PRESENTACiÓN TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

Bogotá D.C., Agosto de 2014

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TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

TABLA DE CONTENIDO

INTR OOUCCiÓ N --------------------------------------------------------------------------------------3 2, RESEÑA HISTÓRICA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA---------------------------------------------------------------------------------------------------5 2.1. MISiÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------7 2.2. FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -------------------------------------------7 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DAPRE ------------------------------------------------------------8 3.1, Codificación Dependencias y Grupos De Trabajo ----------------------------------------------------9 4. METODOLOG lA --------------------------------------------------------------------------------------1\ 4.1. Compilación de la Información Institucional. ---------------------------------------------------------1\ 4.2. Análisis, Interpretación y Aplicación de la Información Recolectada --------------------------------1\ 4.3. Conformación y Denominación de Series, Subseries y Tipologías Documentales -----------------12 4.3.1. Casos de Subseries Especiales ----------------------------------------------------------------------\2 4.4. Valoració n ---------------------------------------------------------------------------------------------13 4.5 Consideraciones Preliminares ------------------------------------------------------------------------15 4.6. Revisión de las Tablas de Retención Documental --------------------------------------------------16 4.7. Criterios para la Aplicación de la Tabla de Retención de Documentos -----------------------------16 4.7.2. Interpretación de la Tabla de Retención Documental-------------------------------------------------\6 5. GLOSAR IO --------------------------------------------------------------------------------------------2O 6. REFEREN ClAS BIBLIOG RÁF ICAS ------------------------------------------------------------------23 1.

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1. INTRODUCCiÓN

El Departamento Administrativo de Presidencia de la República ha tenido la necesidad de modificar su estructura orgánica, en virtud de atender las distintas necesidades de la Nación. Por ende, se vio en la necesidad de realizar el ajuste a las Tablas de Retención Documental, para que éstas plasmen la realidad de la Entidad en su producción documental y establezca los verdaderos valores documentales de su acervo. Una vez presentadas las Tablas de Retención Documental actualizadas, al Archivo General de la Nación, el 5 de junio de 2013, con comunicación radicada con el No. OFI13-00069394, éstas fueron devueltas con comunicación radicada bajo el No. EXT13-00081315 del 27 de septiembre de 2013, suscritas por el Dr. Mauricio Tovar González, con las observaciones técnicas de rigor y con el concepto de que el DAPRE, debía revisarlas en su totalidad. A partir de ese momento, la Entidad asumió el compromiso de revisar con cada una de las dependencias, las series documentales y sus subseries, en el entendido que se debía realizar dicho ajuste, teniéndose en cuenta las Encuestas de Estudio Unidad Documental y la relación Función, actividad y series. Para el efecto, se elaboró un cronograma de visitas, el cual forma parte de los documentos adjuntados en CD, dirigido a los Jefes de las Dependencias ya los designados por ellos como enlace ante el Grupo de Gestión Documental. De igual manera, se elaboraron las Actas correspondientes, las cuales también se adjuntaron en el CD. En dichas reuniones se tuvieron bastantes discusiones de tipo técnico, jurídico, institucional y normativo, lo que permitió trabajar de una forma interdisciplinaria, dándole un mayor alcance y retroalimentación al proceso, generando como valor agregado, la conceptualización por parte de los funcionarios de cómo se debía realizar el ejercicio y preparándolos para la implementación y aplicación de las mismas, una vez sean convalidadas por el Archivo General de la Nación. Posteriormente, el DAPRE aprobó por intermedio de su Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, con Acta No. 02 del 20 de febrero de 2014, las TRD actualizadas y las remitió nuevamente el 21 de febrero de 2014, al Archivo General de la Nación, para su convalidación, con OFI14-00014983. El Archivo General de la Nación, devolvió nuevamente las Tablas de Retención, para revisión y ajustes el día 13 de junio de 2014 con el EXT14-00025660.

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El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, inició de inmediato el proceso de revisión de todas las Tablas, atendiendo los requerimientos y recomendaciones dadas por el evaluador, revisando cada uno de los temas, como su Introducción, los anexos, la confrontación organigrama - TRD, la relación series - funciones, la conformación de las series y su denominación, la codificación, la retención documental, su disposición final y las observaciones generales dadas en el concepto técnico. Para la valoración de los documentos del DAPRE, se aplicaron criterios de tipo técnico, teniendo como base el concepto del ciclo vital de los documentos, el funcionamiento institucional, el valor informativo y el misional. Para tal efecto, se tuvo en cuenta el uso administrativo, la frecuencia de consulta, la importancia de sus contenidos desde el punto de vista histórico, técnico, contable, legal y fiscal, además del marco reglamentario que regula la producción documental. Los criterios que se tuvieron en cuenta para determinar los documentos para eliminación, fueron igualmente analizados con las respectivas dependencias, teniendo en cuenta todos los aspectos de carácter jurídico, legal, técnico y verificando que no tuviesen valores secundarios, que pudieran ser de importancia, para la ciencia, la cultura o la sociedad en general. De igual manera, el DAPRE en sus procesos de eliminación, aplicará lo dispuesto en la normatividad vigente, en materia de la protección del medio ambiente y la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación. El DAPRE por intermedio de su Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, mediante Acta No. 05 del 21 de Julio de 2014, aprobó las correcciones y ajustes hechos a las TRD, conforme al concepto emitido por el Archivo General de la Nación el pasado 13 de junio de 2014.

