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NV211 – Navegación básica en el Employee Self-Service (ESS) de Umoja
Por asuntos técnicos, aunque el curso se puede tomar en español el examen solo se puede rendir en inglés. Muchas gracias por su comprensión.
Navegación en el ESS de Umoja – Versión 3 Última modificación: 12 de marzo de 2015 Copyright © Naciones Unidas
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Programa Introducción al curso
Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Información general sobre el curso El objetivo del curso Navegación básica en el Employee Self-Service (ESS) de Umoja es explicar los elementos básicos de navegación en el portal de Umoja, así como los conceptos y términos relacionados que son nuevos para los usuarios de Umoja. Todas las personas con funciones institucionales en Umoja deben realizar este curso. Prerrequisitos Usted debe haber realizado los siguientes cursos: • Umoja Overview (Información general sobre Umoja) • Otros cursos de nivel 1 que sean necesarios para las funciones asignadas al usuario Duración: 2 horas
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Objetivos del curso Una vez finalizado el curso, usted podrá: • Navegar en el portal Employee Self-Service (ESS) de Umoja • Identificar los distintos menús de pantalla y funcionalidades • Explicar las funciones adicionales que ofrece el portal de Umoja
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Programa Introducción al curso Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja
Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Objetivos del módulo 1 Una vez finalizado este módulo, usted podrá: • Ingresar en el portal Employee Self-Service de Umoja • Describir la estructura de pantallas del portal de Umoja • Identificar y utilizar los distintos menús del portal Employee Self-Service de Umoja • Reconocer los distintos tipos de mensajes del sistema
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Terminología Principales términos
Descripción
Portal Employee Self-Service: La herramienta que da acceso a los usuarios finales al sistema para que puedan actualizar su información personal, ESS de Umoja solicitar servicios y visualizar sus propios datos. Todos los funcionarios tendrán acceso al ESS pero los no funcionarios puede que tengan un acceso limitado. Funcionalidades del Manager Self-Service: Los usuarios finales con funciones de supervisión pueden ingresar el portal Self-Service de Umoja y acceder a información, a través de áreas exclusivas, así como realizar tareas MSS de que automáticamente inician flujos de trabajo hacia otras personas como Umoja los colaboradores de RRHH, actualizar registros en el sistema del Componente Central de ERP (ECC) o enviar notificaciones (por ejemplo, aprobaciones de tiempo). Los flujos de procesos institucionales conducen a los usuarios a través de una secuencia de tareas dentro de un proceso completo definido. Se Flujo de componen de distintos pasos que deben completarse de manera procesos institucionales secuencial, con subpasos que pueden ser facultativos. Dependiendo de la función del usuario, puede que la persona tenga que solicitar trámites o revisar o aprobar las solicitudes presentadas. Copyright © Naciones Unidas
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Terminología Principales términos
Flujo de trabajo
Descripción
Envío automático de un documento (o solicitud) de un usuario a otro con una función distinta y que puede realizar distintos trámites en el sistema. En un paso típico del flujo de trabajo, el documento creado por un funcionario se dirige al supervisor o al colaborador de RRHH que debe aprobarlo. Por lo general, el flujo de trabajo genera tareas de aprobación o notificaciones por e-mail a la siguiente persona (o función) de la secuencia. Es posible revisar el estado de un trámite basándose en cuándo la persona que aprueba (o realiza otra función) interviene en el ítem de trabajo específico.
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Antes de empezar En el curso Navegación básica en el Employee Self-Service (ESS) de Umoja se presentan simulaciones que le guiarán a través de los elementos básicos de navegación en el portal de Umoja para que usted pueda realizar trámites específicos. • Todos los funcionarios de la Secretaría de las Naciones Unidas tienen automáticamente acceso a la función institucional de Umoja a través del ESS, lo que les permitirá acceder al sistema de producción de Umoja. • Los funcionarios a quienes se asignan otras funciones institucionales en el portal de Umoja (por ejemplo, los colaboradores de RRHH, los administradores de tiempo, las personas encargadas de viajes y envíos, etc.), tendrán un mayor acceso para para poder realizar su trabajo.
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Antes de empezar • A los funcionarios que deben aprobar trámites en el portal se les denomina generalmente validadores o supervisores y la combinación de sus funciones y accesos en el portal de Umoja se llama Manager Self-Service (MSS). • En la práctica, los validadores acceden al portal desde el Employee Self-Service igual que cualquier otro funcionario. No obstante, además de tener acceso a las funcionalidades comunes que se describen en el presente curso, podrán navegar en pestañas y páginas que incluyen enlaces a trámites de aprobación. • Las funcionalidades propias de los validadores/supervisores se analizarán en cursos específicos.
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Antes de empezar Para ingresar en el portal de Umoja, es necesario: • Contar con un navegador para acceder a la siguiente dirección: https://selfservice.umoja.un.org • Confirmar los requisitos del navegador y del sistema operativo para acceder a esta versión. • Disponer de los datos de ingreso al Employee Self-Service que recibió por e-mail antes de que Umoja entrara en funcionamiento en su organización o tras la incorporación de un nuevo funcionario.
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Requisitos del sistema - Software Para acceder al portal de Umoja, asegúrese de que su computador cumple los siguientes requisitos mínimos: Microsoft Windows Internet Explorer 6.0 a 10.0 (o superior)
X
Mozilla Firefox 1.x a 5.x (o superior)
X
Mozilla Firefox 3.x a 10.x (o superior) Google Chrome 20 a 21 (o superior)
Apple (Macintosh)
X X
Safari Versión 5.x (o superior)
X X
Nota: Se aconseja tener instalados en su computador más de uno de los navegadores indicados para asegurarse un buen acceso al portal de Umoja. El funcionamiento puede variar ligeramente dependiendo del navegador que utilice.
