Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12 Procedimiento de surtido, empaque y despacho. Páginas : 1 Área responsable: Gerencia de Pr

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Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12

Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

Páginas : 1

Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

Versión: 07 Nivel: 2

Procedimiento de surtido, empaque y despacho FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 12.03.2012 DIRECCIÓN GENERAL: 14.03.2012

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12

Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

1

Páginas : 2

Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

Versión: 07 Nivel: 2

OBJETIVO

Normar las actividades que integran el proceso de surtido, empaque y despacho del producto propiedad del FCE cuando éste ingrese al Almacén Central. Asegurando la preservación del producto hasta la entrega al destinatario. 2

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el Almacén Central. Inicia con la recepción de documentos fuente para entregas y/o recolección de devoluciones del cliente, incluye el empaque del producto, organización de rutas de entrega y termina con la recolección de los comprobantes de entrega al cliente, transportistas y entrega al correo postal. 3 1. 2. 3.

4.

5. 6.

POLÍTICAS El Supervisor de Surtido es responsable de que el área de recepción permanezca libre antes de cada recepción. El orden de surtido será agotar como primeras salidas los ejemplares sueltos y comenzar a surtir del tercer nivel hacía abajo. Es responsabilidad de los Operadores de Almacén: a) revisar la información del pedido como es: título, clave, código de barras y la cantidad de ejemplares, antes de iniciar el proceso b) mantener con orden y limpieza el pasillo de almacenamiento que se les haya asignado. c) acomodar el producto y mantener los pasillos despejados de producción. d) informar de los cambios de ubicación a fin de mantener actualizado en el sistema los localizadores e) darle un uso adecuado a los montacargas, patines y diablos utilizados en el desarrollo de sus actividades. f) mantener en buenas condiciones los ejemplares y su empaque, así como su traslado del material a las áreas internas del almacén para su entrega. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al localizador no sea suficiente se reacomodarán otros ejemplares hasta lograr el espacio. El Operador de Almacén informará al Supervisor de movimientos internos la última ubicación de la obra para actualizar el catálogo de localizaciones. El número de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de información referente a las entregas solicitadas por el FCE. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE deberán estar sin excepción acompañadas por la documentación soporte, no se aceptaran pedidos verbales.

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

7. 8.

9.

10. 11. 12. 13.

14. 15. 16.

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Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

Versión: 07 Nivel: 2

Es responsabilidad del Supervisor de Surtido, verificar constantemente si la Gerencia Comercial y áreas internas del FCE han enviado sus pedidos. Cuando un producto no conforme se encuentra anaquelado, se procederá colocarlo en el área de recepción, estando plenamente identificado con la etiqueta de producto no conforme para su reproceso. Esto aplica solo cuando el área de producción da aviso. Cuando los libros se encuentren defectuosos los Operadores de Almacén se los entregarán al supervisor de devoluciones para que éste proceda a darlos de baja de inventario y pasarlos al subinventario de merma. El sello plasmado en el pedido significa que el producto/proceso es liberado en todas sus características de seguimiento La distribución de entregas tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior. La carga liberada con etiqueta o marca verde es la única que podrá ser embarcada en los vehículos. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehículo que le ha sido asignado, asegurarse de contar con toda la documentación soporte de las entregas así como los documentos de referencia (guía-roji y reglamento de tránsito). Todas las cajas de cartón, plástico o paquetes deberán estar identificadas. Sólo se recogerán devoluciones que tengan documentación soporte, ya sea la remitida por el área de ventas o la que proporcione el cliente. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y Control y los Supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y con base al resultado de este análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

4

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Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

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DEFINICIONES

De canto: Los libros están colocados con la portada o contraportada hacia abajo. Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y el siguiente a la derecha y así sucesivamente. Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminación de etiquetas y precios con lápiz. Cenefa: Objeto de plástico que cubre la etiqueta. Etiqueta: Documento que contiene los datos de los ejemplares. Supervisor: Los responsables de esta área son el supervisor acomodo y surtido y el supervisor de empaque y despacho

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

5 5.1

Páginas : 5

Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

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DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

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Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

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1

Empaca en cajas de cartón, plástico o papel kraft. OPA 17

Para envío internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja.. OPA 18

Imprime copias de reporte, una para el cliente y otra se anexa al pedido. OPA 19

Identifica todas las cajas con etiquetas, coloca sello de liberación en la última; para internacional se flejan las cajas OPA 20

Sella y firma de liberado, anota n° total de paquetes. Para internacional anexa documento fuente y para nacional se anota el peso total en las cajas, solicita la elaboración de etiquetas OPA 21

FCE-ALM-IT.01

FCE-ALM-IT.01

FCE-ALM-RE.35

FCE-ALM-RE.14

FCE-ALM-RE.17

¿Es D.F. y área metropolitana?

