Optimización de los costes de impresión en la Seguridad Social.

Autor: Fernando Martin Arbeloa Centro de Tecnología Febrero 2010

GERENCIA INFORMÁTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL

ÍNDICE

1.

INTRODUCCIÓN. .............................................................................................. 2

2.

REQUERIMIENTOS. ......................................................................................... 3

3.

SOLUCIONES COMERCIALES. .................................................................... 4

4.

PRETONSAVER. ................................................................................................. 5

4.1.

ARQUITECTURA Y MÓDULOS DEL SISTEMA. .................................... 6

4.2.

PRUEBAS. .......................................................................................................... 7

4.3.

DATOS DE EXPLOTACIÓN. ......................................................................... 9

5.

CONCLUSIONES. ............................................................................................ 11

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1. INTRODUCCIÓN. La Seguridad Social, interesada en mejorar la calidad de los servicios que ofrece a los ciudadanos, y consciente de la necesidad de reducir sus costes operativos, y mejorar dentro de sus posibilidades el impacto negativo en el medio ambiente de las actividades de impresión que desarrolla, ha tomado la decisión de: •

Obtener datos reales sobre sus actividades de impresión

•

Reducir los costes asociados a dicha actividad

Estos dos objetivos no han de considerarse de manera aislada, puesto que la consecución del primero de ellos facilita la del segundo. El siguiente gráfico ilustra esta situación.

Como primer paso hacia la mejora en los procesos de impresión, es importante poder realizar una evaluación de cuál es el estado actual de los mismos. Parece sencillo, pero la realidad demuestra que no es así; la Seguridad Social cuenta con un gran parque de impresoras que se encuentran distribuidas en lugares geográficamente dispersos, lo que implica que es prácticamente imposible obtener información consolidada sobre la utilización de las mismas, dando lugar a ineficiencias y sobrecostes. Se dispone, no obstante, de datos estadísticos detallados de los procesos de impresión de las aplicaciones corporativas, si bien no existe ningún dato que refleje la totalidad de su trabajo/uso y que incluya la ofimática y otros procesos que se verifican en los puestos de trabajo de las D.D.P.P. y oficinas de la Seguridad Social. Como segundo paso, y una vez conocido el estado actual, se deben plantear una serie de medidas correctoras que permitan ejercer un riguroso control y detectar situaciones anómalas. Estas medidas, como se observa en el gráfico, pueden incluir la aplicación de políticas de impresión en puestos de trabajo, redistribución más eficiente de impresoras, planificación de compras ajustadas a las necesidades reales, etc.… Se necesita pues una

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herramienta que en primer lugar permita determinar el nivel de servicio que se esta prestando en la actualidad. Consecuencia de las medidas adoptadas será la mejora de la eficiencia de los procesos de impresión y la reducción de los costes superfluos, manteniendo e incluso mejorando los niveles de servicio ofrecidos. Finalmente, ha de considerarse que los procesos deben ser mejorados de manera continua, lo que significa que no es suficiente con dar por concluido el proceso de mejora en el punto anterior; es necesario realizar iterativamente y en orden secuencial los pasos ya descritos, lo que al fin y al cabo conduce a la optimización de los mismos. En la siguiente tabla se enumeran las impresoras de que dispone la Seguridad Social.

Ilustración 1. Parque de impresoras de la Seguridad Social.

2. REQUERIMIENTOS. Teniendo en cuenta la problemática descrita en el anterior apartado, se especifican los siguientes requisitos que ha de cumplir el sistema de gestión y optimización de impresión: •

Explotación de información histórica: El sistema debe recopilar toda la información histórica en una base de datos relacional en SS.CC sin necesidad de utilizar otras herramientas, de modo que se permita su explotación, bien mediante la propia aplicación, o con productos de terceros.

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•

Políticas: El sistema debe permitir establecer plantillas de políticas de manera centralizada para usuarios, grupos de usuarios, grupos de impresoras y aplicaciones. Dichas políticas se distribuirán a las oficinas correspondientes. En dichas políticas se podrá definir lo siguiente: o

Cuota general de páginas por usuarios y grupos; permitiendo a estos imprimir un número fijado de páginas por día, semana o mes.

o

Cuota de páginas en color por usuarios y grupos; permitiendo a estos imprimir un número fijado de páginas por día, semana o mes.

o

Privilegios para imprimir en color por usuarios y grupos; permitiendo únicamente imprimir en color a los usuarios y grupos autorizados.

o

Forzado de impresión en modo duplex sobre impresoras que lo soporten definido a nivel de impresoras y usuarios.

o

Forzado de impresión de varias hojas en una única página (N-up) definido a nivel de aplicaciones.

o

Impresión desde aplicaciones privilegiadas; sólo los usuarios autorizados podrán imprimir desde las aplicaciones definidas.

o

Establecimiento del nivel de ahorro de tóner (e incluso bloqueo); tanto para texto como para gráficos.

