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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL PAGO DE LAS RETENCIONES POR SECUESTROS AL SALARIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, A TRAVÉS DE CHEQUE

Febrero de 2016

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REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

JOSÉ A. CASTILLO Jefe Encargado

DAYRA D. VEGA V. EVERARDO CEDEÑO Analistas

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DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

LUTZIA FISTONIC B. Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARIBEL DE RODRÍGUEZ Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA JORGE PEREA Director

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

JAIME G. FRANCO PÉREZ Director

PASTORA GONZÁLEZ Asesora

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DEPARTAMENTO DE PAGOS Y DEDUCCIONES VARIAS

CARLOS E. SOLÍS S. Jefe Encargado

SECCIÓN DE VALORES ELIDIA VELÁSQUEZ Jefa

AIXA GARCÍA Contador de Tesorería

SECCIÓN DE DEDUCCIONES VARIAS LUZ DE PALMA Jefa

LILIANA GORDÓN Supervisora de Descuentos Legales

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN

I.

GENERALIDADES A. Objetivo de los Procedimientos B. Ámbito de Aplicación C. Base Legal

II.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

III.

PROCEDIMIENTOS A. Ejecución de la Sentencia a Través del Oficio Judicial para la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público Mapa del Proceso B. Ejecución de la Sentencia para la Elevación de Secuestro a Embargo al Salario del Servidor Público

Mapa del Proceso

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, ha desarrollado el presente documento titulado “Procedimiento Específico para el Pago de las Retenciones por Secuestros al Salario de los Servidores Públicos, a Través de Cheque”, con el propósito de establecer una herramienta de control a la Administración, estableciendo los criterios específicos, para efectuar el descuento de salario y la devolución a través de cheque de la Retención por Secuestro, buscando optimizar el tiempo de análisis y salida del mismo hacia otras instancias. La información que contiene este documento se distribuyó de la siguiente forma: en su Primer Capítulo, presenta las generalidades del mismo: objetivo de los procedimientos, ámbito de aplicación y su base legal. En su Segundo Capítulo, se establecen las medidas de control interno y en el Tercer Capítulo, se describen los procedimientos a seguir. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

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I. GENERALIDADES A. Objetivo de los Procedimientos Brindar una herramienta técnica que norme los trámites que conlleva efectuar el descuento de secuestro y la confección de cheques para la devolución de las Retenciones por Secuestro efectuadas al salario de los servidores públicos, ordenado por los Juzgados de manera uniforme, permitiendo la optimización en el cumplimiento del tiempo de respuesta que brinda la Contraloría General de la República, a los Juzgados Judiciales que emiten la instrucción de aplicar el descuento a Servidores Públicos que no cumplieron con los pagos regulares pactados con las entidades crediticias. B. Ámbito de Aplicación Para todas las Direcciones internas de la Contraloría General de la República, que están involucradas en el proceso. C. Base Legal  Constitución Política de la República de Panamá Vigente.  Código Fiscal, Artículo 1089, 1090 y 1091 (de los empleados y agentes de manejo).  Ley Núm.92 de 27 de noviembre de 1974, “Por la cual se adoptan Medidas de Protección al Sueldo del Empleado Público”.  Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.  Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, de la Contraloría General de la República”, Gaceta Oficial No.25861 de 22 de Agosto de 2007.  Decreto No.72-Leg de 5 de marzo de 2013, “Por el cual se adopta el sistema Denominado SEGUIMIENTO, CONTROL, ACCESO Y FISCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (SCAFID), de uso obligatorio para el registro de los documentos que tramita la Contraloría General de la República a nivel nacional y aplicable a otras instituciones del Estado que se adhieran”.  Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.

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II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

Para garantizar el control adecuado de los procedimientos, se deben cumplir los siguientes controles específicos: 1. La sentencia ordenada a través de los Oficios Judiciales enviados a la Contraloría General de la República, deben ingresar a través del Departamento de Correspondencia y Archivos, en original, y registrarse en el Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos en adelante (SCAFID) u otro sistema tecnológico de registro vigente. 2. La Sección de Deducciones Varias, verifica que el Oficio Judicial contenga el sello del Órgano Judicial, su numeración respectiva, y la firma del servidor público autorizado para determinar la instrucción de Retención, plasmada en el Oficio Judicial, todo en original. 3. El servidor público a quien se le haya ordenado una retención por secuestro y no cuente con la capacidad, se realizará un registro en el sistema a través de una clave operativa, la cual indica que se le podrá realizar el descuento por Embargo al Salario, pero con un monto menor al porcentaje estipulado por Ley. 4. Los cheques globales de retenciones por secuestros, se depositarán mediante volante de depósito a la cuenta bancaria denominada “Contraloría General - Retenciones por Secuestro”.

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III. PROCEDIMIENTOS

A. Ejecución de la Sentencia a Través del Oficio Judicial para la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público. Recepción de Oficio Judicial para el trámite del descuento de salario.

