PLANES DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS: TEORIA, EXPERIENCIA Y ACCION Por: Luis Fernando Sierra Escobar, [email protected], Profesor Tiempo Completo Facultad de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 5 No 59a - 44, Teléfono: 3488000 Ext. 1518 - 1519, Fax: 2494585. Alexandra Celis Avila, [email protected], Directora Oficina de Archivo de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 11 No 2 - 56, Edificio Carvajal. Teléfono: 3420378, Fax: 2826818 Destino: Tácticas de gestión y su incidencia en los archivos RESUMEN: Se entiende por Plan de Contingencia “los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.”1. En tal sentido, los archivos como centros de la memoria organizacional, están llamados a participar activamente en el diseño, planificación y ejecución de metodologías de trabajo propias, que permitan garantizar que en el mínimo tiempo posible se disponga de información confiable, veraz y oportuna del “Core” del negocio. Visto así, la presente ponencia busca esbozar algunos elementos de juicio, que le permitan al responsable de la gestión de documentos en la organización. Obtener una visión en conjunto, de los tópicos que deberá contemplar la propuesta y planificar en una forma sencilla y ordenada, todos aquellos recursos necesarios para su ejecución

INTRODUCCION Los Planes de Contingencia y de Seguridad de la Información son importantes para la actual Gestión de Documentos y para las organizaciones que quieren progresar y crecer en un mundo hibrido entre lo físico y lo electrónico cada vez más vulnerable. Sin embargo como decimos: "el meollo del asunto está en los detalles". 1

FORO DE PROFESIO ALES LATI OAMERICA OS DE SEGURIDAD. Qué es un plan de contingencia. Tomado de: Belt Iberica, www.belts.es. Disponible en: http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm

De esta manera es importante resaltar el concepto del Archivo General de la Nación de Colombia en el cual definen como Programa de Gestión Documental (PGD), un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite utilización y conservación. Visto así, los Planes de Contingencia adquieren un espacio preponderante en la gestión de documentos, pues busca asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan garantizar la funcionalidad, operatividad y seguridad de la información empresarial, en cualquier momento y lugar. Por otra parte, Las políticas, estándares y procedimientos para la seguridad de la Información son con frecuencia confusas; están llenas de malos entendidos, información errada y definiciones contradictorias, pues dichos términos no son de fácil traducción y no están claramente definidos en el idioma español. Resumiendo, nuestro propósito es presentar un documento que sirva como guía a cualquier persona o entidad interesada en el diseño de Planes de Contingencia para Archivos, como factor importante en la Gestión Documental y que implica directamente la conservación y fácil acceso de información en el evento de un siniestro y que posee validez histórica, laboral, administrativa y de conocimiento organizacional entre otras.

GESTION DE DOCUMENTAL Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION La Gestión Documental hoy en día debe adquirir tanta importancia en las entidades públicas y organizaciones privadas, porque en el desarrollo de sus funciones misionales, operativas y de apoyo se produce información que las soporta y retroalimenta, sirviendo como evidencia administrativa en un momento dado y como consulta para la alta gerencia y para todos los cargos tácticos y operativos. En este orden de ideas, trataremos a continuación dos facetas de vital importancia en la elaboración y desarrollo de cualquier plan de contingencia, veámoslos:

Los Documentos Vitales: Se entiende por documentos vitales “aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el

conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional”2. Como metodología de selección, podríamos decir que un documento vital no contempla los procesos de retención, pues cualquier grupo o unidad bien sea esta sustantiva o facultativa puede ser necesaria para conservar sus derechos, su propia razón de ser y sus objetivos, metas o proyectos. Visto así y en palabras de la Dra. Myriam Marin (1992), para definir las categorías de documentos vitales en determinada organización, es necesario adelantar el trabajo de identificación, descripción, niveles acceso a la información y sistemas de protección, con las directivas de la organización MEDICIÒN DE LOS DOCUMENTOS INVENTARIO Que documentos? Formato y Forma Como se usan? Por quienes? Frecuencia del acceso Volumen de documentos? Orden Original

SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTOS VITALES

Identificación Protección TABLA DE RETENCIÒN DE DOCUMENTOS

Organización / ordenación Titulo de los folders Categoría de la retención / periodo Listado de folder / índices Método de referencia - cruz Fuentes Equipos Procedimiento Salidas

Categorías / Descripción Periodo de retención Revisión / Aprobación Control de aplicación de la tabla

Fuente: MARIN C., Myriam. Administración de documentos de archivo. Armenia: Universidad del Quindío, 1992. p. 152.

