PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN SIMPLIFICADO No. 006 de 2013 ASUNTO:

Compra de licencias de Office 2013 para los nuevos equipos de Plaza Mayor.

PLAZA MAYOR MEDELLÍNS.A está interesada en recibir una oferta deLICENCIA DE OFFICE ESTANDAR 2013, bajo la modalidad de OPEN GOBIERNO para suplir la demanda de servicios hacia los clientes que derivaron en aumento de personal, lo cual es necesario adquirir las licencias como elemento de trabajo para cumplir los objetivos propuestos. 1.1.

INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS

Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente esta invitación, con el fin de evitar errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta para efectos de adjudicación. En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían en un momento dado afectar el desarrollo del objeto del contrato, los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con este proceso de selección. Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos legales, jurídicos y técnicos de manera que la oferta se ajuste a esta invitación, que a la vez harán parte del contrato que se suscriba como resultado de la adjudicación de la selección. Verifique cuidadosamente que se anexe la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras y ordenados en el orden señalado para facilitar su ubicación y revisión. 1.2.

PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial para la realización de esta compra es de CINCUENTA Y UN MILLONES DE PESOS ($51.000.000) MÁS IVA, valor que se encuentra amprado con la disponibilidad presupuestal No. 1768 del 2 de septiembre de 2013. 1.3.

CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS

La propuesta deberá ser presentada de la siguiente manera: a) Un original, debidamente foliadas e indexadas, indicando en la portada cuál es el original y cuál es la copia, además deberá entregar en medio magnético la propuesta económica. En cado de discrepancia entre ellas prevalecerá el original impreso. b) En sobres, dirigidos así: Señores: PLAZA MAYOR MEDELLÍN Secretaría General Calle 41 No. 55 – 80 Medellín

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN SIMPLIFICADO No. 006 de 2013 OBJETO: PROPONENTE: c) La propuesta debe ser presentada exclusivamente en idioma español y la propuesta económica en pesos colombianos y sin decimales. d) Toda la correspondencia que se presente durante el proceso de selección, deberá dirigirse a la Secretaria General de PLAZA MAYOR, en la calle 41 Nº 55-80, Medellín. La fecha para la entrega de la propuesta será hasta el día miércoles, 25 de septiembre de 2013, hasta las 10:00 a.m., la cual deberá ser entregada en la recepción de la Entidad, ubicada en la Calle 41 Nº 55-80 – Medellín. Los proponentes podrán presentar observaciones por escrito hasta un día antes de la fecha de entrega de propuestas. 1.4.

PLAZO DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución del contrato será de treinta (30) días calendario, a partir de la legalización del mismo. 1.5.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LAS LICENCIAS REQUERIDAS

PLAZA MAYOR requiere adquirir ochenta (80) licencias para algunos equipos. A continuación se describen las especificaciones técnicas de las licencias: ITEM CANTIDAD PROVEEDOR/ MARCA NUMERO DE PARTE VERSIÓN TIPO DE RENOVACION TIPO DE CUENTA NIT:

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO 80 Microsoft Corporation SKU 021-10271. Office Standar 2013 OLP NL GOV Sin Software Assurance Gobierno 890.909.297

Las licencias deberán tener soporte durante el tiempo que esté vigente el software. 1.6.

DOCUMENTOS QUE DEBERÁN HACER PARTE DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

1.6.1. Certificado de autenticidad. El proponente deberá entregar un certificado donde especifique que la empresa inscrita es autorizada para distribuir las licencias solicitadas en la propuesta.

