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PREPARACION, ESCRITURA Y PRESENTACION DE UNA PROPUESTA DE SISTEMAS DE INFORMACION Pasos a seguir Primero debe ser inventariado todo el hardware de computo, para descubrir lo que se tiene y lo que es utilizable. Luego se deben estimar las cargas de trabajo de sistema actuales y futuras. Evaluación de hardware y software disponibles. El analista debe trabajar junto con los usuarios para determinar qué hardware será necesario. Las determinaciones de hardware sólo pueden darse en conjunción con la determinación de requerimientos de información. El conocimiento de la estructura organizacional también puede ser útil para las decisiones de hardware. Sólo cuando los analistas de sistemas, usuarios y administración tienen un buen conocimiento del tipo de tareas que deben ser logradas, pueden ser consideradas las opciones de hardware. Inventario de Hardware computacional. Comience inventariando el hardware computacional que se encuentra disponible en la organización. Con toda seguridad, algunas de las opciones de hardware involucran la expansión o el reciclado del hardware actual, por lo que es importante conocer lo que se tiene a mano. Si no se dispone de un inventario de hardware computacional actualizado, el analista de sistemas necesita realizar uno rápidamente y apoyarse en él. Se necesita saber: El tipo de equipo, número de modelo, fabricante. El estado de operación del equipo, por surtir, en operación, en almacén, requiere reparación. Edad estimada del equipo. Vida proyectada del equipo. Ubicación física del equipo. Dpto o persona que se considera responsable del equipo. Asuntos financieros del equipo, propio, arrendado o rentado. La determinación de las disponibilidades de hardware actuales ayudará a un proceso de toma de decisiones más firme cuando se tengan que realizar, debido a que será eliminada mucha de la ADIVINACION sobre lo que existe Estimación de cargas de trabajo Los analistas de sistemas tienen que elaborar cifras que representen las cargas de trabajo, tanto actuales como proyectadas, del sistema, para que cualquier hardware que se obtenga posea la capacidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. Si las estimaciones se logran adecuadamente, el negocio NO tendrá que reemplazar hardware debido solamente al crecimiento no previsto del uso del sistema. Sin embargo, otros eventos, tales como innovaciones tecnológicas superiores, pueden indicar el reemplazo del hardware, si el negocio quiere mantener su posición competitiva.

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Evaluación del Hardware Computacional La evaluación del hardware computacional es responsabilidad compartida de la administración, los usuarios y el analista de sistemas. Los analistas necesitan revisar el proceso de evaluación personalmente, debido a que ellos tendrán el mejor conocimiento de los intereses del negocio. Los analistas de sistemas deben tener que educar a los usuarios y a la administración acerca de las ventajas y desventajas generales del hardware antes de que sean capaces de evaluarlo. Con base en el inventario actual de equipo de cómputo y las estimaciones adecuadas sobre la carga de trabajo actual y previsto, el siguiente paso del proceso es considerar los tipos de equipo disponibles que parecen satisfacer las necesidades del proyecto. En esta etapa es pertinente la información de los vendedores sobre posibles sistemas y configuraciones de sistema y debe ser revisada con la administración y los usuarios. Pruebas de desempeño: Las cargas de trabajo pueden ser simuladas y ejecutadas en sistemas diferentes, incluyendo aquellos que ya se encuentran en la organización. Los criterios que deberán usar los analistas y usuarios para evaluar el desempeño del hardware de sistemas diferentes incluyen: El tiempo requerido para las transacciones promedio (incluyendo qué tanto se lleva la entrada de datos y qué tanto tarda recibir la salida), la capacidad de volumen total del sistema (que tanto puede ser procesado al mismo tiempo antes de que suceda algún problema). El tiempo inactivo de la unidad central de proceso. El tamaño de memoria proporcionado. Toda vez que se conocen los requerimientos funcionales y se comprenden y comparan los productos actuales disponibles con los ya existentes en la organización, los analistas del sistema junto con los usuarios y la administración, deciden si es necesaria la obtención del nuevo hardware. Adquisición de Equipo de Cómputo Las tres principales opciones de adquisiciones de hardware computacional incluyen: Compra. Arrendamiento financiero. Renta simple. Algunos de los factores más influyentes a considerar para la decisión de que opción es la mejor para una instalación particular, incluye: Los costos iniciales contra los costos a largo plazo Si le negocio puede afrontar el atar capital al equipo de cómputo Si el negocio desea control completo y la responsabilidad del equipo de cómputo. COMPRA La compra indica que el negocio mismo es propietario del equipo. Una de las primeras determinantes para comprar es la vida proyectada del sistema (si el sistema será usado más de cuatro o cinco años, manteniéndose constante los demás factores, la decisión que generalmente se toma es la de compra).

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Conforme los sistemas llegan a ser más pequeños y los sistemas distribuidos llegan a ser cada vez más populares, más negocios están decidiéndose por la compra de equipo. ARRENDAMIENTO El arrendamiento es más práctica cuando la vida proyectada del sistema es menor de cuatro años. Si es inminente un cambio de tecnología, el arrendamiento es la alternativa mejor. El arrendamiento también permite al negocio poner su dinero en cualquier otro lugar donde pueda estar trabajando para la compañía, en vez de estar atado a capital del equipo. A la larga el arrendamiento no es una forma económica para la adquisición de poder de cómputo. RENTA Una de las principales ventajas de la renta es que no está atada a ningún capital de la compañía. Por lo tanto no se requiere financiamiento. Facilita el cambio de hardware del sistema. El mantenimiento y seguros están, por lo general, incluidos en los acuerdos de renta. Debido a los altos costos involucrados y al hecho de que la compañía no poseerá el equipo rentado, la renta debe ser contemplada como una maniobra de corto plazo para manejar necesidades de cómputo no recurrentes o limitadas a tiempos tecnológicamente volátiles.