En resumen, los documentos vitales deben ser contemplados por cualquier Plan de Contingencia, pues gracias a los mismos, se logra la continuidad de las funciones administrativas, ante cualquier catástrofe natural o incidente premeditado.

2

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. SECRETARIA GENERAL. Propuesta de reglamento general de archivos para el distrito capital. Bogotá: Proyecto “Desarrollo e implementación del sistema único de administración de archivos”, 2001. p. 31.

La Seguridad de Información Muchas organizaciones abordan la seguridad de la información con un enfoque aislado y asumen implícitamente que toda la información debe ser protegida. En este punto es cuan el Profesional en Ciencias de la Información, debe preguntarse si éste es realmente el caso y si su organización sobreprotege alguna información y subprotege otra. Pero que es lo que se entiende bajo el concepto de seguridad?. Podemos inferir que el término hace referencia “a las medidas tomadas con la finalidad de preservar los datos o información que en forma no autorizada, sea accidental o intencionalmente, puedan ser modificados, destruidos o simplemente divulgados.”(Apuntes de Clase, 2004). Bajo esta perspectiva, hablar de Seguridad de la Información implica entonces, el entenderla como “la función del procesamiento de datos en un servicio de toda la institución, que apoya no sólo a los sistemas de información administrativa sino también a las operaciones funcionales. La Seguridad un aspecto de mucha importancia en la correcta Administración y lo es también de toda la Institución” (Apuntes de Clase, 2004).

Fuente: Jarvinen, Patteri. 2002. Disponible en: http://cibernarium.tamk.fi/seguridad_2/jpg/yrityksen_tietoturva_4.jpg

En conclusión la seguridad de la información y por consiguiente de los equipos informáticos, es una cuestión que llega a afectar, incluso, a la vida privada de la persona humana, de ahí que resulte obvio el interés creciente que día a día se evidencia sobre este aspecto en los Programas de Gestión de Documentos; que se reconoce que el Archivo Central de una institución es su nervio central y que normalmente tiene información confidencial y que, a menudo, es vulnerable a cualquier evento interno o externo.

PLAN DE CONTIGENCIA: ALGUNAS APUNTES TEORICOS El Plan de Contingencia implica un análisis de los posibles riesgos a los cuales pueden estar expuestos nuestros archivos y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento. Para lo cual es necesario un análisis de los riesgos, y cómo reducir su posibilidad de ocurrencia y los procedimientos a seguir en caso que se presentara el problema. Haciendo un esquema, el Plan de Contingencia para un archivo abarcara los siguientes aspectos: • •

Plan de Reducción de Riesgos (Plan de Seguridad). Plan de Recuperación de Desastres.

•

Actividades Previas al Desastre3: o Establecimiento del Plan de Acción. o Formación de Equipos Operativos. o Formación de Equipos de Evaluación (auditoría de cumplimiento de procedimientos de Seguridad).

•

Actividades durante el Desastre4. o Plan de Emergencias. o Formación de Equipos. o Entrenamiento.

•

Actividades después del Desastre. o Evaluación de Daños. o Priorización de Actividades del Plan de Acción

3

Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de resguardo de la información, que nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible a nuestra Institución. 4 En este plan se establecen las acciones se deben realizar cuando se presente un Siniestro, así como la difusión de las mismas.

o Ejecución de Actividades o Evaluación de Resultados. o Retroalimentación del Plan de Acción. En resumen, un plan de contingencia “es conjunto de estrategias diseñadas con el ánimo de ser aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo como a los archivos.” (Archivo de Bogotá, 2001)

PROPUESTA DE RESULTADOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO El presente apartado, corresponde a una aproximación de la primera fase de levantamiento de información para un Plan de Contingencia del Archivo de la Universidad de la Salle, se elaboro como ejemplo para la Asignatura Planes de Contingencia en el 2006 y en consecuencia los datos que se presentan son en su mayoría hipotéticos y algunos extraídos de la información publicada en la pagina Web de la Universidad. Así mismo tiene como fin dar algunos elementos de juicio, frente a la metodología y cuáles pueden ser los posibles tópicos e inquietudes a plantearse •

