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DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

PORTAL DE LA TRANSPARENCIA: INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA Y MANUAL DE USUARIO DE LAS UTILIDADES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA

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CONTENIDO A

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA ................. 4 1.

CONSIDERACIONES PRELIMINARES ................................................................................................. 4

2.

ACCESO Y SERVICIO DE SOPORTE A LOS USUARIOS ....................................................................... 4

3.

ENTORNO TR-UTILS. ........................................................................................................................ 4

B

3.1.

Unidad .................................................................................................................................... 4

3.2.

Los Usuarios: condiciones generales roles y permisos ............................................................ 5

3.3.

Los usuarios administradores: condiciones particulares ........................................................ 6

3.4.

Los usuarios publicadores y editores: condiciones particulares .............................................. 7

3.5.

Catálogos ................................................................................................................................ 7

3.6.

Unidades y relaciones entre Unidades .................................................................................... 8

3.7.

Resumen del proceso general para el uso de la herramienta TR-Utils .................................. 9

MANUAL DE USUARIO PARA LA APLICACIÓN TR-UTILS ...................................................................... 11 1.

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 11

2.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA ................................................................................ 11

3.

2.1.

Requisitos técnicos................................................................................................................ 12

2.2.

Identificación de los administradores de la aplicación ......................................................... 12

ACCESO AL PORTAL AGE ............................................................................................................... 12 3.1.

GESTIONAR USUARIOS A TRAVÉS DEL PORTAL AGE ............................................................. 13

4.

ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSPARENCIA - UTILIDADES ...................................................... 16

5.

TR-UTILS: CAMBIO DE UNIDAD DE TRABAJO ................................................................................. 16

6.

TR-UTILS: GESTIÓN DE DATOS DE TRANSPARENCIA ...................................................................... 16 6.1.

PRIMER ACCESO A LAS UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DEL CATÁLOGO ............................ 16

6.2.

ACCESOS POSTERIORES - EDICION DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA ............................... 18

7.

TR-UTILS: LISTADO DE DATOS DE TRANSPARENCIA ...................................................................... 18

8.

TR-UTILS: INFORMACIÓN Y PROCESO DE PUBLICACIÓN .............................................................. 21

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Control de versiones Versión Fecha Autor Alcance Pendiente Revisado

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4.5 18/9/2014 JHD Introducción de Información de Transparencia. Gestión de Usuarios y Unidades Consumo de datos y Publicación de RDFs ls 20/10/2014

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INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA

1. CONSIDERACIONES PRELIMINARES En este manual y a título informativo, se incluye esta separata con información general, sobre el acceso, soporte, proceso general de uso y otros conceptos relacionados con las aplicaciones del Portal de la Transparencia. Junto con lo anterior, pueden encontrarse algunos contenidos que versen sobre la estructura, dependencia u organización de los ámbitos y usuarios de las aplicaciones. En este sentido, debe interpretarse que lo aquí recogido, expresa únicamente las capacidades técnicas de la herramientas y cuya aplicación práctica debe, en todo caso, realizarse según las directrices de los responsables funcionales del Portal de la Transparencia. Nota: La lectura de estos contenidos es opcional para el usuario convencional de la herramienta TR-Utils, que puede pasar directamente a consultar el manual de usuario. 2. ACCESO Y SERVICIO DE SOPORTE A LOS USUARIOS A. El acceso de los empleados públicos a las aplicaciones del Portal de la Transparencia, tanto TR-Utils, como GESAT, se hará a través del Portal para la Gestión Administrativa (o también llamado PORTAL AGE) (https://portalage.seap.minhap.es) que es un portal accesible vía Red Sara, que es utilizado por diversas aplicaciones de uso común para la identificación y autenticación de sus usuarios, así como para la gestión de las relaciones entre dichos usuarios y las Unidades Orgánicas que están dentro de su ámbito de actuación. B. La Secretaría de Estado de las Administraciones Públicas, tiene además disponible un servicio de soporte a usuarios de las aplicaciones, entre otras las del Portal de la Transparencia, que está disponible a través de Red Sara https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda, donde e podrán dirigir todo tipo de consultas que serán atendidas por distintos equipos de expertos, en función de la tipología de cada consulta recibida. El uso de esta herramienta favorece la gestión rápida y ordenada de incidencia y potencia el aprovechamiento de cada experiencia particular en la resolución de problemas y su puesta a disposición del colectivo de usuarios. 3. ENTORNO TR-UTILS. 3.1. Unidad