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Selección del Vendedor La mayoría de los vendedores ofrecen pruebas de hardware a la entrega y una garantía de 90 días que cubre cualquier defecto de fábrica. Los vendedores de calidades comparables frecuentemente se distinguen entre ellos por el rango de servicios de apoyo que ofrecen. La mayoría de los servicios de apoyo adicionales de los vendedores (que aparecen en la lista de criterios siguiente) son negociados por separado de los contratos de arrendamiento o compra de hardware. Criterios para la Selección de Vendedor Soporte de hardware Línea completa de hardware Productos de calidad Garantía Soporte de software Necesidades de software completas. Programación personalizada. Garantía. Instalación y entrenamiento Compromiso para estar a tiempo. Entrenamiento en casa. Asistencia técnica. Mantenimiento Procedimientos de mantenimiento rutinario. Tiempo específico de respuesta en emergencia. Préstamo de equipo mientras se realiza la reparación. Los servicios de apoyo incluyen: Mantenimiento rutinario y preventivo del hardware. Un tiempo de respuesta especificado (en las siguientes seis horas, el siguiente día laborable, etc.) en caso de fallas de emergencia del equipo. El préstamo del equipo en caso de que el hardware deba ser reemplazado permanentemente. Revise cuidadosamente los servicios de apoyo que acompaña la venta o arrendamiento del equipo y recuerde involucrar al personal legal adecuado antes de firmar contratos sobre equipos o servicios. Desafortunadamente, el evaluar hardware computacional no es tan directo como la simple comparación de costos y la selección de la opción menos cara. Algunas otras eventualidades que aparecen comúnmente ante los usuarios y la administración incluyen: La posibilidad de hacer adiciones la sistema si posteriormente se presenta la posibilidad. La posibilidad de establecer una interfaz con equipo de otros vendedores si el sistema necesita crecer. Los beneficios de comprar más memoria que la que se proyecta como necesaria para la expectativa de que le negocio eventualmente “crezca a ese nivel”. La estabilidad corporativa del vendedor.

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Acrecentar el sistema existente es con frecuencia la motivación para iniciar proyectos de sistemas. Vale la pena la instalación de un sistema con capacidades acrecentadas. Evaluación Software El software en paquete, en vez de programas de aplicación escritos específicamente para una instalación, está llegando a ser más fácilmente disponible y ciertamente debe dársele consideración cuidadosa. Evalúe el software en paquete con base en una demostración con datos de prueba del negocio, considerándolo y examinando la documentación que lo acompaña. Las descripciones de los vendedores por sí solas no son suficientes. Los vendedores típicamente aseguran que el software estaba funcionando cuando salió de su almacén, pero no garantizarán que esté libre de error en todos los casos o que no “falle” cuando sean tomadas acciones incorrectas por los usuarios Se deberá evaluar el software junto con los usuarios y no ser influenciado excesivamente por la promesas de los vendedores. La necesidad de varias copias o versiones de red del software (para ser usadas en varias estaciones de trabajo de microcomputadoras). Esto tiene que ver con derechos de autor y copias ilegales. También es posible negociar un contrato especial de servicios (asistencia técnica extendida, mantenimiento de emergencia o preventivo, actualizaciones gratis o a precio reducido, copias adicionales de la documentación y entrenamiento especial a los usuarios. Categorías para la evaluación del Software Efectividad de desempeño Capaz de realizar todas las tareas requeridas. Capaz de realizar todas las tareas que puedan ser deseadas en algún momento futuro. Pantallas bien diseñadas. Capacidad adecuada. Eficiencia de desempeño Tiempo de respuesta rápido. Entrada y salida eficiente. Almacenamiento de datos eficiente. Respaldo eficiente. Facilidad de uso Interfaz de usuario satisfactoria. Se dispone de menús de ayuda. Interfaz flexible. Retroalimentación adecuada. Buena recuperación de errores. Flexibilidad Opciones para la entrada. Opciones para la salida. Usable con otro software.

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Calidad de documentación Buena organización. Tutorial adecuado. Responde preguntas en forma adecuada. Soporte del fabricante Línea directa. Boletín de noticias. Frecuentes actualizaciones (a bajo costo). Beneficios Tangibles: Son ventajas medibles en pesos que se acumulan a la organización por medio del uso del sistema de información. Ej: Incremento en la velocidad de procesamiento. Acceso a información que de otra forma sería inaccesible. Acceso a información más oportuna que lo que era posible anteriormente. La ventaja del poder superior de cálculo de la computadora. La disminución de la cantidad de tiempo de los empleados necesaria para completar tareas específicas. Los beneficios tangibles pueden ser medidos en términos de pesos, recursos o tiempo ahorrado. Intangibles: Algunos beneficios que se acumulan en la organización por el uso de sistemas de información son difíciles de medir, sin embargo, son extremadamente importantes . Ej: Mejora del proceso de toma de decisiones. Aumento de precisión. Llegar a ser más competitivo en el servicio al cliente. Mantener una buena imagen del negocio. Incremento en la satisfacción del trabajo por parte de los empleados al eliminar tareas tediosas. Aunque los beneficios intangibles de un sistema de información son factores importantes para decidir si se continúa con un sistema, un sistema construido solamente por sus beneficios intangibles NO SERA EXITOSO. Costos Tangibles: Son aquellos que pueden ser proyectados con precisión por el analista de sistemas y el personal de contabilidad del negocio. Ej : Costo del equipo (computadoras, terminales). Costo de los recursos. Costo del tiempo del analista de sistemas. Costo del tiempo de los programadores. Salarios de otros empleados. Costos que requerirán un desembolso en efectivo por parte del negocio. Intangibles: Son difíciles de estimar y puede ser que no sean conocidos. Ej : Perdida de una ventaja competitiva. Perdida de reputación por ser el primero con una innovación o el líder en un campo. Disminución de la imagen de la compañía debida a una insatisfacción creciente de los clientes.

