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PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO
CONSEJO DE LA JUDICATURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA COORDINACION DE ACTUARIOS Y PERITOS
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1.- ÍNDICE SEC
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1.- ÍNDICE ..................................................................................................................... 2 2.- INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 3 3- MARCO LEGAL .......................................................................................................... 4 4.- MISIÓN..................................................................................................................... 5 5.- VISIÓN ..................................................................................................................... 5 6.- VALORES.................................................................................................................. 5 7.- ORGANIGRAMA ....................................................................................................... 6 8.- ATRIBUCIONES ........................................................................................................ 7 9- OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO ..................................................................... 8 COORDINADOR GENERAL DE ACTUARIOS Y PERITOS........................................ 8 JEFE DE ÁREA DE ASIGNACIÓN DE DILIGENCIAS ............................................ 11 JEFE DE ÁREA DE EJECUTORES....................................................................... 13 JEFE DE ÁREA DE SUPERVISIÓN DE ACTUARIOS (NOTIFICADORES) ................ 16 COORDINADOR DE ACTUARIOS PENAL, CIVIL DE SAN JUAN DEL RÍO Y MUNICIPAL DE QUERÉTARO. ........................................................................... 18 ACTUARIO DE PRIMERA INSTANCIA ................................................................ 20 AUXILIAR DE ACTUARIO .................................................................................. 23 AUXILIAR DE PERITOS ..................................................................................... 26 10. EXPEDICIÓN.......................................................................................................... 29
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2.- INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito principal, proporcionar una visión sobre la Coordinación General de Actuarios y Peritos en donde se establece el marco legal, misión, valores, atribuciones, la estructura orgánica y sus funciones; con la finalidad de proporcionar al personal que la integra, una herramienta de trabajo que le sea de utilidad para cumplir con los objetivos propuestos. También funge como un medio de orientación e integración al personal, debido a la información que contiene. Este manual es de gran utilidad, ya que se puede utilizar como instrumento de capacitación de personal para facilitar su incorporación al área de trabajo así como ser un instrumento para la orientación e información al público en general, razón por la cual debe actualizarse, realizando las adecuaciones que sean necesarias en el momento oportuno; además de dar cumplimiento con las exigencias de la Ley de Acceso a la Información Gubernamental. En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo. Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de las funciones que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.
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3- MARCO LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Querétaro. 3. Ley de Amparo. 4. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro, Artículos 77, 78 y 92. 5. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Querétaro. 6. Código Civil para el Estado de Querétaro. 7. Código de Comercio. 8. Reglamento de la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 9. Reglamento Interior para los Juzgados del Estado de Querétaro. 10. Ley Federal del Trabajo. 11. Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado. 12. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 13. Ley de Entrega Recepción para el Estado de Querétaro. 14. Jurisprudencia. 15. Doctrina.
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4.- MISIÓN
Somos una entidad pública del Poder Judicial que proporciona apoyo jurisdiccional y administrativo a los Juzgados, en todo lo relativo a las funciones actuariales y que ejecutamos las órdenes dictadas por los jueces, con el fin de contribuir en la impartición de justicia de forma expedita.
5.- VISIÓN
Mantenernos como una dependencia de apoyo Jurisdiccional y administrativa que atiende las órdenes de los jueces, aplicando los valores de responsabilidad, compromiso, honestidad, Imparcialidad, legalidad, discrecionalidad y lealtad, que genere credibilidad y confianza en la administración e impartición de justicia con el fin de cumplir las órdenes decretadas por los jueces.
6.- VALORES
•
Responsabilidad
• • • • • • •
Compromiso. Honestidad. Lealtad. Imparcialidad. Legalidad. Discrecionalidad. Servicio.