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Una Unidad es una Unidad del Directorio Común de Unidades Orgánicas de la Administración. Cada Unidad tiene asociados unos permisos, que pueden ser de Unidad Publicadora o Unidad Editora. Una Unidad Publicadora es aquella que puede tanto editar la información, como remitirla al “Publicador del Portal de la Transparencia” que es la herramienta que se encarga de hacer efectiva la disponibilidad y visibilidad de dicha información para el ciudadano. Una Unidad Editora es aquella que puede editar información de su Unidad, pero no puede remitirla al “Publicador” para su publicación efectiva. Una Unidad Editora, requiere siempre de una unidad Publicadora que efectúe el envío de la información al “Publicador del Portal de la Transparencia”. La relación entre cada Unidad y su Publicadora –puede ser una o varias publicadoras-, se establecen cuando se determina el ámbito de actuación del usuario administrador en el que están incluidas. Es recomendable que cuando se solicite el alta de los administradores de la aplicación TR-Utils queden definidas estas relaciones para que se simplifique la operación. El permiso de publicación, lleva implícito el permiso de edición pero no al revés, porque el primero es de rango superior al segundo y por tanto dominante sobre él. Si una Unidad es Publicadora y por tanto no requiere de la participación de otra Unidad para que su información se publique, se constituye como Unidad independiente. Los permisos de las Unidades son dominantes sobre los permisos de cualquiera de los usuarios asociados a dicha Unidad. Cada Unidad Usuaria de las Utilidades de la Transparencia gestiona un Catálogo de datos distribuidos. Las Unidades pueden tener entre sí relaciones de dependencia

3.2. Los Usuarios: condiciones generales roles y permisos    

Todo usuario deberá tener un certificado digital para poder hacer uso de estas herramientas. Cada usuario de la TR-Utils tiene asociado un rol y unos permisos determinados. Un usuario debe estar asociado, al menos a una Unidad, pero puede estarlo a varias, con distintos roles y permisos en cada una de ellas. La asociación de un usuario a una Unidad se hará a través del código DIR3 de la Unidad.

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No es necesario que exista una relación entre la/s Unidad/es a las que un usuario esté asociado en el ámbito TR-Utils y la dependencia orgánica de dicho usuario en la estructura del Departamento al que pertenezca" Los roles y permisos de un usuario determinado serán el resultante de la combinatoria de los permisos de la Unidad en la que esté actuando en ese momento y de sus propios permisos, que siempre estarán supeditados a los primeros.

3.3. Los usuarios administradores: condiciones particulares  

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Un Usuario Administrador de Aplicaciones es aquel que puede gestionar los usuarios de la aplicación para su/s Unidad/es. Son los únicos que deben solicitar el alta a los Administradores del sistema o “superadministradores” a través de la dirección https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda . Dispone de una capacidad de nivel superior que les permite y obliga a dar de alta y gestionar a todos los usuarios de la/s Unidad/es de las que sea administrador. Requisitos para el alta de un usuario administrador. El usuario que solicite alta como administrador, deberán disponer de un nombramiento oficial por la OTAI (Oficina de la Transparencia y Acceso a la Información) para que su alta en el sistema TR-Utils sea autorizada. El nombramiento de un administrador, deberá incluir: o el nombre o DNI o el código DIR3 o códigos de la Unidad o Unidades a las que alcanza el ámbito de dicho nombramiento. o Además para cada una de las unidades indicadas en el punto anterior, se deberá indicar el permiso que se le otorga –editora y/o publicadora- y en caso de que se otorguen únicamente permiso de “Edición”, se deberá indicar también la Unidad que ejerce los permisos de “Publicación” El nombramiento con estas especificaciones será adjuntado como fichero en formato electrónico, en el acto de la petición de alta. El cumplimiento de estas condiciones es un requisito imprescindible para que el alta sea admitida a trámite. Un usuario administrador, no puede actualizarse a sí mismo el ámbito de su actuación, por tanto en aquellos casos, en los que los usuarios administradores no se habiliten desde un primer momento para actuar en el ámbito completo de un departamento ministerial y se diera el caso, de que se requiera la posterior ampliación de sus competencias a una o varias Unidad, los usuarios administradores, deberán solicitar a los “superadministradores” del sistema la Página 6

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activación de las mismas, adjuntando nuevamente los nombramientos oficiales para dicho cambio. Requisitos para la baja de un usuario administrador. La baja de un usuario administrador en el sistema, deberá ser comunicada oficialmente por la OTAI a los “administradores del sistema”, por el mismo medio utilizado por los propios administradores para solicitar el alta.