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Toma de decisión no efectiva debido a información fuera de tiempo o inaccesible. Es casi imposible proyectar con precisión una cantidad de pesos para este tipo de costos. Para ayudar a los tomadores de decisiones que quieren ponderar el sistema propuesto y todas sus implicaciones, se deben incluir costos intangibles aunque NO puedan ser cuantificados. Resumen del tema La evaluación de hardware y software, identificación y pronostico de costos y beneficios, son actividades necesarias que el analista de sistemas debe lograr para la preparación del material para la propuesta de sistemas. Los analistas de sistemas deben estimar las cargas de trabajo para caracterizar adecuadamente las cargas de trabajo actual y la proyección necesaria para el hardware. Aunque el equipo de cómputo cambia rápidamente, el procedimiento usado para la evaluación del hardware NO necesita cambiar. Mediante el inventariado del equipo que ya se tiene a la mano y pedido, los analistas de sistemas serán capaces de recomendar si se conserva el actual, o se modifica o se compra nuevo hardware computacional. El hardware computacional puede ser adquirido mediante compra, arrendamiento financiero o renta. Los vendedores proporcionarán servicios de apoyo, tales como mantenimiento preventivo y entrenamiento a usuarios, que son típicamente negociados por aparte. Los paquetes de software también deben ser evaluados por el analista de sistemas y los usuarios pertinentes. Se puede ahorrar mucho tiempo de programación si uno de estos paquetes es utilizable sin gran personalización. El software necesita ser evaluado sobre: Qué tan bien desarrolla las funciones deseadas. Su facilidad de uso. Adecuación de la documentación. Servicios de apoyo que puedan ofrecer los vendedores. La preparación de una propuesta significa la identificación de todos los costos y beneficios de varias alternativas. El analista de sistemas tiene varios métodos disponibles para pronosticar los costos, beneficios, volúmenes de transacciones y variables económicas futuras que afectan los costos y beneficios. Los costos y beneficios pueden ser tangibles (cuantificables) o intangibles (no cuantificables y resistentes a una comparación directa). Aspectos Factibilidad Técnica: El trabajo para el proyecto: ¿Puede realizarse con el equipo actual, la tecnología existente de software y el personal disponible?. Si se necesita nueva tecnología, ¿cuál es la posibilidad de desarrollarla?. Factibilidad Económica: Al crear el sistema: ¿Los beneficios que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos?. ¿Los costos asociados con la decisión de NO crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?.

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Factibilidad Operacional: Si se desarrolla e implanta: ¿Será utilizado el sistema?. ¿Existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios ?. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA MÉTODOS DISPONIBLES La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden la organización eficaz del contenido, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la propuesta de una manera informativa. LA PROPUESTA DEL SISTEMA Organización de la propuesta del sistema Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fundamentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta. Que incluir en la propuesta de sistemas Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente: Carta de presentación. Página del título del proyecto. Contenido. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones). Descripción del estudio de sistemas con la documentación apropiada. Resultados detallados del estudio de sistemas. Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran). Recomendaciones del ingeniero de sistemas. Resumen. Apéndices Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que participaron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentación también puede llevar la fecha y el lugar para la presentación oral de la propuesta del sistema. La carta de presentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema. Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de análisis de sistemas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información contenida en la página del título debe ser muy clara. La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En ocasiones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para comenzar cada palabra ("El Sistema Soñado "),

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pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizar un título principal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó un acrónimo, que la organización reconozca y respete, puede llegar a utilizarse en el título. El punto principal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior. Contenido (Índice). Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto sería superfluo. La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos expresivos, indicando el contenido de cada una de ellas. Mientras más conciso sea el índice llegará a ser más eficaz. Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien difundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que con sólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las actividades de las organizaciones. Si bien llegamos a bromear con el cliché, entendemos que un resumen ejecutivo bien redactado es decisivo para la propuesta del sistema. El resumen ejecutivo, en 250 a 375 palabras, entera de quién, cuál, cuándo, dónde, qué y el cómo de la propuesta, tal y como ocurre con el primer párrafo de un artículo del diario. Va directo al corazón del proyecto de sistemas, de tal forma que quien lo lea tenga una idea precisa de lo que ocurre. También debe incluir las recomendaciones de los ingenieros de sistemas y las acciones deseadas de la gerencia, ya que algunas personas sólo llegarán a leer tal resumen. El resumen ejecutivo es difícil de escribir, ya que su contenido debe ser conciso. Debe escribirse sólo cuando se haya completado el resto de la propuesta, pues es en tal momento cuando el ingeniero tendrá una visión completa y adecuada de lo que propone. Descripción del estudio de sistemas. Esta sección proporciona información acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio. Debe incluirse en esta sección cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos de archivo, observaciones o prototipos que se hayan utilizado en el estudio de sistemas. Basándose en los conceptos presentados acerca de sus expectativas para la propuesta, escriba un resumen ejecutivo de una página, que sirva como la primera página del informe. Es absolutamente necesario resumir sus recomendaciones en términos muy sencillos. Utilice un formato atractivo y siga los lineamientos de los resúmenes ejecutivos. Las fuentes de información utilizadas para investigar el sistema, incluyen la lista de personas entrevistadas y observadas y los formularios que fueron analizados. Todo esto puede incorporarse como evidencia de que se ha concluido un estudio completo. Esta sección sirve también para demostrar a la gerencia, el grado de cobertura y profundidad del estudio. Resultados detallados del estudio de sistemas. Esta sección detalla lo que el ingeniero de sistemas ha encontrado acerca del sistema, a través de los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier conclusión acerca de los problemas que presenta el sistema se expresa en esta sección. Esto incluye tipos y frecuencia de los errores; las cargas de trabajo actuales y proyectadas, y la manera en que las enfrenta el sistema actual. Esta sección presenta los problemas con el sistema. Se incluyen aquellos problemas u oportunidades que serán referidos por las alternativas que se van a presentar en la siguiente sección. Alternativas del sistema. En esta parte de la propuesta, el ingeniero presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente señalados. El análisis

