NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS

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SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS DIRECTIVA N° 004-2003-SBH Aprobado con R.D. N° 182-2003-SBH

GERENCIA DE PLANIFICACION OFICINA DE RACIONALIZACION

HUANCAYO – 2003

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NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, USO Y CONTROL DE VEHICULOS MOTORIZADOS DIRECTIVA N° 004-2003-SBH I.

OBJETIVO La presente Directiva tiene por objeto establecer las Normas para la administración, uso y control de los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

II.

III.

FINALIDAD 2.1.

Establecer los procesos para la administración, uso y control de vehículos motorizados.

2.2.

Racionalizar el uso de los vehículos motorizados.

2.3.

Coadyuvar en la adecuada utilización de los vehículos motorizados para el servicio requerido por la diferentes Unidades Orgánicas de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

2.4.

Mantener actualizado la información del registro y control de los vehículos motorizados que forman parte del patrimonio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

ALCANCE La Directiva es de aplicación en todas las Unidades Orgánicas de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

IV.

BASE LEGAL 4.1.

Decreto Legislativo N° 356, Ley de Sociedades de Beneficencia y Juntas de Participación Social.

4.2.

Decreto Ley N° 26162, Ley del Sistema Nacional de Control.

4.3.

Resolución de Contraloría N° 196-88/CG, Reglamento de las Acciones de Control.

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4.4.

Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento: a) Proceso Técnico de Registro y Control. b) Proceso Técnico de Seguridad. c) Proceso Técnico de Mantenimiento.

V.

4.5.

Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.

4.6.

Decreto Supremo N° 012-2001-PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

4.7.

Decreto Supremo N° 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

4.8.

Ley N° 27879, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2003.

APROBACION La presente Directiva será aprobada por el Directorio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo.

VI.

NORMAS GENERALES 6.1.

Aspectos Generales: a) La Sub Gerencia de Logística es responsable de supervisar y controlar el uso, manejo, seguridad, mantenimiento y conservación de los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, cuando se encuentran en uso al servicio institucional. b) Los vehículos motorizados deberán ser utilizados únicamente para el cumplimiento de funciones específicas de la Unidad Orgánica a la cual fue asignada, y de las Areas al que brinda servicios; para ello, debe contar con autorización del Funcionario donde está asignada la Unidad Móvil. c) La Gerencia de Administración y Finanzas es responsable de contratar las Pólizas de Seguro que cubra de toda eventualidad o siniestro a los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. d) El requerimiento para el uso de la Unidad Móvil debe formularse con criterio de austeridad, racionalidad y oportunidad del servicio.

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e) La Gerencia de Administración y Finanzas designará mediante documento, a la persona que se encargará de conducir la Unidad Móvil que se le asigne, quién será responsable para todos sus efectos. f) Cuando se incorpore un vehículo motorizado al patrimonio institucional, el Area de Control Patrimonial debe enviar copia legalizada de los documentos sustentatorios, a la Oficina de Circulación del Ministerio de Transporte y Comunicaciones, y a la Oficina de Seguros, para los fines pertinentes; asimismo, deberá actualizar el Padrón General de Vehículos. g) El Area de Control Patrimonial, llevará un File por cada Unidad Móvil que incluya: Inventarios, Actas de Entrega de Cargo, Resumen del historial de las unidades, y documentos de gestión. h) El Area de Servicios Auxiliares llevará el historial de cada vehículo motorizado, que contendrá: Informes Técnicos, Parte Diario de Conducir, Informe de Desplazamiento de Vehículos, y otros. i) Cada Chofer llevará un Auxiliar de Situación del Vehículo, en el que anotará todas las incidencias sucedidos en uso de servicio efectuado. 6.2.

Altas, Bajas, Valorizaciones y Ventas: a) Corresponde al Area de Control Patrimonial elaborar el inventario de los accesorios o implementos que forman parte del vehículo; el mismo que debe ser actualizado por lo menos cada tres (3) meses. b) Cada accesorio o implemento del vehículo tendrá un número de registro (número del Inventario). c) El Area de Control Patrimonial previa calificación, deberá realizar la depuración técnica de todos los vehículos de transporte que se encuentren inoperativos, con el fin de dar de baja aquellas Unidades donde su costo de reparación resulte antieconómico; informando a la Gerencia de Administración y Finanzas quién pondrá a consideración de la Gerencia General y posteriormente al Directorio la propuesta de baja y venta en Remate Público, de acuerdo a normas legales vigentes.

6.3.

