N ORMA 34.14(SEPA)

Versió 1.1- Gener 2015

Contingut 1.

Descripció .............................................................................................................................. 2

2.

Instal·lació de l'aplicació ...................................................................................................... 2

3.

Desinstal·lació de l'aplicació ................................................................................................ 3

4.

Accés a l'aplicació .................................................................................................................. 3

5.

Menú Principal ..................................................................................................................... 4 5.1

Arxiu ............................................................................................................................. 4

5.1.1 Nou Quadern ................................................................................................................ 4 5.1.2 Obrir Quadern .............................................................................................................. 4 5.1.3 Tancar Quadern ........................................................................................................... 4 5.1.4 Generar Fitxer.............................................................................................................. 4 5.1.5 Importar dades des d'un Fitxer Q34.14, Q34.1 i Q34 ............................................... 5 5.1.6 Importar dades des d'un Fitxer Excel......................................................................... 6 5.2

Manteniment de dades ................................................................................................ 9

5.2.1 Dades Ordenant ........................................................................................................... 9 5.2.2 Dades del Beneficiari ................................................................................................. 10 5.2.3 Grups de Beneficiaris ................................................................................................ 11 5.3

Llistats i Històrics...................................................................................................... 12

5.3.1 Llistat Transferències ................................................................................................ 12 5.3.2 Llistat Ordenants ....................................................................................................... 13 5.3.3 Llistat de Beneficiaris ................................................................................................ 13 5.3.4 Consulta Històric ....................................................................................................... 13 5.4

Eines ........................................................................................................................... 13

5.4.1 Gestió Usuaris ............................................................................................................ 13 5.4.2 Canviar d’Idioma ........................................................................................................ 14 5.4.3 Configuració de l’Entorn............................................................................................. 15 6.

Generació d'un fitxer .......................................................................................................... 16 6.1

Definir fitxer ............................................................................................................... 16

6.2

Seleccionar un Ordenant ........................................................................................... 16

6.3

Donar d'alta una Transferència ................................................................................ 16

6.4

Grups de clients ......................................................................................................... 18

6.5

Reemplaçament Massiu ............................................................................................. 19

6.6

Generació de fitxers ................................................................................................... 20

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 1

1. Descripció L'aplicació de generació de fitxers de transferències permet generar fàcilment ordres perquè s'efectuï el pagament de transferències als beneficiaris creant una base de dades de transferències particular. La base de dades és de molt fàcil creació, ja que permet utilitzar les dades introduïdes prèviament en altres fitxers de transferències que estan emmagatzemats de manera permanent en una base de dades general. Tot això treballant en mode local. Posteriorment, i mitjançant una connexió es realitza l'enviament del fitxer. La diferència amb la versió anterior del programa (V 1.4), és que aquesta versió del programa millora l’optimització de la gestió dels grups de beneficiaris i incorpora un importador de fitxers en Excel.

2. Instal·lació de l'aplicació Al realitzar la instal·lació del programa haurà d’executar l’arxiu “Cuaderno_3414.msi”. Per a la visualització dels informes l’aplicació utilitza el programa “Crystal Reports”. En cas que no estigui instal·lat a l’ordinador en el que s’instal·li l’aplicació, el propi programa ho instal·larà. Si una vegada instal·lat el programa necessitem reinstal·lar-lo sense perdre les dades de les BBDD haurem d’executar l’arxiu “setup.exe” i després seleccionar “reparar Norma 34.14”. Executem l’arxiu a instal·lar i ens surt l’assistent d’instal·lació:

Important: el directori en el que es realitzi la instal·lació ha de ser un directori en el que l’usuari tingui tots els permisos per accedir-hi. En cas que a l’equip existeixi la carpeta c:/usuarios és recomanable que la instal·lació es realitzi dintre de la carpeta corresponent a l’usuari que desitgi.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 2

A l’escriptori ens apareixerà un icona (Accessos directes) per accedir directament a l’aplicació Norma 34.14. També podrem accedir a l'aplicació des d'Inici ->Programes -> Norma 34.14.

3. Desinstal·lació de l'aplicació Per desinstal·lar l‘aplicació, s’ha d’anar al tauler de control, Agregar o treure programes i seleccionar el programa per l’eliminació a l'equip.

