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TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................2

2.

OBJETIVO ................................................................................................................................................3

3.

FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO..........4 3.1 3.2

4.

FUNCION DE INFORMACIÓN.....................................................................................................4 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN .................................................................................................4

COMUNICACIÓN EXTERNA Y MEDIOS DE INFORMACIÓN...................................................5 4.1 COMUNICACIÓN EXTERNA .................................................................................................................5 MEDIOS DE INFORMACIÓN ...........................................................................................................9 4.2 4.2.1 página web..................................................................................................................................9 4.2.2 Correo electrónico.......................................................................................................................9 4.2.3 Canal de televisión YUBARTA T.V. .........................................................................................9 4.2.4 Programa radial........................................................................................................................10

5.

MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA .................................................10 COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................................................10 5.1 REUNIONES Y COMITÉS ....................................................................................................................13 5.1.1 Consejo superior .......................................................................................................................13 5.1.2 Comité de rectoral.....................................................................................................................14 5.1.3 Consejo académico ....................................................................................................................14 5.1.4 Reuniones de dueños de proceso con la rectoría ......................................................................14 5.1.5 Reunión con la comunidad universitaria.................................................................................14 5.1.6 Comités de compras..................................................................................................................14 5.2 MEDIOS DE COMUNICACIÓN ......................................................................................................15 5.2.1 Boletín interno..........................................................................................................................15 5.2.2 Carteleras..................................................................................................................................15 5.2.3 Correo electrónico.....................................................................................................................15 5.2.4 Memorando………………………………………………………………………………….. 16 5.2.5 Pagina Web……………………………………………………………………………….… 16 5.2.6 Informes…………………………………………………………………………………..… 16 5.2.7 Cartas…………………………………………………………………………………….… 16

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1. INTRODUCCIÓN Toda organización es una serie de articulaciones y movimientos, que sin el intercambio de información no podría mantenerse, desarrollarse y trasladarse a otros estadios de intención y relación. El medio ambiente informativo de las instituciones puede ser tan estable como la propia organización sea o se lo permita. La producción de datos es una constante, la manera de administrarlos, explicarlos, compartirlos y asumirlos, generará una organización que facilite los equilibrios y controle las contingencias hasta donde esto sea posible. La comunicación se entiende como la posibilidad de participación desde un gran entramado de relaciones donde se intercambiarán vivencias, experiencias y objetivos comunes, para la construcción de sociedades horizontales, con más opciones de vida y libertad. Una estrategia en materia de comunicación debe estar compuesta de dos lógicas, la informativa y la comunicativa. Es arriesgado dar una explicación por separado para definir la función de cada uno de estos términos, máxime si su articulación, dato-significado, constituyen el principio básico para la construcción de representaciones sociales. La función de la información en una estrategia consiste en difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de una selección de procedimiento en donde se encuentran involucrados los agentes de la organización, los medios de comunicación y los mensajes. Por su parte, la función de la comunicación se ubica en la intención de compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso de calibración donde existe la intención de generar marcos de referencias

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similares, entre el o los que emiten un mensaje y entre el o los que reciben. La intención de compartir una misma visión o modelo de acción representación de la realidad es la finalidad de la comunicación. Una estrategia comunicativa al centrarse en un principio de interacción, de entendimiento participativo y de diálogo, tiene que utilizar todos los niveles y tipos de comunicación existentes, para hacerla funcionar operativamente. La Universidad del Pacifico debe tener como principio una visión comunitaria, de compartir y construir que junto con la misión, los principios y valores, serán el pilar para su desarrollo y crecimiento.

2. OBJETIVO Esta política tiene por objetivo establecer las directrices que se deben considerar para desarrollar el sistema de comunicación que facilite: 1. La entrega de información oportuna para los usuarios y los procesos de La Universidad del Pacifico. 2. La comunicación con el usuario 3. La comunicación entre los colaboradores de La Universidad del Pacifico. 4. La comunicación con las partes interesadas de La Universidad del Pacifico.

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3. FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

3.1 FUNCION DE INFORMACIÓN La función de la información en las estrategias de La Universidad del Pacifico, debe difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de los medios y escenarios descritos en esta política, donde se involucran todos los colaboradores de La Universidad del Pacifico, los medios de comunicación y los mensajes. 3.2 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN Deberá compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso en donde existe la intención de generar marcos de referencias similares, entre el o los que emiten un mensajes y entre el o los que reciben. La intención de compartir una misma visión y modelo de gestión es la finalidad de la comunicación. La comunicación debe centrarse en los principios de interacción, de entendimiento participativo, de diálogo y retroalimentación y debe ser aplicada en todos los niveles y tipos de comunicación existentes en La Universidad del Pacifico, para hacerla funcionar operativamente. Comunicar la misión, la visión, los principios, valores, objetivos estratégicos, políticas y objetivos de calidad de La Universidad del Pacifico, contribuye al mantenimiento o al cambio de una cultura que cubre a todo el Grupo Humano de La Universidad del Pacifico y su entorno.