Separa documentación en portapapeles por zona de entrega SED 25

Organiza rutas de entrega conforme a demanda, prioridades, distancia y volumen SED 26

Recibe documentación, verifica condiciones del vehículo y organiza ruta CHO 27

FCE-ALM-RE.13

Recibe documentación de los pedidos a entregar OPA 28

Carga pedido en unidad de reparto y registra la verificación realizada. OPA 29

Solicita Vo.Bo. del supervisor CHO 30

FCE-ALM-RE.13

FCE-ALM-RE.13

No Si

Recibe etiquetas, carta de instrucciones y coloca etiquetas caja por caja OPA 22

FCE-ALM-RE.14 FCE-CCI-RE.02

Coloca pedido en zona correspondiente OPA

Entrega copia de relación de entrega a vigilancia para salida del vehículo. CHO 31

FCE-ALM-RE.13

3 23

Responsable de la Actividad Recibe documentación para recolectar devoluciones SED 24

FCE-GCO-RE.12

OPA: Operador de Almacén. SED: Supervisor de Empaque y Despacho. CHO: Chofer

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

Número de documento: FCE-ALM-PR.04

Páginas :

Tipo de documento: Procedimiento

7

Versión: 07 Nivel: 2

2

Entrega producto al cliente y solicita firma de aceptación en documento fuente. CHO/OPA 32

Elabora relación de envíos por correo postal. OPA 41

En caso de devolución confirma que el producto coincida con documentación fuente y registra en relación. CHO/OPA 33

FCE-ALM-RE.13 FCE-ALM-RE.37

Registra en relación contratiempos de las entregas. CHO/OPA 34

FCE-ALM-RE.13

Entrega documento firmado por el cliente a control documental para el informe diario de salidas. CHO/SCS 35

¿Hay reclamaciones?

FCE-ALM-RE.13 FCE-ALM-RE.05

No

3

FCE-ALM-RE.19

Solicita portes al DSG vía correo y espera su envío. OPA 42

Recibe porte, firma, pega y coloca en ruta de reparto. OPA 43

Firma de liberado en reporte y relación de envíos por correo postal. SED 44

FCE-ALM-RE.15 FCE-ALM-RE.19

Deposita en servicio portal mexicano OPA 45

Si Las registra, informa al supervisor y entrega documentación de reclamación junto con material. CHO 36

FCE-ALM-RE.29

Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los recibos de depósito y el reporte de envíos OPA 47

Analiza reclamación, registra en base de datos y da seguimiento a las reclamaciones. SCS 37 1

Recibe los recibos de depósito e informa al SCS OPA 46

3 2 Recibe del trimestre económico solicitud de envío y sobres. SED 38

Empaca producto, considera condiciones de acomodo y empaque. OPA 39

Fin

FCE-ALM-IT.01

Responsable de la Actividad Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro. OPA 40

OPA: Operador de Almacén. SED: Supervisor de Empaque y Despacho. CHO: Chofer DSG: Departamento de servicios generales SCS: Supervisor de control de salidas

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Área responsable: Gerencia de Producción

Fecha de versión: 14.03.12

Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

5.2

Páginas : 8

Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO 1.

RESPONSABLE Operador de Almacén

2.

Subgerencia de ventas Nacionales, Internacionales

3.

Supervisor

4. Supervisor

ACTIVIDAD Acomoda la producción recibida tanto de entrada de producción como del área de devoluciones, en la colección y el anaquel correspondiente de acuerdo a la ubicación asignada, e identifica con la etiqueta la cual contiene los siguientes datos: clave, edición, cantidad por paquete y los últimos 6 dígitos del código de barras.

DOCUMENTO

Envían vía sistema Discoverer. Pedidos para su surtido.

Pedido FCE-ALM.RE.09

Imprime los pedidos especificaciones.

solicitados

y

verifica

Pedido FCE-ALM.RE.09

Aclara datos con la Subgerencia correspondiente cuando la información no sea clara.

5.

Supervisor

Organiza pedidos por prioridad y asigna a Operadores de Almacén para su surtido.

6.

Operador de Almacén

Identifica los títulos a surtir conforme al código de barras y toma las cantidades solicitadas.

7.

Operador de Almacén

Verifica que los ejemplares se encuentren en buenas condiciones, en caso contrario acondiciona antes de su empaque es decir elimina polvo, lija cuando las hojas se encuentren amarillas, quita etiqueta, etc. Utiliza como referencia los apoyos visuales. En caso de encontrar libros defectuosos, separa los ejemplares y los entrega al Supervisor de Devoluciones para su registro.

Pedido FCE-ALM.RE.09

Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

PASO 8.

9.

Páginas : 9

Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

Versión: 07 Nivel: 2

RESPONSABLE Operador de Almacén

ACTIVIDAD Palomea la verificación realizada en la columna de cantidad solicitada del pedido En caso de no completar la cantidad solicitada, registra en cantidad surtida, la cifra real. Firma y sella de liberado en pedido.

Pedido FCE-ALM.RE.09

Operador de Almacén

Organiza ejemplares por hoja y coloca en área de empaque de acuerdo a la zona (internacional, interior o zona metropolitana), anexa pedido de surtido liberado.

Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01

10. Operador de Almacén

11. Operador de Almacén

12. Gerencia Comercial

DOCUMENTO

Instructivo consulta de existencias Cierra pedido vía sistema con la cantidad real FCE-ALM-IT.06, Instructivo de surtida. surtido FCE-ALM-IT.07 Verificación de prepedidos aceptados por la Registra el cierre en “verificación de pedidos Gerencia aceptados”. Comercial, FCE-ALM-RE.12 Acepta pedido e imprime documento de entrega que puede ser factura, traspaso, remisión, cortesia, etc. y los envia al área de Control de Salidas

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

Fecha de liberación: 01.08.05 Fecha de versión: 14.03.12

Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

Páginas : 10

Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

Versión: 07 Nivel: 2

PASO 13.

