GOBERNACION Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Reserva de Biosfera Seaflower DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION “LIVING ISLANDS FOR ALL”

PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

San Andrés Isla, Marzo 18 de 2010 ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO DE PERSONAL PARA REALIZAR LA COORDINACIÓN GENERAL Y DILIGENCIAMIENTO DE OCHO MIL TRESCIENTAS DIEZ ENCUESTAS MASIVAS PARA LLEVAR A CABO EL OPERATIVO DE SISBEN III. EN EL DEPARTAMENTO El Suscrito Director encargado del Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación del Departamento Archipiélago, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, procede a realizar los estudios previos para que el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, adelante el proceso de contratación a través del cual se suministre personal para realizar la coordinación general y diligenciamiento de ocho mil trescientas diez encuestas masivas para llevar a cabo el operativo de sisben III. el departamento estudio que se efectúa en los siguientes términos: 1.- DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: El mejoramiento de la calidad de vida de la población es un objetivo primordial del Estado (artículo 366 de la Constitución Política de Colombia). Una de las herramientas con que cuenta el Estado para la consecución de este objetivo es la focalización del gasto social. La focalización “busca dirigir el gasto social hacia los sectores de la población que más lo necesitan con el fin de maximizar su impacto social, (…) es un medio de lucha contra la pobreza y la desigualdad”1. El Sisbén es el principal instrumento de focalización individual. Al menos 8 instituciones y 31 programas lo utilizan actualmente como criterio principal o complementario (ver Anexo 1). Su amplia utilización ha permitido generar economías de escala en la medida en que los diferentes programas no tienen que efectuar el proceso de recolección de información de los potenciales beneficiarios de manera directa. El Departamento Nacional de Planeación se encarga de implementar y administrar el instrumento Sisbén, y suministrar la información recolectada a los encargados de operar los programas sociales. De esta forma un número más amplio de programas ha ido utilizando el instrumento Sisbén y la relación costo - beneficio del sistema ha sido mayor. Por su reconocida importancia se ha recomendado conservar tanto la estrategia de focalización como el instrumento Sisbén. Dentro de las sugerencias elaboradas por el Departamento Nacional de Planeación en la primera evaluación del instrumento Sisbén. Existen razones de tipo normativo, político y técnico por las cuales se deben actualizar los criterios para la determinación, identificación y selección de los beneficiarios de programas sociales; y particularmente el instrumento Sisbén. Razones de tipo normativo y administrativo El diseño e implementación del nuevo índice (Sisbén III) se fundamentan en el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, que ratifica el artículo 94 de la Ley 715 de 2001. El artículo 24 de la Ley 1176 de 2007 confirma la designación del Conpes Social como el encargado de definir cada tres años “los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios, así como los criterios para la aplicación del gasto social por parte de las entidades territoriales”. Además designa como responsabilidades del Departamento Nacional de Planeación, en relación con el instrumento Sisbén, la definición de “las condiciones de ingreso, suspensión y exclusión de las personas a las bases de datos que hacen parte de los mencionados instrumentos, los cruces de información necesarios para su depuración y actualización, así como los lineamientos para su implementación y operación, el diseño de las metodologías, la consolidación de la información a nivel nacional, los controles de calidad pertinentes; y coordinará y supervisará su implementación, mantenimiento y actualización”.

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De la misma forma, se tienen en cuenta las solicitudes realizadas al Departamento Nacional de Planeación en el Conpes Social 100 de 2006, entre las cuales están: i) evaluar las metodologías de los instrumentos de focalización de su competencia e implementar acciones que garanticen su actualización, aplicación y administración transparente; y ii) evaluar y recomendar acciones que orienten el uso adecuado de los instrumentos de focalización de su competencia. Razones de política social En materia de política social, el Conpes Social 100 resalta la necesidad de avanzar en dos aspectos: La definición del concepto de vulnerabilidad y su inclusión dentro de mediciones orientadas a la focalización. Explícitamente, el Conpes Social 100 recomienda adelantar los estudios para avanzar conceptual, técnica y operativamente para diseñar instrumentos de focalización asociados a la valoración de las condiciones de vulnerabilidad. El uso adecuado de los instrumentos de focalización. El Conpes Social 100 enfatiza el compromiso por parte de los responsables de diseñar la política y los programas sociales para que en el momento de establecer las condiciones de entrada y salida definan los puntos de corte en coherencia con el objetivo general del programa y las características de la población objetivo. Estrechamente relacionado con lo anterior, la definición de las condiciones de salida debe encaminarse a que los beneficiarios sean agentes activos para la acumulación de activos físicos y humanos. La actualización de los criterios para la determinación, identificación y selección de los beneficiarios de programas sociales; y particularmente el diseño e implementación del nuevo instrumento Sisbén, incorporan consideraciones relacionadas con el concepto de vulnerabilidad y lineamientos generales para su buen uso por parte de los programas sociales. Razones técnicas Una de las principales razones que motiva el diseño e implementación del nuevo índice es la desactualización de las variables y los ponderadores utilizados en el diseño del índice Sisbén II. El índice Sisbén, interpretado como una medida de estándar de vida, permite definir un patrón común frente al cual se valoran las condiciones de vida de los hogares, y que a su vez posibilita efectuar comparaciones interpersonales. “Las variables incluidas en el indicador son importantes en tanto que sirven como instrumentos para obtener información sobre la vida que llevan las personas”. Los bienes y servicios seleccionados para conformar el patrón de medida cambian a través del tiempo. Las variables y los ponderadores del índice Sisbén II se obtuvieron a partir de la información de la Encuesta de Calidad de Vida de 1997. Transcurridos diez años de la selección de variables y de la obtención de los ponderadores del índice Sisbén, surge la necesidad de actualizar la estructura del indicador para dar respuesta a las nuevas condiciones de vida de la población. En segundo lugar, dado que el principal uso del índice Sisbén es el de servir como instrumento para la identificación y selección de beneficiarios de los programas sociales es muy común que las personas aprendan a manipularlo con el tiempo. La utilidad del indicador pierde vigencia en la medida en que se generalizan prácticas para alterar la información suministrada. Se hace necesario por tanto identificar y reemplazar aquellas variables que con frecuencia son objeto de distorsión para que el sistema no pierda su precisión como instrumento de focalización. Para dar respuesta a los aspectos señalados anteriormente se lleva a cabo la evaluación del índice actual14. Siguiendo la metodología aplicada en la evaluación de la primera versión del indicador, se analizó la pertinencia de las variables incluidas en el Sisbén II. Se evaluaron los siguientes aspectos: i) Manipulación y ii) Desgaste en la capacidad de discriminación. Manipulación de las variables El análisis del grado de manipulación se realizó comparando las variables sintomáticas15 para dos cortes de la base Sisbén (por ejemplo, 31 de agosto de 2006 y 31 marzo de 2007). Los resultados muestran las variables que con mayor frecuencia justifican las novedades de los hogares encuestados. A nivel nacional, el estrato y el número de personas son las variables que los hogares incluyen más frecuentemente dentro de sus solicitudes para revisión del puntaje. Del total de solicitudes, el 30% están relacionadas con la variable estrato (el 26% corresponde a solicitudes no aceptadas16). El 18% de las solicitudes están relacionadas con la

