Mucho mas que factura‐e! José Vicente VALDENEBRO GARCÍA, PhD Arch Gerente Municipal   Ayuntamiento de Pamplona

FACTURA ELECTRÓNICA. EXPERIENCIAS PRÁCTICAS Madrid, 23 octubre 2014

1. NUEVO MARCO NORMATIVO... 

Ley 25/2013, de 27 de diciembre, Ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso  de impulso de la factura electrónica y creación  del  registro contable de facturas en el Sector registro contable de facturas en el Sector  Público [BOE 311, 28 diciembre 2013]

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2. Ley 25/2013 factura‐e | OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: • agilizando los procedimientos de pago al proveedor  • dando certeza de las facturas pendientes de pago 

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2. Ley 25/2013 factura‐e | OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: • agilizando los procedimientos de pago al proveedor  • dando certeza de las facturas pendientes de pago 

 Para ello: • Factura electrónica obligatoria • Indicador periodo medio de pago: con seguimiento  riguroso de la morosidad  • Punto general de entrada de facturas electrónicas por  cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE]

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2. Ley 25/2013 factura‐e | OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: • agilizando los procedimientos de pago al proveedor 

No es el caso de Pamplona • dando certeza de las facturas pendientes de pago   Para ello: • Factura electrónica obligatoria • Indicador periodo medio de pago: con seguimiento  riguroso de la morosidad 

• Punto general de entrada de facturas electrónicas por  cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE]

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2. Ley 25/2013 factura‐e | OBJETIVO Reducir la morosidad de las Administraciones Públicas: • agilizando los procedimientos de pago al proveedor 

No es el caso de Pamplona • dando certeza de las facturas pendientes de pago   Para ello:

Pieza clave en la apuesta  • Indicador periodo medio de pago: con seguimiento  por la modernización y  riguroso de la morosidad  simplificación • Punto general de entrada de facturas electrónicas por  • Factura electrónica obligatoria

cada nivel administrativo [o adhesión al de AGE]

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3. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA COMO OPORTUNIDAD AYER

TANGIBLE Basada en papeles, archivos, compulsas,... compulsas,...

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3. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA COMO OPORTUNIDAD AYER

HOY

TANGIBLE Basada en papeles, archivos, compulsas,... compulsas,...

INTANGIBLE Basada en datos

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3. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA | Ventajas   1. Disponibilidad de la Administración las 24 horas y 365 días del año año.. Facilidad de acceso para la realización de trámites trámites.. Estos podrán realizarse sin la necesidad de desplazarse hasta un lugar concreto concreto.. 2. Reducción del tiempo de tramitación de los procedimientos procedimientos:: eliminación desplazamientos y tareas de poco valor añadido, automatización t ti ió de d procedimientos di i t y aplicación li ió eficiente fi i t de d recursos humanos (mayor productividad productividad)). 3. Aumento de la seguridad de los datos sensibles sensibles.. Estos permanecen en centros de datos, los cuales serán más fácilmente recuperables. recuperables. 4. Flexibilidad Flexibilidad,, ante la posibilidad de elegir entre los diferentes canales que se ofertan para la resolución de trámites administrativos administrativos.. 5. Ahorro en costes directos e indirectos indirectos,, relacionados con la generación de documentación en papel, transporte y el espacio físico para su custodia y archivo archivo.. 6. Transparencia Transparencia,, al disponer de más información sobre su propia gestión, así como de canales a través de los cuales publicarla. publicarla.

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Punto de partida

‐ Sede d electrónica: l ó i • Ayuntamiento abierto 24 horas | 365 días • Registro Electrónico Municipal R i t El t ó i M i i l • Carpeta ciudadana • Pago online de recibos e impuestos  Pago online de recibos e impuestos

‐ Gestor de Expedientes ‐ Ordenanza de uso Administración Electrónica

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4. SEDE ELECTRÓNICA | https://sedeelectronica.pamplona.es/ Disponibles 158 servicios ofrece el Ayuntamiento

11

de

los

229

que

4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN

contamos con nuevo canal de  comunicación  comunicación

¿ y ahora qué ? ¿ y ahora qué ?

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN

¿Cómo comenzar?

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Estrategia...

¿Cómo comenzar? LIDERAZGO POLÍTICO LIDERAZGO POLÍTICO + EQUIPO MULTIDISCIPLINAR EQUIPO MULTIDISCIPLINAR

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Estrategia...

+ BUSCAR SINERGIAS BUSCAR SINERGIAS Modernización, simplificación,  ode ac ó , s p cac ó , reorganización, calidad, participación,  transparencia, datos abiertos,  p , , eficiencia, e‐servicios,  interoperabilidad,... p ,

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Estrategia...

se tú mismo el cambio q que q quieres ver en los demás Gandhi

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Estrategia... Expediente Electrónico • De arriba a abajo:  Alcaldía y concejales con firma delegada Alcaldía y concejales con firma delegada Directores y Secretarios Técnicos , j , Letrados, asesores jurídicos,... • Proyecto Piloto: Seleccionar un expediente que se pueda hacer 100%  electrónico y que de algún modo implique a todas  las áreas → Defensor del Pueblo • Implicar Implicar a más agentes: asesores jurídicos,  a más agentes: asesores jurídicos técnicos... → en contratación. 

