PARTE II

Modelo de planificación operativa y financiera

La planificación operativa recoge la información y el aprendizaje del proceso de planificación estratégica y proyecta cómo ha de seguir la estrategia para alcanzar los objetivos de la institución, dentro de los elementos del entorno y los factores institucionales ya identificados. Las proyecciones deben basarse en lo que la institución ha alcanzado hasta la fecha y reflejar de manera realista una sustancial mejora sobre el desempeño pasado. Tal como se mostró en la figura 1.1 en el Capítulo 1, los elementos clave del plan estratégico se expresan de manera concreta en el plan operativo. En esta parte la guía prosigue con las cuatro áreas clave de las operaciones: productos y servicios, canales de comercialización, recursos y capacidad institucionales y financiación1. La IMF tiene que identificar en cada área cuáles son los problemas cruciales que hay que tratar, en base a la información obtenida durante el proceso de planificación estratégica. Al analizar estas cuatro áreas, la IMF irá elaborando, paso a paso, un presupuesto y plan financiero detallados. El presupuesto expresa en términos financieros el plan operativo de la IMF. Las proyecciones financieras serán elaboradas en el modelo de hoja de cálculo Microfin que se incluye junto con esta guía. A pesar de existir muchas formas de elaborar un presupuesto, la que presentamos aquí sigue una lógica relevante para la mayoría de las instituciones de microfinanzas. Dado que el nivel de la actividad crediticia y de ahorro es el “motor” que impulsa las operaciones de la IMF, el proceso de elaboración de un presupuesto empieza con las proyecciones de la cartera de préstamos y ahorros. La estimación de cuáles serán los productos y servicios que se ofrecerán (Capítulo 4) en cuales mercados (Capítulo 5) lleva a la proyección del nivel de actividad o al que la institución se comprometerá, así como los ingresos por intereses y comisiones que se generarán. Sobre la base del nivel de la actividad crediticia en cada sucursal se puede estimar la capacidad y recursos institucionales que se requerirán (Capítulo 6). Estas proyecciones comprenden primero el cálculo de los niveles de reservas y provisiones para préstamos incobrables, y castigos. Las proyecciones continúan con un análisis detallado de los casos manejados por el personal de créditos que se requerirá para poder proporcionar los servicios indicados en las proyecciones de la cartera. Luego se hace un estimado detallado de los gastos directos del programa o sucursal, dividido en categorías útiles (personal, otros gastos operativos, activos fijos). Estas proyecciones deberán reflejar de cuánto será el costo en que se incurrirá para alcanzar el nivel proyectado de actividad crediticia y de ahorros. Una vez proyectados los gastos del programa, se puede hacer un cálculo de los costos administrativos (o de la oficina central) a base del nivel de gastos generales que es probable que se necesite para respaldar el nivel proyectado de la actividad del programa. También se proyectan los costos de desarrollo institucional. Cuando ya se tienen los cálculos iniciales para los ingresos, gastos y requerimientos adicionales de efectivo (para préstamos, activos fijos, etc.), la IMF puede proyectar su estrategia de financiación (Capítulo 7). La institución

30

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

necesita asegurarse de que dispone de suficientes fondos para el período y para los fines requeridos. Los requerimientos financieros pueden dividirse en tres áreas: operaciones, cartera y otros activos. Los recursos financieros pueden provenir de dos tipos de fuentes: patrimonio (ingresos generados, donaciones y aportes de capital) y deuda (préstamos y depósitos de ahorro). Una vez que la institución ha estimado sus requerimientos de financiación e identificado las probables fuentes, la IMF puede proyectar su costo financiero. También puede identificar la eventualidad de tener algún exceso de liquidez en caja (tal como los fondos de las recuperaciones no desembolsados) y, por lo tanto, proyectar cuánto ingreso adicional se podría generar por la inversión de este excedente. En este punto la IMF ha completado el proceso de preparar su presupuesto inicial. Mediante el análisis de dicho presupuesto, la institución puede decidir si se deben hacer cambios en alguno de sus diversos componentes (por ejemplo, volumen de la actividad de préstamos o ahorros, nivel de personal, compra de activos, etc.). La IMF también puede analizar sus estados financieros proyectados – el estado de resultados (incluyendo el ajuste por subsidios), el balance general y el flujo de caja – e indicadores de rendimiento para determinar si su plan operativo y financiero es realista (Capítulo 8).

Nota 1. Está fuera del alcance de esta guía el análisis detallado de las operaciones de una IMF. Para una discusión más profunda ver Charles Waterfield y Ann Duval, CARE Savings and Credit Sourcebook (New York: PACT Publications, 1996), SEEP Network, An Institutional Guide for Enterprise Development Organizations (New York: PACT Publications, 1993), and Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success (Washington, D.C.: ACCIÓN Internacional, 1997).

CAPÍTULO 3

Utilización de Microfin en la planificación operativa

Microfin es un sofisticado modelo de proyección basado en hojas de cálculo Excel de Microsoft, que puede ser usado para planificar y proyectar las actividades de todos los servicios financieros de una institución de microfinanzas. El modelo utiliza un enfoque sistemático, paso a paso, que sigue estrechamente el marco de referencia de la planificación de negocios delineado en esta guía. Microfin ha sido diseñado como una herramienta integral para la planificación de los servicios financieros de la institución, por lo tanto deberá usarse como parte del proceso anual de planificación y para el monitoreo periódico del desempeño. Si el objetivo del usuario es elaborar de manera rápida proyecciones financieras aproximadas, Microfin no será la herramienta adecuada. Para una institución de microfinanzas, el objetivo de usar cualquier modelo financiero se desdobla en: •

•

Desarrollar proyecciones financieras realistas pero ambiciosas que faciliten la planificación financiera, el análisis y la toma de decisiones con el fin de mejorar la capacidad de la institución de microfinanzas para alcanzar sus objetivos. Reforzar las habilidades de planificación y gestión financiera de quienes elaboran las proyecciones.

A pesar que el primer objetivo es con frecuencia considerado como el más útil, el segundo objetivo es en realidad el más importante para el éxito de una institución de microfinanzas. Las habilidades de administración financiera de los gerentes cumplen un papel primordial en la exitosa realización de la misión y estrategia de la institución de microfinanzas. Justamente, Microfin tiene la intención de servir a ambos propósitos. Al igual que con el proceso de planificación, la elaboración de las proyecciones financieras deberían llevarse a cabo contando con la total participación del personal clave y de los miembros del directorio. Varios puntos de vista harán que las proyecciones sean más precisas y aumentará la probabilidad de que las actividades sean implementadas tal como fueron planeadas. Por diversos motivos, cualquier modelo financiero tiene sus limitaciones en lo que respecta a su capacidad de proyectar resultados probables: • • •

No hay manera de anticipar con precisión, cómo podrían afectar eventualmente a la institución los factores externos e internos. No hay modelo capaz de tomar en consideración todos los factores relevantes. Existe un intercambio entre la complejidad y alcance del modelo y su facilidad de uso: cuanto mayor sea el número de variables contempladas más preciso será el modelo, pero también será más complicado introducir los datos y actualizar el modelo.

