PROCEDIMIENTO DE CUENTAS

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1. OBJETIVO Establecer la metodología para la recepción, revisión y contabilización de las cuentas. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica para todas las cuentas para pago de la organización, desde el momento en que se solicita el certificado de disponibilidad hasta la contabilización y la cuenta y su remisión a tesorería para pago. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS CDP (certificado de disponibilidad presupuestal): Documento mediante el cual la organización le asegura a un tercero que existen recursos suficientes para crear compromisos a su cargo. RPE (registro presupuestal): Documento por medio del cual se indica claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar en una organización. DATH: Dirección Administrativa y de Talento Humano. DTAA: Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado. Cuenta: Conjunto de documentos necesarios para el pago de una obligación. Pago por avance: Son los que por su urgencia, o por pago contra entrega se hacen sin todos los requisitos (factura, entrada de almacén) pero la gerencia o dirección que solicita este pago tiene la responsabilidad de legalizar dicha cuenta. Pago por anticipo: Son pagos extraordinarios que autoriza la gerencia a un trabajador de la organización, para gestionar la realización de una actividad que por las características del momento no se puede determinar los proveedores a contratar, pero la gerencia o dirección que solicita este pago tiene la responsabilidad de legalizar dicha cuenta.

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Solicitud de pago: Documento que legaliza el pago por parte del ordenador del gasto. 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Clasificación de los pagos En la siguiente tabla se presentan como se clasifican los pagos dentro de la organización dependiendo la manera como ellos se realizan: Tipo de Pago -

Directo

Compras de bienes (entradas al almacén) Compras de servicios Proceso contractual anticipos, pagos sucesivos o pagos parciales

Suministros de elementos e insumos (Asistente de Logística) -

De acuerdo a lo definido en el PR-09

-

Contratos de obra y servicios (Aux. dirección y/o área correspondiente), suministros (Asistente de Logística)

-

Bienes y servicios adquiridos por medio de contratos (Aux. dirección y/o área correspondiente) Recaudadores y operador comercial (Aux. comercial) Aportes parafiscales Nómina Descuentos de nomina E.P.S., Pensión y A.R.P. Deuda (Infivalle) (Leasing – Aux. Planeación) Gastos bancarios Diversos gastos aprobados por gerencia (Aux. de gerencia). Gastos en reuniones (Dirección correspondiente) Gastos en actividades (Dirección correspondiente) Afiliaciones y renovaciones (Aux Planeación) Combustible (Aux Planeación) Auditorias (Aux Planeación) Capacitaciones (DATH). Tiquetes y viáticos ((Aux Dirección correspondiente) Servicio de comedor (Aux. gerencia, Aux. gestión ambiental y dirección talento humano). Publicidad (comunicaciones). Seguros (Aux. de Planeación).

Contratos pagos finales

Interno

Reintegros, anticipo

Generales

avances

o

Concepto Servicios públicos (energía: Aux. DTAA y otros: Aux. de planeación) Usufructo (Aux. Gerencia) Deuda (Leasing) (Aux Planeación) Cuota sostenimiento cuenca (Aux Planeación) Impuestos y tasas (Aux Planeación)

-

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Tipo de Pago -

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Concepto Caja menor (Aux. gerencia) Peajes (Aux. gerencia) Honorarios (Dirección correspondiente) Pago de liquidaciones a los empleados (DATH). Auxilios educativos que no se paguen por la nómina (DATH) Viáticos que no se paguen por la nómina (DATH).

5.2 Condiciones Generales para la realización de los pagos 1. Los pagos únicamente son aprobados por el Gerente. Para que la gerencia apruebe un pago este debe tener el visto bueno de alguno de los Directores. 2. Para la contabilización de una cuenta, toda solicitud debe estar acompañada de los documentos soportes así: Pago directo: - Solicitud de pago. - Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - CDP y RPE. - Distribución de costos. Compras de almacén: - Solicitud de pagos. - Factura o cuenta de cobro. - CDP y RPE. - Orden de compra y entrada almacén. Contratos pago de anticipos: - Solicitud de pago. - Cuenta de cobro - Copia del contrato. - CDP y RPE - Aprobación de garantías. Contratos pago sucesivos, pagos parciales o finales (contratos de suministro, publicidad, servicios, usufructo): - Solicitud de pago. - Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - CDP y RPE. - Entrada a almacén. Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

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-

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FT-GGA-047 Cumplimiento requisitos para pago (lo emite el Jefe jurídico en donde consta los documentos que reposan en el área jurídica relacionados con la cuenta).