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Requisitos del sistema - Software Utilice las credenciales EIDMS (nombre de usuario y contraseña) para ingresar en la pantalla de Umoja desde la que se accede a los sistemas de producción de Umoja.
Nota: Al menos un mes antes de que Umoja entre en funcionamiento en su oficina, o tras la incorporación de un nuevo funcionario, se le enviará por e-mail una contraseña provisional. Puede cambiar esa contraseña cuando ingrese por primera vez al sistema.
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Ingreso al sistema •
• •
Aproximadamente dos días antes de que Umoja entre en funcionamiento en su oficina o tras la incorporación de un nuevo funcionario, se enviarán por e-mail las credenciales provisionales de los sistemas de producción de Umoja. Ingrese su nombre de usuario y contraseña para acceder al portal de Umoja. Cuando haya completado ambos campos, haga clic en el botón Log on para acceder al menú principal del ESS.
Nota: Debe cambiar la contraseña provisional cuando ingrese por primera vez al sistema. Copyright © Naciones Unidas
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Ingreso al sistema •
Si el nombre de usuario o la contraseña son incorrectas, aparecerá el siguiente mensaje: “User authentication failed”
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Ingreso al sistema – Contraseña olvidada •
Si no recuerda su contraseña, puede pedir al sistema que genere una nueva contraseña provisional haciendo clic en el enlace Forgot Umoja Password? que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
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Ingreso al sistema – Contraseña olvidada •
Cuando aparezca la ventana Password Reset: Ingrese su nombre de usuario (User Id) Haga clic en el botón Reset
Nota: El botón Refresh sirve para borrar el contenido del campo User Id.
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Ingreso al sistema – Contraseña olvidada •
Cuando ingrese el nombre de usuario y haga clic en el botón Reset, recibirá automáticamente por e-mail una nueva contraseña provisional. En la pantalla aparecerá una confirmación.
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ALERTA DE PHISHING •
•
• •
El phishing es el intento de acceder a información confidencial como nombres de usuario, contraseñas u otra información personal haciéndose pasar por una entidad fiable mediante el envío de un mensaje electrónico falso. Este tipo de e-mails pueden contener enlaces a sitios web infectados con software malicioso y, por lo general, tienen un remitente extraño o no muestran información al respecto. A menudo, en estos mensajes se pide a los usuarios que ingresen información en el falso sitio web que es casi idéntico al original. Al hacerlo, los hackers pueden acceder a la información personal del usuario como contraseñas, nombres de usuario e información bancaria, entre otros.
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ALERTA DE PHISHING Si recibe un e-mail que parece haber sido enviado por el Employee Self-Service de Umoja y tiene la apariencia típica del ESS, por favor recuerde: • Umoja NUNCA le enviará un e-mail pidiéndole que ingrese su contraseña o cualquier otra información personal. • Usted SOLO puede solicitar una nueva contraseña desde el portal Self-Service de Umoja y ÚNICAMENTE conforme a las instrucciones indicadas en el presente curso. • Usted SOLO puede ingresar información personal, como la dirección de su domicilio e información bancaria, después de ingresar en el portal Self-Service de Umoja y de ir al área de contenido correspondiente.
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ALERTA DE PHISHING Si recibe un mensaje sospechoso y cree que puede ser un caso de phishing, por favor recuerde que: •
NUNCA debe abrir adjuntos o enlaces que aparezcan en ese tipo de mensajes.
•
NUNCA reenvíe ese tipo de mensajes a sus colegas.
•
Debe avisar INMEDIATAMENTE a la Oficina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones.
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Portal ESS de Umoja: resumen de los elementos de navegación 1 Barra de menús 1.
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Usuario que ha iniciado la sesión
2 Barra de herramientas
3 Barra de navegación 3.
6. 6 Botón de fin de sesión
7 Área de contenidos 4.
de funciones
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4 Campo de búsqueda 4.
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Barra de menús del portal de Umoja •
La barra de menús está situada en la parte superior de la pantalla del ESS de Umoja y muestra las distintas opciones disponibles para cada usuario. La barra de menús puede verse en todas las pantallas del ESS y es una parte fundamental de la interfaz gráfica de usuario. Familiarícese con ella y descubra todas las funciones disponibles.
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Barra de menús del portal de Umoja •
Los enlaces Back y Forward le llevan a la última página en que navegó o a la siguiente página disponible. NO utilice el botón de retroceso del navegador para ir a la página anterior ya que puede que le lleve fuera del portal de Umoja.
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Barra de menús del portal de Umoja •
En el enlace History encontrará la lista de los últimos elementos visualizados en el portal de Umoja.
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Barra de menús del portal de Umoja •
El enlace Favorites le permite agregar favoritos (Add to Favorites) así como organizar sus favoritos (Organize Favorites) (crear una carpeta, crear nuevos enlaces, eliminar, renombrar, mover, etc.).
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Barra de herramientas de funciones del portal de Umoja •
La barra de funciones se encuentra en la parte superior de la pantalla del portal de Umoja y muestra las distintas pestañas de menú disponibles. La barra de funciones puede verse en todas las pantallas del ESS. No obstante, las opciones mostradas dependerán de las funciones que le han sido asignadas en Umoja.
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Funciones institucionales en Umoja •
La estructura y entrega de contenidos del portal de Umoja a los distintos usuarios depende de la función o la tarea que la persona realiza dentro de la Organización.
•
La configuración basada en funciones permite a los distintos usuarios —funcionarios, supervisores, colaboradores de RRHH y oficiales de certificación, entre otros— centrarse exclusivamente en la información que es pertinente para una determinada función.