4. Accés a l'aplicació Si tenim l'opció de multiusuari activada (Eines/Configuració entorn/Habilitar multiusuari), a l'executar l'aplicació la primera finestra que se'ns mostra és la de selecció d'usuari

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 3

L'opció multiusuari per defecte està desactivada. En aquesta finestra, almenys la primera vegada que accedim a ella, la paraula de pas que haurem d'introduir serà un "1" seguit del botó Acceptar. Es recomana canviar la Paraula de Pas en el primer accés. Després d'aquesta pantalla, accedirem a la pantalla principal de la norma 34.14.

5. Menú Principal Entrarem a la pantalla principal del quadern on se'ns mostrarà un menú general amb les diferents opcions que té la norma 34.14 que descrivim a continuació:

5.1 Arxiu 5.1.1

Nou Quadern

Amb aquesta Opció del menú es podrà crear un nou quadern. L’extensió del quadern serà “.ne2” 5.1.2

Obrir Quadern

Amb aquesta opció podrà obrir un quadern existent. 5.1.3

Tancar Quadern

Li tancarà el quadern en el qual està treballant. 5.1.4

Generar Fitxer

Aquesta opció li permetrà generar un fitxer (pla o XML) amb les dades del quadern amb el qual estigui treballant. Un cop generat l’extensió serà “.QEP”.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 4

5.1.5

Importar dades des d'un Fitxer Q34.14, Q34.1 i Q34

Per importar des d'un fitxer haurem de seleccionar des del menú principal l'opció Arxiu-> Importar Fitxers, després seleccionem el tipus de fitxer que volem importar (“Q34.14”, “Q34.1” (Transfronterer), “Q34”). Al seleccionar qualsevol d'aquestes opcions ens sortiran els següents missatges:

Se'ns obrirà una finestra des de la que podem seleccionar l'arxiu que volem importar a la nostra aplicació. Una vegada seleccionat l'arxiu donem a acceptar i se'ns importarà les transferències al quadern que tenim obert, també se'ns importarà les dades d'Ordenant i Beneficiari a la nostra BBDD General per poder-los utilitzar posteriorment.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 5

Es permetrà importar els fitxers amb qualsevol extensió (.txt, .Q34, .doc,…) sempre que l'estructura del fitxer que anem a importar sigui correcta. Es transformarà automàticament el CCC als seus respectius IBAN i SWIFT.

5.1.6

Importar dades des d'un Fitxer Excel

Des d’aquesta part de l’aplicació podem crear un quadern amb la informació que ve d’un fitxer Excel. Des del menú Arxiu -> Importa fitxers -> Excel (Haurem de tenir un quadern obert per a que aquesta opció estigui habilitada).

Ens apareixerà la següent pantalla:

Tindrem les següents opcions: 1. Indicarem el nom del full d’Excel on està la informació que volem importar, per defecte vindrà informat amb “Hoja1”. 2. Des d’aquí seleccionarem el fitxer que volem importar. 3. Seleccionem el tipus d’importació que desitgem: a. Transferència SEPA b. Altres transferències 4. Seleccionem el creditor de les transferències.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 6

5. Panel on visualitzarem l’ Excel carregat. Quan seleccionem el nostre fitxer ens apareixerà carregat en la pantalla, també es mostrarà la part on s’ha de realitzar la correlació de camps:

6. Seleccionar el format del compte. 7. Des d’aquest panell realitzarem la correlació de camps entre els de Norma34 i l’ Excel. En la columna “Norma 34” apareixerà els camps de la base de dades, els camps que tenen asterisc són obligatori el seu us.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 7

En la columna Excel, els noms de capçalera del fitxer, en el nostre exemple es visualitzaria:

Per fer la correlació hem d’escollir un camp de la Norma 34 i un de l’ Excel, per exemple:

Amb aquesta correlació, com Cod Referencia es carregarà les dades que té a la columna REFERENCIA de l’ Excel. Com nom, el que aparegui en la columna NOMBRE de l’ Excel.