RESPONSABLE Supervisor

ACTIVIDAD Recibe de los procesos de control de salidas, documentos fuente para su empaque en el DF, Nacional e Internacional en original y copia: ƒ Factura ƒ Traspasos ƒ Remisiones (consignación) ƒ Cortesías ƒ Distribución Interna ƒ Solicitud para envíos por correo. Revisa: Dirección, tipo de pago, fecha de entrega. Para correo postal ir paso al 38

DOCUMENTO

14.

Operador de Almacén

Revisa pedido contra documento fuente. En caso de que no coincida dicho documento se informa al Departamento de Control de salidas. De lo contrario continúa el procedimiento.

Pedido FCE-ALM-RE.09

15.

Operador de Almacén

Se coloca los ejemplares en mesa de trabajo. Se ingresa en Programa de Inventarios, el número del pedido y se procede al escaneo de los ejemplares.

16.

Operador de Almacén

Cuando el sistema indique un sobrante o que la cantidad no coincida, Separará los ejemplares y se registra en el formato de desviaciones y se informa al Operador de almacén para su corrección.

Desviaciones en el proceso de surtido FCE-ALM-RE.18

17.

Operador de Almacén

Empaca de acuerdo a condiciones de acomodo en papel Kraft, caja de cartón o de plástico (ver Instructivo )

Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01

18.

Operador de Almacén

En caso de Internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja (Ver instructivo)

Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01

19.

Operador de Almacén

Imprime 2 copias de Reporte de empaque y coloca una dentro de la caja de plástico, cartón o paquete, la otra la integra al pedido y documento fuente

Reporte de empaque de pedidos. FCE-ALM-RE.35

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

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Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

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PASO 20.

RESPONSABLE Operador de Almacén

ACTIVIDAD Identifica todas las cajas o paquetes con datos de nombre del cliente, número de documento fuente y número de paquete o caja. Coloca Sello de Liberación en la última caja (Punto Verde). En caso de Interior e Internacional se flejarán todas las cajas.

DOCUMENTO Etiqueta de identificación de empaque FCE-ALM-RE.14

21.

Operador de Almacén

Sella, firma de liberado y anota el número total de paquetes o cajas en copia de documento fuente, se entrega al Supervisor de Control de Salidas para elaboración de etiquetas Para el exterior se anexará en documento fuente la lista de empaque. Para interior de la República se anota el peso total de las cajas Para DF y área Metropolitana ir a paso 23.

Copia de documento fuente. Lista de empaque FCE-ALM-RE.17

22.

Operador de Almacén

Se recibe etiquetas y Carta de Instrucciones del Supervisor de Control de Salidas y se colocan etiquetas caja por caja.

Etiqueta de identificación de empaque FCE-ALM-RE.14 Carta de Instrucciones FCE-CCI-RE.02

23.

Operador de Almacén

Coloca producto en la zona de distribución que le corresponda.

24.

Supervisor

Recibe del Departamento de Devoluciones, documentación para recolectar devoluciones.

25.

Supervisor

Separa documentación en portapapeles por zonas de entrega: ƒ Sur ƒ Centro ƒ Norte ƒ Oficinas del FCE ƒ Cliente pasa a recoger.

Memorándum de devolución FCE-GCO-RE.12

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

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Área responsable: Gerencia de Producción Número de documento: FCE-ALM-PR.04 Tipo de documento: Procedimiento

ACTIVIDAD Organiza rutas de entrega en base a: • Zona con mayor demanda • Volumen de carga • Distancia del destino • Prioridades del área de Ventas Nacionales o área de Ventas Internacionales.

Versión: 07 Nivel: 2

PASO 26.

RESPONSABLE Supervisor

DOCUMENTO

27.

Chofer

28.

Operador de Almacén.

29.

Operador de Almacén.

Carga pedidos a unidad de reparto de acuerdo a Relación de reparto, condiciones de acomodo (apoyo visual) y FCE-ALM-RE.13 registra (palomeo) la verificación realizada en la relación de reparto.

30.

Chofer

31.

Chofer

32.

Chofer / Operador de Almacén

Solicita Vo.Bo. en la relación de reparto por parte Relación de reparto, FCE-ALM-RE.13 del Supervisor de Empaque y Despacho Relación de Entrega una copia de la relación de reparto a Reparto vigilancia para su salida. FCE-ALM-RE.13 Entrega producto y en presencia del cliente Documento fuente. verifica que los documentos y el producto sea el correcto. Para solicitar firma de aceptación en el documento fuente original (factura, traspaso, cortesía o remisión).

33.

Chofer / Operador de Almacén

En el caso de devoluciones, confirma que el Relación de reparto producto a devolver corresponda con documento FCE-ALM-RE.13 Reporte de fuente y registra en la relación de reparto nombre recolección del cliente y cantidades. FCE-ALM-RE. 37

34.

