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Año CXV
Panamá, R. de Panamá lunes 03 de octubre de 2016
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N° 28130-A
CONTENIDO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N° 387-2016-DMySC (De martes 06 de septiembre de 2016) POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y DESPACHO DE BIENES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN - MUNICIPIO DE ARRAIJÁN.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y DESPACHO DE BIENES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN MUNICIPIO DE ARRAIJÁN
Septiembre 2016
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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior
FEDERICO A. HUMBERT Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General
CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora
FELIPE ALMANZA Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe
LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora
ABRAHAM MUÑIZ Analista
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DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
JAIME G. FRANCO PÉREZ Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
LUTZIA FISTONIC B. Directora
FISCALIZACIÓN EN EL MUNICIPIO DE ARRAIJÁN
ANA DE MIRANDA Jefa
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República de Panamá MUNICIPIO DE ARRAIJÁN Despacho Superior
PEDRO SÁNCHEZ MORÓ Alcalde
MILITZA PALMA Vicealcaldesa
ALEJANDRO CHIAM Secretario General
DIRECCCIÓN ADMINISTRATIVA VÍCTOR LÓPEZ Director
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN YESSENIA CARVAJAL Jefa
DIRECCIÓN DE TESORERÍA LILIANA MOSQUERA DE RODRÍGUEZ Directora
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ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN............................................................................................................ vi I.
ASPECTOS GENERALES ..................................................................................... 1 A. Objetivo del Documento .......................................................................................... 1 B. Base Legal................................................................................................................ 1 C. Alcance .................................................................................................................... 2
II.
CONTROL INTERNO............................................................................................ 3
A. Generales.................................................................................................................. 3 B. Recepción de Bienes ................................................................................................ 3 C. Custodia de Bienes................................................................................................... 5 D. Despacho de Bienes ................................................................................................. 6 E. Inventario ................................................................................................................. 7 F.
Seguridad y Organización Física del Almacén........................................................ 7
G. Departamento de Contabilidad ................................................................................ 9 III.
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................ 10
A. Solicitud y Despacho de Bienes en el Almacén..................................................... 10 B. Solicitud de Bienes Inexistentes en el Almacén .................................................... 12 C. Recepción, Registro y Custodia de Bienes en el Almacén .................................... 14 D. Ajuste de los Registros a la Recepción o Despacho de Almacén .......................... 16 E. Toma de Inventario ................................................................................................ 17 FORMULARIOS............................................................................................................. 19 INFORMES ..................................................................................................................... 34 ACRÓNIMOS Y GLOSARIO ........................................................................................ 37 ANEXOS ......................................................................................................................... 38
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INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Municipio de Arraiján, han desarrollado el documento denominado “Procedimientos para la Recepción, Registro, Custodia y Despacho de Bienes en el Departamento de Almacén”, con el propósito de constituir una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de una manera eficiente. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios, glosario y siglas, informes y anexos; los mismos deben ser de uso obligatorio para las operaciones en el Almacén. El Primer Capítulo, se refiere a los Aspectos Generales, en él se incluyen los temas inherentes al objetivo del documento, la base legal que corresponde a los conceptos normativos y el alcance del documento; Segundo Capítulo, trata sobre los controles internos a las diferentes actividades que se realizan en el Almacén y el Tercer Capítulo, trata sobre la descripción de los procedimientos aplicables. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad.
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I.
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ASPECTOS GENERALES
A.
Objetivo del Documento
Proveer al Municipio de los procedimientos administrativos que contengan los controles propios del Departamento de Almacén, de tal manera que se garantice la eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de recepción, registro, custodia y despacho de bienes. B.
Base Legal
1. Constitución Política de la República de Panamá vigente. 2. Código Fiscal vigente. 3. Código Administrativo de la República de Panamá; Capítulo VIII, Disposiciones Generales, Artículos 846 Responsabilidad del Empleado Público por actos punibles y 847 Reglamentos de las Oficinas. 4. Ley Núm.106 de 8 de octubre de 1973, “Sobre Régimen Municipal”. 5. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”. 6. Ley Núm. 52 de 12 de diciembre de 1984, “Por la cual se reforma la Ley No.106 de octubre de 1973”. 7. Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el estatuto orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y dicta disposiciones especiales". 8. Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental”. 9. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. 10. Decreto Núm.420-2005 de 26 de septiembre de 2005 “Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. 11. Decreto Núm. 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.
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12. Decreto Núm.288-DMySC de 30 de septiembre de 2014, “Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)”. 13. Decreto Núm.513-2009-DFG de 9 de diciembre de 2015, “Por el cual se aprueba el texto de las Guías de Fiscalización que aplicarán los servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General de esta institución, en el proceso de fiscalización de los actos de manejo y otros bienes públicos”. 14. Decreto Núm. 455- 2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010 “Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”. 15. Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”. 16. Decreto Núm. 176-2014-DMySC de 27 de mayo de 2014, “Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no depreciables) en el Sector Público tomo I y II”. 17. Decreto Núm.116-2016-DMySC de 22 de marzo de 2016, “Guía para el Manejo del Programa de Inversión de Obras Públicas y Servicios Municipales”. 18. Decreto Alcaldicio Núm.005-2016 de 14 de abril de 2016, “Que adopta el Reglamento Interno de Personal del Municipio de Arraiján”. 19. Circular Núm.12-2007-DC-DFG de 22 de febrero de 2007, “Responsabilidades en la Administración de los Fondos, Bienes y Recursos Públicos”. 20. Acuerdo Municipal Núm.75 de 30 de diciembre de 2015 “Por el cual se aprueba el Presupuesto de Rentas y Gasto, Funcionamiento e Inversiones del Municipio de Arraiján para la vigencia fiscal que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016”.
C.
Alcance
Este documento es aplicable al Departamento de Almacén del Municipio de Arraiján y a aquellas Unidades involucradas en el proceso de recepción, registro, custodia y despacho de los bienes.
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II.
