EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PLAN PLAN DE ADQUISICIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI)
PLAN DE ADQUISICIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI) SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A. E.S.P. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PLAN PLAN DE ADQUISICIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5
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1. JUSTIFICACIÓN La elaboración del Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P. pretende una planificación efectiva para el cumplimiento de las funciones y objetivos de la Empresa.
2. OBJETIVOS Determinar la disponibilidad de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) para garantizar la continuidad de las operaciones de la Empresa. Contar con una herramienta de planeación y control que genere la información correspondiente para la toma de decisiones frente a la adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI).
3. ALCANCE El Plan de Adquisición Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) abarca la planeación para la adquisición de infraestructura, vehículos, equipos, muebles y enseres y equipos de cómputo. Inicia desde la planeación estratégica en la consolidación de las necesidades que presentan las áreas, la proyección financiera y presupuestal y finaliza con la adquisición del mismo.
4. MARCO NORMATIVO Decisión empresarial por la cual se liquida y desagrega el presupuesto de ingresos y gastos de las Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. E.S.P.
5. DEFINICIONES Adquisición de bienes: Corresponde a la compra de bienes muebles tangibles e intangibles destinados a apoyar logísticamente el desarrollo de las funciones y misión de la empresa. Muebles y enseres: Adecuaciones de la planta física, mobiliario y bienes necesarios para el normal funcionamiento de la Empresa. Compra de equipo: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que deben inventariarse. En este rubro se incluye el software. 3
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Materiales y suministros: Adquisición de bienes tangibles e intangibles, de consumo final o fungible.
6. METODOLOGÍA Con el fin de establecer la articulación y planeación en la asignación de recursos por dependencias, a continuación se dan a conocer parámetros que son herramienta para la toma de decisiones en la adquisición de recursos: a) La identificación de las necesidades de los recursos físicos y tecnologías de la información (TI) en las áreas, se realiza a través de la aplicación del formulario electrónico “Detección de necesidades de Recursos Físicos y Tecnológicos” que remite la Dirección de Gestión Humana y Administrativa a las diferentes áreas de la organización, con el fin de que reporten las necesidades de este tipo de recursos. Esta actividad se debe finalizar antes del 31 de agosto del año en vigencia. b) La información de las necesidades debe ser validada con la disponibilidad de recursos físicos, con el apoyo de la Dirección de Planeación y Dirección de Finanzas y Presupuesto. c) La Dirección de Gestión Humana y Administrativa con el apoyo de la Dirección de Planeación debe realizar la proyección del Plan de Adquisición Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI), el cual sirva como insumo para la proyección del Plan de Adquisiciones de la organización y el Presupuesto de la siguiente vigencia. d) Se presenta dicha información a la Secretaría de Asuntos Corporativos y la Subgerencia General para su aprobación e integrarlo al Plan de adquisiciones general. e) El Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI), es socializado en el Comité de Gerencia para su aprobación. f) La Dirección de Gestión Humana y Administrativa solicita la contratación y ejecuta el Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI), verifica el cumplimiento de las características de los recursos físicos y tecnologías de la información adquiridos. g) Como esquema de seguimiento se establece que la Secretaría de Asuntos Corporativos y la Dirección de Control Interno realiza seguimiento trimestral a la ejecución del Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI). 4
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7. OBSERVACIONES El Plan de Adquisición Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) puede ser ajustado por cambios en la estrategia corporativa, ajustes de la organización o por atención de contingencias, entre otras causas. Para efectos de proyectar el Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) se deben contemplar como mínimo la siguiente información: a) b) c) d)
Ítem Cantidad Valor Justificación
El Plan de Adquisición de Recursos Físicos y Tecnologías de la Información (TI) tiene una vigencia anual.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Formato digital para la identificación de necesidades de Recursos Físicos y TI Procedimiento de Elaboración y aprobación de presupuesto (EPC-SIGC-Pt-10.) CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
OBSERVACIONES
0
25/05/2015
Versión inicial
No Aplica
1
11/08/2016
Cambio Imagen Corporativa
No Aplica
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Elaboró
Revisó
Aprobó
Apoyo, Dirección de Planeación
Directora de Gestión Humana y Administrativa
Director de Planeación, Representante de la Dirección