PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA (PR)

INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA AL ESTADO DE EJECUCIÒN PRESUPUESTARIA POR EL PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA (PR) Auditoria Financiera y de Cumplimiento al Estado de Ejecución Presupuestaria por el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2007.

ÍNDICE Contenido Carta de envío Antecedentes y Objetivos Alcance Resultados Comentarios de la Administración

Página(s)

1-2 2-4 5-6 5-6

Estado de ejecución presupuestaria Informe del Estado de ejecución presupuestaria Estado de ejecución presupuestaria Notas al Estado de ejecución presupuestaria

7-8 9 10-14

Informe sobre el Control Interno Informe sobre el Control Interno Hallazgos de Control Interno

15-16 17-26

Informe sobre el Cumplimiento con las Leyes, Normas y Regulaciones Aplicables Informe sobre el cumplimiento con las leyes, normas y regulaciones aplicables. Hallazgo sobre el cumplimiento con leyes, normas y regulaciones aplicables. Resumen de cumplimiento con las Leyes, Normas y Regulaciones aplicables. Anexo I. Detalle de Funcionarios y empleados con información incompleta en los Expedientes de Personal

27-28 29-34 35-59

1-3

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Managua, 25 Junio de 2009 ARP- 06-051–2009

Excelentísimo Señor Presidente de la República Comandante José Daniel Ortega Saavedra Su Despacho. Estimado Comandante Ortega Saavedra: El presente informe contiene los resultados de nuestra Auditoria Financiera y de Cumplimiento del Estado de Ejecución Presupuestaria efectuado por la Presidencia de la Republica de Nicaragua por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007. I. ANTECEDENTES La Credencial de Referencia MCS-CGR-C-209-10-08, DASPIRE-JARZ-241-10-08 de fecha 01 octubre de 2008, tiene su origen en decisión tomada por el Consejo Superior de la Contraloría General de la República para la realización de la Auditoría al estado de Ejecución Presupuestaria correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007 a la Presidencia de la República a fin de dar cumplimiento al Plan Anual de Auditoría del año 2008 de la Dirección General de Auditorías y con lo establecido en el Arto. 155, inciso 2 de la Constitución Política de la República de Nicaragua II. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Objetivo General El objetivo general es realizar una Auditoría Financiera y de Cumplimiento al estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la República por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007, con los alcances que permitan emitir una opinión profesional sobre la presentación razonable de la ejecución del presupuesto asignado a la Presidencia de la República, por el año finalizado al 31 de diciembre de 2007, de conformidad a lo establecido en la Ley Anual del Presupuesto General de la República Ley Nº 615 y sus reformas, Ley de Administración Financiera y de Régimen Presupuestario Ley Nº 550 y sus reformas, Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario del año 2007, Normas de Cierre Presupuestario y Contable del Ejercicio 2007, realizando nuestra Auditoría sobre la Base del devengado del Presupuesto General de la República. Objetivos específicos 1. Emitir una opinión sobre si el estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la República presenta razonablemente en todos sus aspectos importantes, los ingresos asignados y la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2007, de conformidad a lo establecido en la Ley Anual del Presupuesto General de la República del año 2007, Ley 615 y sus reformas; Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, Ley Nº 550 y sus reformas; Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario del año 2007, Normas de Cierre Presupuestario y Contable del Ejercicio 2007. 1

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2. Emitir un informe sobre el control interno de la Presidencia de la República, para ello evaluamos y obtuvimos un suficiente entendimiento del control interno, evaluamos el riesgo de control e identificamos las condiciones reportables, incluyendo las deficiencias importantes de control interno. 3. Emitir una opinión con respecto al cumplimiento por parte de la Administración de la Presidencia de la República con los Convenios, Contratos, Leyes, Normas y Regulaciones aplicables al mismo, para ello hicimos pruebas de auditoria para determinar si la administración de la Presidencia de la República cumplió con todos los aspecto importantes con dichos términos. III. ALCANCE DE LA AUDITORIA Efectuamos nuestra Auditoría de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental de Nicaragua (NAGUN), emitidas por la Contraloría General de la República en lo aplicable a este tipo de Auditoría. Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la Auditoría a fin de obtener una seguridad razonable acerca de si el estado de Ejecución Presupuestaria esta libre de errores significativos. Una Auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los montos y las revelaciones en el estado de Ejecución Presupuestaria. Una auditoría también incluye evaluar tanto los Principios de Contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la administración de la Presidencia de la Republica, así como la presentación general del estado de Ejecución Presupuestaria. Consideramos que nuestra auditoria proporciona una base razonable para nuestra opinión. Los procedimientos de Auditoría más importantes que aplicamos para cumplir con los objetivos de Auditoría, por el año terminado al 31 de diciembre de 2007, se detallan a continuación: Generales: 1. Evaluamos el control interno existente para el proceso de Ejecución Presupuestaria, a fin de obtener un entendimiento de su aplicación y cumplimiento. 2. Solicitamos las Leyes, Decretos, Reglamentos y demás disposiciones legales relacionadas con el procedimiento de Ejecución Presupuestaria para obtener un entendimiento de dicho proceso. 3. Obtuvimos el Presupuesto Aprobado con sus respectivas modificaciones, así como el informe de cierre presupuestario al 31 de diciembre del año 2007 y verificamos el presupuesto programado vrs. ejecutado. 4. Verificamos que las modificaciones presupuestarias fueron debidamente autorizadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. 5. Verificamos si los gastos efectuados guardan relación con los ingresos recibidos, detallados en el Informe de Ejecución Presupuestaria del año 2007. 2

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6. Preparamos los Programas de Auditoría y especificamos los criterios de medición, basados en lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y sus reformas, Ley Anual del Presupuesto General de la República para el año 2007, Ley 615; Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario Ley 550, Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2007, Normas de Cierre Presupuestario y Contable del Ejercicio 2007, Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y demás regulaciones aplicables para el período sujeto a revisión. 7. Evaluamos el riesgo inherente y de control por objetivo de auditoria para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de Auditoria. 8. De conformidad a los Artículos 82 y 129 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en fecha 31 de Octubre y 04 de noviembre 2008, mediante carta se notificó a los empleados y funcionarios el inicio de la Auditoría; a continuación se describen: Fecha

Nombre del Funcionario

30/10/08 30/10/08 30/10/08

José Daniel Ortega Saavedra Salvador Vanegas Guido Isidro Isaías Valdez Moreno

30/10/08 30/10/08 30/10/08 30/10/08

Ariel Heriberto Linarte Ulloa Naby González Mendoza Marisol Serrano Guillen José Danilo Perez Marenco

30/10/08

Luis Manuel Pérez Martinez

30/10/08 30/10/08

Jose Tomas Quiroz Muñoz Candido Felix Hurtado Fuertes

30/10/08 04/11/08

Aura Elizabeth Pinell Rene Antonio Rivera López

04/11/08 04/11/08

Ramón Emilio Molina Martha Lorena Sánchez

30/10/08

Carlos Alberto Sanchez

04/11/08

Moisés Alejandro Garcia Ortiz

Cargo

Fecha Recibida Presidente de la República 31/10/08 Secretario de la Presidencia 31/10/08 Director General Administrativo 31/10/08 Financiero Director Financiero 31/10/08 Directora Administrativa 31/10/08 Directora de Recursos Humanos 31/10/08 Responsable de la Oficina de 31/10/08 Adquisiciones Responsable de la Oficina de 31/10/08 Presupuesto Coordinador de Ética Publica 31/10/08 Responsable de la Oficina de 31/10/08 Servicios Generales Ex Secretaria de la Presidencia 01/11/08 Ex Director General Administrativo 14/11/08 Financiero Ex Director de Recursos Humanos 28/11/08 Ex Responsable de la Oficina de 07/11/08 Adquisiciones Ex Responsable de la Oficina de 31/10/08 Contabilidad Ex Responsable de la Oficina de 14/11/08 Servicios Generales

9. En cumplimiento a lo prescrito en el Artículo 26 numeral 4) de la Constitución Política de Nicaragua y al Artículo 82 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en fechas 23 de febrero de 2009, se discutieron los resultados preliminares de la auditoría con los Licenciados: Isidro Valdez Moreno, Director General Administrativo Financiero; Ariel 3

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Linarte Ulloa, Director Financiero; Naby Sánchez Mendoza, Directora Administrativa; Ingeniera Marisol Serrano Guillen, Directora de Recursos Humanos, Licenciados Luis Perez, Responsable de la Oficina de Presupuesto; Danilo Perez Marenco, responsable de la Unidad Central de Adquisiciones; Jose Ramón Valenzuela, Responsable de Contrataciones y el señor Omar Bonilla López, Responsable de Nóminas, y se firmó el Acta de Discusión donde obtuvimos sus comentarios. Control Interno 1. Evaluamos los procedimientos utilizados por la Presidencia de la República para el registro, control y custodia de los fondos provenientes del Presupuesto General de la República y para la preparación, revisión y emisión de cheques en concepto de servicios personales, no personales, materiales y suministros, transferencias corrientes y otros Gastos realizados por la Presidencia de la República durante el año 2007. 2. Evaluamos el Control Interno relativo al cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables que tienen un efecto importante sobre el Estado de Ejecución Presupuestario correspondiente al año 2007. 3. Realizamos entrevistas con el personal de la Presidencia de la República para obtener un entendimiento de los procedimientos y operaciones establecidos en la institución para el registro y control de los recursos asignados en el Presupuesto Anual. 4. Evaluamos la efectividad del control interno de la Presidencia de la República para prevenir o detectar errores de importancia al estado de ingresos percibidos y ejecutados durante el año 2007. 5. Enfocamos nuestra evaluación del control interno del ambiente de control y los procedimientos de contabilidad relacionados con la habilidad de la Presidencia de la Republica para registrar, procesar y presentar información financiera consistente con las aseveraciones del Estado de Ejecución Presupuestaria. 6. Evaluamos el Control Interno relativo al cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables que tienen un efecto importante sobre el estado financiero de la Presidencia de la Republica. Ingresos 1. Verificamos mediante Comprobantes Únicos Contables, estados de cuentas bancarias si los ingresos percibidos en concepto de trasferencias bancarias para constituciones de fondos fueron debidamente registrados. 2. Se verificó la oportunidad con que se registran los ingresos presupuestarios, mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas. 3. Revisamos las fuentes de financiamientos No. 11, 12 y 53 mediante el Reporte PRPSIEP085 de la Presidencia de la República. 4

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4. Realizamos confirmaciones bancarias con los bancos del Sistema Financiero donde la Presidencia de la República maneja sus cuentas corrientes. Egresos 1. Con un alcance de un 73% equivalente a C$82,019,408.21 (Ochenta y dos millones, diecinueve mil, cuatrocientos ocho Córdobas con 21/100) del total ejecutado durante el período del 01 de Enero al 31 de diciembre de 2007, los que totalizan C$111,193,218.27(Ciento Once Millones Ciento Noventa y Tres Mil, Doscientos Dieciocho Córdobas con 27/100), seleccionamos las partidas significativas de los renglones de gastos, integrados en el Sistema Integrado de Gestión Financiera y Administrativa y Auditoria (SIGFA), de las fuentes de financiamiento y renglones de gasto. 2. Evaluamos los procedimientos de control establecidos para la preparación, revisión y emisión de cheques en concepto de servicios personales y compra de bienes y servicios, establecidos por la Presidencia de la República durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007. 3. Verificamos a través de pruebas selectivas si los documentos que soportan los desembolsos efectuados por la Presidencia de la República durante el año 2007 son suficientes competentes y pertinentes. 4. Verificamos que las adquisiciones de bienes y servicios del período auditado cumplan con los procedimientos establecidos en la Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 5. Examinamos una muestra de los expedientes individuales del personal que conforman las nóminas fiscales y nómina temporales y determinamos la existencia real de los empleados incluidos en el pago de nómina. IV. RESULTADO DE LA AUDITORIA Estado de Ejecución Presupuestaria En nuestra opinión el estado de Ejecución Presupuestaria presenta razonablemente en todos los aspectos importantes, los fondos asignados y los gastos ejecutados por la Presidencia de la República durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007, de acuerdo con la base de contabilidad descrita en la Nota 2. Control Interno Nuestra consideración sobre el Control Interno no necesariamente revelaría todos los aspectos de Control Interno que podrían considerarse debilidades significativas. Una debilidad significativas es una condición que debe ser informada, en el cual el diseño y la operación de los elementos específicos de Control Interno no reduce a un nivel relativamente bajo, el riesgo de que ocurran errores o irregularidades, en montos que serían importantes en relación con el Estado de los 5

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Fondos Asignados y Ejecutados al 31 de diciembre de 2007 y no sean detectados oportunamente por los funcionarios en el curso normal de sus funciones. Nuestras pruebas no revelaron asuntos relacionados con el Control Interno significativos como se define anteriormente. Sin embargo, nuestra revisión reveló ciertas condiciones menores relacionadas con el Control Interno y su operación que fueron reportadas a la Administración. Dichas situaciones se reportan en la sección de Hallazgos al Control Interno en donde también se emiten las recomendaciones que ayuden a superarlas. Cumplimiento de Leyes, Normas y Regulaciones Aplicables Los resultados de nuestras pruebas revelaron que por las transacciones examinadas, la Presidencia de la República no cumplió en todos los aspectos importantes los Artos. 13 Literales b) y g), 22 y 45 de la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario; 9, 40, 44 y 45 de las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario del año 2007, Guía de Usuario SIUE página No.103, Clasificador por Objeto del Gasto emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Con respecto a las transacciones no examinadas, ningún asunto llamó nuestra atención que nos hiciera pensar que la Presidencia de la República no cumplió en todos los aspectos importantes, con dichas Leyes, Normas y Regulaciones aplicables. Comentarios de la Administración Los hallazgos preliminares incluidos en este informe fueron discutidos con funcionarios de la Presidencia de la República, Licenciados: Isidro Valdez Moreno, Director Administrativo Financiero, Naby González Mendoza, Directora Administrativa, Ariel Linarte Ulloa, Director Financiero; Marisol Serrano Guillén, Directora de Recursos Humanos, Luis Pérez Martínez, Responsable de Presupuesto y Danilo Pérez Marenco, responsable de la Unidad de Adquisiciones; quienes expresaron sus comentarios al respecto.