8. Si volem guardar una correlació de camps com plantilla per a futures importacions. Aquesta acció ens genera un fitxer xml amb la informació. 9. Si ja tenim una plantilla de correlació de camps guardada i volem recuperar-la. 10. Elimina la correlació de dades de la norma34 i l’ Excel. 11. Abans d’importar s’ha de validar el fitxers, en cas de que el fitxer no sigui vàlid no deixarà realitzar la importació e indicarà els errors. 12. Un cop validat el fitxer podrem fer la importació.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 8

5.2 Manteniment de dades Les persones que intervenen en aquesta aplicació són: Ordenant: persona que ordena la transferència. Es poden tenir un o més ordenants guardats en l'aplicació, però només un d'ells es podrà enviar en el fitxer. Beneficiari: persones que rebran la transferència. Es poden tenir un o més beneficiaris guardats en l'aplicació. Per començar a treballar cal crear un nou quadern ( disc (

) o obrir un ja

existent en el

).La primera vegada que s'accedeix a l'aplicació és obligatori definir Ordenant

per poder començar a treballar. El sistema treballa amb dos tipus de bases de dades: -

Una particular, que són els propis fitxers de les transferències. Una base de dades general i permanent, que conté les dades de tots els Ordenants i Beneficiaris utilitzats en qualsevol fitxer de transferències creat amb anterioritat (les dades més importants que s'introdueixen en qualsevol fitxer de transferències s'emmagatzemen automàticament en aquesta base de dades general, que és accessible des del menú Manteniment de Dades)

D'aquesta manera, al crear un fitxer de transferències disposem de totes les dades permanents introduïdes en els anteriors.

5.2.1

Dades Ordenant

Per seleccionar un Ordenant ja definit anteriorment, n'hi ha prou amb acudir a la pestanya que apareix en la part dreta de la pantalla Ordenants. Si l'Ordenant no apareix en aquesta llista o té alguna dada erroni haurà primer que definir-lo acudint a Dades de l'Ordenant del menú Manteniment de Dades:

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 9

Les dades que s’han d’introduir (no totes són obligatòries) són: Dades personals (NIF, nom, sufix, Direcció, Localitat, Província País) de l’Ordenant. Id Compte: podrà seleccionar IBAN o Compte. Si selecciona compte, al guardar l'Ordenant, transformarà el número de compte en el seu IBAN corresponent La part superior permet: Afegir les dades introduïdes que apareixen en pantalla com nou Ordenant a la base de dades general.

Eliminar l’Ordenant que a pareix a l a p a n t a l l a d e l a b a s e d e d a d e s general. Modificar alguna dada de l’Ordenant.

Per realitzar qualsevol d'aquestes funcions, no n'hi ha prou amb escriure les noves dades en pantalla sinó que també caldrà clicar el botó corresponent (sempre abans de sortir d'aquesta finestra amb el botó

).

La part superior permet moure's entre tots els Ordenants existents:

Una vegada acabada la definició, sortir de la finestra (amb el botó el procés descrit al començament d'aquesta secció per seleccionar l'Ordenant.

5.2.2

) i repetir

Dades del Beneficiari

En aquesta pantalla podrem donar d'alta a la nostra BBDD general els Beneficiaris amb els quals anem a treballar posteriorment.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 10

Les dades que s’han d’introduir (no totes són obligatòries) són: -

Dades personals (Codi Referència, Nom, Direcció, Localitat, Província, País del Beneficiari).

-

Id Compte: podrà seleccionar IBAN o Compte. Si selecciona compte, al guardar el Beneficiari es transformarà el número de compte amb el seu IBAN corresponent i SWIFT de l'entitat. La part superior permet: Afegir les dades introduïdes que apareixen en pantalla com nou Beneficiari a la base de dades general. Eliminar e l Beneficiari que a pareix a l a p a n t a l l a de la base de dades general.

Modificar alguna dada del Beneficiari

Per realitzar qualsevol d'aquestes funcions, no n'hi ha prou amb escriure les noves dades en pantalla sinó que també caldrà clicar el botó corresponent (sempre abans de sortir d'aquesta finestra amb el botó

).

Una vegada acabada la definició, sortir de la finestra (amb el botó ) i repetir el procés descrit al començament d'aquesta secció per seleccionar el Beneficiari.