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4. EL SALTO A LA e‐ADMINISTRACIÓN | Estrategia... Expediente Electrónico • Implicar a más agentes: técnicos,... y 1 proveedor La Gerencia Municipal como banco de pruebas La Gerencia Municipal como  banco de pruebas.  Gerencia–ANIMSA: Relación estrictamente electrónica [1 cliente – 1 proveedor] [1 cliente  1 proveedor]

• Implicar Implicar a más proveedores: e a más proveedores: e‐factura factura  [tramitación 100% electrónica] ‐ Implica a todas las áreas ‐ Número reducido de usuarios ‐ Usuarios de nuevas tecnologías ‐ Usuarios del certificado electrónico Usuarios del certificado electrónico 18

5. factura‐e | ÁMBITO NORMATIVO Comunicación 26 junio 2013 “La facturación electrónica en la contratación pública”. Propuesta de directiva. Plazo esperado entrada en vigor: 4 años de transposición [2018?] [ ] En España Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la f t factura electrónica l t ó i y creación ió d l registro del i t contable t bl de d facturas en el Sector Público. [BOE 311, 28 diciembre 2013] Obligatoria a partir de 15 de enero de 2015 para todas las empresas Posibilidad de que AAPP excluyan facturas < 5000 € Reducir cargas administrativas Facturas presentadas en un registro administrativo siempre. Constancia de fecha Mejor cumplimiento de plazos y pago Beneficio neto en AGE EUR 51 MM y EUR 2.3 MM en ahorro de papel Formato: facture [.xml]

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5. factura‐e | BENEFICIOS

Para el p proveedor [[emisor de facturas]: ] • sistema eficiente para enviar al Ayuntamiento facturas electrónicas, con disponibilidad 7|24|365 y compatible con los sistemas más habituales de gestión de facturas • reducir el coste de emisión documentos justificativos

facturas

• disponer de información on on‐line line tramitación de cada factura

del

• reducir el tiempo de cobro de facturas.

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y

otros

estado

de

5. factura‐e | BENEFICIOS

Para el Ayuntamiento y [receptor]: [ p ] • eliminar el papel factura y proceso de tramitación • reducir el coste de gestión de facturas • Actuar como prescriptor de la factura electrónica (uno de las ideas apuntadas ( p en la Agenda g Digital g Europea), colaborando de esta forma en incrementar la competitividad de las empresas del entorno • Reducir plazos de tramitación de facturas, principalmente mediante eliminando tiempos muertos. Pagar en menos de 30 días [Real Decreto‐ley 4/2013, de 22 de febrero, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo]

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5. factura‐e | ¿qué necesita el proveedor?

• DNI electrónico + lector

• Certificado electrónico [+ lector] [+ lector]

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5. factura‐e | ¿qué necesita el proveedor?

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5. factura‐e | http://facturae.pamplona.es

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5. factura‐e | ¿cómo se visualiza?

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5. factura‐e | algunas ideas Emisor de facturas [proveedor]: • • • • •

Debe contar con DNI‐e o Certificado electrónico La factura se envía en formato .xml facturae vía email El email puede incluir otros documentos adjuntos Se obtiene email de acuse de recibo con el nº de registro. Se puede consultar en la Carpeta Ciudadana el estado de tramitación de la factura. • Una única oficina de registro para factura en papel.

Receptor de facturas [ayuntamiento]: • Se ha modificado la Ordenanza para incluir obligatoriedad de facturae ( (con p periodo de transición) ) • Las Áreas Municipales reciben inmediatamente las facturas desde el Registro • Toda la tramitación interna se hace de forma electrónica reduciendo costes de gestión, y tiempo de tramitación • Palanca para la implantación de la firma electrónica y la utilización de certificados por parte de los emisores

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5. factura‐e | COMPARATIVA PROCESOS

Comparativa de los procesos de tramitación

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5. factura‐e | COMUNICACIÓN + FORMACIÓN Divulgación y formación sobre el nuevo sistema • Envío a todos los proveedores municipales de información [electrónica] explicativa del nuevo sistema de e‐factura • Publicación en instrucciones

la

Sede

Electrónica

un

manual

de

• Sesiones formativas y demostraciones prácticas dirigidas a proveedores municipales y a otras empresas relacionadas con servicios de facturación electrónica • Formación del personal del SAC 010 para atender las consultas lt más á frecuentes f t planteadas l t d por los l proveedores d respecto a la elaboración y envío de las facturas electrónicas • Soporte telefónico desde ANIMSA a aquellas empresas que plantean dudas de carácter técnico