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Managua, 25 de Junio de 2009. ARP- 06-051–2009

Excelentísimo Señor Presidente de la República Comandante José Daniel Ortega Saavedra Su Despacho. Estimado Comandante Ortega Saavedra: INFORME AL ESTADO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA Hemos auditado el estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la Republica, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2007. Este estado es responsabilidad de la Administración de la Presidencia de la República. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre la Ejecución del Presupuesto del año 2007, basados en nuestra auditoría. Nuestro trabajo se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua (NAGUN), emitidas por la Contraloría General de la República. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la Auditoría, para obtener una seguridad razonable acerca de si la Ejecución Presupuestaria está libre de errores u omisiones significativas. Una auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los saldos y las revelaciones incluidos en el estado de Ejecución Presupuestaria. También incluye la evaluación de las Normas Contables y presupuestarias utilizadas por la Presidencia de la República, para el registro de sus operaciones. Consideramos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestra opinión. Como se indica en la Nota 2, el estado de Ejecución Presupuestaria efectuada fue preparado sobre la base de recepción de los fondos asignados y los gastos ejecutados, que es una base comprensiva de contabilidad, diferente de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. En nuestra opinión, el estado de Ejecución Presupuestaria presenta razonablemente los fondos asignados y ejecutados durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007, de conformidad con la Ley Anual del Presupuesto General de la República, Ley 615, Ley de Administración Financiera y de Régimen Presupuestario, Ley 550 y de acuerdo con la Nota 2. Sin que represente una salvedad a nuestra opinión, llamamos la atención en que nuestras pruebas no revelaron situaciones que pudiéramos haber identificado del Setenta y Tres por ciento (73%) de la ejecución presupuestaria como un todo al 31 de diciembre 2007 y no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que pudieran ocurrir errores o irregularidades en cifras que podrían ser importantes en relación con el Estado de Ejecución Presupuestaria que esta siendo examinada.

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Es entendido que este informe es para uso de la Administración de la Presidencia de la República, sin embargo una vez autorizado por el Consejo Superior de la Contraloría General de la República, es un asunto de interés público y su distribución no es restringida.

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Presidencia de la República Estado de Ejecución del Presupuesto al 31 de diciembre de 2007 (En Córdobas)

Descripción Presupuesto General Año 2007 (Nota 4)

Presupuesto Actualizado

Presupuesto Devengado DAF Presidencia 111,193,218.27

Saldos por Devengar (Nota 10) 92,826,921.73

90,020,627.65

54,229,184.03

35,791,443.62

83,377,527.49

42,786,102.80

40,591,424.69

16,472,541.18

10,481,227.59

5,991,313.59

2,445,095.69

0.00

2,445,095.69

10,704,347.99

2,696,703.85

8,007,644.14

1,000,000.00

1,000,000.00

0.00

204,020,140.00

Servicios Personales (Nota 5)

Servicios No Personales (Nota 6)

Materiales y Suministros (Nota 7)

Bienes de Uso

Transferencias Corrientes (Nota 8) Otros Gastos (Nota 9)

Las Notas del 1 al 10 son parte integral de este Estado de Ejecución Presupuestaria

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Presidencia de la República Notas al Estado de Ejecución Presupuestaria 01 de enero al 31 de diciembre de 2007 Nota 1- Constitución y Finalidad Constitución La Presidencia de la República, es una entidad Pública perteneciente al Poder Ejecutivo, la cual fue institucionalizada mediante la promulgación de la Ley No. 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo, publicada en la Gaceta No. 102 del 03 de Junio de 1998. Finalidad La Presidencia de la Republica le corresponden las funciones siguientes: • •

• • •

Construir una nueva institución, una nueva relación entre el estado y sus ciudadanos que se basa en una nueva cultura, en una nueva ética política y social. Guiada por los principios de: o Justicia para todos por igual o Representatividad y participación efectiva de la población o Transparencia y rendición de cuenta o Protección y solidaridad con los menos favorecidos o Renovación y modernización de cultura de la clase política Generar mas empleos Mejorar el bienestar de la población Garantizar el estado de derecho para vivir en paz

Nota 2- Base de Registro El estado de ejecución del presupuesto de la Presidencia de la República ha sido preparado sobre la base de efectivo recibido y desembolsos efectuados; por consiguiente, los ingresos son reconocidos al recibirse y no al devengarse y los gastos se reconocen al ser devengados, lo cual es una base comprensiva de contabilidad diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Nota 3- Unidad Monetaria El estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la República por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007 se lleva en córdobas, que es la moneda de curso legal en Nicaragua, representado por el símbolo (C$). Al 31 de diciembre de 2007, la tasa de cambio oficial con respecto al dólar estadounidense era de C$18.9030 por US$1.00. Este tipo de tasa de cambio oficial tiene un deslizamiento diario, el cual es publicado por anticipado por el Banco Central de Nicaragua. 10

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Nota 4- Asignación Presupuestaria El presupuesto aprobado a la Presidencia de la República, a través de la Ley Anual de Presupuesto General de la República del año 2007 fue por la suma de C$204,020,140.00 (Doscientos Cuatro Millones, Veinte Mil Ciento Cuarenta Córdobas Netos) del cual a la DAF 5201 Presidencia de la República le corresponde la suma de C$117,162,844.21(Ciento Diecisiete Millones Ciento Sesenta y Dos Mil Ochocientos Cuarenta y Cuatro Córdobas con 21/100), y las DAF 5202, Vice Presidencia; 5203, Secretaria Técnica de la Presidencia; 5204 Secretaria de la Juventud; la suma de C$86,857,295.79 (Ochenta y Seis Millones Ochocientos Cincuenta y Siete Mil Doscientos Noventa y Cinco Córdobas con 79/100). Los ingresos presupuestarios se encuentran conformados de la siguiente manera: Descripción Asignación Presupuestaria Rentas del Tesoro

Monto en Córdobas 111,679,750.21

Asignación Presupuestaria Rentas con Destino Especifico

2,700,000.00

Donaciones Externas

2,783,094.00

Transferencias Corriente y de Capital a las DAF 5202, 5203 y 5204; Vice Presidencia, Secretaria Técnica de la Presidencia y Secretaria de la Juventud.

86,857,295.79

204,020,140.00 Nota 5- Servicios Personales Perteneciente a la categoría del Gasto Corriente, ascienden a C$54,229,184.03 (Cincuenta y Cuatro Millones Doscientos Veintinueve Mil Ciento Ochenta y Cuatro Córdobas con 03/100) que representa el 48.77% del total ejecutado en el año 2007. Los Servicios Personales comprenden egresos por concepto de servicios prestados por el personal ordinario y extraordinario de la Presidencia de República tales como: Descripción Sueldos Cargos Permanente Décimo Tercer Mes Aporte Patronal Compensación por Antigüedad Otras Compensaciones Adicionales Sueldos Cargos Transitorios Personal Contratado para Asesorías Aporte Patronal Personal Transitorios Otros Beneficios y Compensaciones Total Servicios Personales

Total Ejecutado en Córdobas 39,194818.47 2,862,619.80 5,553,379.65 2,004,070.30 536,546.67 1,247,974.24 244,844.50 178,292.54 2,406,637.80 54,229,184.03 11

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Nota 6- Servicios No Personales Perteneciente a la categoría del Gasto Corriente, ascienden a C$42,786,102.80 (Cuarenta y Dos Millones Setecientos Ochenta y Seis Mil Ciento Dos Córdobas con 80/100) que representa el 38.48% del total ejecutado en el año 2007, los Servicios No Personales comprenden servicios para el funcionamiento de la Presidencia de la República, tales como: Descripción Teléfonos, Telex y Telefax Telefonía Celular Nacional Agua y Alcantarillado Energía Eléctrica Correos y Telégrafo Internacional Otros Servicios Básicos Alquiler de Maquinaria, Equipo de Transp. Alquiler de Fotocopiadora Mantenimiento y reparación de Edificio Mantenimiento y Reparación de Medios de Transporte Mantenimiento y Reparación Maquinaria y Equipo Limpieza, Aseo y Fumigación Otros gastos de Mantenimiento Retribución por Estudios De Informática y Sistemas Computarizados Otros Servicios Técnicas y Profesionales Transporte y Almacenaje Imprenta, Publicaciones y Reproducciones Primas y Gastos de Seguro Comisiones por Ventas Comisiones y Gastos Otros Servicios Comerciales Publicidad y Propaganda Pasajes para el Interior Pasajes para el Exterior Viáticos para el Interior Viáticos para el Exterior Atenciones Sociales Servicio de Vigilancia Otros Servicios No Personales Total Servicios no Personales

Total Ejecutado en Córdobas 4,989,090.86 1,523,761.15 1,145,570.47 5,454,238.24 30,861.45 467,880.74 3,569,569.56 188,849.24 4,564,852.36 3,921,421.89 716,384.78 41,795.00 14,161.44 110,529.00 149,717.17 785,483.09 18,798.81 992,617.29 5,221,394.95 50.00 519.60 88,356.96 1,752,538.80 153,071.86 1,808,672.94 399,872.24 82,254.55 875,394.77 1,826,564.19 1,891,829.40 42,786,102.80

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Nota 7- Materiales y Suministros Perteneciente a la categoría del Gasto Corriente, ascienden a C$10,481,227.59 (Diez Millones Cuatrocientos Ochenta y Un Mil Doscientos Veintisiete Córdobas con 59/100) que representa el 9.42% del total ejecutado en el año 2007. Descripción Alimento para personas Bebidas No Alcohólicas Madera, Corcho y sus Manufacturas Otros Alimentos Hilados y telas Acabados Textiles Vestuarios O Otros Productos Textiles y Vestuarios Papel de Escritorio y Cartón Productos Elaborados en Papel o Cartón Productos De Artes Graficas Libros, Revistas y Periódicos Otros Productos de Papel Llanta y Neumáticos Artículos de caucho Elementos y Compuestos Químicos Combustible y Lubricante Insecticidas, Fungicidas Productos Medicinales Tintes, Pinturas y Colorantes Productos Sintéticos Otros Productos Químicos De Vidrio De Loza y Porcelana De Cemento, asbesto Otros Productos Minerales Productos Elaborados de Estructura Metálica Herramientas Menores Otros Productos Metálicos Útiles de Oficinas Artículos para Instalación Repuestos y Accesorios Pasa

Total Ejecutado en Córdobas 1,188,980.40 83,144.94 71,803.42 420.00 10,647.00 14,959.56 103,474.30 18,402.91 131,015.63 138,839.90 266,115.61 134,430.29 11,040.00 428,859.10 3,805.81 19,000.45 3,969,425.40 12,526.25 11,060.56 1,040,469.01 8,422.62 224,855.69 10,721.52 193.20 2,012.55 768.11 41,539.68 33,620.39 35,646.11 70,230.29 178,704.79 130,361.32 793,149.49 9,188,646.30 13

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Viene Útiles Deportivos y Recreativos Productos Sanitarios y Útiles Domésticos Útiles de Cocina y Comedor Otros Materiales y Suministros Total Materiales y Suministro