Siempre habrá un margen de error y un elemento de incertidumbre respecto a las proyecciones sobre el futuro. Las proyecciones financieras, en particular en

32

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

un horizonte de más de uno a dos años, deben ser vistas como herramientas útiles para guiar la planificación, basadas en estimados bien sustentados, y no como escenarios probables en el futuro. Es muy útil realizar un análisis de sensibilidad para determinar cuáles son las variables más importantes para el éxito de la institución, proporcionando a la administración información sobre las variables que debe monitorear más de cerca (véase sección 8.6).

3.1 Principales características de Microfin El modelo permite definir de manera independiente cuatro productos crediticios y cuatro productos de ahorro. Seguidamente construye las proyecciones (sea de modo consolidado o para cada sucursal o región) sobre la base del número estimado de clientes por cada producto de préstamo o de ahorro a lo largo del tiempo. El modelo genera la cartera, ingresos, gastos y ratios financieros de las sucursales con sus respectivos gráficos. El modelo totaliza todas las actividades del programa, para determinar el nivel de recursos que necesita la institución en su conjunto. También permite la asignación del personal y costos de la sede principal a cada sucursal. La estrategia de financiamiento completa el proceso y se genera en forma automática un estado de resultados, un estado de resultados ajustado, un balance general, un estado de flujo de caja y ratios financieros. El modelo elabora proyecciones para cinco años. En los dos primeros años se calculan proyecciones mensuales muy precisas. Para el 3er, 4º y 5º año, se elaboran proyecciones trimestrales. En general, los conceptos principales tales como diseño de producto, proyecciones de mercado y recursos financieros se ingresan en hojas de cálculo independientes, pero todas las hojas de cálculo se encuentran dentro de un único archivo Excel. Se han realizado todos los esfuerzos para producir un modelo de proyección altamente preciso y flexible que a la vez sea relativamente fácil de usar. Sin embargo, este modelo es sofisticado y se espera que los usuarios cuenten con un nivel adecuado de conocimientos de administración financiera y hojas de cálculo electrónicas. El modelo permite que el usuario elija trabajar en uno de dos niveles. Se puede limitar el ingreso a la información esencial que necesita para generar proyecciones o se puede invertir más tiempo introduciendo mayores precisiones, si se desea. El modelo utiliza esquemas de color para orientar al usuario. Los campos esenciales aparecen en color azul brillante y el modelo funciona bien cuando sólo se usan éstos. Sin embargo, si el usuario desea introducir información más precisa, (por ejemplo, modificar la tasa de retención del cliente en los próximos meses) también se deberán usar las celdas de entrada opcional, de color gris1.

3.2 Estructura de Microfin Microfin es un libro de Excel que contiene un gran número de páginas denominadas hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo contiene una categoría específica de información (figura 3.1). Las pestañas de las hojas de trabajo que se encuentran en la parte inferior de la pantalla tienen nombres abreviados para ayudar al usuario a localizar la sección de información que está buscando. Estos nombres abreviados aparecen en inglés, en el modelo. Para facilitar las referencias, estas formas abreviadas en inglés son usadas a lo largo de la

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

33

FIGURA 3.1 Estructura del modelo Hoja de inicialización del modelo [MODEL SETUP] Hoja de definición del producto [PRODUCTS]

Establecimiento de capacidad y recursos institucionales [INST. CAP.]

Actividad de sucursal 1 (Programa) [PROGRAMA/ SUCURSAL]

Gestión de sucursales [BRANCH MGMT]

Costo de fondos

Ingresos de inversiones

Información de oficina central (Admin) e información consolidada [OFICINA CENTRAL/ADMIN]

La información de productos se utiliza para toda la actividad de sucursal.

Actividad de sucursal 2

Actividad de sucursal “n”

Usar esta hoja para agregar, quitar y/o nombrar hojas “Sucursal”. La hoja se oculta en el modo consolidado.

Se introducen datos sobre niveles de actividad para todos los productos, sobre niveles de personal y sobre todos los gastos operativos. Hojas adicionales sólo son disponibles en el modo Sucursal/Región. Las hojas de Sucursal/Región son reemplazados por la hoja Programa en el modo consolidado.

Se resume la actividad sucursal y los gastos de oficina central (Admin) se registran y se asignan a sucursales. Gráficos agregados a nivel institucional [AGGREG GRAPHS]

Fuentes de financiamiento [FIN. SOURCES]

Se identifican fuentes de financiamiento, sus costos y requisitos de liquidez.

Flujos de financiamiento estrategia de y inversions [FIN. FLOWS]

Ingresos de inversiones del excedente de fondos se incluyen luego en página de OFICINA CENTRAL/ADMIN.

Estados financieros Estado de resultados Est. result. ajustado Balance general Flujo de caja

Los estados financieros se generan automáticamente, en base a información registrada en otro lugar del modelo.

Análisis de ratios [RATIO ANALYSIS] Reporte resumen [SUMMARY REPORT]

