Paso al Euro

Caso práctico: El cambio al euro visto por una empresa software José A. Noguera Coordinador Comité Euro DIMONI

FICHA RESUMEN Autor: José A. Noguera Título: Caso práctico: El cambio al euro visto por una empresa software Fuente: Partida Doble, núm. 129, páginas 30 a 35, enero 2002 Localización: PD 02.01.02 Resumen: Aunque el cambio a la moneda única europea es una problemática que afecta a todas las empresas, esto no quiere decir que la experiencia sea la misma en todas ellas. El planteamiento y la estrategia de cambio es distinto para cada empresa, tanto en su contenido como en sus plazos, según sus características y el mercado en el que se mueve. DIMONI Software nos expone como ha vivido esta experiencia en dos de sus facetas: como a cualquier otra empresa y como desarrollador e implantador de aplicaciones de gestión empresarial. Descriptores ICALI: Euro. Sistemas de información

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Como una aplicación practica de la implantación de la moneda única, la empresa DIMONI Software nos comenta su experiencia y la estrategia que ha aplicado para superar la introducción del euro, todo ello desde las dos facetas que concurren en ella, por un lado, le afecta como a cualquier otra empresa y, por otro lado, le afecta como desarrollador e implantador de aplicaciones de gestión empresarial. 1. DIMONI COMO DESARROLLADOR

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omo desarrollador de aplicaciones de gestión empresarial, y siguiendo con su estrategia habitual, DIMONI comenzó su andadura hacia la implantación del Euro nada más conocerse la aprobación de su segundo Reglamento en el año 98.

1.1 Comisión del Euro de DIMONI En primer lugar creó una Comisión del Euro compuesta por analistas y expertos, representantes de los departamentos de Consultoría, Programación, Servicio de Atención al Cliente y Comercial, bajo la coordinación del propio Director General. Los fines de la Comisión eran conocer la problemática que debe-

ría soportar la empresa y preparar las aplicaciones para su funcionamiento con la nueva moneda. El carácter crítico y meticuloso que han caracterizado siempre los estudios de DIMONI dio sus frutos: tras los primeros estudios, se comprobó que las soluciones que se iban aportando no resolvían realmente la problemática. En efecto, los procedimientos que en general se daban como válidos, no resolvían realmente el problema. Así por ejemplo: •

Utilizar las mecánicas operativas del tratamiento de la Moneda Extranjera, y dar de alta el Euro (o la Peseta) como una moneda extranjera más, no concuerda con los requerimientos de la cohabitación Euro-Peseta. Nº 129 • Enero de 2002

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Utilizar Convertidores aunque sean Reversibles, por ejemplo, un convertidor Euro Peseta Euro no resuelve el problema de los acumulados. Al aplicar de manera irrestrictiva la sugerencia del Plan de Transición al Euro, (que aconseja alterar el sumando con menor incidencia relativa para hacer coincidir la suma de conversiones con la conversión de la suma), no se tiene en cuenta que ésta sólo es aplicable a magnitudes analíticas pero no a transacciones contabilizables.

Gracias a ello, los programas de DIMONI mantienen de forma automática dos contabilidades paralelas, una en Euros y otra en Pesetas, siempre cuadradas sin necesidad de intervención del usuario, que debe limitarse a introducir cada transacción en la moneda que le convenga. En conclusión, DIMONI abogó desde un principio, tanto como Usuario como Proveedor de soluciones contables, porque el programa informático de gestión empresarial debía de permitir al usuario: •

Introducir sus datos en cualquier momento, en cualquier proceso y en cualquier moneda a su elección, aunque se mezclen ambas monedas en un mismo proceso. Además, se permite cambiar un dato ya pasado en una moneda, a la otra de manera inmediata, todo ello con suficiente información permanente y viva en la pantalla para mantener al usuario informado de lo que está haciendo y en qué moneda, para facilitar su labor.

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Efectuar de manera automática, sin necesidad de intervención del usuario, todos los cálculos correctores de inconsistencias y descuadres, de manera que la información almacenada en el ordenador quede siempre limpia de cualquier incoherencia. Esto afecta principalmente, aunque no exclusivamente, a los Asientos Contables. Esta operativa automática ha de integrarse además con el posible uso simultáneo de las monedas extranjeras de manera transparente y automática, teniendo en cuenta que se trate de mecánicas diferentes.

