempo. Por lo general presenta resultados tangibles e intangibles. En la actualidad han tomado fuerza debido al trabajo de las organizaciones de países, por el logro deseado de los Objetivos de Desarrollo Sostenibles que se formularon a nivel mundial, y que se espera conseguir para garantizar que los recursos del planeta no se terminen abruptamente. Debido a su naturaleza se formulan en ciertas metodologías y se aplican para ellos instrumentos especializados, pues sus componentes intangibles no son fáciles de medir. Igualmente, se procura que la comunidad intervenida, también participe en la formulación, ejecución y validación de resultados, debido a que esa cualidad es parte del impacto social deseado. En términos generales, se pueden gestionar proyectos sociales, a partir de las siguientes etapas:

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PROYECTO DE INVERSIÓN Es un proyecto que se desarrolla con el único fin de generar productos o resultados que brinden rentabilidad o utilidad al patrocinador, puede ser una persona o una organización. En esta clasificación caben las unidades de negocio que se crean, entre las que sobresalen las Spin Off, las Start Up y similares, que tienen un alto componente tecnológico. Existen también proyectos de inversión para el desarrollo de productos o servicios innovadores, que al comercializarlos generan ingresos a su realizador o patrocinador, como es el caso de las empresas de base tecnológica cuando logra crear un nuevo producto, por ejemplo, las empresas que producen computadores, teléfonos móviles o software especializado. Este tipo de proyectos, permite articular igualmente diferentes herramientas metodológicas, pero se diferencia de los demás, en el sentido estricto de que su viabilidad y éxito dependen de que genere la rentabilidad esperada por el patrocinador o cliente. Por lo general abarca los siguientes módulos o componente: Estudio de prefactibilidad o de factibilidad Estudio de mercado con identificación del producto o servicio a desarrollar, y sus datos de posibles oferta y demanda. Descripción de variables relacionadas con la localización, tanto geográfica como de distribución de su infraestructura Aspectos técnicos del proyecto y producto o servicio Planes de gestión ambiental Estudios legales y administrativos Presupuesto y otros estados financieros Estudio de evaluación financiera del proyecto con análisis de sensibilidad. Otros planes que se establezcan como requisitos del cliente o patrocinador como el de gestión del riesgo, de gestión de calidad y demás.

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5. CONCEPTO DE GESTIÓN DE PROYECTOS No debe confundirse el término gestionar con administrar o gerenciar, especialmente en el ámbito de los proyectos, pues los primeros se enfocan hacía las funciones de direccionamiento y planeación, mientras que el otro determina una participación más actividad de quien lidera un proyecto, y por tanto, hay unos factores de interacción entre el equipo importante. Lo anterior no significa que en la gestión no se manejen recursos, ni se dirija personal, pues esto se hace de una forma más dinámica que permita responder a las limitaciones del proyecto, y aún así alcanzar el objetivo. El PMI (2018, p.3) define la gestión de proyecto como: “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir los requisitos del mismo”. Ahora bien, para que se considere que hay una gestión de proyectos eficaz, deben darse las siguientes situaciones: a. Que el proyecto y gestión sean acordes o estén alineados con los objetivos de la organización en la cual se desarrolla. b. Cubrir los requerimientos del cliente c. Aportar valor a la organización y cambio de las condiciones iniciales d. Gestionar los riesgos evitando contratiempos o impactos no favorables en la organización y el proyecto e. Gestionar adecuadamente el equipo y sus inconvenientes, durante todo el tiempo que dure el proyecto. f. Cumplir a cabalidad con las restricciones, especialmente la de tiempo y alcance. La gestión de proyectos sirve como estrategia para que las empresas alcance sus objetivos estratégicos, siempre y cuando esta se adapte a la gestión por proyectos. Esto debido a que los proyectos tienen ciclos de vida cortos, permiten desarrollar nuevos productos de forma más rápida, innovar de manera constante para contar con productos o servicios más competitivos, adaptarse a las necesidades de diferentes mercados internacionales o globales, un retorno de la inversión en menor tiempo, entre muchas otras.

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6. PROCESOS ASOCIADOS A LA GESTIÓN DE PROYECTOS Como se mencionó anteriormente, los proyectos se gestiona a través de procesos, lo cual está validado por diferentes expertos y metodologías, por tanto se presentan los procesos que se han definido desde el PMI para la gestión de proyectos, y que han sido acogidos por otras propuestas metodológicas: a. Procesos de iniciación: en los que se definen las pautas y los aspectos generales del proyecto, además se formaliza el inicio del mismo. b. Procesos de planificación: que cubren la estructuración de los diferentes planes de gestión, y el alcance respectivo. c. Procesos de ejecución: es básicamente la implementación de los diferentes planes, utilizando los recursos requeridos. d. Procesos de monitoreo y control: que se desarrollan de forma transversal, para garantizar los resultados parciales y finales del proyecto. e. Procesos de cierre: en los cuales se identifica y formaliza el final de una etapa, actividad o del proyecto mismo. Debe tener aval del cliente o patrocinador para determinar su nivel de éxito. La siguiente imagen define la relación entre estos procesos, dentro de una estructura de proyecto:

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7. METODOLOGÍAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS Como se ha explicado, la gestión de proyectos no solo se ha fortalecido en los últimos años, sino que se ha aplicado en ámbitos donde anteriormente no se hacía, lo que ha generado una serie de propuestas para atender diferentes contextos y particularidades, o en pocas palabras, para plantear proyectos más acordes a cada necesidad y situación. Es así como existe una cantidad importante de metodologías, la cuales se clasifican en robustas o ágiles.