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preliminar debe incluir las dos o tres mejores alternativas, aunque se pudiera contar con más de tres soluciones. Entre las alternativas debe incluirse la de mantener el sistema actual. Cada una de las alternativas (aun aquellas que mantienen el status quo) deben analizarse de manera separada. Describe los costos y los beneficios de cada situación. Esta sección es un lugar excelente para insertar aquellas gráficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada solución. Ya que es frecuente encontrar ventajas y desventajas en cualquier solución, asegúrese de incluir a cada una de ellas. Cada alternativa expuesta debe indicar con claridad lo que debe hacer la gerencia para su implantación. Su redacción debe ser lo más clara posible; por ejemplo: "Comprar microcomputadoras para todos los gerentes medios"; "Comprar software comercial para la administración del inventario"; "Modificar el sistema actual mediante el financiamiento de los esfuerzos internos de programación"; y, así sucesivamente. Recomendaciones del ingeniero del sistema. Una vez que el grupo de análisis de sistemas ha ponderado las alternativas, tendrá una opinión definida acerca de cuál solución sería la más adecuada. En esta sección se presenta la solución recomendada. Incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fácil de comprender. Resumen de la propuesta. El resumen de la propuesta es un planteamiento breve que refleja lo contenido en el resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe presentar al pie de la letra el material del resumen ejecutivo. Da los objetivos del estudio y las soluciones recomendadas. También permite que el ingeniero enfatice una vez más la relevancia del proyecto y su factibilidad junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la propuesta con una frase positiva. Apéndices. Esta es la última parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier información que el ingeniero de sistemas considere de interés para individuos específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio de sistemas y de lo que se propone. Los apéndices pueden incluir toda correspondencia pertinente, un resumen de las etapas concluidas durante el estudio, gráficas con mayor detalle para el análisis de las propuestas; o incluso otros estudios de sistemas realizados con anterioridad. Aunque es importante contar con un apéndice completo, no lo sature sin sentido con grandes volúmenes de información. Si el material no es suficientemente importante como para presentarlo en el cuerpo de la propuesta, quizá no deba ser incluido. Es difícil plantear heurísticos de utilidad acerca de la dimensión adecuada de la propuesta de sistemas. Mantenga en mente que el tamaño de la propuesta es directamente proporcional al tamaño de las modificaciones o del sistema que se propone. Una pequeña alteración al sistema no debe presentarse en una propuesta de 300 páginas. Una vez que redactó la propuesta del sistema, seleccione cuidadosamente a quienes enviará el informe. No todos requieren ni deben recibir una copia. Entregue personalmente el informe a las personas que haya seleccionado. Esto puede causar una buena impresión, al contagiarles su entusiasmo e involucrarlos en el proyecto. Su presencia es importante para la aceptación y el éxito final del sistema. La elección de un estilo de redacción La elección del estilo estará determinada por lo que observe en las propias publicaciones de la organización, aunque un estilo de redacción comercial sería lo más adecuado para escribir una propuesta de sistemas. Si la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no deje de utilizarlo en su propuesta. Mantenga en mente a la audiencia de tal forma que la presentación de la información sea fácilmente comprensible para ellos, sin llegar a ser condescendiente. Esto requiere de buen tacto, ya que debe contar

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con el suficiente nivel de detalle para que la dirección soporte sus decisiones sin Ilegar a abrumarlos. Mantenga las referencias en un mínimo y no utilice pies de página. Cuando sea apropiado haga uso de ejemplos, ilustraciones, diagramas, tablas, figuras y gráficas para el apoyo de los principales puntos de la propuesta. El uso de figuras para una comunicación eficaz Hasta este momento no se ha dejado de enfatizar que debe considerar a su audiencia conforme desarrolle la propuesta de sistemas. Las tablas y las gráficas, así como las palabras son importantes para capturar y comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la información que recopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una combinación de figuras y palabras, más que de palabras únicamente. La integración de figuras en su propuesta, es un indicio de que está al tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la información. Las figuras de un reporte complementan la información escrita. Nunca se deben presentar solas las tablas y las gráficas. Aunque técnicamente no se consideran como ayudas visuales, las tablas permiten agrupar y presentar los datos que el ingeniero desea comunicar al lector, en una forma diferente Las tablas son más similares a las figuras, que al texto escrito y por lo tanto se expondrán a continuación. Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones para presentar de una manera organizada los datos estadísticos o alfabéticos. Cada tabla deberá numerarse a partir del origen, conforme aparezcan en la propuesta y deben titularse con claridad. Algunos lineamientos para las tablas son los siguientes: Incluya sólo una tabla por página e intégrela en el cuerpo de la propuesta, más que relegarla al final. De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola página. Numere y titule la tabla en la parte superior de la página. El título deberá ser descriptivo y claro. Identifique cada renglón y columna. Si fuera necesario, use más de un renglón para un título. Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las columnas que se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad. Utilice asteriscos si fuera necesario para explicar con más detalle la información contenida en la tabla. Presente los resultados tabulados de estas comparaciones en la propuesta de sistemas. Debe incluirse la tabla que ilustre los resultados del análisis, si se lleva a cabo un análisis de punto de equilibrio. El retorno de la inversión debe mostrarse en tablas que servirán como soportes adicionales para las gráficas. También puede incluirse en la propuesta de sistemas una pequeña tabla que compare los sistemas de cómputo y otras opciones. Esta sección cubre los diferentes tipos de gráficas, y se incluyen las gráficas de líneas, de columnas, de barras y de circulares. Las gráficas de líneas, de columna y de barras comparan variables, mientras que las de circulares ilustran la integración porcentual de una entidad. Se presentan a continuación ciertos lineamientos para un uso eficaz de las gráficas dentro de una propuesta: Dibuje sólo una gráfica por página, a menos que haga una comparación crítica entre las gráficas. Integre las gráficas en el cuerpo de la propuesta. Dé a las gráficas una numeración consecutiva y un título adecuado. Identifique cada eje, línea, columna, barra o segmento del círculo o de la gráfica. Incluya una clave que indique los diferentes tipos de líneas de color, barras sombreadas o áreas reticuladas.