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Proporcionar los informes, listados, consultas, etc. en cualquiera de las dos monedas, a elección del usuario, e incluso, en los casos necesarios, en ambas monedas a la vez. Y con la garantía de que los informes sean siempre coherentes, y con los mismos valores, con independencia de las acumulaciones requeridas.

Ante la imposibilidad de apoyarse en estudios disponibles, la Comisión del Euro DIMONI tuvo que desarrollar su propio estudio. A modo de ejemplo, y sobre el periodo de convivencia Euro-Peseta que es el realmente problemático, la operativa se basa en las siguientes reglas: •

Aplicar mecánicas de redondeo diferentes según se trate de ‘transacciones’ (que son siempre susceptibles de contabilización o liquidación, y por tanto deben ser redondeadas) o ‘importes analíticos’ (no susceptibles de contabilización o liquidación), que pueden tratarse con tantas cifras decimales como sea necesario para mantener la precisión.

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Generar los apuntes de diferencias por redondeo allí donde se produzcan, sin alterar los valores originales de las transacciones y garantizando por tanto la integridad e invariabilidad de los datos en toda la aplicación y en todo momento.

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Efectuar todo esto automáticamente, de manera transparente para el usuario que no debe preocuparse por las peculiaridades de la aritmética ni por el mantenimiento del rigor contable.

La adopción correcta de esta solución, ha implicado el desarrollo de programación compleja que afecta a gran parte de los procesos en las aplicaciones. Nº 129 • Enero de 2002

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os fines de la Comisión del Euro eran conocer la problemática que debería soportar la empresa y preparar las aplicaciones para su funcionamiento con la nueva moneda

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uedan perfectamente resueltos los problemas operativos y de inconsistencias que genera la mera introducción del euro en convivencia con la moneda local

Además, tanto en pantalla como en los listados por impresora, indicar con qué moneda se hizo cada transacción, independientemente de la moneda en que se está presentando la información en ese momento.

Con esta solución quedan perfectamente resueltos los problemas operativos y de inconsistencias que genera la mera introducción del euro en convivencia con la moneda local (peseta).

1.2. Calendario de Implantación Otro de los temas importantes fue determinar las diferentes operativas que debería disponer la empresa en cada uno de los hitos o etapas que iba a tener que afrontar. Se optó por preparar las aplicaciones para que la empresa que trabaja con un programa DIMONI dispusiera de una solución limpia y cómoda con mecánicas diferentes en tres etapas: 1. Periodo de Transición. Desde enero del 99 los programas estaban preparados para que puedan convivir peseta y euro. Para este periodo, DIMONI puso en práctica, básicamente, la solución apuntada anteriormente. 2. Periodo Definitivo (fecha tope el 1/1/2002). Es el momento en el que todas las operaciones económicas deberán realizarse en Euros o en Moneda Extranjera (monedas no pertenecientes a la Eurozona). Por tanto, aunque en el ejercicio 2001 los Saldos de las subcuentas al Cierre estén expresados en pesetas o en monedas de la Eurozona, deberán ser traspasados al siguiente ejercicio como Euros. Para este periodo las aplicaciones DIMONI ponen a disposición de sus usuarios las herramientas que permiten modificar de forma automática los

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datos relativos a las monedas de la Eurozona (incluida la peseta) a Euros. Este programa se ejecuta en la Apertura del Ejercicio. Sin embargo, a partir de esta fecha, para que el usuario pueda ir adaptándose a la nueva situación, aunque solo deba introducir datos en Euros (como Moneda Local) dispondrá de las Consultas, Listados y demás Informes en ambas monedas. 3. Cerrar el ejercicio 2002, Las aplicaciones DIMONI disponen de las herramientas que dejarán la aplicación como antes del Periodo Transitorio, para poder dejar de utilizar definitivamente la doble moneda.

1.3. Plan Maestro para los clientes Paralelamente al desarrollo de estas mecánicas y herramientas para las aplicaciones, la Comisión del Euro DIMONI preparó un Plan Maestro de información sobre la problemática del Euro, implicaciones que conlleva para la empresa, soluciones, hitos o etapas que iba a tener que afrontar y los condicionantes que hay que tener en cuenta para determinar qué momento es el adecuado para iniciar estas etapas. Dentro del Plan Maestro se englobaron cursos, conferencias, comunicados y otras actividades de diversa índole y a diversos niveles, cuyo fin fue mantener informados, tanto de las problemáticas como de las soluciones que disponía la empresa, no solo a los usuarios, sino a todos los agentes DIMONI internos (analistas, programadores, consultores, comerciales, delegados, etc.) y externos (concesionarios, consultores externos, partners, etc.). Concretamente, el Servicio de Atención al Cliente de DIMONI ha enviado a sus usuarios periódicamente una serie de comunicados con información puntual cada vez más detallada, en la medida Nº 129 • Enero de 2002