9,188,646.30 71,146.01 196,581.27 1,680.03 1,023,173.98 10,481,227.59

Nota 8- Transferencias Corrientes Este grupo ascienden a C$2,696,703.85 (Dos Millones Seiscientos Noventa y Seis Mil Setecientos Tres Córdobas con 85/100) que representa el 2.43% del total ejecutado en el año 2007. Comprende gastos efectuados con carácter de ayudas a personas, instituciones privadas con o sin fines de lucro corresponde a donaciones. Nota 9- Otros Gastos (Asignaciones Globales) Este grupo ascienden a C$1,000,000.00 (Un Millón de Córdobas Netos) que representa el 0.90% del total ejecutado en el año 2007. Comprende asignaciones globales que permiten financiar gastos reservados y protocolares. La aplicación de este renglón solo puede realizarla la Presidencia de la República. Nota 10-Saldo por Devengar al 31 de Diciembre del 2007. La Presidencia de la República tiene una asignación Presupuestaria de C$204,020,140.00 (Doscientos Cuatro Millones, Veinte Mil Ciento Cuarenta Córdobas con 00/100) del cual ejecuto, según informe del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico la suma de C$177,143,038.81(Ciento Setenta y Siete Millones Ciento Cuarenta y Tres Mil Treinta y Ocho Córdobas con 81/100), resultando un saldo por devengar de C$92,826,921.73 (Noventa y Dos Millones Ochocientos Veinte Seis Mil Novecientos Veinte Un Córdobas con 73/100), los cuales se encuentran distribuidos en los renglones de gastos reflejados en el reporte PRPSIEP157B, del SIGFA de las DAF 5201, 5202, 5203 Y 5204. La Presidencia de la República DAF 5201, recibió Asignación Presupuestaria por la cantidad de C$117,162,844.21 (Ciento Diez y Siete Millones Ciento Sesenta y Dos Mil Ochocientos Cuarenta y Cuatro Córdobas con 21/100), y ejecuto la suma de C$111,193,218.27 (Ciento Once Millones Ciento Noventa y Tres Mil Doscientos Dieciocho Córdobas con 27/100), presentando un saldo por devengar de C$5,969,625.94 (Cinco Millones Novecientos Sesenta y Nueve Mil Seiscientos Veinte Cinco Córdobas con 94/100). Cabe mencionar que el monto de C$65,949,820.57 ( Sesenta y Cinco Millones Novecientos Cuarenta y Nueve Mil Ochocientos Veinte Córdobas con 57/100), fueron ejecutados por las DAF 5202, 5203 Y 5204; quedando un saldo por devengar de C$20,907,475.22 (Veinte Millones Novecientos Siete Mil Cuatrocientos Setenta y Cinco Córdobas con 22/100).

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Managua, 25 de Junio de 2009 ARP- 06-051–2009

Excelentísimo Señor Presidente de la República Comandante José Daniel Ortega Saavedra Su Despacho. Estimado Comandante Ortega Saavedra: INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO Hemos efectuado la auditoría al estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la República, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2007 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 23 de febrero de 2009. Efectuamos nuestra auditoría de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable respecto a si la Ejecución Presupuestaria efectuada está libre de errores importantes. En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al estado de Ejecución Presupuestaria por el año que terminó el 31 de diciembre de 2007, consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar una opinión sobre dicho estado y no para proporcionar seguridad sobre la estructura de control interno. La Administración de la Presidencia de la República, es responsable de establecer y mantener el control interno. Para cumplir con esta responsabilidad la Administración de la Presidencia de la República, debe hacer estimaciones y juicios para evaluar los beneficios esperados y los costos relativos a dichos controles. El propósito del control interno es obtener una razonable certeza del logro de los objetivos relacionados con la seguridad de la información financiera, con la efectividad y eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la Presidencia de la Republica. Debido a las limitaciones inherentes en cualquier control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectadas. Además la proyección de cualquier evaluación de Control Interno está sujeta al riesgo de que los controles puedan volverse inadecuados debido a los cambios en las condiciones, o que la eficacia del diseño y operación del control interno pueda deteriorarse. Nuestra consideración sobre el Control Interno no necesariamente revela todos los aspectos de control que pudieran considerarse deficiencias importantes. Una deficiencia importante es una condición reportable en donde el diseño u operación de uno o más de los componentes del control interno, no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que pudieran ocurrir errores o irregularidades en cifras que podrían ser importantes en relación con el Estado de Ejecución Presupuestaria que está siendo auditado, sin ser detectados por los empleados dentro de un 15

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período oportuno, en el curso normal del desempeño de sus funciones asignadas. Observamos ciertos asuntos que se detallan en las páginas No.17 a la No 26 de nuestro informe, relacionados con el Control Interno y sus operaciones, que consideramos condiciones reportables. Las condiciones reportables involucran asuntos que llaman nuestra atención, relativos a deficiencias importantes en el diseño u operación del control interno, que a nuestro juicio podrían afectar adversamente la capacidad de la Presidencia de la República para registrar, procesar, resumir y presentar información financiera consistente con las aseveraciones de la Administración en el estado de Ejecución Presupuestarias. Para propósito de este informe hemos clasificados las políticas y procedimientos de la Estructura de Control Interno en Aspecto Generales. Las observaciones y recomendaciones de control interno adjuntas, fueron discutidas con funcionarios de la Presidencia de la República, quienes manifestaron sus comentarios al respecto. Es entendido que este informe es para uso de la Administración de la Presidencia de la República, sin embargo una vez autorizado por el Consejo Superior de la Contraloría General de la República, es un asunto de interés público y su distribución no es restringida.

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DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Falta de Manual de Procedimientos Contables y Falta de actualización del Manual de Funciones. Condición: La Oficina de Contabilidad, carece de un Manual de Procedimientos Contables que indique las características y naturaleza por el cuál fueron creadas cada una de las cuentas utilizadas en los registros contables, tanto de Activo como de Pasivo y Resultado, así mismo el Manual de Funciones no se encuentra actualizado, por lo tanto no están incorporados los nuevos cargos que permita orientar las actividades de trabajo que realiza el personal de las diferentes áreas, así como del conocimiento de las funciones que debe realizar de conformidad al cargo que ocupa cada empleado. Criterio: Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico en Sección Manual de Clasificación de Cargos, establece que se elaborará un Manual de personal que contendrá un detalle de las funciones, tareas, responsabilidades y características de cada una de las clases de cargo que integran la estructura orgánica de la Entidad u Organismo. Este manual será revisado periódicamente a fin de mantenerlo actualizado. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico en Sección Sistemas de Registros Contables establece: Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que ejecute una Entidad u Organismo y que produzca variaciones en su activo, pasivo, y patrimonio y, en general, cualesquiera de las cuentas de dicho sistema contable; además; deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, catálogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para informes financieros. El sistema de registros contables deberá producir Estados Financieros que presenten la Situación Financiera, Resultados de operación y Flujos de Efectivo de la Entidad u Organismo. La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable del establecimiento de una unidad contable. Causa: Incumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República en lo referido a Manual de Clasificación de Cargos y Sistemas de Registros Contables. Efecto: Existe el riesgo que las operaciones financieras no sean adecuadamente registradas para su correspondiente análisis e interpretación mediante resultados que se reflejan en los Estados Financieros de la Entidad. 17

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La falta de Manual actualizado no permite definir, ni establecer de manera formal las funciones y actividades así como los niveles de responsabilidades de cada empleado que realizan las operaciones financieras y operativas de la institución. Comentario de la Administración: En comunicación de referencia E-09-00248DF de fecha 27 de enero de 2009, el Licenciado Guillermo Hernández Pérez, Contador “A”, expresa: En la pasada administración no existían Manuales Administrativos-Financieros y actualmente los manuales están en proceso de elaboración. Existe una solicitud de prorroga a la CGR, que se cumple en mayo del 2009. Se entregó el manual de funciones vigente del año 2006 así como el borrador de la actualización del mismo, el resto de manuales están en proceso de elaboración de los cuales se les entrego copia de la comunicación que evidencia la revisión de los manuales. Comentario del Auditor: Efectivamente obtuvimos el manual de funciones vigente del año 2006 y el borrador de actualización del mismo, sin embargo esto no desvanece el hallazgo presentado debido a que en la actualidad todavía no se dan a conocer las funciones de cada empleado de manera formal mediante la aprobación del manual que garantiza un mejor desempeño de las funciones realizadas para la buena marcha de la entidad. Recomendación: Se recomienda a las autoridades competentes de la Presidencia de la República, la aprobación del manual de funciones para dar a conocer de manera clara y objetiva las funciones y responsabilidades de cada empleado con el fin de cumplir con los objetivos propuesto por cada área administrativa con base a las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico. El Manual Contable debe elaborarse adaptándolo al Catálogo de Cuentas de acuerdo a las características y naturaleza de las operaciones actuales de la Institución, con el objetivo de verificar su correcta aplicación. Hallazgo No.2 Errores en Registros Contables Condición: En revisión efectuada al registro de la ejecución del presupuesto en el Sistema Contable, se determinaron los siguientes errores: a. Duplicación de registros contables originando una inflación en el registro del gasto por la suma de C$809,764.20 (Ochocientos Nueve Mil Setecientos Sesenta y Cuatro Córdobas con 20/100), provisión de pasivo por el monto de C$276,878.83 (Doscientos Setenta y Seis Mil 18

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Ochocientos Setenta y Ocho Córdobas con 83/100), y asignación Presupuestaria inexistente por el monto de C$532,885.37 (Quinientos Treinta y Dos Mil Ochocientos Ochenta y Cinco Córdobas con 37/100). Contabilizando los CUC números: 174, 175, 176, 177, 200, 201, 202, 203, 204 y 306, en comprobante de diario 3C, movimiento del sistema 195 y 3D movimiento del sistema 196 del mes de noviembre de 2007. b. Duplicación de Asignación Presupuestaria y del gasto por valor de C$12,256.68 (Doce Mil Doscientos Cincuenta y Seis Córdobas con 68/100). Registrando el CUC numero 677, en comprobante de diario 4 y 5 del mes de noviembre de 2007. c. Registro de reversión parcial por C$56,277.00 (Cincuenta y Seis Mil Doscientos Setenta y Siete Córdobas) contabilizado a la cuenta contable 400102 Asignación Presupuestaria, siendo lo correcto la cuenta 200602 Inss Patronal. reflejado en comprobante de diario 40 del mes de enero de 2007. d. Registro a la Asignación Presupuestaria, cuenta contable 400102 por la suma de C$39,393.90 (Treinta y Nueve Mil Trescientos Noventa y Tres Córdobas con 90/100), siendo lo correcto al Inss Patronal a la cuenta contable 200602. Según CUC números: 93, 95 y 153 reflejado en comprobante de diario 3E del mes de marzo/20007. e. Registro a la Asignación Presupuestaria, cuenta contable 400102 por la suma de C$918.26 (Novecientos Dieciocho Córdobas con 26/100), que corresponde a la cuenta 200704 IR proveedor, según comprobante de diario 8 del mes de octubre de 2007. f. Contabilizaciones de CUC que se registraron en la fuente 53 Donaciones Externas, cuenta contable 400203, y que corresponden a la fuente 11 Rentas del Tesoro, cuenta contable 400102. CUC 42,43,44,45 134,135,136,137 155,156,157,158 505, 525 603, 657 755,758 804, 835, 851, 877

Fecha 25/01/2007 16/02/2007 02/03/2007 08/08/2007, 29/08/2007 02/10/2007, 26/10/2007 28/11/2007 05/12/2007, 13/12/2007, 18/12/2007, 21/12/2007

Comprobantes de Diario 3C, del mes de enero 3D, del mes de febrero 3B, del mes de marzo 3F, del mes de agosto 3G, del mes de octubre 3K, 3H y 3J de noviembre 3H y 3G del mes de diciembre

Monto 48,130.20 48,130.20 48,130.20 52,848.90 19,818.00 64,646.43 149,807.14

g. Contabilizaciones de CUC que se registraron en la fuente 11 Rentas del Tesoro, cuenta contable 400102, y que corresponden a la fuente 12 Rentas con Destino Especifico, según CUC número 569 por valor de C$8,824.75 registrado en comprobante de diario número 4 del mes de septiembre 2007. Criterio: Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público en sección Control Interno Financiero establece: El control Interno Financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y registros relativos a la custodia de los recursos financieros y materiales y a la 19

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verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros que originen la fuente de información para producir reportes financieros. Es responsabilidad de cada Entidad u Organismo, principalmente de su máxima autoridad, incluir dentro del trámite normal de las transacciones financieras, los procedimientos que permitan lograr un eficiente control financiero, especialmente por medio de los procedimientos de control previo al compromiso y al desembolso. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico en Sección Sistemas de Registros Contables establece: Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que ejecute una Entidad u Organismo y que produzca variaciones en su activo, pasivo, y patrimonio y, en general, cualesquiera de las cuentas de dicho sistema contable; además; deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, catálogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para informes financieros. El sistema de registros contables deberá producir Estados Financieros que presenten la Situación Financiera, Resultados de operación y Flujos de Efectivo de la Entidad u Organismo. La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable del establecimiento de una unidad contable. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico en Sección Sistema de Registro e Información establece: El Sistema de registro e información consiste en los métodos y registros establecidos, que aseguran la continuidad de la Entidad u Organismo, ya que identifican, reúnen, analizan, clasifican, registran e informan las transacciones de una Entidad u Organismo para la toma de decisiones de la dirección, así como para mantener la contabilización de activos, pasivos, ingresos y gastos que le son relativos para posibilitar las evaluaciones posteriores. Un sistema financiero contable efectivo toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros que: a. Identifican, codifican y registran todas las operaciones; b. Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalles para permitir su adecuada clasificación, en la información financiera; c. Cuantifican el valor de las operaciones, expresada en unidad monetaria; d. Registra las operaciones y transacciones en el periodo contable en que éstas ocurren; Presenta debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros. e. Presenta debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros. Causa: Falta de supervisión a los registros contables reflejados en los Estados Financieros.