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7.- ORGANIGRAMA
PLENO
PRESIDENTE DEL PLENO DEL TSJ Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA (1)
COORDINADOR GENERAL DE ACTUARIOS Y PERITOS (1)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (1)
JEFE DE ÁREA DE ASIGNACIÓN DE DILIGENCIAS (1)
JEFE DE ÁREA DE SUPERVISIÓN DE ACTUARIOS (1)
ACTUARIO DE 1A INSTANCIA (17)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (2)
JEFE DE ÁREA DE EJECUTORES (1)
ACTUARIO DE 1A INSTANCIA (18)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (1)
AUXILIAR DE PERITOS (1)
COORDINADOR DE ACTUARIOS PENALES QRO. (1)
ACTUARIO DE 1A INSTANCIA (11)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (2)
COORDINADOR DE ACTUARIOS CIVILES S.J.R. (1)
ACTUARIO DE 1A INSTANCIA (8)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (1)
COORDINADOR DE ACTUARIOS MUNICIPALES (1)
ACTUARIO MUNICIPAL (7)
AUXILIAR DE ACTUARIOS (1)
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8.- ATRIBUCIONES
Sección Cuarta De la Coordinación General de Actuarios y Peritos La Coordinación General de Actuarios y Peritos tiene la función de auxiliar administrativamente a los Juzgados, en todo lo relativo a las funciones actuariales a fin de contribuir en la impartición de justicia de forma expedita, de conformidad con lo preceptuado por el artículo 92 de la Ley Orgánica del Poder Judicial en el Estado. Al efecto contará con las funciones siguientes: I. Organizar, dirigir y controlar el desahogo de ejecuciones y notificaciones ordenadas por los órganos jurisdiccionales; II. Coordinar y organizar las agendas de notificaciones y diligencias judiciales que han de practicar los actuarios, mediante riguroso turno, excepto las de carácter familiar, medidas cautelares, cumplimiento de ejecutorias de amparo u otras que así lo ameriten, a criterio del juzgador; III. Supervisar que el desempeño de los actuarios en las diligencias se realicen con estricto apego a derecho; IV. Controlar al personal administrativo y de actuaría, así como resguardar los expedientes que ingresen diariamente a esta oficina para ser diligenciados; V. Notificar oportunamente la designación de Peritos que los jueces acuerden en los diversos juicios; y VI. Las demás que se señalen específicamente en su propio reglamento.
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9- OBJETIVO Y FUNCIONES POR PUESTO
PUESTO: COORDINADOR GENERAL DE ACTUARIOS Y PERITOS OBJETIVO: Dirigir las actividades de la Coordinación de Actuarios en las áreas de asignación de diligencias, control de ejecuciones y control de notificaciones, con apego a las disposiciones legales vigentes y a las directrices administrativas que establezca el Poder Judicial para asegurar el cumplimiento de las funciones genéricas de la Coordinación, así como de las Coordinaciones de Actuarios Penales, de San Juan del Río y Municipal en base a los procedimientos y normatividad aplicable. FUNCIONES: 1. Diseñar e implementar sistemas de supervisión y evaluación de las actividades y de la conducta de los servidores públicos adscritos a la Coordinación General de Actuarios y Peritos y demás Coordinaciones de actuarios del Poder Judicial con el fin de cumplir con la normatividad aplicable. 2. Instrumentar e implementar las medidas y registros necesarios para el adecuado funcionamiento de la Coordinación General de Actuarios y Peritos y demás Coordinaciones del Poder Judicial. 3. Visitar cuando menos, una vez al mes, las demás Coordinaciones de Actuarios para verificar su adecuado funcionamiento. 4. Organizar a través de los Jefes de Ejecutores y Notificadores, las rutinas de trabajo de la coordinación, verificando cargas de trabajo y eficiencia general y de cada empleado y funcionario judicial adscritos a la Coordinación para un mejor cumplimiento de sus funciones. 5. Diseñar y aplicar controles de puntualidad y eficiencia de los actuarios, para un pronto cumplimiento de las órdenes de los jueces.