Chofer / Operador de Almacén

Registra en la relación de reparto, contratiempos Relación de reparto presentados durante las entregas y que afectaron FCE-ALM-RE.13 el cumplimiento.

Toma documentación fuente de las entregas a Relación de reparto, realizar del Portapapeles, verifica condiciones del FCE-ALM-RE.13 vehículo, organiza su ruta y registra en relación de reparto. Recibe del chofer documentación original para localización de los pedidos a entregar.

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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PASO 35.

RESPONSABLE Chofer/ Supervisor Control de Salidas

ACTIVIDAD DOCUMENTO Relación de reparto Entrega documento fuente original firmada por el FCE-ALM-RE.13 cliente y relación de reparto a control documental Informe diario de para la elaboración del informe diario de salidas, salidas de almacén Si no hay reclamaciones ir a paso 38 FCE-ALM-RE.05 existe alguna queja o reclamación del cliente continúa procedimiento

36.

Chofer

Las observaciones hechas por el cliente las Reclamaciones del Registra e informa al Supervisor de Empaque y cliente durante la entrega Despacho. FCE-ALM-RE.29 Entrega al proceso de control de salidas, original del documento de reclamación junto con el material.

37.

Supervisor de Control de Salidas/ Jefe de Trafico y Control.

Analiza la reclamación y valida la acción correctiva. Registra en base de datos de reclamaciones del cliente. Procede a darle seguimiento a la acción (solicitud de aviso de crédito, cancelación).

38.

Supervisor

Recibe del Trimestre económico solicitud de envió y sobres.

39.

Operador de Almacén

Empaca producto en cartón corrugado con forro en papel Kraft y amarra con rafia el paquete y/o sobre, considera condiciones de acomodo y empaque (ver Instructivo).

Instructivo de apoyos visuales para la operación, FCE-ALM-IT.01

40.

Operador de Almacén

Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro.

41.

Operador de Almacén

Elabora “Relación de envíos por correo postal” Relación de envíos con los datos del producto a enviar. por correo postal, FCE-ALM-RE.19

42.

Operador de Almacén

Solicita portes al Departamento de Servicios Generales vía correo y espera su envío a través del chofer del Almacén central.

43.

Operador de Almacén

Recibe portes, firma de recibido y procede a pegarlos. Y coloca en ruta de reparto.

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

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PASO 44.

RESPONSABLE Supervisor

Páginas : 14

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Versión: 07 Nivel: 2

ACTIVIDAD DOCUMENTO Firma de liberado en Reporte y Relación de Reporte de envíos, envíos por correo postal correo postal, FCE-ALM-RE.15 Relación de envíos por correo postal, FCE-ALM-RE.19

45.

Operador de Almacén

Deposita en Servicio Postal Mexicano.

46.

Operador de Almacén

Recibe de la administración de correos los recibos de depósito e informa al Supervisor de Control de salidas.

47.

Operador de Almacén

Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los recibos de depósito y el reporte de envíos.

Recibos de depósito.

Termina del procedimiento.

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Páginas : 15

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Versión: 07 Nivel: 2

REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

6.1

ID.

NO. DOCUMENTO FCE-RD-MGC

TÍTULO Manual de Gestión de la Calidad.

6.2

FCE-ALM-IT.01

Instructivo de apoyos visuales para la operación.

6.3

FCE-ALM-IT.06

Instructivo consulta de existencias.

6.4

FCE-ALM-IT.07

Instructivo de surtido.

6.5

FCE-ALM-RE.35

Reporte de empaque de pedidos.

6.6

FCE-CCI-RE. 02

Carta de instrucciones.

6.7

FCE-GCO-RE.12

Memorándum de devolución.

6.8

FCE-ALM-RE.05

Informe diario de salidas de almacén.

7

ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO

NO. DOCUMENTO

TÍTULO Verificación de prepedidos aceptados por la Gerencia Comercial

7.1

FCE-ALM-RE.12

7.2

FCE-ALM-RE.09

Pedido

7.3

FCE-ALM-FV.04

Ficha de verificación de las características de Acomodo y Surtido

7.4

FCE-ALM-RE.13

Relación de reparto.

7.5

FCE-ALM-RE.14

Etiqueta de identificación de empaque.

7.6

FCE-ALM-RE.15

Relación de envíos, correo postal.

7.7

FCE-ALM-RE.17

Lista de empaque

7.8

FCE-ALM-RE.18

Desviaciones en el proceso de surtido.

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Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

Páginas :

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16

Versión: 07 Nivel: 2

7.9

FCE-ALM-RE.19

Relación de envíos por correo postal.

7.10

FCE-ALM-RE.29

Reclamaciones de clientes durante la entrega

7.11

FCE-ALM-RE. 37

Reporte de recolección.

7.12

FCE-ALM-FV.05

Ficha de verificación de las características de empaque y despacho.

8

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS Original 1 V.E. 9

PUESTO

ÁREA

Biblioteca Gonzalo Robles

Gerencia de Producción

Almacén

Gerencia de Producción

Versión electrónica – solo lectura

Gerencia de Tecnología (Intranet)

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

VERSIÓN

PÁGINAS AFECTADAS

14.03.12

07

Todas

Subgerencia de Almacén y Tráfico

10.11.10

06

Todas

Subgerencia de Almacén y Tráfico

Actualización conforme la operación vigente.