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Efecto: Inconsistencias entre la información presupuestaria y financiera de la institución, originando diferencias al no lograr conciliar ambos saldos. Comentario de la Administración: El Licenciado Guillermo Hernández mediante comunicación de fecha 03 de febrero del 2009, expresa: En primer lugar estamos de acuerdo en los malos registros contables que afectaron a ingresos y no provisión del pasivo (INSS Patronal),en créditos a la fuente 53 y siendo lo correcto de la fuente 11, duplicidad en registros de CUC, y no en duplicidad del gasto de los Recursos Presupuestarios, (no hay dos CUC pagando una misma planilla de un mes, sino que la causa de la situación es la duplicidad del registro contable de los CUC, y los recursos están bien ejecutados presupuestariamente. En segundo lugar la Secretaria de la Presidencia en base a la Ejecución Presupuestaria ya se ejecuto el cierre presupuestario y contable del 2007, por la cual cerramos todas nuestras cuentas operacionales, por consiguiente los errores de digitación, duplicidad de registros, ya debidamente identificados no pueden ser corregidos o cambiados, pero esperamos sus recomendaciones al respecto. Comentario del Auditor: El comentario del licenciado Hernández Pérez, no desvanece este hallazgo debido a que en la revisión efectuada se determinaron los errores contables antes descritos, y efectivamente la Secretaria de la Presidencia ya ejecuto el cierre contable del año 2007. Recomendación: Recomendamos a la Oficina de Contabilidad realizar una conciliación mensual con los datos presupuestarios de tal manera que el ingreso percibido y los desembolsos efectuados queden registrados de forma apropiada según la fuente de financiamiento y grupo de gasto. Hallazgo No.3 Expedientes de Funcionarios y empleados con documentación incompleta. Condición: Existen algunos expedientes de funcionarios y empleados de la Presidencia de la Republica manejados por el Departamento de Recursos Humanos que carecen de la documentación requerida, tales como: Fotocopia de título profesional, fotocopia de certificados de estudios, fotografía, Record de policía, certificado de salud y declaración de probidad. Anexo I

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Criterio: El Reglamento de la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, Ley No. 476, establece: Articulo 56: Creación del Expediente. Una vez que el servidor público ha sido contratado o nombrado mediante acto administrativo realizado por la autoridad competente, la Instancia de Recursos Humanos será responsable de abrir, alimentar y mantener actualizado el expediente, incorporando la documentación soporte de su vida laboral, antecedentes, información de su ingreso, desarrollo y retiro. Así como el resguardo y custodia. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Sección Registros y Expedientes establece: Deben existir registros y expedientes que contengan el historial de cada uno de los empleados y funcionarios de la Entidad u Organismo sin excepción alguna, en los cuales deben figurar entre otros la siguiente documentación: Literal i) Otra documentación relativa al cargo y a su comportamiento laboral. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Sección Selección de Personal, Párrafo 3 establece: Para ocupar cargos en alguna Entidad u Organismo será condición obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior dentro de los 3 años precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo. Causa: Inobservancia a la Ley 476 Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y a las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público en lo referido a Registro y Expediente y selección de personal. Efecto: Esta situación no permite dejar evidencia del seguimiento y cumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno para el sector publico, en cuanto al proceso de reclutamiento de personal con calidad técnica, profesional y honestidad. Comentario de la Administración En comunicación de referencia E-09-00340 de fecha 5 de febrero de 2009, la Ingeniera Marisol Serrano Guillen, Directora de Recursos Humanos expresa: Con relación a lo expresado por ustedes, le aclaro que hemos iniciando un proceso de corrección a lo inmediato, que consiste en complementar los expediente, se les esta requiriendo a los empleados por escrito y se les estableció un plazo para complementar los documentos faltantes.

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Comentarios del Auditor: La opinión emitida por la Directora de Recursos Humanos, nos indica que complementaran los documentos faltantes en expedientes de los empleados para cumplir fielmente con lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno y que en futuras revisiones estos expedientes estén completos. Recomendaciones: Se recomienda al área de Recursos Humanos controlar, revisar y actualizar los expedientes del personal activo de la presidencia de la Republica, a fin de que estos contengan la información básica requerida de conformidad a lo indicado en la Ley 476 Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y a las Normas Técnicas de Control Interno para el sector Público. Hallazgo No.4 Asignación de caja chica en la Unidad Central de Adquisiciones. Condición: En el transcurso de la revisión de los gastos efectuados mediante caja chica se verifico que la Unidad Central de Adquisiciones de la Presidencia de la República tiene asignación de Caja Chica y los gastos son autorizados por el responsable de la unidad que a la vez participaba en el comité de Compras no existiendo la segregación de funciones. Criterio: Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público en sección Responsable de Fondo Fijo establece: El responsable del fondo fijo deberá ser un empleado independiente del cajero general y de otros empleados que efectúen o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria a fin de evitar confusiones en la utilización del fondo. Los deberes y obligaciones del responsable del fondo deberán estar claramente definidas por escrito, a demás de sus funciones normales. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público en sección Segregación de Funciones establece: Deben segregar las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles de la organización, de tal forma que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad en forma completa una operación financiera o administrativa. Se fijarán límites de las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles, de tal forma que exista una separación entre la autorización, ejecución, registro y control de cada tipo de operación y la custodia de los recursos de la Entidad u Organismo, a fin de lograr una verificación oportuna, evitar errores y actos deficientes, irregulares o fraudulentos.

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Esta segregación será definida de forma clara en la estructura y reglamentos orgánicos funcionales en las descripciones de cargos y en los manuales de procedimientos de cada Entidad u Organismo. Ninguna persona desempeñará más de un cargo dentro de la misma Entidad u Organismo, excepto los cargos docentes y aquellos que por su competencia no sean incompatibles con su atribución principal que conlleve a conflictos de intereses. Causa: Inobservancia a las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República. Efecto: No existe la segregación de funciones de acuerdo a lo que establece las normas técnicas de Control Interno en cuanto a la independencia y separación entre funciones incompatibles. Comentario de la Administración: Es cierto que la Ley 323 y su reglamento dictan de forma general la competencia de la Unidad de Adquisiciones, pero no dice que no se pueda tener un fondo en esta unidad, así mismo señalarle que las Normas Técnicas de Control Interno 5.5 Fondos de Caja Chica, en numeral 9) refiere: el responsable del fondo fijo deberá ser un servidor publico independiente del cajero general y de otros Servidores Públicos que efectúen o participen en labores de Registro contable u otras funciones financiera. En este caso, quien está de responsable del fondo, es un compañero que no tiene nada que ver con registro contables o funciones financieras. Comentarios del Auditor: La presente opinión de la Administración no desvanece el hallazgo encontrado en nuestra auditoria, en base a que el responsable del fondo de caja chica de la Unidad Central de Adquisiciones, autoriza las compras y participa en el comité de compra de la Institución. Recomendación: Recomendamos a la Dirección General Administrativa Financiera delegar a la Unidad de Tesorería la asignación de esta Caja Chica para cumplir fielmente con lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno en cuanto a la segregación de funciones. Hallazgo No.5 Falta de Impresión de Comprobantes Únicos de Ejecución (CUE) en Comprobantes de Pagos regularizados. Condición: En revisión a los Comprobantes Únicos Contables (CUC) de regularizaciones se determino que no contienen como documentación de respaldo en los Comprobantes de Pago Generados por el 24

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SIGFA en el sub. Sistema SIUE, los CUE de gastos que permita obtener de manera oportuna un conocimiento claro de los renglones afectados y regularizados. A continuación ejemplificamos: CUC Número 207, 274 309, 396 440 506 559 625, 613 696, 709 785, 850,878, 829

Fecha 19/03/2007,20/04/2007 04/05/2007,11/06/2007 04/07/2007 08/08/2007 10/09/2007 12/10/2007, 05/10/2007 05/11/2007, 16/11/2007 03/12/2007, 17/12/2007, 21/12/2007, 12/12/2007

Criterio: La Ley 550 “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario”, en su arto. 125. Custodia de Comprobantes de Registro. La administración y custodia de los comprobantes de registro del Sistema de Administración Financiera así como la documentación soporte que se derive de éstos, será responsabilidad del Órgano de Registro que origina la operación. Estos comprobantes deberán estar disponibles en cualquier momento para fines de auditoria interna o de la Contraloría General de la República. La ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica en el artículo 158 numeral 11 establece: El Jefe de la Unidad de Contabilidad establece: Es deber del jefe de la Unidad de Contabilidad, mantener actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de los registros contables. Las Norma y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2007, en el artículo 12 establece: Es Responsabilidad directa de cada organismo y entidad descentralizada por funciones y entidades descentralizada territorial, a través de las Direcciones Administrativas Financieras, la aprobación de los Comprobantes Únicos Contables (CUC), así como de su conservación y resguardo en archivo secuencial, con todos los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas conforme a los procedimientos establecidos y a las disposiciones del Decreto No. 625 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y sus Reformas. Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico, en Sección Documentación de Respaldo señala que: Párrafo 1: La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas deben tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y estar disponible para su verificación y control. La documentación debe ser en original y a nombre de la Entidad u Organismo. Párrafo 3: Los Documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultado de la operación y contiene los datos suficientes para su análisis. La Guía de Usuario SIUE en la página No. 103 indica que el CUE de Regularización debe ser impreso, firmado por firmas autorizadas y archivado. Causa: 25

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Inobservancia a La Ley 550 “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario”, las Normas de Ejecución y Control Presupuestario, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República y a la guía de usuario SIUE. Efecto: Falta de documentación necesaria y suficiente que facilite el análisis de la información para identificar la naturaleza y finalidad de los gastos efectuados por medio de cheques internos regularizados. Comentario de la Administración En comunicación de referencia E-09-00248DF del 27 de Enero de 2009, el Licenciado Hernández Pérez, Contador “A”, expresa: Ya se efectuaron las impresiones de Comprobante Únicos de Ejecución CUE, de regularización fueron archivadas por Tesorería. Comentario del Auditor: El comentario del licenciado Hernández Pérez, no desvanece este hallazgo debido a que en la revisión efectuada a los cheques internos no se encontraron adjunto los CUE, las impresiones se encuentran con fecha actual. Recomendación: La Dirección General Administrativa Financiera de la Presidencia de la República deberá orientar al Director Financiero imprimir los CUE de gastos y archivarlos en los respectivos cheques regularizados, para que estos contengan toda la documentación de respaldo correspondiente en original con las firmas de elaborado, revisado y autorizado, a fin de que las transacciones financiera estén debidamente soportadas para futuras evaluaciones.

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Managua, 25 de Junio de 2009 ARP- 06-051–2009

Excelentísimo Señor Presidente de la República Comandante José Daniel Ortega Saavedra Su Despacho. Estimado Comandante Ortega Saavedra: INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LEYES, NORMAS Y REGULACIONES APLICABLES Hemos efectuado la Auditoría al estado de Ejecución Presupuestaria de la Presidencia de la República, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2007 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 23 de febrero de 2009. Nuestra auditoría se practicó de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua (NAGUN) emitidas por la Contraloría General de la República. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si el estado de Ejecución Presupuestaria está libre de errores importantes. El cumplimiento de las Leyes, Normas y Regulaciones Aplicables a la Presidencia de la República es responsabilidad de la máxima autoridad. Como parte de obtener seguridad razonable acerca de si el estado de Ejecución Presupuestaria presentado por la Presidencia de la República esta libre de errores importantes, efectuamos pruebas de cumplimiento de las Leyes, Normas y Regulaciones que le son aplicables a la Presidencia de la República (Ver Cédula de Cumplimiento Legal). Sin embargo, el objetivo de nuestra auditoría al Estado de Ejecución Presupuestaria efectuada por la Presidencia de la República no fue emitir una opinión sobre el cumplimiento general de las Leyes, Normas y regulaciones aplicables, por lo tanto no expresamos tal opinión. Los resultados de nuestras pruebas revelaron que por las transacciones examinadas, la Presidencia de la República no cumplió en todos los aspectos importantes los Artos. 13 literales b) y g), 22 y 45 de la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, Artos. 9, 40, 44 y 45 de las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario del año 2007, Guía de Usuario SIUE página No.103, Clasificador por Objeto del Gasto emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Con respecto a las transacciones no examinadas, ningún asunto llamó nuestra atención que nos hiciera pensar que la Presidencia de la República no cumplió en todos los aspectos importantes, con dichas Leyes, Normas y Regulaciones aplicables.