Procesos Críticos PROCESO Registro de Notas

•

PERIODICIDAD

PRIORIDAD

IMPACTO

Trimestral

1

MUY ALTO

Áreas de Apoyo del Proceso PROCESO AREA APOYO Unidades académicas de pregrado y postgrado

Registro de Notas Centro de Sistemas e Informática




INFORMACION

MEDIO

Notas de cada uno de los estudiantes

Electrónico Automático

Inventarios de Recursos CLASIFICACION DE RECURSOS TIPOS DE INFORMACION

Académica

TECNOLOGICOS

FISICOS

HUMANOS

Cuenta también Para el Administrativos con 33 Servidores desarrollo de sus

Administrativa Institucional

•

entre Unix-Solaris, Windows y Linux, más de 1.600 computadores, 1 Sala de Multimedia para la enseñanza de Lenguas Modernas, 3 Salas de Software Especializado con sus respectivas ayudas de ampliación de video, una Sala de Computadores para Docentes, acceso a INTERNET a través de un canal dedicado de 5 MB, INTRANET, red local inalámbrica, enlaces microondas punto a punto, que intercomunican a las tres Sedes de la Organización

Recursos de Información Proceso Clase de Información Registro de Notas

hojas lectoras de notas, formatos VRAC 30 y relación de exámenes supletorios

actividades académicas la Universidad de La Salle cuenta con tres (3) Sedes ubicadas estratégicamente en el Centro, en Chapinero y en el Norte de la ciudad de Bogotá, con un total aproximado de 70.000 metros cuadrados de construcción

(241) Decanos (16) Directivos (4) Jefes (25) Profesionales (94) Servicios Generales (164) Temporales (74)

Fijos

Descripción

Como se realiza la actualización

Documento que respalda la aprobación y/o reprobación de una asignatura

Manualmente Trimestralmente

•

Recursos Tecnológicos – SW Proceso Software

Versión

Proveedor

1.0

Desarrollo Propio de la Universidad de la Salle

Registro de Notas Expedición de Certificados y Constancias Matricula Estudiantes Antiguos

Sistema de Información Académica Vía Web

Matricula Estudiantes Nuevos

• Recursos Tecnológicos – HW Proceso en que Características Equipos se utiliza Registro de Notas Expedición de Certificados y Constancias Matricula Estudiantes Antiguos Matricula Estudiantes Nuevos

Memoria

Sistema Operativo

Procesadores Intel® Pentium® 4 de hasta 3.40GHz con velocidad de bus frontal de 800MHz - Modelos seleccionados con Tecnología Intel® Extended Memory 64 - Dos ranuras PCI-X de 64bits/66MHz Opciones de almacenamiento interno: SATA de cambio simple(80GB estándar, 500GB máx), o Ultra320 SCSI (36GB estándar, 293.6GB máx) - ServeRAID 7e integrado para SATA y SCSI (nivel RAID de 0, 1)

Memoria DDR PC2700/PC320 0 de 512MB estándar/4GB máx

Windows NT y Desarrollo Web PHP.

•

Inventario de Instalaciones Físicas Ubicación Proceso en que (nombre del edificio o se utiliza dirección)

Ciudad

Propiedad de

Bogota

Universidad de la Salle

Registro de Notas Expedición de Certificados y Constancias Matricula Estudiantes Antiguos

Sede Chapinero Edificio Administrativo Carrera 0 No 00ª - 00

Matricula Estudiantes Nuevos

•

Inventario de Recurso Humano Proceso en que Nombre del cargo interviene

Cantidad de personas

Oficina Admisiones Registro

- Ingeniero de Sistemas - Auxiliar de Sistemas Registro de Notas

- Secretaria

Áreas a que pertenecen

20

- Docentes

de y

Unidades Académicas de Pregrado

- Oficinista - Cajero División Financiera

- Oficinista Expedición de Certificados y Constancias

- Oficinista (Ventanilla)