•

Estimación automática del coste de impresión basado en la cobertura de la página y el coste del consumible.

•

Jerarquía de políticas: Las políticas de ahorro definidas deben seguir un esquema jerárquico aplicación/usuario-grupo/impresora; siendo la prioridad de mayor nivel la de aplicación y la de menor nivel la de la impresora.

•

Descubrimiento automático de impresoras; el sistema debe ser capaz de reconocer automáticamente las impresoras sobre las que los usuarios realizan trabajos de impresión.

•

Soporte de impresoras en red/locales; El sistema debe poder ser compatible con impresoras en modo local y en red (drivers PCL y PostScript).

•

Transparencia al usuario final; El sistema debe ser totalmente transparente de cara al usuario final. El usuario final no debe de poder cambiar ninguno de los parámetros de ahorro en sus trabajos de impresión, ni evitar la aplicación de las políticas que le han sido asignadas.

3. SOLUCIONES COMERCIALES. Teniendo en cuenta los requerimientos de la Seguridad Social, se realiza una prospección de los posibles productos disponibles en el mercado, obteniéndose la siguiente matriz de comparación:

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Ilustración 2. Comparativa de soluciones comerciales.

4. PRETONSAVER. Teniendo en cuenta las funcionalidades cubiertas por los diversos productos comerciales la GISS ha optado por PretonSaver como sistema para la optimización y gestión de los trabajos de impresión de puesto ya que esta solución aborda todos y cada uno de los requisitos descritos en el apartado 2. Los siguientes apartados desarrollan las características mas destacadas del producto.

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4.1.

ARQUITECTURA Y MÓDULOS DEL SISTEMA.

En el siguiente gráfico se muestra la arquitectura del sistema:

Ilustración 3. Arquitectura del sistema.

En la siguiente tabla se enumeran los diferentes módulos que componen el sistema:

Ilustración 4. Módulos del sistema.

•

Servicios Centrales (SS.CC.) En SS.CC. nos encontramos los siguientes módulos:

o

Modulo central de coordinación: Tiene como funciones gestionar las licencias, realizar la distribución de políticas de impresión a los módulos locales de coordinación y consolidar los datos estadísticos de explotación. Utiliza como repositorio de datos (políticas y datos estadísticos de explotación) una BB.DD SQL Server.

o

Módulo central de Gestión: Se trata de la consola de gestión del Modulo central de coordinación. En este módulo se definen las políticas de

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impresión a distribuir y se pueden visualizar informes predefinidos de los datos estadísticos de explotación. •

Oficinas remotas En las oficinas remotas nos encontramos los siguientes módulos:

o

Módulo local de coordinación: Tiene como funciones recibir las políticas de impresión (previa aprobación del administrador local) publicadas desde SS.CC., realizar la distribución de las mismas a los agentes de puesto y consolidar los datos estadísticos de explotación de la oficina correspondiente. Utiliza como repositorio de datos (políticas y datos estadísticos de explotación) una BB.DD SQL Server.

o

Módulo local de Gestión: Se trata de la consola de gestión del módulo local de coordinación. En este módulo se aprueban las políticas publicadas desde SS.CC., se pueden crear nuevas políticas dentro del ámbito de dicho módulo (oficina, provincia...) y se pueden visualizar informes predefinidos de los datos estadísticos de explotación.

o

Agente de puesto: Cada puesto de trabajo dispone de un agente de puesto que es transparente de cara al usuario y que lleva a cabo la aplicación automática de las políticas almacenadas en la base de datos local, alimentando dicho repositorio con los datos estadísticos de impresión. El agente de puesto intercepta todos los trabajos de la cola de impresión, realiza su procesado y envía el resultado al driver de impresión correspondiente:

Ilustración 5. Agente de puesto de trabajo.

4.2.

PRUEBAS.

