Código: PCD-AD-DP-566 PROCESO DE ADQUISICIONES

ETAPA PARA PLANEAR LA ADQUISICION

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Versión: 0 Fecha: 15-DIC-2010

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1. Objetivo del procedimiento Afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto.

2. Glosario CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL-CDP. Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para atender gastos de funcionamiento y/o inversión. COMPROMISO. La obligación que adquiere la Entidad con un tercero para el suministro de bienes y servicios a fin de cumplir con los objetivos de la entidad. EJECUCIÓN. Proceso mediante el cual se cumple con el objeto del gasto, el cual se inicia con la asunción de compromisos y termina con la recepción del bien o servicio y su respectivo pago. PRESUPUESTO ANUAL. Instrumento de planificación y gestión de corto plazo que sirve para desarrollar los objetivos y las metas de la entidad.

F-EP-002

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CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL.-CRP. Certificado que se expide para el perfeccionamiento de los actos administrativos y afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que los recursos no sean desviados a ningún otro fin. VIGENCIA FUTURA. Mecanismo mediante el cual se adquieren compromisos con cargo al presupuesto de vigencias fiscales siguientes siempre y cuando su ejecución se inicie con el presupuesto de la vigencia en que se aprueben dichas autorizaciones, son autorizadas por el CONFIS Distrital y el Concejo Distrital. Los procesos contractuales que requieran la utilización de recursos de vigencias fiscales futuras deben contar con la autorización previa de dichas vigencias. RESERVA PRESUPUESTAL. Corresponde a compromisos legalmente adquiridos a más tardar a 31 de diciembre de cada año, donde no se recibió el bien, ó no se prestó el servicio y esta pendiente el pago de las mismas; son constituidas al cierre de la vigencia presupuestal por el Ordenar del Gasto y el Jefe del área Financiera. SHD. Secretaría Distrital de Hacienda. 3. Condiciones generales -

La expedición de cualquier documento presupuestal debe estar acorde con el presupuesto aprobado y modificaciones del presupuesto, las fuentes de financiación de cada proyecto y la planeación y programación del plan de compras y contratación. Las modificaciones presupuestales para funcionamiento son aprobadas por la Secretaría de Hacienda y para inversión por la Secretaría de Hacienda y la Secretaría de Planeación previo tramite de la Dirección de Análisis y Diseño. Los documentos presupuestales se elaboran el mismo día de su solicitud, siempre y cuando estas solicitudes se realicen dentro del horario establecido por el área financiera. En el caso de las reservas presupuestales, los certificados de disponibilidad y registro presupuestal serán reemplazados automáticamente a través del aplicativo PREDIS, y se informará a los responsables de los proyectos por medio del correo electrónico para realizar la entrega formal de éstos.

SOLICITUD DE CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - Mediante Resolución de delegación de SDIS autorizan al Subdirector de Contratación y la Directora Corporativa, para realizar solicitudes de registros presupuestales, se realizará por solicitud escrita a través de la herramienta financiera al grupo de presupuesto. Una vez el registro sea expedido se enviará a la Subdirección de Contratación para que haga parte de los respectivos expedientes contractuales. - Para expedir un Certificado de Registro Presupuestal debe existir la Disponibilidad Presupuestal que lo respalde, afectando el mismo rubro y/o proyecto, modalidad, componente y concepto de gasto. F-EP-002

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Para un acto administrativo donde involucre varios rubros y/o proyectos, deben estar respaldados con una disponibilidad por cada uno de éstos, es decir cada disponibilidad respaldará el rubro y/o proyecto que lo requiere, de igual manera será la expedición de los registros presupuestales. Todo certificado para que tenga validez debe ser emitido por el sistema PREDIS. El sistema PREDIS no valida ningún tipo de información con inconsistencias presupuestales especialmente las relacionadas con códigos, Nit o c.c.

SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - La expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal para respaldar procesos contractuales, deben extraer el respectivo objeto del Plan de Compras y Contratación. No se podrá generar ninguna disponibilidad presupuestal para estos procesos de contratación si no se encuentra en el aplicativo que contenga el plan de compras y contratación. - Todo certificado para que tenga validez debe ser emitido por el sistema PREDIS. SOLICITUD LEGALIZACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS -

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Solicitud escrita firmada y validada la autorización de Vigencia Futura por parte de la Dirección de Análisis y Diseño y con la referencia al cumplimiento de requisitos que esta autorización así requiera por el CONFIS Distrital, la Secretaría de Planeación y de la Dirección Distrital de Presupuesto. El documento debe aclarar que se trata de una vigencia futura. La herramienta generará este documento y será sujeto de reemplazo por un documento de la vigencia del cual se esta comprometiendo, cuando ésta vigencia inicie.