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CONTROL INTERNO
A. Generales 1. Los servidores públicos del Municipio de Arraiján deben notificar a las instancias correspondientes cualquier hecho comprobado que pueda desprestigiar, dañar o causar perjuicio a la administración pública. 2. Las autoridades del Municipio de Arraiján deben dictar seminarios, por parte de un personal especialista en Seguridad Ocupacional, sobre el uso o manejo del equipo industrial (patines hidráulicos, carretillas, montacargas, etc.), así como el uso de los implementos de protección necesarios para llevar a cabo las maniobras de carga, previniendo accidentes corporales (manipulación de las máquinas o herramientas, manipulación de cargas pesadas, etc.); igualmente, sobre los riesgos y medidas preventivas que se deben cumplir. 3. Será causa de sanción administrativa, en base a lo que establece el Reglamento Interno las siguientes condiciones que se presentan a continuación: a. La sustracción de la Institución, sin previa autorización, de documentos, materiales y/o equipo de trabajo. b. Encubrir u ocultar irregularidades o cualquier asunto que afecte la buena marcha de la Institución. c. Apropiarse ilegítimamente de materiales, equipo o valores de propiedad del Municipio.
B. Recepción de Bienes 1.
Sólo los servidores que laboran en el Departamento de Almacén deben tener acceso a sus instalaciones y son los responsables de la recepción, registro, custodia y despacho de los bienes, según los requerimientos y responsabilidades de dicha Unidad.
2.
Las adquisiciones que se realicen a través de la caja menuda, deberán cumplir con la recepción según lo indique el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, vigente.
3.
El Departamento de Compras del Municipio de Arraiján, remitirá copia de la orden de compra una vez se formalice al Departamento de Almacén, este acto debe ser previo a la recepción del bien.
4.
El Departamento de Almacén debe establecer un archivo cronológico denominado
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Reporte de Orden de Compra Pendiente de Recepción (Anexo Núm.3), donde se archivará las copias de las Órdenes de Compra, que será útil para cotejar contra la Orden de Compra original que presente el Proveedor con los bienes y la factura. 5.
El Proveedor al entregar el bien en el Departamento de Almacén del Municipio, lo debe hacer en conjunto con la Orden de Compra y la Factura Comercial (ambas originales y copias).
6.
Cuando el Proveedor entregue el bien en el Departamento de Almacén después de la fecha de entrega, según la orden de compra o contrato, se le recibirán los bienes y se le remitirá la orden de compra o Contrato al Departamento de Compras, para que éste proceda a calcular la multa correspondiente por los días de atraso en la entrega de los bienes.
7.
Cuando el Proveedor entregue en el Departamento de Almacén materiales, equipo y maquinaria especializada, la recepción y aprobación lo debe hacer un servidor público idóneo o especialista en la materia, quien sellará y firmará la orden de compra o contrato con un sello de recibido conforme.
8.
Cuando el Municipio de Arraiján, adquiera bienes perecederos a través de una Orden de Compra o de caja menuda, se debe establecer las fechas de vida que debe tener los productos antes de su fecha de expiración.
9.
El Almacén no aceptará entrega parcial, cuando en la orden de compra o contrato indique una entrega total.
10. El servidor público responsable de la recepción debe comparar y verificar que el bien que se va a recibir coincida totalmente con la descripciones detalladas en la Orden de Compra o Contrato y en la factura comercial. De haber diferencias entre el bien y los documentos contractuales, no se recibirá el o los bienes en el Departamento de Almacén. 11. Los bienes donados al Municipio de Arraiján deberán ser entregados con una documentación sustentado el hecho, los mismos serán recibidos y registrados en el Departamento de Almacén a través de la Recepción de Almacén (Formulario Núm.4). Además deberá aplicar lo que indique el capítulo tercero del manual de Bienes Patrimoniales del Estado vigente, elaborado por la Contraloría General de la República en conjunto con el Ministerio de Economía y Finanzas. 12. Aquellos bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente en sitio para donación a la comunidad, el Almacenista tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. 13. Cuando se trate de donaciones que deben ser entregadas fuera de las oficinas de la municipalidad, el funcionario del Departamento de Almacén se trasladará al área y realizará la recepción, utilizando el Acta de Recepción de Materiales (Formulario DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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Núm.5), el cual deberá ser firmado además, por el Proveedor y de ser necesario la firma del miembro de la comunidad del Distrito que es beneficiario de la donación. 14. En aquellos casos de las entregas que contemplan instalación, la Jefatura del Departamento de Almacén, se asegura que el bien cumpla con la instalación en el sitio previamente definido en la Orden de Compra o Contrato, la referida recepción estará respaldada por el sello de recibido conforme del especialista o idóneo en la materia objeto de la adquisición o contratación. 15. Cuando se trate de la recepción de bienes, materiales o mercancía que requiera de medidas o peso, se contará con los equipos o máquinas que permitan contar o pesar por unidades. 16. Cuando se trate de adquisiciones de bines clasificados como activos, la Jefatura del Almacén, al recibir la copia de la orden de compra, coordinará con la Jefatura de Bienes Patrimoniales para que una vez recibido el activo proceda con los procedimientos de control establecidos en el manual vigente de Bienes Patrimoniales del Estado elaborado por la Contraloría General de la República, en conjunto con el Ministerio de Economía y Finanzas. Todos los activos saldrán del Almacén después de ser identificado con el código de inventario que corresponda. 17. El Servidor Público responsable de la recepción, solamente recibirá los bienes que se encuentren en buen estado y con la vigencia estipulada en las órdenes de compra o los contratos. 18. Completada la recepción del bien a través de la Recepción de Almacén (Formulario Núm.4), el Departamento de Almacén debe enviar al día siguiente el documento original con el respectivo sustento al Departamento de Contabilidad para el registro del mismo. 19. La Jefatura del Departamento de Almacén debe verificar y supervisar que se cumpla con la conservación, seguridad, manejo y control de todos los bienes que ingresen al Almacén, independientemente de su origen (adquisición o donación).