Identificación de los Vehículos: a) La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Sub Gerencia de Logística, aplicará las medidas pertinentes para que los conductores de los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, cuenten con una Credencial que exprese el número de rodaje y el nombre del

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Chofer a cuyo cargo corre exclusivamente su conducción. El conductor deberá portar obligatoriamente dicha credencial, a fin de poder identificarse ante diferentes circunstancias. b) La Credencial será renovada automáticamente por la Sub Gerencia de Logística, cuando se haya producido cambio del conductor o a pedido de éste cuando las circunstancias lo ameriten. En cualesquiera de los casos el Chofer deberá devolver la Credencial caduca a la Sub Gerencia de Logística. c) Todos los vehículos motorizados deberán contar con la “Tarjeta de Propiedad Vehicular” a nombre de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, emitida por el Ministerio de Transporte y Comunicaciones, ó de ser el caso, con un documento que certifique la propiedad del vehículo a nombre de la Institución. 6.4.

Asignación y Uso de Vehículos: a) Para hacer uso del vehículo dentro ó fuera de las horas y días laborables ó no laborables debe tener obligatoriamente la autorización del Funcionario de la Unidad Orgánica a la cual fue asignada la Unidad Móvil. Dicho servicio sólo podrá ser utilizado sobre la base de necesidades primordiales debidamente justificadas y en estricta armonía con el cumplimiento de funciones o casos fortuitos o de fuerza mayor. b) A cada vehículo deberá asignarse un Chofer autorizado, quien recibirá la Unidad Móvil mediante Acta de Entrega e Inventario (Anexo 01). c) Son responsables directos del buen uso de los vehículos motorizados, los Funcionarios y Servidores que hayan solicitado el servicio de transporte, así como el conductor de la Unidad Móvil asignada, haciéndose acreedores a las sanciones a que hubiera lugar en caso de detectarse alguna transgresión de la presente Directiva. d) El conductor del vehículo motorizado presentará el “Parte Diario del Conductor” (Anexo 02), visado por el Funcionario que autorizó y/o utilizó el servicio, en el que se indicará el número de vehículo motorizado, hora de salida, recorrido efectuado, personas que utilizaron el vehículo, hora de llegada y lugares que se recorrieron, kilometraje de salida, de llegada; dotación de combustible, reparaciones, mantenimiento, etc.; así como cualquier otra información que se anotará dentro del rubro observaciones. e) Todos los vehículos motorizados deberán ser guardados al término de la jornada de trabajo en los ambientes adecuados para cochera.

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f) Está terminantemente prohibido el uso de vehículos motorizados fuera del horario de trabajo y días no laborables; salvo que en cumplimiento del servicio y/o comisión de servicios tuvieran que realizar los Funcionarios o Servidores de las Unidades Orgánicas; para dicho fin deberán contar con autorización de la Gerencia General, con excepción de la Unidades Móviles destinados a las Areas Productivas y/o de Apoyo Social. g) La Presidencia del Directorio contará con un vehículo de uso exclusivo, el mismo que estará sujeto al presente Reglamento, en lo que fuere pertinente. h) Los vehículos motorizados que realicen servicio de viajes largos deben estar en estado óptimo, bajo responsabilidad del Chofer, para evitar accidentes o inconvenientes. 6.5.

Mantenimiento y Reparación de los Vehículos: a) El servicio de reparación de los vehículos motorizados se contratará por intermedio del Area de Servicios Auxiliares, a través de terceros. b) La Sub Gerencia de Logística debe elaborar anualmente el Cronograma de Revisión Técnica de los vehículos motorizados de la Institución, a fin de determinar el estado general de los mismos y autorizar su funcionamiento acorde a las normas de seguridad. c) El Chofer es responsable de mantener en perfecto estado de funcionamiento el vehículo asignado, a fin de resguardar y proteger los recursos humanos y materiales. Al detectar indicios de fallas mecánicas o mal funcionamiento en la Unidad Móvil, debe comunicar oportunamente a la Sub Gerencia de Logística para su revisión y/o reparación a través de terceros. d) Al término del servicio de mantenimiento y/o reparación de un vehículo motorizado, el Area de Servicios Auxiliares deberá verificar los trabajos realizados y el cumplimiento del Contrato, para dar la conformidad del servicio efectuado, dando cuenta a la Sub Gerencia de Logística. e) Al concluir el servicio de viajes largos el Chofer informará sobre el estado operativo del vehículo a fin de programar su mantenimiento o reparación (Anexo 4).

6.6.