1.6.2. Especificaciones mínimas de las licencias. Para participar, el proponente deberá expresar (en documento escrito firmado por el Representante Legal) que las licencias que ofrezca cumplirán con las especificaciones técnicas mínimas detalladas en el numeral 1.5. 1.6.3. Certificación de las licencias. El proponente deberá expresar mediante documento escrito firmado por el Representante Legal, que las licencias solicitadas son originales y legales. 1.6.4. Anexo A: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. 1.6.5. Anexo B1 o B2: CONSTITUCIÓN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES según corresponda y si llegare a aplicar. Anexo C: PROPUESTA ECONÓMICA. 1.6.6. Certificado de Existencia y Representación Legal con menos de un mes de expedición, acompañado de una copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal, si el proponente es Persona Jurídica; o cédula de ciudadanía si se trata de una persona natural. 1.6.7. Copia del correspondiente Registro Único Tributario (RUT). 1.6.8. Certificación de estar a paz y salvo con el pago de seguridad social y parafiscales. 1.6.9. Certificado de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. 1.6.10. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación en la página web de la Entidad www.procuradria.gov.co. 1.6.11. Garantía de Seriedad. Original de la garantía de seriedad: La propuesta deberá estar acompañada del original de una garantía de seriedad a favor de PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A, otorgada por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en Colombia para entidades estatales. El valor asegurado será equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial, con vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la oferta. 1.7.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Adicionalmente el proponente deberá adjuntar los siguientes documentos, los cuales constituirán los criterios de evaluación. FACTOR Propuesta económica TOTAL

PUNTAJE 100 100

PLAZA MAYOR se reserva el derecho de rechazar las propuestas que presenten precios que no estén de acuerdo con los precios reales del mercado, o todas aquellas propuestas artificiosamente bajas, esto de conformidad con el Artículo 28 del Decreto 1510 de 2013. Las propuestas presentadas no estarán sometidas en ningún caso a revisiones de precios después de firmado el contrato, salvo los casos expresamente contemplados en el texto de este procedimiento de selección o en la ley. 1.7.1. Propuesta económica (100 Puntos)

Para el análisis del valor de la propuesta se tomará el valor total, según lo estipulado en el Anexo No. C del presente pliego. Tendrá una puntuación máxima de CIEN (100) puntos. A cada propuesta se le asignará el puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula: Pe= Pm X 100 Pi Dónde: Pe: Pm: Pi: 100:

Puntaje para el factor valor total de la propuesta. Valor de la propuesta que presente el menor valor. Valor de la propuesta evaluada. Puntaje máximo asignado a la propuesta de menor valor.

PLAZA MAYOR, procederá a darle continuidad a la propuesta en el proceso de selección, siempre que el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente, no ponga en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente. Las propuestas presentadas no estarán sometidas en ningún caso a revisiones de precios después de firmado el contrato, salvo los casos expresamente contemplados en los presentes pliegos de condiciones o en la ley. 1.7.2. Deducción por multas o sanciones El proponente deberá adjuntar con la propuesta una certificación firmada por el representante legal, donde conste que no ha sido sujeto de multas y sanciones en dentro de los dos (2) últimos años anteriores a la fecha de cierre de la Convocatoria, o la indicación de cuales han sido impuestas. Si el proponente no aporta dicha certificación, se entenderá que no le han sido impuestas multas o sanciones. Si el proponente registra multas o sanciones debidamente ejecutoriadas, que le hubieren sido impuestas, se disminuirá el puntaje total obtenido, así: Por una (1) multa o sanción Por dos (2) multas o sanciones Por tres (3) multas o sanciones Por cuatro (4) multas o sanciones por declaratorias de incumplimiento, o por hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, debidamente ejecutoriada

Se restarán cinco (5%) Se restarán diez (10%) Se restarán quince (15%) Se restarán veinte (20%)

La información sobre multas o sanciones podrá ser verificada por parte de la Administración de las respectivas certificaciones expedidas por las entidades contratantes.

1.8.

PLAZO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

PLAZA MAYOR dispondrá de cinco días calendario para realizar la evaluación. 1.9. CAUSALES DE ELIMINACIÓN DE LAS PROPUESTAS PLAZA MAYOR rechazará una o varias propuestas, en cualquiera de los siguientes casos: a) b) c) d) e) f) g) h)

i) j)

k) l)

m)

n)

o) p)