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6. Estar en constante comunicación y atender las órdenes y sugerencias de los jueces para el correcto desahogo de las diligencias. 7. Asesorar jurídicamente a los Actuarios cuando lo soliciten y en su caso, canalizar al Juez que ordena la diligencia el planteamiento de los problemas que se presenten cuando exista inconformidad por el litigante. 8. Vigilar y coordinar el buen uso y manejo de la agenda, estableciendo los controles necesarios para la cancelación de diligencias, baja de expedientes en el sistema informático de la coordinación y su devolución a los Juzgados respectivos con el fin de aprovechar los espacios respectivos. 9. Supervisar la reasignación de actuarios fuera de programación previa, para ocupar los espacios recuperados por cancelación de citas de los litigantes, o por compactación de tiempos en las diligencias. 10. Consultar con la Presidencia del Tribunal los cuestionamientos que pudieran surgir con respecto al ejerció de las funciones, tareas y objetivos de la coordinación. 11. Verificar las estadísticas de los tiempos empleados por los actuarios en las diligencias desahogadas. 12. Establecer la distribución de las zonas para el buen funcionamiento de la Coordinación General de Actuarios y Peritos y demás Coordinaciones. 13. Verificar la funcionalidad de mapas de recorridos, tanto para las ejecuciones como para los emplazamientos y notificaciones. 14. Prestar atención permanente al desarrollo de las diligencias que efectúen los actuarios, tanto en horarios normales, como en aquellos que se promulguen fuera del horario de oficina, procurando el apoyo que le soliciten los ejecutores, hasta el desahogo final de la diligencia. 15. Elaborar los informes que le requiera la superioridad con la frecuencia que se indique, así como las autoridades competentes, para mantenerlos enterados con respecto a lo solicitado.
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16. Establecer roles de trabajo, guardias y suplencias entre el personal a su cargo para realizar las actuaciones solicitadas. 17. Convocar a los actuarios y jefes de área o coordinadores a reuniones de trabajo a efecto de implementar los medios administrativos que se estimen convenientes para mejorar el servicio. 18. Autorizar la requisición correspondiente para asegurar el suministro de materiales de consumo, papelería y apoyos de trabajo para el eficiente desarrollo de las actividades diarias de la oficina a su cargo. 19. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado. 20. Ejercer las facultades y cumplir las obligaciones que le confiere el Reglamento de Peritos. 21. Atender al público que acude a la Coordinación con amabilidad y pertinencia, vigilando que el personal subalterno lo haga de la misma manera. 22. Elaborar en la Coordinación el programa anual de trabajo, con el objetivo de programar las actividades en forma oportuna.
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PUESTO JEFE DE ÁREA DE ASIGNACIÓN DE DILIGENCIAS
OBJETIVO: Coordinar la función de actuaría de primera instancia civil, mediante la asignación automatizada de diligencias a los litigantes que la solicitan, previa orden del juez competente y reducir tiempos y evitar trato selectivo por parte de los actuarios hacia determinados litigantes, a través de la asignación aleatoria de diligencias y la calendarización automatizada y anticipada de las citas para contribuir al buen funcionamiento de la Coordinación en base a las leyes y reglamentos establecidos. FUNCIONES: 1. Programar las citas en el sistema computarizado de agenda general, a los interesados, en la que se registra folio, fecha, hora, juzgado, número de expediente y tipo de diligencia. 2. Valorar las diligencias solicitadas en la Coordinación de Actuarios con carácter de urgente a efecto de agendarla para su ejecución. 3. Determinar aproximadamente los tiempos límites de las diligencias, considerando el tipo de ejecución y la distancia a donde deberá trasladarse el actuario, así como las condiciones circunstanciales del momento. 4. Emitir boleta de cita en original y copia, donde se asentarán los registros vertidos en el punto 1, agregando los datos del abogado patrono o autorizado, entregando copia al carbón al autorizado, previa firma de recibido, para acreditar su asignación. 5. Clasificar por fechas las boletas de Asignación de citas, para ser agregadas a los expedientes una vez que sean recibidos en esta Coordinación.