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Es entendido que este informe es para uso de la Administración de la Presidencia de la República, sin embargo una vez autorizado por el Consejo Superior de la Contraloría General de la República, es un asunto de interés público y su distribución no es restringida.

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HALLAZGOS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LEYES, NORMAS Y REGULACIONES APLICABLES Hallazgo No. 1 Debilidades de Registro y Clasificación inadecuada en el grupo 100 Servicios Personales. Condición: En revisión efectuada a los CUC de gasto del grupo 100 Servicios Personales se determinaron las siguientes debilidades: a. En el renglón 111 Sueldo Cargo Permanente se realizo el cargo por pago de salarios a personal contratado bajo la modalidad de Cargos Transitorios, a los cuales por el tiempo de trabajar en la Presidencia de la República se les paga antigüedad. Estos salarios se cancelan mediante cheque fiscal en nómina interna firmada por cada uno de los funcionarios y empleados. El renglón 111 es centralizado por función pública del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debiéndose cargar únicamente el personal permanente incluido en Nómina Fiscal ocupando el ordinal correspondiente para devengar antigüedad. Esta situación se refleja en los CUC números: 172, 174 y 222 del mes de marzo; 299, 431,494, 541 y 604 de los meses de mayo, julio, agosto, septiembre y octubre 2007 respectivamente. b. Se realizaron deducciones de Salario en concepto de días no trabajados hasta por la cantidad de C$204,544.61 (Doscientos Cuatro Mil Quinientos Cuarenta y Cuatro Córdobas con 61/100), estas deducciones no fueron registradas mediante CUC con afectación a devolución parcial de salario para recuperar el crédito al renglón 111, por lo tanto se refleja en los registros del SIGFA como ejecutado total sin deducción. Según CUC números: 58, 114, 441, 610, 816 y 825 de los meses de enero, septiembre, octubre y noviembre 2007, respectivamente. c. En el renglón 114 se registra el pago al INSS en concepto de aporte patronal del personal contratado bajo la modalidad de Cargos Transitorios, siendo el renglón correspondiente el 137. según CUC números: 173 y 175 del mes de marzo; 300, 432, 542 y 605 de mayo, julio, septiembre y octubre 2007, respectivamente. d. En el renglón 131 Sueldo Cargo Transitorio se registró el pago de compensación por antigüedad hasta por la cantidad de C$49,871.04 (Cuarenta y Nueve Mil Ochocientos Setenta y Un Córdobas con 04/100). Según CUC No 6 y 9 del mes de enero, 69 y 73 de febrero 2007. e. En el renglón 169 Otros Beneficios y Compensaciones se registró el pago de vacaciones hasta por la cantidad de C$389,212.73 (Trescientos Ochenta y Nueve Mil Doscientos Doce Córdobas con 73/100) y aguinaldo por un monto de C$151,990.03 (Ciento Cincuenta y Un Mil Novecientos Noventa Córdobas con 03/100), reflejado en CUC de liquidaciones No 58, 441, 816 y 825 de los meses de enero, septiembre y diciembre 2007, respectivamente.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Criterio: La Ley 550 Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario en el Arto. 22 de la referida Ley, Metodología Presupuestaria, establece: Las instituciones públicas y privadas regidas por la presente Ley, se regirán por las metodologías, normativas y procedimientos presupuestarios clasificadores de ingresos y egresos, soportes electrónicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Dirección General de Presupuesto. Las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2007 en su arto. 40 establece: La incorporación de servidores públicos al Sistema de Nómina Fiscal y actualización de datos personales, deberán ser solicitada al Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Función Pública a más tardar el 20 de cada mes o día hábil inmediato anterior, a fin de que el nombramiento y actualización de datos personales será efectivo a partir del 1ro del mes siguiente. El Organismo o Entidad Descentralizada por Funciones solicitante, deberá adjuntar los documentos requeridos por la Dirección de Nómina Fiscal y los que se consideren necesarios para su integración con otros sistemas. El arto. 44 establece: Solamente se reconocerá antigüedad a aquellos funcionarios y empleados que hayan mantenido continuidad laboral dentro de los poderes del estado, ministerios y órganos descentralizados dependiente de estos, y entes gubernamentales creados por la constitución, de manera interrumpida, ya sea dentro de un mismo organismo o varios organismos, para lo cual es necesario adjuntar la documentación probatoria y la fuente de financiamiento para hacer efectivo el pago del mismo, sin incrementar el monto de los créditos presupuestarios aprobados para este concepto. El Arto. 45 Párrafo 3 establece: Los Organismos y Entidades Descentralizadas por funciones que utilicen el sistema de transferencias bancarias para el pago de su nómina fiscal, deberán autorizar al banco comercial el bloqueo del crédito a la cuenta del beneficiario, por salario no devengado, debiendo procesar el Comprobante Único Contable (CUC) en concepto de devolución, dentro de los siguientes tres días hábiles posteriores al crédito a la Cuenta Única del Tesoro, con el respaldo de la nota de crédito proporcionada por la Tesorería General de la República. El Clasificador por objeto del gasto, renglón 113 Décimo tercer mes, corresponde al suplemento salarial anual, liquidado de acuerdo con las normas legales vigentes. El renglón 116 Compensación por antigüedad: Remuneraciones adicionales en concepto de antigüedad en el desempeño de las tareas del personal permanente. El renglón 137 Aporte Patronal, contribución que efectúan los Organismos al INSS, en su carácter de empleadores del personal transitorio, cualquiera sea la modalidad de pago. Renglón 161 Pago por vacaciones, pago de vacaciones no gozadas por el personal de acuerdo con las disposiciones legales vigentes- incluye el pago de vacaciones del personal docente y/o administrativo de los establecimientos oficiales de educación - se incluyen las vacaciones del personal a jornal que se clasifica en el “renglón 136” 30

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Causa Utilizar partidas sin su respectivo Crédito Presupuestario. Efecto Al no tener crédito Presupuestario el renglón 131 Personal Transitorio, los empleados son registrados en el renglón 111 Sueldos Cargos Permanentes sin estar incluidos en Nomina Fiscal. Si no se codifican los gastos en los renglones correspondientes de acuerdo al clasificador por objeto del gasto se utilizan los créditos presupuestarios no autorizados, presentando un registro alterado al final del ejercicio presupuestario en los reglones afectados. Cuando no se realizan las reversiones parciales de las devoluciones y deducciones de salario, en el renglón afectado se refleja como ejecutado el pago total, por lo que el crédito presupuestario no se recupera. Comentarios de la Administración El Licenciado Luís Pérez, responsable de la Oficia de Presupuesto expresa: Renglón 111 Sueldos Cargos Permanente •

La Dirección de Recursos Humanos ha venido negociando con la Dirección de Función Publica del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico la inclusión del personal que por años se ha mantenido como transitorio, pero por la solicitud de instancias superiores y la urgencia de pagos se ha tenido que efectuar el registro del gasto en el renglón 111 y 114.

•

Se efectuara la consulta técnica, porque anteriormente se efectuaba gestión de emisión de cheques a favor de la Tesorería General de la República, pero esto no implicaba una devolución de recursos ni asignación presupuestaria a la partida 111.

Renglón 131 Personal Transitorio Dada la limitación que presenta el clasificador por objeto del gasto en el Grupo 1 Subgrupo 13 que no contiene un renglón en donde asignar recursos para el pago de antigüedad por recomendación de la Dirección General de Presupuesto del MHCP se adopto aplicar todo el gasto al renglón 131 para no afectar los recursos presupuestados para la nomina fiscal. Renglón 169 Otros Beneficios y Compensaciones No existe asignación presupuestaria para el pago de vacaciones, por tanto se ha optado que todo el gasto en concepto de liquidaciones finales sea asumido por el renglón 169, conforme el presupuesto aprobado por la Asamblea Nacional, donde se asignaron los recursos para el gasto correspondiente.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Comentario del Auditor: La administración de la Presidencia registro el pago de salario en renglones de gasto que no correspondían debido a que el personal permanente no fue incluido en nomina fiscal. Según comentario del Licenciado Luis Pèrez se han realizado las gestiones y diligencias para incorporar a la nómina fiscal a los empleados, sin embargo hasta en el año 2008, Mediante Comunicación con fecha de 14 de Diciembre de 2007, de Referencia RR-HH-E-07-03503, La Licenciada Marisol Serrano Guillen, Directora de RRHH, solicitó la incorporación de 84 funcionarios públicos a la nomina fiscal para ser ingresada a los registros públicos de la Dirección General de función pública del MHCP. Así mismo mediante comunicación de referencia DIGEFUP-ALTB0009-01-08, de fecha de enero 2008, firmada por la Licenciada Alba Luz Torrez Briones Directora General, comunica a esta institución que de los 84 expedientes de funcionarios públicos remitidos para incorporase a nomina fiscal únicamente cumplen el perfil 21 funcionarios, no autorizando a 63 funcionarios por no cumplir con los requerimientos básicos del perfil del cargo a desempeñar quedando en proceso esta gestión en el año 2008. En relación a las deducciones y devoluciones de salarios se debe realizar la reversión parcial de estos montos tomando como referencia al CUC original el cual se afecto el devengado o pago del salario del empleado, debiendo para esto registrar programa, actividad, renglón, ubicación geográfica y monto de la devolución parcial por los días no trabajados de los empleados. Recomendación: La Dirección General Administrativa Financiera debe orientar que se incluya en nomina fiscal a los empleados en el plazo establecido según las Normas de Ejecución y Control Presupuestario con el fin de dar fiel cumplimiento al Articulo 40, Incorporación de Servidores Públicos para hacer uso correcto de los crédito presupuestarios y garantizar que el registro de los gastos sea de acuerdo a la naturaleza del renglón cumpliendo con el clasificador por objeto del gasto. Hallazgo No. 2 Legalización de gastos en el Sistema Integrado de Gestión Financiera y Auditoria (SIGFA), por la suma de C$105,588.33 (Ciento Cinco Mil Quinientos Ochenta y Ocho con 33/100). Condición: En revisión efectuada a los gastos registrados en el renglón 911, Asignaciones Globales, conformados por gastos reservados y protocolares; se determino una sobre ejecución de gasto hasta por la cantidad de C$105,588.33 (Ciento Cinco Mil Quinientos Ochenta y Ocho con 33/100), que no fueron legalizados en el SIGFA ni reportados al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Esta cantidad se origina del saldo sin ejecutar del año 2006 de la cuenta bancaria No.57231321-5; por el monto de C$96,384.50 (Noventa y Seis Mil Trescientos Ochenta y Cuatro Córdobas con 50/100), y de intereses y mantenimiento de valor generados en el año 2007 por el monto de C$9,203.83 (Nueve Mil Doscientos Tres Córdobas con 83/100).