Carburantes, Lubricantes y Otros: a) El Control del consumo de combustible y lubricantes deberá realizarse a través del Area de Servicios Auxiliares; mediante las acciones siguientes:

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a.1. Verificación del recorrido diario de cada Unidad Móvil y su consumo de combustible y lubricantes por kilómetro. a.2. Revisión, mantenimiento operativo y verificación del perfecto funcionamiento del velocímetro de todas las Unidades Móviles. b) Cada chofer, al solicitar el abastecimiento de combustible, presentará el Parte Diario del Conductor, debidamente actualizado con las autorizaciones correspondientes. c) Ningún vehículo motorizado que se encuentre inoperativo o fuera de circulación debe ser abastecido con lubricantes, bajo responsabilidad del Area de Servicios Auxiliares. d) El Contrato para el abastecimiento de combustibles y lubricantes, se efectuará a través de la Sub Gerencia de Logística. e) Los repuestos deberán adquirirse a firmas comerciales o proveedores que garanticen su calidad, legitimidad, costo y oportunidad; cuya adquisición debe estar refrendada con las facturas correspondientes. VII.

MECANICA OPERATIVA 7.1.

El requerimiento para el uso de movilidad se efectuará a través del Jefe ó quién haga sus veces de la Unidad Orgánica que solicita el servicio, ante la Gerencia a la cual está asignada la Unidad Móvil.

7.2.

Ningún vehículo motorizado podrá ser utilizado sin la respectiva autorización. Los vehículos motorizados (Carrozas) asignados al Cementerio General de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, serán utilizados exclusivamente para cumplir con los servicios (traslado de cadáver) para el cual fue contratado; y previa autorización del Sub Gerente del Cementerio.

7.3.

El personal de vigilancia de los diferentes locales de la Institución, deberá anotar la hora de salida, de retorno y/o ingreso del vehículo, en la Papeleta de Desplazamiento del Vehículo (Anexo 03).

7.4.

El Chofer que está a cargo de un vehículo motorizado deberá comunicar a la Sub Gerencia de Logística, los casos de pérdida, robo o hurto de los accesorios o implementos del vehículo, inmediatamente sucedido el hecho para su investigación y determinación de la responsabilidad correspondiente.

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

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IX.

X.

8.1.

El pago de multas por infracciones al Reglamento de Tránsito atribuibles a los vehículos de la Institución, será de responsabilidad del Chofer.

8.2.

El Funcionario que infrinja la presente disposición, autorizando irregularmente el pago de multas de una infracción de tránsito, será sancionado de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

DISPOSICIONES FINALES 9.1.

Los Funcionarios y Servidores de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, son responsables del cumplimiento de la presente Directiva.

9.2.

Ante el incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, la Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá las acciones correctivas necesarias y aplicará las sanciones disciplinarias correspondientes.

9.3.

Los puntos no estipulados en la presente Directiva serán resueltos por la Gerencia de Administración y Finanzas.

MECANISMOS DE CONTROL 10.1. El Titular de la Unidad Orgánica que autoriza y el Funcionario o Servidor al que se asignó el vehículo motorizado; es solidariamente responsable, tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso del bien, si ocurrieron por negligencia en la aplicación del presente Reglamento. 10.2. Todos los vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, llevarán pintado, en lugar visible, el Logotipo de la Institución. Sólo por autorización expresa del Titular de la Institución y en casos excepcionales previamente fundamentados, se liberará de esa obligación. 10.3. El Area de Servicios Auxiliares debe tener actualizado el historial de cada vehículo motorizado. 10.4. Se oficiará a las Autoridades de Tránsito para que informen de la circulación de vehículos motorizados de propiedad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo fuera del horario establecido ó que se guarden en locales no oficiales; excepto los casos autorizados expresamente de acuerdo al presente Reglamento. 10.5. La Gerencia de Auditoría Interna, investigará los casos de incumplimiento de la presente Directiva.

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_____________________________________________________________________________________ ANEXO N° 01

ACTA DE ENTREGA – INVENTARIO DE EQUIPO DE TRANSPORTE En la ciudad de Huancayo, a los............................. del mes de........................... del 200......, reunidos en ...................................................., los señores:…………………………………………... ....................................................................................................................................................... Se procede con la entrega y recepción de la Unidad Móvil con las siguientes características: MARCA: ...................... COLOR: ....................... MODELO: ....................... AÑO ............ MOTOR N°: ...................... PLACA N°: ....................... DESCRIPCION MASCARA AROS DELANTEROS LUCES DIRECCIONALES PLACA DE RODAJE CAPOT LUNA PARABRISA PLUMILLAS LIMPIA PARABRISA BRAZOS LIMPIA PARABRIZA LUNAS PUERTA DELANTERA LUNAS PUERTA POSTERIOR LUNAS CORTAVIENTO PUERTAS TAPABARROS DELANTEROS ESPEJO RETROVISOR EXT. TAPABARROS POSTERIORES TAPA TANQUE DE GASOLINA LUCES DE PELIGRO LUCES DE RETROCESO LUCES DIRECCION POSTERIOR PARACHOQUE POSTERIOR PARACHOQUE ANTERIOR RADIADOR TAPA DE RADIADOR PURIFICADOR DE AIRE TAPA DE ACEITE CLAXON