Cuando el proponente no aporte la propuesta económica (anexo C). Cuando el proponente no adjunte a la oferta la garantía de seriedad. Cuando las propuestas no se ajusten a las exigencias del pliego de condiciones. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, establecidas en la Constitución y en la Ley. Cuando el valor de la propuesta económica exceda el valor del presupuesto oficial. Cuando el proponente no presente los documentos subsanables requeridos, dentro del plazo otorgado por Plaza Mayor. Cuando la presentación de la propuesta sea extemporánea; es decir, se presente luego de la fecha y hora fijadas para el cierre de esta selección abreviada. Cuando no se presente el anexo No. B.1 ó B.2 para la constitución de consorcios o uniones temporales, para las personas que deseen recibir tal tratamiento como proponentes. Por no considerar las modificaciones hechas al texto de este proceso de selección que mediante adendas haya hecho PLAZA MAYOR. Cuando un mismo oferente presente varias ofertas, directamente o por interpuesta persona, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, como en el caso, entre otros, de dos o más personas jurídicas que tienen el mismo representante legal; o de una persona natural que a su vez es parte de la administración o dirección de una persona jurídica. Si durante el análisis de las Propuestas se encuentra que en ésta se incluyen condiciones diferentes a las establecidas en el pliego de condiciones. Cuando, se compruebe que la información suministrada por los oferentes sea contradictoria o no corresponda en algún aspecto a la verdad o sea artificiosamente incompleta. Si del análisis de los precios o condiciones del mercado se desprende que no existen razones que justifiquen la diferencia de precios entre los precios de referencia y los presentados por los oferentes. Cuando el proponente modifica, elimina o suprime ítems de la propuesta económica de manera que no se puede evaluar la propuesta en igualdad de condiciones con las otras presentadas. Cuando la propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas solicitadas en el pliego de condiciones. Cuando el proponente haya sido proveedor de Plaza Mayor durante los últimos tres años y este haya tenido una calificación REGULAR O DEFICIENTE.

Las causales de eliminación acá expuestas no son taxativas. 1.10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El contratista deberá mantener durante la vigencia del contrato los precios ofrecidos en la propuesta. Acatar las indicaciones que sobre la ejecución del contrato que haga la Secretaria General o el Supervisor. Las licencias deberán tener soporte durante el tiempo que esté vigente el software. Entregar las licencias en el plazo y de acuerdo a lo solicitado en este pliego. NOTA: Las anteriores son obligaciones principales y generales del contrato, de las cuales se derivan otras inherentes a la naturaleza del contrato y al objeto contractual pactado. Los proponentes deberán tener en cuenta que si es favorecido con la presente contratación, constituirá las siguientes garantías a favor de Plaza Mayor Medellín para Entidades Estatales: Cumplimiento: equivalente al 30% del valor del contrato y una vigencia igual al plazo del contrato y 4 meses más. Calidad delos bienes Suministrado: equivalente al 30% del valor del contrato y una vigencia igual al plazo del contrato y 4 meses más. 1.11. PLAZO Y FORMA DE PAGO DEL CONTRATO La Entidad pagará el valor del contrato contra entrega total y previa expedición del recibo a entera satisfacción por parte del supervisor, dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura con el lleno de los requisitos legales. El contratista deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. La acreditación deberá realizarse mediante la presentación de planilla única de pagos, formulario, recibo de pago u otro medio autorizado por la ley. Es entendido que la presente invitación solo tiene el objeto de conocer y evaluar las condiciones en las que usted estaría dispuesto a suministrar los bienes descritos en el texto de este proceso de selección, por lo tanto PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A, se reserva la facultad de aceptar o no su propuesta. PLAZA MAYOR, se reserva el derecho de no adjudicar el contenido de este proceso de selección, o de adjudicarlo parcial o totalmente a uno o varios oferentes.

ANEXO No. A CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Medellín, ___ de __________ de 2013 Señores: PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Carrera 41 No. 55 - 80 Medellín El suscrito _________________________________________________, en calidad de representante legal de __________________ de acuerdo con las condiciones generales contenidas en el texto de este proceso de selección simplificado y especificaciones del mismo cuyo objeto es suministro de silletería para la dotación de los salones de PLAZA MAYOR, presento la siguiente propuesta. En caso de resultar favorecido y ser aceptada nuestra propuesta, me comprometo a firmar el contrato correspondiente. Declaro así mismo que: Tengo facultad legal para firmar y presentar la propuesta. Esta propuesta y el contrato que llegase a celebrarse sólo compromete a la sociedad que legalmente represento. Conozco la información general y específica contenida en la Resolución No. 021 del 25 de enero de 2013 – por medio de la cual se adopta el Reglamento de Contratación de Plaza Mayor Medellín S.A., y demás documentos de la contratación y acepto los requisitos en ellos contenidos. Tengo en mi poder los documentos que integran las condiciones del presente proceso de selección y adendas que son: (indicar fecha y número de cada una). Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el plazo señalado en las condiciones de los Términos. La sociedad que legalmente represento no se encuentra incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada por la constitución política, por la ley 80 de 1993 y demás normas que rigen. Me comprometo a ejecutar el objeto del contrato dentro del plazo establecido en este pliego de condiciones. El valor total de la propuesta (incluido IVA) es: _______________ Las direcciones de correo, dirección electrónica, teléfono y número de fax, donde me pueden comunicar, remitir o enviar notificaciones relacionadas con esta Convocatoria, son las que a continuación relaciono. Me comprometo a informar a PLAZA MAYOR todo cambio de dirección de correo, de correo electrónico, teléfono o fax que ocurra durante el desarrollo de la presente Convocatoria Pública y del contrato que se suscriba como consecuencia de esta Convocatoria y hasta su liquidación final. Atentamente,