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Criterio: La Ley 550 Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario en el Arto.13 inciso b) Principios de Equilibrio Presupuestarios, Según el cual el total de los ingresos estimados y de los egresos autorizados deberán ser concordantes entre sí y g) Principio de Responsabilidad. Según el cual, el órgano rector del sub. Sistema Presupuestario, así como la Máxima Autoridad administrativa de cada organismo o entidad, son responsables, en sus respectivos niveles de actuación, por la correcta formulación, ejecución, control, evaluación y liquidación de sus presupuestos. El arto. 45 de la referida Ley establece: Autorización, Límite y Ejecución de Créditos, establece que los Créditos presupuestarios aprobados a las instituciones u organismos constituirán límites máximos para gastar. Su autorización no constituirá una obligación cuando no exista disponibilidad de ingresos en el erario. Todo compromiso de egresos antes de realizarse por los organismos y entidades reguladas en el presente capítulo debe estar respaldado por sus créditos presupuestarios correspondientes y cuotas de compromisos. La Ley 550 Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario en el Arto. 22 de la referida Ley, Metodología Presupuestaria, establece: Las instituciones públicas y privadas regidas por la presente Ley, se regirán por las metodologías, normativas y procedimientos presupuestarios clasificadores de ingresos y egresos, soportes electrónicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Dirección General de Presupuesto. Las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2007, en el Arto. 9 establece que los créditos presupuestarios quedan sujetos a las programaciones de compromiso trimestral y de devengado mensual que autorice la Dirección General de Presupuesto, de acuerdo a la prioridad, naturaleza y partida del gasto presentada por la institución, así como a las disponibilidades de las cuentas del Tesoro, y su autorización no constituirá una obligación cuando no exista disponibilidad de ingresos en el erario. Causa: Utilización de Crédito Presupuestario programado en el año 2006 y ejecutados en el año 2007, sin la debida autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Efecto: Sobre ejecución de gastos hasta por la cantidad de C$105,588.33 (Ciento Cinco Mil Quinientos Ochenta y Ocho con 33/100), no reflejado en la información presupuestaria del año 2007.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Comentario del Auditado: El Licenciado Hernández Pérez, Contador “A”, expresa lo siguiente: Las Asignación de partidas globales son aquellos que permiten financiar gastos reservados y protocolarios donde la aplicación de este renglón solo puede realizarla la Presidencia de la República. Asimismo permiten financiar gastos no estimados en la Ley de Presupuesto, en ningún caso podrán ejecutarse imputaciones contra este renglón. El Licenciado Ariel Linarte, Director Financiero expresa: Esto fue un saldo inicial en la cuenta de años anteriores. Comentario del Auditor: El comentario de la administración se basa en el concepto del renglón 911 “Asignaciones Globales” y del renglón 921 “imprevistos”, establecido en el clasificador por objeto del gasto, dicho comentario no aplica a lo señalado en el hallazgo presentado. En cuanto a lo expresado por el Licenciado Ariel Linarte ratifica la utilización del saldo proveniente del año anterior. Recomendación: La Dirección General Administrativa Financiera de la Presidencia de la República deberá legalizar los saldos de cuentas bancarias que al final de cada año no se utilizan, para poder ejecutarlos y así cumplir con lo establecido en las leyes y normas que regulan la Autorización, Límite y Ejecución de Créditos para evitar que los ingresos recibidos y los gastos ejecutados, excedan de las asignaciones presupuestarias.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CEDULA DE CUMPLIMIENTO LEGAL DE LAS LEYES, NORMAS Y REGULACIONES APLICABLES Período de la Auditoría: Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2007. Entidad: Presidencia de la República Credencial: DASPIRE- JARZ-241-10-08 /MCS-CGR-C-209-10-08 Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

a) LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, DECRETO No. 625. Retención de Documentos y Registros Las unidades de contabilidad de las entidades y organismos del sector público y las empresas del Estado retendrán y conservarán los documentos, registros contables e instrumentos contentivos de cifras, las comunicaciones y cualesquiera otros documentos pertinentes a la actividad financiera, debidamente ordenados en un archivo especial durante diez Años. Todos los documentos relativos a una transacción específica serán archivados. Juntos o debidamente referenciados. En casos particulares especiales, la Contraloría General de la República, previo el análisis correspondiente, podrá autorizar excepciones al período establecido en el presente Artículo. Titular de la Entidad La máxima autoridad o el titular de cada Entidad y Organismo tiene, además, los siguientes deberes: 1. Asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de los sistemas de administración financiera, de presupuesto, de determinación y recaudación de los recursos financieros, de Tesorería y de contabilidad, cuidando de incorporar el control interno dentro de dichos sistemas, en las áreas de su competencia.

105

X

156

X

2. Asegurar el mayor grado de idoneidad del Jefe de la unidad financiera.

X

4. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias, normas y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General de la República o por el Ministro de Finanzas y

X

35

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

7. Adoptar oportunamente las medidas correctivas señaladas en las recomendaciones constantes en los informes de auditoría interna o externa, como necesarias para mejorar la auditoria interna o la externa, como necesarias para mejorar las operaciones de la Entidad u Organismo. Jefe de la Unidad de Contabilidad El Jefe de la Unidad de Contabilidad tiene los siguientes deberes: Mantener actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de los registros contables Firma de Cheques La persona o personas designadas para firmar cheques, como giradores u otorgadores de visto bueno en las Entidades y Organismos del sector público, son responsables de verificar que el proceso de control interno previo al desembolso haya sido cumplido y que la documentación está completa antes de autorizarlos con su firma.

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI X

158

Inciso 11

163

Observación

NO

X

X

b) LEY DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DEL RÉGIMEN PRESUPUESTARIO, LEY No. 550. Principios Presupuestarios Principio del Equilibrio Presupuestario. Según el cual, el total de los ingresos estimados y de los egresos autorizados deberán ser concordantes entre si. Principio de Responsabilidad Según el cual, el órgano rector del Subsistema Presupuestario, así como la máxima autoridad administrativa de cada organismo o entidad, son responsables en sus respectivos niveles de actuación, por la correcta formulación, ejecución, control, evaluación y liquidación de sus presupuestos. Presupuesto de Ingresos Los Presupuestos de Ingresos contendrán las estimaciones de todos los recursos a percibir durante el ejercicio presupuestario, distinguiendo según sus distintas fuentes: Ingresos tributarios, ingresos no tributarios, rentas con destino específicos, ingresos propios y de gestión del patrimonio, ingresos financieros, ingresos de privatización, transferencias, préstamos y donaciones. Los presupuestos de ingresos deberán incluir las existencias no comprometidas estimadas

13

18

Literal b)

X

Literal g)

X

X

36

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

al 31 de diciembre del ejercicio presupuestario. Presupuesto de Egresos Los Presupuestos de egresos contendrán todos los gastos a realizarse durante el ejercicio presupuestario, cualquiera que sea su fuente de financiamiento: Gastos corrientes, distinguiendo en estos la partidas de salarios y remuneraciones, gastos de capital, gastos financieros, servicio de la deuda, transferencias, adquisiciones de activos no financieros, transacciones de activos y pasivos financieros. En los presupuestos de egresos se utilizarán las técnicas más adecuadas para mostrar el cumplimiento de las políticas, metas físicas, y producción de bienes y servicios dentro de los programas y proyectos a ejecutarse por los organismos comprendidos en la presente Ley, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de sus gastos y la vinculación de los mismos con sus fuentes de financiamiento.

19

X

Metodología Presupuestaria Las instituciones públicas y privadas regidas por la presente Ley, se regirán por las metodologías, normativas y procedimientos presupuestarios clasificadores de ingresos y egresos,

22

X

Soportes electrónicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Dirección General de Presupuesto. Órganos Ejecutores Las máximas autoridades administrativas de los organismos y entidades comprendidas en la presente Ley, por intermedio de sus Direcciones Generales Administrativas Financieras u órganos que hagan sus veces, ejercerán las funciones presupuestarias de sus respectivas dependencias. En tal carácter, deberán velar por el estricto cumplimiento de la presente Ley y demás regulaciones administrativas existentes en lo referente a la formulación, ejecución, control y evaluación de sus respectivos presupuestos.

26

X

37

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI Autorización, Límite y Ejecución de Créditos Presupuestarios

45

Observación

NO X

Los créditos presupuestarios aprobados a las instituciones u organismos constituirán límites máximos para gastar. Su autorización, no constituirá una obligación cuando no exista disponibilidad de ingresos en el erario. Todo compromiso de egresos, antes de realizarse por los organismos y entidades reguladas en el presente Capítulo, debe estar respaldado con sus créditos presupuestarios correspondientes y cuotas de compromiso. Traslados de Partidas Presupuestarias Intrainstitucionales Los fondos destinados a gastos corrientes podrán reasignarse entre partidas del mismo concepto. Queda exceptuada de la presente disposición, la partida de sueldos y salarios y otras compensaciones, la que podrá modificarse únicamente por vía de reforma al Presupuesto General de la República. Cierre de Cuentas Las cuentas del Presupuesto de Ingresos y Egresos se cerrarán al 31 de diciembre de cada año.

55

Literal c)

X

58

X

60

X

78

X

Con posterioridad al 31 de diciembre de cada año, no podrán asumirse compromisos ni devengarse egresos con cargo al ejercicio que se cierra en esa fecha. Deuda Flotante Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada año se cancelaran durante el siguiente ejercicio presupuestario, con cargo a las disponibilidades existentes a la fecha de pago. Asimismo, las cuentas por pagar a las que se hace mención en el párrafo anterior, no podrán superar el cinco por ciento de los ingresos corrientes de enero a noviembre del ejercicio presupuestario en curso. Informes de Ejecución Las entidades reguladas por la presente Sección, deberán remitir al Ministerio de Hacienda y Crédito Público informes trimestrales de la ejecución financiera y física de sus respectivos

38

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

presupuestos ejecutados en la oportunidad señalada por dicho Ministerio. La remisión de los informes deberá realizarse por la autoridad competente a más tardar treinta días de finalizado el trimestre, con copia a la Comisión de Asuntos Económicos, Finanzas y Presupuesto de la Asamblea Nacional, a través de la Dirección General de Análisis y Seguimiento al Gastos Públicos. Informes de Cierre A los efectos de consolidar la ejecución presupuestaria, las entidades, por medio de sus autoridades competentes, deberán remitir al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el Informe Final de cierre de sus presupuestos ejecutados a más tardar cuarenta y cinco días después de finalizado el ejercicio presupuestario, con copia a la Comisión de Asuntos Económicos, Finanzas y Presupuesto de la Asamblea Nacional. Obligación de Obtener Autorización Previa e Informar sobre la Creación de Cuentas Bancarias Los órganos y entidades del Sector Público que reciban fondos con cargo al Presupuesto General de la República, deberán obtener la autorización previa de la Tesorería General de la República sobre cualquier cuenta bancaria que pretendan abrir en el Sistema financiero del país. Asimismo, una vez abierta la cuenta deberán suministrar a la Tesorería General de la República los datos relativos a la misma para su respectivo registro. Estados Contables Financieros Constituye el sistema de información financiera de los organismos y entidades del Sector Público a través del cual se refleja la gestión realizada y los efectos que ellas producen en el patrimonio público, con el objetivo de facilitar el análisis así como la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y egresos para determinar la situación financiera de la Hacienda Pública, durante y al término de cada ejercicio fiscal. Custodia de Comprobantes de Registro La administración y custodia de los comprobantes de registro del Sistema de Administración

79

X

106

121

125

X

Literal d)

X

X

39

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Financiera así como la documentación soporte que se derive de éstos, será responsabilidad del Órgano de Registro que origina la operación. Estos comprobantes deberán estar disponibles en cualquier momento para fines de auditoria interna o de la Contraloría General de la República. Deberes Los organismos y entidades a que hace referencia el presente titulo, en la ejecución del Subsistema de Contabilidad Gubernamental, deberán observar las siguientes disposiciones:

129

a) Operar dentro del Subsistema, único y obligatorio, de Contabilidad Gubernamental.

X

b) Observar las políticas, principios, normas y manuales de procedimientos establecidos por la Dirección General de Contabilidad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

X

c) Establecer un sistema de control interno adecuado de las operaciones que originen; el cual, deberá integrar los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión.

X

d) Registrar y documentar las operaciones que respalden la información financiera de manera suficiente y competente. X

e) Elaborar y presentar estados e informes financieros para uso interno de las autoridades superiores de la entidad y de los funcionarios responsables de la gestión en las unidades administrativas de la entidad.

X

f) Elaborar y dar seguimiento periódico y oportuno a las conciliaciones bancarias y de bienes.

X

Requisitos para el Registro de Transacciones Las transacciones en el Subsistema de Contabilidad Gubernamental serán registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos: a. Crédito fiscal suficiente.

131

X

40

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI b. Autorización del funcionario competente para realizar la transacción.

X

c. Documentación de soporte, legal y válida.

X

Observación

NO

c) LEY ANUAL DE PRESUPUESTO GENERAL DE LA REPUBLICA 2007, LEY No. 615 Todos los organismos e instituciones que se financien, total o parcialmente, con fondos del Presupuesto tanto de origen interno, como de donaciones y desembolsos de préstamo externos, están obligados a presentar a la Dirección General de Presupuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a más tardar dentro de los primeros quince días de cada trimestre de que se trate, los resultados e informes de la ejecución financiera y física del presupuesto del período anterior. Todos los organismos sujetos a las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, deben presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, su programación financiera trimestral de compromiso y la programación detallada por mes del gasto devengado, así como la programación física de sus proyectos de inversión. Esta presentación se efectuará anticipadamente en las fechas y condiciones que se establezca el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por medio de la Dirección General de Presupuesto. Las instituciones públicas o privadas que reciban aporte del Gobierno Central quedan obligadas a informar mensualmente del uso de los recursos recibidos según establezca el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de la Dirección General de Presupuesto. Esta información también deberá remitirse a la Contraloría General de la República. El cumplimiento de esta disposición implicará la suspensión temporal de la transferencia.