•
Los usuarios pueden acceder a las aplicaciones basadas en funciones, los repositorios de información y los servicios haciendo clic en la pestaña correspondiente del portal.
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Barra de herramientas de funciones del portal de Umoja •
•
La mayoría de los funcionarios verán dos pestañas principales: Employee Self-Service SM y Home. En este curso se abordarán la estructura y las opciones disponibles en ambas pestañas. Cualquier otra pestaña que los usuarios vean está relacionada con sus funciones institucionales en Umoja y se analizará en otros cursos específicos.
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Barra de navegación del portal de Umoja En la barra de navegación se muestran dos opciones: • Overview: muestra todos los procesos que un funcionario puede iniciar.
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Barra de navegación del portal de Umoja •
My Worklist: muestra todas las tareas que el funcionario puede procesar/revisar/aprobar. No obstante, en el Approver Work Center de la pestaña Home pueden verse mejor las tareas del funcionario.
Nota: • Tasks: muestra una lista de todos los procesos que requieren la intervención del usuario (por ejemplo, aprobar una solicitud de viaje). • Notifications: muestra las notificaciones recibidas. • Tracking: muestra el estado de los procesos en que el usuario interviene o ha intervenido. Copyright © Naciones Unidas
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Flujo de trabajo del portal – Reenviar a otro validador • En caso de que la tarea recibida deba ser realizada por otra persona, el validador puede ir a My Worklist y en la pestaña Tasks buscar la solicitud y reenviarla a otro validador (por ejemplo, un supervisor o un colaborador de RRHH). • Para reenviar la tarea, el validador debe hacer clic en la tarea con el botón derecho y seleccionar Forward de la lista desplegable.
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Flujo de trabajo del portal – Reenviar a otro validador Cuando aparece la ventana Forward, haga clic en el botón Select e ingrese el nombre del nuevo validador en el campo Search for Names. Haga clic en el botón Apply para confirmar y continuar. Por último, haga clic en el botón Submit para reenviar la solicitud a otro validador.
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Barra de navegación del portal de Umoja – Barra de ruta La barra de ruta está situada justo debajo de la barra de navegación. Muestra información sobre la ruta para acceder a la pantalla que está visualizando. La barra de ruta puede verse en todas las pantallas del portal ESS.
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Área de contenidos del portal de Umoja – Barra de título La barra de título se encuentra justo debajo de la barra de ruta. El título de esta barra cambia según el menú y la pantalla en la que usted navega.
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Página de grupo de área del portal de Umoja (o página de inicio) La página de grupo de área está situada justo debajo de la barra de título y presenta directamente al funcionario sus aplicaciones específicas.
La página de grupo de área cambia según la pestaña del menú y la pantalla a la que accede (por ejemplo, el menú del Employee Self-Service, el menú del administrador de tiempo, etc.). El enlace incluido en la página de grupo de área puede llevar a una página dentro o fuera de Umoja (por ejemplo, un enlace a Inspira, etc. ) Copyright © Naciones Unidas
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Portal de Umoja – Páginas de área con enlaces En cada página de grupo de área se muestran páginas de área con enlaces de navegación dinámica (por ejemplo, Entitlements, Time Management, Personal Information, etc.).
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Portal de Umoja – Servicio de enlace rápido Al hacer clic en cada página de área, puede ver los enlaces rápidos correspondientes al contenido mostrado en la página de área (por ejemplo, Special Leave Request, Absence and Attendance Request, etc.).
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Enlaces relacionados con Umoja – Procesos y formularios Al hacer clic en cada enlace rápido, se abre en una nueva ventana el formulario o el proceso asociado a ese enlace.
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Portal de Umoja – Contenido (página de inicio) •
Cada función institucional tiene un menú particular que permite acceder al área de contenidos y realizar distintos trámites. Por ejemplo: – Los administradores (de tiempo o viajes) dispondrán de una pestaña para ver la información de los funcionarios, iniciar solicitudes de licencia y registro de tiempo o iniciar solicitudes de viaje e informes de gastos en nombre de los funciones que no tienen acceso al ESS. – El administrador de OM (División de Gestión y Programación Operativas) dispondrá de una pestaña para crear puestos, mantener/prorrogar puestos en préstamo y devolver puestos en préstamo.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla Búsqueda rápida (Quick Criteria Maintenance): • Para facilitar la búsqueda de tareas pendientes o ya finalizadas, puede utilizar los parámetros de consulta de Quick Criteria Maintenance disponibles en las áreas de trabajo como Work Overview y en la mayoría de las pestañas del Approver Work Center. • Haga clic en Show Quick Criteria Maintenance para que aparezcan los campos de consulta.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla Búsqueda rápida: • Cada campo puede usarse como filtro o parámetro de consulta para facilitar la búsqueda de una tarea o grupo de tareas específicas. • Los parámetros de consulta pueden usarse de forma individual o combinada (por ejemplo, unidad organizativa (Org. Unit), fecha de inicio (Effective Date) y nombre del proceso (Process Name)). • No olvide desactivar los parámetros de consulta que ya no sean necesarios para que su lista de tareas no parezca que está incompleta.
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Portal de Umoja – Filtros y configuración Filtros y configuración: • Para ordenar el contenido de las columnas que se muestran en el área de trabajo, haga clic en Filter. • Aparecerá el ícono del filtro. • Haga clic en el nombre de la columna, por ejemplo Initiator Name, para ordenar el contenido de la columna.
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Portal de Umoja – Filtros y configuración Filtros y configuración: • Para cambiar la configuración del área de trabajo, haga clic en Settings. • Seleccione la columna que desea mostrar y haga clic en Add. • Seleccione la columna que desea ocultar y haga clic en Remove. • Cambie el orden de las columnas haciendo clic en Change Sequence. • Haga clic en Apply para que el diseño de página se aplique y en OK para confirmar su selección.