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6. Elaborar informes estadísticos y todo tipo de reportes que le señalen sus superiores, para emitir el informe general de las Coordinaciones a Presidencia. 7. Atender a los abogados litigantes y corregir datos por errores de captura y llevar a cabo la cancelación de citas, para el mejor aprovechamiento de los tiempos. 8. Atender y dar cita vía telefónica a los abogados que se encuentren fuera del Partido Judicial de Querétaro, solicitando los datos del Juzgado exhortante, Juzgado que radica el exhorto, numero, nombre del promovente, tipo de diligencia y nombre del solicitante, al cual se asignará un folio que corresponde a su cita, para efecto de confirmar su asignación. 9. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado. 10. Auxiliar al Coordinador General de Actuarios y Peritos en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones de la Coordinación. 11. Proponer al Coordinador General, las medidas necesarias para el mejor funcionamiento y cumplimiento de los objetivos generales. 12. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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PUESTO JEFE DE ÁREA DE EJECUTORES OBJETIVO: Coordinar la logística para que las diligencias encomendadas por los jueces a los actuarios, se desarrollen el día y hora señalada, realizando las operaciones relativas, a fin de que los expedientes estén a disposición de cada actuario para su desahogo oportuno, en base a las leyes y reglamentos establecidos FUNCIONES: 1. Revisar la agenda general que se elabora en el Área de Asignación de Diligencias, para solicitar a los Juzgados los expedientes con órdenes de ejecución. 2. Distribuir diariamente a los actuarios los expedientes a diligenciar, de acuerdo a la agenda electrónica y a quienes se les designarán en forma aleatoria y equitativa. 3. Valorar las diligencias solicitadas a la Coordinación General de Actuarios y Peritos con el carácter de urgente a efecto de encomendarlas al actuario respectivo. 4. Supervisar que el número de expediente corresponda con los datos de la solicitud del litigante, verificando que coincida el nombre del actor y que efectivamente exista una orden de ejecución. 5. Atender a los litigantes que acuden a diligencia, designándole el actuario para hacerse acompañar por las personas facultadas, a fin de que las ejecuciones se desahoguen conforme a derecho. 6. Supervisar que los expedientes asignados a ejecución permanezcan fuera del juzgado correspondiente lo estrictamente necesario para su diligenciación, agilizando la recepción y devolución de los expedientes a los Juzgados de origen.
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7. Analizar en el área de su competencia, los planteamientos presentados por los actuarios con la finalidad de que las diligencias se desahoguen conforme a derecho y en el menor tiempo. 8. Distribuir diariamente los expedientes programados para diligenciar a cada actuario en forma aleatoria, asegurándose de que cada expediente lleve anexa la copia de Boleta de Asignación de Cita. 9. Recabar la firma del actuario en la lista de distribución de trabajo diario que se queda en la oficina como forma de control y resguardo del expediente entregado para diligenciar. 10. Vigilar que al acudir el actuario a su diligencia se lleve exclusivamente el expediente a diligenciar, salvo el caso en que vayan a diligenciarse varios expedientes con el mismo litigante, para evitar duplicar diligencias en un mismo expediente. 11. Recibir los expedientes que le sean entregados por los actuarios una vez realizada diligencia o constancia respectiva para devolverse a Juzgado. 12. Revisar aleatoriamente los expedientes diligenciados por los actuarios para cerciorarse que la diligencia practicada reúne los requisitos de ley. 13. Asignar las diligencias ordenadas en horarios inhábiles por turno para los actuarios, para dar cumplimiento a la orden del Juez. 14. Resolver los casos de solicitudes de diligencia que salen de rutina, con la autorización de su jefe para el cumplimiento de lo ordenado por el Juez. 15. Tomar las medidas necesarias para que el Actuario que deja un citatorio, lo cumplimente él mismo, salvo en los casos en que la diligencia que antecede se prolongue hasta la hora de la cita, en cuya situación se asignará otro ejecutor para que no quede citatorio sin cumplimentar, reasignando el mismo al actuario respectivo, para la cumplimentación de la orden del Juez. 16. Canalizar al área de notificaciones a los ejecutores que por causas justificadas no salgan a diligenciar, a fin de apoyar en las funciones actuariales.