C. Custodia de Bienes 1. El Custodio del Departamento del Almacén debe mantener un adecuado y correcto registro en cada Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2), ubicado en los anaqueles, además se debe llevar el registro a través de un sistema o programa digital, de las entradas, salidas, saldos y códigos de identificación de los bienes almacenados. 2. La Jefatura del Departamento del Almacén, debe informar al Custodio, sobre los bienes que recibirá y el plazo de entrega, de forma que se pueda planear el espacio para acomodarlos. Para ello habrá de tomarse en cuenta entre otros, los máximos y mínimos de cada artículo para tener el espacio suficiente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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3. La disposición de las áreas de custodia se considerará previamente, a fin de evitar interferencias o duplicaciones de la información recolectada en las tomas de inventario. Por lo tanto, será necesario contar con un plano numerado en el que aparezcan marcadas todas las áreas de custodia del local, es decir, las secciones, los estantes los anaqueles y los casilleros. 4. En la custodia de los bienes perecederos se deberá contemplar las medidas de conservación debido a su naturaleza, composición y estado físico a fin de evitar que sufran daño, deterioro o descomposición. 5. El Custodio de bienes deberá almacenar la mercancía en los respectivos anaqueles de manera ordenada, limpia y según su utilidad.
D. Despacho de Bienes 1. La Dirección Administrativa debe comunicar por escrito a todas las Unidades Administrativas del Municipio, que al presentar la Solicitud de Bienes / Servicios (Formulario Núm.1) a la Unidad de Almacén, se debe completar la información de forma clara y precisa en el documento. 2. El Departamento de Almacén programará las entregas de los bienes, de acuerdo con las necesidades de las Unidades Solicitantes, observando las disposiciones administrativas existentes. 3. El Despachador de mercancía, no podrá entregar ningún bien sin que medie una Solicitud de Bienes / Servicios y en estricto cumplimiento al procedimiento de Despacho de Bienes. 4. En caso de no existir concordancia entre lo solicitado y los bienes que se pueden despachar, el Despachador de mercancía se comunicará con la Unidad Solicitante para informar la cantidad existente en el almacén, para que la Unidad cambie la solicitud según los bienes que se despacharán. 5. Cada vez que se entreguen bienes del Almacén el Despachador de mercancía deberá completar el Despacho de Almacén (Formulario Núm.3), el cual será firmado en conjunto con el servidor de la Unidad Solicitante. Además los bienes catalogados como activos fijos antes de entregarse deberán contar con la respectivo número de control (marbete de identificación) colocada por el Departamento de Bienes Patrimoniales. 6. La Jefatura del Departamento de Almacén, deberá enviar oportunamente el original del Despacho de Almacén (Formulario Núm.3), al Departamento de Contabilidad.
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E. Inventario 1. La toma de inventario, es el proceso de verificación física de los bienes con que cuenta el Almacén del Municipio a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real y el estado de conservación. La toma de inventarios permite comparar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a los ajustes del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos una vez al año. 2. La Oficina de Auditoría Interna, debe participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación del procedimiento establecido y del mecanismo empleado en la toma de inventario, de tal forma, que no contenga borrones ni tachones y se pueda verificar las cantidades en el formulario empleado. 3. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente del personal que labora en el Departamento de Almacén y de los que tienen a su cargo el registro, manejo y custodia de los activos, salvo para efectos de consultas o identificación. 4. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse por la Oficina de Auditoría Interna del Municipio, la misma debe entregar un informe de los resultados de la investigación al Despacho Superior y este lo remitirá a las direcciones respectivas en el proceso. 5.
El descarte de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como son (obsolescencia, daño, deterioro, perdida, destrucción, excedencia, mantenimiento y/ o reparación onerosa, reembolso y/o reposición o cualquier otra causa justificable), se levantará un listado anual de los mismos y solicitar el descarte en el inventario, igual al procedimientos de bienes patrimoniales vigente.
6. Cuando el Municipio contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado, así como la base de datos, debe tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho servicio.
F. Seguridad y Organización Física del Almacén 1. Para la conservación, resguardo y protección de los bienes del Almacén, se deberá observar lo siguiente: a. El Despacho Superior del Municipio establecerá un sistema apropiado para la conservación, seguridad y control de los bienes almacenados. b. El Almacén tendrá que mantenerse limpio y ordenado en forma permanente. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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c. Debe tener estantería y anaqueles acordes a las características de los bienes e insumos. d. Tiene que contar con el equipo adecuado para realizar las maniobras de manejo y suministro de los bienes. 2. Las medidas de higiene y seguridad mínimas que se deben aplicar en el Almacén son las siguientes: a. Prohibición de fumar, encender parrillas y estufas dentro de los almacenes. b. Contar con extintores suficientes y adecuados de acuerdo a las disposiciones que dicte el organismo rector en la materia. c. Mantener en forma adecuada y conforme a las instrucciones de personal calificado en materia de seguridad ocupacional los bienes e insumos que por sus características, representen algún tipo de riesgo para el personal y las instalaciones. d. Utilizar en forma obligatoria la ropa y el equipo de protección que se requiera. e. Señalizar en lugares visibles, para prevenir accidentes. f. Restringir el acceso a personas ajenas al Departamento de Almacén, al menos que sea autorizado por la Dirección Administrativa. g. Implementar medidas por parte del Jefe de Almacén que garanticen la seguridad en el Departamento. h. Realizar periódicamente (mensual y cada seis meses) inspecciones para verificar el estado en que se encuentran las instalaciones y los equipos. 3. Los sistemas de clasificación y localización deben tener por objeto el agrupamiento racional de los bienes para su almacenamiento, así como el de conocer el lugar exacto de su colocación, de manera que sea posible guardarlos, surtirlos y despacharlos rápidamente. Una vez que se hayan establecido los bienes sujetos a almacenamiento, se sugiere tomar en consideración para su clasificación y colocación, las siguientes características: Tamaño
Peso
Volumen
Valor
Forma
Rotación
4. El Departamento de Almacén, deben organizarse de la forma más sencilla y simple que le permita a los responsables ubicar los bienes por áreas o secciones, en las cuales ubiquen anaqueles, estanterías, armarios, identificados con alguna nomenclatura fácil y sencilla de entender.
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G. Departamento de Contabilidad 1. Las operaciones relativas al Departamento de Almacén, deben estar sustentadas con documentos que justifiquen las transacciones que en esta se realizan, como son: Recepción de Almacén (Formulario Núm.5) y el Despacho de Almacén (Formulario Núm.3), con el objeto de efectuar los registros contables respectivos. 2. Las informaciones deben registrarse oportunamente, a fin de que la información continué siendo relevante y útil tanto para la dirección de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones, así como para la toma de decisiones. 3. Es responsable de realizar los registros contables con la documentación original. Además de archivar la documentación. 4. Los bienes serán registrados con el valor de adquisición y los donados deben poseer un valor residual para los registros. 5.