Todas

Subgerencia de Almacén y Tráfico

Actualización conforme la operación vigente, actualización de referencia de registros utilizados

26.04.10

05

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualiza a la operación actual se incluyen las actividades del procedimiento de empaque y despacho. Se integra registro. FCE-ALM-RE.37 Reporte de recolección.

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.1 FCE-ALM-RE.12 VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión

VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL

FECHA:

1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Revisión: 02

1

No. De PEDIDO

2

Referencia: FCE-ALM-PR.04

Código de documento: FCE-ALM-RE.12

PEDIDO CERRADO 3

COPIA DE FACTURA 4

RESPONSABLE 5

CANTIDAD TÍTULOS

CANTIDAD EJS

6

7

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Verificar que el pedido enviado por el la Gerencia Comercial ha sido aceptado.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de acomodo y surtido.

4.

FORMA DE LLENADO: Manual.

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.

Elemento

Descripción

1

Fecha

Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento.

2

No. de pedido

Registrar el No. del pedido que se recibió de la Gerencia Comercial.

3

pedido cerrado

Anotar una (√ ) cuando el pedido se encuentre cerrado.

4

Copia de la factura

Anotar una (√ ) cuando se tenga físicamente la aceptación del pedido que es la copia de la factura, verificando que coincida con el No. del pedido.

5

Responsable

Nombre o firma de la persona que cierra el pedido.

6

Cantidad de títulos

Anotar la cantidad de líneas del pedido.

7

Cantidad de ejemplares

Anotar la cantidad de ejemplares surtidos.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.2 FCE-ALM-RE.09 PEDIDO

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión

Código de documento: FCE-ALM-RE.09

Referencia: FCE-ALM-PR.04

Revisión: 02

PEDIDO

Creation Date Linea

Cve Fondo

Cod de Barras

Autor

Título

Ctd Ped. Ctd Res

Local.

Ctd Surt

Prioridad

1

3

003488R001

Breve historia de 0009789681662691 Leonardo Lomeli Puebla

5

5

G-03-A

Estándar

2

100063E001

Browne, 0009789681642716 Anthony

Willy y Hugo

30

30

C-16-C

Estándar

1

102705R001

0009789681673345 Beatrice Masini

Voces griegas

5

5

G-18-C

Estándar

5

004149R003

0009786071601643 Norbert Elias,

Sobre el tiempo

5

5

M-15-A

Estándar

4

040101R001

0009786071601902 Anne B.Smith.

Escuchemos a los niños

4

4

Fin de Pedido: 3

Total: 40

E-18-D

Estándar

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

2

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado

1. TÍTULO: PEDIDO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar la cantidad real surtida. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y en caso de cambios de modo electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id.

Elemento

Descripción

1

Cantidad Surtida

Se anota la cantidad real surtida.

2

Sello de liberación

Se le pone el sello de liberación de pedido.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.3 FCE-ALM-FV.04 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE ACOMODO Y SURTIDO

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión:

Ficha de verificación de las características del procedimiento

Código de documento: FCE-ALM-FV.04

Referencia : FCE-ALM-PR.04

Revisión: 02

PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO, FCE-ALM-PR.04 Característica

Método

Muestreo

Frecuencia

Parámetro de control

Registro

Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad

Títulos

Visual

Cada pedido x título

Siempre

Título del ejemplar vs. pedido

Pedido

Devolver ejemplares .

Cada pedido x título

Siempre

La cantidad indicada en el pedido

Pedido

Cantidad de ejemplares

Visual ,conteo Cantidad física vs. Pedido

Sin rayas Condiciones físicas

Visual

Siempre

No amarillento

Pedido

N/A

Ordenar ejemplares.

N/A

Avisar a control de documentos internos todos los cambios de localización.

Sin roturas

Acomodo del producto en anaquel

Identificación del producto

Manual, montacargas, patín, diablo.

Cenefa.

Cada título

cada título

En todas las recepciones de producción y devolución

En todas las recepciones de producción y devolución.

Pedido.

Acondiciona libro, cuando éste contenga un defecto crítico entrega al supervisor de devoluciones.

Sin etiquetas Cada ejemplar

Corrección en

De izquierda a derecha sin formar camas Respetar espacios libres a la estructura. Poner al frente el número de clave que identifica al producto.

Poner clave Cantidad x paquetes Edición y los últimos 6 dígitos del código de barras

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.4 FCE-ALM-RE.13 RELACIÓN DE REPARTO

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión

Código de documento: FCE-ALM-RE.13

Referencia: FCE-ALM-PR.04

RELACIÓN DE REPARTO

Revisión: 1

I. DATOS GENERALES RUTA

FECHA

CHOFER

VEHÍCULO Km. INICIAL

AYUDANTE HORA FINAL

HORA INICIAL

Km. FINAL

II.REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE Combustible

salida

Aceite

Agua

Limpieza

Estado Físico

llegada

III. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS Cajas /ejemplares

Documento No.

Cliente

IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

Chofer: Supervisor de recepeción y despacho: Oficial de vigilancia:

Observaciones durante la entrega

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 6.