34

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

presente guía. Los nombres de las hojas, así como otros elementos del modelo, están puestos en VERSALITAS. En la medida de lo posible, las hojas de trabajo han sido colocadas en el orden en que se ingresará la información. El anexo 2 contiene una reproducción comentada de las principales hojas. La primera hoja del archivo se denomina INTRO, le siguen dos hojas (MODEL STRUCTURE y INC.STAT.FLOW) que contienen información descriptiva sobre el modelo. Cada vez que se abre el archivo, Microfin presenta la hoja INTRO, que proporciona información sobre el número de versión y fecha de emisión del modelo, así como información para recibir mayores detalles sobre él. La hoja también le permite al usuario seleccionar uno de los tres idiomas disponibles (inglés, español y francés) o seleccionar un idioma definido por el usuario. Si se selecciona la opción USER-DEFINED, aparece la hoja TRANSLATIONS que normalmente se encuentra oculta al final del archivo y que contiene todo el texto que aparece en el modelo y una columna para que el usuario la llene con la traducción en el idioma deseado. Observe que existen más de 1,500 líneas de información que deben ser traducidas. Recomendamos imprimir toda la hoja TRANSLATIONS y realizar la traducción con mucho cuidado. Una traducción imprecisa puede provocar una seria confusión y una incorrecta interpretación cuando se trabaja con el modelo. La siguiente hoja, MODEL SETUP, es el verdadero inicio del modelo y la primera hoja en la que el usuario introduce información. Esta hoja contiene información general que se usa a lo largo del modelo y, por lo tanto, debe ser introducida cuando empieza el proceso. Asimismo, el usuario deberá elegir el modo de las proyecciones, sea consolidada o a nivel de sucursal o región. La siguiente hoja es PRODUCTS, la hoja de definición del producto, donde se definen los productos de crédito y de ahorro de la institución, actuales y proyectados. En el modo consolidado esta información fluye a la hoja PROGRAMA, donde se calculan las proyecciones de la actividad de créditos y ahorro, así como los gastos operativos y de personal. La hoja INST.CAP., ubicada antes de la hoja PROGRAMA, requiere de información inicial de la etapa de planeamiento referente a la capacidad y recursos institucionales. Esta información alimenta las hojas PROGRAMA y ADMINISTRATIVOS. En esta última se ingresan los datos de gastos y personal administrativos para completar las proyecciones del presupuesto. Las hojas AGGREG GRAPHS y BRANCH GRAPHS presentan las proyecciones en forma gráfica, para facilitar el análisis. Si se define el modelo en modo Sucursal o Regional, la hoja PROGRAMA cambia de nombre a SUCURSAL o REGIÓN y la hoja ADMINISTRATIVOS será denominada OFICINA CENTRAL. Adicionalmente, aparecerá la hoja BRANCH. MGMT (Administración de Sucursales), la cual debe ser usada para agregar o eliminar hojas de sucursales o regiones adicionales. La información de estas hojas se resume en la hoja OFICINA CENTRAL. Las explicaciones de las opciones para inicializar el modelo están en la sección 3.4.1. Concluidas las proyecciones de cartera y el presupuesto, se debe identificar las fuentes de recursos para financiar los niveles de actividad proyectados. Este ejercicio se hace en dos hojas. En la primera, FIN.SOURCES, el usuario identifica las diferentes alternativas de fuentes de fondos, proporciona información sobre el saldo inicial de efectivo, define los requisitos mínimos de liquidez, registra las tasas de interés para las fuentes de préstamo y calcula el costo de las líneas de crédito, que luego es registrado en la hoja ADMINISTRATIVOS/OFICINA CENTRAL como un gasto presupuestado. La segunda hoja, FIN.FLOWS, monitora los saldos de efectivo para tres fuentes de recursos con restricciones – operaciones, cartera y otros activos – así como un grupo de recursos no restringidos. Aquí el usuario ingresa las amortizaciones de los préstamos por pagar y los ingresos de nuevas

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

líneas de crédito para asegurar suficientes saldos de efectivo. Una sección de estrategia de inversiones identifica los usos del exceso de liquidez y muestra los ingresos por inversiones, el cual es registrado en la página ADMINISTRATIVOS/ OFICINA CENTRAL como fuente de ingreso. A este punto, la entrada inicial de datos para las proyecciones financieras se ha concluido y los resultados pueden verse en los estados financieros – en las hojas INC.STATEMENT (estado de resultados), BAL.SHEET (balance general), y CASH FLOW (flujo de caja) – y en la hoja RATIO ANALYSIS (análisis de ratios). La hoja SUMMARY REPORT (resumen de resultados) proporciona una visión sintética de las proyecciones, tomando información de las diferentes secciones del modelo. En el caso de las instituciones de microfinanzas que proporcionan servicios no financieros (por ejemplo, servicios de desarrollo de negocios o capacitación sobre temas de salud) se requerirá separar estos servicios de la actividad financiera. Debido a la amplia variedad de servicios potenciales, Microfin no ofrece soporte para las proyecciones relacionadas con estos servicios. La última hoja CLIENT COST (costo para el cliente), es una herramienta independiente no integrada al modelo. Su descripción está en el anexo 5.

3.3 El uso de Microfin Algunas personas se verán tentadas a empezar a generar números y experimentar con los supuestos sin realizar primero el trabajo de base necesario para elaborar proyecciones operativas confiables. Si no se lleva a cabo una investigación y reflexión sólidas acerca de la misión, objetivos, clientes y mercados, el entorno y la capacidad institucional, las proyecciones financieras pueden ser bastante irreales y equívocas. Por lo tanto, antes de empezar a trabajar en la planificación operativa, es importante desarrollar un plan estratégico tal como se indica en el Capítulo 2 de esta guía. Además, se debe estudiar la siguiente sección sobre los datos necesarios para completar el modelo, para asegurarse que la información requerida estará disponible cuando empiece el proceso de planificación operativa. Buenos planes y proyecciones financieras realistas no se pueden generar por uno o dos gerentes en un par de días. La planificación debe ser participativa, convocando la experiencia e ideas del personal de la institución a todo nivel. Los planes deben desarrollarse por etapas, dejando un lapso de tiempo para reflexionar y reconsiderar las decisiones adoptadas en las etapas previas del proceso antes de continuar con otras decisiones. La planificación debe convertirse en una práctica integrada que no sólo se revisa anualmente sino que constituye la base de las operaciones y de la toma de decisiones diarias.

3.3.1 Datos requeridos para completar el modelo La cantidad de datos requeridos variará de acuerdo a la complejidad de la institución y al grado de precisión que se busca alcanzar. Así, las instituciones con un único producto financiero requerirán una menor cantidad de datos que las instituciones con múltiples productos. Las instituciones que elaboren modelos para sus sucursales deberán pasar más tiempo completando las hojas adicionales. También las instituciones con una amplia variedad de fuentes de financiamiento tendrán un mayor requerimiento de datos. Es mejor que una persona se encargue de asegurar que la información necesaria se encuentra disponible cuando el trabajo con el modelo empiece. En

35

PF 1 Cada vez que vuelvo a calcular el modelo me aparece un mensaje de error. ¿Qué sucede? Microfin incorpora varias rutinas de detección de errores que garantizan que la estructura del modelo no haya sido alterada y que no se haya introducido información errada que impida que Excel termine de hacer todos los cálculos. Estas rutinas se ejecutan cada vez que se presiona F9 y se vuelve a calcular el archivo. Cuando le aparezca el mensaje de error, lea cuidadosamente el mensaje y trate de resolver el problema inmediatamente. En la mayoría de los casos, el error se debe al ingreso de información en el modelo luego del último cálculo realizado; por eso revise los datos, verificando los errores como por ejemplo la introducción de espacio para borrar datos previamente registrados. Si no puede determinar la causa del error, lo mejor es salvar el archivo en uso con otro nombre y luego buscar la última versión salvada y continuar trabajando. Si usted llega a determinar que la causa del mensaje de error se debe a un error del Microfin, sírvase comunicarse con CGAP para recibir ayuda y asegurarnos que el problema sea corregido en las versiones futuras.