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7.1. ROBUSTAS Las metodologías robustas no deben confundirse con metodologías duras, pues las primeras se identifican así debido a que tienen una estructura amplia, que permite gestionar especialmente megaproyectos, y aunque es adaptable, no es tan aceptada para proyectos de corto tiempo o alcance; mientras que las segundas hace referencia a metodologías que no son flexibles y por tanto tienden de desaparecer.

7.1.1. PMI El PMI en su texto principal denominado Projecto Management Book of Knowledge – PMBOK, aclara que la información contenida allí no se puede considerar propiamente una metodología, lo presentan como una serie de buenas prácticas, y sugieren que dichas herramientas y recomendaciones, se pueden utilizar total o parcialmente según considere el gerente de un proyecto. Este aspecto es lo que permite considerarla como metodología suave, al punto que ya se cuenta en el PMI con un documento que presenta una propuesta ágil de la misma. Se plantea que la gestión de proyectos abarca diez áreas de gestión, como son: 1. Gestión de la integración 2. Gestión del alcance 3. Gestión del tiempo o del cronograma 4. Gestión de los costos 5. Gestión de la calidad 6. Gestión de los recursos 7. Gestión de las comunicaciones

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8. Gestión de riesgo 9. Gestión de las adquisiciones 10.Gestión de los interesados Estas áreas siempre han estado incluidas en el texto de buenas prácticas que se encuentra en su sexta edición y cerca de publicar la séptima; sin embargo, varias de ellas estaban inmersas en otras, por lo que en ediciones anteriores se identifica una cantidad inferior a lo presentado. Ahora bien, el PMI mantiene el enfoque de procesos, y acoge los tipos de proceso que se habían relacionado anteriormente, por tanto articulan las áreas de gestión con los procesos, de la siguiente forma:

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En esta matriz se reflejan los procesos en cada una de las intersecciones, lo que permite comprender el alcance que tiene la propuesta, aunque como se aclaró, es posible trabajar con algunos de los procesos y no todos. Aunque esta metodología se puede utilizar para cualquier tipo de proyecto, son más aplicadas a proyectos de inversión debido a su componente técnico, no obstante el Banco Interamericano de Desarrollo – BID, ha generado una propuesta más ligera de la metodología, que ha denominado Project Management For Results – PM4R, y que se representa así:

7.1.2. MARCO LÓGICO EL Marco Lógico tiene sus orígenes en el método ZOOP, que por sus siglas en Alemán significa Planeación de Proyectos Orientado a Objetos, es una herramienta que facilita el la idealización, el diseño, al formulación, la ejecución y la evaluación del proyecto, y permite la participación de sus beneficiarios, por lo que se utiliza principalmente en proyectos sociales. Su punto de partida es la identificación de una situación de índole social, y de los intereses de la comunidad afectada, con el fin de describir claramente el problema y los objetivos con la aplicación de herramientas de construcción y análisis denominadas árboles; continúa con la generación de alternativas de solución para las situaciones encontradas, que se validan con la comunidad, y se pasa a construir la matriz de marco lógico, para ejecutar el proyecto y obtener los resultados que también se recomienda validar con los interesados.

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Este tipo de proyectos pueden tener posibilidades de consecución de recursos con oportunidades que se vienen presentando en entidades de orden internacional como la Comisión Económica para América Latina y el Caribe – CEPAL y otras que gestionan asuntos de cooperación. En la siguiente imagen se visualiza el proceso que se desarrolla en la metodología de marco lógico:

En Colombia, esta metodología de utiliza para desarrollar proyectos de ciencia, tecnología e innovación, que estén alineados a objetivos o líneas del Departamento Nacional de Planeación, aunque requiere algunos ajustes que exige la entidad, por lo cual se ellos han generado un documento en el que presentan lo que llaman Metodología General Ajustada – MGA, que contiene la estructura de la imagen que se presenta:

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7.2. ÁGILES Son aquellas metodologías, que si bien se gestiona mediante procesos, no son muy estructuradas y sirven para proyectos rápidos o de corto tiempo, y con resultados puntuales. Se aplican principalmente en proyectos de desarrollo de software.