5

Oficina Admisiones Registro

de y

20

Oficina Admisiones

de y

- Oficinista (Archivo) - Jefe Admisiones Matricula Estudiantes

- Ingeniero de Sistemas

Antiguos

- Auxiliar de Sistemas

Registro

- Secretaria Operativa

Unidades Académicas de Pregrado

- Oficinista - Secretario Académico - Jefe Admisiones - Decano o Director - Docentes Matricula Estudiantes Nuevos

- Ingeniero de Sistemas

Oficina Admisiones Registro

- Auxiliar de Sistemas

de y

20

- Secretaria

Unidades Académicas de Pregrado

- Oficinista

ANALISIS DE RIESGO Amenazas: MAYOR PROBABILIDAD





AMENAZA

IMPACTO

1

Perdida (Temporal o definitiva) de los expediente

ALTA

2

Datos incorrectos Académica.

3

Eliminación parcial de tipologías del expediente.

4

Descentralización de la información

Eventos Históricos: Fecha de Descripción ocurrencia

Destrucción de Archivo Hojas de Vida

1989

en

la

Historia

MEDIO

BAJO MEDIO

Frecuencia

Probabilidad de repetición

Riesgo e impacto

Una vez

Casi Nula

BAJO

Estudiantes

MUY ALTO

SELECCIÓN DEL PROCESO PROCESOS

Registro de Notas

DOCUMENTOS CUYA AUSENCIA O PERDIDA, PUEDA GENERAR MAYOR IMPACTO Calificaciones por estudiante, Cartulinas (sistema manual), Condensado de notas por carrera y Planillas de Calificaciones

Expedición de Certificados Hojas de Vida de estudiantes Activos, Egresados y Constancias Graduados, Egresados No Graduados y Estudiantes Retirados. Matricula Antiguos

Estudiantes Estadísticas inscritos y matriculados por ciclo académico, Estadísticas de Matriculados en Pregrado y Postgrado

Matricula Nuevos

Estudiantes Estadísticas de ingreso de estudiantes por ciclo

ANALISIS Clasificación de los documentos

Distribución (manual, automática

Vitales (Registro de Notas)

Manual y Automatizada

Misionales (Certificados y Constancias)

Manual y Automatizada

Actividades (Matricula estudiantes)

Manual y Automatizada

Justificación de su selección Evidencian la Historia Académica de los estudiantes desde su ingreso a la universidad Registro de personas inscritas en la universidad

Métodos de protección

- Microfilmación Copia seguridad Rom

de CD-

- Servidor(Espejo)

DESCRIPCIÓN DEL PLAN •

Alcance Escenario de contingencia Fenómenos

Responsable

Ubicación

Estrategias

Bogota – Sede

- Identificar los peligros

Centro

Naturales (terremotos)

- Evaluar la fragilidad administrativa y de manejo archivístico de la universidad

Causados por el Hombre (Incendios, Explosiones, Actos Terroristas o Conflictos Armados)

•

•

Administración del plan Nombre Cargos

geográficos y climáticos que pongan en riesgo los edificios de la Sede Centro, Chapinero y Floresta de la Universidad de la Salle

Bogota – Sede Chapinero

Revisar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el fondo documental de la universidad en formato papel y electrónico

Área

Datos de contacto

Jefe Oficina Planeación

Rectoría

[email protected]

Vicerrector Administrativo

Vicerrectoría Administrativa

[email protected]

Jefe Oficina de Admisiones y Registros

Oficina de Admisiones y Registro

[email protected]

Secretario General

Secretaria General

[email protected]

Atención de la emergencia Nombre Cargos Área Jefe Servicios Generales

Servicios Generales

Datos de contacto

•

•

Asistente

Oficina Admisiones y Registro

[email protected]

Cordinador de Servicios Académicos CSI

Centro de Sistemas e Informática

[email protected]

Director Archivo

Secretaria General

[email protected]

Evaluación de Riesgos Nombre Cargos

Área

Datos de contacto

Director Archivo

Secretaria General

[email protected]

Jefe Oficina Sistemas

Centro de Sistemas e Informática

[email protected]

Asesor Jurídico

Rectoría

[email protected]

Secretario General

Secretaria General

[email protected]

Área

Datos de contacto

Asistente Vicerrector Administrativo

Vicerrectoría Administrativa

[email protected]

Cordinador de Servicios Académicos CSI

Centro de Sistemas e Informática

[email protected]