36

PF 2 ¿Cómo la hoja USER-DEFINED SHEET (hoja definida por el usuario) puede ser usada para adecuar el Microfin? Las hojas de trabajo y la estructura general de Microfin están protegidas para asegurar que no se introduzcan errores en el modelo debido a la modificación accidental de las fórmulas. No obstante que ello es necesario por la complejidad de Microfin, la protección del modelo puede limitar su utilidad para experimentados programadores de hojas de cálculo. Para permitir al usuario diseñar funciones adicionales al modelo, se ha incluido, cerca del final del archivo, una hoja a ser definida por el usuario (USER-DEFINED SHEET). Esta hoja esta totalmente desprotegida y puede ser empleada, por ejemplo para elaborar reportes que extraen información de distintas partes del modelo. La hoja también puede ser usada para realizar cálculos suplementarios que pueden alimentar el modelo, tales como cálculos complejos para determinar los impuestos, que no entran en una sola línea de datos de la hoja OFICINA CENTRAL. Una sección de cálculos sofisticados de impuestos puede ser desarrollada en una hoja que toma los datos de otras partes del modelo, tales como total de activos o líneas específicas de ingresos y egresos, y luego aplica la formula de impuestos para generar el monto de impuestos adeudados. Así, basta con ingresar una fórmula simple que hace referencia a los cálculos efectuados en la hoja USERDEFINED SHEET. Marcando el botón AGREGUE OTRA HOJA DEFINIDA POR EL USUARIO, ubicado en la parte

superior izquierda de la hoja, se creará una segunda hoja que se ubicará al costado de la original. (continúa página siguiente)

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

particular, cuando se hace un cronograma del tiempo que dispone el equipo para elaborar las proyecciones. El anexo 3 contiene una lista de todos los datos necesarios para completar el modelo, agrupados de acuerdo a la página en la que se introduce la información. 3.3.2 Instalación e inicio de Microfin El anexo 1 proporciona información sobre los requerimientos de hardware y software para Microfin así como las instrucciones para instalar el modelo desde el disco de instalación e iniciar su ejecución.

3.3.3 Ingreso de información en el modelo Todas las hojas del modelo están protegidas lo que evita la escritura accidental sobre las fórmulas del modelo. Pero también impide que los usuarios realicen modificaciones a las páginas, como insertar una columna para añadir un indicador adicional. Por ello, se han incluido líneas en blanco en algunas secciones, como por ejemplo en la hoja RATIO ANALYSIS, para los indicadores definidos por el usuario. También se ha protegido la estructura del archivo para evitar que las hojas de trabajo sean borradas accidentalmente o que se altere el orden de las mismas, lo que podría causar la destrucción de algunas fórmulas. Debido a esta protección, no es posible añadir nuevas hojas al libro y por ello se ha incluido una hoja en blanco de uso opcional al final del libro. Esta hoja se obtiene seleccionando ADD ANOTHER USER-DEFINED SHEET (agregar otra hoja definida por el usuario). Debido al alto grado de complejidad del modelo y al alto nivel de interrelación entre las diversas hojas, sería muy fácil introducir errores graves en el modelo, si éstas no estuviesen protegidas. Si el usuario desea obtener información sobre los cambios o mejoras al modelo o si encuentra error en él, sírvase enviar sus comentarios vía e-mail a [email protected]. Las sugerencias serán tomadas en consideración para las futuras versiones. Los datos sólo se pueden ingresar en las celdas azules “información esencial” y en las celdas grises “información opcional”. Se debe ingresar una cifra en cada una de las celdas azules incluso si es el número 0. Al hacerlo, por lo general se obtendrán cálculos adecuados y completos. Las celdas grises se usan para afinar las proyecciones, como por ejemplo introducir cambios en los supuestos iniciales. Muchos usuarios quizá prefieran no hacer uso de las celdas grises, pero la presencia de éstas permite una gran flexibilidad en el proceso de elaboración del modelo financiero. Observe que la columna “#” situada a la izquierda de la mayoría de las páginas indica el número de registros hechos en las celdas grises. Puesto que la mayoría de celdas de registro opcional están fuera de la pantalla, la columna “#” puede ser útil para identificar las líneas donde se están usando estos campos. Nunca use la barra “espaciadora” para borrar el contenido de una celda. Excel crea un “espacio” en la celda el cual no es interpretado como cero o como celda vacía. Si se introduce un “espacio”, Excel puede mostrar un mensaje de error #VALOR! en algunas de las fórmulas matemáticas porque no es posible realizar el cálculo. Si usted encuentra algún error #VALOR! en el modelo, deberá buscar y encontrar la causa del error. Observe que las columnas “#” pueden ayudar a identificar la introducción de “espacio” que de ninguna forma aparecen en la pantalla. Nunca use las funciones de Excel: MOVER, CORTAR y PEGAR. No obstante que el archivo está protegido, estas funciones pueden borrar fórmulas esenciales

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

en la hoja de cálculo, llevando a resultados inexactos. Asimismo, nunca use la función COPIAR cuando esté copiando datos entre las celdas azules y grises, pues el color de las celdas de destino se verá afectado por el color de las celdas de origen. Después del Año 2, Microfin pasa de proyecciones mensuales a proyecciones trimestrales. Para mantener un ingreso de datos consistente durante los cinco años de las proyecciones, observe que salvo en el caso de las tasas de interés y tasas de inflación, en donde la información es anual, la introducción de información siempre se realiza en cifras mensuales a pesar de encontrarse en columnas trimestrales. Microfin convierte automáticamente los datos mensuales en montos trimestrales. Esta transición de proyecciones mensuales a trimestrales puede ser un área donde se produzcan fácilmente errores de alimentación de datos. Los gráficos deben ser estudiados cuidadosamente para detectar cambios significativos en el Mes 25 que pueden resultar de un ingreso de datos equivocado.

3.3.4 Empleando el sistema de ayuda de Microfin El diskette de instalación de Microfin contiene una copia del sistema de ayuda de Microfin, el cual contiene la mayoría de la información que aparece en la guía. Se puede ingresar al sistema de ayuda presionando cualquiera de los botones AYUDA que se encuentran en todo el modelo. Para que funcione, el archivo de ayuda (MICROFIN.HLP) debe encontrarse en el mismo subdirectorio del archivo MICROFIN.XLS. Si este archivo ha sido movido y se encuentra en un subdirectorio diferente, no se tendrá acceso al archivo de ayuda hasta que se encuentre en el mismo subdirectorio del archivo Microfin. Muchos de los botones AYUDA proporcionan ayuda de acuerdo al contexto, presentando en la pantalla la información más relevante con respecto a la sección de Microfin que aparece en la pantalla. Una vez abierto el archivo, los botones CONTENTS, SEARCH e INDEX pueden usarse para explorar el archivo de ayuda y encontrar cualquier otra información de interés.