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2. RESEÑA HISTÓRICA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

El primer colombiano que rigió los destinos del vasto territorio de la colonia fue don José Miguel Pey, al ser nombrado Presidente del Cabildo Extraordinario el 20 de julio de 1810, Y rehusarse el virrey Antonio Amar y Barbón a serlo. El cabildo se reunió para redactar el Acta de independencia y constituir un nuevo Gobierno. Una vez constituido el Supremo Gobierno, el día 26 de octubre de 1810, se reunió una Junta provisional para dar forma, a este nuevo Gobierno, dividiendo los poderes de tal forma que fueran más acordes con los principios que favorecieran una sana política. Se creó entonces el cuerpo ejecutivo, en el que se ubicaba el Alto Gobierno, conformado por un Vicepresidente con dos Secretarías del Despacho Universal del Gobierno, la primera Gracia, Justicia y Estado, la segunda Guerra y Hacienda, y cinco secciones de Estado: Eclesiástico, Guerra, Hacienda, Gracia y Justicia con sus respectivos secretarios. El cuerpo ejecutivo tenía por objeto principal activar las provincias para que se verificara a la mayor brevedad la reunión del Congreso General, mientras se daba curso a los negocios pendientes sobre la organización de provincias, conforme a lo acordado en la Junta Suprema. El objeto de las secciones era el de formar planes y reglamentos en sus respectivas ramas, para ser sancionadas en Junta Legislativa dando los informes que se le pedian. Finalmente, los Secretarios de Despachos Universal tenían por objeto comunicar, resoluciones que emitía el cuerpo ejecutivo a las respectivas secciones, donde se divulgaría por medio de sus secretarios para comunicar a los jefes de Provincias, cuerpos y demás interesados. Esta primera organización del Gobierno corresponde al periodo denominado Patria Boba, que se extendió hasta 1819, cuando el General Simón Bolívar es designado Presidente del Nuevo Reino de Granada. La Presidencia de la República, durante la época de Libertador, estaba conformada por el secretario Particular del Presidente y un Escribiente. La ley 3 de 1898, suprime el secretario particular y el escribiente; crea la Secretaría General de la Presidencia de la República, conformada por un Secretario General, un Oficial Mayor y dos Escribientes. Esta Ley, es sancionada por el Dr. Jorge Manuel Marroquín, quien como Vicepresidente se hace cargo del gobierno debido a la enfermedad que padecía el Presidente, Dr. Manuel Antonio Sanclemente.

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En el año de 1956, se consideró indispensable, dar a las oficinas de la Presidencia de la República, una mejor organización que permitiera la mayor eficacia en el desarrollo de sus funciones y en el estudio completo de los proyectos sometidos a la decisión del Presidente. Es así como, la Secretaría General de la Presidencia, mediante Decreto No. 0133 del 27 de enero de 1956, firmado por el general jefe supremo Gustavo Rojas Pinilla, se convierte en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, organismo encargado de coordinar, controlar y administrar las distintas dependencias de la Presidencia. En el año de 1976, mediante decreto 146 del 27 de enero, suscrito por el doctor Alfonso López Michelsen Presidente, se reorganiza el Departamento Administrativo, el cual quedó estructurado por: la Secretaría General, los Consejeros Presidenciales, la Secretaría de Información y Prensa, la Secretaria Privada y la Casa Militar, dependiendo del Despacho del Presidente de la República. En el año de 1990, el Gobierno Nacional dictó la Ley 55, en la cual se establece el objeto, funciones y principios de organización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. De conformidad con lo dispuesto en la citada Ley, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tendrá una naturaleza especial y en consecuencia, una estructura y una nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con ella. También tendrá regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones a él asignadas. En el año de 1991, mediante Decreto Ley No. 1680, se deroga el Decreto Ley 146 de 1976 y se le da al Departamento Administrativo de Presidencia de la República la denominación abreviada de Presidencia de la República.