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La explicación con respecto a las gráficas comenzará con el tipo más sencillo, que es la gráfica de líneas. Gráficas de líneas. Las gráficas de líneas se utilizan básicamente para mostrar cambios en el tiempo. No hay otro tipo de gráfica que lo muestre con mayor claridad que una gráfica de líneas. En una gráfica se pueden ilustrar cambios desde una hasta cinco variables. Sin embargo, una gráfica de líneas también se utiliza para mostrar algo más que el tiempo en el eje horizontal. Esto ocurre cuando uno tiene que estimar cuándo se interceptarán dos o más líneas. Las gráficas de líneas también son útiles cuando se desea presentar a los tomadores de decisiones los resultados de un análisis de retorno de la inversión o el análisis de punto de equilibrio. La representación gráfica del periodo de retorno de la inversión permite ilustrar la factibilidad económica del sistema propuesto, asimismo sería una gráfica de resultados de punto de equilibrio. Gráficas de columnas. Otro tipo familiar de gráfica es la llamada gráfica o tabla de columnas. Las gráficas de columnas permiten la comparación entre dos o más variables en el tiempo, pero con frecuencia se utilizan para comparar diferentes variables en un tiempo específico. Aunque no muestran la tendencia tan bien como las gráficas de líneas, ni permiten estimar con facilidad el valor de las columnas, muchas personas consideran que son más fáciles de entender que las gráficas de líneas. Gráficas de barras. Las gráficas de barras son similares a las gráficas de columnas, pero nunca se utilizan para mostrar una relación en un periodo de años; más bien, se utilizan para mostrar variables o variables dentro de ciertas clases o categorías, durante un periodo específico. Las barras pueden organizarse de múltiples maneras. Pueden ser alfabética, numérica, geográfica o secuencialmente u ordenarse por su magnitud. Por ejemplo, en una propuesta de sistemas, una gráfica de barras puede ser útil para comparar el volumen de facturas enviadas, el volumen de cuentas de clientes totalizadas y el volumen de facturas de los vendedores procesadas por el sistema de cómputo durante julio. Una gráfica de barras es una de las gráficas más populares y permite hacer comparaciones de manera directas pero se utiliza básicamente para comparar diferentes magnitudes en un momento particular en el tiempo. Gráficas circulares. Otro tipo común de gráficas es la gráfica de círculo o de torta. Se utiliza para ilustrar la manera en que se distribuye el 100% de un recurso en un período específico. Los datos presentados comienzan a las 12 horas en el círculo y corren en el sentido de las manecillas del reloj; colocando el porcentaje mayor (la rebanada más amplia del pastel) junto con la siguiente más importante; y así sucesivamente, hasta la más pequeña. Apéguese a esta convención a menos que quiera ilustrar contrastes dramáticos en los porcentajes, colocando los porcentajes mayores junto con los más pequeños. Las gráficas circulares son más fáciles de leer que las gráficas de columnas apiladas o las gráficas porcentuales. Su principal inconveniente consiste en que requieren de mucho espacio en cada página. En vez de dibujar en gráficas individuales de pastel, sería preferible elegir alguna de las otras gráficas porcentuales mencionadas con anterioridad si el ingeniero deseara ilustrar más de seis categorías. Ya se han recomendado las gráficas de Gantt para la programación de proyectos de sistemas. En la propuesta de sistemas no deje de incluir una gráfica de Gantt. Esta gráfica indica cuándo concluirá el proyecto y también muestra el tiempo requerido para cada actividad de análisis y diseño contemplada. Los diagramas PERT son otro tipo especializado de gráfica para audiencias más técnicas. En el apéndice de la propuesta de sistemas puede incluirse un diagrama PERT para precisar las rutas de trabajo que el grupo de análisis de sistemas ha planeado. Cuando los lectores revisen la propuesta, harán uso de los

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diagramas PERT que proporcione, para, observar si las fechas de las actividades críticas fechas límite para la organización entran en conflicto con otras. Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemas Las figuras (tablas y gráficas) pueden lograr una comunicación que no es posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras. Cuando prepare la propuesta de sistemas, recuerde que puede aprovechar aquellas gráficas y tablas que haya utilizado para el planeamiento. Los siguientes lineamientos para el uso de figuras, le permitirán mejorar la calidad de la propuesta de sistemas. Cada vez que sea posible, integre la figura en el cuerpo de la propuesta. La figura puede colocarse en la página siguiente a su primera referencia. Si su intención es relegar la figura a un apéndice, no sería entonces relevante su inclusión. Presente siempre las figuras en el texto, después de que se mencionen. Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca los dejes sin explicación. Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que sean necesarias. Utilice más de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturen visualmente. Adopción de un estilo único para la propuesta Consideraciones visuales y de formato Las propuestas son documentos persuasivos. Los mejores argumentos para alcanzar un objetivo específico se han reunido en la propuesta de sistemas. En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se descuida esta relación se perjudicará el objetivo de la propuesta. Uso de espacios en blanco. Los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto de la propuesta de sistemas permiten destacar las ideas, asegurando que no pasarán desapercibidas. Sea conciso en su escritura; de tal forma, que puedan utilizarse espacios en blanco, sin llegar a extender demasiado la longitud del documento. Deje márgenes de una pulgada en la parte superior, inferior e izquierda de cada página. Uso de títulos y subtítulos. El uso de títulos y subtítulos se vuelve decisivo, en especial si la propuesta es larga. Los títulos separan cada una de las secciones y ubican al lector en el contexto de la sección principal. Si se redactan con imaginación, los títulos permiten que el lector siga la lógica de la redacción y no pierda el interés. Los subtítulos sirven de la misma manera, pero se refieren a puntos más específicos. Cuando se toman en conjunto, los títulos y los subtítulos deben proporcionar un bosquejo útil e instructivo del documento. Los títulos deben destacarse de varias maneras para informar al lector de los cambios de sección. Lo más común es utilizar: letras mayúsculas, centrado, uso de sangrías, subrayado, negritas o cualquier combinación de éstos. Los títulos y subtítulos deben distinguirse unos de otros, no sólo por su contenido sino por su ubicación en la página y el uso de cualquiera de los tratamientos anteriores. Para que los títulos y los subtítulos sean efectivos, el ingeniero debe ser consistente en su uso a todo lo largo de la propuesta, ya sea que se apegue a un manual de estilo o emplee un estilo personal, no deje de ser consistente en su aplicación para maximizar el impacto de los títulos y los subtítulos. Numeración de las páginas. Es importante numerar cada una de las páginas, ya que los números de las páginas son la forma más rápida de ubicación. Los números pueden ubicarse en cuatro lugares: Ya sea en la esquina superior derecha de la página; de manera alternada en las esquinas. Izquierda y derecha, si es que el material se imprime por ambos lados; pie de la página o en la parte superior de la página. Sea