3.4 Inicialización del modelo El modelo debe ser inicializado completando la hoja MODEL SETUP antes de poder empezar el proceso de planificación y proyecciones. Esta hoja permite introducir un gran número de variables “globales” que se usan en todo el modelo. El usuario primero selecciona el nivel de las proyecciones (consolidadas o de múltiples sucursales o regiones) y luego ingresa información institucional, datos sobre la inflación y estados financieros iniciales (balance general, estado de resultados, actividad de cartera y principales ratios financieros). 3.4.1 Elección de proyecciones en modo sucursal, regional o consolidado La elección entre las proyecciones a nivel de sucursales, regionales o consolidadas es una decisión muy importante y debe ser adoptada en base a una cuidadosa reflexión sobre las ventajas y desventajas de las tres opciones disponibles (tabla 3.1). La planificación más precisa se obtiene al seleccionar la opción de proyecciones de sucursales mediante la cual Microfin puede modelar hasta diez sucursales individuales en hojas independientes. Se puede ingresar específicamente la actividad a nivel de producto, dotación de personal y gastos para cada sucursal y cada sucursal es analizada como un centro de costos,

37

PF2 (continuación) Los usuarios pueden agregar tantas hojas como deseen. Los usuarios podrían lograr los mismos resultados creando otro archivo independiente en Excel y empleando fórmulas para establecer los vínculos entre los dos archivos. Sin embargo, esta opción es definitivamente más complicada, porque requiere el mantenimiento de los vínculos entre archivos independientes.

PF3 ¿Porqué Microfin muestra ##### donde debe aparecer un número? Excel muestra los datos en columnas. Para números muy grandes las columnas pueden ser muy angostas para presentar todos los dígitos. Cuando esto ocurre, Excel despliega el signo de número (#) para resaltar el problema. La solución es darle un nuevo ancho a la columna. Pero como las hojas de trabajo están protegidas, no se puede hacer empleando los comandos del menú. En cambio, el usuario puede marcar el botón ANCHO que aparece en la parte superior de cada hoja, el cual dará un nuevo ancho a las columnas de la hoja, permitiendo que los números sean mostrados apropiadamente. Si por alguna razón la macro de ancho automático fallase en redefinir el ancho de las columnas de manera adecuada, cada columna de manera individual puede ser redefinida, al colocar el cursor en la celda con problemas y aplicar las teclas CtrlW, para activar una macro que da un nuevo ancho a esa columna.

38

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

TABLA 3.1 Ventajas y desventajas de la opción de proyecciones de sucursales o regionales

Teclas de comandos de Excel útiles para moverse por todo el modelo Home (Inicio) Mueve el cursor a la primera columna de la izquierda Ctrl-Home (Inicio) Mueve el cursor a la esquina izquierda superior de la hoja Ctrl-PgUp/PgDn (AvPag/RePag) Pasa a la hoja previa/ siguiente del libro

Ventajas • Genera proyecciones más precisas de la actividad crediticia y de ahorros para cada sucursal o región complementada con gráficos a nivel de regiones o de sucursales. • Genera los requerimientos de personal por cada sucursal o región. • Permite la asignación de gastos administrativos (o de la oficina central) a cada sucursal o región. • Genera un estado de resultados regional o de sucursales. • Puede ser usado como herramienta por cada gerente regional o de sucursal para generar su propio plan y proyecciones.

Desventajas • Requiere mucho mayor tiempo para terminar el ingreso de datos. • Requiere más memoria RAM (hasta 6 Megabytes por cada sucursal o región adicional), el archivo tiene un mayor tamaño y emplea más tiempo en recalcular. • Es más difícil efectuar un análisis de sensibilidad (por ejemplo, cuando una variable, como la carga de trabajo por oficial, cambia, también tiene que ser cambiado para cada sucursal o región). • Mayor riesgo de datos inconsistentes (por ejemplo, diferentes niveles de salario por cada sucursal o región). • Limitado a 10 hojas para modelar sucursales.

generando su propio estado de resultados. Sin embargo, si se selecciona esta opción el tamaño del modelo se incrementa en forma significativa y toma más tiempo introducir los datos detallados que se requieren para completar las proyecciones. En el caso de las instituciones de microfinanzas con más de diez sucursales, la opción de proyecciones regionales permite al usuario elaborarlas para incluso diez divisiones regionales, conteniendo cada región proyecciones para varias sucursales. Los niveles de actividad de los productos financieros, personal y gastos serán consolidados para todas las sucursales de la región. Esto puede provocar cierta pérdida de precisión; sin embargo, los resultados siempre tendrán un alto grado de confiabilidad y se puede encargar a los gerentes regionales elaborar sus propias proyecciones para su región. En la mayoría de los casos, debido a factores de tiempo o requerimientos de hardware, los usuarios decidirán elaborar proyecciones consolidadas. Desde este enfoque, todas las actividades referidas al programa, para todas las sucursales de todas las regiones, serán proyectadas en una única hoja en el modelo (tabla 3.2). Si se elige la opción de modelo consolidado cambiará las referencias SUCURSAL 1 (O REGIÓN) en el modelo, al de PROGRAMA. Asimismo, cambia la TABLA 3.2 Ventajas y desventajas de la opción de proyecciones consolidadas Ventajas • Requiere ingreso de menos datos para las proyecciones de cartera, personal y gastos. • Requiere menos RAM, el tamaño del archivo es más pequeño y su velocidad de recálculos es mayor. • Útil para un análisis de primera aproximación.

Desventajas • Es más difícil proyectar el crecimiento del producto cuando se consolida la actividad de varias sucursales. • Es más difícil estimar el crecimiento de los gastos a medida que se abren nuevas sucursales. • Se pierde la clasificación de oficiales de crédito por sucursal. • Pierde el estado de resultados a nivel de sucursales.

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

39

referencia de OFICINA CENTRAL al de ADMINISTRATIVOS. La hoja BRANCH. MGMT está oculta y el usuario no puede hacer copias adicionales de la hoja PROGRAMA. Las opciones del modelo en modo Sucursal y Regional funcionan de la misma manera salvo por dos cosas. La terminología cambia a lo largo del modelo, usándose “regional” en vez de “sucursal” y se activan las secciones de estimados regionales para cada una de las proyecciones de productos crediticios que no están disponibles en la opción de sucursal. Es fundamental tener un RAM adecuado para elaborar proyecciones a nivel regional o de sucursal. Los requerimientos de RAM variarán de acuerdo al sistema operativo, la versión Excel empleada, y a los programas adicionales cargados en la memoria del computador, tales como software anti-virus (tabla 3.3). Las siguientes recomendaciones pueden ayudar a la institución a escoger entre las tres opciones: • • • •

•

•

Si existe una limitación de tiempo para completar la formulación de un conjunto de proyecciones (como por ejemplo durante un taller o retiro), por lo general lo mejor es elaborar proyecciones consolidadas. Si nunca antes la institución ha generado proyecciones financieras detalladas, por lo general lo mejor es elaborar proyecciones consolidadas. Si se piensa elaborar el modelo en una computadora que tiene un RAM limitado, entonces se debe seleccionar la opción de proyecciones consolidadas. Si hay un único producto crediticio y existen cuatro o menos sucursales, entonces la alternativa efectiva es definir los productos crediticios como “producto de la sucursal 1”, “producto de la sucursal 2”, etc. y seleccionar la opción “consolidada”. Esta opción proporciona datos sobre la cartera y datos sobre los ingresos de cada sucursal, sin embargo, los gastos no se encuentran detallados por sucursal por lo cual no están disponibles los estados de ingresos y gastos a nivel de sucursal. Si la institución tiene más de diez sucursales o regiones, o no es factible elaborar proyecciones para cada una de las sucursales (debido al tamaño de la hoja de cálculo, requerimientos de RAM y el tiempo requerido para introducir datos), una buena alternativa es hacer modelos de varias de las sucursales más grandes en hojas individuales y agrupar las restantes sucursales pequeñas en una única hoja. Si la institución cuenta con hardware adecuado, dispone de tiempo suficiente para terminar las proyecciones, tiene experiencia en el manejo de hojas de cálculo y desea tener proyecciones detalladas a nivel regional o de sucursal, entonces se debe seleccionar la opción sucursal o regional.