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variable número de personas en el hogar, (17% no estaban correctamente justificadas para ser aceptadas). Cabe anotar, que la variable estrato es susceptible de manipulación por la manera como se ha venido capturando en la encuesta del Sisbén (se le solicita al encuestado un recibo de energía eléctrica u otro) y no por fallas en el diseño de la estratificación. Una tercera variable que con frecuencia es objeto de cambio es la zona. En efecto, es frecuente el cambio de rural disperso a centro poblado; esta modificación hace que el puntaje de los hogares sea inferior ya que el algoritmo del puntaje de la zona urbana incluye categorías que son más exigentes que las de la zona rural de tal forma que, al ser comparados con una escala más exigente, los hogares que inicialmente eran rurales resultan relativamente más pobres. El diseño e implementación del Sisbén III debe encaminarse a mejorar la eficiencia, aunque siempre habrá un margen de tolerancia técnica a los errores de inclusión y exclusión, habida cuenta de las características del proceso metodológico y estadístico que subyace a la construcción de este tipo de índices. PROPUESTA PARA EL ÍNDICE SISBÉN III El índice Sisbén III mantiene la línea conceptual de la versión anterior. Está enmarcado dentro de un enfoque multidimensional de pobreza. Se define como un índice de estándar de vida conformado por tres dimensiones: salud, educación y vivienda21. Adicionalmente, siguiendo las recomendaciones del CONPES Social 100, el índice Sisbén III incorpora variables relacionadas con la vulnerabilidad individual y contextual. Dado que el Sisbén III es un índice de estándar de vida, no es estrictamente comparable con medidas de pobreza por carencia de ingresos como las líneas de indigencia y pobreza. El que incluya un conjunto de bienes y servicios no quiere decir que se trate exclusivamente de una medida aproximada de recursos (proxy means test)23. Su carácter multidimensional no está dado por el hecho de incluir información variada, sino por estar enmarcado en dimensiones que son constitutivas de la vida y que reflejan el bien-estar de las personas. Como índice de estándar de vida, el Sisbén III especifica un conjunto de bienes, servicios y características del hogar que son considerados valiosos por la sociedad. El conjunto de bienes y servicios representados en el índice aportan información sobre las distintas cosas que una persona puede ser o hacer dadas sus características y las de su entorno. La conversión de bienes y servicios en estados y acciones que constituyen la vida puede ser diferente dependiendo de las características personales o del ambiente social y natural. Esta es la justificación para incluir variables que den cuenta de la vulnerabilidad individual (las necesidades de las personas de avanzada edad y de los niños, las condiciones de maternidad o discapacidad) y del contexto (tasa de homicidios, oferta de servicios de salud y educación a nivel municipal, tasa de mortalidad infantil del municipio). De acuerdo con los resultados de la evaluación del índice Sisbén II, se excluyeron variables por razones de manipulación, dificultad en su comprensión y desgaste de la capacidad para discriminar la población pobre. Así mismo, se incluyeron nuevas variables teniendo en cuenta que el índice es una medida de estándar de vida. Es importante mencionar que la elección de las variables no es a priori: su inclusión se llevó a cabo: i) teniendo en cuenta que aportaran información sobre las condiciones de vida de los hogares en logros básicos que se consideran constitutivos de la vida, y ii) de acuerdo con la disponibilidad de información en diferentes fuentes (Encuesta de Calidad de Vida – ECV- 2003, Encuesta de Demografía y Salud 2005, Censo 2005 y Gran Encuesta Integrada de Hogares –GEIH- 2007). La implementación del nuevo índice considera la evaluación de la metodología estadística para la obtención del puntaje. La capacidad del índice para valorar las condiciones de vida de los hogares no depende únicamente de la elección de las variables; también es necesario contar con una metodología que permita diferenciar correctamente las condiciones de vida de la población. La metodología seleccionada para la aplicación del índice Sisbén III debe facilitar el cumplimiento de las siguientes propiedades: Monotonicidad: Generar un índice que refleje los cambios en las condiciones de vida de la población. En la medida que el estándar de vida es más alto, el puntaje del índice debe mejorar. Informatividad: Estrechamente relacionado con el punto anterior, el índice Sisbén III debe capturar los avances de la política social; es decir, debe ser sensible al impacto de los programas sociales. Robustez: La estructura del índice no se debe alterar fácilmente cuando se incluye o excluye una variable. Lo anterior para garantizar que el puntaje final del índice no esté concentrado en

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pocas variables y de esta forma evitar que sean fácilmente identificadas para su posterior manipulación. El diseño del índice Sisbén III contempla modificar la desagregación geográfica para la estimación de los ponderadores. Dos razones motivan este cambio: la primera de ellas, como se mencionó en la sección anterior, es la manipulación de la variable zona. La segunda son las inquietudes expresadas por las entidades territoriales respecto a la clasificación geográfica actual, principalmente por la dificultad asociada con la definición de centro poblado24. Actualmente, el índice Sisbén II se estima para dos tipos de zonas: urbana (que incluye cabecera y centro poblado) y rural. Para el índice Sisbén III se propone la siguiente desagregación: 14 (catorce) principales ciudades, Resto Urbano y Rural. Catorce ciudades: constituida por las catorce principales ciudades sin sus áreas metropolitanas. Resto Urbano: compuesta por la zona urbana diferente a las 14 principales ciudades, centros poblados, y la zona rural dispersa de las 14 principales ciudades. Rural: conformada por la zona rural dispersa diferente a la zona rural dispersa de las catorce principales ciudades. Otra variación del índice tiene que ver con el cambio de la fuente para la estimación del mismo. La fuente seleccionada para el índice Sisbén III es el Censo 2005. Esta fuente es más completa en términos de la información requerida para el diseño del índice, tiene mayor representatividad frente a otras fuentes, se puede obtener la información requerida a nivel municipal para las variables relacionadas con la vulnerabilidad contextual, permite llevar a cabo la desagregación de acuerdo con las tres zonas definidas y guarda consistencia con los resultados de otras fuentes analizadas (GEIH 07 y ECV 03). El suministro de información oportuna, actualizada y de calidad hace parte de la finalidad del instrumento Sisbén. La implementación del Sisbén III incluye la adecuación de la plataforma tecnológica para mejorar los procesos de captura y flujo de información entre los diferentes niveles involucrados (municipal, departamental y nacional). La actualización de la plataforma tecnológica también es fundamental para avanzar en la interoperabilidad de la información almacenada en la base Sisbén. De ello depende la posibilidad de llevar a cabo la verificación y validación de dicha información con fuentes externas. Finalmente, en cuanto a la utilización de la información suministrada por el índice Sisbén, se deben tener en cuenta los lineamientos generales para la focalización del gasto público definidos en el Conpes Social 100. Los errores de inclusión o exclusión de los programas sociales no son resultado exclusivo del instrumento de focalización, razón por la cual se hace necesario que los responsables de administrar los programas definan las condiciones de entrada y salida de la población. Cada programa debe precisar los puntos de corte más apropiados, en lugar de acoger una regla general y definir los criterios de salida . En cuanto al uso del nuevo índice, se conserva la continuidad en el puntaje de tal manera que éste varía entre 0 y 100 (al igual que en el SISBEN I y II). Sin embargo, se abre la posibilidad para que los programas sociales, si así lo desean o requieran, y con la asesoría técnica del DNP, puedan fijar los puntos de corte de acuerdo con los objetivos del mismo y a la definición de la población objetivo. Este aspecto permitirá aprovechar en mayor medida el potencial del índice de focalización en función de la depuración y el rediseño de los procesos de focalización de los programas sociales, tal como lo definió el Conpes Social 100 de 2006.

