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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NAYARIT CODIFICACIÓN: POCA-01/15

21/OCT/2016

PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O

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TR O

LA

D A

SERVICIOS

C

O

PI A

N O

C

O

N

REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS

RESPONSABLE DEL PROCESO

AUTORIZÓ

RESPONSABLE DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CONTROL PATRIMONIAL

REPRESENTANTE DE RECTORIA

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1-OBJETIVO Efectuar las compras sin licitación y atender las solicitudes de servicios de las áreas de la UT de Nayarit, con la finalidad de que las áreas cuenten con materiales de trabajo en tiempo y forma.

D A

2-ALCANCE Inicia con las solicitudes de compra por parte de las áreas y termina con la entrega de materiales y/o servicios solicitados por dichas áreas.

LA

3-POLÍTICAS DE APLICACIÓN

El área de Adquisiciones y Control patrimonial, a través del área de Compras, debe mantener la lista de proveedores actualizada A01POCA-01.



Los días de recepción de las requisiciones son cada lunes de la primera y tercera semana de cada mes, en caso de ser día inhábil, este se recorre al día hábil siguiente; la requisición de compra debe entregarse en original y dos copias.



Las áreas solicitantes deben llenar correctamente una requisición por concepto de papelería, material y servicios.



Las áreas que necesiten copia de factura del material solicitado, deben marcarlo en el formato de requisición de compra.



Sólo en casos justificados, se autorizan compras después del período de recepción señalado anteriormente.



En caso de solicitarse una compra de una bien de primera adquisición, en el formato de requisiciones se deben describir las características y alcances de la compra.



A partir de que la DAF autoriza las requisiciones de compra, se cuenta con un plazo de 21 días para entregar el material y/o servicio solicitado por el área.



Todos los proveedores deben incorporarse a un padrón de proveedores y contar en su expediente con lo establecido en el formato de requisitos, políticas y criterios de compra, misma que será local o foráneo según sea el caso para cada uno de ellos.



Se evalúa a los proveedores semestralmente, dicha evaluación se aplica solo a los proveedores que se les haya hecho por lo menos una compra en el periodo a evaluar R01POCA-01.



La adquisición de los documentos oficiales (acta de examen profesional, certificados y títulos profesionales) lo realiza la Subdirección de Servicios Escolares en coordinación con el Abogado General a través del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial.



El área de Adquisiciones y Control Patrimonial debe enviar al área de Contabilidad las facturas y requisiciones firmadas de recibido por cada área solicitante, para efectuar los pagos a los proveedores de las compras generadas.

C

O

PI A

N O

C

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N

TR O



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Los servicios de mantenimiento de equipo informático, están a cargo del área correspondiente, y en caso de requerir algún servicio de mantenimiento de equipo distinto al antes mencionado, se deberá solicitar a través de requisición de compra del servicio de mantenimiento y seguir el procedimiento normal.



El área de Compras llevará a cabo las evaluaciones de satisfacción del cliente ó área solicitante cada cuatrimestre, R03POCA-01.

LA

4-INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS Todos los procesos y procedimientos del SGC.

D A



O

N

TR O

5-TÉRMINOS Y DEFINICIONES Se deben tomar en cuenta todos los establecidos en la norma ISO 9000.  DAF-Dirección de Administración y Finanzas.  UT de Nayarit-Universidad Tecnológica de Nayarit.  SGC-Sistema de Gestión de Calidad.

C

6-INSUMOS

C

O

PI A

N O

 Lista de Proveedores.  Requisiciones de compras de las áreas.

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SERVICIOS

7-DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ÁREA DE COMPRAS

AREA SOLICITANTE

DAF

INICIO

LA

2

N

TR O

Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones.

5

N O

C

O

3

Concentra las requisiciones recibidas y arma un paquete para firma y autorización de DAF.

O

PI A

Concentra las requisiciones autorizadas y las registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente.

6

C

Registra en el Seguimiento de Requisiciones específica cuáles no fueron autorizadas y el motivo.

7

Adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera, revisará el producto o bien adquirido

9

8

Entrega materiales y/o servicios solicitados por área.

D A

1

Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra.

Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente.

FIN

4

Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido.

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RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDAD

FORMA O DOCUMENTO

1

Área Solicitante

INICIO. Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra.

A02POCA-01

2

Área de Compras

Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones.

3

Área de Compras

Concentra las requisiciones recibidas y arma un paquete para firma y autorización de DAF.

Director de Administración y Finanzas

Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido.

Área de Compras

Concentra las requisiciones recibidas de DAF, registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente.

TR O

LA

A04POCA-01

A02POCA-01

C

Registra en el seguimiento de requisiciones, especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo e informa al área correspondiente.

Área de Compras

Adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera.

8

9

C

O

7

N O

6

Área de Compras

PI A

5

O

N

4

D A

ACT_No.

Área de Compras

Área Solicitante

Entrega materiales solicitados por área. Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente. FIN.

A04POCA-01

A04POCA-01 A06POCA-01 A07POCA-01 R02POCA-01

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SERVICIOS

8-RESULTADOS Suministro de material y servicios a las áreas solicitantes.

10-FORMATOS UTILIZADOS

N

TR O

LA

Evaluación a Proveedor, R01POCA-01. Lista de Proveedores, A01POCA-01. Requisición de Compras, A02POCA-01. Seguimiento de requisiciones, A04POCA-01. Requisitos, políticas y criterios de compra locales, A06POCA-01. Requisitos, políticas y criterios de compra foráneos, A07POCA-01. Orden de compra, R02POCA-01. Encuesta de Satisfacción del cliente, R03POCA-01.

O

       

D A

9-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Este procediendo se medirá analizando la eficiencia en el suministro de insumos a las áreas solicitadas. Requisiciones Atendidas/Requisiciones Recibidas; y mediante la satisfacción del cliente.

C

11-INDICADORES

N O

% de usuarios satisfechos = No. de usuarios Muy Satisfechos y Satisfechos Total de usuarios encuestados

C

O

PI A

Compras =

Total de Requisiciones Atendidas Total de Requisiciones Recibidas

X 100

X 100