TABLA 3.3 Requerimientos mínimos de RAM para las situaciones diferentes (megabytes) Configuración del modelo Modelo consolidado 2 hojas Sucursal o Regional 3 hojas Sucursal o Regional Cada hoja adicional 10 hojas Sucursal o Regional (capacidad máxima)

Excel 5 16 20 24 4 52

Excel 95 o 97 24 30 36 6 78

40

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

Observe que es posible cambiar de la posición “consolidada” a la de regional o sucursal en cualquier momento. Sin embargo, el hacerlo implicará la revisión de la información sobre actividad crediticia, personal y gastos, previamente introducida en la hoja PROGRAMA. Por lo tanto, en la mayoría de aplicaciones prácticas, una institución de microfinanzas elaborará proyecciones iniciales usando la opción consolidada. Una vez realizada dicha planificación, el modelo puede cambiarse a proyecciones regionales o de sucursales y pueden ser perfeccionadas modificando la información en cada una de las hojas SUCURSAL o REGIONAL2. PF4 ¿Qué pasa si tengo que elaborar proyecciones para un periodo que no corresponde a mi año fiscal? En ocasiones, quizá sea necesario empezar las proyecciones en un mes que no corresponde al primer mes del año fiscal, por ejemplo, el año fiscal empieza en julio pero usted tiene que elaborar proyecciones para un año calendario, empezando en enero. Esto puede hacerse ingresando el mes de inicio deseado en la casilla PRIMER MES DEL AÑO FISCAL. Esté consciente que los totales anuales serán para el periodo de doce meses que empieza en ese mes y no coincidirán con los informes del año fiscal que usa la institución.

3.4.2 Ingreso de la información institucional La primera sección de ingreso de datos en la hoja MODEL SETUP (inicialización del modelo) requiere información institucional básica comenzando con el NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN que se utiliza en los encabezados de los diferentes reportes para personalizar el formato de las proyecciones. Asimismo, se usa la MONEDA LOCAL como nota en los reportes. Las proyecciones deben ser elaboradas en moneda local. Existen opciones en el modelo para vincular la actividad crediticia y de ahorros con una moneda extranjera pero los ingresos y gastos deben ser consignados en moneda local. La hoja SUMMARY REPORT (resumen de resultados) al final del modelo convertirá opcionalmente los resultados a moneda extranjera si ello es necesario para la elaboración de reportes. Luego, se debe introducir el PRIMER AÑO DEL PERIODO PROYECTADO y el PRIMER MES DEL AÑO FISCAL. El mes debe registrarse como un número entre 1 y 12. Observe que el modelo ha sido estructurado para elaborar proyecciones que coincidan con el año fiscal de la institución, por ejemplo, si el año fiscal empieza en Julio, la columna del mes 1 será Julio. Ello es necesario para que las columnas de los totales anuales coincidan con los informes financieros de los años precedentes y con los presupuestos y planes anuales para el futuro. En la siguiente línea, INDIQUE PRIMER AÑO FISCAL para las proyecciones, por ejemplo, Año Fiscal 98 (AF98), introduciendo los últimos dos dígitos del año (observe que no es posible usar una descripción de más de un año como Año Fiscal 97/98). Los títulos de los Años Fiscales aparecerán como encabezados de los totales anuales. 3.4.3 Ingreso de datos sobre inflación Las tasas de inflación son ingresadas en la hoja MODEL SETUP porque influyen en varios cálculos del modelo, incluyendo el monto de los préstamos futuros, salarios, análisis del “valor real” y los cálculos de sostenibilidad financiera (figura 3.2). Las tasas pueden ser modificadas mensualmente para los Años 1 y 2 y trimestralmente para los Años 3, 4 y 5. Las tasas deben ser ingresadas en su equivalente anual y el modelo realiza su conversión en valores mensuales, compensando los efectos del interés compuesto mensual3. Si cualquier producto financiero es indexado con un valor que no es el de la moneda local, entonces se deberá ingresar la TASA DE INDEXACIÓN DEL PRODUCTO en la hoja MODEL SETUP. Se considera que los productos han sido indexados si su pago está vinculado a un índice externo, como por ejemplo un índice oficial de inflación, o si realmente se manejan en moneda extranjera, como por ejemplo el dólar americano. (Para mayor información sobre cómo trata el modelo los préstamos indexados, véase la sección 4.3.4; para ahorros indexados, véase la sección 4.4). Al igual que con toda la información registrada,

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

FIGURA 3.2 Ejemplo de datos sobre inflación

las tasas de indexación pueden ser modificadas mensualmente los Años 1 y 2, y trimestralmente los Años 3, 4 y 5. Las tasas son fijadas en equivalentes anuales y el modelo los convierte en valores mensuales, compensando los efectos del interés compuesto mensual. Observe que puede ingresar una TASA DE CAMBIO PROYECTADA inicial como número opcional de referencia puesto que en muchos casos la indexación se realiza vinculando los préstamos a otra moneda. La tasa de indexación proyectada se usa para estimar los cambios futuros en el tipo de cambio de la moneda extranjera, pero esta información sólo sirve como referencia y no se utiliza en ninguna otra parte del modelo. 3.4.4 Ingreso de datos de los estados financieros históricos En la sección de ESTADOS FINANCIEROS HISTÓRICOS de la hoja MODEL SETUP el usuario registra información de los estados financieros de los dos años fiscales previos al inicio de las proyecciones. Esta sección proporciona información sobre los saldos iniciales que son utilizados en otras secciones a lo largo del modelo. La sección tiene cinco partes: estado de resultados, balance general, información de la cartera, información adicional para calcular los ratios financieros y análisis de indicadores financieros. (En la figura 3.3 aparece un ejemplo de la sección balance general; en el anexo 2 se puede encontrar una impresión completa de los estados financieros históricos). Cuando se analizan los servicios financieros de una institución que proporciona otros servicios además de crédito y ahorro, es importante separar la actividad de servicios financieros de los otros servicios de la institución en todos los informes financieros. La institución debe elaborar estados financieros independientes para las diferentes actividades que realiza. Por ejemplo, un estado de resultados debe mostrar únicamente los ingresos y gastos relacionados con las operaciones del servicio financiero preparando estados de resultados separados para cada una de las otras áreas de operación. De igual forma, debe elaborarse un balance general para cada operación. Los gastos generales deben ser cuidadosamente asignados a cada área de operaciones. Entonces, será posible desarrollar planes operativos coordinados y proyecciones financieras para cada área de operaciones.