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5. factura‐e | TRAZABILIDAD

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5. factura‐e | TRAZABILIDAD

30

5. factura‐e | TRAZABILIDAD

31

72 77 73

70

60

50

40

27

20

10

0 81

32

76 91 93 91 89

JULIO_2014 _2014 AGOSTO_ S SEPTIEMBRE_ _2014

88

JUNIO_2014

90

MAYO_ _2014

82 89

ABRIL_ _2014

91

_2014 MARZO_

FEBRERO_2014

79

ENERO_2014

85

DICIEM MBRE

86

NOVIEM MBRE

88

OCTU UBRE

SEPTIEM MBRE

81

OSTO AGO

100

JULIO

79

JU UNIO

90

MAYO M

ABRIL A

MA ARZO

80

FEBR RERO

24

ERO ENE

30

DIC 2012

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES... % facturae recibidas 2013-2014

51

50

40

30

16

10

0

70

80

33

73 73 77

MAYO_ _2014

82

SEPTIEMBRE_ _2014

84

AGOSTO_ _2014

82

JULIO_ _2014

83

JUNIO_ _2014

78

ABRIL_ _2014

80

MARZO_ _2014

FEBRERO_ _2014

73

ENERO_ _2014

71

DICIEM MBRE

76

NOVIEM MBRE

OCTU UBRE

SEPTIEM MBRE

68

AGO OSTO

64 68

JULIO J

64

JUNIO

90

MAYO M

61

ABRIL A

60 60

MA ARZO

RERO FEBR

14

ENERO

20

DIC 2012

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES... % proveedores que emiten facturae 2013-2014 80

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES...

34

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES...

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5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES...

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5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES... Periodo medio de pago de facturas [días por €] 60,0

54,9 53,9

51,6 47,7 48,2

50 0 50,0

42,7

42,9

40,9

36,8

40,0

30,6

32,4 31,6

30 0 30,0

34,6

31,7 27,0 28,6

31,1 31,1

29,5

27,0

25 2 25,2

20,0 10 0 10,0

37

2014 Septiembre_2

Agosto_2014

Julio_2 2014

Junio_2 2014

Mayo_2 2014

Abril_2014

Marzo_2 2014

Febrero_2 2014

Enero_2 2014

Diciem mbre

Noviem mbre

Octu ubre

Septiem mbre

Ago osto

Julio J

J unio

Mayo M

Abril A

Ma arzo

Febrero

Enero_2 2013

0,0

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES... Importe facturado pagado en ≦ 30 días [% euros] 83,9%

90% 80%

71 8% 69,6% 71,8% 69 6%

67,4% 66,9%

70 5% 70,5%

70%

61,1%

60%

60,0%

57,0% 56,0%

47,8%

50%

40,7%

36,8%

34,2%

40%

21,7% 21,1%

30% 21,6%

17,0% 19,4% 19,3%

20% 10%

38

Agosto_2 2014

Julio_ _2014

Junio_ _2014

Mayo_ _2014

Abril_2 2014

Marzo_ _2014

Febrero_ _2014

Enero_ _2014

Dicie mbre

Novie mbre

O cttubre

Septie mbre

Ag gosto

Julio

JJunio

Mayo M

Abril

Marzo M

Feb brero

Enero_ _2013

0%

5. factura‐e | ALGUNOS INDICADORES... Facturas registradas por franja horaria [%]

14% 12%

11,0%

12,6%

16%

11,9%

14 4,4%

[40% en periodo no laborable]

0,7%

1,3% %

0,8%

3,7%

5,7% %

% 1,6%

0,6%

0,0%

0,3%

0,7%

0,2%

0,1%

0,0%

0%

0,4%

4%

4,0%

3,6%

6%

2%

6,,3%

5,9 9%

8%

7,0%

7,0%

10%

00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

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5. factura‐e | y CONSIDERACIONES FINALES... • Obligatoria desde enero de 2013 [salvo excepciones] • Tramitación totalmente electrónica hasta el pago • En 2014 el 88% facturas recibidas electrónico i en formato f xml [76% [ % en 2013] ]

por

correo

• Reducción periodo medio de pago [55 días en 2012; 42 días en 2013; 29 días en 2014] • Ahorro/año estimado 1.700.000 [1.000.000 proveedores + 700.000 ayuntamiento] y ] [ [1.300.000 en 2013 ( (76%)] )] • Estas empresas se vuelven más competitivas porque ya cuentan con el know‐how sobre la factura‐e sobre e‐ firma y certificados digitales firma, • Está contribuyendo a cerrar la brecha digital

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6. Expediente electrónico Órganos Colegiados

41

6. Expediente electrónico Desde enero de 2014 ya superamos resoluciones en formato electrónico

el

50%

de

Resoluciones firmadas 100% 80% 60% 40% 20% 0%

2010

2011

2012

2013

2014 [agosto]

% Elec

10,86%

23,59%

34,59%

43,32%

58,79%

E P En Papell

18 044 18.044

15 967 15.967

12 219 12.219

9 529 9.529

4 121 4.121

Electronicamente

2.400

5.052

6.462

7.346

5.878

42

7. factura‐e...

Mucho más que factura electrónica... q

... es un cambio cultural en la  gestión municipal gestión municipal

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¡ MUCHAS  GRACIAS ! [email protected] @jv_valdenebro @SmartPamplona

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