Nota 1: El contrato y los documentos soportes de la orden de servicio, certificación del operador comercial sobre el número de cupones recaudados y certificación del Jefe Comercial de que los valores a pagar son los pactados (este en el caso de los recaudadores), certificación del Jefe de Comunicaciones de la prestación parcial del servicio (para los contratos u órdenes de trabajo de publicidad), no hacen parte de los documentos de soporte de la cuenta, pero se pueden consultar sólo para lectura en el proceso jurídico.

Contratos pagos actas parciales y pagos finales (contratos de obra): - Solicitud de pago. - Copia del contrato. - Factura o cuenta de cobro. - Copia del CDP, RPE. - Actas parciales Para pagos finales además de los anteriores documentos, copia de la adición y/o otrosí al contrato (en caso de haberla) con su respectivo CDP y RPE de la adición, aprobación de modificación de pólizas, acta de recibo, acta de liquidación y balance de obra. Pagos internos: - Soportes de la nómina, parafiscales y descuentos de nómina. - Notas débito y extractos donde se evidencien gastos bancarios o pago de obligaciones relacionadas con la deuda (para deuda o gastos bancarios). - CDP y RPE (no si son descuentos de nómina). Reintegros - Solicitud de pago. - Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - CDP y RPE (no si es un reintegro de nómina). - Certificación de recibido del servicio y/o producto adquirido. Avances: - Solicitud de pagos. - Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - CDP y RPE. - En caso de que sea una compra por almacén los mismos documentos de este pago. - Certificación de recibido del servicio y/o producto adquirido.

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- Formato de avance (solo para los avances). Pagos generales: - Solicitud de pago. - Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. - CDP y RPE. - Acta de recibo (si hay contrato u órdenes de servicio.). - Aprobación de pólizas (si hay contrato y si así se manifiesta en el). - Certificación de que el servicio se recibió a satisfacción (para gastos de reuniones, actividades y servicio de comedor). - Paz y salvo del almacén y activos fijos y soporte de la liquidación (este punto es solo para los trabajadores desvinculados de la empresa). - Certificado de notas y comprobante de pago del semestre (solo para las cuentas de auxilio y/o estimulo de estudio y el comprobante de pago cuando solicite reintegro). Nota 2: cuando se pague una cuenta de viáticos el empleado es el responsable de hacer llegar a la tesorería y a talento humano el certificado de asistencia si es una capacitación o cumplido si es una diligencia autorizada.

5.3 Procedimiento para la realización de los pagos 5.3.1 Pago directo Pasos para la realización de pagos directos: Descripción

Documento y/o Registro

Recibir la factura, cuenta de cobro o documento equivalente en la ventanilla única. Escanear factura, cuenta de cobro o documento equivalente. Dar visto bueno de la factura.

Secretaria – Recepcionista. Factura, cuenta de cobro o documento equivalente.

Distribuir los costos en los centros de costos respectivos. Esto sucede sólo para los pagos directos. Solicitar al auxiliar administrativo de presupuesto con el documento soporte la expedición de CDP y RPE. Elaborar la Solicitud de pago y enviarla firmada por la DATH a la gerencia para la firma.

Responsable

Director (a) Administrativo (a) y de Talento Humano Auxiliar de Costos

Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. FT-DAF-042 Solicitud de pago.

Auxiliar de presupuesto Auxiliar del área correspondiente

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Enviar a Contabilidad para su contabilización.

Documento y/o Registro Factura, cuenta de cobro o documento equivalente.

Nota: Para el pago de impuestos, se inicia el proceso en contabilidad y la revisoría fiscal.

FT-DAF-042 Solicitud de pago.

Descripción

Responsable

Auxiliar de la Gerencia

CDP, RPE. Auxiliar de contabilidad.

Enviar a tesorería para programar el pago. Enviar a presupuesto para que en el sistema habiliten la orden de pago. La cuenta contiene todos los documentos anteriores.

Cuenta.

Auxiliar de Tesorería.

5.3.2 Pago de Compras de almacén Teniendo en cuenta lo definido en el PR-09 Procedimiento de Compras, los pasos para la realización de pagos de las compras realizadas por el almacén, inician desde la solicitud de pago, como se presenta a continuación: Descripción Recibir documentos de la compra. Si por su monto la compra requirió contrato u orden de prestación de servicios, los documentos se envían directamente a Jurídico para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el pago de lo contrario a contabilidad Elaborar la solicitud de pago y enviarla firmada por la DATH a la gerencia para la firma. Remitir los documentos de la compra a contabilidad para contabilizar la cuenta. Las contabilizaciones deben llevar visto bueno del jefe de contabilidad.