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Esta comunicación debe contribuir a alcanzar un código de actitudes, más homogéneo, más uniforme, pero con principios muy firmes de libertad y decisión. La comunicación debe tener un principio de organización que se rige desde la circulación de información la cual permite el entendimiento, la coordinación y la reproducción de los agentes que trabajan en grupo. Pensar una estrategia desde la comunicación es partir del diseño de planes integrales en donde es importante que las personas tengan acceso al marco estratégico institucional para posteriormente entrar en el diálogo, la participación y el reconocimiento. 4. COMUNICACIÓN EXTERNA Y MEDIOS DE INFORMACIÓN 4.1 COMUNICACIÓN EXTERNA La comunicación con usuarios y partes interesadas se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la tabla 1. TABLA 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES DIRECTAS CON EL ENTORNO DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO (EXTERNAS) PARA

USUARIOS

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESDE DIRECCIONAMIENTO a) Presentación a) Presentación d) Presentaciones ESTRATEGICO de proyectos de proyectos a grupos estratégicos estratégicos e) Comunicación para La b) Presentación directa Universidad de f) Informes

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PARA

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USUARIOS

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESDE

EVALUACIÓN

PROYECCIÓN SOCIAL

información del Pacifico sobre la b) Presentación imagen y las de estrategias de información La sobre la Universidad imagen y las del Pacifico estrategias de La c) Presentación Universidad de La del Pacifico Universidad del Pacifico en eventos a) Informe de Control Interno Contable.( Contundiría General de la Nación ) b) Informe ejecutivo anual de evaluación al sistema (Función Pública). a) Portafolio de a)Portafolio Servicios Servicios

g) Mail h) Fax i) Canal TV. Institucional j) Radio k) Pagina Web

a) E- mail b) Cartas c) Pagina Web d) informes

de a) Presentaciones a grupos

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USUARIOS

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESDE

INVESTIGACIÓN

DOCENCIA

de y del los y/o

b) Cartas c) Informes d) Mail e) Canal TV. Institucional f) radio g) Pagina web

a) Semilleros y Grupos de Investigación conformado y aprobados

y a)Reuniones comité b)Presentaciones a grupos c)Comunicación directa d)Cartas e)Informes f)Mail g)fax h)Canal TV. Institucional i)radio j)Pagina web

a)informes al ministerio de educación b)informes al consejo nacional de acreditaciones

a)Reuniones y comité b)Presentaciones a grupos c)Comunicación directa

b) Informes de seguimiento y final del desarrollo de los proyectos y/o convenios ejecutados a) Difusión de los resultados de la investigación

b)Informes seguimiento final desarrollo de proyectos convenios ejecutados

a) Convocatoria para admisión y matrícula b) Listado de admitidos y

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USUARIOS

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESDE novedades de estudiantes c) Oferta académica

APOYO

MEJORA

d)Cartas e)Informes f)Mail g)fax h)Canal TV. Institucional i)Radio j)Pagina web a) Proyecto de Presupuesto. b) Rendición de cuenta a Contraloría General de la Nación. c) Informes a la contaduría general de la nación d) Informes al ministerio de educación

a) Comunicación directa b) Mail c) Cartas d) Informes e) Pagina Web

a) informes a)informes de a)Comunicación de encuestas directa encuestas b)avances del b)Mail sistema c)Cartas b) avances del integrado de d)Informes

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USUARIOS

PARTES INTERESADAS

MEDIOS

DESDE sistema gestión integrado de gestión

e)Pagina web

4.2 MEDIOS DE INFORMACIÓN Para la divulgación del conocimiento y posicionamiento de La Universidad del Pacifico, se deben emplear los siguientes medios

4.2.1 Página web

A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad universitarias y partes interesadas 4.2.2 Correo electrónico

Preferiblemente debe emplearse comunicación directa. Cuando no sea posible, debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma directa de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicación eficaz. 4.2.3 Canal de televisión YUBARTA T.V.