TÍTULO: RELACIÓN DE REPARTO

7.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Disponer de un formato que nos permita conocer las condiciones de embarque y transportación del producto terminado.

8.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Chofer.

9.

FORMA DE LLENADO: Medio electrónico.

10.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id.

Elemento

Descripción

I

DATOS GENERALES

1

Ruta

Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur, Centro.

2

Fecha

Escribir el día y mes de elaboración del reporte.

3

Chofer

Anotar el nombre completo de la persona responsable de las entregas de este listado.

4

Ayudante

Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian al reparto.

5

Vehículo

Tipo de vehículo.

6

Km. inicial

Anotar el número de kilómetros con los que se inicia el recorrido.

7

Km. Final

Anotar el número de Km. en el que termina su recorrido.

8

Hora Inicial

Anotar la hora en que sale el vehículo del Almacén.

9

Hora final

Registra la hora en que el vehículo ingresa al Almacén.

II.

REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

10

Combustible

Registra con una (√ ) cuando se cuenta con la cantidad

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Id.

Elemento

Descripción suficiente, o en caso contrario indicar la cantidad , en caso contrario con una (X).

11

Aceite

Registra con una (√ ) cuando el aceite se encuentre en buenas condiciones , en caso contrario con una ( X).

12

Agua

Registra con una (√ ) cuando el vehículo cuente con el agua suficiente, en caso contrario con una (X ).

13

Limpieza

Registra con una ( √) cuando el vehículo se encuentre limpio para colocar el producto así como su carrocería, en caso contrario con una ( X).

14

Estado físico

Anota (√ ) cuando el vehículo no cuenta ningún defecto que impida su transportación , en caso contrario con una ( X).

III.

DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS

15

Cajas /ejemplares

Anotar el número de cajas o ejemplares por documento a entregar.

16

Documento No.

Registrar el número de documento que corresponda a la entrega.

17

Cliente

Anotar la Razón social del cliente que se le entregará el producto.

18

Observaciones durante la entrega

Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son: causas de atraso o incumplimiento.

IV.

REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

19

Descripción

Registra las anomalías detectadas durante el trayecto de las entregas.

20

Chofer

Firma de la persona responsable del vehículo.

21

Supervisor de Recepción y Despacho

Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepción y Despacho.

22

Oficial de vigilancia

Anotar el Vo.Bo. y firma del Jefe/Subgerente de Almacén.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Id.

Elemento

Descripción Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificación a las variables de acomodo e información. Este registro lo podrá realizar en el lado derecho o izquierdo de cualquier columna del documento.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.5 FCE-ALM-RE.14 ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.14 REVISIÓN: 1

Fondo de Cultura Económica ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE Carr. Picacho -Ajusco227 Col. Bosques del pedregal Destinatario:

Fact./Remisión

FCE940726-U22

1 2

Caja /paquete No.

3

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4.

FORMA DE LLENADO: Manual

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.

Elemento

Descripción

1

Destinatario

Anotar la razón social donde se entregará el producto.

2

Factura

Anotar el número de la factura o remisión de la entrega.

3

Caja No.

Anotar el número de caja o paquete que corresponda del total.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.6 FCE-ALM-RE.15 REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04

REPORTE DE ENVÍOS CORREO POSTAL

GACETA

NOVEDADES

INTERNACIONAL

Código de documento: FCE-ALM-RE.15 Revisión: 1

TRIMESTRE ECONOMICO

INTERIOR

D.F.

PAQPOST

PERIODO

AL-0P5-3 DATO DE REFRENCIA

FILIAL

FECHA RECEPCIÓN

DE GACETA No.

CANTIDAD

TOTAL ELABORO Y APROBO:

Vo.Bo. SALIDA:

PAQUETES

PESO

TIMBRES $

FECHA DE ENVIO

No. DE TALÓN

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4.

FORMA DE LLENADO: Máquina de escribir

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.

Elemento

Descripción

1.

Periodo

Anotar el mes que corresponda a los envíos.

2.

Gaceta, Novedades, trimestre

Marcar con una (√ ) el tipo de ejemplares enviados al que corresponde el reporte.

3.

Internacional, Nacional

Marcar con una ( √) el tipo de envío al que corresponde el reporte.

4. Dato de Referencia

Registrar el dato que identificará el envío.

5.

Filial

Anotar el nombre de la filial a donde se enviarán los ejemplares.

6.

Fecha de recepción

Anotar la fecha en que se recibieron los ejemplares de parte del cliente.

7.

No. De Gaceta Registrar el número de gaceta que se enviará.

8.

Cantidad

Anotar el número de ejemplares que se enviarán.

9.

Paquetes

Registrar el número de paquetes que se enviarán.

10. Peso 11. Timbres $

Registrar el peso de cada paquete.

Anotar el costo total por el número de timbres que correspondieron al envío. 12. Fecha de envío Registrar el día, mes y año que corresponde al envío.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Id.

Elemento

Descripción

13. No. De talón

Anotar el número de talón del envío.

14. Total

Registrar el total de las columnas.

15. Elaboró y Aprobó

Anotar el nombre de la persona que elaboró y liberó el reporte.