La Dirección de Tesorería autorizará los ajustes a través de una Resolución al Departamento de Contabilidad para que realice los ajustes contables.
6.
Mensualmente envía a la Dirección de Tesorería el informe de los ajustes realizados.
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III. PROCEDIMIENTOS A. Solicitud y Despacho de Bienes en el Almacén 1. Unidad Solicitante Confirma la existencia de los bienes en el Departamento de Almacén, de haber formulado sus necesidades a través de la Solicitud de Bienes / Servicios (Formulario Núm.1), de acuerdo a sus necesidades. El Jefe de la Unidad Administrativa verifica, firma y envía la solicitud al Departamento de Almacén. 2. Dirección Administrativa Departamento de Almacén El Despachador, revisa la Solicitud de Bienes / Servicios, solicita verificación en el sistema. De existir el bien le entrega el documento al Custodio, una vez firme la Solicitud de Bienes / Servicios. El Custodio retira del anaquel el bien según la solicitud, actualiza la Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2), y entrega al Despachador. El Despachador, recibe los bienes con su respectiva solicitud, verifica que la información concuerde con la mercancía a entregar; completa el Despacho de Almacén (Formulario Núm.3), en el cual se detalla la información de los bienes que se van a despachar, entrega los bienes al Servidor Público designado por la Unidad Solicitante, una vez firma como recibido, entrega el documento al Responsable del Registro El Responsable del Registro recibe el Despacho de Almacén, actualiza el Inventario Permanente (Informe Núm.1) en el sistema, firma y sella el documento. La Jefatura remite oportunamente al Departamento de Contabilidad el Despacho de Almacén con la documentación sustentadora y con visto bueno. Nota: De no contar con suficiente personal, los Almacenistas se distribuirán las funciones. 3.
Dirección de Tesorería Departamento de Contabilidad Recibe el Despacho de Almacén y la documentación sustentadora, revisa la información y registra contablemente, archiva la documentación.
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MAPA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN MUNICIPIO DE ARRAIJAN UNIDAD SOLICITANTE
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
Departamento de Almacén
Departamento de Contabilidad
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2
3
CONFIRMA LA EXISTENCIA DE LOS BIENES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN, DE HABER FORMULA DOS SUS NECESIDADES A TRAVÉS DE LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS, DE ACUERDO A SUS NECESIDADES. EL JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VERIFICA Y FIRMA. EL DESPACHADOR, REVISA LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS, SOLICITA VERIFICACIÓN EN EL SISTEMA. DE EXISTIR EL BIEN LE ENTREGA EL DOCUMENTO AL CUSTODIO, UNA VEZ FIRME LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS. EL CUSTODIO RETIRA DEL ANAQUEL ELBIEN SEGÚN LA SOLICITUD, ACTUALIZA LA TARJETA MARBETE. EL DESPACHADOR, RECIBE LOS BIENES CON SU SOLICITUD, VERIFICA QUE LA INFORMACIÓN CONCUERDE CON LA MERCANCÍA A ENTREGAR; COMPLETA EL DESPACHO DE ALMACÉN , EN EL CUAL SE DETALLA LA INFORMACIÓN DE LOS BIENES QUE SE VAN A DESPACHAR, ENTREGA LOS BIENES AL SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE, UNA VEZ FIRMA COMO RECIBIDO. EL RESPONSABLE DEL REGISTRO RECIBE EL DESPACHO DE ALMACÉN, ACTUALIZA EL INVENTARIO PERMANENTE EN EL SISTEMA, FIRMA Y SELLA EL DOCUMENTO. LA JEFATURA COLOCA VISTO BUENO AL DESPACHO DE ALMACÉN.
3
REVISA LA INFORMACIÓN DEL DESPACHO DE ALMACÉN , REGISTRA CONTABLEMENTE Y ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN.
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B. Solicitud de Bienes Inexistentes en el Almacén 1.
Unidad Solicitante
Completa la Solicitud de Bienes / Servicios (Formulario Núm.1), firma el Jefe y remite al Departamento de Almacén. 2.
Dirección Administrativa Departamento de Almacén
Recibe la Solicitud, de no existir los bienes, sella la solicitud con la palabra NO HAY EN EXISTENCIA, coloca precio de referencia y remite a la Dirección Administrativa. 3.
Dirección Administrativa
Recibe la Solicitud de Bienes / Servicios, revisa el documento y coloca visto bueno. Remite a la Unidad de Almacén para verificar la existencia. 4.
Despacho Superior
Recibe la Solicitud de Bienes / Servicios, revisa el documento y autoriza la adquisición del bien. Remite a la Dirección de Planificación Desarrollo y Presupuesto. De no autorizar devuelve a la Dirección Administrativa. 5.
Dirección de Planificación Desarrollo y Presupuesto
Recibe la Solicitud de Bienes / Servicios, verifica la información e inicia el proceso de adquisición.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y DESPACHO DE BIENES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
Página 13
MAPA DEL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE BIENES INEXISTENTES EN EL ALMACÉN MUNICIPIO DE ARRAIJAN UNIDAD SOLICITANTE
1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Departamento de Almacén
Dirección
DESPACHO SUPERIOR
2
3
4
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DESARROLLO Y PRESUPUESTO
5
1
COMPLETA Y FIRMA LA SOLICITUD DE ALMACÉN LA JEFATURA .
2
DE NO EXISTIR LOS BIENES, SELLA LA SOLICITUD CON LA PALABRA NO HAY EN EXISTENCIA Y LO NOTIFICA A LA UNIDAD SOLICITANTE.
3
REVISA LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS Y COLOCA VISTO BUENO.
4
REVISA LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS, AUTORIZA LAADQUISICIÓN DEL BIEN DE NO AUTORIZAR DEVUELVE.
5
RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS, VERIFICA LA INFORMACIÓN, E INICIA EL PROCESO DE ADQUISICIÓN.