Auxiliares Admisiones y Registro

Oficina Admisiones y Registro

Restablecimiento Nombre Cargos

[email protected] [email protected] [email protected]




Métodos y mecanismos de protección

procesos de protección de Responsable los documentos

Archivo

Director Archivo

Microfilmación

Semestralmente Sede Centro

Cordinador de Servicios Académicos CSI

Copia de seguridad CDRom

Periodicidad

Lugar de Protección (centros alternos)

Donde se llevara a cabo

CSI – Una vez al mes

Centros de Sistemas Sedes Centro y Floresta

Sede Chapinero CSI –

Servidor(Espejo)

Web master

Diariamente Sede Centro

•

Centros Alternos Mapa de los elementos Ubicación que se encuentra en el sitio

Funcionalidad de los puestos de trabajo

Laboratorio Microfilmación Sede Chapinero

Centro de Sistemas Chapinero

Responsable de los elementos

- Lector microfichas Laboratorio Digitalizador de Microfilmación imagen computarizada Sede (scanner) Chapinero - Equipo microfilmacion - Cintoteca - Concentradores Centros de Sistemas Sedes Centro y Floresta

Convertidor digital

analógico-

Bastante Funcional en los tres casos, pues su diseño fue dedicado exclusivamente para el desarrollo de esta labor

Monitor Sede Centro y/o Floresta

- Data show Duplicadora diskettes

Centro de Sistemas

Decano Facultad de Sistemas de Información y Documentación

de

- Equipo de seguridad tipo hardware, con

Diseñador Web

Chapinero

protocolos y estándares de seguridad - Equipo multimedia (cdrom, tarjeta de sonido y bocinas) - Kit de herramientas para soporte técnico a redes - Servidor de red




Descripción de las Estrategias del Plan

Escenarios

Equipos de Trabajo

Recursos Específicos

Controles

- Motobomba

Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo los edificios de la Sede Centro, Chapinero y Floresta de la Universidad de la Salle

Administración del Plan (Jefe Oficina Planeación, Vicerrector Administrativo, Jefe Oficina de Admisiones y Registros y Secretario General)

Plan de Emergencia

Procesos de Activación

Proceso de Retorno

Inundación:

Poco probable, debido a que todas las Sedes de la Universidad, se encuentran ubicadas en lugares geográficamente poco inundables.

Incendio:

Poco probable, se cuentan con extinguidotes y sistemas de irrigación (con detectores de humo). En la Sede Chapinero, en Sede Centro y Floresta es un poco mayor el riesgo.

Atención de la Emergencia (Jefe Servicios Generales, Asistente, Cordinador de Servicios Académicos CSI, Extinguidores (A,B,C,D) Director Archivo) Corte

de

energía eléctrica:

Robo:

Planta Eléctrica

Sistema Electrónico, Cámaras de Seguridad y Alarmas

Probables, se cuenta con una planta eléctrica en cada una de las Sedes y los Cortes prolongados (mas de 1 hora): son poco probables.

Poco probable, se cuenta con sistemas de alarmas en las tres Sedes y además se dispone de vigilancia las 24 hs del dia

Software Firewalle (Symantec – Internet Security 2006)

Evaluar la fragilidad administrativa y de manejo archivístico de la universidad

Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe Oficina CSI, Asesor Jurídico, Secretario General)

Ataques internos:

Plan de Prevención y Atención de Desastres

Poco probables, los usuarios (Administrativos, Docentes y Estudiantes) de las tres sedes no tienen privilegios como para realizar modificaciones sobre el sistema de Admisiones y Registro. La actividad en la red (copia de archivos a periféricos) es monitoreada para detectar posibles actitudes sospechosas, o futuros ataques internos.

Poco probable, se cuenta con firewalls, Virus informáticos: antivirus, sistemas de monitoreo de entrada y salida de archivos, control de todas los computadores

de las tres sedes (bloqueo de archivos adjuntos en mail).