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consistente con cualquier posición que elija. En la tabla de contenido indique la página que le corresponde a cada uno de los títulos principales. Referencias y apéndices. La mayoría de los lectores de la propuesta de sistemas, apreciarán que las referencias de material externo sean mínimas, si fuera necesario, incluya al final de su informe las referencias a doble espacio, y con un formato consistente. Los lectores de las Propuestas tienen, en general, diversos intereses en la organización. Si la propuesta intenta dirigirse, tanto a técnicos como a gente común, sería apropiado incluir apéndices con las especificaciones técnicas. Una alternativa puede ser la presentación adicional de una versión más detallada de la propuesta que contenga los detalles técnicos, aunque no debe olvidar el tiempo y los costos involucrados. Debe solicitar un momento específico para la presentación oral de la propuesta de sistemas. Estas son oportunidades excelentes para vender sus ideas y el sistema, así como contestar cualquier pregunta que se planteara. Las presentaciones orales permiten mantener su presencia en la organización y siempre serán indispensables. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS El tema de la presentación obviamente es la propuesta de sistemas (o alguna parte de ella). Las siguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como organizará apoyar y realizar la presentación oral. Todos estos aspectos se encuentran relacionados y las examinaremos por separado con el fin de enfatizarlas con claridad. Comprensión de la audiencia Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y que tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativo conocer a quien se dirigirá. Si el auditorio es homogéneo, la tarea del ponente es más fácil, ya que sólo debe satisfacer unos cuantos puntos de vista. Aunque no intentamos analizar de manera extensiva los tipos de audiencia, hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias. Uso de datos demográficos Los datos demográficos pueden obtenerse a través de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educación, puesto dentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual. Además, al recopilar estos datos entérese de los requerimientos potenciales de información que pueden solicitarse, y con ello logrará que su audiencia alcance una mejor comprensión durante la presentación oral. Consideraremos a los ejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomará la mayoría de las decisiones acerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayoría de los ingenieros que presentan una propuesta de sistemas se encuentran con combinaciones de estas dos audiencias básicas, más que con un grupo homogéneo. Audiencias de ejecutivos Esta audiencia se compone de la alta dirección o la gerencia, quienes son los principales tomadores de decisiones dentro de la organización. Ellos pueden o no tener experiencia técnica en el área bajo discusión y esto es algo que el ingeniero debe identificar durante la definición de los requisitos de información previos a la presentación de la propuesta.

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Los ejecutivos requieren de suficiente información para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentación oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente técnicos. La información costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a ejecutivos. Pueden ser de utilidad algunos ejemplos (eventos breves, una cita, algo que soporte un punto principal) e ilustraciones (historias más largas con un principio y final de desarrollo, a los cuales pueda referirse de manera repetida a lo largo de la presentación. También pueden utilizarse para audiencias ejecutivas, estadísticas contenidas en ayudas visuales, tales como gráficas o diagramas. Sea respetuoso de las restricciones de tiempo, ya que el tiempo es el recurso más valioso del tomador de decisiones. Ensaye la presentación oral, de tal forma que pueda controlar su duración. Deje suficiente tiempo para preguntas y comentarios del momento y no se mantenga a la defensiva. Sea abierto y honesto al responder preguntas y no se resista a admitir que desconoce la respuesta. Esté al tanto de las preguntas de su audiencia y no deje de contestarlas. Usuarios principales Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarán utilizando (y tal vez aún desarrollando) la salida del sistema. Mientras que ellos también tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas también les concierne. Al dirigirse a los usuarios principales, considere discutir los cambios que ocurrirán en su trabajo, junto con una descripción de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones. La exposición de testimonios (esto es, apoyos de los individuos para puntos principales) también es una posibilidad, así como comentarios autorizados (provenientes de una fuente conocida y respetable) acerca de los beneficios del sistema propuesto. El análisis de costos y beneficios también puede servir para esta audiencia, pero es probable que no sea el foco principal de la charla. Pueden ser de utilidad con los usuarios principales, las ayudas visuales de muestras de la salida o de otros prototipos del sistema. Debe considerarse cualquier ayuda visual que permita al usuario concebir el uso del sistema. Organización de la presentación de la propuesta del sistema Los tópicos han sido determinados y son aquellos problemas que existen con el sistema actual, así como el sistema que usted y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica que los ponentes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisión, pues escoger un tópico es con frecuencia la labor más difícil para el expositor Revise todos los datos reunidos de la organización que se encuentren resumidos en la propuesta de sistemas. Tome cuatro o cinco puntos principales que sean la esencia de la propuesta. En particular, verifique el resumen ejecutivo, las secciones de recomendaciones y el resumen de la propuesta. Si el tiempo disponible para la presentación oral es mayor de media hora, los puntos principales pueden ampliarse a nueve o más. Sin embargo, en una presentación oral, el asistente llega a retener no más de cuatro a seis puntos. Cada uno de los puntos principales del informe oral debe contar con un soporte. No es correcto plantear un punto principal y no justificarlo. Se tienen numerosas opciones para apoyar los puntos principales. Estos incluyen ejemplos, ilustraciones, referencias de testimonios o de autoridades, y estadísticas. Recuerde que el ingeniero de sistemas cuenta con numerosas opciones para presentar el material; y no necesariamente son las mismas alternativas de la propuesta escrita.