2.- DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: 2.1. Descripción del Objeto a Contratar y sus especificaciones esenciales: 2.1.1 Objeto: ES LA PRESTACION DEL SERVICIO DE PERSONAL PARA REALIZAR LA

COORDINACIÓN GENERAL, BARRIDO O CENSO MASIVO, DILIGENCIAMIENTO DE OCHO MIL TRESCIENTAS DIEZ ENCUESTAS

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MASIVAS Y REGISTRO DE LAS MISMAS PARA LLEVAR A CABO EL OPERATIVO DE SISBEN III EN LA ISLA DE SAN ANDRES. 2.1.2 Especificaciones y alcance del objeto El oferente deberá poner a disposición del departamento 33 personas para ser capacitadas y evaluadas para aspirar a los cargos que se describen a continuación para lo cual deberá entregar con su propuesta las hojas de vida con sus respectivos soportes de los perfiles académicos experiencia indicada y el número de hojas de vida deberán ser distribuidas y marcadas así: Cargo Coordinador de campo

Perfil Académico Tecnólogo

Coordinador de oficina Supervisor

Tecnólogo Técnico o tecnólogo

Encuestador Enumerador Crítico Digitador

Bachiller Bachiller Bachiller Bachiller o técnico en sistemas

Experiencia Coordinador en realización de encuestas en campo y manejo de personal. Manejo de cartografía Manejo de personal Manejo de personal y realización de encuestas Aplicación de encuestas Aplicación de encuestas Aplicación de encuestas Digitación de encuestas o información alfanumérica

Cantidad 1

1 4 16 3 4 4

Las funciones de cargo son: EN CAMPO El COORDINADOR DE CAMPO y el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN deben tener, conocer y manejar muy bien el plano del municipio para poder asignar las zonas de trabajo. Igualmente, deben contar con la lista de códigos de comunas, barrios, veredas y corregimientos del municipio. 1. Una semana antes de iniciar el proceso de recolección se realiza el recuento de unidades de vivienda y hogares. Para tal fin, el COORDINADOR DE CAMPO o el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN asigna a cada uno de los ENUMERADORES todas las manzanas en las que debe hacer el recuento y entregar los plegables de notificación de la fecha de realización de la encuesta. 2. El ENUMERADOR hace el recuento y diligencia el formato “RECUENTO DE UNIDADES DE VIVIENDA Y HOGARES”, de acuerdo con las instrucciones dadas en el Manual del enumerador. 3. El ENUMERADOR entrega los resultados del recuento al COORDINADOR DE CAMPO o el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, para que con base en él se asigne el trabajo a los SUPERVISORES. 4. Para iniciar la recolección, el COORDINADOR DE CAMPO o el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, con base en los formatos de recuento diligenciados, selecciona las áreas de trabajo correspondiente a cada SUPERVISOR, las demarca en el plano cartográfico y las asigna, siguiendo las normas establecidas en este Manual operativo. 5. El SUPERVISOR recibe del COORDINADOR DE CAMPO o del ADMINISTRADOR DEL SISBÉN las secciones cartográficas en las que debe hacer su trabajo, material de los encuestadores, el cual consiste básicamente en fichas, tablas, carnés y formatos de recuento diligenciados por manzanas asignadas. 6. El SUPERVISOR entrega el material respectivo a cada uno de los ENCUESTADORES a su cargo.

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7. Cada SUPERVISOR entrega a sus ENCUESTADORES los códigos de departamento, municipio, zona, sector, sección, manzana, comuna o localidad (en caso de que exista esta desagregación), de barrio o corregimiento y de vereda, dependiendo de la zona. Es decir, los datos de las preguntas 2 a 10 del Capítulo I. Identificación, de la “Ficha de clasificación socioeconómica”. 8. En terreno, el SUPERVISOR asigna a cada uno de los ENCUESTADORES a su cargo las unidades de vivienda en las que deben hacer las encuestas, siguiendo la metodología de ubicación de personal. 9. Los ENCUESTADORES hacen las encuestas siguiendo lo establecido en el Manual del encuestador. 10. El SUPERVISOR recibe de sus ENCUESTADORES, en terreno, las “Fichas” que van terminando, para hacer las verificaciones y revisiones establecidas en el Manual del supervisor. 11. Al final del día, el SUPERVISOR organiza todas las “Fichas” (completas, rechazadas y ausentes definitivas) que le entregan los ENCUESTADORES a su cargo; las numera y diligencia por manzana el formato “Control de material”. 12. El SUPERVISOR entrega todo el material en sobres de manila al COORDINADOR DE CAMPO o al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, junto con el formato “CONTROL DE MATERIAL” para que sean remitidas al proceso de crítica. 13. El SUPERVISOR se queda con las pendientes y se las devuelve al ENCUESTADOR, el día en que está programada la revisita. 14. Cuando el encuestador diligencia completamente las “Fichas” pendientes o definitivamente no pudo conseguir la información que faltaba se pueden presentar dos situaciones: a) Si la manzana a la que pertenece la “Ficha” pendiente de revisita (la cual quedó marcada con una X en la columna 1 del formato “Control de material”) no ha pasado al proceso de digitación, el supervisor la entrega al coordinador de campo y este al coordinador de oficina para que la guarde en el sobre correspondiente. El coordinador de oficina tacha el registro de pendiente, le anota OK y la entrega a crítica. b) Si la manzana ya pasó a digitación, la “Ficha” se entrega al administrador del Sisbén o al coordinador de oficina para que sea digitada y se incorpore en el sobre de la manzana correspondiente. 15. Los ENCUESTADORES no pueden pasarse a otra manzana hasta que el supervisor lo autorice. 16. El COORDINADOR DE CAMPO debe ir coloreando en el plano las áreas que va cubriendo y controlar de esta manera la cobertura. 17. Cada SUPERVISOR debe ir coloreando en el plano las manzanas que van cubriendo sus encuestadores y controlar de esta manera la cobertura. EN OFICINA 1. El COORDINADOR DE CAMPO o el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN reciben de los SUPERVISORES las Fichas” organizadas por manzana con el formato “CONTROL DE MATERIAL” diligenciado, y lo entregan al COORDINADOR DE OFICINA. 2. El ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o el COORDINADOR DE OFICINA lo relaciona en el formato RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIAL”, y entrega a cada uno de los CRÍTICOS los sobres de manila organizados por manzana. 3. Los CRÍTICOS inician su tarea y van relacionando en el formato “RELACIÓN DE INCONSISTENCIAS” todos los errores que encuentren. 4. Cuando los CRÍTICOS terminan de revisar cada sobre de manzana, diligencian la parte correspondiente a crítica en el formato “CONTROL DE MATERIAL”, y registran en el espacio correspondiente el código que se les asignó.

