POLITICAS Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL REGISTRO DEL PERSONAL EN EL SEGURO DE VIDA O INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI.

I.

OBJETIVO. MARCO NORMATIVO. POLITICAS. PROCEDIMIENTO. DIAGRAMA DE FLUJO. ANEXOS.

OBJETIVO

ESTABLECER LAS POLITICAS Y EL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE TALLERES GRAFICOS DE MEXICO, EN EL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL ANTE LA ASEGURADORA. II.

MARCO NORMATIVO

™

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO.

™

LINEAMIENTOS RELATIVOS A LA CONTRATACION DE SEGUROS SOBRE BIENES PATRIMONIALES Y DE PERSONAS QUE REALICEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL.

™

MANUAL DE PERCEPCIONES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA FEDERAL.

™

PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACION PARA EL EJERCICIO FISCAL CORRESPONDIENTE.

III.

POLITICAS

1.

GESTIONAR LA INCORPORACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DE TGM, EN EL SEGUROS DE VIDA INSTITUCIONAL, ANTE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS.

2.

ORIENTAR A LOS TRABAJADORES SOBRE LOS BENEFICIOS QUE OTORGA EL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL, ASI COMO DE LOS TRAMITES QUE

SE DEBAN REALIZAR EN CASO DE SINIESTRO, ANTE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS. 3.

REMITIR A LA ASEGURADORA EL FORMATO DE “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS” DEBIDAMENTE REQUISITADO Y FIRMADO POR LOS TRABAJADORES PARA SU REGISTRO.

4.

ENTREGAR AL TRABAJADOR, LA COPIA DEL “ASEGURADO”, DEL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”, CON EL SELLO DE RECEPCION DE LA ASEGURADORA.

5.

GESTIONAR ANTE LA ASEGURADORA LOS CAMBIOS DE BENEFICIARIOS QUE EL TRABAJADOR SOLICITE.

6.

EL PERSONAL DE MANDO PODRA ELEGIR INCREMENTAR LA SUMA BASICA DE SU SEGURO DE VIDA, QUE ES DE 40 MESES DE SALARIO MENSUAL (POTENCIAR), PUDIENDO ELEGIR ENTRE 20, 40 Y 68 MESES MAS DE SUELDO MENSUAL, PAGANDO PARA ELLO UN PORCENTAJE DE SU SUELDO DEL 0.85, 1.69 O 2.88, RESPECTIVAMENTE Y DESINCORPORARSE DE ESTA PRESTACION CUANDO ASI LO DESEE, A TRAVES DEL FORMATO QUE AL EFECTO LE PROPORCIONE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.

IV.

PROCEDIMIENTO

No. RESPONSABLE

1

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD COORDINACION ENTREGA A LOS TRABAJADORES DE NUEVO DE INGRESO, EL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ADMINISTRACION ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”.

FORMATO O DOCUMENTO FORMATO

DE PERSONAL

AL PERSONAL DE MANDO SE LE ELABORARA UN CALCULO CON BASE EN SU SUELDO MENSUAL Y LOS PORCENTAJES 0.85, 1.69 Y 2.88; A EFECTO DE QUE DECIDA SI QUIERE POTENCIAR SU SEGURO A 20, 40 Y 68 MESES MAS DE SUELDO MENSUAL, RESPECTIVAMENTE. EN CASO AFIRMATIVO DEBERA FIRMAR EL FORMATO DE CALCULO, PUDIENDO DESINCORPORARSE CUANDO A SI LO DESEE. 2

TRABAJADOR

RECIBE EL FORMATO Y LO REQUISITA CON SUS DATOS PERSONALES.

3

COORDINACION REVISA EL FORMATO PARA VERIFICAR QUE SE HAYA DE LLENADO CORRECTAMENTE Y DE SER ASI, LO REMITE ADMINISTRACION A LA ASEGURADORA PARA SU REGISTRO. DE PERSONAL

4

ASEGURADORA

RECIBE EL FORMATO, ACUSA RECIBO Y REALIZA EL REGISTRO DEL TRABAJADOR CON SUS BENEFICIARIOS.

FORMATO REQUISITADO FORMATO

FORMATO Y OFICIO

No. RESPONSABLE 5

COORDINACION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

6

TRABAJADOR

7

TRABAJADOR

8

9

10

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RECIBE DE LA ASEGURADORA EL ACUSE DE RECIBO DEL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”, ENTREGANDO AL TRABAJADOR LA COPIA CORRESPONDIENTE.

FORMATO O DOCUMENTO FORMATO

RECIBE COPIA DEL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”, CON SELLO DE ACUSE DE RECIBIDO DE LA ASEGURADORA. . CUANDO EL TRABAJADOR REQUIERA HACER CAMBIO DE SUS BENEFICIARIOS, DEBERA LLENAR NUEVAMENTE EL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”. EN ESTE CASO SE REPITEN LOS PASOS 2 AL 6.

FORMATO

COORDINACION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

QUINCENALMENTE ELABORA LA RELACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS QUE ELIGIERON POTENCIAR SU SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL, CON MONTOS A DESCONTAR VIA NOMINA, Y LA REMITE A LA COORDINACION DE REGISTRO Y NOMINA PARA LA RETENCION CORRESPONDIENTE.

RELACION

COORDINACION DE REGISTRO Y NOMINA

REALIZA LA RETENCION QUINCENAL VIA NOMINA, A LOS TRABAJADORES QUE ELIGIERON POTENCIAR SU SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL.