3.4. Los usuarios publicadores y editores: condiciones particulares 



Un Usuario Editor es aquel que, con independencia del tipo de Unidad al que pertenezca (editora/publicadora) sólo podrá editar la información pero no podrá realizar la operación de publicación. Un Usuario Publicador es aquel que tiene la capacidad de publicación. Para poder ejercer esta función debe pertenecer a una Unidad Publicadora y estar actuando desde el ámbito de dicha Unidad. TABLA RESUMEN DE PERMISOS POR UNIDAD Y TIPO DE USUARIO Permisos de la Unidad Editora

Unidad

Publicadora

Permisos de los Usuarios Administradores Publicadores Editor Gestionar Crear catálogo Crear usuarios Editar catálogo Crear catálogo Editar Editar Gestionar Crear catálogo Crear usuarios Editar catálogo Crear catálogo Publicar Editar Editar Publicar

3.5. Catálogos   

Un Catálogo es una agregación de la información de uno o varios conjuntos de datos, debidamente identificados, que se corresponden con una Unidad. Cualquier usuario de una Unidad puede crear el Catálogo de dicha Unidad. Cuando se crea un Catálogo ya no se pueden crear otro, por lo que se recomienda que la creación del Catálogo sea asumida por un usuario con la suficiente responsabilidad.

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El Catálogo, una vez creado, no puede ser borrado por ningún usuario, con independencia del rol y de los permisos que tenga atribuidos. El Catálogo, una vez creado, no puede ser modificado en los datos que lo identifican, solo se puede actuar sobre los datos en él contenidos.

3.6. Unidades y relaciones entre Unidades Para aquellos Departamentos con una única unidad editora/publicadora, se dispondrá de un único catálogo de datos distribuidos, resultado de las informaciones provistas a través de las Utilidades de Transparencia. Si un Departamento tiene varias unidades con capacidad de edición o publicación de información, cada una de estas unidades dispondrá de un catálogo de información distribuida con sus conjuntos de datos independientes de los del resto de las unidades del Departamento. La organización jerárquica entre estas unidades es una decisión de cada Departamento, que deberá decidir cuáles de esas unidades tienen perfil exclusivamente de edición y cuáles son las que tienen permisos de publicación. Las Utilidades de la transparencia, con independencia de la estructuración entre unidades, generará el catálogo general para toda la AGE como agregación de todos los catálogos de todas las unidades dadas de alta en las Utilidades. Es importante saber que la decisión sobre la jerarquización o relación entre las unidades es una decisión de cada Departamento, no existiendo indicaciones previas sobre este asunto por parte de la aplicación.

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3.7. Resumen del proceso general para el uso de la herramienta TR-Utils 1. Identificar, sin límite cuantitativo: a. Las Unidades Publicadoras del Departamento b. Las Unidades Editoras sujetas a las anteriores del Departamento c. El o los Administradores de la aplicación para las Unidades Publicadoras o Editoras de la información. 2. Los designados como Administradores, deberán solicitar el alta, acreditando su nombramiento y el alcance de dicho nombramiento mediante el código DIR3. 3. Una vez obtenidos las autorizaciones y permisos, el Administrador podrá dar de alta autónomamente a través del Portal AGE a los: a. Publicadores de las Unidades con permisos para publicar b. Editores de las Unidades con permisos para editar 4. Una vez identificados, accederán a través del mismo Portal AGE a la aplicación de “Transparencia – Utilidades”.

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5. Cada usuario podrá tener acceso a diferentes unidades con distintos perfiles. Para cambiar entre unidades deberá seleccionar la misma del desplegable en la parte superior derecha de la aplicación. 6. Se podrá elegir el conjunto de datos a gestionar para la introducción de nuevos datos, su eliminación o su modificación. 7. Una vez gestionada la información, en caso de que tenga permisos de publicación, dispondrá de una opción de “Publicar” para hacer efectivo el traspaso de información entre TR-UTILS y el propio Portal de la Transparencia.