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Planeación de la introducción y la conclusión Una vez que se ha trabajado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse una introducción y una conclusión. Observe que la redacción de una introducción ocurre al final y no al principio. Esto es así porque la introducción debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentación prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen. La introducción debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendrá después. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera unificada la atención de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta. Por ejemplo, una anécdota, analogía, referencia, un poema incluso una broma, pueden abrir con éxito una presentación, en lugar de un comienzo deslucido o trillado. Si se decide por el humor, este debe estar directamente relacionado con uno de los tópicos relevantes y el ingeniero debe capitalizarlo. La duración de la introducción debe ser proporcional al tiempo disponible para la presentación; entre el 5 y el 10% del tiempo total del ingeniero debe utilizarse para desarrollar la introducción; de tal forma, que si una charla dura 10 minutos, aquella debe contar con 30 segundos a un minuto. Al seguir este heurístico se sugiere que la introducción sea concisa y escrita con atención. Como se indicó anteriormente, la introducción y la conclusión de una presentación oral se escriben en paralelo. Recuerde que esto es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de la propuesta se manejan durante la redacción de la propuesta. Esto es así, porque las conclusiones deben reflejarse en la introducción. Las conclusiones deben revisar los puntos principales de la propuesta, de manera similar a la presentación de la introducción. No debe repetir al pie de la letra las ideas principales expuestas en la introducción, sino que debe reiterarlas y concluir con una frase impactante de manera similar al aliciente de la introducción. Por ejemplo, si usted comienza haciendo una analogía del crecimiento del sistema con el crecimiento de una planta, regrese a tal analogía y conclúyala. Una conclusión clara será satisfactoria y tendrá la aprobación de su auditorio. Preguntas del momento Las preguntas pueden hacerse durante o después de la presentación. La contestación de las preguntas durante la presentación, hace a esta informal y relajada. Sin embargo, es un reto mucho mas serio y puede desviar de manera prematura la atención hacia su propuesta. Es conveniente dejar las preguntas para el final, con el fin de mantener un control y comunicar de manera eficaz sus puntos de vista. Uso de ayudas visuales Los apoyos visuales que se utilizan en una presentación oral funcionan de manera similar a las figuras del documento de la propuesta, ya que complementan el material asociado. Considere la posibilidad de contar con ampliaciones de las principales figuras de la propuesta, para utilizarlos durante la presentación. Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional (es muy conveniente contar con el apoyo de un artista). Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles desde cualquier sitio del auditorio. Para esta ocasión, los apoyos visuales deben prepararse de antemano y no dibujarse durante la presentación. Utilice paquetes de microcomputadora para producir elementos para su presentación y sus reportes. Ahora es muy fácil producir diagramas, acetatos y diapositivas. Practique con el uso de los apoyos visuales para que cualquier conflicto con el equipo no llegue a ser el foco de atención de la audiencia. Asegúrese de que el equipo para la presentación esté disponible el día de su ponencia. Cuando exponga no deje de mirar directamente a la audiencia y no a la gráfica.

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Uso de una computadora personal en la presentación Uno de los apoyos visuales más efectivos que puede utilizar en la actualidad es el de una pantalla de video conectada a una microcomputadora portátil. Si usted trabaja en el desarrollo de un sistema para computadoras personales, esto es doblemente cierto. Hay cierta logística que debe considerar cuando lleve una microcomputadora a la reunión de la propuesta. Si es posible, trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante, de tal forma (que cualquiera dentro del salón tenga a la vista la pantalla del monitor. Si esto no fuera posible, utilice varias microcomputadoras o monitores paralelos. Un heurístico útil es no tener más de cinco asistentes por cada monitor disponible. Las microcomputadoras son valiosas para presentar hojas de cálculo con capacidad de simulación. Por ejemplo, "¿qué pasaría si cayera significativamente la tasa de interés? ¿Cómo afectaría el período de retorno de inversión. El uso de una microcomputadora y de una hoja de cálculo previamente desarrollada permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulación durante la misma presentación. El sistema que usted propone tiende a involucrar a las microcomputadoras. En este caso, las microcomputadoras actúan como un prototipo y los usuarios y los tomadores de decisiones contarán con una idea concreta rápida de lo que será el sistema resultante. No vacile en permitir que otras personas, además del ponente opere la computadora, esto ha funcionado bastante bien; incluso a las personas que carecen de experiencia en cómputo, les parece interesante. Por otro lado, no haga la presentación del sistema sólo en la computadora personal. Incluso si lleva la computadora a la presentación, necesitará explicar lo que está haciendo. También considere que las cosas pueden salir mal. Planee un método alternativo para presentar el material en caso de que se presenten problemas de software o de equipo, que en el momento no puedan resolverse. Ahora que hemos expuesto las audiencias, el material de apoyo y las ayudas visuales, nos dirigiremos a la distribución oral de la propuesta de sistemas. Aquí es donde la exposición del sistema difiere radicalmente del documento de la propuesta. Principios de la exposición Al saber quien integra la audiencia, el ingeniero puede definir qué tan formal será su presentación. Si en la reunión estará presente el director del consejo de administración la presentación debe ser formal. Si los usuarios principales, más que los ejecutivos integran la audiencia, tal vez sea más apropiado una presentación de tipo taller. Una forma de establecer el nivel de formalidad de las presentaciones es asistir a diferentes reuniones de la organización antes de su presentación. Esto permite entender las expectativas implícitas de la organización. Las expectativas se basan generalmente en costumbres establecidas, tales como que el ponente use un proyector de acetatos, presente diapositivas de 35 mm realizadas profesionalmente o más aún, distribuya un resumen de los puntos más relevantes. Aunque estas costumbres pueden no llegar a mencionarlas los integrantes de la organización, su inclusión puede ser importante, si esto implica juzgarla dentro de los parámetros de una presentación exitosa. Las reglas para la presentación son: Mantenga un nivel de voz suficientemente fuerte para que toda la audiencia lo pueda escuchar. Mire a cada una de las personas de la audiencia conforme hable.