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Portal de Umoja – Filter and Setting Filtros y configuración: • En la pestaña Filter de la pantalla Settings puede aplicar un filtro a cualquiera de los campos disponibles. • En la pestaña Display de la pantalla Settings puede cambiar la forma en que se muestran las columnas en el cuadro.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla Si bien cada formulario presenta características y campos específicos que se analizarán en los cursos y módulos correspondientes, a continuación se describen algunos de los utilizados en la mayoría de los formularios: • •
•
Campos de datos: Se encuentran en todos los formularios de Umoja. Hay dos tipos de campos de información – los de ingreso de datos y los de visualización de datos. Los campos de visualización de datos son solo de lectura. No pueden modificarse y por lo general aparecen en gris para indicar que están desactivados y no pueden seleccionarse. Los campos de ingreso de datos generalmente no aparecen en gris. Estos son los campos de ingreso de datos más comunes:
Campos numéricos (por ejemplo, monedas) Campos de fecha, calendario y tiempo Campos de texto (incluidos campos de texto de varias líneas), donde puede insertarse cualquier texto y cualquier tipo de carácter.
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Ingreso de datos (modificable) Visualización de datos (no modificable)
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla • Ayudas de búsqueda (matchcode): Este botón aparece en la parte derecha de los campos que tienen una función de búsqueda. Permite al usuario filtrar las posibles entradas de un campo. • Al hacer clic en este botón, aparece una ventana emergente con todas las opciones para ese campo. En el ejemplo se muestran todas las nacionalidades posibles.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla • Pestañas: Puede usar las pestañas para entrar a las distintas pantallas, visualizarlas y pasar de una a otra. • Casillas: Consisten en un texto descriptivo acompañado de un pequeño cuadrado. Al hacer clic en la casilla, selecciona o deselecciona la opción que se indica en el campo de texto.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla • Botones de selección: Haga clic en un botón de selección para elegir una opción. En este tipo de campos solo se puede elegir una opción. • Listas desplegables: Haga clic en la lista desplegable para ver los valores disponibles y después en el valor que desea seleccionar.
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Portal de Umoja – Tipos de campos Los campos en el ESS de Umoja pueden ser obligatorios o facultativos: •
•
Campos obligatorios: Estos campos son necesarios para completar un formulario y por lo general están marcados con un asterisco. Si no completa un campo obligatorio el sistema le enviará un mensaje de error. Campos facultativos: Estos campos no son necesarios para completar el proceso, pero ofrecen información adicional o son necesarios para los procesos institucionales internos.
Nota: Algunos campos afectan a otros campos de entrada. Puede que al ingresar un valor en un campo, sea necesario completar otros. Copyright © Naciones Unidas
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Portal de Umoja – Mensajes del sistema En el portal de Umoja hay tres tipos de mensajes del sistema. Estos mensajes varían según la acción que debe realizarse. Mensaje de información
Mensaje de advertencia
Mensaje de error
Mensaje de información: Aparece cuando usted ha finalizado con éxito un proceso. Es meramente informativo y usted no necesita hacer nada.
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Portal de Umoja – Mensajes del sistema Mensaje de información
Mensaje de advertencia
Mensaje de error
Mensaje de advertencia: Indica que Umoja ha detectado un posible error o una contradicción y debe verificarse la entrada. - En algunos casos los mensajes son textos estándar de SAP que pueden tener un significado poco claro para el usuario. - No obstante, este tipo de mensaje no le impide enviar su formulario y que este sea procesado.
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Portal de Umoja – Mensajes del sistema Mensaje de información
Mensaje de advertencia
Mensaje de error
Mensaje de error: Aparece cuando los datos ingresados son incorrectos o cuando una entrada obligatoria se ha omitido o está incompleta. El sistema no le permitirá pasar al siguiente campo o a la siguiente pantalla hasta que solucione el problema detectado.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla •
Comprimir/expandir bandeja: Usted puede minimizar o expandir las ventanas que ve dentro de una pantalla. Por ejemplo, el adjunto requerido en el formulario de licencia de maternidad (Maternity Leave) debe subirlo en una bandeja de ese tipo situada en el área Form Utilities.
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Portal de Umoja – Elementos de pantalla Comprimir/expandir bandeja: • Para mostrar la bandeja, debe hacer clic en el botón de expandir. Para ocultar la bandeja debe hacer clic en ese mismo botón. • Puede añadir el adjunto haciendo clic en el botón Add Attachment.
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Gestión de documentos en el ESS de Umoja En el marco de una estrategia para reducir la huella de carbono, las Naciones Unidas se han propuesto el objetivo de no usar papel siempre que sea posible. Umoja apoya esta iniciativa al facilitar que se adjunten documentos escaneados para los distintos trámites dentro del sistema. Esto reduce la necesidad de realizar múltiples copias en papel y permite que las personas autorizadas puedan acceder a los documentos desde cualquier oficina de las Naciones Unidas. La solución de gestión de documentos dentro del ESS de Umoja se denomina Gestión de registros de Umoja. Esta solución le permite asociar los documentos subidos al sistema a procesos de Umoja específicos para poder tener un respaldo documental con fines de auditoría y elaboración de informes. Además, al poder acceder a los documentos subidos al sistema, se acelera el proceso de revisión de las actividades que necesitan ser aprobadas a través del flujo de trabajo.
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Política sobre documentos adjuntados en el ESS de Umoja Los documentos adjuntados en los procesos de Umoja como el registro de situación familiar se considerarán documentos originales de una fuente fiable, siempre que se sigan las siguientes pautas: Si se recibe por e-mail, se considera que el documento original es la combinación del mensaje de e-mail junto con el documento adjunto. Ambos documentos deben adjuntarse en el procesos de Umoja correspondiente.