10

Párrafo 1

X

11

X

13

X

41

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

Observación

SI NO d) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO PARA EL AÑO 2007. Del Financiamiento Las entidades y organismos que se financien total o parcialmente con cargo al Presupuesto General de la República y que legalmente recauden o perciben ingresos en concepto de rentas con destino específico, producto de la venta de bienes y servicios públicos o por leyes especificas que les faculte, deberán depositar dichos ingresos, en las cuentas bancarias establecidas por la Tesorería General de la República, las cuales únicamente permiten la recaudación no admitiendo la ejecución de pagos a través de ellas, salvo los costos bancarios que estas generen. Los gastos devengados y no pagados que están registrados en el Sistema Integrado de Gestión Financiera Administrativa y Auditoría -SIGFA- al 31 de Diciembre 2007, constituye la deuda exigible que se cancelará durante el siguiente ejercicio presupuestario, por la Tesorería General de la República del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con cargo a las disponibilidades existentes a la fecha de pago. Las donaciones internas y externas o préstamos externos que a través del Presupuesto General de la República financien programas o proyectos de entidades y organismos del Sector Público, deben ingresar a la Caja Única Del Tesoro y, estarán a disposición de los mismos conforme los procedimientos establecidos, una vez que la Dirección General de Crédito Público haya realizado el registro en el SIER de los ingresos de desembolsos en efectivo derivados de préstamos externos. Las instituciones son las responsables de gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el trámite de las modificaciones presupuestarias. Aquellos cooperantes o donantes que administran sus fondos de donaciones fuera del Sistema de Cuentas de Tesorería y que figuran en el Presupuesto General de la República deberán extender carta de certificación de los ingresos y gasto para que el organismo y entidad conforme los procedimientos y normas establecidas procedan a su regularización en el

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4

5

N/P

Párrafo 1

X

X

42

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

SIGFA. Créditos Presupuestarios Las asignaciones de la Ley Anual del Presupuesto General de la República 2007 constituye el límite máximo a gastar en las categorías de organismo, fuente de financiamiento y grupo de gastos 01, Servicios Personales. Créditos presupuestarios

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X

9 X

Los Créditos presupuestarios, quedan sujetos a las programaciones de compromiso trimestral y de devengado mensual que autorice la Dirección General de Presupuesto, de acuerdo a la prioridad, naturaleza y partida del gasto presentada por la institución, así como a las disponibilidades de las cuentas del tesoro y su autorización no constituirá una obligación cuando no exista disponibilidad de ingresos en el erario. Los gastos de los organismos que se financien con Rentas con Destino Específico, solo podrán ser ejecutados si existieran los fondos confirmados previamente en las cuentas escritúrales manejadas por la Tesorería General de la República. Responsabilidad del Registro de la Ejecución Es responsabilidad directa de cada Organismo y Entidad Descentralizada por funciones y Entidad Descentralizada Territorial, a través de las Direcciones Administrativas Financieras, la aprobación de los comprobantes únicos contables (CUC), así como de su conservación y resguardo en archivo secuencial, con todos los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas conforme a los procedimientos establecidos y a las disposiciones del Decreto No. 625, “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y sus Reformas” y a las Normas Técnicas de Control Interno emitidas en el año 2004. El registro de la etapa del gasto devengado y correspondiente solicitud de pago deberá efectuarse con estricto apego al cumplimiento de las acciones administrativas que lo proceden, es decir con la recepción conforme de los bienes y servicios y el nacimiento de la obligación de

10

X

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X

13

X

43

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

pago. Los responsables de las Divisiones Administrativas Financieras deberán abstenerse de aprobar estos registros sino ha cumplido con estos requisitos. Modificaciones al Presupuesto 15 Corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de la Dirección General de Presupuesto, autorizar las siguientes modificaciones: Traslados de créditos presupuestarios entre renglones de diferentes grupos de gastos, de un mismo programa o subprograma, con excepción del grupo de gastos 01, servicios personales. Asimismo traslado de créditos presupuestarios entre renglones de diferentes grupos de gastos para los proyectos de inversión.

Inciso 15.4

Los Organismos, Entidades Descentralizadas por Funciones y Entidades Descentralizadas Territoriales, deberán presentar a la Dirección General de Presupuesto sus solicitudes de Modificación, con las justificaciones del caso y adjuntando los CUC generados por el SIGFA, firmados y sellados por las autoridades competentes. Toda solicitud de modificación que signifique aumento al total de créditos presupuestarios aprobados en el presupuesto vigente, debe ser presentada para su trámite con su documentación soporte incluyendo la programación de metas físicas, durante los primeros veinte días de cada mes. Después de esa fecha no se recepcionarán estas solicitudes (Modificación tipo T31) en la Dirección General de Presupuesto. Los Organismos, Entidades Descentralizadas por Funciones y Entidades Descentralizadas Territoriales no podrán realizar traslados o transferencias de créditos presupuestarios destinados a proyectos de inversión para financiar gastos corrientes. Los créditos presupuestarios destinados a proyectos de inversión aprobados en el Presupuesto General de la República, solamente podrán destinarse a otros proyectos de inversión previo aval técnico del Comité Técnico

17

X

Párrafo 2

X

Párrafo 4

X

N/P

44

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

de Inversiones y previamente aprobados por la Asamblea Nacional, de conformidad al Arto. 55 de la Ley No. 550. Programación de la Ejecución 18

Párrafo 1

N/P

Para dar cumplimiento a lo establecido en el Arto. 47 de la Ley No. 550, las Direcciones Generales de Ingresos y Servicios Aduaneros, así como los Organismos, Entidades Descentralizadas por Funciones y Entidades Descentralizadas Territoriales que recauden recursos Públicos de rentas del Tesoro, o rentas con destino específico, deberán proporcionar trimestralmente a la Dirección General de Tesorería una proyección de su recaudación de 2007, que deberán ser expresado en series mensuales. Para todos los efectos debe ser presentada una semana antes del inicio de cada trimestre. Todos los Organismos, sujetos a las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, deben presentar a la Dirección General de Presupuesto su solicitud de Programación y remitirla dos semanas antes del inicio de trimestre, la cual contendrá como mínimo lo siguiente: a) Programación trimestral de compromiso y mensual de devengado a nivel de programa, subprograma, proyecto, grupo de gasto y fuente de financiamiento, misma que deberá ser ingresada en el SIGFA, utilizando los procedimientos que para tal efecto defina el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

19

X

b) Programación de metas a ejecutar en los programas y volúmenes de trabajo por actividades específicas, mismas que deberá ser ingresada en el SIGFA, utilizando los procedimientos que para tal efecto defina el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ejecución Presupuestaria Los Directores Administrativos y Financieros de los Organismos y Entidades Descentralizadas por funciones y Entidades Descentralizadas Territoriales deberán acreditar a los funcionarios,

23

Párrafo 1

X

45

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

encargados de ordenar el trámite de los documentos de modificación, programación y ejecución presupuestaria, lo mismo que a los encargados del retiro de cheques y funcionarios responsables de la administración y control de los fondos rotativos. Párrafo 3

Esta designación deberá ser notificada a la Tesorería General de la República con copia a la Dirección General de Presupuesto y Dirección General de Contabilidad Gubernamental. La acreditación debe contener, además del nombre, el número de cédula de identidad, cargo y firma, numero de cédula de identidad y su fotocopia. Cualquier cambio debe ser informado con el mismo procedimiento. Será responsabilidad del Director General Administrativo Financiero de cada entidad, la designación de los roles y privilegios de usuarios en el SIGFA para su entidad, de acuerdo a las funciones asignadas a cada puesto de trabajo e inherentes a los cargos que desempeñan y ser informadas a los entes rectores de presupuesto, contabilidad y tesorería, según sea el caso, para que con su aval, la Dirección General de Tecnología proceda a su incorporación en el SIGFA.

24

Será responsabilidad de las Divisiones Administrativas Financieras de cada institución, garantizar el registro y aprobación de las etapas de compromiso y devengado del gasto, según lo establecido en el Arto. 21 de la Ley No. 550. Servicios Personales

Los Organismos no podrán modificar la estructura de puestos ni el detalle de puestos fijos para generar mayor ocupación con fuentes de financiamiento distintas al Presupuesto Nacional, ni cambios salariales, sin la previa autorización del MHCP. Las Modificaciones de denominaciones de puestos originadas por cambios organizativos tendrán que ser presentadas a la Dirección General de Función Pública, acompañadas de su contenido funcional para el análisis técnico y dictamen que permita

Párrafo 1

Párrafo 2

X

X

X

37

X

39

X

46

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

actualizar el Clasificador de Puestos de la Administración Pública en los primeros 10 días hábiles del mes. Para la reubicación del personal involucrado en el proceso de cambios organizativos se tomará en consideración el mérito. La incorporación de servidores públicos al Sistema de Nomina Fiscal y actualización de datos personales, deberán ser solicitada al Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Función Pública a más tardar el 20 de cada mes o día hábil inmediato anterior, a fin de que el nombramiento y actualización de datos personales será efectivo a partir del 1ro. del mes siguiente. El Organismo o Entidad Descentralizada por Funciones solicitante, deberá adjuntar los documentos requeridos por la Dirección de Nómina Fiscal y los que se consideren necesarios para su integración con otros sistemas. Solamente se reconocerá antigüedad a aquellos funcionarios y empleados que hayan mantenido continuidad laboral dentro de los poderes del estado, ministerios y órganos descentralizados dependiente de estos, y entes gubernamentales creados por la constitución, de manera interrumpida, ya sea dentro de un mismo organismo o varios organismos, para lo cual es necesario adjuntar la documentación probatoria y la fuente de financiamiento para hacer efectivo el pago del mismo, sin incrementar el monto de los créditos presupuestarios aprobados para este concepto. Los Organismos y Entidades Descentralizadas por funciones que utilicen el sistema de transferencias bancarias para el pago de su nómina fiscal, deberán autorizar al banco comercial el bloqueo del crédito a la cuenta del beneficiario, por salario no devengado, debiendo procesar el Comprobante Único Contable (CUC) en concepto de devolución, dentro de los siguientes tres días hábiles posteriores al crédito a la Cuenta Única del Tesoro, con el respaldo de la nota de crédito proporcionada por la Tesorería General de la República.

40

X

44

X

45

X

47

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Servicios Básicos Los organismos que se financien totalmente con el Presupuesto General de la República, comprometerán al inicio del año los montos asignados a estos renglones de gastos y deberán tramitar en forma oportuna los pagos de las cuentas de servicios de electricidad, agua, y teléfono, con cargo a sus partidas presupuestarias comprometidas, siendo las autoridades de cada institución o dependencia las responsables del cumplimiento de tales obligaciones. Viáticos al Exterior Los montos destinados a viáticos al exterior se regirán de conformidad a la siguiente tabla de límite máximo para asignación de gastos de viajes al exterior. Categoría A corresponde a Ministros, Vice Ministros, Secretarios Generales y Embajadores del Cuerpo Diplomático. Categoría B corresponde a Directores Generales, Intermedios y Técnicos.

53

X

57

X

e) LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, LEY No. 323 Principio de Publicidad y Transparencia Cada componente del Sector Público dará a conocer sus programas de adquisiciones al inicio de cada período presupuestario, mediante publicación en La Gaceta, Diario Oficial o dos diarios de circulación nacional. Programación de Contrataciones Dentro del primer mes de cada periodo presupuestario, cada ente y órgano sujeto a la presente Ley publicará el programa de contrataciones proyectadas con un detalle de los bienes, obras y servicios que se contratarán por licitación. En cada uno de los órganos y sujetos públicos sometidos a los alcances de esta Ley, existirá una unidad encargada de planificar, asesorar y dar seguimiento a los asesorar y apoyar al Comité de Licitaciones, con la organización que, en cada caso, se determinarán por medio de reglamento.

