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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL PAGO DE ALIMENTACIÓN Y TRANSPORTE, A TRAVÉS DE LA CAJA MENUDA DE LA GOBERNACIÓN DE COCLÉ

ENERO DE 2011

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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL PAGO DE ALIMENTACIÓN Y TRANSPORTE, A TRAVÉS DE LA CAJA MENUDA DE LA GOBERNACIÓN DE COCLÉ

ENERO DE 2011

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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. Asistentes Ejecutivos

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

ROMELIO A. NÚÑEZ S. Analista

SERVIO O. MENDOZA Analista Coordinador

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República de Panamá MINISTERIO DE GOBIERNO Despacho de la Ministra

ROSSANA MÉNDEZ Ministra

ABDEL ALMENGOR Secretaria General

GOBERNACION DE COCLÉ

JULIO PINZÓN S. Gobernador

NORIEL CEITU Vicegobernador

OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

NODIER GUERRA Jefe

ELÍAS ULLOA Analista

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I

ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Procedimiento B. Objetivo del Fondo C. Aspectos Legales D. Definiciones E. Gastos Aplicables

II

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

III PROCEDIMIENTOS PARA EL DESEMBOLSO Y REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA A. Procedimiento de Desembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso B. Procedimiento de Reembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso RÉGIMEN DE FORMULARIO Formulario Núm. 1 Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación y de Transporte) Formulario Núm. 2 Comprobante de Caja Menuda Formulario Núm. 3 Solicitud de Reembolso del Fondo de Caja Menuda Formulario Núm. 4 Recapitulación del Fondo de Caja Menuda

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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y en uso de las atribuciones conferidas por la Ley 32 de 8 noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, presenta el Manual de “Procedimientos Administrativos y Fiscales para el Pago de Alimentación y Transporte, a través de la Caja Menuda de la Gobernación de Coclé”. El propósito de este documento es contar con un mecanismo ágil que coadyuve al desarrollo de las actividades propias de su función, atendiendo las necesidades más apremiantes de cada unidad administrativa de esta Gobernación, que conlleva los gastos antes mencionados en forma oportuna, pero con las debidas regulaciones y transparencia necesaria. Los procedimientos contenidos en este documento no pretenden fijar reglas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que conlleven a las modificaciones que fortalezcan este Manual, siempre y cuando no contravengan las disposiciones legales que regulan esta materia.

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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I.

ASPECTOS GENERALES

A.

Objetivo del Procedimiento Proveer a la Administración de la Gobernación de Coclé de un instrumento contentivo de los mecanismos de registros y control presupuestario y financiero, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en su Gestión Administrativa.

B.

Objetivo del Fondo Lograr la implantación de los mecanismos de control interno necesarios para regular efectivamente el pago de alimentación y transporte de los funcionarios de la Gobernación de Coclé, a quienes se les ha asignado misiones oficiales dentro del país.

C.

Aspectos Legales • Ley No. 32, de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”. • Ley Núm.19 de 3 de mayo de 2010, “Que dicta el Régimen de Organización del Ministerio de Gobierno”. • Normas de Administración Presupuestaria Vigente. • Decreto Núm. 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad” • Decreto Ejecutivo Núm. 214 DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. • Decreto Ejecutivo Núm. 26 de 1 febrero de 1996, “Por el cual se dictan normas relacionadas con el establecimiento, autorización y uso de dispositivos, sistemas, programas, instrumentación y otros mecanismos de registro y controles fiscalizadores. • Manual de Fondo de Caja Menuda vigente

D.

Definiciones

1.

Alimentación: El pago de este concepto estará limitado a aquellos funcionarios que se encuentran cumpliendo una misión oficial anterior o posterior a las horas laborables; o no laborables, ya sean en su lugar habitual de trabajo o fuera de él. Esta alimentación se pagará de acuerdo a lo siguiente:

• Desayuno: Cuando se inicie labores antes de las 6:30 a.m.

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• Almuerzo: Durante los días laborables, cuando el empleado prolongue su labor después de las 12:00 a.m. y este lo realiza fuera de su área habitual de trabajo. Durante días no laborables, cuando el empleado prolongue su labor de las 12:00 a.m. y haya laborado cuatro (4:00) horas consecutivas mínimas. • Cena: Durante los días laborables, el funcionario deberá trabajar hasta después de las 7:00 p.m. Durante los días no laborables, el funcionario debe prolongar la labor después de las 6:00 p.m. y haber laborado 4 horas consecutivas mínimas. 2.

Transporte: Es el pago por el traslado de un funcionario de un lugar a otro, para realizar una misión de trabajo en la cual no se disponga con transporte oficial. El pago en concepto de transporte se hará por un monto de hasta B/.3.50, área local. Este transporte se pagará de acuerdo a lo siguiente:

a.