Si se recibe por correo postal o en mano, se considera que el documento original es el propio documento.
También se considerará documento original de una fuente fiable la versión escaneada de un documento en el proceso de Umoja correspondiente.
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Guardar el trabajo en el ESS de Umoja Cuando usted trabaja en un proceso que consta de distintos pasos/pantallas en el portal de Umoja, el sistema muestra un diagrama con la secuencia de procesos.
Mientras está ejecutando el proceso, puede hacer clic en para guardar temporalmente en el sistema los datos ya ingresados.
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Guardar el trabajo en el ESS de Umoja Haga clic en proceso.
Haga clic en cambios.
para guardar los datos ingresados y pasar a la siguiente pantalla del
para salir de la pantalla en que se encuentra sin guardar los
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Guardar el trabajo en el ESS de Umoja Cuando haya completado todas las pantallas necesarias asociadas al proceso, haga clic en para guardar la información de forma permanente. De esta forma, sus datos (o las modificaciones de datos) se envían al sistema del ECC donde pueden ya ser procesados. En algunos casos, la solicitud se dirige a otra persona (supervisor o colaborador de RRHH) para su autorización antes de que esta sea procesada.
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Abrir múltiples sesiones El ESS/MSS de Umoja le permite tener abiertas simultáneamente tantas sesiones de Umoja como desee. De esta forma puede trabajar en más de una tarea al mismo tiempo sin perder los datos de las sesiones abiertas anteriormente. Para ello, haga clic en Options Open in New Window.
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Salir del ESS de Umoja Para salir del ESS de Umoja: • Haga clic en Log off. Aparecerá una ventana emergente.
• En la ventana Log Off haga clic en Yes.
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Control de aprendizaje 1 ¿A qué pestañas del portal de Umoja tienen acceso todos los funcionarios? Seleccione la(s) respuesta(s) correcta(s): A. B. C. D.
Employee Self-Service Travel Administrator Time Administrator Home
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Control de aprendizaje 1 ¿A qué pestañas del portal de Umoja tienen acceso todos los funcionarios? Seleccione la(s) respuesta(s) correcta(s): A. B. C. D.
Employee Self-Service Travel Administrator Time Administrator Home
Las respuestas correctas son la A y la D. Todos los funcionarios de la Secretaría de las Naciones Unidas tienen automáticamente acceso a la función institucional de Umoja así como al portal del ESS de Umoja, donde verán dos pestañas principales: Employee Self-Service y Home.
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Control de aprendizaje 2 ¿Cuál de los siguientes elementos de pantalla cambia dependiendo de la pestaña a la que accede? Seleccione la respuesta correcta: A. B. C. D.
Nombre del usuario que inició la sesión Barra de navegación Barra de herramientas de funciones Servicios del sistema
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Control de aprendizaje 2 ¿Cuál de los siguientes elementos de pantalla cambia dependiendo de la pestaña a la que accede? Seleccione la respuesta correcta: A. B. C. D.
Nombre del usuario que inició la sesión Barra de navegación Barra de herramientas de funciones Servicios del sistema
La respuesta correcta es la D. La pestaña seleccionada de la barra de herramientas de funciones determina qué servicios estarán disponibles y aparecerán en la pantalla de servicios del sistema.
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Simulaciones En esta capacitación, los usuarios tendrán la oportunidad de realizar ejercicios simulados. Las simulaciones son “grabaciones” interactivas del sistema Umoja cuyo objetivo es ofrecer un aprendizaje práctico al usuario. Más adelante encontrará los enlaces a las simulaciones. Los usuarios pueden acceder a las simulaciones de tres maneras distintas: • Muéstrame: Los usuarios ven un video de cómo se realiza una operación completa. • Hagámoslo juntos: Se pedirá a los usuarios que ingresen datos durante la operación (recomendado). • Inténtelo: Los usuarios pueden realizar por su cuenta una operación completa, sin ninguna indicación adicional.
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Actividad 1 Nombre de la operación: Iniciar y cerrar sesión en el ESS de Umoja Descripción: En esta simulación aprenderá a iniciar y a cerrar una sesión en el portal ESS de Umoja
Enlace a la simulación: Iniciar y cerrar sesión en el ESS de Umoja
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Actividad 2 Nombre de la operación: Aspectos básicos de la navegación en el ESS de Umoja Descripción: En esta simulación aprenderá a navegar en las distintas pantallas y menús del ESS de Umoja
Enlace a la simulación: Aspectos básicos de la navegación en el ESS de Umoja
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Resumen del módulo 1 A continuación se indican los principales puntos tratados en este módulo: • La pantalla del portal ESS de Umoja tiene varios componentes, como la barra de menús, la barra de herramientas de funciones y los servicios del sistema, para realizar distintas funciones. • Cada servicio del sistema muestra un grupo de áreas de contenido de navegación dinámica.
• Cada área de contenido agrupa un número de enlaces relacionados con el área que dirigen al usuario a los distintos formularios disponibles en el portal ESS de Umoja. • La pestaña Overview contiene enlaces a las distintos trámites que el funcionario puede iniciar.
• La pestaña My Worklist muestra todas las tareas que pueden ser procesadas/revisadas o aprobadas por el funcionario. No obstante, puede acceder a esas mismas funciones de forma más sencilla a través del Approver Work Center.
