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PRESENTACIÓN En el desarrollo de las Organizaciones, se ha logrado mejorar los procesos de gestión, en cuanto a la forma y los métodos de archivar la documentación en las empresas públicas y privadas. De tal manera que los procedimientos sean más eficientes para la valoración documental, según el uso y la aplicación de herramientas de tipo archivístico. Para facilitar el proceso archivístico en la organización de los archivos se deben implementar las series (documentos de un mismo tema), subseries (División de tipos de documentos o series diferentes) y tipos documentales (Registro de información), para su adecuada clasificación. Por lo tanto, en este contenido se presentan los conceptos de series, subseries, tipos de documentos, uso y aplicación, criterios técnicos para la organización de archivos de gestión, concepto, uso e importancia de las transferencias documentales, para llevar acabo la Organización Documental.

Resultado de Aprendizaje: Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental. Menú

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ........................................................................................................................ 2 TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................. 3 ÍNDICE DE FIGURAS ................................................................................................................. 4 ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................................... 4 1.

SERIE DOCUMENTAL......................................................................................................... 5

2.

IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ...................... 7

3.

TIPOS DOCUMENTALES .................................................................................................... 8

4.

CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN .......... 9

5. FOLIACIÓN ........................................................................................................................... 11 6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................... 12 6.1. Requisitos para Efectuar Transferencias ........................................................................ 14 6.2. Preparación para Transferir la Documentación ............................................................... 14 GLOSARIO ............................................................................................................................... 16 BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 17 WEB GRAFÍA ............................................................................................................................ 18 IMÁGENES ............................................................................................................................... 19 CRÉDITOS................................................................................................................................ 20

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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Tipos documentales en la Organización Documental....................................... 8 Figura 2. Criterios técnicos para la organización de archivos........................................ 10 Figura 3. Procesos en la Transferencia documental ..................................................... 12 Figura 4. Preparación para transferir documentación .................................................... 15

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Transferencia de documentación a los diferentes Archivos ............................. 13

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1. SERIE DOCUMENTAL Se entiende por serie, al conjunto de unidades documentales de tipo homogéneo, que tratan de un mismo asunto o tema, y así ser reunidos y mantenidos por las dependencias que correspondan. Dichas unidades pueden ser de clase simple (un sólo tipo documental) o compleja (tipos documentales diferentes). Los escritos se relacionan en las Tablas de Retención Documental porque: • Se vinculan con las mismas funciones y actividades. • Son los artículos de funciones y actividades. Las series se caracterizan según los siguientes elementos:

Es decir que para establecer una serie documental es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Imagen 1. Ejemplo de registro de documentos en las Tablas de Retención Documental.

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2. IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES En el Archivo de gestión es importante tener en cuenta que deben quedar las series y subseries documentales reflejadas y codificadas en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo al sistema que utilice la organización. La principal clase de series se conoce como subserie documental, que es una distribución que se le realiza a algunas series según el volumen de escritos y por tener tipos documentales con material diferente a su estructura original. Es entonces que las subseries documentales constituyen la asociación de unidades documentales que conforman una serie, el grado de escalafón y el reconocimiento de la serie según los tipos documentales. Por ejemplo el Expediente de contratación, contratos de gestión administrativa, expedientes de contratación de suministros, entre otros.

Imagen 2. Las series y subseries contribuyen a optimizar procesos en una empresa.

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3. TIPOS DOCUMENTALES Los tipos documentales son la unidad mínima donde se registra información, la cual hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia. Éstos hacen mención al tema que trata y a su estructura física. Algunos tipos documentales que se utilizan son: actas, contratos y facturas. Al establecer las series de documentos es importante crear categorías documentales diferentes. La gran parte de los organismos diseñan una extensa variedad de documentos, pero existen algunas clases comunes generales, que son las siguientes:

Figura 1. Tipos documentales en la Organización Documental

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4.

CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Para la organización de los expedientes es importante que se realice en carpetas, donde debe encontrarse el primer y el último documento que se generó. Para ello se debe conocer el proceso para ordenar las series, con el fin de un fácil acceso a la documentación.

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Figura 2. Criterios técnicos para la organización de archivos

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5. FOLIACIÓN La foliación es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de descripción, en donde los documentos se deben clasificar, ordenar y depurar, para poder foliar todas las unidades documentales de una serie, dentro de una unidad de conservación o carpeta, numerándola de manera consecutiva al extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y sin tachaduras. La foliación es importante realizarla a medida que se va creando y alimentando el expediente, para así poder demostrar el desarrollo de los trámites.

Imagen 3. La Foliación es una de los procesos fundamentales en la Organización Documental.