Días Laborables:

• Cuando la misión se inicie antes de las 6:30 a.m. • Cuando el funcionario durante el horario regular, requiera trasladarse a cualquier punto, por motivos de trabajo • Cuando se requiera un trabajo especial, autorizado por el Gobernador y se prolongue después de las 7:00 p.m. • Cuando el funcionario tenga que realizar una misión al interior, se le reconocerá el costo del transporte correspondiente al desplazamiento de su vivienda al punto de reunión o viceversa. b. Días no Laborables: • Cuando la misión oficial se inicie antes de las 6:30 a.m. y tenga una duración mayor de cuatro (4) horas continuas, se le reconocerá automáticamente el transporte de su vivienda al lugar donde requiera prestar sus servicios. • Cuando se requiera un trabajo especial, que esté autorizado por el Gobernador, se reconocerá el transporte de la vivienda al lugar de trabajo y viceversa. Nota: Los pagos de alimentación y transporte se cancelarán una vez el funcionario presente el formulario “Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación y Transporte)”, debidamente autorizado. Posteriormente deberán suministrar fotocopia de la tarjeta de registro de asistencia; si el funcionario labora en la sede, si lo hace fuera del área normal de trabajo, debe presentar fotocopia de la lista de asistencia firmada por el Funcionario Encargado de Supervisar la Misión.

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Igualmente se cubrirá el pago de alimentación y transporte para otras personas que no son funcionarios públicos, de acuerdo a disposiciones legales vigentes (de acuerdo a lo establecido en el Manual de Objeto de Gasto). E.

Gastos Aplicables: • Servicios no Personales 151 Transporte de Personas y Bienes dentro del País 153 Transporte de otras Personas y Bienes dentro del País • Materiales y Suministros 201 Alimentos para consumo humano.

II.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO A continuación se detallan las disposiciones y requisitos que deben cumplirse, para salvaguardar el manejo y custodia de los recursos de la Caja Menuda. • Tanto el pago de alimentación como de transporte, deben canalizarse a través del Formulario Núm. 1 “Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación o de Transporte)”, el cual debe ser autorizado por el Gobernador, Vicegobernador, o a quien él delegue. • Para el caso de consumo de alimentos, se pagará este rubro de la siguiente manera: en días laborables, la suma de B/.3.00, fines de semana y días festivos, B/.3.50. • En lo inherente al transporte, el pago de traslado de un funcionario de un lugar a otro para realizar una misión de trabajo, siempre y cuando no cuente con transporte oficial, se le reconocerá en concepto de pago, la suma hasta de B/.3.50 a nivel local, o lo que esté establecido dentro de la tarifa nacional. • Cada Unidad Administrativa, estará en la obligación de programar las misiones oficiales que realicen sus funcionarios dentro del país, igualmente debe mantener un control estricto y efectivo sobre el uso de alimentación y transporte. Se designará para las misiones oficiales al personal estrictamente necesario. • Se deben eliminar al máximo las misiones oficiales que incluyan sábados, domingos y días feriados. Cuando exista la necesidad y no haya otra alternativa, debe contar con el visto bueno del Gobernador. • En caso de contemplarse el pago de movilización interna en el recorrido, debe estar debidamente sustentado, indistintamente del monto.

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III. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESEMBOLSO Y REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA A.

Procedimiento de Desembolso del Fondo de Caja Menuda

1.

Unidad Administrativa Solicitante

• El Jefe de esta Unidad Administrativa designa a los funcionarios que realizarán la misión oficial. • Llena el formato de “Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación y de Transporte)”. • Gestiona la autorización del formulario “Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación y de Transporte)”, con el Gobernador o el funcionario quien él delegue. • Una vez que el formato esté completo y autorizado entrega al Custodio del Fondo de Caja Menuda. 2.

Custodio del Fondo de Caja Menuda

• Recibe el formulario de Solicitud de Caja Menuda (Pago de Alimentación y de Transporte). • Verifica que esté debidamente autorizado. • De estar todo correcto, completa el formulario Núm. 2 “Comprobante de Caja Menuda”. • Tramita la autorización de este documento por parte del Gobernador. • Entrega el efectivo indicado, al funcionario que realizará la Misión Oficial. 3.

Unidad Administrativa Solicitante Funcionario

• Recibe el efectivo y procede a firmar el formulario “Comprobante de Caja Menuda” como constancia de recibido el efectivo. 4.

Custodio del Fondo de Caja Menuda

• Firma como constancia que entregó el efectivo.

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2.