ESTADO B R M

CANTIDAD

DESCRIPCION

ESTADO B R M

CANTIDAD

GENERADOR (DIN-ALTER) DEPOSITO DE AGUA LLAVE DE CONTACTO CENICERO ENCENDEDORES PISOS DE JEBE JEBE DE PEDALES PERILLA DE PALANCA ESPEJO RETROVISOR INT. VELOCIMETRO ODOMETRO MARCADOR DE GASOLINA MARCADOR DE PRES. AC. MARCADOR DE TEMPERATURA AMPERIMETRO GAVETAS TAPASOLES ASIENTOS Y ESPALDAR MANIJAS DE PUERTAS TAPISADO CASETA MUELLES (PAQUETES) AROS DE RUEDA VASOS DE RUEDA CAJA DE TRANS. AUX. RUSTER ARRANCADOR FUNCIONAMIENTO DE MOTOR

HERRAMIENTAS: LLAVES DE RUEDAS LLAVE DE BUJIAS BATERIA

LLANTAS DESARMADORES MEDIDOR DE AIRE EXTINGUIDOR

NOTA: El Chofer que recibe el vehículo, se hará responsable por los daños que pueda ocasionar al vehículo por el uso inadecuado o por las negligencias que pueda cometer con el vehículo asignado a su cargo, respondiéndolo en igual condición a la que se le entregó.

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ANEXO N° 02

PARTE DIARIO DEL CONDUCTOR NOMBRES Y APELLIDOS(chofer).................................................................................. VEHICULO: .................................................. PLACA N° ......................................... HORA DE SALIDA: ...................................... HORA DE RETORNO: ..................... KILOMETRAJERE CORRIDO(Total):.............................................................................. COMBUSTIBLE(Total):.................................................................................................... NOMBRE Y APELLIDOS DEL SOLICITANTE

LUGARES DE RECORRIDO

OBSERVACIONES: ...................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... FECHA: ......................................................... _________________________ FIRMA

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DEL

CONDUCTOR

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_____________________________________________________________________________________ ANEXO N° 03

DESPLAZAMIENTO DEL VEHICULO OFICINA SOLICITANTE : .................................................................................................... PERSONA SOLICITANTE : .................................................................................................... ACTIVIDAD A REALIZAR : .................................................................................................... DESTINO : .................................................................................................... CHOFER : .................................................................................................... VEHICULO :.................................................MARCA : .............................. COLOR :...............................................PLACA N° ............................... HORA DE SALIDA:.................., HORA LLEGADA DESTINO:................, HORAS SALIDA DESTINO: ..................... FIRMA VIGILANTE................., FIRMA VIGILANTE .................., FIRMA VIGILANTE.. ................... HORA DE RETORNO:................, HORA LLEGADA DESTINO:................, HORAS SALIDA DESTINO: ................. FIRMA VIGILANTE................., FIRMA VIGILANTE .................., FIRMA VIGILANTE.. ...................

_____________________ V°B° AUTORIZACION

1.

______________________ SUB GERENTE DE LOGISTICA

____________________ SOLICITANTE

LA PRESENTE PAPELETA SERA UTILIZADO PARA EL CONTROL DEL DESPLAZAMIENTO DE LAS UNIDADES MOVILES, EN DICHA HOJA, EL PERSONAL DE VIGILANCIA ANOTARÁ LA HORA DE SALIDA, LLEGADA Y RETORNO.

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_____________________________________________________________________________________ 2.

EL VISTO BUENO Y AUTORIZACION PARA EL USO DEL VEHICULO, SOLO SERA NECESARIO CUANDO EL SERVICIO SEA FUERA DE LA CIUDAD.

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_____________________________________________________________________________________ ANEXO N° 04

INFORME TECNICO DEL VEHICULO NOMBRES Y APELLIDOS(chofer)................................................................................... VEHICULO: .................................................. PLACA N° ......................................... DESTINO: ..................................................... N° DE DIAS: ..................................... DISTANCIA APROXIMADA:............................................................................................ FECHA: Del............................ Al.......................................... REPARACION

MANTENIMIENTO

ULTIMA REPARACION: Fecha .........................

ULTIMO MANTENIMIENTO: Fecha ..................

SE HA EFECTUADO LA REPARACION DE:...................................................................... ............................................................................ ......................................................................

SE HA EFECTUADO MANTENIMIENTO DE: ............................................................................ ............................................................................ ......................................................................

REQUIERE REPARACION DE ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ................................................................

REQUIERE MANTENIMIENTO DE ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ............................................................................ ................................................................

OBSERVACIONES: ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................

FECHA: ......................................................... _________________________ FIRMA DEL CONDUCTOR

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