16. Vo.Bo. Salida

Registrar la Firma del Supervisor de Recepción y Despacho para dar salida a los envíos.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.7 FCE-ALM-RE.17 LISTA DE EMPAQUE

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04

LISTA DE EMPAQUE

CLIENTE

Código de documento: FCE-ALM-RE.17

1 2

DIRECCIÓN

FACTURA

3

FECHA:

No. De Paquete

No. De ejemplares

Peso del paquete

5

6

7

Autor

8

10

No. De paquetes

11 Peso

Liberó

4

12

Título de la Obra

9

Revisión: 1

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: LISTA DE EMPAQUE

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar el producto listo para su empaque y dar aviso al área Internacional (Contar con un registro que nos permita programar la recolección del material devuelto por el cliente).

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4.

FORMA DE LLENADO: Manual.

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.

Elemento

Descripción

1

Cliente

Registrar el nombre del cliente a quién se le enviarán los paquetes.

2

Dirección

Registrar la dirección de entrega.

3

Factura

Anotar el número de factura que corresponde al envío.

4

Fecha

Anotar la fecha en que se elabora el documento.

5

No. De paquete

Anotar el número de paquete que se enviará.

6

No. De ejemplares

Registrar el número de ejemplares que se enviarán.

7

Peso del paquete

Anotar el peso del paquete.

8

Autor

Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete.

9

Título de la obra

Anotar el título de la obra que se empaquetó.

10

No. De paquetes

Anotar el número de paquetes totales que se enviarán.

11

Peso

Anotar el peso.

12

Liberó

Anotar el nombre de la persona que liberó el envío.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.8 FCE-ALM-RE.18 DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión Referencia: FCE-ALM-PR.04

DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

Código de documento: FCE-ALM-RE.18 Revisión: 1

ANÁLISIS DE DATOS PERÍODO DEL-------------------AL-----------------------DEL 2004

DESVIACIÓN FECHA

PEDIDO

RESPONSABLE DEL

EJEMPLARES

EJEMPLARES CON

EJEMPLARESPOR

TÍTULOS DIFERENTES

ACONDICIONAR

ACCION

RESPONSABLE DE LA

SURTIDOS DE MAS O DE SURTIDO

Total

MENOS

LIBERACIÓN

OBSERVACIONES

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los eventos que se identifiquen como una desviación en el surtido: Títulos, Cantidad, condiciones.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén, Supervisor de Empaque y Despacho y Supervisor de Acomodo y Surtido

4.

FORMA DE LLENADO: Manual.

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id.

Elemento

Descripción

1

Período

Registrar el período al que corresponde el reporte.

2

Fecha

Anotar el día y mes en que se identifica la desviación.

3

Pedido

Anotar el número del pedido al que corresponda la desviación.

4

Responsable

Anotar el nombre del surtidor que realizó el surtido.

5

Ejemplares surtidos de más o menos

Anotar el número de ejemplares que se identificaron como de más o menos.

6

Ejemplares con títulos diferentes

Anotar el número de ejemplares identificados con títulos diferentes.

7

Ejemplares para acondicionar.

Registrar el número de ejemplares que se identificaron como para acondicionar.

8

Acción

Anotar la acción que se tomó para eliminar la desviación.

9

Responsable de la liberación

Registrar el nombre de la persona que realizó la acción.

10

Observaciones Registrar comentarios que se consideren importantes.

11

Total

Anotar el número de eventos con desviación.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.9 FCE-ALM-RE.19 RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

C O D IG O D E L D O C U M E N T O : F C E -A L M -R E .1 9

R E V IS IÓ N : 1

R E L A C IÓ N D E E N V ÍO S P O R C O R R E O P O S T A L

EMPRESA D O M IC IL IO N o. D E M E TER

P E R M IS O V IG E N T E

N o . D e C L IE N T E

C L AS IF I.D E

P IE Z AS

D .F .

P IE Z A S

IN T E R IO R

P IE Z AS

IN T E R N AL

ZO N A

PESO

P O RTE

CORRESP.

ORD.

REG.

ORD.

REG.

ORD.

REG.

AB C

X P Z A.

X P Z A.

S U B T O T AL

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1.

TÍTULO: RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los envíos solicitados por el cliente para su entrega al Servicio de postal mexicano.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4.

FORMA DE LLENADO Máquina de escribir o manual.

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS Id.

Elemento

Descripción

1

Empresa

Registrar la razón social : FCE

2

Domicilio

Anotar el domicilio del FCE.

3

No. De Meter

Anotar el número de meter asignado por correos.

4

Permiso vigente

Anotar el número del permiso asignado por correos.

5

No. De cliente

Anotar el número del cliente asignado por correos.

6

Clasificación de Anotar el tipo de envío, paquete , caja , etc. correspondencia

7

Piezas Orden Regional

Anotar en el campo correspondiente el número de piezas que se enviarán ya sea en el D.F. o interior y si es de tipo ordinario o regional.

8

Zona ABC

Registrar el tipo de zona al que corresponde el envío A,B,C

9

Peso por pieza

Registrar el peso de cada paquete que se enviará.

10

Porte por pieza

Anotar el costo del porte de cada paquete.

11

Subtotal

Registrar los costos de los paquetes a enviar.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.10 FCE-ALM-RE.29 RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA ALMACÉN CENTRAL DEL FCE FECHA:

1

CLIENTE:

2

FCE-ALM-RE.29 REV.2

3

FOLIO_____________

4

No. de Docto.