NOMINA

SUBGERENCIA DE SOLICITA MENSUALMENTE A LA GERENCIA DE PERSONAL FINANZAS, EL PAGO DEL RECIBO EXPEDIDO POR LA

FORMATO

OFICIO

ASEGURADORA, CORRESPONDIENTE A LA POLIZA CI0401 DEL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL DE TODO EL PERSONAL DE LA ENTIDAD. 11

SUBGERENCIA DE SOLICITA MENSUALMENTE A LA GERENCIA DE PERSONAL FINANZAS, EL PAGO DEL RECIBO EXPEDIDO POR LA

OFICIO

ASEGURADORA, CORRESPONDIENTE A LA POLIZA CI0402 DE POTENCIACION DEL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL, DEL PERSONAL DE MANDO QUE LO HAYA SOLICITADO Y CUYOS PRIMAS LE FUERON RETENIDAS VIA NOMINA. 12

ASEGURADORA

ENVIA A UN GESTOR DE COBRANZA A RECOGER LOS CHEQUES PARA EL PAGO DE LAS POLIZAS CI0401 Y CI0402

13

ASEGURADORA

CADA ANIVERSARIO DE LAS POLIZAS CI0401 Y CI0402, SE LLEVA A CABO UNA CONCILIACION DE LOS MONTOS PAGADOS CONTRA LOS RETENIDOS EN NOMINA, DERIVADOS DE LAS INCORPORACIONES Y DESINCORPORACIONES DE PERSONAL EN AMBAS POLIZAS, A FIN DE DETERMINAR SI ESTA ENTIDAD DEBE REALIZAR UN PAGO COMPLEMENTARIO DE AJUSTE O EN SU CASO, TIENE SALDO A FAVOR POR

CHEQUES

PAGOS EN DEMASIA. 14

V.

ASEGURADORA

CUANDO TGM HAYA REALIZADO PAGOS EN DEMASIA, REFERIDOS EN EL PUNTO ANTERIOR, LA ASEGURADORA EMITIRA UN CHEQUE CON EL IMPORTE CORRESPONDIENTE, A NOMBRE DE TGM.

DIAGRAMA DE FLUJO SUBGERENCIA DE PERSONAL

TRABAJADOR

ASEGURADORA

INICIO

ENTREGA A LOS TRABAJADORES DE NUEVO INGRESO, EL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”.

RECIBE EL FORMATO Y LO REQUISITA CON SUS DATOS PERSONALES.

REVISA EL FORMATO PARA VERIFICAR QUE SE HAYA LLENADO CORRECTAMENTE Y DE SER ASI, LO REMITE A LA ASEGURADORA.

RECIBE EL FORMATO, ACUSA RECIBO Y REALIZA EL REGISTRO DEL TRABAJADOR CON SUS BENEFICIARIOS.

RECIBE DE LA ASEGURADORA EL ACUSE DE RECIBO DEL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”, ENTREGANDO AL TRABAJADOR LA COPIA CORRESPONDIENTE. RECIBE COPIA DEL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”, CON SELLO DE ACUSE.

CUANDO EL TRABAJADOR REQUIERA HACER CAMBIO DE SUS BENEFICIARIOS, DEBERA LLENAR NUEVAMENTE EL FORMATO “CONSENTIMIENTO PARA SER ASEGURADO Y DESIGNACION DE BENEFICIARIOS”. QUINCENALMENTE ELABORA LA RELACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS QUE ELIGIERON POTENCIAR SU SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL, CON MONTOS A DESCONTAR VIA NOMINA, Y LA REMITE A LA COORDINACION DE REGISTRO Y NOMINA PARA SU RETENCION.

A TRAVES DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL SOLICITA MENSUALMENTE A LA GERENCIA DE FINANZAS, EL PAGO DEL RECIBO DE MONTO FIJO EXPEDIDO POR LA ASEGURADORA, CORRESPONDIENTE A LA POLIZA CI0401 DEL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL DE TODO EL PERSONAL DE LA ENTIDAD.

SOLICITA MENSUALMENTE A LA GERENCIA DE FINANZAS, EL PAGO DEL RECIBO DE MONTO FIJO EXPEDIDO POR LA ASEGURADORA, CORRESPONDIENTE A LA POLIZA CI0402 DE POTENCIACION DEL SEGURO DE VIDA INSTITUCIONAL, DEL PERSONAL DEMANDO QUE LO HAYA SOLICITADO Y CUYOS PRIMAS LES FUERON RETENIDAS VIA NOMINA.

ENVIA A UN GESTOR DE COBRANZA A RECOGER LOS CHEQUES PARA EL PAGO DE LAS POLIZAS CI0401 Y CI0402

FIN

CADA ANIVERSARIO DE LAS POLIZAS CI0401 Y CI0402, SE LLEVA A CABO UNA CONCILIACION DE LOS MONTOS PAGADOS CONTRA LOS RETENIDOS EN NOMINA, RESULTANDO A REALIZAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES CASOS:

TGM DEBERA REALIZAR UN PAGO COMPLEMENTARIO DE AJUSTE POR INCORPORACION DE ASEGURADOS.

RECIBE CHEQUE DE LA AEGURADORA Y LO REMITE A LA GERENCIA DE FINANZAS PARA LO EFECTOS PROCEDENTES.

LA ASEGURADORA EXPIDE A TGM UN CHEQUE POR DEVOLUCION DE PAGOS EN DEMASIA.

VI.

ANEXOS

Elaboró Lic. Jorge De Dios López, Subgerente de Personal, rúbrica; Revisó Lic. José Eduardo R. Palacios Sosa, Gerente de Administración, rúbrica; Vo. Bo. C.P. José Ignacio Herrera González, Gerente General de Administración y Finanzas, rúbrica; Aprobó C.P. José Rafael Ríos Martínez, Director General, rúbrica.