Este proceso permite acceder de manera precisa a la información, como a diversos instrumentos de control como formatos de control de préstamos, inventarios, TRD, así como de consulta como guías o catálogos. Su aplicación es esencial para las transferencias. Cabe anotar que no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales – CD´s, disquetes, videos, etc), pero sí dejar constancia de su existencia y de la Unidad documental a la que pertenecen.

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6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es el desplazamiento de documentos desde el Archivo de gestión central (o intermedio) al permanente (o histórico), de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Pues es allí donde se destaca la responsabilidad del Archivo central en liderar la administración de documentos en cada entidad. El proceso de Transferencia documental es importante porque permite desarrollar varios procesos como:

Figura 3. Procesos en la Transferencia documental

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Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) en cada entidad, como se explica a continuación:

Tabla 1. Transferencia de documentación a los diferentes Archivos

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6.1. Requisitos para Efectuar Transferencias Con el objetivo de realizar una transferencia de documentos de manera adecuada se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:  Comprobar que las carpetas estén identificadas, es decir, que indique la dependencia, el código y el nombre de la serie o subserie, fechas extremas y empresa.  Recopilar las carpetas en cajas para transferencias, según el orden de inventario.  Reconocer las cajas.  Identificar que el embalaje se haga perfectamente.

6.2. Preparación para Transferir la Documentación En esta etapa se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda afectar a su preservación y conservación. Es por eso que cada entidad, empresa u oficina transferente debe cuadrar la documentación siguiendo los siguientes pasos:

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Figura 4. Preparación para transferir documentación

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GLOSARIO Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video de cinta magnética, permitiendo guardar información documental. Actualmente, se encuentra sustituido por formatos de cinta de audio digital o compacto digital. Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la coyuntura, pues su escaso volumen de acumulación en información han sido sustituidos por las memorias USB que son pequeñas y portátiles. Los disquetes se encuentran constituidos por una fracción circular de material magnético, fino y elástico (de ahí su denominación) encerrada en una carcasa de plástico, cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera. Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las páginas de un documento. Inventario: Es el registro documental de los estrictos, actas, expedientes y demás documentos pertenecientes a una organización. Referencia Cruzada: Es una técnica de uso archivístico que permite archivar documentos de acuerdo a varios denominaciones, logrando hacer alusión a un elemento que se encuentra en otra parte o lugar de un documento o escrito. Sistema de control: Es aquel sistema utilizado para el rastreo y control de la documentación que se manipule, según las funciones de revisión deseadas. Además, Permite seleccionar una opción de almacenamiento de documentos estableciendo un tipo de interfaz de usuario para un mejor manejo de la documentación. Tramite: Es la tarea que se efectúa para conseguir un resultado. Unidades de conservación: Es el lugar en donde se desarrolla la gestión, administración y ejecución de los diversos procesos de conservación que se deben implementar en el archivo documental, para la preservación en el tiempo de los documentos.

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BIBLIOGRAFÍA Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de Archivos.

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WEB GRAFÍA Universidad de la Republica, Uruguay (s.a.) Organización y Control de Documentos Administrativos. Series y tipos de documentos. http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II. pdf, Consultado el 18 de Diciembre de 2013.

Universidad de la Salle. (2008) Transferencias documentales. http://www.slideshare.net/archivossenacdb/transferencias-documentales-13476122, consultado el 20 de Diciembre de 2013

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IMÁGENES Imagen 1. (s.n.) Serie documental. http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc.gif

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Imagen 2. (s.n.) Series y sudseries documentales. http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc_2.gif

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Imagen 3. (s.n.) Foliación en Unidad documental. Tomada de http://4.bp.blogspot.com/Bb7XQppxu90/UQ8eKOg8m0I/AAAAAAAAABU/ergj-Zlcn9M/s1600/FOLIACION2.png

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CRÉDITOS Líderes del Proyecto Carlos Fernando Cometa Hortúa Juan Pablo Vale Echeverry Líder de Línea Julián Andrés Mora Gómez

Expertos Temáticos Sandra Milena Montoya López Eliana Del Pilar Ospina Castañeda Asesora Pedagógica Yiced Pulido Cabezas

Editora Luisa Fernanda Boada Téllez

Equipo de Diseño Lina Marcela García López Dalys Ortegón Caicedo Nazly María Victoria Díaz Vera Yisell Noraya Buitrago Rodríguez Liam Pamela Hermida García

Equipo de Programación Luis Fernando Amórtegui García Charles Richar Torres Moreno Carlos Andrés Orjuela Lasso Sergio Alejandro Camacho Hernández

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