Canal institucional que se emplea como medio masivo de comunicación tanto interna como externamente

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4.2.4 Programa radial

Medio utilizado para comunicar eventos ha realizar en La Universidad del Pacífico

5. MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna en La Universidad del Pacífico se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la tabla 2. TABLA 2. MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO PARA

USUARIOS

MEDIOS

DESDE de DIRECCIONAMIENTO a)Informe cumplimiento de ESTRATEGICO metas b)Plan indicativo c)Plan de acción anual

EVALUACIÓN

a) Programa auditorias b) Informes auditorias

a) Reuniones y comité b) Boletines c) Cartas d) Informes e) Mail f) Pagina Web de a)Reuniones y comité b)Comunicación de directa c)Cartas

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USUARIOS

MEDIOS

DESDE

PROYECCIÓN SOCIAL

c) Informes de asesorías y acompañamientos. d) Información sobre prácticas pedagógica de autocontrol, autogestión y autorregulación e) Plan acción anual f) Plan indicativo a) Portafolio de servicios de proyección de b) Informe cumplimiento de metas c) Plan indicativo d) Plan de acción anual e) Informes de seguimiento al desarrollo de los proyectos y/o convenios. f) Informe de seguimiento a prácticas y pasantía.

d)Informes e)Mail f) pagina Web g) Boletines

a) Reuniones y comité b) Comunicación directa c) Informes d) Mail e) Pagina Web f) Carteleras

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USUARIOS

MEDIOS

DESDE g) Informe de seguimiento a programas y cursos de educación continua ofertados. h) Informe final de pasantías, proyectos y convenios ejecutados.

INVESTIGACIÓN

DOCENCIA

a) Difusión de los resultados de la investigación de b) Informe cumplimiento de metas c) Plan indicativo d) Plan de acción anual

a) Reuniones y comité b) Comunicación directa c) Cartas d) Informes e) Mail h) pagina Web

a) Informe de cumplimiento de metas b) Plan indicativo c) Plan de acción anual de d) Listado graduados

a) Reuniones y comité b) Comunicación directa c)Cartas d)Informes e)Mail f) pagina Web g) Boletines

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USUARIOS

MEDIOS

DESDE APOYO

MEJORA

a)Informe de cumplimiento de metas b)Plan indicativo c)Plan de acción anual

a)Reuniones y comité b)Comunicación directa c)Cartas d)Informes e)Mail f) pagina Web a)Informe de a)Reuniones y comité cumplimiento de b)Comunicación metas directa b)Plan indicativo c)Cartas c)Plan de acción anual d)Informes e)Mail f) pagina Web

5.1 REUNIONES Y COMITÉS La Universidad del Pacifico debe desarrollar las siguientes reuniones para el fortalecimiento de sus comunicaciones y su gestión y administración.

5.1.1 Consejo superior

Debe desarrollarse de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

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5.1.2 Comité de rectoral

Tiene por objeto revisar los indicadores de desempeño de los procesos, de resultado de las operaciones, y de los resultados del plan estratégico.

5.1.3 Consejo académico

Tiene por objeto tratar temas y problemáticas relacionadas con la gestión académica, Investigativa y de Proyección Social de La Universidad del Pacífico.

5.1.4 Reuniones de dueños de proceso con la rectoría

Tienen por objeto de precisar las directrices y lineamientos a los dueños de proceso y dar la retroalimentación necesaria al responsable del proceso de Direccionamiento Estratégico de La Universidad del Pacifico. También, tienen por objeto realizar un seguimiento de detalle al desempeño de cada proceso, a sus resultados y a su contribución al logro de la visión de La Universidad del Pacifico.

5.1.5 Reunión con la comunidad universitaria

Tiene por objeto de realizar una retroalimentación a todos los niveles de la Organización con miras de fortalecer la comunicación y aclarar situaciones que puedan dar lugar a equívocos. 5.1.6 Comités de compras

Tiene por objeto definir las compras a realizar y la selección de los proveedores

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5.2 MEDIOS DE COMUNICACIÓN 5.2.1 Boletín interno

Tiene por objeto: 1. Mantener continuamente actualizados a todos los colaboradores de La Universidad del Pacifico 2. Divulgar los principios y valores de La Universidad del Pacifico. 3. Divulgar el marco estratégico de La Universidad del Pacifico 4. Contribuir al fortalecimiento social de La Universidad del Pacifico

5.2.2 Carteleras

La rotación de la información de las carteleras de La Universidad del Pacifico debe ser semanal. La información contenido en las carteleras debe ser breve, ilustradas y en su conjunto no debe ser densa. Las carteleras deben estar en todos los pisos y sedes de la Universidad. 5.2.3 Correo electrónico

Preferiblemente debe emplearse comunicación directa. Cuando no sea posible, debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma directa de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicación eficaz.

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5.2.4 Memorando

Los memorandos se deben emplear cuando a criterio del Colaborador de La Universidad del Pacifico, deba quedar registrado el direccionamiento o información allí establecidos. 5.2.5 Pagina Web

A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad universitarias y partes interesadas. 5.2.6 Informes

Información recogida, analizada y compilada par comunicar seguimiento o resultado de un evento, proyecto ú alguna otra actividad.

5.2.7 Cartas

Dirigidas a uno o varios funcionarios de acuerdo a las necesidades de la comunicación.