Enviar a Tesorería para programación de pagos.

Documento y/o Registro

Responsable

Factura, entrada a almacén, con todos los documentos de soporte.

Asistente de Logística o Auxiliar Jurídica.

FT-DAF-042 Solicitud de pago Factura o cuenta de cobro. CDP, RPE, entrada almacén, pólizas si se requieren. Factura o cuenta de cobro.

Asistente de Logística

Auxiliar jurídico.

FT-DAF-042 Solicitud de pago. CDP, RPE.

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Auxiliar de Gerencia.

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5.3.3 Proceso contractual, anticipo, pagos sucesivos o parciales Descripción Recibir factura, cuenta de cobro o documento equivalente en la ventanilla única, posterior al proceso de contratación. Escanear factura, cuenta de cobro o documento equivalente. Completar documentación de la cuenta. Se envía a jurídico la factura para que escanee con los documentos de soporte, copia del CDP, RPE, la aprobación de las pólizas, si es un pago parcial se adiciona certificaciones si es un contrato de recaudo o de publicidad y se publica en la carpeta compartida y emite formato de certificación de soportes del contrato.

Documento y/o Registro

Responsable

Cuenta de cobro

Secretaria – Recepcionista.

Cuenta de cobro.

Jefe Jurídico y/o Auxiliar de jurídico.

Nota 1: En el caso de los contratos de obra, estos deben contener toda la documentación en físico, tal y como esta descrito en el punto 5.2. Cuenta de cobro. Contabilizar la cuenta. Las contabilizaciones deben llevar visto bueno del jefe de contabilidad y se envían a la dirección que corresponda para elaboración de la solicitud de pago.

Elaborar solicitud de pago y hacer firmar del director.

FT-GGA-047 Cumplimiento requisitos para pago. Documentos soporte (contratos de obra) FT-DAF-042 Solicitud de pago

Enviar a Gerencia para la aprobación final. Enviar a Tesorería para programación de pagos.

Auxiliar contable.

Auxiliar de la dirección Auxiliar de la dirección. Auxiliar de la Gerencia

5.3.4 Contratos pagos finales Descripción

Documento y/o Registro

Responsable

Recibir la factura, cuenta de cobro o documento equivalente en la ventanilla única. Escanear factura, cuenta de cobro o documento

Factura o cuenta de cobro.

Secretaria – Recepcionista

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Descripción equivalente. Completar documentación de la cuenta. Se envía a jurídico la factura para que escanee con los documentos de soporte, copia del CDP, RPE, la aprobación de las pólizas, si es un pago parcial se adiciona certificaciones si es un contrato de recaudo o de publicidad y se publica en la carpeta compartida y emite formato de certificación de soportes del contrato.

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Documento y/o Registro

Responsable

Factura o cuenta de cobro.

Jefe Jurídico y/o Auxiliar de jurídico.

Nota: En el caso de los contratos de obra, estos deben contener toda la documentación en físico, tal y como esta descrito en el punto 5.2. Factura o cuenta de cobro. Contabilizar la cuenta. Las contabilizaciones deben llevar visto bueno del jefe de contabilidad y se envían a la dirección que corresponda para elaboración de la solicitud de pago

Elaborar solicitud de pago y hacer firmar del director.

Enviar a Gerencia para la aprobación final.

FT-GGA-047 Cumplimiento requisitos para pago. Documentos soporte (contratos de obra) FT-DAF-042 Solicitud de pago Factura o cuenta de cobro. FT-GGA-047 Cumplimiento requisitos para pago.

Auxiliar contable.

Auxiliar de la dirección

Auxiliar de la dirección

FT-DAF-042 Solicitud de pago. CDP, RPE. Auxiliar de la Gerencia

Enviar a Tesorería para programación de pagos.

5.3.5 Pago Interno Descripción Solicitar al auxiliar de presupuesto la expedición

Documento y/o Registro Nomina,

Responsable

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Director(a)

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Descripción del CDP y RPE. El Tesorero es responsable por el CDP y RPE de las notas debito del pago del servicio de la deuda y gastos bancarios. Enviar a presupuesto para que genere CDP, RPE, recoja las firmas, emita orden de pago y envié a tesorería. El tesorero gira la nomina, la directora de talento humano gira los parafiscales y los bancos debitan los gastos bancarios de las cuentas.

Documento y/o Registro parafiscales. Notas débito y extractos. Nomina, parafiscales, notas débito y extractos, CDP y RPE.

Responsable Administrativa y de Talento humano Tesorero Auxiliar de Presupuesto.