41

42

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

FIGURA 3.3 Ejemplo de la sección de balance general

Microfin presenta la información del balance general y el estado de resultados divididos en tres columnas. La información relacionada con los servicios de crédito y ahorro debe ser registrada en la columna de servicios financieros. Si la institución realiza cualquier otra actividad, dicha información puede ser registrada opcionalmente en la segunda columna, la de servicios no financieros (SNF). La tercera columna muestra los totales para toda la institución. La información de la columna de servicios financieros del balance general será usada como información de saldos iniciales en todo el modelo y, por lo tanto, es importante que esta información refleje sólo aquellos recursos relacionados con las actividades de los servicios financieros. La información del año fiscal actual normalmente será registrada en el modelo como saldos iniciales. En un proceso normal de planificación, no estará disponible toda la información porque el año fiscal todavía no ha concluido. Por lo tanto, deberá usarse la información estimada para el cierre del actual año fiscal. Esta información puede ser corregida cuando ha concluido el año fiscal. ESTADO DE RESULTADOS Esta información histórica del estado de resultados se incluye aquí para proporcionar un año base a partir del cual realizar el análisis de los estados financieros proyectados y para generar ratios financieros para el año actual. Aquí no se proporciona una descripción detallada de las categorías de ingresos y gastos porque la clasificación es menos detallada que la del balance general y las categorías reflejan un estándar común. En lo posible, los gastos operativos deben ser divididos en gastos relacionados con los servicios que da el programa (gastos a nivel de sucursales) y los gastos administrativos (gastos de la oficina central). BALANCE GENERAL La información sobre el año fiscal en curso (la primera columna de la izquierda) es la fuente de saldos iniciales en todo el modelo. Para que el modelo funcione adecuadamente no es esencial contar con la información del año fiscal precedente sin embargo se encuentra incluida para que se realice el cálculo de los ratios financieros para el año fiscal en curso, proporcionando por lo tanto una base para realizar el análisis de las tendencias financieras en las proyecciones.

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

TABLA 3.4 Información del balance general requerida por el modelo Categoría Activos Efectivo en banco y cuasi efectivo

Cartera vigente

Descripción El monto existente en todas las cuentas bancarias en forma altamente líquida (cuentas corrientes, de ahorros y similares). Se supone que estos depósitos están disponibles para su uso inmediato. La cartera vigente o cartera bruta para la institución en su conjunto, para todos los productos creditícios. Se tendrá que desglosar esta información por cada producto y por cada sucursal en las hojas de proyecciones de sucursales.

Reserva para Reserva para préstamos no recuperables para la institución en su préstamos incobrables conjunto. Deberá ser desglosada por sucursal (pero no por producto) en las hojas de proyecciones de sucursales. Debe registrarse como cifra negativa. Inversiones a corto plazo

El valor total de las inversiones a corto plazo que generan intereses (con un plazo menor de un año).

Reserva de ahorros

El monto de los ahorros de los clientes que no está disponible para préstamos. Estas reservas son monitoreadas independientemente de otras cuentas bancarias o inversiones para garantizar que no sean usadas para otros fines.

Otros activos corrientes

El valor de otros activos corrientes, como cuentas por cobrar e intereses devengados que no se encuentran consignados en otras categorías.

Terrenos

El valor de todos los terrenos tal como se encuentra consignado en el balance general de la institución.

Edificios (bruto)

El valor bruto de todos los edificios tal como se encuentra consignado en el balance general. La depreciación de los edificios será considerada en la línea de depreciación acumulada más adelante.

Mobiliario y equipo (bruto)

El valor bruto de todos los activos fijos que no sean terrenos o edificios, tal como aparece en su balance general. La depreciación será considerada más adelante en la línea de depreciación acumulada. Posteriormente se dividirá en sucursales y oficina central.

Depreciación acumulada

El monto de la depreciación acumulada, tal como aparece en el balance general. Este monto debe ser registrado como cifra negativa. Este total será desglosado por cada una de las categorías de activos fijos antes mencionadas, por sucursal y oficina central en sus respectivas hojas.

Inversiones a largo plazo

El total de las inversiones que se espera mantener por más de un año.

Otros activos a largo plazo (neto)

El valor neto de todos los activos intangibles que se amortizan, por ejemplo, el software Sistema de Información.

Pasivos Gastos devengados (sigue página siguiente)

Son los gastos incurridos a la fecha del balance general, aún no desembolsados, como por ejemplo los beneficios del personal.

43

44

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

TABLA 3.4 Información del balance general requerida por el modelo (continuación) Categoría

Descripción

PF 5 ¿Qué sucede si nuestro balance general no distingue entre resultado acumulado y capital donado?

Pasivos (continuación) Depósitos de ahorros

Si la institución de microfinanzas no hace un seguimiento del capital donado acumulado, deberán revisarse los estados de ingresos y gastos de los años fiscales anteriores, tabulando el monto total de donaciones recibidas en el pasado. Este monto puede ser registrado en la línea de “capital donado” y deducido del resultado acumulado tal como aparece en el balance general de la institución. En la mayoría de los casos, tiende a dar un resultado acumulado negativo (déficit) puesto que muchas instituciones usan los donativos para financiar las operaciones de los años iniciales.

Préstamos por pagar a corto plazo

El valor del principal de cualquier préstamo a pagarse en un año.

Otros pasivos corrientes

El valor de otros pasivos que no se encuentran consignados en otras categorías del pasivo, por ejemplo, las cuentas por pagar, intereses por pagar y la porción corriente de los préstamos usados para financiar “otros activos”.

Préstamos por pagar a largo plazo

El valor de cualquier préstamo para la cartera, pagadero en más de 12 meses.

Otros pasivos a largo plazo

El valor del principal de los préstamos para financiar otros activos pagaderos en más de un año, por ejemplo, la hipoteca de un edificio.

El valor total de los depósitos de ahorros (obligatorios y voluntarios) que tiene y controla la institución. Este valor será desglosado por producto y por sucursal en las páginas de proyecciones de sucursales.

Capital Capital acumulado donado, periodos anteriores

El valor acumulado de todas las donaciones recibidas antes del periodo fiscal actual (véase PF 5).

Capital donado, periodo corriente

El valor de todos las donaciones recibidas durante el año fiscal actual.

Capital de accionistas

El valor acumulado de todas las inversiones hechas por los accionistas.

Pago de dividendos

El valor acumulado de todos los pagos de dividendos hechos a los accionistas (ingresado como un número negativo).

Superávit (déficit) neto acumulado, periodos anteriores

El valor acumulado de todos los superávits y déficits (sin incluir los ingresos de donaciones) de los periodos fiscales precedentes.