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Página 14
C. Recepción, Registro y Custodia de Bienes en el Almacén 1. Proveedor Presenta en el Departamento de Almacén la Orden de Compra y la Factura Comercial en original y entrega los bienes según lo pactado. Nota Núm.1: De ser la compra por el Departamento de Compras, deberá presentar la documentación sustentadora del mismo con el bien adquirido. Nota Núm.2: De realizar la adquisición el servidor público con fondos de la caja menuda se aplicará lo que indique el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, vigente. 2. Dirección Administrativa Departamento de Almacén El Almacenista Responsable de la Recepción recibe la Orden de Compra y Factura Comercial originales y confronta la documentación contra la copia de la Orden de Compra. Verifica que los bienes cumplan con las características y especificaciones pactadas. Confirma que la fecha de la Orden de Compra cumpla con la fecha de entrega de los bienes en el tiempo estipulado, con la finalidad de ver si la misma es o no objeto de multa; de existir cualquier tipo de inconsistencia en los bienes entregados por el Proveedor se rechazará la recepción. De no haber inconsistencia en la entrega, firma y coloca la fecha de recibido a la Orden de Compra original (original y copia) y en la Factura Comercial original coloca el sello de recibido del almacén. Entrega la copia de la Orden de Compra al Proveedor de ser la compra al contado; de ser la compra al crédito entrega la Orden de Compra original y la copia de la factura comercial al Proveedor. Completa la Recepción de Almacén (Formulario Núm.5), en el cual se detalla toda la información inherente a los bienes que se recibieron. La Unidad responsable del registro con la Recepción de Almacén y la documentación sustentadora registra en el sistema la información contendida en la recepción de cada artículo detallado como son: el código de artículo, fecha de entrega, costo y cantidad. Al finalizar firma y sella la Recepción de Almacén. El Custodio coloca en orden la mercancía, en los diferentes anaqueles correspondientes y actualiza la Tarjeta Marbete (Formulario Núm.2). La Jefatura firma y remite oportunamente al Departamento de Contabilidad la Recepción de Almacén. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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Nota Núm.1: De recibir productos perecederos se debe revisar la fecha de vencimiento de los mismos. Nota Núm.2: De recepcionar activos fijos remitirá copia de la Orden de Compra al Departamento de Bienes Patrimoniales. 3.
Dirección de Tesorería Departamento de Contabilidad
Recibe la Recepción de Almacén con los documentos sustentadores, revisa y registra contablemente y archiva los documentos.
MAPA DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE BIENES EN EL ALMACÉN MUNICIPIO DE ARRAIJAN PROVEEDOR
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
Departamento de Almacén
Departamento de Contabilidad
1
1 2
2
3
PRESENTA EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA COMERCIAL EN ORIGINAL Y ENTREGA SEGÚN LO PACTADO LOS BIENES. EL ALMACENISTA RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN CONFRONTA LA DOCUMENTACIÓN CONTRA LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA. VERIFICA QUE LOS BIENES CUMPLAN CON LAS CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES PACTADAS. CONFIRMA QUE LA FECHA DE LA ORDEN DE COMPRA CUMPLA CON LA FECHA DE ENTREGA DE LOS BIENES EN EL TIEMPO ESTIPULADO. DE NO HABER INCONSISTENCIA EN LA ENTREGA FIRMA Y COLOCA LA FECHA DE RECIBIDO A LA ORDEN DE COMPRA ORIGINAL (ORIGINAL Y COPIA) Y EN LA FACTURA COMERCIAL ORIGINAL COLOCA EL SELLO DE RECIBIDO DEL ALMACÉN. ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR, COMPLETA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, UNIDAD RESPONSABLE DEL REGISTRO REGISTRA EN EL SISTEMA LA INFORMACIÓN CONTENDIDA EN LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, AL FINALIZAR FIRMA Y SELLA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN. EL CUSTODIO COLOCA EN ORDEN LA MERCANCÍA Y ACTUALIZA LA TARJETA MARBETE . LA JEFATURA FIRMA Y REMITE OPORTUNAMENTE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN.
3
REVISA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, REGISTRA CONTABLEMENTE Y ARCHIVA LOS DOCUMENTOS.
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D. Ajuste de los Registros a la Recepción o Despacho de Almacén 1.
Dirección Administrativa Departamento de Almacén
Realiza periódicamente inventario en el Departamento, y de encontrar algún desbalance entre el inventario permanente y la Tarjeta Marbete completa, firma y sella el Ajuste de Registro de Recepción o Despacho de Almacén (Anexo Núm.1) y adjunta la documentación sustentadora y lo remite a la Dirección Administrativa. 2.
Dirección
Recibe el Ajuste de Registro de Recepción o Despacho de Almacén y adjunta la documentación sustentadora, revisa la información y de estar todo correcto lo sella y firma y remite al Departamento de Contabilidad. De no estar correcto solicitará al Despacho Superior una auditoría para ratificar dicha información a través del Informe de Auditoría. 3.
Dirección de Tesorería Departamento de Contabilidad
Recibe el Ajuste de Registro de Recepción o Despacho de Almacén y la documentación sustentadora, verifica la información y de estar correcto realiza el ajuste al registro contable respectivo. MAPA DEL PROCEDIMIENTO AJUSTE DE LOS REGISTROS A LA RECEPCIÓN O DESPACHO DE ALMACÉN MUNICIPIO DE ARRAIJAN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Departamento de Almacén
DIRECCIÓN DE TESORERÍA Dirección
1
1
2
3
2
Departamento de Contabilidad
3
REALIZA PERIÓDICAMENTE INVENTARIO EN EL DEPARTAMENTO, Y DE ENCONTRAR ALGÚN DESBALANCE ENTRE EL INVENTARIO PERMANENTE Y LA TARJETA MARBETE COMPLETA, FIRMA Y SELLA EL AJUSTE DE REGISTRO DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ALMACÉN Y ADJUNTA LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA. REVISA EL AJUSTE DE REGISTRO DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ALMACÉN Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA Y DE ESTAR TODO CORRECTO LO SELLAY FIRMAY REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. DE NO ESTAR CORRECTO SOLICITARÁ AL DESPACHO SUPERIOR UNA AUDITORÍA PARA RATIFICAR DICHA INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL INFORME DE AUDITORÍA. RECIBE EL AJUSTE DE REGISTRO DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ALMACÉN Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, VERIFICA LA INFORMACIÓN Y DE ESTAR CORRECTO REALIZA EL AJUSTE AL REGISTRO CONTABLE RESPECTIVO.