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Programa Introducción al curso
Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Objetivos del módulo 2 Una vez finalizado el curso, usted podrá: • Describir las funcionalidades disponibles en la página de inicio del portal de Umoja • Describir la funcionalidad del flujo de trabajo en el ESS/MSS • Identificar todo lo que puede hacer en la pestaña Employee Self-Service de Umoja
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Portal de Umoja – Página de inicio •
Todos los usuarios autorizados a ingresar en el ESS pueden acceder a la pestaña Home. En esta página los funcionarios pueden revisar sus tareas pendientes y ver su asignación organizativa, sus funciones y sus validadores.
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Página de inicio – Approver Work Center •
Todos los usuarios autorizados a ingresar en el ESS tienen acceso al centro de trabajo de validadores (Approver Work Center). No obstante, las pestañas que aparecen dentro de esta sección dependerán de las funciones que se le han asignado en Umoja y, por lo tanto, solo los supervisores que tienen funciones de aprobación podrán ver solicitudes pendientes en su área de trabajo.
•
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Portal de Umoja – Manager Self-Service • •
El Approver Work Center da a los validadores un punto de acceso único para gestionar su flujo de trabajo de manera eficiente, eficaz y proactiva. Todos los funcionarios pueden acceder a la pestaña Time pending items dentro del Approver Work Center. Sin embargo, esta área de trabajo aparecerá vacía si usted no tiene funciones de primer o segundo gestor de tiempo.
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Portal de Umoja – Manager Self-Service •
•
El primer gestor de tiempo, que debe revisar y aprobar de forma regular las solicitudes de ausencias y asistencias, verá tanto las solicitudes pendientes como las ya finalizadas en su Approver Work Center. Sin embargo, el funcionario delegado por el primer gestor de tiempo para aprobar licencias en su ausencia, solo podrá ver en su área de trabajo las solicitudes pendientes y ya finalizadas durante el período en que la delegación está activa. Durante ese período desempeñará temporalmente la función de segundo gestor de tiempo.
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Página de inicio - User Map •
Todos los usuarios autorizados a ingresar en el portal ESS tienen acceso a la pestaña User Map. A través de esta página los funcionarios pueden ver su asignación organizativa, sus funciones y sus validadores: gestor de tiempo, colaborador de RRHH, procesador de viajes, etc.
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Página de inicio – Asignación organizativa • • •
User or Employee Search: Permite al usuario buscar funcionarios a partir de su nombre de usuario o su número de índice. Organizational Details: Muestra información sobre el puesto asociado al funcionario. Enterprise Structure: Brinda información sobre el lugar de destino del funcionario (personnel subarea) y el tipo de empleado (categoría o subgrupo de funcionarios).
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Página de inicio – My Approvers •
My Approvers: Muestra los supervisores, los colaboradores de RRHH y los administradores asociados al usuario según su localización estructural (oficina, unidad organizativa y puesto, por ejemplo, MINUSTAH, Recursos Humanos, Auxiliar de Contratación de Personal).
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Página de inicio – My Approvers •
•
Al hacer clic en el menú desplegable del campo View, usted puede filtrar la lista de validadores por tipo de validador (por ejemplo, tiempo, viaje o administración de personal). También puede exportar la lista y guardarla como un archivo de Microsoft Excel.
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Página de inicio - User Map •
My Access: En esta pestaña aparece la lista con todas las funciones de cada usuario. Estas funciones determinan las pestañas que el usuario podrá visualizar en la barra de herramientas de funciones.
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Página de inicio- User Map •
Workflow Guide: Muestra el tipo de funciones institucionales que debe tener la persona para iniciar una solicitud así como las que debe tener el validador correspondiente.
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Flujo de trabajo en el portal ESS • • •
El flujo de trabajo en el ESS se inicia siempre cuando un funcionario presenta una solicitud. Algunos trámites no requieren ningún tipo de aprobación por parte de un supervisor o un colaborador de RRHH. Si la actividad exige una aprobación, la solicitud es enviada a través del flujo de trabajo a la persona que debe aprobarla. 3. El funcionario modifica la solicitud y la presenta de nuevo
1. El funcionario presenta una solicitud de licencia
2. El supervisor revisa y rechaza la solicitud
4. El supervisor revisa y aprueba la solicitud
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Flujo de trabajo en el portal ESS •
Algunos flujos de trabajo requieren dos niveles de aprobación o la aprobación de una entidad externa (por ejemplo, del Servicio Médico). 1. El funcionario solicita una licencia especial sin sueldo
3. El colaborador de RRHH revisa la solicitud, verifica la elegibilidad y la aprueba 2. El supervisor revisa la solicitud y la aprueba
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Flujo de trabajo en el portal ESS - Ejemplo • •
En este ejemplo el funcionario presenta una solicitud de asistencia (horas extraordinarias). Al hacer clic en el botón OK, la solicitud se enviará al supervisor correspondiente para su aprobación.
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Flujo de trabajo en el portal ESS •
•
Las solicitudes que requieren una aprobación se dirigen al Approver Work Center del validador (Employee Self-Service Home Approver Work Center Time Pending Items). Una unidad organizativa puede tener asignados varios validadores y las solicitudes aparecerán en el Work Center de todos ellos. Cuando un validador accede a la tarea, esta desaparece de la lista de trabajo de los demás validadores.
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Flujo de trabajo en el portal ESS •
En la pantalla de aprobación de la solicitud (Approve), el validador puede aprobar o rechazar la solicitud.
•
En el caso de solicitudes que solo requieren un nivel de aprobación, el proceso se completa cuando el validador aprueba la solicitud.
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En el caso de solicitudes que requieren dos niveles de aprobación, el primer validador enviará automáticamente el documento al siguiente validador. También puede ocurrir que se necesite la aprobación de una entidad externa (por ejemplo, el Servicio Médico a través del sistema EarthMed).