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que se acercan las fechas y con la experiencia que se va adquiriendo. Estos comunicados se agrupan en torno a las etapas críticas de la transición: 1. Cambio a las versiones Euro de las aplicaciones. A partir de enero del 99 se informa que los programas están preparados para que puedan convivir peseta y euro. El usuario debe limitarse a introducir cada transacción en la moneda que le convenga, y el sistema mantiene de forma automática dos contabilidades paralelas, una en Euros y otra en Pesetas, siempre cuadradas. Los nuevos manuales informan del Método de Trabajo y la Operativa en doble moneda. 2. Cambio al trabajo con Euros de la empresa. También a partir de esta fecha, y acrecentándose a medida que transcurre el tiempo, se plantea a la empresa qué criterios debe tener en cuenta para determinar el momento adecuado para trabajar en Euros. Hay que tener en cuenta que, aunque es un hito crucial para una empresa, de cara a la aplicación informática, es irrelevante cuándo la empresa decida incorporarse al Euro. Hasta el final del período de cohabitación se deberá llevar la gestión de la empresa tanto en Pesetas como en Euros, ya que las empresas no se incorporan al Euro a la vez y se verá obligada a recibir y enviar documentos y gestionar la empresa en Euros y Pesetas al mismo tiempo. Estos criterios son de muy diversa índole, y abarcan tanto a características internas de la empresa (grado de afectación del cambio, cultura y costumbres, formación del personal, si se trabaja o no con divisas, plazos comerciales de pagos y cobros que soNº 129 • Enero de 2002

porta, empleo de muchas o pocas tarifas de precios, etc.) como al mercado en el que se mueve (épocas críticas del sector, imposiciones de empresas matrices, etc.). Además, el hecho de que aunque en el ejercicio 2001 los Saldos de las subcuentas al Cierre estén expresados en pesetas o en monedas de la Eurozona, deberán ser traspasados al siguiente ejercicio como Euros, debe tenerse en cuenta en las empresas cuyo ejercicio contable no se cierre coincidiendo con el año natural.

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esde enero del 99 los programas estaban preparados para que puedan convivir peseta y euro

3. Periodo Definitivo. Es el momento en el que todas las operaciones económicas deberán realizarse en Euros o en Moneda Extranjera (monedas no pertenecientes a la Eurozona). El inicio de este periodo, que será diferente para cada empresa en función de su Cierre de Ejercicio (fecha tope el 1/1/2002), marca el momento en el que las empresas deberán ejecutar las herramientas que permiten modificar de forma automática los datos relativos a las monedas de la Eurozona (incluida la peseta) a Euros. Así pues, la información del Plan Maestro se centra en el tema de cómo utilizarlas. A partir de esta fecha, para que el usuario pueda ir adaptándose a la nueva situación, aunque solo introduzca datos en Euros (como Moneda Local) dispondrá de las Consultas, Listados y demás Informes en ambas monedas. 4. Cerrar el ejercicio 2002 (o cuando decida la empresa). Se ejecutarán las herramientas que dejarán la aplicación como antes del Periodo Transitorio, para poder dejar de utilizar definitivamente la doble 33 •

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entro del Plan Maestro se englobaron cursos, conferencias, comunicados y otras actividades de diversa índole y a diversos niveles

moneda y hacerlo únicamente en Euros. Como en el caso anterior, la información del Plan Maestro en este periodo se centrará en el tema de cómo utilizar estas herramientas.

2. DIMONI COMO EMPRESA

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IMONI Software, como empresa usuaria de las aplicaciones DIMONI, está realizando el tránsito al Euro siguiendo el Plan Maestro para clientes antes descrito.

2.1.Periodo de Transición Como es natural (o al menos como es costumbre en DIMONI), fue la primera empresa en la que se implantó la Versión Euro. Así ha venido trabajando desde entonces, introduciendo los datos en el sistema en la moneda en la que se generaban, pero disponiendo de la información en ambas monedas y con la indicación de con qué moneda se hizo cada transacción, independientemente de la moneda en que se está presentando la información en ese momento. Así pues, este período, que es el más conflictivo, no ha supuesto ningún problema operativo.