A priori, el producto PretonSaver cubre la mayoría de las necesidades de la Seguridad Social, por lo que se ha realizado una instalación del mismo en el laboratorio de la GISS con el fin de analizarlo en profundidad y realizar pruebas. Se han realizado pruebas funcionales, pruebas de arquitectura y se ha comprobado el nivel de ahorro de tóner que la solución puede proporcionar. No obstante, la mayoría de las impresoras láser actuales incorporan de serie un modo de impresión económico (“economode”), por lo que se ha decidido incluir un caso de prueba específico para este modo de ahorro.

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Se describe en los siguientes apartados la metodología seguida y los resultados y conclusiones que se derivan.

4.2.1. METODOLOGÍA. En primer lugar, ha sido necesario elegir una impresora que sea representativa del parque instalado y operativo en la Seguridad Social. Se ha elegido el modelo HP 4250TN por los siguientes motivos. •

Hay más de 1.000 unidades del modelo en explotación dentro del ámbito de la Seguridad Social.

•

Se cuenta con mas de 5.000 unidades de impresoras de la misma marca y familia (HP 42XX) operativas en la Seguridad Social.

•

Existe disponibilidad de una unidad en la GISS para la realización de pruebas.

Para la realización de la prueba se han seguido los siguientes pasos: •

Pesaje del tóner de la impresora y anotación del resultado.

•

Selección del nivel de ahorro correspondiente para cada caso de prueba.

•

Impresión de 400 páginas de una página de prueba estándar.

•

Pesaje del tóner y anotación del mismo.

•

Cálculo del gasto de tóner en gramos.

•

Cálculo del porcentaje de ahorro sobre el gasto de tóner sin aplicar ninguna optimización.

4.2.2. RESULTADO DE LAS PRUEBAS. En el siguiente cuadro se muestran los resultados de las pruebas realizadas:

Ilustración 6. Resultado de las pruebas de ahorro de consumibles.

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Se observa que el nivel de ahorro de tóner que se puede llegar a conseguir para la impresora seleccionada utilizando exclusivamente el modo “economode” de la misma es aceptable, aunque no lo es tanto la calidad final de los documentos impresos; en los que se aprecia claramente que la utilización de menos tinta produce documentos de menor calidad a los equivalentes utilizando PretonSaver configurado en un nivel de ahorro medio/alto.

4.3.

DATOS DE EXPLOTACIÓN.

Desde el inicio de la implantación del proyecto hasta la fecha actual (15 de enero) se dispone de datos estadísticos que reflejan el nivel de utilización de impresoras, la distribución de páginas impresas por aplicaciones y el porcentaje de ahorro conseguido. Las siguientes tablas muestran estos datos.

Ilustración 7.- Datos mensuales de impresión y ahorro.

Ilustración 8. Datos de páginas impresas por aplicaciones.

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Ilustración 9. Datos de páginas impresas por impresoras.

En base a los datos presentados en las anteriores tablas se pueden estimar los siguientes beneficios medioambientales: Beneficios medioambientales

Ilustración 10. Estimación de beneficios medioambientales.

Desde un punto de vista económico, teniendo en cuenta que el nivel medio de ahorro de tóner obtenido es un 16%, el periodo estimado de retorno de la inversión (ROI) es de 19 meses, según se indica en el siguiente gráfico:

Ilustración 11. Retorno de la inversión

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5. CONCLUSIONES. La puesta en producción del sistema de optimización de impresión para puestos de trabajo en la Seguridad Social ha resultado beneficiosa en múltiples aspectos. Mediante el sistema se ha podido dar respuesta a las carencias que se han presentado históricamente en la gestión, control y contención de costes de los trabajos de impresión: •

Conocimiento sobre el volumen real de los trabajos de impresión.

•

Conocimiento real sobre el parque de impresoras, su distribución y carga de trabajo.

•

Conocimiento del grado de utilización de las impresoras a nivel de oficinas y aplicaciones que las utilizan.

•

Gestión de los trabajos de impresión mediante la aplicación de políticas.

•

Mejoras medioambientales significativas, ya que gracias a los ahorros obtenidos se utiliza menos papel y consumibles, reduciendo las emisiones de CO2, energía y materias primas empleadas en su fabricación.

•

Reducción de costes en consumibles: Se cuenta con datos reales que indican que el nivel de ahorro obtenido es un 16%, lo que permite calcular un periodo de retorno de la inversión (ROI) de 19 meses.

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