MINISTERIO DE GOBIERNO Departamento de Presupuesto

• Recibe la Solicitud de Reembolso del Fondo, Recapitulación y documentos sustentadores. • Basado en la Recapitulación, procede a efectuar el registro presupuestario por objeto de gasto. • Sella, firma y remite al Departamento de Tesorería los documentos pertinentes. 3.

Departamento de Tesorería

• Recibe la Solicitud de Reembolso del Fondo, Recapitulación y documentos sustentadores. • Verifica que la documentación esté correcta y haya sido registrada presupuestariamente. • Genera la Gestión de Cobro e imprime Cheque. • Envía cheque y documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad. 4.

Departamento de Contabilidad

• Recibe el Cheque y documentos sustentadores adjuntos. • Procede a realizar los registros contables pertinentes e imprime el Comprobante de Diario. • Firma como constancia de que los registros se han realizado. • Envía documentos a la Dirección Administrativa. 5.

Dirección de Administrativa

• Recibe el Cheque, Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores. • Procede a revisar y de estar todo correcto, firma documentos respectivos. • Remite documentación a la Oficina de Fiscalización General de la Contraloría General ubicada en el Ministerio de Gobierno. 6.

Oficina de Fiscalización General

• Secretaria, verifica si está completa la documentación. • Recibe y registra el Cheque, Solicitud de Reembolso del Fondo y Documentos sustentadores en el Libro control de entrada y en el SIAFPA. • Entrega al equipo de fiscalización, la documentación pertinente para su verificación, si todo está correcto, procede a refrendar de forma manual y electrónicamente (SIAFPA). De lo contrario, procede a subsanar, completar o corregir la información con la coordinación del Secretario Administrativo de la entidad. • Una vez subsanada o completada la información, procede firmar el cheque. • Remite a la Unidad de Tesorería, cheque y documentos sustentadores adjunto.

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RÉGIMEN DE FORMULARIOS

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Formulario Núm. 1 Núm.________ REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE GOBIERNO GOBERNACIÓN DE COCLÉ SOLICITUD DE CAJA MENUDA (PAGO DE ALIMENTACIÓN Y DE TRANSPORTE) ALIMENTACIÓN

TRANSPORTE

Panamá _____________ de __________________de 20_____ Unidad Administrativa Solicitante Entréguese a: La suma de: En concepto de: Lugar de Desplazamiento:____________________________________________________ Fecha:

De ___________al _____________ de ________. De 20_______

Horario:

De __________ a ______________

Solicitado por

Fecha: ______________________

Autorizado por

Fecha: ______________________

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SOLICITUD DE CAJA MENUDA (ALIMENTACIÓN Y DE TRANSPORTE) A.

OBJETIVO:

Solicitar recursos en efectivo con la finalidad del pago de alimentación y transporte.

B.

ORIGEN:

Unidad Administrativa donde labora el o los funcionarios que realizan la misión oficial.

C.

CONTENIDO: 1. Núm.: 2. Alimentación o Transporte: 3. Fecha: 4.

Unidad Administrativa Solicitante:

5.

Entréguese a:

6. 7. 8.

La suma de B/.: En concepto de: Lugar de Desplazamiento:

9.

Fecha:

10. Horario: 10. Solicitado por: 11. Fecha: 12. Autorizado por:

13. Fecha: D.

Asignar numeración secuencial. Indicar si es alimentación o transporte Anotar el día, mes y año en que se confecciona el documento. Indicar el nombre de la Unidad Administrativa donde se prepara la solicitud. Enuncie el nombre del funcionario a quien se entrega el dinero Cantidad en letras y número Breve explicación del gasto a incurrir. Indicar el lugar donde se realizará la misión oficial. Indicar el día, mes y año cuando va a realizar la misión oficial. Indicar en la jornada de trabajo, el inicio y fin de las horas laboradas. Nombre del funcionario que va a realizar la misión. Fecha cuando solicita dicho dinero. Nombre del Director o quién delegue, de la Unidad Administrativa donde labora el funcionario que va a realizar la misión. Fecha cuando autoriza l entrega del dinero.

DISTRIBUCIÓN: Original Copia:

Custodio del Fondo – Custodio del Fondo – Archivo consecutivo

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Formulario Núm. 2 REPÚBLICA DE PANAMÁ

INSTITUCIÓN Núm. _________ COMPROBANTE DE CAJA MENUDA Panamá __________ de ______________ de ______ Unidad Administrativa Solicitante:_____________________________________________ Entréguese a: ______________________________________________________________ La suma de: __________________________________________________ B/. __________ En concepto de:_____________________________________________________________ __________________________________________________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ________________________________________________ B/. __________ Importe de Factura:________________________________________ __________ Sobrante: ________________________________________________ __________ Proveedor:_______________________________________________________________ I.