1. Órgano Judicial Juzgado Determina y emite la sentencia ordenando la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público a través del Oficio Judicial, debidamente autenticada, y remite a la Contraloría General de la República, para que ésta proceda a ejecutar el trámite correspondiente.

2. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la sentencia ordenando la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público a través del Oficio Judicial, lo registra en el sistema (SCAFID) u otro sistema tecnológico vigente, coloca el número de control SCAFID y lo remite a la Sección de Deducciones Varias.

3. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Deducciones Varias Secretaria Recibe la sentencia ordenando la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público a través del Oficio Judicial, accede al sistema (SCAFID) u otro sistema tecnológico vigente, recepciona el número de control y luego asigna a la Supervisora.

Supervisora Recibe la sentencia ordenando la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público a través del Oficio Judicial, desglosa y asigna al Analista para que inicie el trámite correspondiente.

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Analista Recibe la sentencia ordenando la Retención por Secuestro al Salario del Servidor Público a través del Oficio Judicial, accede al sistema tecnológico vigente y confronta con el sistema la información descrita en la Orden Judicial (número de cédula, nombre, posición y verifica la capacidad que disponga el servidor público); posteriormente, de acuerdo a la capacidad del servidor público, se procede a grabar el descuento en el sistema. Elabora la nota de respuesta, donde se detalla el estado del descuento ya registrado en el sistema (completo, parcial, o en espera), remite al Supervisor (a).

Supervisor (a) Recibe la nota de respuesta, adjunta a la documentación tramitada por los analistas, verifica que la misma haya sido registrada de manera correcta en el sistema, y remite a la Jefe (a).

Jefe (a) Recibe, revisa y firma la nota de respuesta, donde se detalla el estado del descuento, remite a la secretaria.

Secretaria Recibe la nota de respuesta firmada y su documentación sustentadora, accede al sistema (SCAFID) u otro sistema tecnológico y se envía al Departamento de Correspondencia y Archivos para su posterior envío al Órgano Judicial. Recepción y envío de los cheques de descuento en concepto de Retención por Secuestro para depositar. Supervisor/a Recibe los cheques de descuento que corresponden a las planillas de Retenciones por Secuestros, remitido por la Sección de Pagos. Confecciona memorando dirigido a la Sección de Valores, remitiendo los cheques y planillas (detalle de los descuentos completo o parcial efectuados por secuestros al salario de los servidores públicos) de las Retenciones por Secuestros, remite al Jefe (a).

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Nota: los cheques que son remitidos a la Sección de Deducciones Varias son enviados quincenalmente, los cuales se generan del sistema EPD al realizar el pago de la planilla de salarios y descuentos del Gobierno Central.

Jefe (a) Recibe, verifica y coloca su firma al memorando, remite a la Sección de Valores.

4. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Valores

Secretaria Recibe el memorando con toda su documentación sustentadora y remite al Jefe (a).

Jefe (a) Recibe el memorando y documentación sustentadora, revisa la información y lo asigna al Contador de Tesorería.

Contador de Tesorería Recibe, verifica físicamente los datos generales (planilla de retención por secuestro, cheques, monto, fecha y firma contra el memorando). Confecciona la volante de depósito a la cuenta bancaria denominada “Contraloría General - Retenciones por Secuestro”, por el monto global de los cheques, remite al Banco Nacional el depósito con sus cheques, a través de mensajería. Envía una copia de la volante de depósito y planilla de retenciones por secuestro a la Sección de Deducciones Varias y a la Oficina de Fiscalización Interna. Archiva toda la documentación.

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MAPA DEL PROCESO

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B. Ejecución de la Sentencia para la Elevación de Secuestro a Embargo al Salario del Servidor Público.

1. Órgano Judicial Juzgado Elabora la sentencia a través del Oficio Judicial, donde ordena la Elevación de Secuestro a Embargo al salario del Servidor Público y remite a la Contraloría General de la República, para que proceda a ejecutar el trámite correspondiente. 2. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe el Oficio Judicial el cual comunica la elevación de secuestro a embargo al salario del servidor público, lo registra al (SCAFID) u otro sistema tecnológico vigente y lo remite a la Sección de Deducciones Varias.

3. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Deducciones Varias Secretaria Recibe la sentencia a través del oficio judicial para la elevación de secuestro a embargo y lo remite al Supervisor (a). Supervisor (a) Recibe, revisa la información adjunta, lo asigna al analista. Analista Recibe, verifica físicamente la información detallada en el Oficio Judicial (sello, numeración de oficio, firma, número de cédula, nombre, posición) y la confronta con los datos en el sistema. Registra en el Sistema EPD la clave correspondiente a cada embargo, imprime la planilla (detalle de depósito efectuado a la cuenta de Retenciones por Secuestro) para entregar los dineros retenidos al demandante o devolución al servidor público, de acuerdo a lo indicado en la Orden Judicial. Procede con la confección del memorando dirigido a las Direcciones Nacionales de Métodos y Sistemas de Contabilidad, y Fiscalización General, en el cual solicita girar

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de la cuenta Retenciones por Secuestro, adjunta la sentencia que comunica el Oficio Judicial para la Elevación de Secuestro a Embargo y la planilla. Firma el memorando en el área de “Preparado por”, certificando la acción Remite memorando con toda la documentación para la firma del Supervisor (a).