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17. Monitorear por medio de radio las diligencias que efectúan los actuarios, resolviendo los planteamientos que estos le expongan al momento; incluida la solicitud para el uso de la fuerza pública, para una efectiva cumplimentación de la orden del Juez. 18. Realizar aquellas actividades que expresamente le ordenen sus superiores para el debido cumplimiento de los objetivos de la Coordinación. 19. Coordinarse con las autoridades respectivas para que presten el apoyo de la fuerza Pública cuando así lo requiera un actuario en proceso de diligencia, para el debido cumplimiento de la orden del Juez. 20. Asignar actuario a los litigantes en el orden en que llegaron para el cumplimiento de lo ordenado en autos. 21. Coadyuvar con eficiencia en la relación de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado. 22. Elaborar informes estadísticos y todo tipo de reportes que le señalen sus superiores, para emitir el informe general de las Coordinaciones a Presidencia. 23. Auxiliar al Coordinador General de Actuarios y Peritos en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones de la Coordinación. 24. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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PUESTO JEFE DE ÁREA DE SUPERVISIÓN DE ACTUARIOS (NOTIFICADORES) OBJETIVO: Coordinar las actividades del área de supervisión, para lograr que la función de actuaría en materia de notificaciones se realice expeditamente y en condiciones de respeto al derecho, honestidad y eficiencia en base a las leyes y reglamentos aplicables. FUNCIONES:
1. Establecer las rutinas de trabajo de su área, verificando cargas de trabajo, niveles de productividad para eficientar tiempos para el debido cumplimiento de las órdenes del Juez. 2. Valorar las diligencias solicitadas con carácter de urgente a efecto de encomendarlas al actuario disponible en el momento, para la pronta cumplimentación de la orden del Juez. 3. Coordinar el buen uso y manejo de la agenda, estableciendo los controles necesarios para la cancelación de diligencias, baja de expedientes y su devolución a los Juzgados respectivos, para aprovechar tiempos del actuario de estrados. 4. Atender las indicaciones y sugerencias de los jueces, manteniendo una constante comunicación con ellos para el buen cumplimiento de las órdenes del Juez. 5. Llevar el control de los tiempos de las notificaciones y emplazamientos para que el expediente dure lo estrictamente necesario en la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 6. Verificar la funcionalidad de mapas de recorridos, emplazamientos y notificaciones en las rutas respectivas.
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7. Asesorar jurídicamente a los actuarios cuando se lo soliciten en cuestiones de criterio; canalizando en su caso al Coordinador General o al Juez que ordena la diligencia para su debida cumplimentación. 8. Recibir los expedientes que le sean entregados por los actuarios una vez realizada la diligencia o constancia respectiva para devolverse a Juzgado. 9. Elaborar informes estadísticos y todo tipo de reportes que le señalen sus superiores, para emitir el informe general de las Coordinaciones a Presidencia. 10. Apoyar al Coordinador cuando así lo solicite para elaborar los roles de trabajo y guardias del personal a su cargo en la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 11. Convocar a reuniones de trabajo a efecto de implementar los medios administrativos que se estimen convenientes para el cumplimiento de los objetivos de la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 12. Coadyuvar con eficiencia en la relación de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas. 13. Auxiliar al Coordinador General de Actuarios y Peritos en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones de la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 14. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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PUESTO COORDINADOR DE ACTUARIOS PENAL, CIVIL DE SAN JUAN DEL RÍO Y MUNICIPAL DE QUERÉTARO. OBJETIVO: Dirigir las actividades de la Coordinación de Actuarios que le corresponde, con apego a las disposiciones legales vigentes y a las directrices administrativas que establezca el Poder Judicial para asegurar el cumplimiento de las funciones genéricas de las Coordinaciones de Actuarios Penales, de San Juan del Río y Municipal en base a los procedimientos y normatividad aplicable FUNCIONES: 1. Acudir puntualmente a las oficinas de la Coordinación de Actuarios, al inicio de la jornada de trabajo, en los horarios establecidos. 2. Recibir las listas de cédulas liberadas por los Juzgados para la impresión y notificación, así como las cédulas a notificarse que emite e imprimen los Juzgados. 3. Realizar las funciones del Coordinador de Actuarios y Peritos, a excepción de las marcadas en el Reglamento de la Coordinación General de Actuarios y Peritos del Poder Judicial del Estado de Querétaro artículo 9, así como realizar las funciones de los jefes descritos en este manual. 4. Auxiliar al Coordinador General de Actuarios y Peritos en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones de la Coordinación General de Actuarios y Peritos. 5. Proponer al Coordinador General de Actuarios y Peritos, las medidas necesarias para el mejor funcionamiento y cumplimiento de los objetivos generales. 6. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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7. Presentar los documentos o actuaciones solicitadas por el Coordinador General de Actuarios y Peritos cuando a si lo requiera, y en su caso, la presencia en la oficina del Coordinador General. 8. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.