Software Antivirus (Symantec – Norton 2006)

Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe Oficina CSI, Revisar la Asesor Jurídico, vulnerabilidad Secretario de los objetos General) que conforman el fondo Restablecimiento documental de la (Asistente universidad Vicerrector en formato Administrativo, papel y Cordinador de electrónico Servicios Académicos CSI, Auxiliares Admisiones y Registro)

Microfilmadora Planetaria

Software de Digitalización de documentos (DOCUNET)

Extrínsecos: Que son externos al bien documental

Programa de Conservación Copias de Preventiva de Documentos Seguridad (CD- ROM) Intrínsecos: Que son inherentes a la naturaleza del soporte

Capacitación y Pruebas •

Sesiones de Capacitación Objetivos

Comunicar a todo el personal (Directivo, Administrativo, Docente) de la Universidad los pasos a seguir en caso de -

Detalles

Definición de Plan de Contingencia Plan Institucional ULS de Prevención y Atención de Desastres Propuesta de Guía de Plan de Contingencia

Términos usados, limitaciones y supuestos Asegurar que existan controles adecuados para reducir el riesgo por fallas o mal funcionamiento tanto del equipo, como del software, de los datos, y

Poco probable se cuenta con una copia de la documentación en formato electrónico en el sistema DOCUNET.

Probables, el depósito no tiene las mejores condiciones ambientales, pero se cuenta con una copia en Microfilme en un deposito diferente.

cualquier riesgo.

•

para Admisiones y Registro

de los medios almacenamiento

de

Plan de Pruebas Objetivos

Definición de tipos de pruebas

Reducir la probabilidad de - Ejercicios de Simulación las perdidas, a un mínimo de nivel aceptable, a un - Simulacros costo razonable y - Emergencia / Desastres asegurar la adecuada recuperación.

Descripción Desarrollar pruebas con el siguiente orden de prioridades:

-

-

-

-

Hacer funcionar los servidores de respaldo de Docunet Restablecer el SII de Admisiones y Registros Restablecer los Backup del Deposito del Archivo Central Hacer funcionar los lectores de Microfilmación para recuperar la información de los Rollos de Admisiones y Registro

Mantenimiento del Plan •

Costo del Plan de Contingencia

1. Gastos de mantenimiento de la red: Costo: $2.000.000 2. Generador eléctrico, detectores de humo, sistema de irrigación, extinguidores: Costo: 3. 4. 5. 6.

$8.000.000 Seguro contra incendio y robo Tres Sedes: Costo: $5.000.000 por mes. Backup: se encarga el Centro de Sistemas e Informativa: Costo: $2.500.000 Microfilmación: Se encarga la Oficina de Archivo Sede Centro. Costo: $1.000.000 Costo total por mes del Plan de Contingencia: Costo: $18.500.000

•

Políticas y Procedimientos Frecuencias de Mantenimiento

Una vez por mes

Criterios de Actualización

Rrealizar un informe sobre el plan de contingencia, teniendo en cuenta las posibles modificaciones que se pudieran hacer.

Bitácora De forma semanal se realizaran las siguientes actividades - Llamar a los teléfonos de los funcionarios incluidos en la lista del plan de contingencia. Verificar los procedimientos que se emplearan para almacenar y recuperar los datos (backup). - Realizar simulacros de incendio, capacitando al personal en el uso de los extinguidotes; Sistema de Gestión Documental y caída de sistemas o fallas de servidores, para la medición de la efectividad del plan de contingencia.

•

Mecanismos de Almacenamiento

Distribuir el plan de contingencia a todos funcionarios de la Universidad, tanto en la Sede Chapinero, como en Centro y Floresta. Además, realizar una lista con los nombres, teléfonos y direcciones, de las personas encargadas de llevar adelante dicho plan en Cada Sede. en caso de modificarse el plan de contingencia, actualizar todas las copias de cada uno de los funcionarios, con la posterior destrucción de la copia anterior, para unificar la información.

• Mecanismos de Actualización La vigencia de este plan esta sujeto a cambios tecnológicos, de equipamiento y de los sistemas informáticos, de archivo, microfilmación y relacionados con la Universidad.

CONCLUSIONES La contingencia en archivos fortalecen los planes nacionales de desarrollo, pues como centros de información permiten que el gobierno tome decisiones con bases sólidas, comprenda los antecedentes sobre logros y fracasos en administraciones anteriores, y establezca las estrategias que van a regir el destino del país en concordancia con las necesidades económicas, políticas, sociales, educativas, culturales y de bienestar de la comunidad entre otras.