Pagos electrónicos.

Director(a) de Talento humano y Jefe de tesorería.

Descripción

Documento y/o Registro

Responsable

Previa autorización del gerente se realiza la compra de un bien o servicio. La compra se debe hacer en un establecimiento inscrito en el directorio de proponentes de la organización.

Factura, cuenta de cobro o documento equivalente.

Trabajador autorizado.

5.3.6 Reintegro y Avances Para Reintegros:

FT-DAF-042 Solicitud de pago Solicitar el CDP y RPE, con los soportes de la compra. Recoger las firmas del Gerente y del Director (a) Administrativo (a) y de Talento Humano de la solicitud de pagos.

Presentar a Contabilidad para la legalización del pago y causación de la cuenta.

Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. CDP y RPE. Cuenta con documentos anteriores.

Trabajador autorizado.

los

Trabajador autorizado. Auxiliar de contabilidad Auxiliar de Tesorería.

Enviar a Tesorería para programación de pagos. Enviar a presupuesto para que en el sistema habiliten la orden de pago.

Para avances: Descripción Solicitar al Gerente el CDP y RPE a nombre de un trabajador de la organización.

Documento y/o Registro

Responsable

Carta.

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Descripción Emitir los documentos. Recoge las firmas y pasa a gerencia para la solicitud de pago. Enviar a contabilidad para que se cause.

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Documento y/o Registro FT-DAF-042 Solicitud de pago, carta, CDP y RPE. Cuenta con los documentos anteriores.

Responsable Auxiliar Presupuesto. Auxiliar de Gerencia Auxiliar de contabilidad. Auxiliar de Tesorería.

Enviar a Tesorería para programación de pagos. Enviar a presupuesto para que en el sistema habiliten la orden de pago.

5.3.7 Generales Descripción Realizar la solicitud de CDP y la envía a DATH para el visto bueno. Solicitar el CDP con los documentos soportes al auxiliar administrativo de presupuesto. Hacer firmar el CDP del Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Solicitar el RPE Con las cotizaciones gestionadas por la dirección o jefatura interesada y con el visto bueno de la DATH. Hacer firmar el RPE del Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Entregar RPE a la dirección o jefatura solicitante, quien es responsable del trámite de la factura, Solicitud de pago y dependiendo del tipo de cuenta de los documentos requeridos y recoger las firmas.

Documento y/o Registro

Responsable

Cotización.

Dirección y/o jefatura interesada.

Cotización.

Auxiliar DATH.

CDP. CDP y RPE. RPE.

Cuenta.

Auxiliar de Presupuesto Dirección y/o jefatura interesada. Auxiliar de Presupuesto. Dirección y/o jefatura interesada. Dirección solicitante.

Nota: En el caso de la prestación de servicios se debe adjuntar certificación de la labor realizada. Elaborar solicitud de pago y hacer firmar del director.

Enviar a Gerencia para la aprobación final.

FT-DAF-042 Solicitud de pago Factura, cuenta de cobro o documento equivalente. FT-DAF-042 Solicitud de pago

Auxiliar de la dirección

Auxiliar de la dirección.

CDP, RPE.

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Descripción Enviar a contabilidad para que se cause. Enviar a Tesorería para programación de pagos. Enviar a presupuesto para que en el sistema habiliten la orden de pago.

Documento y/o Registro Cuenta.

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Responsable Auxiliar de Gerencia Auxiliar de la Gerencia Auxiliar de Tesorería.

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Código: PR-46 Revisión: 03 Página 12 de 12

LISTA DE MODIFICACIONES Rev.

Fecha

Página

03

2013-09-10

Todo el documento 1

02

01

2011-06-21

1 5-14

2010-04-19

11 12 -----

Elaborado: Gloria Patricia Moncada. Cargo: Jefe de Contabilidad. Firma:

Descripción de modificaciones Se separó el procedimiento de contabilización de las cuentas y el de pago. Se ajustaron los tipos de pago y los conceptos por cada uno de ellos, incluyendo los responsables de tramitarlos. Campo de aplicación hasta el archivo de los soportes de los pagos. Nuevo término solicitud de pago con su definición. Actividades de los diferentes pagos de la Organización. El numeral 5.3.5., se renombró pago interno. Modificación de la nota 3. No aplica. Creación del documento.

Verificado: María Elena Saavedra. Cargo: Directora Administrativa y de Talento Humano. Firma:

Aprobado: Jaramillo Cargo: Gerente. Firma:

Gustavo

Fecha aprobación: 2013-09-10

Rige a partir de: 2013-09-20

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