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2.1. MISiÓN Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

2.2. FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA • Organizar, dirigir, coordinar y realizar directamente si fuere el caso, las actividades necesarias que demande el Presidente del a República, para el ejercicio de las facultades Constitucionales que le corresponde ejercer, con relación al Congreso y con la administración de justicia. • Organizar, asistir y coordinar las actividades necesarias que demande el Presidente de la República, para el ejercicio de las facultades Constitucionales que el confiere ejercer como jefe del estado y suprema autoridad administrativa, y disponer los necesario según sus instrucciones, para la eficiente y armónica acción del gobierno, representándolo, cuando así lo demande, en la orientación y coordinación de la administración pública y de sus inmediatos colaboradores en la acción de Gobierno. • Hacer las veces de Secretario Ejecutivo en los Consejos, Comités o demás organismos de consulta, asesoría, coordinación o apoyo que dependa directamente del Despacho Presidencial. • Divulgar los actos del Gobierno nacional y coordinar lo referente a una adecuada difusión de la gestión Gubernamental. • Apoyar al Presidente de la República en los Diagnósticos, estudios, análisis y demás actividades que contribuyan a la formación de criterios, conceptos o formulaciones que éste desee definir. • Apoyar al Presidente de la República en el estudio de la legalidad y conveniencia de los distintos actos legales, administrativos y reglamentarios de los cuales conozca el primer mandatario. • Prestar el apoyo logístico y administrativo, que se demande para el ejercicio de las facultades y funciones Presidenciales. Domicilio

Su domicilio es en la Casa de Nariño: Carrera 8 No.?-26; Edificio Administrativo: Calle 7 NO.6-54. Bogotá D.C., Colombia.

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- TRD

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DAPRE

En el presente Organigrama Funcional DAPRE se representan las 36 dependencias actuales que hacen parte del DAPRE; así como los 15 grupos de trabajo. Las dependencias estás clasificadas de la siguiente manera: áreas misionales (21 dependencias), áreas misionales de apoyo presidencial (6 dependencias y 1 grupo de trabajo), áreas de apoyo (9 dependencias y 14 grupo de trabajo) y fondo cuenta (1). Adicionalmente como staff 2 órganos de asesoría y coordinación.

ORGANIGRAMA

FUNCIONAL

DAPRE

GRUPO GESTIÓN OOCUMUfTAL ("O") GRUPO DE RECtJRSOS FislCOS (52014) GRUPO DE SERVICOS GENERAlES

(52015)

rGRUPO DE CONTAaIlIOAO (52022)

GltuPODE

TRANSPORTfS (52016) GRUPO DE

AREADETiíí.EriTD Hur,lAUD

TRK()M¡}NJCACIO'IiES

(5201n

(52040)

1

GRUPO DE . PRESUPUESTO (52024)

CiiLtiPOO£ WllAtsTJlliClUAA. lo!Al'(f'E'W(IE!flO YCCWS£II.VACtO!'I O£lltNGIoe\.IUl.G fNM:.:£llUS

(52(19) Gl1lP~MO y •••• LlSlS OElSB:lOROi Btf.''ESVSUV1CIOS

(52025)

D-DE.12 (Versión 01)

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- TRD

3.1. Codificación Dependencias y Grupos De Trabajo Mediante Resolución 1257 del 21 de Marzo de 2014 se delegó en la Jefe de la Oficina de Planeación, la facultad para fijar, asignar y/o actualizar la codificación interna del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conforme a los procedimientos que estén aprobados y publicados en el Sistema de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE. La siguiente es la codificación que se le ha dado a las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia: CODIGO

10000 20000 30010

,.¡¡

NOMBRE DEPENDENCIA O GRUPODE TRABAJO" Despacho del Presidente de la República Despacho del Vicepresidente de la República Despacho del Ministro Consejero del Presidente de la República

30000

Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

31000

Altas Consejerías Presidenciales

31020

Alta Consejería Presidencial para Asuntos Políticos

31030

Alta Consejería Presidencial para las Regiones y la Participación Ciudadana

31070

Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones

31080

Alta Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

31100

Alta Consejería Presidencial para Programas Especiales

31120 31140

Oficina de Alto Comisionado para la Paz

31150 31160 33000

Alta Consejeria Presidencial para la Seguridad y Convivencia Alta Consejería Presidencial Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y Proyectos Estratégicos Secretarías

33010 33011

Secretaria Privada

33012

Grupo de Atención de Peticiones al Presidente de la República.