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B MANUAL DE USUARIO PARA LA APLICACIÓN TR-UTILS 1. INTRODUCCIÓN Las utilidades para el Portal de la Transparencia (TR-Utils) son el conjunto de las aplicaciones web y procedimientos necesarios para aportar la información de carácter distribuido que todos los Departamentos han de suministrar, para su publicación efectiva en el Portal de la Transparencia. Son los siguientes conjuntos de datos, que conforman el Catálogo de datos distribuidos –en adelante Catálogo- de cada Unidad para el Portal de la Transparencia y que recogerá los conjuntos de datos relativos a: a. b. c. d. e. f.

Funciones Currículums Normativa Planes de objetivos Retribuciones Estadísticas

A partir de los Catálogos, una vez recogida la correspondiente información, otras herramientas, se encargarán de ofrecer a los usuarios del Portal de la Transparencia su publicación con el formato, nivel de agregación y maquetación que sean más adecuados a cada consulta particular. Igualmente, aparte de la propia gestión de la información, las TR-Utils ofrecerán servicios de generación de RDFs 1y XMLs2 que podrán ser consumidos por los Departamentos que así lo deseen a través de la Web del Portal de la Transparencia en las URLs que se indicarán en el mismo.

2. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA Las utilidades de transparencia comprenden y usan un conjunto de servicios necesarios para la correcta gestión de usuarios y unidades publicadoras y editoras.

1

RDF - Marco de Descripción de Recursos (del inglés Resource Description Framework, RDF) Método general, conforme con la especificación estándar de la World Wide Web Consortium (W3C), que mediante formatos y sintaxis determinadas, permite describir recursos abstractos –informacióny las relaciones que pueden darse entre todos ellos. 2 XML, siglas en inglés de eXtensible Markup Language, es un lenguaje estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas, desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).

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2.1. Requisitos técnicos Se requiere el uso de certificado digital para el acceso a la aplicación. Navegadores soportados: Chrome, Firefox, Internet Explorer 9 o superior, con Javascript activado. Máquina virtual de Java 1.6 para componente de @firma

2.2. Identificación de los administradores de la aplicación Se habrá de remitir una incidencia de solicitud de alta en la dirección: https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda En la sección de “Transparencia – Utilidades” e indicando el tipo de unidad (editora / publicadora) y el listado de usuarios a ser creados como administradores de la aplicación, así como aquellos que se desean dar de alta en un primer momento como editores o publicadores. En caso de que se desee dar de alta usuarios para distintas unidades, se deberá indicar igualmente el tipo de unidad para cada una de ellas. Unidad y Código DIR3 para la que se desea ser administrador – NIF y Nombre Completo. A través de este sistema se establece un mecanismo de comunicación vía email que comunica la resolución de las peticiones. 3. ACCESO AL PORTAL AGE Acceda a la dirección: https://portalage.seap.minhap.es/ Haga clic en “Acceder con certificado digital”. Una vez identificado, se le asignarán los perfiles solicitados en el punto anterior, para todas las unidades asociadas a su usuario.

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Para ver sus permisos y unidades asociadas, podrá hacerlo desplegando la opción del menú principal situada en la parte derecha de la pantalla, bajo el logo de Gobierno de España:

Podrá cambiar de Unidad haciendo clic en el desplegable sobre la Unidad a gestionar.

3.1. GESTIONAR USUARIOS A TRAVÉS DEL PORTAL AGE Si su perfil es el de Administrador, en el portal AGE, dispondrá, para aquellas unidades en la que dispone de este perfil, de una opción en el menú “Gestión de Unidad”, donde SEAP/DTIC

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se desplegará la opción “Usuarios”, para poder dar de alta, baja o modificar usuarios asociados a la unidad.

A través de esta pantalla, podrá dar de alta “Nuevos Usuarios” mediante el botón de Nuevo Usuario, editar mediante el lapicero asociado a cada usuario y eliminarlo mediante el botón de papelera de cada fila de usuario.

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Como ve, podrá asignar permisos de “Usuario de Aplicaciones”, con los perfiles de Editor o Publicador del Catálogo de Transparencia. Es imprescindible la introducción de Nombre Completo, DNI y Email.

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4.