MOTIVO DE LA RECLAMACIÓN

COMENTARIOS

PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCION INCORRECTA EJEMPLARES MALTRATADOS ERROR EN EL SURTIDO (de más o de menos)

6

5

TÍTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPTÓ OTRO

ACCIÓN INMEDIATA

REPORTÓ

7

AVISO DE CRÉDITO

GUARDADO

8

CAMBIO FÍSICO

CANCELACIÓN

Vo.Bo. DEVOLUCIÓN PARCIAL

TRASPASO

ANÁLISIS DE LA RECLAMACIÓN AREA: SURTIDO

VENTAS EMPAQUE D.F Y ZONA M

ALMACÉN INTERIOR EXTERIOR

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

CAUSA:

9 ACCIÓN CORRECTIVA:

PERSONAL INVOLUCRADO

VoBo

EMBARQUES

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado

1.

TÍTULO: RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

2.

OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.

3.

RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacén.

4.

FORMA DE LLENADO: Manual.

5.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Elemento

Id.

Descripción

Fecha

Anotar el día mes y año en que se registra la queja o sugerencia.

Cliente

Anotar la razón social del cliente, dirección y demás referencias para su identificación.

Folio

Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.

4.

No. De Documento

Anotar el número de documento correspondiente.

5.

Motivo de la reclamación

Marcar el motivo de la reclamación.

Comentarios

Anotar los comentarios manifestados por el cliente final para mejorar el servicio.

Reportó

Nombre y firma de la persona que recabó la información así como la de quien revisó

Acción Inmediata

Poner la acción a seguir inmediatamente después de la queja.

1. 2. 3.

6. 7. 8. 9.

Análisis de la reclamación

Marcar el área involucrada. Describir de forma breve las acciones realizadas y anotar nombre y firma del personal involucrado.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.11

FCE-ALM-RE.37

REPORTE DE RECOLECCION DE DEVOLUCIONES.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES 2

1 FECHA RUTA CHOFER AYUDANTE

FCE‐ALM‐RE.37 Ver.00

3 4

CLIENTE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

5

HORA ENTRADA

SALIDA

No. De Dev.

11

ENTREGO NOMBRE Y FECHA

REVISIÓN DE  EJEMPLARES

6 7

OBSERVACIONES:

EJEMPLARES/CAJAS

8

9

10

12

RECIBIO NOMBRE Y FECHA

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Instructivo de llenado 1. TÍTULO REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita el control de las devoluciones hechas por el cliente. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Chofer y Operador de almacén. 4. FORMA DE LLENADO:

Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id.

3.

Elemento Fecha Ruta Chofer

4.

Ayudante

5.

Cliente Hora No. de devolución Ejemplares/caja Revisión de ejemplares Observaciones Entregó Recibió

1. 2.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Descripción Anotar la fecha de elaboración. Registrar el nombre de la zona Registrar el nombre del responsable de la unidad. Anotar el nombre del Operador de Almacén que auxilia al chofer. Registrar el nombre del cliente. Anotar la hora de entrada y salida de atención por el cliente Anotar el número de devolución. Registrar el número de ejemplares y/o cajas recibidas. Registra el Vo. Bo. si es devolución a caja cerrada o abierta. Anotar las observaciones realizadas durante la devolución. Anotar persona responsable de la entrega de devolución. Registrar persona responsable de la entrega de devolución.

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.12 FCE-ALM-FV.05 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE EMPAQUE Y DESPACHO

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Fecha de revisión:

Ficha de verificación de las características del procedimiento

Código de documento: FCE-ALM-FV.05

Referencia : FCE-ALM-PR.04

Revisión: 1

PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO, FCE-ALM-PR.04 Característica

Empaque Títulos y Cantidad de ejemplares surtidos

Acomodo en cajas

Método

Conteo manual, visual

Visual

Muestreo

Frecuencia Parámetro de control

100% de títulos del pedido

Al momento Comparación Marcación de empacar de las en copia de cantidades surtido o en el pedido pedido y/o copia de Sello en surtido vs. Lo Copia de real surtido surtido Desviacion es de proceso (cuando proceda) 100% de los Por cada Asegurando Marcación ejemplares caja o que no se en copia de paquete maltraten los surtido o ejemplares pedido Ver Manual Sello en de apoyos Copia de visuales surtido

Despacho Información Compara 100% de la Al momento correcta ción información de la (Razón social, visual del recepción Dirección,etc) documento de documentos Acomodo

Visual

Registro

100% de paquetes/

Coincidencia de datos entre documentos soporte

Palomeo en la relación de reparto

Al momento De acuerdo a Palomeo de apoyo visual en la

Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Solicitar cambio y cantidad de ejemplares correctos.

Corrige acomodo hasta asegurar que no se maltrate

Solicitar información correcta al proceso de Control documental Corrige acomodo

Anexos del Procedimiento de surtido, empaque y despacho

Característica

Método

Muestreo

cajas

Frecuencia Parámetro de control

acomodar

Asegurando su preservación durante el traslado

Registro

Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad relación de hasta reparto. asegurar que no se maltrate

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