5.2.3

Grups de Beneficiaris

Els grups, permeten englobar una sèrie de beneficiaris, que guarden característiques comunes. En el moment de crear una transferència es podrà assignar a quin grup de beneficiaris pertany.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 11

Polsant Menú Principal ens mostrarà la següent pantalla, en la que com es veu ens permetrà donar d'alta, eliminar, modificar o buscar un determinat grup de Beneficiaris.

Amb les fletxes, podem passar d'un grup de Beneficiari a un altre per visualitzar les seves característiques o fins i tot, anar des del primer fins a l'últim o viceversa. Afegir: Afegir: Cal omplir els dos camps Codi i Descripció

Eliminar: Al polsar el botó eliminar, esborrarà el grup que tinguem seleccionat Prèviament apareix el missatge de confirmació:

Editar: Es pot modificar qualsevol dels dos camps tan sols canviant-lo en pantalla i polsar Modificar.

5.3 Llistats i Històrics En la norma 34.14 podrem generar llistats de les transferències donades d'alta, dels Ordenants i Beneficiaris que tenim donats d'alta en la nostra BBDD. 5.3.1

Llistat Transferències Ens mostrarà un llistat de les Transferències que tenim donades d'alta. Ens mostrarà el Cod. Referència, nom, IBAN i import de cada transferència del nostre fitxer.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 12

5.3.2

Llistat Ordenants Ens mostrarà un llistat dels Ordenants que tenim donats d'alta. Ens mostrarà el NIF, sufix, nom, direcció i compte de cada ordenant que tenim donat d'alta.

5.3.3

Llistat de Beneficiaris Ens mostrarà un llistat dels Beneficiaris que tenim donats d'alta. Ens mostrarà el NIF, sufix, nom, direcció i compte de cada beneficiari que tenim donat d'alta.

5.3.4

Consulta Històric A mesura que es generen remeses aquestes es guarden per mantenir un històric. Només és possible veure-les. No es poden modificar ni tornar a generar.

5.4 Eines És convenient personalitzar per la nostra part l'aplicació, per a això, utilitzarem el menú Eines. En ell ens apareixen els submenús que es mostren a continuació:

5.4.1

Gestió Usuaris

Amb aquesta opció podrem gestionar els usuaris que tenim donats d'alta en l'aplicació, donar d'alta usuaris nous, eliminar usuari o modificar usuari o contrasenya.

Clicant Gestió d'usuaris se'ns mostrar la següent pantalla:

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 13

Aquí clicant el botó de l'Usuari que té l'Aplicació per Defecte

Propietats podrem canviar el nom i clau

Clicant aquest botó podrem afegir un nou usuari

Clicant aquest botó es podrà donar de baixa un usuari. 5.4.2

Canviar d’Idioma

Podrem Seleccionar d’idioma clicant el Ràdio Button que desitgem i seguidament Acceptar se'ns canviarà les etiquetes de l'aplicació a l' idioma seleccionat.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 14

5.4.3

Configuració de l’Entorn

Podrem triar la Configuració de l’entorn del Generador. A la pestanya Presentació: Habilitar Ajuda: Aquesta opció podrà Habilitar/deshabilitar l'ajuda. Quan habiliti l'ajuda apareixerà una pestanya al costat dret de la pantalla que contindrà l'ajuda

Pestanya Fitxers i Usuaris - Situació dels fitxers: Seleccionant el botó Situació dels fitxers podrà escollir el directori on desitja ubicar els Fitxers .ne2 - Situació de les remeses: Seleccionant el botó Situació de les remeses podrà elegir el directori on desitja ubicar els seus Arxius .QEP - Habilitar l'opció multiusuari: Després de marcar el check sortirà un missatge indicant que ha de reiniciar l'aplicació perquè els canvis s'apliquin.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 15