33020 33040

Secretaría Jurídica

33050 33060 34000

Secretaría para la Seguridad Presidencial

34010 34020 34040

Programa Presidencial para el Sistema Nacional de Juventud "Colombia Joven"

34050 34060 34070

Subsecretaría Privada

Secretaría de Prensa Secretaría de Transparencia Programas Presidenciales Programa Presidencial de los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario Programa Presidencial para la Acción Integral contra Minas Antipersonal Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo Integral de la Población Afrocolombiana, Neqra, Palenquera y Raizal Programa Presidencial para la Formulación de Estrategias y Acciones para el Desarrollo Integral de los pueblos Indíqenas de Colombia Programa Presidencial para el Desarrollo Espacial Colombiano

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LV

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35000

Casa Militar

40000

Subdirección General

50000

Subdirección de Operaciones

50001

Grupo Atención al Usuario y Servicios Compartidos

51000

Oficinas

51010 51020 51030

Oficina de Planeación

52000

Áreas

52010 52011 52014 52015 52016 52017 52018 52019 52025 52020 52021 52022 52023 52024 52025 52030 52040 52041 52050

Área Administrativa

Oficina de Control Interno Oficina de Control Interno Disciplinario

Grupo Gestión Documental Grupo de Recursos Fisicos Grupo de Servicios Generales Grupo de Transportes Grupo de Telecomunicaciones Grupo de Salones de Estado y Casa Privadas Grupo de Infraestructura, Mantenimiento y conservación de bienes muebles e inmuebles Grupo de Mercadeo y Análisis del Sector de Bienes y Servicios Área Financiera Grupo de Central de Cuentas Grupo de Contabilidad Grupo de Pagaduria Grupo de Presupuesto Grupo de Mercadeo y Análisis del Sector de Bienes y Servicios Área Contratos Área de Talento Humano Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social Área de Información y Sistemas

60000

Fondos Cuenta

61000

Fondo de Programas Especiales para la Paz

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4. METODOLOGIA

El ajuste de las Tablas de Retención Documental "TRD, se realizó en concordancia con la metodología y normatividad del AGN y está enmarcada en los procesos de sensibilización dirigidos a los funcionarios, que resaltan la responsabilidad que tienen como productores y usuarios de la información, la cual concluyó las siguientes actividades: 4.1. Compilación de la Información Institucional. En el CD adjunto, se encuentran los documentos que evidencian la normatividad que tiene incidencia en la estructura orgánico-funcional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como también los que inciden en las funciones de cada Área, como es el Manual de Funciones. Se adjuntan de igual manera las Actas de las visitas realizadas.

4.2. Análisis, Interpretación y Aplicación de la Información Recolectada Recopilada toda la información, se procedió a su análisis exhaustivo, solicitando las respectivas aclaraciones a los productores documentales cuando se presentaba algún dato que se consideraba inconsistente. Posteriormente, se procedió a evaluar los siguientes aspectos: •

El aspecto de atribución: Como los documentos de la oficina productora son el reflejo de su actividad, se estableció un cuadro de reparto funcional con la finalidad de conocer los distintos expedientes que se manejan en cada oficina.

•

Se analizó la cantidad y la distribución de los documentos de cada una de las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la República "DAPRE" para establecer el volumen documental y estimar la valoración documental.

• Se analizaron los actos administrativos y el Manual de funciones, donde se establece la estructura orgánica de la entidad y se extrajeron las funciones que generaban documentos, con el fin de definir las series, subseries y tipologías documentales. Por otro lado, se evaluaron cada uno de los expedientes con el fin de extraer con mayor precisión los tipos documentales. •

Entrevista con los productores documentales para valoración de TRD.

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• Se realizaron reuniones de socialización, con la participación de los funcionarios de cada dependencia productora de la información y responsables de la organización y administración de los Archivos de Gestión, • Se evaluaron las series y subseries, así como las tipologías documentales en las dependencias; se revisó la retención de los documentos en los Archivos de Gestión y Archivo Central; teniéndose en cuenta sus valores primarios y secundarios, así como también, se revisó el procedimiento y la disposición final de los documentos en cada dependencia.

4.3. Conformación y Denominación de Series, Subseries y Tipologías Documentales Con base en la información recopilada y relacionada con: Entrevistas documentales, cuadro de reparto funcional, actos administrativos, manual de funciones y la normatividad externa relacionada con la elaboración y adopción de TRD, se conformaron las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, creando el respectivo cuadro de clasificación. Es importante resaltar que la denominación de las series y subseries documentales, se establecieron en las mesas de socialización que se realizaron con los distintos productores de DAPRE, reforzando dichas denominaciones. Luego, se identificaron los valores primarios y secundarios de las series y subseries establecidas, concluyendo en la definición de procedimientos finales, para obtener el producto de Tabla de Retención Documental. Posteriormente se procedió a definir la codificación de la Tabla de Retención Documental, con los siguientes criterios: • Para el código de la dependencia, éste se realizó por la codificación interna establecida por la Oficina de Planeación. • Para el código de series y subseries documentales, un código numérico ascendente que lo da el orden alfabético de los dos ítems.