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Advertencia - Bloqueo de nómina •
•
•
Hacia fin de mes, cuando se calcula la nómina, el registro de gestión de cálculo de la nómina, pasará a modo “liberado para nómina”. De esta forma se bloquean todos los cambios de los períodos que coinciden con la fecha final de liberación de nómina o la preceden. Por lo tanto, si un funcionario inicia una solicitud que pudiera ocasionar cambios en la nómina (por ejemplo, añadir un familiar a cargo o solicitar un subsidio de alquiler), esta se suspenderá hasta que se libere el bloqueo de nómina. Es decir, durante el período de bloqueo de nómina (aproximadamente tres días), los funcionarios podrán realizar sus solicitudes en el portal de Umoja, pero los validadores no podrán ver aquellas que pueden ocasionar cambios en la nómina (por ejemplo, la solicitud del subsidio de alquiler) hasta que finalice la gestión de nóminas.
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Advertencia – Bloqueo de nómina y empleado •
Durante el bloqueo de nómina no es posible iniciar ningún proceso relacionado con el tiempo. Por lo tanto, si tiene que presentar una solicitud de ausencia o asistencia durante el período de bloqueo de nómina, se recomienda que solicite la aprobación fuera del sistema e ingrese el registro de ausencia o asistencia en cuanto se libere la nómina.
•
Además, cuando un colaborador de RRHH está actualizando el registro de un funcionario, el sistema bloquea ese registro para evitar que dos personas lo actualicen simultáneamente.
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Si el funcionario trata de realizar un trámite mientras el colaborador de RRHH está actualizando su registro, el sistema mostrará un mensaje de advertencia. Solo tendrá que esperar unos minutos para que el colaborador de RRHH pueda finalizar el trabajo y el registro quedará desbloqueado.
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Employee Self-Service SM de Umoja •
A través de la pestaña Employee Self-Service SM los funcionarios pueden acceder a todas las funcionalidades disponibles para su grupo de funcionarios (por ejemplo, en el área Entitlements, el enlace Apply On-line para solicitar el subsidio de alquiler solo aparecerá si la persona pertenece al grupo de funcionarios “Internacional”).
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ESS de Umoja – Principales diferencias en los procedimientos • El portal de Umoja comparte la misma base de datos que el ECC de Umoja. No se necesita una conciliación de datos o un doble mantenimiento.
• Al ingresar información y solicitudes en Umoja, el funcionario asume una mayor responsabilidad sobre sus propios datos debido al autoservicio y la autocertificación. • Si al funcionario no le piden que presente un documento original, debe guardarlo durante un tiempo (generalmente cinco años) para efectos de monitoreo y auditoría.
• Los registros del funcionario se actualizan automáticamente tras su aprobación y el funcionario puede ver sus datos en cualquier momento y actualizarlos cuando sea necesario. • Cada área del Employee Self-Service se analizará en detalle en cursos en línea específicos.
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Employee Self-Service SM de Umoja •
En el área Status Overview del Employee Self-Service SM los funcionarios pueden ver el estado de sus procesos abiertos.
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Employee Self-Service SM de Umoja • •
Para ver más información sobre el trámite iniciado haga clic en Details. Haga clic en Refresh para ver las nuevas solicitudes presentadas.
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Employee Self-Service SM de Umoja •
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En el área Entitlements del Employee Self-Service SM, los funcionarios pueden agregar/modificar un familiar a cargo, ver/actualizar el subsidio de alquiler y presentar solicitudes de viajes y tiempo relacionadas con prestaciones de viaje. NOTA: El formulario del subsidio de educación estará disponible más adelante en el ESS.
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Employee Self-Service SM de Umoja Pestaña de prestaciones para personal local de servicios generales: • El funcionario puede ver información sobre el subsidio de alquiler pero no puede solicitar esa prestación. No obstante, el enlace Apply On-line está activo para solicitar prestaciones por familiares a cargo.
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Employee Self-Service SM de Umoja En el área Life and Work Events del Employee SelfService SM, los funcionarios ven la lista de tareas que pueden realizar en relación con una circunstancia personal (por ejemplo, matrimonio o nacimiento de un hijo), o una circunstancia laboral (incorporación a las Naciones Unidas como nuevo funcionario). Para acceder al formulario e iniciar esos trámites, haga clic en el enlace activo.
NOTA: En el área Life and Work Events el funcionario también puede actualizar todos los formularios relacionados con su declaración anual (un trámite que se realiza cada año para confirmar o actualizar los datos personales, la información sobre familiares a cargo, el subsidio de alquiler y los beneficiarios).
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Employee Self-Service SM de Umoja En el área Personal Information del Employee Self-Service SM los funcionarios pueden ver/agregar/modificar la siguiente información: datos personales (estado civil, nacionalidad), direcciones y contactos de emergencia, beneficiarios, familiares a cargo e información bancaria. Algunos trámites han de ser aprobados por el validador. En el área Career and Job del Employee Self-Service SM hay un link a Inspira donde los funcionarios pueden ver y postular a vacantes de las Naciones Unidas, así como crear y completar el ePerformance, ver las oportunidades de capacitación e inscribirse en ellas, etc.
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Employee Self-Service SM de Umoja En el área Time Management del Employee Self-Service SM, los funcionarios pueden: Solicitar licencias de maternidad. Revisar y certificar asistencias/ausencias en el resumen de tiempo mensual/anual. Crear/ver las solicitudes de licencia, por ejemplo, vacaciones anuales, licencia de enfermedad, licencia de paternidad, tiempo compensatorio, descanso y recuperación, etc. Acceder a información sobre políticas relacionadas con las ausencias y asistencias.