2.2.Cambio al Período Definitivo Para DIMONI, que cierra ejercicio con el año natural, su trabajo en Euros comienza el primero de Enero de 2002. Coincidiendo con esta fecha ejecutará la herramienta que permite que no tenga que modificar manualmente los datos de los ficheros que deben ser transformados para trabajar sólo con Euros. Concretamente, en la Apertura de Ejercicio, el sistema preguntará si se desea traspasar al Euro y, si se contesta Sí, procederá a realizar los siguientes cambios: • 34

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En la Gestión Financiera – Las Subcuentas que están dadas de alta con moneda Peseta o con cualquier otra de la Eurozona, deben quedar modificadas para que la moneda sea el Euro. La herramienta detecta estas subcuentas y sustituye el código de la moneda por el del Euro. – Los Saldos Iniciales de las subcuentas que están dadas de alta con moneda Peseta o con cualquier otra de la Eurozona, deberán expresarse en Euros. La herramienta detecta estas subcuentas y convierte el Saldo en Euros. El proceso de apertura tendrá en cuenta esta característica entre ejercicios y se comportará adecuadamente al respecto en siguientes aperturas. En particular: - Con la Reclasificación de Largo a Corto Plazo. - Si hay Balances Comparativos en Moneda Extranjera. – En las Cuentas de Tesorería, que operan en Pesetas o con cualquier otra moneda de la Eurozona, deberán ser modificadas para que la moneda sea el Euro. La herramienta detecta estas Cuentas y sustituye el código de la moneda por el del Euro. También modifica las Subcuentas correspondientes. – El Límite de Clasificación de las Cuentas de Tesorería que registran Pesetas o con cualquier otra moneda de la Eurozona, deberá ser expresado en Euros. La herramienta detecta estas Cuentas y cambia también el Límite de Clasificación al cambio oficial. – Las Cuentas a Pagar y a Cobrar que están referidas a una Moneda Nº 129 • Enero de 2002

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Habitual de Pesetas o con cualquier otra moneda de la Eurozona, deberá referirse a Euros. La herramienta detecta estas Cuentas y sustituye el código de la moneda por el del Euro. También modifica el Canal Asociado y las Subcuentas correspondientes.

detecta estos Documentos, transformando los importes a Euros al cambio oficial.

– El Crédito Máximo de las Cuentas P/C que están referidas a una Moneda Habitual de Pesetas o con cualquier otra moneda de la Eurozona, deberá referirse a Euros. La herramienta detecta estas Cuentas y cambia también el Crédito Máximo al cambio oficial.

– Las Tarifas cuya moneda sea Pesetas o cualquier otra de la Eurozona, deberán transformarse a Euros. La herramienta detecta estas tarifas, recalculando los importes a Euros al cambio oficial.

– Las Unidades de Pagos y Cobros pendientes de Pago o Cobro en Pesetas o en cualquier otra moneda de la Eurozona a 01/01/2002, deberán transformarse a Euros, manteniendo el registro de las Unidades ya realizadas con cuentas históricas. La herramienta detecta estas Unidades (las de Clase de Situación No Vencida y no Remesadas), cambiando su importe a Euros al cambio oficial.

Como se ha dicho antes, en DIMONI, aquellas operaciones cuya resolución iba a ser posterior al Período Transitorio se realizó ya en Euros.

Durante este período, aunque se introducirán los importes solo en Euros, podrá realizar todas las consultas también en pesetas, hasta que se vaya acostumbrando el personal administrativo.

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e plantea a la empresa qué criterios debe tener en cuenta para determinar el momento adecuado para trabajar en Euros

2.3 Eliminación definitiva de la Peseta En el momento en que se considere oportuno, se ejecutará la herramienta que dejará, de forma automática, la aplicación como antes del Período Transitorio, para poder dejar de utilizar definitivamente la doble moneda.

De cualquier forma, y en coherencia con el espíritu de la ley, DIMONI ya generó en Euros aquellas operaciones cuya resolución iba a ser posterior al Período Transitorio. •

En la Gestión Productiva – Las Fichas de Clientes y Proveedores cuya Moneda Base sea Pesetas o en cualquier otra de la Eurozona, deberán transformarse a Euros. La herramienta detecta estas Fichas, cambiando el código de la Moneda Base a Euros. – Los Documentos en activo de Clientes y Proveedores cuya Moneda Base sea Pesetas o en cualquier otra de la Eurozona, deberán transformarse a Euros. La herramienta

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