Nombre del proponente o de su Representante Legal___________________________ C. C. No. _____________________ de _______________ No. del NIT [Consorcio o Unión Temporal o de la (s) firma (s)] ______ [anexar copia (s)] Dirección de correo _______________________________________ Dirección electrónica _______________________________________ Telefax _______________________________________ Ciudad _______________________________________

___________________________________________________ (Firma del proponente o de su Representante Legal)

ANEXO No. B.1 FORMULARIO CONSTITUCIÓN CONSORCIOS Medellín, ___ de __________ de 2013 Señores PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Carrera 41 No. 55 - 80 Medellín Los abajo firmantes manifestamos, a través de este documento, que hemos convenido asociarnos en Consorcio para participar en el presente proceso de selección, cuyo objeto es el “suministro de silletería para la dotación de los salones de PLAZA MAYOR”, por lo anterior expresamos lo siguiente: La duración de este Consorcio será igual al término de ejecución del contrato y un año más. El Consorcio está integrado por: NOMBRE INTEGRANTE

NIT o CÉDULA

PORCENTAJE PARTICIPACIÓN ( % )

DE

El representante del Consorcio es: ___________________________________, identificado con la Cédula de ciudadanía número _________________ de ______________, quien está expresamente facultado para firmar el presente contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplia y suficientes facultades. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria de conformidad con lo estipulado en la ley 80 de 1993. Para constancia se firma en __________ a los _____ días del mes de _______ de 2013. __________________________ Nombre y firma de cada uno de los integrantes del Consorcio. ________________________ Nombre y firma del representante legal.

ANEXO No. B.2 FORMULARIO CONSTITUCIÓN UNIONES TEMPORALES Medellín, ___ de __________ de 2013. Señores PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Carrera 41 No. 55 - 80 Medellín Los abajo firmantes manifestamos a través de este documento que hemos convenido asociarnos en Unión Temporal para participar en el presente proceso de selección, cuyo objeto es el “suministro de silletería para la dotación de los salones de PLAZA MAYOR”por lo anterior expresamos lo siguiente: La duración de esta Unión Temporal será igual al término de ejecución del contrato y un más. La Unión Temporal está integrada por: NOMBRE INTEGRANTE

NIT o CÉDULA

PORCENTAJE PARTICIPACIÓN ( % )

DE

El representante de la Unión Temporal es: _________________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía _________________ de ______________, quien está expresamente facultado para firmar el presente contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplia y suficientes facultades. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal, es solidaria de conformidad con lo estipulado en la ley 80 de 1993. Para constancia se firma en __________ a los _____ días del mes de _______ de 2013 Atentamente, _____________________________ Nombre y firma de cada uno de los integrantes de la Unión Temporal. Nombre y firma del representante legal FIRMA AUTORIZADA_______________________________________

ANEXO C PROPUESTA ECONÓMICA

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA LAS LICENCIAS

VALOR MÁXIMO DE LICENCIAS

Cantidad: 80 Licencias Microsoft Office en su versión $ 51.000.000 Más 2013 estándar, bajo licenciamiento Open IVA Gobierno, el cual es identificado por Microsoft como Office Std 2013 OLP NL Gov con número de parte SKU 021-10271.

VALOR UNITARIO

IVA

TOTAL