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5. Los CRÍTICOS entregan al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o al COORDINADOR DE OFICINA las “Fichas” rechazadas con el formato “RELACIÓN DE INCONSISTENCIAS”, para que las devuelva al COORDINADOR DE CAMPO, este al SUPERVISOR y este al ENCUESTADOR correspondiente, si es necesario. 6. El ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o el COORDINADOR DE OFICINA relacionan en el formato “DEVOLUCION DE MATERIAL” las “Fichas” rechazadas en el proceso de crítica. 7. De la misma manera, los CRÍTICOS entregan al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o al COORDINADOR DE OFICINA las “Fichas” completas con el formato “CONTROL DE MATERIAL”, para que se remita a digitación. 8. El ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o el COORDINADOR DE OFICINA entregan los sobres de manila, por manzana, a cada uno de los DIGITADORES para iniciar el proceso de captura. 9. Los DIGITADORES cuentan el material recibido y lo revisan. Si encuentra “Fichas” con problemas las separa y las devuelve inmediatamente al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o al COORDINADOR DE OFICINA, para que las entreguen al SUPERVISOR respectivo, con el fin de que sean verificadas y corregidas en terreno, si es necesario. Igualmente, si falta alguna “Ficha” de las relacionadas como aceptadas en el formato “CONTROL DE MATERIAL” lo debe reportar inmediatamente. 10. Los DIGITADORES ingresan las “Fichas” al aplicativo Sisbén3. 11. Cuando los DIGITADORES terminan la captura de las “Fichas”, las que pasaron a histórico se entregan FÍSICAMENTE al administrador del Sisbén, para que se organicen en los archivos destinados para su conservación. 12. Las “Fichas” que no pasaron por mallas de validación las relacionan los DIGITADORES en el formato “RELACIÓN DE INCONSISTENCIAS”, y se devuelven al COORDINADOR DE OFICINA o al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, para ser remitidas a los SUPERVISORES respectivos. 13. El ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o el COORDINADOR DE OFICINA relacionan en el formato “DEVOLUCIÓN DE MATERIAL”, las fichas rechazadas en el proceso de digitación. 14. Una vez los SUPERVISORES verifican la información reportada por los DIGITADORES como inconsistente, las “Fichas” se entregan solamente al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, para que realice los procesos descritos en el Manual del usuario. 15. De esta manera se cumplen todos los procesos y se va conformando diariamente la base municipal, tanto en medio magnético como físicamente. 16. Digitadas todas las “Fichas” y terminado el proceso de implantación del Sisbén en el municipio, el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN debe organizar todo el material en un lugar seguro. 17. Las “Fichas” se organizan por números consecutivamente y no por manzana, ni por sector ni por barrio. 18. Los formatos de Recuento, Control de material, Inconsistencias, Devolución de material, Recepción y Entrega, deben estar perfectamente organizados en carpetas identificadas. OBSERVACIONES 1. Los ENCUESTADORES no deben llevar material a sus casas. Si lo hacen debe ser en coordinación con los SUPERVISORES respectivos y el COORDINADOR DE CAMPO. Esto debe suceder sólo cuando se haya programado una revisita en horario diferente a la jornada laboral establecida. 2. Las “Fichas” devueltas de digitación deberán entregarse directamente al COORDINADOR DE OFICINA, para que él las entregue al COORDINADOR DE CAMPO o a los SUPERVISORES. Estas “Fichas” no vuelven a crítica sino a digitación y son entregadas únicamente al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN.

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3. Las fichas devueltas de CRÍTICA o de DIGITACIÓN deben verificarse inmediatamente. 4. REPASAR constantemente los manuales. Por medio de su lectura es posible solucionar muchas dudas. 5. Sólo el ADMINISTRADOR DEL SISBÉN deberá hacer diariamente las copias de respaldo y hacer los envíos al DNP, de acuerdo con las instrucciones dadas en el Manual del usuario. EL SUPERVISOR Es la persona responsable de coordinar, verificar y evaluar el trabajo en terreno de los encuestadores a su cargo, y debe controlar estrictamente el proceso de diligenciamiento de la “Ficha de clasificación socieconómica”. En el esquema organizativo, el supervisor depende directamente del coordinador de campo o, en su defecto, del administrador del Sisbén. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Asistir al curso de capacitación y presentar las evaluaciones correspondientes. Cumplir con el horario establecido y verificar que los encuestadores a su cargo estén en el sitio de trabajo a la hora indicada. Recibir del coordinador del trabajo de campo o del administrador del Sisbén todo el material organizado por sección cartográfica e indicar a los encuestadores a su cargo cómo deben diligenciar las preguntas 2 a 10 de la Sección I. Identificación. Entregar el material a cada uno de los encuestadores a su cargo y ubicarlos diariamente en el área asignada, indicándoles las unidades de vivienda que deben trabajar en cada una de las manzanas seleccionadas. Analizar con detenimiento cada una de las preguntas de la “Ficha”, con el fin de estar en capacidad de resolver en terreno las dudas de los encuestadores. Verificar que el trabajo se haga en el tiempo estimado. Informar al encuestador los errores para que los corrija en aplicaciones posteriores. Constatar que cada encuestador cumpla con el trabajo que le fue asignado. Para ello debe revisar las “Fichas” diligenciadas, de manera que no falte ninguna unidad de vivienda ni ningún hogar, de acuerdo con la relación de unidades de vivienda y hogares hechas por el enumerador y reportadas en el formato de “Recuento de unidades de vivienda y hogares” (véase el formato en la página siguiente). Recibir diariamente de los encuestadores a su cargo y en terreno todas las “Fichas” diligenciadas. Numerar, en la oficina, y organizar por manzana, todas las “Fichas” completas, rechazos, ausencias definitivas y pendientes de revisita por falta de información. Relacionar en el formato “Control de material” (véase el formato en la p. todas las “Fichas” de cada manzana y entregarlo al administrador del Sisbén para que este las remita al proceso de crítica. Tener en cuenta que para la numeración cada número de “Ficha” es único y consecutivo. A cada unidad de vivienda debe asignarle un número de “Ficha”. Los diferentes hogares que hay en una unidad de vivienda tienen el mismo número de “Ficha”. Comunicar al coordinador de campo o al administrador del Sisbén la ausencia de alguno de los encuestadores a su cargo, y el bajo rendimiento. Recibir de los encuestadores que se retiran del proceso de recolección todos os materiales que les hayan sido entregados para su trabajo y devolverlos al coordinador de campo o al administrador del Sisbén. Organizar con el administrador del Sisbén o el coordinador de campo el material del día siguiente para entregarlo a los encuestadores. Asistir a las reuniones de evaluación que cite el administrador del Sisbén. Reunir a los encuestadores para hacer las precisiones necesarias sobre los errores cometidos con mayor frecuencia, en particular durante los dos primeros días de recolección. Conservar las “Fichas” pendientes, organizar y planear las revisitas y estar atento de que el encuestador las diligencie en la fecha acordada. Confirmar la validez del resultado de las “Fichas” no completas: ficha incompleta, rechazo, personas ausentes. Llevar un control de cobertura de las manzanas terminadas.

9 “Continuación “Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la prestación de Página No _. servicios suministre la prestación de servicio personal para realizar la coordinación general y diligenciamiento de ocho mil trescientas diez encuestas masivas para llevar a cabo el operativo de Sisben III. en el departamento”