7.2.1. SCRUM Metodología que, igual que la mayoría, tiene enfoque de procesos. Se origina a partir del éxito que tuvieron estrategias de juego en un deporte como el rugby, por lo que se considera principalmente como un conjunto de buenas prácticas para trabajar en equipo y lograr un buen resultado. Tiene una dinámica constante y rápida, debido a que es muy utilizada en proyectos de corto tiempo y con pocas actividades, o un alcance muy definido. Durante el desarrollo del proyecto se logran resultados parciales, que ayudan a identificar el avance del mismo. Se adapta fácilmente en contextos con altos índices de

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complejidad en los que se trabaja con enfoque de victorias tempranas, y consideran importante variables como la innovación y productividad. Tiene un alto grado de aceptación del cliente, debido a que en sus roles, se permite la intervención de este, o un representante. Considera ciclos pequeños y constantes, y se realizan repeticiones de estos, hasta obtener el resultado final, como se muestra en la siguiente imagen:

7.2.2. PRINCE 2 Similar a las demás, se organiza a partir de la identificación de buenas prácticas en gestión de proyectos, su origen es básicamente europeo, aunque se ha socializado en diferentes países. Cuenta también con certificación de reconocimiento internacional. Gestiona los proyectos por procesos y fases, que facilitan el control y manejo de estos. Tiene un enfoque fuerte en productos, por lo que deben definirse de forma clara desde la planeación. Presenta un alto nivel de organización, considerando las personas que participan y los diferentes recursos. Para el proceso de cierre, se requiere también la aprobación del cliente. Entre sus componentes se destacan los siete procesos, siete principios y siete temáticas o áreas de gestión, que se articulan como se demuestra a continuación: Módulo 1

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8. LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES Las empresas u organizaciones han adoptado la gestión de proyectos, como una estrategia para el desarrollo de propuestas innovadoras, que resulten en mejores productos o servicios y le incrementen la competitividad en el mercado, o el facilite su ingreso a uno nuevo. Para conseguir esto, se hace necesario que las políticas, los procesos y las estructuras se ajusten al enfoque, además se asignen recursos suficientes y de fácil acceso, pues de lo contrario será imposible que se desarrollen los proyectos. Existen también organizaciones basadas en proyectos, que son aquellas que su razón de ser es exclusivamente la gestión de proyectos, por ende, todo lo que hacen se formula y ejecuta acorde a una de las metodologías presentadas. No tienen procesos tradicionales como otras empresas, lo que genera una dinámica fuerte y constante que exige a los colaboradores altos índices de adaptación y orientación al logro. Se trabaja con presupuesto desagregado por proyectos, y en la mayoría de los casos con diferentes gerentes que se alinean a los objetivos estratégicos y atienden los lineamientos de los dueños o de la alta dirección, como se presenta en el organigrama:

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La organización basada en proyectos presenta aspectos favorables como la importancia de un gerente de proyectos en la organización y su autonomía, mejoras en la comunicación y en el empoderamiento de las personas, aprendizaje constante, labores flexibles y ágiles, pues se elimina la rutina. En sentido contrario, se pueden presentar dificultades como incurrir en altos costos al tener equipos de trabajo contratados con tiempos ociosos considerables, mal uso de los recursos debido a que no se apliquen los controles apropiados, generación de competencias desleal entre los equipos por mala distribución de los recursos, alta probabilidad de perder colaboradores por el trabajo con contratos temporales, así como bajo sentido de pertenencia hacía la organización, pues no sienten que tendrán estabilidad.

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8.1. OFICINAS DE PROYECTOS PMO Es una unidad que se reconoce con las siglas de PMO debido a su significado en inglés, el cual es Project Management Office. Su propósito es facilitar la gestión de proyectos en una organización, para lo cual desarrolla actividades como asesoría metodológica, capacitación a colaboradores, apoyo para la gestión de proyectos o la gestión misma de estos, según como se defina su estructura y ubicación en una empresa. Las PMO pueden además, realizar proyectos en los que intervienen diferentes procesos o departamentos de una organización, participando de forma activa como gestor, o en un rol más pasivo como consultor o asesor. Es la unidad que se encarga de identificar, documentar y socializar las lecciones aprendidas de cada proyecto que se realice, así como debe ser ejemplo en la administración de recursos y en el liderazgo de equipos de trabajo. Los tipos de Oficina de Proyectos que se identifican, están relacionados con el nivel de control y poder de decisión que tienen tanto en los proyectos como en la organización. Se agrupan principalmente en estos tres: 1. Oficina de Proyectos de apoyo: funcionan como consultores en la empresa, para el desarrollo de proyectos, por tanto tiene poco control. Ayuda a capacitar equipos y personas de otras áreas. 2. Oficina de Proyectos de control: tiene más control que la anterior, y realiza principalmente seguimiento para garantizar la ejecución y los resultados, aunque no ejecuta los proyectos. 3. Oficina de Proyectos Directiva: es aquella que dirige, controla y ejecuta todos los proyectos de la organización, en este sentido tiene un alto poder decisión e impacto en los resultados y la estrategia empresarial. En resumen, se reconocen así:

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Módulo 1

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BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA

Módulo 1

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Oficina de Educación

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