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PUESTO ACTUARIO DE PRIMERA INSTANCIA
OBJETIVO: Realizar las notificaciones y practicar las diligencias en los asuntos de la competencia de los Juzgados en los que esté adscrita la Coordinación de Actuarios, y que sean encomendadas para estos, fuera de la oficina de los propios Juzgados, con estricto apego a derecho, honradez, imparcialidad, discrecionalidad, eficiencia y transparencia. FUNCIONES: 1. Acudir puntualmente a las oficinas de la Coordinación de Actuarios, al inicio de la jornada de trabajo, en los horarios establecidos. 2. Recibir y revisar diariamente el o los expedientes que habrá de diligenciar, examinando los autos que ordenan las diligencia en cuestión. 3. Verificar oportunamente (antes de diligenciar), si el interesado tiene personalidad en el expediente, que efectivamente exista orden de ejecución, solicitando en el momento oportuno que las personas autorizadas se identifiquen. 4. Realizar citatorios, embargos, emplazamientos, notificaciones y en general ejecutar las órdenes judiciales, en tiempo estrictamente necesario. 5. Elaborar oportunamente sus cedulas y levantar las actas de acuerdo a los resultados arrojados por las diligencias que realicen. 6. Actuar y aplicar el derecho en el desahogo de las diligencias, para atender la orden del Juez.
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7. Solicitar el auxilio de la fuerza pública para el desahogo de las diligencias, una vez agotados los medios de convencimiento, cuando encuentre resistencia a la ejecución. 8. Impedir la intervención de personas no autorizadas, o ajenas a las diligencias que desahogue, haciendo uso de los medios que la Ley le faculta. 9. Rechazar recompensas o gratificaciones que fueren ofrecidas por el usuario, por la ejecución de las órdenes del Juez. 10. Rendir los informes previos y justificados que le requieran las autoridades competentes en los juicios de amparo, y en el cual haya intervenido como autoridad responsable, además aquellos que por turno correspondan. 11. Formar el cuadernillo correspondiente a los antecedentes del juicio de amparo, donde funja como autoridad responsable. 12. Conceder a los litigantes un tiempo prudente para acudir a su cita, y en caso de inasistencia, levantar el acta que describa la circunstancia. 13. Solicitar en caso de duda en cuanto a interpretación de preceptos, asesoría judicial al Juez que ordena la diligencia, en su defecto y de no haber inconveniente legal solicitar orientación al Coordinador de Actuarios o Jefe de Área. 14. Procurar la actualización en cuanto al procedimiento y la teoría jurídicos en que se fundamenta la función de actuaría. 15. Entregar en tiempo y forma los expedientes al Jefe de área respectivo o Coordinador para baja y entrega al Juzgado. 16. Verificar oportunamente las condiciones del vehículo, realizando el reporte correspondiente además, conducir prudentemente el automóvil que se le asigne para efectuar el trabajo encomendado, respetando los reglamentos de tránsito y no utilizarlo para fines ajenos a la función de actuaría. 17. Reportar las incidencias de las actuaciones que realiza a los jefes de área a la brevedad, a partir de que se constituya el ministro ejecutor, o el ministro notificador.