EL ENCUESTADOR Es la persona responsable de recolectar la información de la “Ficha del clasificación socioeconómica” de acuerdo con la metodología, los contenidos, los procedimientos y las normas establecidas. Su trabajo es uno de los más importantes en la implantación del Sisbén III, y de su compromiso, desempeño y sentido de cooperación depende en gran medida que la información obtenida garantice la cobertura, la calidad y la precisión requeridas. Por tanto, sus tareas, funciones y responsabilidades son de vital importancia. El encuestador depende directamente del supervisor, quien le asigna diariamente las unidades de vivienda que debe encuestar y le entrega los materiales y elementos necesarios para su trabajo. Así mismo, le ayuda a resolver las dudas e inconvenientes que se le presenten durante el mismo. En la cabecera municipal el encuestador hace parte de un grupo de trabajo conformado por el supervisor, cuatro encuestadores y un enumerador. En los centros poblados no se hace recuento de unidades de vivienda y hogares; por tal razón, no se requiere de enumeradores. En la zona rural dispersa el equipo de trabajo está conformado por el supervisor y cuatro encuestadores. Allí tampoco se hace recuento. NORMAS PARA EL ENCUESTADOR Las instrucciones que se presentan a continuación están orientadas a establecer la forma y los procedimientos que debe seguir el encuestador para hacer las entrevistas, con el fin de que desarrolle esta actividad de la forma más adecuada. Presentación personal: es la primera impresión que recibe el encuestado; por tal razón, es importante la imagen, como signo de seriedad del proyecto y de la entidad que lo realiza; en consecuencia, es necesario una buena presentación, sin descuidos ni excesos. Portar siempre, en un lugar visible, el carné que lo identifica como Encuestador del Sisbén III. ‹‹ Solicitar la presencia del jefe del hogar o de una persona idónea: mayor de 18 años y que resida habitualmente en el hogar que se está encuestando. Usar un lenguaje claro y preciso. Presentarse como encuestador del Sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales (Sisbén) del municipio y mostrar su carné en cada una de las unidades de vivienda. Informar claramente el objetivo de la encuesta. Si alguna persona se niega a dar la información no discutir con ella. En este caso, se debe explicar la importancia del proyecto. No insistir en hacer la encuesta si la persona se niega por falta de tiempo o por estar ocupada en ese momento. No comentar ni discutir cuestiones políticas, religiosas o íntimas del hogar. No se debe perder la calma; la actitud asumida durante la entrevista afecta la disposición del informante y, desde luego, la calidad de la información que suministre. Leer textualmente las preguntas que lo requieran, con sus opciones correspondientes. Registrar todas las respuestas con números y letra claros. Solicitar, siempre: 1) documentos de identidad para registrar correctamente nombres, apellidos, identificación y fecha de nacimiento de todos los miembros del hogar; 2) el carné de afiliación a salud vigente de cada uno de los miembros del hogar para diligenciar correctamente la pregunta 81, referente a cubrimiento en salud; 3) la factura de servicios públicos para registrar el estrato. ‹‹ Diligenciar todas las preguntas con su respuesta; para evitar omisiones, es necesario hacer las preguntas en el mismo orden en que aparecen en la ficha. ‹‹ Por ningún motivo suponer o imaginar respuestas. ‹‹ Diligenciar el código que le fue asignado como encuestador responsable, en la pregunta 59 de la ficha. ‹‹ Anotar en observaciones lo que sea necesario para aclarar o advertir situaciones inesperadas o confusas. Estas anotaciones servirán como elementos de juicio en el momento de la supervisión. Al terminar la entrevista en el hogar, revisar las anotaciones, verificando que obtuvo toda la información solicitada, que no hubo omisiones y que registró claramente las respuestas en el espacio adecuado. Una vez revisada la “Ficha” debe diligenciar las preguntas 64 y 65 y obtener la firma del informante. Cuando el informante no sabe firmar, se anota en el espacio correspondiente a la firma: “El informante manifiesta no saber firmar”, y debe poner la huella digital.

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Funciones del ENCUESTADOR Asistir al curso de capacitación y presentar las evaluaciones correspondientes. Cumplir con el horario establecido. Verificar que los materiales que le entrega el supervisor estén completos, responsabilizarse de ellos y velar por su conservación. Diligenciar la “Ficha de clasificación socioeconómica” en cada uno de los hogares existentes en las unidades de vivienda que le han sido asignadas, siguiendo los lineamientos de este Manual y la capacitación recibida. Hacer las visitas que se requieran (máximo tres). Informar al supervisor sobre las situaciones especiales o los problemas que encuentre en el desarrollo de su trabajo y que no estén contemplados en este Manual. Terminada la entrevista, revisar la “Ficha” y entregar al supervisor en terreno las encuestas completas, rechazos, ausentes definitivas y pendientes de revisita por falta de información. Hacer las revisitas de las encuestas que quedaron con información pendiente. Una vez realizadas debe entregar al supervisor las “Fichas” diligenciadas completamente o justificar las que no se pudieron hacer. Asistir a las reuniones de evaluación que cite el supervisor. En caso de no poder asistir a su trabajo, informar al supervisor.

Actividades y funciones del Enumerador Actividades La principal actividad del enumerador es el registro de todas las unidades de vivienda, hogares y unidades económicas existentes en cada una de las manzanas que conforman el área de trabajo de un supervisor. Funciones: Asistir a la capacitación programada para dicho cargo y estar atento a las instrucciones que se impartan. Recibir de parte del administrador del Sisbén o del coordinador de campo el material requerido para el recuento, organizarlo y verificar que esté completo: formatos, cartografía del área asignada, tabla de apoyo, lápiz negro, lápiz rojo y carné. Recibir instrucciones del administrador del Sisbén o del coordinador de campo sobre la metodología y el cronograma definido para hacer su trabajo. Hacer el recorrido completo de cada una de las manzanas asignadas, realizando el recuento de todas las unidades localizadas en ella, garantizando la cobertura total de la manzana correspondiente. Delimitar la carga diaria del grupo de trabajo y entregar el plegable mediante el cual se notifica la fecha de realización de la encuesta del Sisbén con una semana de anticipación. Informar al administrador del Sisbén o al coordinador de campo sobre las novedades o problemas que encuentre durante el desarrollo de su trabajo, por ejemplo, manzanas que existen en la cartografía pero no existen en terreno, manzanas nuevas que no existen en la cartografía, manzanas divididas. Entregar diariamente al administrador del Sisbén o al coordinador de campo los formatos diligenciados y la cartografía de las manzanas terminadas. Para desarrollar las actividades concernientes al recuento es necesario conocer algunas definiciones cartográficas útiles para su ubicación en terreno. ¿QUE ES LA CRITICA, DE QUE SE ENCARGA y CUALES SON SUS OBJETIVOS? La crítica es el proceso por medio del cual se detectan las inconsistencias y los errores que se pueden cometer durante el trabajo de campo. El personal de crítica debe, por tanto, verificar la información contenida en las “Fichas de clasificación socioeconómica”. Si estas no se han diligenciado de acuerdo con las normas establecidas, el coordinador de campo o el administrador del Sisbén las devolverán a campo, al supervisor respectivo, para que el encuestador corrija los errores encontrados o complete las omisiones detectadas.

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Las personas que van a desempeñar las funciones de crítico de la “Ficha de clasificación socioeconómica” deben haber recibido el curso dictado a los encuestadores del proyecto. El proceso de crítica tiene los siguientes objetivos: 1. Examinar y revisar las respuestas a cada una de las preguntas de la “Ficha de clasificación socioeconómica”, con el fin de rectificar o aclarar en el terreno la información que por descuido o mala interpretación del informante o del encuestador se omitió o registró incorrectamente. 2. Verificar que la información sea consistente, que en la recolección no se omita nada. Cuando no se cumplan algunas de las condiciones anteriores o se detecten inconsistencias en la información recolectada pero no sea necesaria la devolución de la “Ficha” a terreno, el crítico podrá hacer las correcciones en la oficina. 3. Las inconsistencias se relacionan en el formato “Relación de inconsistencias” (véase el formato en la p. 13), que se entregará al administrador municipal del Sisbén o al coordinador de oficina junto con las “Fichas” respectivas, una vez terminado el proceso de crítica de la manzana correspondiente. DIGITADORES

Los DIGITADORES cuentan el material recibido y lo revisan Si encuentra “Fichas” con problemas las separa y las devuelve inmediatamente al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN o al COORDINADOR DE OFICINA para que lo entreguen al SUPERVISOR respectivo con el fin de que sean verificadas y corregidas en terreno, si es necesario. Igualmente, si falta alguna “Ficha” de las relacionadas como aceptadas en el formato “CONTROL DE MATERIAL” lo debe reportar inmediatamente. Los DIGITADORES ingresan las fichas al aplicativo SISBEN 3 Cuando los terminan la captura de las “Fichas”, las pasaron a histórico se entregan FÍSICAMENTE al ADMINISTRADOR para que se organicen en los archivos destinados para su conservación. Las “Fichas” que no pasaron por mallas de validación las relacionan los DIGITADORES en el formato “RELACIÓN DE INCONSISTENCIAS” y devuelven al COORDINADOR DE OFICINA o al ADMINISTRADOR DEL SISBÉN, para ser remitidas a los SUPERVISORES respectivos. 2.. Plazo: El plazo de ejecución del contrato será de mínimo Treinta y nueve (39) días hábiles, a partir del cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del mismo señalado en los numerales 6.7 y 6.8 del capítulo VI del presente pliego de condiciones. 2.1. Presupuesto Oficial: El presupuesto oficial estimado para la contratación del servicio asciende a la suma de CINCUENTA Y DOS MILLONES TRECIENTOS VEINTICINCO SETECIENTOS CUARENTA YCINCO MIL PESOS ($52.325.745.oo) Mcte para lo cual en el presupuesto asignado al DEPARTAMENTO para la actual vigencia existe disponibilidad para atender el gasto, según certificado de disponibilidad presupuestal No 505 de 04 de Marzo de 2010, expedido por el Profesional Especializado, Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación del Departamento. 2.3 Obligaciones especiales del contratista: El contratista además de cumplir las obligaciones señaladas en la cláusula Décima Tercera del modelo minuta de contrato - Anexo No. 3- del presente pliego de condiciones tendrá las siguientes: Serán otras obligaciones del proponente o contratista las siguientes:

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1. . Cumplir con las obligaciones laborales prestacionales y los pagos de salud y seguridad social del personal a su cargo. 2. Que su personal guarde discreción, respeto y cordialidad para con las diferentes personas beneficiarias de sus servicios. 3. Que sus supervisores conozcan la totalidad del contrato para efectuar una correcta ejecución. 4. El personal destinado a la ejecución del contrato deberá recibir la capacitación según los lineamientos establecidos por el DNP y el Departamento. 5. Cumplir con las normas y reglamentos internos del Departamento. 6. Todos los funcionarios deben ser carnetizados por el contratista, quien debe asumir los costos de esta actividad. El carnet debe portarse siempre en un lugar visible arriba de la cintura. 7. Suministrar el transporte requerido para el personal, y debe ser asumido los costos por el contratista 8. Permitir a los supervisores del Municipio, realizar las revisiones e inspecciones al personal, equipo y demás elementos que se utilicen en la ejecución. 9. El contratista debe guardar total y absoluta confidencialidad y usar la información que le sea suministrada única y exclusivamente para llevar acabo el barrido de Sísben lll. 10. El personal escogido por el municipio debe diligencias las encuestas con total y absoluta seriedad, no alterando información. 11. El contratista debe informar a tiempo cualquier irregularidad que se llegare a presentar con el personal en el diligenciamiento de las encuesta y en las demás actividades derivadas del operativo del Sisbèn. 12. El contratista debe presentar las encuestas para ser revisadas por el Departamento y avaladas por el Departamento Nacional de Planeación.

13. Responder ante la Gobernación Departamental y ante terceros por reclamos, demandas o costos que puedan surgir por daños o lesiones a funcionarios y/o usuarios o bienes de la Entidad o de terceros, ocasionados por actos, hechos u omisiones del contratista, sus empleados o delegados en desarrollo de la labor encomendada; 14. Como un factor que afecta sensiblemente la moral, el bienestar y el rendimiento de todo el personal, es la recepción a tiempo de su sueldo, es una obligación inherente de la empresa, el que los sueldos del personal asignado al contrato, sean cancelados oportunamente. 15. El supervisor del contrato, constatará que esto se realice, que los aportes parafiscales sean cancelados oportunamente y que correspondan al valor del total del trabajo realizado por cada uno de los operarios. El no cumplimiento de esta obligación implica que se le haga una amonestación escrita. El contratista en ninguna situación podrá alegar que no ha cumplido con esta obligación, esperando que la Gobernación le efectúe el desembolso correspondiente; 16. Cumplir con las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes y futuras aplicables; 17. Atender en forma inmediata los reclamos y sugerencias hechas por el Supervisor del contrato o quien haga sus veces; 18. Dar al personal de servicio la capacitación e instrucción adecuada en lo referente a la prestación del servicio y relaciones interpersonales; 19. Reemplazar y relevar el personal cuando La Gobernación lo solicite; 20. Responder por la conducta de su personal y mantener la supervisión directa sobre el mismo; 21. Reportar oportunamente al Supervisor del contrato asignado por La Gobernación, hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir durante la prestación del servicio; 22. Presentar al supervisor del contrato el personal nuevo que llegue a prestar servicios; 24) Mantener afiliado al personal que preste el servicio a las siguientes entidades: E.P.S., Fondo de Pensiones, Fondo de Cesantías y A.R.P;

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.

23. Entregar copias de las hojas de vida del personal que estará al servicio de La Gobernación durante la ejecución del contrato. En caso de proceder a cambios en el personal, la hoja de vida de la persona que hace el reemplazo deberá entregarse a la entidad; 24. Cumplir todas las demás obligaciones que correspondan a la naturaleza del contrato para la adecuada y oportuna prestación del servicio; 25. Cumplir con el objeto del contrato en la forma y plazo convenidos; 26. Atender las sugerencias que la Gobernación considere convenientes y pertinentes para la ejecución del objeto del contrato 27. cumplir con las especificaciones y lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de Planeación 3.- FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:

De conformidad con el inciso final del literal b) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la contratación de menor cuantía para la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en el año 2009 será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales, es decir, $231.750.000.oo; por lo tanto, y en consideración al presupuesto oficial del presente proceso, la modalidad de selección será la de selección abreviada de menor cuantía, definida en el artículo 2, numeral 2, literal b), de la Ley 1150 de 2007, el decreto 2474 de 2008 en particular, el artículo 12 num. 3 literal b) del citado Decreto y el Decreto 2025 de 2009. .

4.- DESCRIPCIÓN TECNICA Y ECONOMICA DEL CONTRATO: 4.1. Descripción Económica del Contrato: El valor estimado del contrato esta soportado en el presupuesto disponible que tiene la administración municipal para este fin, para lo cual se realizó el costeo por funcionario mes, de acuerdo a lo establecido en las normas laborales y partiendo del salario mínimo legal vigente establecido por el gobierno nacional. Por lo anterior se tuvo en cuenta la estimativo que Planeación Nacional y FONADE realizó para pago del personal que realizara las encuestas estos valores incluyen el salario base, auxilio de transporte, aportes parafiscales, prestaciones sociales. El presupuesto por servicio requerido es el siguiente:

PERSONAL A PROVEER

CANTIDAD

PLAZO DIAS

SALARIO BASE

SALARIO ANTES ADMINISTRACION

Coordinador de campo Coordinador de oficina Supervisor Encuestador Enumerador Crítico Digitador

1

39

1’300.700

2’000.034

1

40

2’432.000

3’739.590

4 16 3 4 4

39 29 30 30 35

1’350.000 584’000 362’800 571’000 577’000

2’075.841 1’048.846 708’716 1’028.857 1’038.081

ADMINISTRACIÓN %

TOTAL

NOTA: EL Departamento calculó para cada cargo a proveer la suma de la columna 5 como salario antes de administración en la cual está incluido el salario base más los costos por subsidio de transporte y alimentación (cuando aplique) prestaciones sociales, obligaciones parafiscales. El horario de trabajo para el personal será el establecido por administración departamental de Lunes a Sábado de 8:am a 4 PM

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El departamento no reconocerá viáticos para ninguno de los cargos ni horas extras, ni dominicales, ni festivos. NOTA: El porcentaje de administración no podrá ser inferior al 10% ni superior al

12% del valor de la oferta. Para lo cual EL CONTRATISTA, deberá calcular % de sobre el salario antes de administración establecido para cada cargo, tal como se estableció en el anexo 3 del pliego de condiciones 4.2. Descripción Técnica del Contrato: Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas que se deben acreditar para el desarrollo del objeto previsto en el presente proceso de selección 4.2.1. Cualidades del Proponente: Que los servicios ofrecidos estén debidamente autorizados por el Ministerio de la Protección Social, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes (ley 50 de 1990). Para lo anterior, el proponente deberá allegar la documentación que soporta el cumplimiento de los requisitos previstos. El no cumplimiento de lo anterior será causal de rechazo de la propuesta. 4.2.1.1. Personal Requerido: El Proponente posee la libertad de selección del personal para la ejecución del contrato, determinará las cantidades que le aseguren la entrega dentro de los tiempos establecidos, pero deberá cumplir como mínimo con los perfiles solicitados a continuación: Cargo Coordinador de campo