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E. Toma de Inventario 1.
Dirección de Tesorería Dirección
Elabora el memorando que incluye el Plan de trabajo para la toma de inventario las directrices para la realización de la toma de inventario, además del listado de los servidores públicos que participarán en la toma de inventario, previa comunicación con las Unidades respectivas. Informa al Departamento de Almacén para que entregue la documentación actualizada a la Comisión de Inventario. 2.
Dirección Administrativa Departamento de Almacén
La Jefatura entrega copia del inventario de bienes actualizado que llevan en el sistema, Inventario Permanente (Informe Núm.1), a la Comisión encargada de realizar el inventario. 3.
Comisión de Inventario (Auditoría Interna, Contabilidad y Bienes Patrimoniales de ser de activos fijo)
Realiza inventario programado, a puerta cerrada, utilizando el formulario Hoja de Inventario Físico (Anexo Núm.2). Confecciona Informe del inventario en original y copias, firman los integrantes de la Comisión, además del Jefe del Departamento de Almacén y devuelve las diferentes Tarjetas Marbetes a la Unidad del Almacén. Remite la documentación a la Dirección de Tesorería. De encontrar alguna anomalía Auditoría Interna debe realizar la investigación pertinente, además de entregar un informe de los resultados de la investigación de la toma de inventario y sus recomendaciones adjuntando el Informe del inventario al Despacho Superior. 4.
Dirección de Tesorería Dirección Recibe y revisa el Informe de inventario adjuntado la Hoja de Inventario Físico y la documentación sustentadora, analiza la información. Recibe los resultados de auditoría con visto bueno del Despacho Superior y autoriza a través de una Resolución que se realicen los ajustes contables pertinentes al Departamento de Contabilidad.
Nota: De ser los ajustes contables de los activos fijos deberá aplicarse lo que indique el manual de bienes patrimoniales vigente.
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PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y DESPACHO DE BIENES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
5.
Departamento de Contabilidad Recibe la documentación del inventario realizado con la información sustentadora, realiza los ajustes contables correspondientes al caso autorizado por la Dirección.
MAPA DEL PROCEDIMIENTO TOMA DE INVENTARIO MUNICIPIO DE ARRAIJAN DIRECCIÓN DE TESORERÍA Departamento de Contabilidad
5
1
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Dirección
Departamento de Almacén
COMISIÓN DE INVENTARIO
1
2
3
4
DESIGNA A TRAVÉS DE MEMORANDO LAS DIRECTRICES PARA LA REALIZACIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO, ADEMÁS DEL LISTADO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE PARTICIPARÁN EN LA TOMA DE INVENTARIO, PREVIA COMUNICCIÓN CON LAS UNIDADES RESPECTIVAS. INFORMA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN PARA QUE ENTREGUE LA DOCUMENTACIÓN ACTUALIZADA A LA COMISIÓN.
2
LA JEFATURA ENTREGA COPIA DEL INVENTARIO DE BIENES ACTUALIZADO QUE LLEVAN EN EL SISTEMA, INVENTARIO PERMANENTE, A LA COMISIÓN ENCARGADA DE REALIZAR EL INVENTARIO.
3
REALIZA INVENTARIO PROGRAMADO, A PUERTA CERRADA, UTILIZANDO EL FORMULARIO HOJA DE INVENTARIO FÍSICO. CONFECCIONA INFORME DEL INVENTARIO EN ORIGINAL Y COPIAS, FIRMAN LOS INTEGRANTES DE LA COMISIÓN, ADEMÁS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Y DEVUELVE LAS DIFERENTES TARJETAS MARBETES A LA UNIDAD DEL ALMACÉN. DE ENCONTRAR ALGUNA ANOMALÍA AUDITORÍA INTERNA DEBE REALIZAR LA INVESTIGACIÓN PERTINENTE, ADEMÁS DE ENTREGAR UN INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE LA TOMA DE INVENTARIO Y SUS RECOMENDACIONES ADJUNTANDO EL INFORME DEL INVENTARIO A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
4
REVISA EL INFORME DE INVENTARIO ADJUNTADO LA HOJA DE INVENTARIO FÍSICO Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, ANALIZA LA INFORMACIÓN. LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA CON VISTO BUENO DEL DESPACHO SUPERIOR Y AUTORIZA A TRAVÉS DE UNA RESOLUCIÓN QUE SE REALICEN LOS AJUSTES CONTABLES AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
5
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN DEL INVENTARIO REALIZADO CON LA INFORMACIÓN SUSTENTADORA, REALIZA LOS AJUSTES CONTABLES CORRESPONDIENTES AL CASO AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN.
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FORMULARIOS
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Formulario Núm.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJAN DIRECCIÓN ADMIISTRATIVA SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS Fecha: /____/____/____/
Solicitud Núm.:_______
Unidad o Sección: ________________________________________________________ Departamento: ____________________________________________________________ Dirección: _______________________________________________________________
Renglón
Cantidad
Unidad
Código
Precio de Referencia
Descripción
Unitario
Total
Total Observación: ______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Solicitado por: _____________________ Recibido por: ______________________ ________________________________ Autorización de Compra
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SOLICITUD DE BIENES / SERVICIOS A. OBJETIVO: Dejar constancia de la solicitud de bienes solicitado por la Unidad que necesita el bien o servicio. B. ORIGEN: Unidad Administrativa Solicitante. C. CONTENIDO: 1. Fecha:
Día, mes y año cuando se confecciona el documento.
2. Solicitud de Núm.:
Anotar el número de control de la solicitud.
3. Unidad o Sección:
Nombre de la Unidad Administrativa que solicita el Bien.
4. Departamento:
Nombre del Departamento al que pertenece la Unidad.
5. Dirección:
Nombre de la Dirección a la que pertenece la Unidad.
6.