4.3.1. Casos de Subseries Especiales •

Actas del Subcomité de Control interno.

Mediante Resolución 4478 del 2012, se conforman los órganos de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en él se establece que el sistema de control interno estará coordinado por los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno, este último liderado por el Jefe de cada Dependencia y/o proceso. Por tal motivo y en razón a que las 12

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Actas llevadas en dichos subcomités, son responsabilidad de cada Área, es necesario asignar esta Subserie documental a las Dependencias de la Entidad, exceptuando el Despacho del Vicepresidente, la Dirección del Departamento, la Subdirección General, la Subdirección de Operaciones y los diferentes Grupos de trabajo.

4.4. Valoración El objeto de la valoración es determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las fases del ciclo vital, de tal manera que la entidad resguarde y adopte criterios de protección del patrimonio documental. Como se mencionó en la introducción, en el DAPRE se aplicaron criterios técnicos, teniendo como base el concepto del ciclo vital de los documentos, el funcionamiento institucional, el valor informativo y el misional. Para tal efecto, se tuvo en cuenta el uso administrativo, la frecuencia de consulta, la importancia de sus contenidos desde el punto de vista histórico, técnico, contable, legal y fiscal, además del marco reglamentario que regula la producción documental. Valores Primarios Los documentos con valores primarios constituyen un recurso primordial para la administración y la comunidad en general. Los criterios que se han tenido en cuenta para conocer los valores primarios de la documentación de DAPRE son los que se listan a continuación. • Valor Administrativo: Todos los documentos del DAPRE, desde el momento en que se producen, adquieren un valor administrativo, ya que evidencian el desarrollo de la Gestión del Departamento, • Valor Jurídico: Se deriva de derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. • Valor Legal: El que da testimonio de Ley • Valor Fiscal: Documentos de utilidad para el tesoro o Hacienda Pública. • Valor Contable: Documentos que soportan las cuentas, registros de ingresos y egresos y movimientos económicos, Conocido el alcance de los criterios de valoración, se determinó con los mismos productores de cada dependencia la importancia y la permanencia de cada serie documental en las fases de Archivo de Gestión y Central. Aquellos documentos que por norma ya poseen unos tiempos de permanencia preestablecidos, como es el caso de los documentos contables, se verificaron las normas y se procedió a aplicar.

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- TRD

Valores Secundarios Para determinar los valores secundarios, se tuvo en cuenta la participación de los mismos productores de los documentos, como de los distintos profesionales de cada Área, teniendo en cuenta sus disciplinas y las funciones que ejercen en la Entidad. Se manifestó a los productores de la documentación que las series que se conservarán permanentemente servirán de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria de la Nación. En otras palabras, son documentos que dan testimonio de la gestión política, social, cultural y administrativa del País. Se determinó que algunos documentos nacen con valores secundarios desde el mismo momento de su creación, como es el caso de las Actas del Consejo de Seguridad Nacional y las Actas del Consejo de Ministros, entre otras. Selección El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, consideró el procedimiento de selección, haciendo el análisis de las series documentales, que por su gran volumen y ocupación de espacios, previa revisión de las normas que los afectan, permitían extraer unas muestras específicas que pudieran ser de interés para la sociedad o la Institución, con el ánimo de digitalizarlas y conservarlas permanentemente, Con ello espera, obtener mejor control y fácil localización de los documentos necesarios ya sea para el servicio de la administración o para el usuario externo y reducir costos por temas de espacio, tiempo y materiales de archivo. Ejemplo: CÓDIGO

NOMBRE

RETENCION EN ARCHIVOS

DISPOSICiÓN FINAL

OBSERVACIONES

**)

31100.29

Series, subseries v tipos DESARROLLO DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA • Actas de Metodología Proyectual • Listados de asistencia • Informes • Comunicaciones • Anexos

Gestión 2

Central 8

CT

S X

E

M

ID

X

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona el 10% del total de la producción anual, en virtud del éxito que hayan tenido en la atención integral de la primera infancia, por medio de alianzas PúblicoPrivadas.

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Eliminación Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. • La decisión sobre la eliminación de documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE. • Los documentos inactivos que han sido de antemano señalados por la TRD para eliminación, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado. • Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada dicha disposición final, en la correspondiente Tabla de Retención Documental. • Los procesos de eliminación serán responsabilidad del Grupo de Gestión Documental del DAPRE, previa aprobación por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y la Elaboración del Acta de Eliminación correspondiente.