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18. Acatar las órdenes del juez para efectuar ejecuciones y notificaciones en horas inhábiles, atendiendo al turno o las necesidades de la Coordinación. 19. Hacer del conocimiento a sus superiores la falta de papelería oficial de su uso. 20. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado. 21. Auxiliar al Coordinador General de Actuarios y Peritos en las labores que le encomiende, relacionadas con las funciones de la Coordinación. 22. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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PUESTO AUXILIAR DE ACTUARIO
OBJETIVO: Contribuir al óptimo funcionamiento de la Coordinación de Actuarios, proporcionando el soporte operativo en las Coordinaciones de Actuarios y sus áreas respectivas, así como el secretarial en auxilio directo del Coordinador y en su caso de los jefes de área, realizando los registros necesarios y apoyando en el desempeño de sus funciones en base a las leyes y reglamentos establecidos. FUNCIONES: 1. Atender al público que acude a la Coordinación para conocer el curso de la diligencia que les interesa. 2. Contestar el teléfono oficial de la oficina y canalizar la llamada a la persona correspondiente para su debida atención. 3. Elaborar oficios, circulares y memorandos, así como encargarse de su archivo para establecer los controles necesarios para su almacenamiento, a petición del Coordinador respectivo o jefe de área. 4. Atender la base de radio de monitoreo y comunicación con los actuarios, en ausencia o a petición del Coordinador o Jefes de Área. 5. Llevar el control de papelería oficial, de la Coordinación; vigilando los stocks, y elaborando las requisiciones para el suministro del material de oficina y papelería. 6. Apoyar al Coordinador o jefe de área, acudiendo a los Juzgados, para recibir o entregar los expedientes que no fueron tramitados normalmente a los paquetes que cada Juzgado remite diariamente a la Coordinación. 7. Apoyar al Coordinador Actuarios de los Juzgados Penales, acudiendo a los Juzgados, para recibir y entregar las cédulas o procesos que respectivos y que ordenaron una notificación o ejecución al actuario.
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8. Llevar y controlar el archivo de la Coordinación, vigilando los documentos de envío al archivo en términos de la Ley de Acceso a la Información. 9. Auxiliar cuando sea necesario en el área de atención al público. 10. Resguardar y manejar las llaves de acceso a la Oficina respectiva, para evitar su extravío y uso inadecuado. 11. Imprimir diariamente las listas de los expedientes a diligenciar, respaldadas en las boletas de asignación de citas y solicitarlas previamente el día anterior a la diligencia. 12. Imprimir diariamente la relación de expedientes diligenciados y devolverlos a cada juzgado, recabando el sello y firma respectiva en los listados. 13. Auxiliar al Coordinador o jefe de área respectivo en la captura y separación de expedientes por horario y Juzgado para la diligencia del día siguiente. 14. Atender a los abogados litigantes, y público en general canalizando los planteamientos que se formulen, al área respectiva. 15. Atender al público que acude al área para conocer el curso de la diligencia que les interesa en cuestión, verificando que el solicitante sea parte o autorizada para consultar el expediente, exigiendo la identificación de éstas. 16. Auxiliar al Coordinador o jefe respectivo en recibir los expedientes a notificar o diligenciar de cada juzgado, así como los listados de cédulas o cédulas impresas por Juzgados penales. 17. Ingresar electrónicamente los expedientes recibidos de los Juzgados para cumplimentarse la orden respectiva, anexando en la carátula el ticket o boleta emitida por el sistema informático para un mejor control. 18. Elaborar los reportes diarios de los expedientes entregados a cada actuario.
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19. Auxiliar al Coordinador o Jefe de área respectivo, elaborando los informes requeridos del flujo de trabajo en las áreas correspondientes. 20. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado. 21. Auxiliar al Coordinador o jefe de área respectivo en las labores que le encomienden, relacionadas con las funciones de la Coordinación. 22. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables y órganos competentes del Poder Judicial del Estado.