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Employee Self-Service SM de Umoja En el área Benefits and Payment del Employee Self-Service SM, los funcionarios pueden: Afiliarse a un plan de seguro médico, seguro dental o seguro de vida, cambiar la situación familiar del plan e imprimir un formulario con los planes a los que está afiliado. Ver los pagos de nómina más recientes, ver los pagos previstos y simular posibles cambios en la nómina, las prestaciones, los subsidios y las deducciones.
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Employee Self-Service SM de Umoja En el área Travel, Shipment and Expenses del Employee SelfService SM, los funcionarios pueden: Solicitar viajes oficiales, viajes de RRHH, prestaciones de viaje y envíos.
Crear informes de gastos y solicitar la anulación de una solicitud de viaje o envío ya presentada. Ver directrices y políticas de viajes. Esta pantalla contiene también enlaces a sitios externos, como el Departamento de Seguridad para tramitar los procedimientos de información sobre las solicitudes de viajes. Copyright © Naciones Unidas
Control de aprendizaje 1 ¿Qué puede hacer en la pestaña User Map? Seleccione la(s) respuesta(s) correcta(s): A. B. C. D.
Buscar a un funcionario a partir de su número de índice Buscar a un funcionario a partir de su nombre de usuario Ver la información personal de un funcionario Ver la información organizativa de un funcionario
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Control de aprendizaje 1 ¿Qué puede hacer en la pestaña User Map? Seleccione la(s) respuesta(s) correcta(s): A. B. C. D.
Buscar a un funcionario a partir de su número de índice Buscar a un funcionario a partir de su nombre de usuario Ver la información personal de un funcionario Ver la información organizativa de un funcionario
Las respuestas correctas son la A, B y D. En la pestaña User Map puede buscar a un funcionario a partir de su número de índice o su nombre de usuario y puede ver la información organizativa del funcionario.
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Control de aprendizaje 2 ¿Dónde puede ver un usuario quién es el colaborador de RRHH que procesará su solicitud de prestaciones? Seleccione la respuesta correcta: A. B. C. D.
En el área Entitlements del Employee Self-Service En el área Personal Information del Employee Self-Service En la pestaña User Map de la página de inicio En el Approver Work Center de la página de inicio
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Control de aprendizaje 2 ¿Dónde puede ver un usuario quién es el colaborador de RRHH que procesará su solicitud de prestaciones? Seleccione la respuesta correcta: A. B. C. D.
En el área Entitlements del Employee Self-Service En el área Personal Information del Employee Self-Service En la pestaña User Map de la página de inicio En el Approver Work Center de la página de inicio
La respuesta correcta es la C. En la pestaña User Map de My Approver del ESS de Umoja el funcionario puede ver la lista de sus validadores, colaboradores de RRHH y administradores.
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Resumen del módulo 2 A continuación se indican los principales puntos tratados en este módulo: • Todos los funcionarios tienen acceso a dos páginas principales del portal de Umoja: la página de inicio (Home) y la página del Employee Self-Service. • A través del Employee Self-Service los funcionarios pueden acceder a todas las funcionalidades disponibles para su grupo de funcionarios. • En el área User Map de la página de inicio, se brinda información personal e institucional sobre los funcionarios y se muestran las funciones asignadas al funcionario en Umoja, la lista de validadores asociados a ese funcionario, así como los flujos de trabajo en el ESS de Umoja a través de los cuales se hacen llegar los documentos de un usuario al validador correspondiente (y viceversa).
• En la página de inicio los funcionarios pueden acceder al Approver Work Center donde el grupo de pestañas que aparece depende de las funciones asignadas al funcionario en Umoja.
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Programa Introducción al curso
Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Resumen del curso A continuación se indican los principales puntos tratados en este curso: • Todos los funcionarios tienen automáticamente acceso y pueden realizar trámites en el Employee Self-Service de Umoja. • Los funcionarios con funciones adicionales en el portal de Umoja pueden acceder a áreas exclusivas mediante otras pestañas. • Los funcionarios con funciones de validador/supervisor pueden acceder al Approver Work Center para gestionar su flujo de trabajo directamente. • En los respectivos cursos de capacitación por computador se ofrece información detallada sobre las distintas funciones disponibles en la página del Employee Self-Service. • El funcionario asume una mayor responsabilidad sobre sus propios datos, debido al autoservicio y la autocertificación. • Los funcionarios deben guardar los documentos originales durante un tiempo (generalmente cinco años) para efectos de monitoreo y auditoría.
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Programa Introducción al curso
Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Evaluación del curso Ahora que ya ha completado todos los módulos de este curso, puede poner a prueba sus conocimientos mediante la Evaluación del curso. Para obtener el certificado de este curso, debe lograr una puntuación mínima del 90%. Para realizar la evaluación, debe volver a Inspira: 1. Ingrese en Inspira 2. Seleccione Main Menu -> Self-Service -> Learning -> My Learning 3. Busque el nombre del curso en la sección My Learning Activities
4. Haga clic en el enlace Start de la evaluación del curso 5. Cuando haya terminado la evaluación, haga clic en el botón Submit
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Programa Introducción al curso
Módulo 1: Elementos básicos de navegación en el Employee SelfService de Umoja Módulo 2: Funcionalidades del Employee Self-Service de Umoja Resumen del curso Evaluación del curso Encuesta sobre el curso
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Encuesta sobre el curso Su opinión es importante para mejorar nuestro programa de capacitación.
Para realizar la encuesta de este curso: 1. Ingrese en Inspira 2. Seleccione Main Menu -> Self-Service -> Learning -> My Learning
3. Busque el nombre del curso en la sección My Learning Activities 4. Haga clic en el enlace Start de la encuesta sobre el curso 5. Cuando haya terminado la encuesta, haga clic en el botón Submit
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¡Enhorabuena! Ha completado con éxito el curso
Navegación básica en el ESS de Umoja
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