4.5 Consideraciones Preliminares Las Tablas de Retención documental son un listado de series y subseries documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Dicha herramienta le permitirá al DAPRE: - Tener criterios claros sobre el archivo que debe conservarse en forma definitiva y/o parcial, permitiéndole desarrollar planes de definición de espacios y determinación de tecnologías para la conservación de la memoria del DAPRE. - Normalizar y regular la producción documental - Definir responsables sobre la producción y manejo de los documentos. - Facilitar el acceso oportuno a los documentos - Garantizar la conservación de los documentos con valor secundario - Contar con políticas claras en relación con la transferencia de documentos. - Coadyuvar para la oportuna toma de decisiones. 15

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4.6. Revisión de las Tablas de Retención Documental Como se relató anteriormente la metodología aplicada para el ajuste de las Tablas de Retención Documental se rigió por la normatividad archivística establecida por el Archivo General de la Nación y con base en las observaciones dadas por el evaluador, en el concepto técnico emitido el 13 de junio de 2014. Una vez revisadas en conjunto con los productores de los documentos las observaciones y realizadas las correcciones, se presentaron las TRD actualizadas al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para su respectiva aprobación. 4.7. Criterios para la Aplicación de la Tabla de Retención de Documentos Una vez las Tablas de Retención Documental, sean convalidadas por el Archivo General de la Nación, la Entidad procederá a su Implementación y Aplicación, de conformidad con todos los pasos metodológicos establecidos por el Ente Rector de la Política Archivística del País, así como por la normatividad vigente.

4.7.2. Interpretación de la Tabla de Retención Documental Información que aparece en la Tabla de Retención Documental del DAPRE:

TABLA DE RETENCiÓN DOCUMENTAL 2 ependencia Productora: ALTA CON SEJERIA PRESIDENCIAL PARA PROGRAMA S ESPECIALES

C6digo: ~31~10~O

_

3

4

NOMBRE Series, s bseries y tipos

5

RETENCION EN ARCHIVOS Gestion

OBSERVACIONES

Central

6

7

1. Dependencia Productora: Indica el nombre de la unidad administrativa que produce la documentación tramitada en ejercicio de las funciones, acorde con lo definido en la estructura orgánico-funcional de la Entidad. 2. Código: Sistema que identifica las unidades productoras de documentos, el cual responde al sistema de clasificación orgánico-funcional interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asignado conforme a los procedimientos aprobados y publicados en el Sistema de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE. Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia, compuesto por 5 dígitos; así: 16

JI-

TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL

Gó digo:

_3_1_10_0

- TRD

_

3. Proceso: Indica el Proceso al cual se encuentra asociada la dependencia productora, según la estructura por procesos definida a través del Mapa de Procesos de la Entidad. 4. Código: En esta casilla se identifica tanto las unidades productoras de documentos como las series respectivas, el cual responde al sistema de clasificación orgánico-funcional y documental de la Entidad.

NOMBRE CÓDIGO

31100-02 31100.02.13

31100 02 13

Series, subseries y tipos ACTAS Actas de la Comisión Intersectorial para la Atención de la Primera Infancia

Indica el Código de la dependencia Indica el Código de la Serie Documental Indica el Código de la Subserie Documental

5. NOMBRE: Series, subseries y tipos: En esta columna se registran los nombres de las series y subseries documentales. Además, se registran los tipos documentales que se producen dentro de las series y/o subseries. Ejemplo: Serie Documental: Subserie Documental:

ACTAS Actas de la Comisión Intersectorial para la Atención de la Primera Infancia

Tipos Documentales: • listados de asistencia • Actas • Anexos

6. Retención Documental. Debe ser dada en años. Consta de dos columnas que identifican el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión (AG), y Archivo Central (AC), acorde con los criterios de valoración de los documentos en cada una de las dependencias y los dados por la normatividad vigente. Esta columna se divide en dos columnas menores: 17

/8

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

ARCHIVO GESTIÓN (AG): Es aquel en donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua actualización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. ARCHIVO CENTRAL (AC): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

7. Disposición Final: Indica las actividades que se deben desarrollar una vez se cumplan los plazos de retención documental. Estas se marcan según la columna con: La disposición final se refiere a la decisión que toma la Entidad, basada en la valoración documental, respecto a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en Archivo de Gestión y Archivo Central. RETENCION EN ARCHIVOS

NOMBRE

DISPOSICiÓN

FINAL

(U)

OBSERVACIONES CÓDIGO

31100-02 31100-02.13

Gestión

Series, SlIhJcrics J' tipos ACTAS Actas de la Comisión Intersectorial la Atención de la Primera Infancia Acta Listados de asistencia Informes Comunicaciones Anexos

.. ...

4 para

Central

6

CT X

S

E

M

ID Se conservan por ser documento! dispositivos con valores secundarios.