Numeración de los renglones utilizados por cada bien o servicio.
Renglón:
7. Cantidad:
Cantidad de bienes solicitados.
8. Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.).
9. Código:
Código de Identificación del artículo.
10. Descripción:
Nombre y especificación del bien solicitado.
11. Precio de Referencia:
Valor unitario y total del bien solicitado
12. Observación:
Anotar cualquier aclaración adicional que se requiera ampliar.
13. Solicitado por:
Rúbrica del Jefe o encargado de la Unidad o Sección.
14. Recibido por:
Rúbrica del Almacenista que recibe la solicitud.
15. Autorización de Compra: Firma del Alcalde o Vice alcalde. Notas: Cuando no exista bien en el almacén se debe colocar el Visto Bueno del Director Administrativo. La firma de presupuesto para hacer la reserva se colocará en la parte de abajo del formulario cuando se requiera comprar el bien.
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D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia:
Unidad de Almacén. Unidad Administrativa Solicitante.
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Formulario Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJAN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Código ________________________________ TARJETA MARBETE
Artículo ________________________________________________ Unidad ________________________________________________ Cantidad Máxima: ___________Cantidad Mínima: _________ FECHA
REFERENCIA
ENTRADA
SALIDA
SALDO
FIRMA
Nota: Este formulario se debe colocar en los anaqueles respectivos. DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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TARJETA MARBETE A. OBJETIVO: Mantener información actualizada de la existencia de los materiales en el almacén y para que sirva como fuente de consulta rápida. B. ORIGEN: Departamento de Almacén. C. CONTENIDO: 1.
Código:
Utilizar los dígitos que identifican el artículo, que se utiliza en el Almacén.
2.
Artículo:
Nombre del artículo.
3.
Unidad:
Se refiere a la medida común utilizada en control de inventario (docena, resma, caja, cada uno, etc.).
4.
Cantidad Máxima:
Cantidad que debe tener en saldo.
5.
Cantidad Mínima:
Cantidad que debe tener en saldo.
6.
Ubicación:
Tipo de material y sus características.
7.
Fecha:
Día, mes y año cuando se reciben o despacha el bien.
8.
Referencias:
Documento con el cual se incrementa o disminuye la tarjeta marbete.
9.
Entrada:
Cantidad que entra al inventario de la tarjeta marbete la, misma se suma al saldo.
10. Salida:
Cantidad que sale del inventario de la tarjeta marbete, la misma se resta del saldo.
10. Saldo:
Indicar la cantidad del artículo que queda disponible en el Almacén.
11. Firma:
Firma del Almacenista responsable de la custodia de los bienes.
D. DISTRIBUCIÓN: Original:
Departamento de Almacén.
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Formulario Núm.3 Día
Mes Año
Núm.
REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJAN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESPACHO DE ALMACÉN Unidad Solicitante: _____________________________________ Solicitud Núm.: _______
Cantidad
Unidad
Código
O/C
Descripción
Valor
Unitario
Total
TOTAL
Observaciones: _____________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________ __________________________________ Entregado por Recibido por __________________________________ __________________________________ Registrado por Sello de Almacén DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
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DESPACHO DE ALMACÉN A.
OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes despachados en el almacén.
B.
ORIGEN: Departamento de Almacén.
C.
CONTENIDO:
1.
Día, Mes y Año:
Fecha cuando se confecciona el formulario.
2.
Núm.:
Número secuencial preimpreso del formulario.
3.
Unidad Solicitante:
Indicar el nombre de la Unidad Administrativa a quien se le despacha los bienes.
4.
Solicitud Núm.:
Anotar el número de la solicitud de bienes.
5.
Cantidad:
Número de bienes despachados.
6.
Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, libras, cajas, gruesa, etc.).
7.
Código:
Indicar el código del bien.
8.
O/C:
Número de orden de compra.
9.
Descripción:
Nombre y especificación del bien.
10.
Valor Unitario: Total:
Indicar el precio de cada unidad del bien. Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del bien despachado.
11. Total:
Sumatoria de los totales.
12. Observaciones:
Breve explicación que permita ampliar la información.
13. Entregado por:
Firma del Almacenista responsable de los despachos de los bienes.
14. Registrado por:
Nombre del servidor público responsable del registro de los bienes que son despachados.
15. Sello de Almacén:
Se coloca el sello una vez se haya registrado en el inventario permanente.
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16. Recibido por:
D.
Página 27
Firma del servidor público autorizado para recibir los bienes.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Copia:
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Formulario Núm. 4 Día
Mes Año
Núm. REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA RECEPCIÓN DE ALMACÉN
Proveedor: _______________________________
Factura: ___________________
Orden de Compra:
Fecha: _____________________
Cantidad
______________________
Unidad
Código
Descripción
Valor Unidad Total
TOTAL Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________
_________________________ Recibido por:
__________________________ Revisado por:
_________________________ Registrado por:
__________________________ Sello de Almacén
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Página 29
RECEPCIÓN DE ALMACÉN A. OBJETIVO:
Proveer información sobre los bienes recepcionados en el Departamento de Almacén.
B. ORIGEN:
Departamento de Almacén.
C. CONTENIDO: 1.
Día, Mes y Año:
Fecha cuando se completa el formulario.
2.
Núm.:
Número secuencial prenumerado del formulario.
3.
Proveedor:
Anotar el nombre del Proveedor que entrega los bienes.
4.
Factura:
Anotar el número de control de la factura que entrega con los bienes el Proveedor.
5.
Orden de Compra:
Anotar el número de control de la orden de compra que corresponda a los bienes entregados.
6.
Fecha:
Día, mes y año de emisión de la orden de compra.
7.
Cantidad:
Número de bienes recepcionados.
8.
Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, libras, gruesa, caja, etc).
9.
Código:
Identificar el código del bien.
10. Descripción: 11. Valor Unitario: Total:
Nombre y especificación del bien.
Indicar el precio de cada unidad de bien. Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario, por la cantidad de bien recibido.
12. Total:
Sumatoria de los totales.
13. Observaciones:
Breve explicación que permita ampliar la información.
14. Recibido por:
Firma del Almacenista autorizado para recibir los bienes.
15. Revisado por:
Firma del servidor público que verifica la información del formulario.