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ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSPARENCIA - UTILIDADES Previa identificación en el Portal AGE, tan sólo deberá hacer clic en “Transparencia – Utilidades”, desde la página principal, en el epígrafe de aplicaciones, situada en la parte derecha, debajo de la información de la unidad a la que pertenece.

5.

TR-UTILS: CAMBIO DE UNIDAD DE TRABAJO Un usuario puede pertenecer a varias unidades publicadoras o editoras y, para ello, podrá cambiar el catálogo que está gestionando mediante el desplegable situado en la parte superior derecha de la página principal de TR-Utils:

6. TR-UTILS: GESTIÓN DE DATOS DE TRANSPARENCIA 6.1. PRIMER ACCESO A LAS UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DEL CATÁLOGO En el primer acceso que se realiza a las Utilidades, deberá configurar algunos aspectos del catálogo, si lo desea, para establecer los parámetros globales a los que se refiere la información que va a introducir en los distintos conjuntos de datos. Los datos que puede personalizar son: Nombre del Catálogo, Descripción, Fecha de Creación y de actualización, y la cobertura geográfica de los datos que podrá completar, a nivel de territorio nacional que contendrán sus datasets. No obstante, puede dejar estos datos con los valores por defecto. Una vez completada esta información, deberá hacer clic en “Guardar”, significando que podrá empezar a trabajar con los datos. SEAP/DTIC

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6.2. ACCESOS POSTERIORES - EDICION DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA Desde la página principal podrá acceder a los cinco conjuntos de datos a ser provistos de manera distribuida, disponibles para cada Unidad Editora o Publicadora:

Podrá acceder al listado de cada tipo de datos mediante el icono de tabla Ξ, o añadir directamente un nuevo ítem de cada tipo mediante el icono +. 7. TR-UTILS: LISTADO DE DATOS DE TRANSPARENCIA Mediante el icono de tabla accederá a los datos de cada Conjunto:

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Asociado a cada Ítem, podrá: 

editar la información de la misma, mediante el icono



eliminarlo mediante la papelera,



activar/desactivar su publicación mediante el icono de checkbox, (esto quiere decir que si un ítem está con el icono (-), aún estando publicado, no se mostrará en el Portal)

de lápiz,

Asociado a cada ítem, podrá comprobar si ese ítem está actualmente ya publicado y disponible en el Portal de la Transparencia, mediante un cuarto icono, Al crear un nuevo ítem o editar un anterior accederá a la información correspondiente a cada modelo. A continuación se muestra un ejemplo de ítem de información de un Departamento:

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NOTA: Para el ítem de información “Currículum Vitae” de Consejos Asesores, es imprescindible que el mismo esté dado de alta mediante otro ítem de información “Consejo Asesor” en Funciones.

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8. TR-UTILS: INFORMACIÓN Y PROCESO DE PUBLICACIÓN En general, cuando se accede por primera vez al Catálogo de una Unidad, se dispone de un catálogo vacío preparado para su publicación. El Catálogo de Información tendrá, por tanto, un estado general: Publicado o No Publicado, y una fecha de última publicación. Asociado al Catálogo, tenemos los conjuntos de datos. Estos conjuntos tienen la misma información de estado de publicación que el propio Catálogo; no obstante, cada conjunto tiene una serie de ítems que tienen su particular estado de publicación. Cada ítem de información podrá estar publicado, si su edición fue anterior a la última publicación del catálogo, o podrá estar pendiente de publicación, si su añadido al conjunto fue posterior. Para conocer exactamente en qué punto de tramitación se encuentra cada Catálogo e Ítem de información, se dispone de los siguientes mensajes informativos: Pantalla Inicial:

PUBLICADO el día __/__/____ En caso de que no muestre ningún mensaje, el Catálogo se encuentra sin publicar. Para cada ítem de información, deberemos ver el icono asociado a cada ítem de “Publicado / No Publicado”. (

)

El procedimiento de publicación es muy sencillo. Asociado a cada Conjunto de Datos, si dispone de permisos para publicar, encontrará un botón de Publicar:

Que recorrerá todos los ítems de ese conjunto, generará el XML, y lo asociará al RDF para que el Portal de la Transparencia pueda recoger los datos en el siguiente ciclo de publicación del mismo.

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NOTA: Se puede publicar cada Conjunto de Datos de manera independiente, no obstante, si hace clic en Publicar desde la página del Catálogo, se publicarán todos los Conjuntos de datos al mismo tiempo.

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