Como puede observarse en la figura, la columna DISPOSICiÓN FINAL, se subdivide en cinco subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente: CT = Conservación Total S = Selección M = Microfilmación E = Eliminación ID = Imagen Digital CT = CONSERVACiÓN TOTAL. La conservación total indica que la serie documental de acuerdo con sus valores secundarios, es importante para la historia, la ciencia o la cultura y formará parte del Patrimonio Documental de la Nación, por lo que una vez cumpla su tiempo de retención en el Archivo Central, se Transferirá al Archivo General de la Nación, para que cumpla su tercera fase del ciclo vital de los documentos, en el Archivo Histórico. 18

TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL

- TRD

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SELECCiÓN. La selección, le permitirá al DAPRE, dejar una muestra representativa de la documentación de ciertas series documentales, para conservarlas totalmente, en virtud de criterios de tipo, legal, de índices de consulta o trazabilidad histórica de los procesos. M = MICROFILMACiÓN. A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua de reprografía, consistente en tomar fotogramas a los documentos, y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la actualidad, se sigue utilizando con frecuencia, dada su comprobada durabilidad. 10= IMAGEN DIGITAL (DIGITALlZACION): La digitalización de documentos es la técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Los documentos a los cuales se les establece en su disposición final la Digitalización deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar cualquier otra acción indicada. E = ELIMINACiÓN. El DAPRE adoptará esta decisión, sólo para aquellas series documentales que una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, hayan perdido sus valores primarios y no tengan valores secundarios, Se deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y dejar el Acta correspondiente.

8. Observaciones: En esta casilla, se busca dar claridad en relación con las decisiones que afectan la documentación, con respecto a temas como la selección o la eliminación, donde se deben especificar cuáles fueron los criterios que se tuvieron en cuenta, para tomar dicha decisión. Ejemplo:

CÓDIGO

31030-02 31030-02.28

NOMBRE Series, subseries V tipos ACTAS Actas del Subcomité de Control Interno • Actas • Listados de asistencia • Anexos

RETENCION EN ARCHIVOS Gestión I Central

4

DISPOSICiÓN FINAL (**) CT I S I E I M I ID X

OBSERVACIONES Se elimina porque una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, terminan sus valores administrativos por cuanto, han cumplido su labor de seguimiento y autocontrol.

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zo TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

5. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central: En el DAPRE se encuentra bajo la responsabilidad del Grupo de Gestión Documental, y reúne los documentos transferidos por las dependencias, una vez finalizado su trámite administrativo y cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Archivo de Gestión: Archivo de cada oficina de la Entidad, que reúne la documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Histórico: El DAPRE deberá transferir los documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, los cuales deben conservarse permanentemente, dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Conservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE: Órgano Asesor de la Alta Dirección del DAPRE, creado mediante Resolución 0948 del 28 de febrero de 2013, encargado de cumplir entre otras, las funciones del Comité Técnico de Archivo enunciadas en el artículo 16 del Decreto 2578 de 2012. Cuadro de Clasificación Documental del DAPRE: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la Entidad, en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. . Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

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TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento virtual: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido. Una pieza del patrimonio documental puede ser un sólo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos. Eliminación Documental: Destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la investigación. Expediente o Unidad Documental compuesta: Unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados en virtud de los principios de procedencia y orden original y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite. Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Inventarios Documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario o relación de transferencia) o baja documental (relación de expedientes objeto de eliminación). Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación para su eliminación o conservación total o parcial. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SIGEPRE: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República. SIGOS: Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales, el cual, permite el registro y radicación de las comunicaciones oficiales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 21

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TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Transferencia: Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central, y de éste al Histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

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TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial, 2000. 9 p. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 2578 de 2012. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN. Acuerdo Archivos"

07 de 1994 "Reglamento General de

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN. Acuerdo 004 de 2013 (15 de Marzo de 2013). "Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN. Mini-Manual No. 4.Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Versión actualizada AGN.

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TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL - TRD

íNDICE DE ANEXOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8, 9.

RESOLUCiÓN 2328 DEL 2013, POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBAN LAS TRD DEL DAPRE. ACTA Na.5 POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBAN LOS AJUSTES A LAS TRD ORGANIGRAMA FUNCIONAL CUADRO DE CLASIFICACiÓN DOCUMENTAL LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES LISTADO DE SERIES A ELIMINAR LISTADO DE SERIES DE CONSERVACiÓN TOTAL TABLAS DE RETENCiÓN DOCUMENTAL APROBADAS CD J

24

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75 REPlJBLlCA

DE COLOMBIA

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DEPARTAMENTO

ADMINISTRA

TIVO DE LA PRESIDENCIA

DE LA REPÚI3L1C/\

2 3 2 8 DE

1 6 MAYO 2013

RESOLUCiÓN N°

Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

EL SUBDIRECTOR DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA En uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en la Resolución No. 1774 del 17 de Abril de 2013 y,

CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles. Que de conformidad con el artículo 2 de la Ley 80 de 1989 dentro de las funciones del Archivo General de la Nación está la de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación. Que el Artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, dentro de los instrumentos archivisticos para la gestión documental; estableció los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental. 1\

, Que el Artículo 8 del Acuerdo No. 004 del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, establece: ;'Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar . consignado en el acta del respectivo comité".