6. Generació d'un fitxer La generació d'un fitxer suposa crear una base de dades particular que contindrà les dades necessàries per posteriorment ser enviada i processada. Per tant, el primer pas a realitzar serà: 6.1 Definir fitxer Des del menú principal: Arxiu  Nou quadern o des de l'accés directe ccrear un nou quadern d’ordres de pagament (és a dir, un nou fitxer) a la qual caldrà assignar un nom, o bé, obrir una base de dades creada prèviament i emmagatzemada en el disc per modificar el seu contingut. Cal tenir en compte que, un cop modificat, el fitxer original es perd (queda substituït pel nou fitxer que acabem de crear). En qualsevol dels dos casos, una vegada dins ja de la base de dades particular, caldrà realitzar les següents accions: 6.2 Seleccionar un Ordenant S’ha de seleccionar un Ordenant des de la pestanya Dades d’Ordenants que es troba en la part dreta de la pantalla, al clicar sobre la fila de l'Ordenant que vulguem seleccionar passaran les seves dades a la pantalla principal Quan ja s'ha seleccionat un Ordenant, apareix en la barra superior amb el seu NIF , Sufix i el nom de l'Ordenant.

Per eliminar definitivament l'Ordenant (només en el cas que mai més tingui ordres de transferències), cal anar a Dades d'Ordenant del menú Manteniment de Dades i eliminar-lo allà (sempre que no hi hagi un fitxer .ne2 obert). 6.3 Donar d'alta una Transferència Una vegada seleccionat l'Ordenant és possible començar a introduir les Transferències, punxant en l’opció de Transferències amb el botó dret del ratolí i clicant afegir transferència

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 16

Al clicar afegir transferència, se'ns obrirà la següent pantalla que conté diverses pestanyes: Beneficiari, Addicional (Ordenant), Addicional (Beneficiari).

Les transferències poden ser de dos tipus

Es poden introduir directament les dades d'un nou Beneficiari o bé escollir el Beneficiari donat d'alta prèviament a la base de dades permanent, clicant el botó se'ns obrirà al costat dret de la pantalla una pestanya amb les dades dels Beneficiaris que tenim relacionats amb l’Ordenant seleccionat, clicant a sobre de la fila del Beneficiari que volem seleccionar i se'ns omplirà automàticament la majoria dels camps (tots excepte l'import, que dependran de cada fitxer concret). Les dades necessàries per completar un registre són: -

Cod. Referència Nom Direcció País Despeses IBAN i BIC del proveïdor: Si l'usuari introdueix un compte al guardar la transferència es transformarà en el seu corresponent IBAN i Swift Import

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 17

6.4 Grups de clients Opció Afegir Grup: Amb aquesta opció s'afegeix a un quadern tots els clients d'un grup determinat.

A la part esquerra de la pantalla ens sortiran els grups que tenim donat d'alta. Fent doble clic en la fila del grup que volem donar d'alta, ens mostrarà un missatge preguntant-nos si volem afegir els proveïdors del grup que hem seleccionat.

Opció Eliminar Grup: Amb aquesta opció s'elimina d'un quadern tots els clients d'un grup determinat.

Al clicar Eliminar Grup se'ns obrirà la següent pantalla on es pot seleccionar el grup que es vol eliminar de la remesa i acceptant se’ns mostrarà el següent missatge:

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 18

Un cop s’ha afegit una transferència caldrà prémer el botó “acceptar”. Una vegada introduïdes totes es clicarà el botó “tornar”. El sistema ens preguntarà si volem finalitzar la introducció de transferències o no.

Un cop finalitzada la introducció de transferències podem generar el fitxer.

6.5 Reemplaçament Massiu Aquesta opció es troba en la part superior dreta de la pantalla.

Permet modificar els diferents camps dels beneficiaris alhora.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 19

Funcionament:

6.6 Generació de fitxers (Accés pel menú Arxiu o mitjançant el botó

)

La Generació d'un Arxiu és el pas previ obligatori per procedir la transmissió , ja que el fitxer ha d'arribar a aquesta en el format adequat (que és el que es genera amb aquesta operació). Els passos per generar un fitxer són: - Donar un nom al fitxer amb el sufix .QEP:

-

Introduir la Data de Confecció, la data Abonament i Tipus de fitxer que desitja generar que pot ser Pla o XML.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 20

-

Botó Generar: al polsar el botó generar se'ns generés un fitxer “.QEP”.

El fitxer ja està generat i arxivat a l’ordinador. Per a enviar-lo cal connectar-se al servei de CX per Internet i realitzar els passos necessaris per a efectuar l’enviament.

Gestió de fitxers: Norma 34.14 SEPA

Pàg. 21