6

8

15

X

Párrafo 1

X

X

48

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Comité de Licitación

Arto

16

Referencia

Cumplimiento

SI X

Observación

NO

La máxima autoridad, designará un Comité de Licitación, que intervendrá en todas las etapas del procedimiento, desde la elaboración y aprobación del pliego de bases y condiciones hasta la recomendación de adjudicación. El Comité de Licitación se constituirá mediante una resolución de la máxima autoridad del organismo y deberán ser personas de reconocida calidad técnica y experiencia, estando integrada por cinco miembro: a. El Coordinador de la Unidad de Adquisiciones b. El Jefe de la Entidad que solicita la adquisición o requiere de los bienes o servicios. c. El Coordinador de los asuntos administrativos d. El Asesor Legal e. Un funcionario de la institución experto en la materia de que trata la adquisición. Procedimientos de Contratación 25 Las contrataciones del Estado se celebrarán mediante uno de los siguientes procedimientos: Ajustar en un once punto cincuenta y nueve (11.59%)(Con base al Acuerdo Ministerial No. 41-2004,para cada una de las modalidades ordinarias de contratación, se toman en cuenta los siguientes): a) Licitación Pública: Para contrataciones con montos superiores a tres millones setecientos dieciséis mil doscientos catorce córdobas con un centavo (C$3, 716,214.01). Esta modalidad requerirá el llamado a licitación por los medios previstos en la presente Ley y su reglamentación. b) Licitación por Registro: Para contrataciones con montos superiores a un millón cuarenta mil trescientos diecisiete córdobas con un centavo (C$1,040,317.01) hasta tres millones setecientos dieciséis mil doscientos catorce córdobas (C$3,716,214.00). Esta modalidad requerirá la invitación a participar por los medios previstos en la presente Ley y su

X

X

49

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Reglamentación. c) Licitación Restringida: Para contrataciones con montos superiores a ciento cuarenta y ocho mil seiscientos cuarenta y nueve córdobas con un centavo (C$148,649.01) hasta un millón cuarenta mil trescientos diecisiete córdobas (C$1,040,317.00). Esta modalidad requerirá solicitar cotizaciones de precios y otras condiciones de suministro del bien, obra o servicio ofertado mediante invitación a concursar, por medio escrito o por correspondencia electrónica, de lo cual se deberá dejar constancia documentada, según los términos de esta Ley y su reglamentación.

X

d) Compra por Cotización: Para contrataciones con montos que no superen los ciento cuarenta y ocho mil seiscientos cuarenta y nueve córdobas (C$148,649.00) Las contrataciones realizadas por esta modalidad serán autorizadas por la máxima autoridad de la institución contratante conforme a la reglamentación respectiva.

X

f) REGLAMENTO DE LA LEY DEL SERVICIO CIVIL Y DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA, LEY NO. 476. Creación del Expediente. Una vez que el servidor público ha sido contratado o nombrado mediante acto administrativo realizado por la autoridad competente, la Instancia de Recursos Humanos será responsable de abrir, alimentar y mantener actualizado el expediente, Incorporando la documentación soporte de su vida laboral, antecedentes, información de su ingreso, desarrollo y retiro, así como del resguardo y custodia. Objetivo y Contenido del Expediente

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57

X

X

El Expediente de los servidores públicos tiene como objetivo recopilar información personal, académica y laboral que evidencie su formación, experiencia y desarrollo profesional, a fin de facilitar la gestión y desarrollo de los recursos humanos al servicio de la Administración del Estado, para lo cual debe contener:

50

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Datos personales. Datos laborales (incluye experiencia en el sector privado y público). Datos académicos. Toda la información señalada anteriormente, debe ser verificada por las Instancias de Recursos Humanos. g) LEY DEL SERVICIO CIVIL Y DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA, LEY NO. 476. Garantías de Principio de Selección 79 X En los procesos de selección que se establezcan se deben garantizar los principios de igualdad, mérito, capacidad y equidad para optar a una plaza de un puesto en la Administración del Estado. Participación de Funcionarios y Empleados Internos y Candidatos Externos en la Provisión de Puestos La provisión de plazas de puestos comunes y propios, de naturaleza permanentemente se llevará a cabo en un solo proceso en el cual participarán tanto funcionarios y empleados internos de la institución donde exista la vacante, como candidatos externos a las instituciones. Convocatoria

80

X

82 X La convocatoria para la provisión de plazas vacantes, deberá tener publicidad tanto a lo interno de las instituciones en la Administración del Estado como en el ámbito externo; utilizando los medios de comunicación que permitan maximizar su difusión. h) NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO. Sistema de Registro e Información X El sistema de registro e información consiste en los métodos y registros establecidos, que aseguran la continuidad de la Entidad u Organismo, ya que identifican, reúnen, analizan, clasifican, registran e informan las transacciones de una Entidad u Organismo para la toma de decisiones de la dirección, así como para mantener la contabilización de activos, pasivos, ingresos y gastos que le son relativos para posibilitar las evaluaciones posteriores.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Un sistema financiero contable efectivo toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros que: a) Identifican, codifican y registran todas las operaciones; b) Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalles para permitir su adecuada clasificación, en la información financiera; c) Cuantifican el valor de las operaciones, expresada en unidad monetaria; d) Registra las operaciones y transacciones en el periodo contable en que éstas ocurren;

e) Presenta debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros. Supervisión de los Controles X Los funcionarios deben supervisar permanentemente sus operaciones para evitar se comentan irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de economía, eficiencia y eficacia; además, asegurar que los controles internos contribuyan al logro de los resultados previstos; así mismo adoptar las medidas correctivas necesarias ante cualquier evidencia de alguna irregularidad. La supervisión también comprende el alcance de las funciones de la auditoria interna y externa. Segregación de Funciones X Deben segregar las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles de la organización, de tal forma que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad en forma completa una operación financiera o administrativa. Se fijarán límites de las funciones de los funcionarios y empleados en todos los niveles, de tal forma que exista una separación entre la autorización, ejecución, registro y control de cada tipo de operación y la custodia de los recursos de

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

la Entidad u Organismo, a fin de lograr una verificación oportuna, evitar errores y actos deficientes, irregulares o fraudulentos. Esta segregación será definida de forma clara en la estructura y reglamentos orgánicos funcionales en las descripciones de cargos y en los manuales de procedimientos de cada Entidad u Organismo. Ninguna persona desempeñará más de un cargo dentro de la misma Entidad u Organismo, excepto los cargos docentes y aquellos que por su competencia no sean incompatibles con su atribución principal que conlleve a conflictos de intereses. Sistemas de Registros Contables X Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que ejecute una Entidad u Organismo y que produzca variaciones en su activo, pasivo, y patrimonio y, en general, cualesquiera de las cuentas de dicho sistema contable; además; deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, catálogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para informes financieros. El sistema de registros contables deberá producir Estados Financieros que presenten la Situación Financiera, Resultados de operación y Flujos de Efectivo de la Entidad u Organismo. La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable del establecimiento de una unidad contable. Documentación de Respaldo X La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas deben tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y estar disponible para su verificación y control. La documentación debe ser en original y a nombre de la entidad u Organismo.

Párrafo 1

Los Documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultado de la operación y contiene los datos suficientes para su análisis.

Párrafo 3

X

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI Control Interno Financiero

Observación

NO X

El control Interno Financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y registros relativos a la custodia de los recursos financieros y materiales y a la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros que originen la fuente de información para producir reportes financieros. Es responsabilidad de cada Entidad u Organismo, principalmente de su máxima autoridad, incluir dentro del trámite normal de las transacciones financieras, los procedimientos que permitan lograr un eficiente control financiero, especialmente por medio de los procedimientos de control previo al compromiso y al desembolso. Control Previo al Compromiso

X

Las personas designadas para decidir la realización de un gasto y aquellas que conceden la autorización respectiva, verificarán previamente que: a. La transacción corresponda al giro o actividad de la Entidad u Organismo y conforme el presupuesto, planes y programas; b. El procedimiento propuesto para su ejecución sea el apropiado. c. La Entidad u Organismo esté facultado para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma. d. En el presupuesto existan disponibilidades dentro de la partida correspondiente. Selección de Personal

Para seleccionar el personal se exigirá capacidad técnica, profesional, honestidad y que no tenga impedimento legal para desempeñar el cargo; y una vez en el trabajo se le debe dar el entrenamiento necesario.

X

El personal estará sujeto a evaluación con respecto a su idoneidad, capacidad y ética profesional, así como actualización técnica. 54

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Para ocupar cargos en alguna Entidad u Organismo será condición obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior dentro de los 3 años precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo. Registros y Expedientes Deben existir registros y expedientes que contengan el historial de cada uno de los empleados y funcionarios de la Entidad u Organismo sin excepción alguna, en los cuales deben figurar entre otros la siguiente documentación: Otra documentación relativa al cargo y a su comportamiento laboral. Manual de Clasificación de Cargos

Literal i)

X

X

Se elaborará un manual de personal que contendrá un detalle de las funciones, tareas, responsabilidades y características de cada una de las clases de cargo que integran la estructura orgánica de la Entidad u Organismo. Este manual será revisado periódicamente a fin de mantenerlo actualizado. Control durante la Ejecución del Presupuesto

X

Las Personas encargados del manejo de la ejecución presupuestaria deberán efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, en relación a los ingresos recibidos y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos últimos excedan de las asignaciones presupuestarias. Manejo de los Fondos de Caja Chica

X

Los pagos de fondo de caja chica deberán estar respaldados con la documentación pertinente y debidamente autorizadas. El responsable del fondo fijo exigirá que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, en vista de que los reembolsos se efectuarán luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte de los empleados

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

responsables del control previo sobre gastos. No deberán utilizarse los fondos de caja chica para efectuarse adelantos de préstamos a los funcionarios y empleados. Responsable de Fondo Fijo

X

El responsable del fondo fijo deberá ser un empleado independiente del cajero general y de otros empleados que efectúen o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria a fin de evitar confusiones en la utilización del fondo. Los deberes y obligaciones del responsable del fondo deberán estar claramente definidas por escrito, a demás de sus funciones normales.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

Manejo de Cuentas Bancarias X La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo Estatal acreditará por escrito antes las instituciones bancarias con la que manejan fondos, a los funcionarios: firmas “A” y firmas “B” y los que sean necesarios autorizarlos para firmar cheques. Las personas autorizadas para firmar cheques no deberán ejercer las siguientes funciones: a)- Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de caja. b)- Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad. c)- Elaborar cheques o comprobantes de pago. d)- Preparar conciliaciones bancarias, recepción o distribución de inventarios, materiales y suministros. La emisión de cheques, deberá contar con el respaldo de dos Firmas mancomunadas previamente autorizadas. Cuando ocurra un cambio o retiro de una o varias firmas autorizadas para emitir cheques deberá notificarse al banco inmediatamente. Diariamente deberán guardarse las chequeras en archivo o caja de seguridad para evitar su uso indebido. Todas las personas responsables del manejo de efectivo, así como las que firman cheques, deberán estar debidamente afianzadas. Para ello la Entidad u Organismo deberá adquirir una póliza de fidelidad. Desembolsos con Cheques Todos los desembolsos deberán hacerse por medio de cheques debidamente pre numerados y emitidos en forma secuencial y a nombre del beneficiario, salvo los que estén autorizados para efectuarse en efectivo por medio del fondo de caja chica.

Párrafo 1

X

La legalidad y veracidad de las erogaciones deben quedarse establecidas en cada documento que soporte un desembolso con cheque, a fin de

Párrafo 2

X

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

facilitar su identificación y revisión posterior. i)

NORMAS DE CIERRE PRESUPUESTARIO Y CONTABLE DEL EJERCICIO 2007

Se establece el 31 de diciembre 2007 como fecha máxima para el registro de regularizaciones y rendiciones finales de fondos rotativos de todas las fuentes de financiamientos. Se establece el día 15 de Enero 2007 como fecha máxima para el reintegro de los fondos rotativos de todas las fuentes de financiamiento no utilizados del ejercicio 2007. El reintegro se efectuará en la cuenta No. 71001” Cuenta Única del Tesoro” y deberá ser por el equivalente del saldo del Libro Banco. Las Entidades y Organismos que componen el Sector Público actualizarán el inventario de activos fijos físico – financiero con fecha de corte el 31 de Diciembre del 2007 que incluya altas, bajas y traslados luego deberán remitir dicha información a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental a más tardar el 15 de Enero del 2008.

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La recepción y registro de bienes en mal estado por parte de la Dirección de Bienes del Estado se efectuará hasta el 21 de Diciembre del 2007. j) MANUAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Normas Básicas de Contabilidad X Inciso h) Documentación de Respaldo Los documentos de respaldo constituyen la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorización de las transacciones registradas en el Libro Diario. Los asientos contables, sin excepción alguna, se realizarán en base a los documentos de soporte que los respalden. Los documentos de respaldo, sean internos o externos, se archivarán en orden cronológico y/o numérico en el lugar donde se haya introducido la información al sistema, y se resguardarán por el tiempo que determine la Contraloría General de la República (Arto. 105 de su Ley Orgánica).

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Atributos

Arto

Referencia

Cumplimiento

SI

Observación

NO

k) GUIA DE USUARIO SIUE Regularización debe ser impreso, firmado por firmas autorizadas y archivado. l)

Pág. 103

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DECRETO NO. 44-98 REGLAMENTO AL ARTO. 21, LITERAL H) DE LA LEY 290.

Obligatoriedad Todo ente cuya organización y competencia estén definidos en la Ley, tiene la obligación de establecer, administrar, operar y mantener a nivel institucional un SIGFA, ajustado a las competencias legales y administrativas, y a las características orgánicas y operativas que le sean inherentes.

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