'!

Que mediante Resolución No. 2114 del 2004 se adoptó la Tabla de Retención Documental para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. I

Que mediante Resolución No. 3015 del 2010 se conformó el Comité de Archivo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Que mediante los Decretos No. 3443, 3444, 3445 de 2010 Y el 394 de 2012 se modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se crea unas Altas Consejerías Que mediante Resolución No. 178 de 2011 se crearon los Grupos Internos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. I

. Que en virtud de lo anterior, el Grupo de Gestión Documental adelantó un proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental de todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Que en el Sistema de Gestión de la Calidad - SIGEPRE del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se adoptó el formato F-DG-06 versión 7 Tabla de Retención Documental de acuerdo con lo dispuesto en el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES expedido por el Archivo General de la Nación.

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RESOLUCIÓN No.

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6 HAYO 2013

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HOJA NUMERO

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Que mediante las Actas No. 44A del 22 de octubre de 2012, No. 44B del 23 de octubre de 2012, No. 43 del 26 de Julio de 2012, No. 45 del 30 de noviembre de 2012 y No. 46 del 13 de diciembre de 2012, el Comité de Archivo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República aprobó las Tablas de Retención Documental de la Entidad. Que mediante Acta No. 01 del 13 de marzo de 2013 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República aprobó las Tablas de Retención Documental de la Entidad. Que en virtud de lo dispuesto en el articulo 7 del Acuerdo No. 004 del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, el Subdirector de Operaciones y el Coordinador del Grupo de Gestión Documental suscribieron cada una de las Tablas de Retención Documental actualizadas y aprobadas. Que el artículo 8 del Acuerdo No. 004 del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación establece que las Tablas de Retención Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad. Que mediante Resolución No. 1774 del 2013 el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República delegó en el Subdirector de Operaciones la facultad de expedir el acto administrativo correspondiente, para la aprobación de las Tablas de Retención Documental y de las Tablas de Valoración Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Que en consecuencia de lo anterior,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Aprobar las Tablas de Retención Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que obran como documentos anexos a la presente Resolución y forman parte integral de la misma, las cuales serán de obligatoria observancia y aplicación por todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. ARTícULO SEGUNDO: Los servidores públicos encargados del manejo de los archivos en cada dependencia, serán los responsables de las transferencias documentales de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental. ARTíCULO TERCERO: La supervisión, control y asesoría en el uso y aplicación de las Tablas de Retención Documental será responsabilidad del funcionario (a) responsable del manejo y administración del Archivo de la Entidad, que cumpla sus funciones en el Grupo de Gestión Documental. ARTíCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLlQUESE, COMUNíQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 1 6 MAya

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MARIO MEJIA CARDONA

2013

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FORMATO ACTA

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DEPENDENCIA:

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Comité Institucional

REUNiÓN DE:

de Desarrollo

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Administrativo Sala de Juntas Subdirección

de Operaciones

2014/07/21

I

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NOMBRE ASISTENTES

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CARGOS

I

Mario Mejía Cardona

Subdirector

Alex Escallón

Jefe del Área de Información

y Sistemas (E)

Adriana Andrade

Jefe del Área Administrativa

(E)

Gonzalo Quintero

Perilla

de Operaciones

Jefe del Área Financiera I

Javier Sanabria Salazar

Coordinador

Grupo de Atención

al Usuario y Servicios

i

Compartidos Alexander

Melo Castro

Coordinar

Germán Franco

Grupo de Gestión Documental

Secretaría para la Seguridad

Presidencial I

I

Mario Alonso Quintero

Secretaría para la Seguridad

Presidencial

Jhon Góngora

Secretaría

para la Seguridad

Presidencial

Jairo Adolfo Mojica

Secretaría para la Seguridad

Presidencial

I

I

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i

i Liliana Sánchez I ¡ Iván Javier Suárez !

r I

Asesora Programa Presidencial

de Derechos Humanos

Técnico Programa

de Derechos Humanos

Presidencial

Sandra Liliana Rodríguez

Asesora Área de Talento

Rocío Lesmes Rubio

Asesora Oficina de Planeación

Mario Méndez

Asesor Oficina de Planeación

Humano

I

OBJETIVO DE LA REUNiÓN:

i

Presentar los temas de gestión documental, seguimiento a los resultados del FURAG.

el seguimiento

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Página 1 de 11

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la aplicación

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