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PUESTO AUXILIAR DE PERITOS OBJETIVO: Asignar el Perito de acuerdo al sistema informático implementado en la Coordinación para la determinación de los mismos, según los requerimientos de los Juzgados, basándose en el directorio de Peritos autorizado por el Consejo de la Judicatura, aplicando para tal efecto las normas, procedimientos y políticas administrativas de rigor. FUNCIONES: 1. Proporcionar información a los aspirantes a Perito que la soliciten. 2. Recibir la documentación que presenten los aspirantes a Perito y turnarla al Coordinador General para su análisis y evaluación. 3. Contactar al Perito nombrado dentro del expediente, para que se presente a la Coordinación General de Actuarios y Peritos con el fin de que sea notificado lo ordenado por el Juez. 4. Supervisar en el sistema que haya una equidad en el numero de nombramientos en las respectivas especialidades. 5. Recibir las solicitudes de los Juzgados de nombramiento del Perito según sus necesidades. 6. Asignar Perito por número de expediente, juzgado, especialidad y de acuerdo al formato elaborado en el programa de Peritos, proporcionando el folio con número consecutivo para que vaya en el acuerdo con el nombre del profesionista requerido. 7. Dar a firmar diariamente los folios al Coordinador, que serán entregados a los Peritos para el control de nombramientos. 8. Recibir de los Juzgados los expedientes vía notificadores los cuales son entregados diariamente después de darlos de alta, anexando el folio correspondiente y llevando su registro en un libro.
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9. Llamar al Perito, quien tienen la obligación de asistir a la Coordinación para aceptar y protestar el cargo, en un término de dos días e igual situación con las notificaciones ordenadas del Juzgado para los Peritos que forman la planilla del Tribunal Superior de Justicia. 10. Entregar el expediente a Notificadores y si tiene más notificaciones se hace la aclaración para que lo reasignen. 11. Notificar en la Coordinación los folios de aceptación de cargo y dar de baja en el programa y registrarlos como comunicados. 12. Recibir los folios de Peritaje entregados, y promociones que entregan los Peritos debiendo quedar registrados también en el programa de la computadora. 13. Llevar un archivo de folios notificados, cancelados y peritajes entregados. 14. Entregar un informe mensual al Coordinador que se obtiene de la computadora y en el cual aparecen los nombramientos otorgados a cada Perito y el total de las mismas. 15. Hacer la revocación del Perito si este no se presenta en el tiempo estipulado, mediante un oficio dirigido al Juez y pasarlo a firma del Coordinador para su autorización. 16. Revisar los folios que van quedando y pedir los expedientes para notificarlos o bien cancelarlos si no hay acuerdo o se dio por desierta la prueba. 17. Atender al público que solicita información sobre Peritos para nombrarlos en tiempo, entregando una lista de la especialidad solicitada. 18. Otorgar a los Abogados Litigantes, si lo requieren, la lista de Peritos para tenerlos en su despacho a la mano; lo mismo del reglamento si lo solicitan. 19. Sellar las traducciones de los Peritos traductores. 20. Recibir los expedientes de los Juzgados municipales mismos que son notificados y regresados a actuarios municipales.
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21. Coadyuvar con eficiencia en la realización de los objetivos del área de adscripción y en general de los programas del Poder Judicial, en actividades requeridas y compatibles con las atribuciones al nombramiento asignado.
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10. EXPEDICIÓN
En cumplimiento a lo dispuesto por el articulo 101 fracción XII, 102 fracción II, 103 párrafo cuatro de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Querétaro; artículos 9 fracción I, 50 fracción I, 94 del Reglamento del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial, el Lic. Jorge Herrera Solorio, expide el presente manual de organización para su debida difusión y observancia al interior del Poder Judicial del Estado de Querétaro, siendo las
13:00 trece horas del día 07 siete de Julio del 2010 dos mil diez. El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su autorización por el Consejo de la Judicatura. La Dirección de Contraloría Interna será la dependencia encargada de coordinar los trabajos de elaboración y modificación de los diversos manuales administrativos de las dependencias o unidades administrativas del Poder Judicial, debiendo conservar una copia de los documentos autorizados.
ATENTAMENTE LIC. JORGE HERRERA SOLORIO MAGISTRADO PRESIDENTE DEL PLENO DEL T.S.J. Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
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