ANULACIÓN DE DOCUMENTO -

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Para la anulación de un CDP, es responsabilidad de la dependencia solicitante la cual debe anexar el original de ésta ó en caso de perdida el denuncio ó duplicado emitido por el grupo de Presupuesto, de igual manera se debe realizar la verificación de que éste no respalde procesos u obligaciones que deba cumplir la entidad. Para la anulación de un registro presupuestal se debe anexar el acta de terminación del contrato por mutuo acuerdo o por terminación unilateral o por la liquidación definitiva del contrato por medio del acta de liquidación. La liberación de saldos se realizará automáticamente por el grupo de Presupuesto, esto después del envío de la confirmación de los proyectos y teniendo en cuenta las excepciones aquellas que por razón de ser se emite una disponibilidad para toda la vigencia. F-EP-002

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La liberación de saldos de los pagos del 5%, se realizarán de manera automática por el grupo de Presupuesto, respaldado por la firma del Acta de Liquidación.

DUPLICADO DE DOCUMENTO PRESUPUESTAL - En caso de extravío o deterioro del certificado de disponibilidad, debe informarse presentando a la gerencia respectiva el denuncio en caso de perdida y la justificación mediante oficio en caso de deterioro los cuales deben contener, la totalidad de la información descrita en dicho certificado. Se debe solicitar al grupo interno de presupuesto un Duplicado del certificado extraviado o deteriorado Por medio de oficio anexando el denuncio y/o la justificación según sea el caso. Las siguientes normas son referencia jurídica del procedimiento:  Ley 38 de 1989  Ley 179 de1994  Ley 225 de 1995 Orgánica del Presupuesto  Decreto 111 de 1996  Decreto 714 de 1996 y sus reglamentarios  Decreto de liquidación del presupuesto de la respectiva vigencia  Resolución 465 de 1999, Manual de Ejecución Presupuestal  Resolución 1602 de diciembre de 200, Manual Operativo Presupuestal  Circulares de la Contraloría Distrital  Circulares de la Secretaría Distrital de Hacienda (SHD): Instructivo 1 de 2009 (marzo 12)

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4. Relación con otros procedimientos y procesos

Procedimiento de Programación Presupuestal Información Sobre Gasto de presupuesto Procedimiento de Solicitud de Contratación.

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Ejecución plan de compras y contratación

Procedimiento de Expedición de documentos presupuestales

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5. Diagrama de flujo del procedimiento

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6. Aclaraciones Actividad No. 1. Justificación de gasto para expedir CDP: La justificación responde a una estructura de costos o estudio económico, basado en el cumplimiento de las metas del proyecto, elaborado por un profesional o un equipo de la dependencia solicitante; en caso contrario deberá obedecer a una solicitud realzada directamente por un subdirector técnico o el ordenador de gasto, mediante una comunicación escrita, ya sea de manera formal o vía correo electrónico, lo cual soportará el inicio del proceso de solicitud de CDP. 7. Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD 2. Revisar la coherencia de: Modalidad Concepto de gasto Centro de coso Fuente de financiación Plan de Contratación

NOMBRE

CARGO

PRODUCTO O SERVICIO

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

Revisión

Coherencia Debe haber coherencia entre el objeto a contratar y la programación inicial Coherencia Debe haber coherencia entre el objeto a contratar, la meta plan de desarrollo o proyecto y el concepto de gasto definido en el proyecto

ELABORO Nasly Milena Pisciotti Duque Guillermo Saray Rico Miguel Angel Bernal Rojas Gestora del proceso Asesores Subdirección Administrativa y Financiera

TRATAMIENTO

REGISTRO

Modificación del objeto a contratar para que coincida con plan de compras. Modificación del concepto y/o y/o objeto, que permita establecer relaciones claras e inequívocas entre las tres (3) variables

Instrumento de Auditoría a Procedimientos F-IM-PRO-02

REVISO

APROBO

Javier Augusto Medina Parra

Luz Estella Casas de Kuan

Subdirector Administrativo y Financiero

Directora de Gestión Corporativa

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