Superávit neto del ejercicio

El valor de los superávits o déficits (sin incluir los ingresos de donaciones) para el periodo fiscal actual.

La tabla 3.4 proporciona una descripción sobre la información requerida del balance general. Sólo se han incluido las categorías que requieren el registro de información del usuario. El balance general que aparece en el anexo 2 presenta toda su estructura, y en la columna de la derecha se indica la sección de financiamiento relevante para cada rubro del balance general. (Esta información es explicada más ampliamente en el Capítulo 7). En muchos casos, usted tendrá que variar el formato de la información de su balance general para hacerla coincidir con la estructura usada en el modelo. Al hacerlo asegúrese de haber incluido todas las cuentas de su balance general. Los vistos de verificación de la sección de VALIDACIÓN DE DATOS de la hoja MODEL SETUP constituirán una guía y garantizarán que los montos sumen y cuadren bien.

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

45

ESTUDIO DE CASO – RECUADRO 1 Inicialización del modelo para FEDA (MODEL SETUP) Habiendo concluido su trabajo de planificación estratégica, el personal de FEDA se dedicó a elaborar proyecciones financieras usando Microfin, empezando por la hoja MODEL SETUP. A pesar que habían previsto abrir una segunda sucursal a fines del año fiscal 1998, decidieron que al menos al inicio tomarían la opción MODELAR ACTIVIDAD DE TODOS LOS PRODUCTOS EN UNA SOLA HOJA (“CONSOLIDADA”). Luego llenaron la información requerida registrando el NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN y la MONEDA LOCAL, Pesos. Como PRIMER AÑO DE PROYECCIONES escogieron el Año Fiscal 1998. Ingresaron el número 1 para indicar a enero de 1998 como PRIMER MES DEL AÑO FISCAL. Luego pulsaron la tecla F9, a fin de que se lleven a cabo estos cambios y para que pudiesen verificar si había algún mensaje de error en la pantalla. Tal como se determinó en el análisis del entorno, la TASA DE INFLACIÓN fue del 10% en 1997 y se proyectaba entre 8 y 10% en los siguientes tres a cinco años. FEDA decidió utilizar el cálculo más conservador del 10% en sus proyecciones para los cinco años. FEDA no indexa sus productos financieros por lo cual dejó la TASA DE INDEXACIÓN DE PRODUCTO en blanco. Luego llenaron los ESTADOS FINANCIEROS HISTÓRICOS para los años fiscales 1997 y 1996, usando sus estados financieros y haciendo los ajustes pertinentes para adecuarlos al modelo. Ellos dejaron la columna de servicios no financieros (SNF) en blanco puesto que FEDA no ofrece servicios distintos a los de crédito y ahorros. Cuando estaban llenando la información, se dieron cuenta de que algunas celdas eran automáticamente calculadas por el modelo – tales como CAPITAL DONADO, PERIODO CORRIENTE en la columna de 1997 – sobre la base de la información ingresada en otra parte. Puesto que estas celdas no estaban sombreadas en azul o gris, se dieron cuenta de que las celdas eran fórmulas y mostrarían el valor correcto cuando se hubiese registrado toda la información en los estados financieros. Estado de resultados

AF97

AF96

166,320 3,000

136,200 9,000

22,200 20,000

21,000 18,000

80,100

72,600

48,600 42,600

43,500 5,700

Activo: Efectivo y cuasi efectivo en el banco Cartera vigente Reserva para préstamos incobrables Inversiones a corto plazo Otros activos corrientes Mobiliario y equipo (bruto) Depreciación acumulada

51,400 504,000 (34,000) 25,000 400 24,000 (8,000)

56,380 420,000 (30,000) 66,000 9,400 24,000 (4,000)

Pasivo: Préstamos a corto plazo Préstamos a largo plazo

108,000 182,000

20,000 290,000

Ingresos por servicios financieros Ingresos sobre inversiones Intereses y comisiones sobre líneas de crédito Provisión para préstamos incobrables Costos operativos directos (a nivel de programa) Costos operativos indirectos (administrativos) Ingresos por donaciones Balance general

(sigue página siguiente)

46

GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE NEGOCIOS Y PROYECCIONES FINANCIERAS

ESTUDIO DE CASO – RECUADRO 1 (continuación) Inicialización del modelo (MODEL SETUP) Capital: Capital donado acumulado, periodos anteriores Capital donado, periodo actual Superávit neto acumulado, periodos anteriores Superávit neto del ejercicio

297,400 42,600

291,700 5,700

(65,620) (1,580)

(55,720) (9,900)

Información sobre la cartera Número de prestatarios activos (fin del periodo) Número de días para cartera en riesgo Cuotas vencidas >30 días (fin de periodo) Saldo vigente, préstamos con mora >30 días (fin de periodo) Cartera castigada Monto promedio inicial del préstamo

3,600 30 14,000 30,240 16,000 300

En la sección RATIO ANALYSIS, el personal señaló que la administración realizaba su análisis con la opción CALCULE RATIOS EN BASE A ACTIVOS TOTALES. Luego ingresaron la siguiente información para el año fiscal 1997: Tasa de inflación Tasa de interés de mercado para préstamos Subsidios en especie Número promedio de oficiales de crédito durante el periodo Número promedio de personal total durante el periodo

10% 14% 3,000 12 18

INFORMACIÓN SOBRE LA CARTERA La información sobre la cartera solicitada aquí sólo se usa para calcular los ratios financieros. INFORMACIÓN USADA EN EL CÁLCULO DE RATIOS Comprende el resto de datos requeridos para calcular indicadores históricos. ANÁLISIS DE LOS INDICADORES FINANCIEROS La sección final de la hoja MODEL SETUP presenta una diversidad de ratios financieros en base a la información registrada anteriormente. (Estos ratios son presentados y explicados en el Capítulo 8). Los ratios son calculados para el año fiscal actual pero algunos ratios sólo se pueden calcular si se ha registrado la información del año fiscal precedente. Los ratios son una herramienta útil para realizar la evaluación institucional durante el proceso de planificación estratégica (véase sección 2.4). También sirve como base para el análisis de tendencias cuando se comparan con la información generada por las proyecciones.

Notas 1. Observe que debido a la variedad de hardware y versiones de Excel, estos colores pueden variar en algunos sistemas. En todos los casos, las celdas de información esencial

UTILIZACIÓN DE MICROFIN EN LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

aparecen sombreadas en forma más oscura y las celdas de información opcional con un sombreado más claro. 2. Cuando se añaden hojas de sucursales al modelo, la hoja de la SUCURSAL 1 se copia totalmente, incluyendo cualquier información ya introducida en ella. 3. Por ejemplo, una tasa de inflación anual del 12% no es equivalente al 1% mensual sino al 0.94%, debido al interés compuesto. La fórmula correspondiente es (1 + inflación (1/12) anual) – 1.

47