CÓDIGO PRESUPUESTARIO

II.

CÓDIGO FINANCIERO

III. VALOR B/.

___________________ Autorizado por (firma)

__________________ Entregado por (firma)

________________________ Nombre del que recibe (letra Imprenta)

Firma: _________________________ Cédula: ________________________

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COMPROBANTE DE CAJA MENUDA A.

OBJETIVO:

Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Institución.

B. C.

ORIGEN: CONTENIDO: 1. Institución: 2. Núm.: 3. Panamá: 4. Unidad Administrativa Solicitante: 5. Entréguese a:

Unidad Administrativa Solicitante.

Nombre completo del funcionario a quien se le entrega el dinero. Suma entregada, escrita en letras y números. Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar. PARA USO DEL CUSTODIO Suma entregada por el custodio. Suma efectivamente pagada, según la factura sustentadora. Diferencia entre el adelanto entregado y el importe del desembolso, según factura. Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el bien o servicio.

6. 7.

La suma de B/.: En concepto de:

8. 9.

Adelanto: Importe de la Factura:

10.

Sobrante:

11.

Proveedor:

12.

Códigos Presupuestario Financiero: Valor: Firmas Autorizado por: Entregado por: Nombre del que recibe:

13. 14.

D

Nombre de la Entidad. Numeración secuencial establecida por la oficina. Día, mes y año en que se prepara el documento. Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

DISTRIBUCIÓN: Original Copia Copia

Lo indicado, con los importes respectivos. Monto en balboas que corresponde al gasto. Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el desembolso, entrega el dinero y el que recibe (en este último caso, nombre, firma y número de cédula). Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso. Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. Unidad Administrativa Solicitante.

Observaciones. Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores. Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las firmas autógrafas de los funcionarios.

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Formulario Núm. 3 MINISTERIO DE GOBIERNO GOBERNACIÓN DE COCLÉ DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO ____________________________________ Unidad Administrativa Fecha: _______________ Comprobante Núm. Fecha

Pagado a

Reembolso Núm._____________ Explicación del gasto

Codificación

Preparado por: Total del Reembolso Verificado por:

B/.

Valor B/.

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SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO

A.

OBJETIVO:

Resumir las operaciones del Fondo de Viáticos por los gastos realizados

B.

ORIGEN:

Unidad de Tesorería.

C. 1.

B.

CONTENIDO: Unidad Administrativa:

2.

Fecha:

3. 4.

Reembolso Núm. Comprobante Núm.

5. 6.

Fecha: Pagado a:

7. 8. 9. 10. 11.

Explicación del Gasto: Codificación: Valor B/.: Total del Reembolso: Firmas:

DISTRIBUCIÓN: Original Copia.

Indicar nombre de la Unidad Administrativa donde se prepara la solicitud. Anotar el día, mes y año cuando se confecciona el documento. Número secuencial del reembolso. Número del Comprobante que se incluye en el reembolso. Fecha del Comprobante Nombre de la persona a quien se le dio el efectivo. Detalle del concepto utilizado. Indicar los objetos de gastos. Valor de cada renglón. Sumatoria de los valores de cada renglón. Firma de la persona que prepara y la que verifica el Fondo.

Departamento de Tesorería Departamento de Contabilidad.

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Formulario Núm. 4 R E C A P I T U L A C I Ó N DEL FONDO CÓDIGOS PRESUPUESTARIOS FINANCIEROS

Total del Reembolso Comprobante en Cartera Reembolso en Trámite Efectivo en Caja Total del Fondo

Preparado por

Revisado por:

VALOR

B/. ____________ B/. ____________ B/. ____________ B/. ____________ B/. ____________

Unidad Administrativa Responsable

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RECAPITULACIÓN DEL FONDO

A.

OBJETIVO:

Resumir las operaciones del Fondo de Caja Menuda.

B.

ORIGEN:

Custodio del Fondo.

C.

CONTENIDO: 1. CÓDIGOS Presupuestarios Financieros:

2. 3. 4.

D.

Valor: Total del Reembolso: Comprobante en Cartera: Reembolso en Trámite

5.

Efectivo en Caja:

6. 7.

Total del Fondo: Firmas:

DISTRIBUCIÓN: Original Copia.

Espacios para resumir los conceptos de objeto de gastos con sus respectivos códigos presupuestarios y contables. Valor de cada renglón. Sumatoria de los valores de cada renglón. Comprobantes que se encuentran pendientes de reembolso. Documento que se encuentran pendientes de pago. Saldo real del efectivo en caja a la fecha de la presentación del reembolso. Debe ser igual al total del Fondo Autorizado. Firma de la persona que prepara, verifica y custodia el Fondo.

Departamento de Tesorería. Departamento de Contabilidad.

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