Perfil Académico Tecnólogo

Coordinador de oficina Supervisor

Tecnólogo Técnico o tecnólogo

Encuestador Enumerador Crítico Digitador

Bachiller Bachiller Bachiller Bachiller o técnico en sistemas

Experiencia Coordinador en realización de encuestas en campo y manejo de personal. Manejo de cartografía Manejo de personal Manejo de personal y realización de encuestas Aplicación de encuestas Aplicación de encuestas Aplicación de encuestas Digitación de encuestas o información alfanumérica

Cantidad 1

1 4 16 3 4 4

NOTA: El personal será seleccionado por el Departamento de las hojas de vida presentadas por el oferente. . 4.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA. Para el presente proceso de Selección abreviada de Menor cuantía, los Interesados deberán acreditar certificados que demuestren experiencia en contratos similares al objeto de la presente Licitación (Suministrar y Administrar Personal), en máximo dos (2) contratos cuya cuantía traída a valor presente sea igual o superior al valor del presupuesto oficial. Para los contratos ejecutados en Consorcio o Unión Temporal, se aceptará el CIEN POR CIENTO (100 %) del valor del contrato para cada uno de los Asociados, sin importar su porcentaje de participación. Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información; las cuales deberán ser suscritas por la persona competente. 1. 2. 3. 4. 5.

Identificación de la entidad o empresa contratante Objeto del contrato Valor del contrato Fecha de iniciación y terminación del contrato Tiempo de ejecución

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También se recibirán copias de actas de pago debidamente legalizada ante la Entidad correspondiente. NOTA: En ningún caso se podrán subsanar asuntos relacionados con la falta de capacidad, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a la entrega de propuestas del presente proceso de conformidad con lo señalado en el artículo 10 del decreto 2474 de 2008. Nota: La no presentación de los documentos exigidos en el presente numeral serán causal de rechazo de la propuesta, siempre y cuando no sea subsanado dentro de un (1) día hábil determinado con la entidad estatal, para lo cual se le comunicará al email determinado por la empresa en su carta de presentación o mediante oficio que se enviara por fax. 5.- JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN: La Gobernación del Departamento Archipiélago efectuará la escogencia de la oferta más favorable para la entidad de conformidad con lo establecido en el literal a) del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008. Para establecer los criterios de calificación del presente proceso de selección, la entidad determina que, los requerimientos técnicos serán HABILITANTES, al igual que el cumplimiento de los documentos jurídicos y la capacidad financiera; cobrando mayor relevancia los primeros, dado el conocimiento y experiencia que se demanda el cumplimiento del objeto contractual. Bajo esta premisa, la entidad determinado que los factores de ponderación y calificación mas relevantes y preponderantes, son el precio y el cumplimiento del Decreto 2762 de 1991. Sobre este último -cumplimiento del Decreto 2762 de 1991-, la entidad de conformidad con los estudios de mercado efectuados, considera que en el Departamento Archipiélago existe capital humano (personas naturales y jurídicas) suficientes, capacitadas e idóneas para desarrollar el objeto del contrato; ello aunado a lo contemplado en la Ley 915 de 2004 y los fallos jurisprudenciales que sobre el particular se han expedido: “(…) Ley 915 de 2004 - Artículo 67. Contratación. En las licitaciones de contratos cuyo objeto deba ser desarrollado en el territorio del departamento Archipiélago, las entidades licitantes propenderán por una participación real y efectiva de los raizales y residentes, valorando esta circunstancia. En igualdad de condiciones se preferirá a los raizales y residentes del departamento Archipiélago. (…)” Subrayado y negrillas son del Despacho. Tribunal Contencioso Administrativo de San Andrés, Providencia y Santa catalina, Rad. 88001-33-31-001-2007-000338-00 Acción de Cumplimiento, Sentencia del 17 de Octubre de 2007: Si bien el constituyente de 1991, estableció un régimen especial para el Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, no lo exceptuó de ser destinatario de las demás normas que regulan las demás entidades territoriales, tal como lo precisa el artículo 310 de la carta política, sobre este sentido, la Constitución permite normas especiales favorables para el archipiélago pero no ordena que este Departamento solo tenga ese tipo de disposiciones. Consecuencia de ello fue la reglamentación de un régimen de asentamiento capaz de controlar el tema de la Residencia y Circulación en el Departamento desarrollado en el decreto 2762 de 1991, buscando con ello garantizar a la población asentada en el territorio insular (Raizales y Residentes), una organización racional acorde con el entorno y el acceso al trabajo. Posteriormente, con el Ley 47 de 1993, se buscó dotar al Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, de un estatuto especial que le permita su desarrollo

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dentro del marco fijado por la constitución, en atención a sus condiciones geográficas, culturales, sociales y económicas, y en idéntica forma se proteja a los Raizales y Residentes de este territorio brindándoles acceso a todas las garantías sociales. Pese a la existencia del régimen de contratación administrativa, contenido en la ley 80 de 1993, normas posteriores que lo reglamentan y lo modifican, no exime de observar el conjunto legal especial regulatorio de la materia, el legislador mediante ley 915 de 2004, quiso garantizar una participación real y efectiva de los raizales y residentes, exigiendo una preferencia de estos grupos poblacionales de la insular, a efectos de poder determinar una verdadera política pública de pleno empleo en este territorio, ya que por circunstancias limitativas de la zona terráquea y del frágil ecosistema los procesos de construcción de grandes obras civiles se vieron restringidos por mecanismos constitucionales de de protección de derechos fundamentales como lo preciso la sentencia T-284 del 95, emanada de la H. Corte Constitucional, paralizando razonablemente el cúmulo de mano de obra calificada y no calificada que se encontraba flotante en el departamento, quedando en cabeza de los raizales y residentes afrontar desde entonces hasta hoy una verdadera crisis de subsistencia en el Departamento. Sin embargo, debe concluirse que cuando el artículo 67 de la Ley 915 preceptúa que las entidades licitantes deben propender por una participación real y efectiva de los raizales y residentes “…valorando esta circunstancia…”, significa ello como lo expresó la Sala en el fallo antes citado que: “Su efectividad debe traducirse en la determinación previa de condiciones licitatorias y contractuales que permitan materializar la efectiva participación de estos proponentes”, de manera que tal cualificación subjetiva, constituya un plus frente a los demás proponentes, con efectos directos en la evaluación y selección final como podría serlo por vía de ejemplo, la asignación final de un puntaje adicional para los proponentes que sean raizales o residentes –y en todo caso inscritos en la cámara de comercio de este DepartamentoEn este sentido, la Corte Constitucional manifestó que: “(…) no desconoce que excepcionalmente, en algunas materias y en ciertas circunstancias, la residencia pueda tener relevancia constitucional y admitirse como elemento de diferenciación.” Sentencia de la C.C T-147 de 1996 MP. Eduardo Cifuentes Muñoz. La garantía efectiva de la participación de raizales y residentes, no se materializa advirtiendo al contratista su deber de cumplir normas de carácter general, que son de público conocimiento y de estricta observancia per se, sino con medidas y direccionamiento que puedan tener resultados en al praxis, es decir, consecuencias ue modifiquen la realidad objetiva. En este orden de ideas, en el presente proceso el ofrecimiento más favorable para la entidad será el que resulte de aplicar la alternativa que se menciona a continuación:

Calificación Económica (400 PUNTOS): La propuesta cuyo precio de oferta (Po) sea menor se tomará como la de “Mejor Precio” (Mp) y se le adjudicarán 400 puntos. Para el puntaje de las demás propuestas se hará de la siguiente forma, tomando como patrón el precio de oferta menor, aplicando la siguiente fórmula: Mp/Po x 400 = Puntaje Obtenido Donde:

Po= Precio Oferta de propuesta Mp= Precio de menor oferta

Calificación de la Empresa (200 PUNTOS):

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Al proponente que presente lo solicitado con el numeral 2.4 El organigrama de la empresa especificando número del personal a cargo número de operarios, y demás administrativos y operativos y la Organización logística obtendrá 200 puntos quien no la presente obtendrá 0 puntos. Calificación Técnica: 300 PUNTOS Como criterios para la Evaluación Técnica se tendrán en cuenta los siguientes factores: •

Al proponente que presente lo solicitado con el numeral 2.3.1 -autorización del ministerio de la protección Social- tendrá 100 puntos quien no lo presente obtendrá cero 0 puntos

•

Al proponente que presente la totalidad de lo solicitado con el numeral 2.3.2 – Personal Requerido (hojas de vidas discriminadas por cargos)- tendrá 200 puntos quien no lo presente obtendrá cero 0 puntos CONCEPTOS A EVALUAR Puntaje Coordinador de campo: Experiencia mínima certificada de 40 Dos (2) años como coordinador en realización de

encuestas en campo y manejo de personal. Manejo de cartografía. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje.

Coordinador de oficina: Un (1) año de experiencia 40 certificada. Para ello deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación de la persona a la actividad específica. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje. Supervisor: Un (1) año de experiencia certificada. Para ello 40 deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación de la persona a la actividad específica. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje Encuestador: Tres (3) meses de experiencia certificada. Para 20 ello deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación como encuestador. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje

Enumerador: Seis (6) meses de experiencia certificada en 20 este tipo de servicio. Para ello deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación como encuestador o numerador. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje.

Crítico: Seis (6) meses de experiencia certificada. Para ello 20 deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación como encuestador o numerador. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje.

Digitador: Seis (6) meses de experiencia certificada en este tipo de 20 servicio. Para ello deberán anexar certificación o certificaciones en el que se indique claramente tiempo y dedicación digitador. Los que no cumplan con el requisito no tendrán puntaje

Tarjeta de Circulación y Residencia OCCRE: 100 PUNTOS

18“Continuación “Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la prestación de Página No _. servicios suministre la prestación de servicio personal para realizar la coordinación general y diligenciamiento de ocho mil trescientas diez encuestas masivas para llevar a cabo el operativo de Sisben III. en el departamento”

En cumplimiento de las disposiciones especiales que rigen en el Departamento Archipiélago (Decreto – Ley 2762 de 1991, Ley 915 de 2004) y con el fin de propender por una participación real y efectiva de los raizales y residentes del Departamento Archipiélago, la entidad otorgará 100 puntos al oferente que acredite la tarjeta de residencia OCCRE. En caso de que el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal o persona Jurídica, deberá acreditar la tarjeta de residencia OCCRE de por lo menos uno de los asociados o integrantes y del representante legal; en caso de que el representante legal funja como socio, el requisito deberá ser acreditado por lo menos por dos de los asociados. NOTA: Es entendido que el proponente conoce las NORMAS DE CONTROL DE CIRCULACION Y RESIDENCIA contenidas en el DECRETO 2762 de 1991, y demás que lo modifiquen o reformen y por lo tanto se compromete a que el 100% del personal a contratar sea residente legalmente en las Islas y a agotar los trámites legales pertinentes para la importación de personal foráneo calificado a las Islas, a falta de profesional residente en ella necesario para la ejecución del presente contrato. NOTA: Para efectos de la Calificación Económica y de acreditación de la Tarjeta de Circulación y Residencia OCCRE se considerarán únicamente las propuestas hábiles, es decir, aquellas que cumplan la totalidad de los requisitos de orden Jurídico, Técnico y Financiero. 6.- ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO: 6.1. Distribución del Riesgo El Contratista deberá ejecutar el objeto del Contrato por su cuenta y riesgo, y asumir los gastos por todo concepto, incluyendo estudios, garantías, impuestos, trámites, seguros, multas y todos los demás gastos necesarios para la plena ejecución de las obligaciones que se derivan del objeto. Igualmente la inversión y financiación de las obligaciones a su cargo que se derivan de la propuesta a la presente convocatoria pública son por cuenta exclusiva del Contratista. En los contratos se pueden presentar cambios en las circunstancias sociales, económicas o políticas existentes al momento de su celebración, que alteran la equivalencia económica de las prestaciones recíprocas, sea por actuaciones imputables a una de las partes o por hechos completamente ajenos a los contratantes. La equivalencia económica del contrato se puede alterar por riesgos normales inherentes al funcionamiento de la empresa aseguradora o por riesgos anormales y absolutamente extraños a la compañía de seguros sub- dividiéndose la modalidad de los riesgos en dos categorías a saber: 1. Riesgos empresariales: Los cuales se dividen en: 1. Riesgos normales: Corresponde al giro ordinario de la compañía aseguradora y que debieron ser previstos por la misma al momento de presentar la propuesta o celebrar el contrato. 2. Riesgos constitutivos de caso fortuito: Son circunstancias de hecho irresistibles e imprevisibles por la Aseguradora y que modifican las condiciones del contrato sustancialmente. 3. Riesgos externos: Son aquellos riesgos anormales y completamente ajenos al círculo propio del la compañía aseguradora, los cuales alteran la equivalencia económica del (Art. 27 Ley

80 de 1993) y se subdividen en:

4. Riesgos Administrativos: Son las alteraciones de la equivalencia económica del contrato, causadas por la acción unilateral de las partes, bien sea por las modificaciones introducidas al objeto del contrato o por motivos de interés público o por expedición de normas

jurídicas o actos administrativos emanados de las autoridades públicas, que inciden directamente sobre las circunstancias económicas del contrato o por

expedición de normas jurídicas o actos administrativos emanados de las autoridades públicas, que inciden directamente sobre las circunstancias económicas del contrato. 5. Riesgos naturales: Son aquellos en donde la equivalencia económica puede resultar alterada por fenómenos de fuerza mayor (Art. 64 del Código Civil).

19“Continuación “Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la prestación de Página No _. servicios suministre la prestación de servicio personal para realizar la coordinación general y diligenciamiento de ocho mil trescientas diez encuestas masivas para llevar a cabo el operativo de Sisben III. en el departamento”

6. Riesgos coyunturales: Son los fenómenos de índole, social, económicos o políticos, que no se pueden prever en el momento de la celebración de que lo torna por la presencia de tales hechos en excesivamente oneroso. 6.2. Constitución de Garantías Con el fin de garantizar el cumplimiento del contrato que se llegue a celebrar, la entidad estima que el contratista deberá constituir las siguientes pólizas: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Buena calidad del servicio : La garantía de buena calidad del servicio debe ser equivalente al 50% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Garantía de buen manejo e inversión del anticipo: La garantía de buen manejo e inversión del anticipo será por el 100% del valor del anticipo, con un término de duración del contrato y cuatro (4) meses más. Salarios y prestaciones sociales. La garantía de salarios y prestaciones sociales debe ser equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la aprobación de la garantía única por la Oficina Asesora Jurídica de la Gobernación de San Andrés.

Responsabilidad civil Extracontractual. La garantía de Responsabilidad civil Extracontractual debe ser por un valor del 5% del valor del contrato y tres (3) meses más.

ALEX AMRI NEWBALL ARCHBOLD Director Administrativo Planeación (original Firmado)

INGRID MILLER BERNARD Profesional Universitario