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Elabore ayudas visuales, lo bastante grandes para que toda la audiencia las pueda ver. Use gestos que sean naturales a su estilo de conversación. Inicie y concluya su charla de manera segura. El simple hecho de pensar que se encuentra frente a un grupo puede poner al expositor sumamente nervioso. De hecho, el mayor temor de las personas es hablar en público. Existen cuatro lineamientos que ayudan al ponente a vencer la ansiedad. Ellos son: 1) sea usted mismo; 2) prepárese; 3) hable de manera natural (no memorice ni lea), y 4) respire con suficiente profundidad durante su exposición. Cada uno de estos lineamientos se explicará en las siguientes secciones. Primer lineamiento: sea usted mismo "Sea usted mismo" implica que la personalidad del orador es muy importante para persuadir a la audiencia. Los expositores necesitan desarrollarse asimismo en todos los aspectos de su personalidad, tales como: intelectual, emocional y espiritual. Los antiguos griegos, mantenían la idea de que los oradores alcanzaban el derecho de dirigirse a la audiencia a través de un desarrollo pleno de su ser. La audiencia moderna parece no ser tan exigente. Sin embargo, una personalidad plenamente desarrollada ubica al orador en una excelente posición para enfrentar cualquier contingencia durante su exposición, tal como los asistentes críticos, sitios desfavorables, o tal vez algo tan mundano como sobreponerse a la falla del equipo. También es una gran fuente de ideas cuando se intenta dar un giro creativo a material poco incitante. Segundo lineamiento: prepárese Prepararse significa que mientras más sepa de su tema más fácil le será al ingeniero exponerlo. Una excelente expositora instala lo que ella llama su "piloto automático". Ella admite que Ilega a paralizarse, pero lo supera al tener pleno conocimiento de los puntos principales. Cuando expone, parece que permite a su subconsciente que trasmita su charla bien preparada. Esto significa que de antemano, habrá que practicar la presentación. Sólo unos cuantos oradores, si es que los hay, tienen el don de improvisar un buen discurso. Cuando el expositor se prepara cuenta con la confianza de que realmente tiene algo valioso que comunicarles a la audiencia y que superará cualquier cosa (inclusive la ansiedad) para comunicarlo. Tercer lineamiento: hable de manera natural Hablar de manera natural sin memorizar ni leer, parecería poco práctico, ya que el expositor que lee un texto redactado, tiene poco riesgo de separarse de sus principales puntos de vista. Sin embargo, la lectura contrarresta la credibilidad del orador, ya que se evita la oportunidad del contacto visual vital. Memorizar una charla disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audiencia particular. Y cuando un orador pierde la ubicación de su charla memorizada, es casi imposible recuperarla sin tropiezos. Aquellos que memorizan sus charlas tienden a apegarse al pie de la letra a la presentación, relegando la comunicación del contenido. Los ingenieros que memorizan o leen sus presentaciones se encuentran ante el riesgo de perder muy pronto el interés de su audiencia. En lugar de leer o memorizar, maneje en forma plena los cuatro o cinco puntos fundamentales de la propuesta. Confíe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cuál es. Entérese de que materiales de apoyo acompañan a cada punto, pero no los escriba. Si el tiempo es corto avance rápido en la propuesta del sistema Prepare un bosquejo de su charla de la propuesta del sistema que incluya de 4 a 6 puntos principales, así como los puntos de apoyo. También indique en donde se presentarán elementos visuales, tales como

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gráficas. ¿Qué cambios considerará cuando presente el sistema a los usuarios potenciales, más que a los tomadores de decisiones? ¿Cómo difiere una presentación grabada de una en vivo? Cuarto lineamiento: recuerde respirar Recordar al expositor que debe respirar suena curioso, ya que respiramos sin tomarlo en cuenta. Sin embargo, una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiración. Aspire profunda y largamente, justo antes de dirigirse al grupo. Permítase respirar entre las frases y durante las pauses normales de su exposición. Fisiológicamente es imposible respirar con profundidad y seguir nervioso. RESUMEN El ingeniero de sistemas dispone de tres métodos para integrar y lograr una propuesta eficaz de sistemas: la organización funcional del contenido de la propuesta, la redacción de la propuesta en un estilo propio para la organización, y la presentación oral de una propuesta de sistemas informativos. Ya que la propuesta es la esencia del trabajo que ha realizado, así como del esfuerzo futuro, es un documento decisivo para vender el sistema. Sea eficaz, la propuesta debe escribirse de una manera clara y comprensible en diez secciones funcionales. Debe contar con un título adecuado que capture el interés de sus lectores y presente de manera clara lo que contiene. La propuesta debe contar con un resumen ejecutivo que ofrezca una visión concisa del proyecto de sistemas y las recomendaciones. Las consideraciones visuales son importantes cuando se busca una plena comunicación. Utilice suficientes espacios en blanco para resaltar el texto; sea generoso cuando incluya títulos principales y subtítulos; numere todas las páginas y mantenga un mínimo de referencias y apéndices. Lo más relevante de la propuesta de sistemas puede enfatizarse por medio del uso adecuado de figuras, incluyendo tablas y gráficas. Las gráficas comparan dos o más variables en el tiempo o en un momento particular del tiempo. Las figuras siempre se acompañarán de una interpretación escrita en la propuesta. Las gráficas y las tablas que se utilicen durante la planificación previa a la propuesta, pueden incorporarse si se consideran relevantes. La presentación oral de la propuesta del sistema se basa en el documento de la propuesta y es otra forma eficaz de vender el sistema. Con el fin de lograr una presentación con trascendencia, el ingeniero debe conocer anticipadamente cuatro elementos: quien integra la audiencia; el tópico (la propuesta de sistemas o parte de ella); el tiempo disponible para la presentación y el equipo disponible (incluyendo las instalaciones). Estos cuatro elementos se encuentran relacionados y cada uno debe pensarse y planearse para asegurar el éxito.