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16. Registrado por:
D.
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Página 30
Firma del servidor público que registra la información en el inventario permanente a través del sistema.
DISTRIBUCIÓN: Original: 1 era Copia: 2 da. Copia:
Departamento de Contabilidad. Departamento de Almacén. Departamento de Bienes Patrimoniales (de ser necesario).
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Formulario Núm. 5 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ACTA DE RECEPCION DE MATERIALES
La Alcaldía de Arraiján, certifica la recepción de los materiales que se detallan a continuación: Renglón
Cantidad
Unidad
Descripción
Según la orden de compra / contrato Núm. __________, factura comercial Núm. ________ a favor del proveedor _______________________________________________________, por el monto de B/._________. Los bienes fueron colocados en el corregimiento de _____________________________, de la comunidad de ________________________________________________________, lugar _____________________________________________, calle _________________. Dado en la ciudad de ____________ a los ______ del mes de _________ de 20____.
_______________________ Dirección Administrativa
_________________________ Proveedor
_____________________ Comunidad (de ser donación)
__________________________ Cédula
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ACTA DE RECEPCION DE MATERIALES A. OBJETIVO: Proveer información sobre los materiales recepcionados fuera del Almacén, en sitio. B. ORIGEN:
Dirección Administrativa.
C. CONTENIDO: 1.
Renglón:
Numeración corrida de los materiales entregados.
2.
Cantidad:
Número de materiales recepcionados.
3.
Unidad:
Unidad de medida utilizada (docena, libras, gruesa, caja, etc).
4.
Descripción:
Nombre y especificación del bien.
5.
Orden de Compra / Contrato:
Anotar el número de control de la orden de compra que corresponda a los bienes entregados.
6.
Proveedor:
Anotar el nombre del Proveedor que entrega los bienes.
7.
B/.
Monto del costo de los materiales entregados.
8.
Corregimiento:
Nombre del corregimiento donde se entrega los materiales.
9.
Comunidad:
Nombre de la comunidad donde se entrega los materiales.
10. Lugar:
Nombre específico donde se entregarán los materiales.
11. Calle:
Nombre de la calle del lugar donde se entregarán los materiales.
12. Dado en la Ciudad de: Nombre de la Ciudad de la Provincia. 13. A los _________:
Fecha cuando se entregan los materiales.
14. Dirección Administrativa:
Nombre del servidor público responsable de la recepción de los materiales en sitio.
15. Proveedor:
Firma del representante del responsable por parte del Proveedor que entrega los materiales en sitio.
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16. Comunidad:
Firma del miembro de la comunidad que recibe los materiales donados.
17. Cédula:
Número de identificación del miembro de la comunidad que recibe los materiales donados.
D.
DISTRIBUCIÓN: Original: 1 era Copia: 2 da. Copia:
Departamento de Contabilidad. Departamento de Almacén. Departamento de Bienes Patrimoniales (de ser necesario).
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INFORMES
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Informe Núm. 1 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA INVENTARIO PERMANENTE
Código Fecha Descripción Unidad
O/C
Monto de Núm. de Entrada O/C Recepción
Núm. de Despacho
Salida Saldo
Precio
Total Observación
Observaciones: ___________________________________________________________________________________________ Máximo: ______________ Mínimo: ___________________
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INVENTARIO PERMANENTE A. OBJETIVO: Llevar un registro manual o computarizado de la cantidad de bienes por artículo, con el fin de mantenerlos actualizados, garantizando el manejo, custodia y abasto de los bienes que se adquieren.
B. ORIGEN: Departamento de Almacén. C. CONTENIDO: 1. Código:
Código de control del bien.
2. Fecha:
Día, mes y año cuando se reciben o despachan los bienes.
3. Descripción:
Característica del bien.
4. Unidad:
Unidad de medida en la que se mide el bien.
5. O/C:
Anota el número de orden de compra.
6. Monto de la O/C:
Monto de la adquisición de los bienes.
7. Núm. de Recepción:
Número de control de los bienes del formulario.
8. Entrada:
Cantidad de los bienes que ingresan al almacén.
9. Núm. de Despacho:
Número de control de los bienes del formulario.
10. Salida:
Cantidad de los bienes que salen del almacén.
11. Saldo:
Cantidad existente en el almacén.
12. Precio:
Monto del bien.
13. Total:
Sumatoria de los bienes.
14. Observación:
Comentarios del bien.
C.
DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Almacén
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ACRÓNIMOS Y GLOSARIO
CGR: Contraloría General de la República.
Kárdex: Documento que nos sirve para llevar el control de inventarios sea de productos o materiales dentro del Almacén.
Bienes: Son los bienes de consumo y de capital.
Valor Residual: Monto neto que la entidad desea obtener para un activo al término de su vida útil después de deducir los costos previstos por enajenación o baja.
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ANEXOS
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Anexo Núm.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN DE TESORERÍA AJUSTE DE REGISTROS DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE ÁLMACÉN
Recepción / Despacho: Núm._______________ Fondo: ____________________________ Fecha: _____________________
Proveedor: ____________________________________
Departamento: ____________________________Orden de Compra No.:________________ Condición: ___________________ Factura: ____________________
Renglón
Código
Cantidad
Descuento: B/.____________
Descripción
Precio Unitario
Total
Marbete
I.T.B.M.S.:___________ TOTAL: ______________
OBSERVACIONES: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ____________________ Completado por:
_____________________ Corregido por:
___________________ Verificado por:
________________________________ Recibido por (Contabilidad)
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Anexo Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA HOJA DE INVENTARIO FÍSICO Fecha: ______________________________ Código de Artículo
Descripción
Unidad
Conteo Cotejo Inicial
Cotejo Final
Costo Unitario
______________________ Levantado por:
_______________________ Verificado por:
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Diferencia Total
Faltante Importe
________________________ Jefe de Almacén
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Anexo Núm. 3 REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO DE ARRAIJÁN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA REPORTE DE ORDEN DE COMPRA PENDIENTE DE RECEPCIÓN Desde: _______________ Hasta: _______________
Fecha
Orden de Compra Núm.
Transacción Núm.
Fecha. de Entrega
Proveedor
Monto
TOTAL
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