Supervisor (a) Recibe, verifica toda la documentación y coloca su firma en el memorando de revisado junto a la firma del analista, remite al Jefe (a). Deberá corroborar que se haya realizado el depósito de las Retenciones por Secuestros en el sistema.

Jefe (a) Recibe, verifica y firma como aprobado en el memorando junto a las otras dos (2) firmas, remite a la Sección de Valores.

4. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Valores Secretaria Recibe el memorando de Retenciones por Secuestro con toda su documentación (planilla detalle de depósito efectuado a la cuenta de retención por secuestro y el Oficio Judicial) remite al Jefe (a).

Jefe (a) Recibe, revisa la información adjunta, lo asigna al Contador de Tesorería .

Contador de Tesorería Recibe, verifica físicamente los datos generales de planilla (detalle de depósito efectuado a la cuenta de Retenciones por Secuestros), sumatoria del memorando contra la planilla y el Oficio Judicial de retención por secuestro. Confecciona los cheques por la suma descontada a los servidores públicos, en calidad de secuestros, previamente depositada en la cuenta de Retenciones por Secuestro. Firma los comprobantes de los cheques en “Preparado por”, remite al Jefe (a).

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Jefe (a) Recibe, revisa la información adjunta, de estar todo correcto, firma los comprobantes de los cheques en “Aprobado por”, remite a la Subdirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

5. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Subdirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

Secretaria Recibe y revisa el memorando con toda su documentación (listado del detalle de depósito efectuado a la cuenta de retención de secuestro, Números de Oficio, control, cheque, fecha de emisión del cheque, monto, comprobante del cheque y firma), remite al Subdirector para el refrendo de los cheques.

Subdirector Recibe, verifica la información adjunta, de estar todo correcto, refrenda los cheques y lo remite a la Secretaria.

Secretaria Recibe y revisa que todos los cheques estén debidamente refrendado, prepara el memorando con toda la documentación adjunta, el cual es firmado por el Subdirector y remite a la Oficina de Fiscalización Interna.

6. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Fiscalización General Oficina de Fiscalización Interna

Secretaria Recibe y revisa memorando con toda la documentación adjunta, remite al Jefe (a) o Supervisor (a) designado.

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Jefe (a) o Supervisor (a) Recibe, revisa la información adjunta (listado del detalle de depósito efectuado a la cuenta de retención por secuestro), Orden Judicial, cheques contra el memorando recibido y asigna al fiscalizador (a). Fiscalizador (a) Recibe, revisa toda la documentación, de estar todo correcto, coloca su sello fechado y revisado en el comprobante del cheque y lo remite al Jefe (a) o Supervisor (a), de existir algún error, lo remite a las instancias correspondientes para la respectiva subsanación.

Jefe (a) o Supervisor (a) Recibe, revisa la información adjunta de estar todo correcto, coloca su sello fechado y revisado en el comprobante del cheque, al lado del sello del fiscalizador y lo remite a la secretaria.

Secretaria Recibe y revisa toda la documentación, de estar todo correcto, lo remite a la Subdirección de Fiscalización General.

7. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Fiscalización General Subdirección Nacional de Fiscalización General. Secretaria Recibe la documentación y remite al Subdirector.

Subdirector Recibe, verifica la información adjunta, de estar todo correcto, refrenda los cheques y lo remite a la Secretaria.

Secretaria Recibe la documentación y remite a la Sección de Valores.

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8. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Valores Secretaria Recibe y revisa que los cheques contengan el refrendo correspondientes, confecciona memorando y adjunta toda la documentación, remite al Jefe (a).

Jefe (a) Recibe y verifica toda la información y firma el memorando, remite a la Secretaria.

Secretaria Recibe y remite a la Sección de Deducciones Varias.

9. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Pagos y Deducciones Varias Sección de Deducciones Varias Secretaria Recibe toda la documentación, remite al Supervisor (a).

Analista Desglosa los cheques según destino (ventanilla, regionales de la Contraloría General y a los Juzgados correspondiente), confecciona memorando de entrega y remite al Supervisor (a).

Supervisor (a) Recibe, revisa la información, de estar todo correcto, remite el memorando al Jefe (a) para firma.

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Jefe (a) Recibe y verifica toda la información y firma el memorando, remite a la Secretaria para su respectiva distribución (ventanilla, regionales de la Contraloría General y a los Juzgados correspondiente).

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MAPA DEL PROCESO

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