PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA CONTENIDO INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................3 1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................3 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................3 3. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA ................4 4. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS ..............................................................................................................5 4.1. Fondo. ..............................................................................................................5 4.2. Sección ..............................................................................................................5 4.3. Serie ..............................................................................................................6 4.4. Expediente ........................................................................................................7 4.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental) .............................7 5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ........7 6. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ............................................8 6.1. PRIMERA ETAPA: ..............................................................................................8 6.1.1. Identificación. ....................................................................................8 6.1.2. Jerarquización. ...................................................................................10 6.1.3. Codificación. ......................................................................................10 6.2. SEGUNDA ETAPA: ............................................................................................12 6.2.1. Validación..........................................................................................12 6.2.2. Formalización. .................................................................................12 6.2.3. Supervisión y asesoría. ....................................................................12 6.2.4. Capacitación. ...................................................................................12 7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS).............................................................12 8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (EXPEDIENTES)..........................................................................13 9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES...............................................................................................13 10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN ...................................................................................14 11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO.............................................................................................16 12. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS........................................................16 1 de 42

13. DISPOSICIONES GENERALES ..........................................................................................17 13.1. De aplicación: .................................................................................................17 13.2 De excepción: ..................................................................................................17 13.3. De responsabilidades: ....................................................................................17 13.4. De estructura: ................................................................................................17 14. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE .................................................18 15. ELEMENTOS COMUNES: ...............................................................................................20 15.1. Identificación ........................................................................................................21 15.1.1. Área Administrativa...........................................................................................21 15.1.2. Área de Procedencia del Archivo ......................................................................21 15.1.3. Nombre del Responsable y Cargo .....................................................................21 15.1.4. Domicilio............................................................................................................21 15.1.5. Teléfono.............................................................................................................22 15.1.6. Correo Electrónico.............................................................................................22 15.2. Unidad Administrativa de Procedencia o Fondo..................................................22 15.2.1. Sección Documental ..........................................................................................22 15.2.2. Serie Documental ..............................................................................................23 15.2.3. Fecha(s)..............................................................................................................23 15.2.4. Volumen ............................................................................................................23 15.2.5. Ubicación Física .................................................................................................23 16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN ............................................................24 16.1. Archivo de Trámite ..............................................................................................24 16.2. Transferencia Primaria .........................................................................................24 16.3. Bajas Documentales .............................................................................................24 ANEXOS. ANEXO 1. ANEXO 2. ANEXO 3. ANEXO 4. ANEXO 5. ANEXO 6. ANEXO 7. ANEXO 8. ANEXO 9. ANEXO 10. ANEXO 11. ANEXO 12. ANEXO 13. ANEXO 14.

Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Comunes (subfondos/áreas) .....................................25 Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Judiciales Comunes (Temas) ......................................28 Cuadro General de Clasificación Archivística Judicial Funciones Judiciales Comunes (Asuntos).......................................................29 Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística Funciones Sustantivas Comunes (Series Documentales)...............................30 Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística ...........................33 Formato del Catálogo de Disposición Documental........................................34 Formato de la Guía Simple de Archivo...........................................................35 Formato de Ficha de Control para el Seguimiento Administrativo ...............36 Formato de Inventario General de Archivos en Trámite ...............................37 Formato de Inventario General de Archivos de Concentración e Históricos 38 Formato de Inventario General de Baja.........................................................39 Formato de Inventario de Transferencia Primaria.........................................40 Formato de Inventario de Transferencia Secundaria ....................................41 Formato de Caratulas, Lomos y Portadas ......................................................42 2 de 42

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA INTRODUCCIÓN El Cuadro de clasificación archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada área administrativa del Poder Judicial del Estado de Campeche. La propuesta metodológica para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística permite: a) Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que ocuparán para su conservación temporal o definitiva. b) Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presentan, se conciben como un mecanismo completo, homogéneo y único destinado a facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo. La clasificación permite un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la creación integrada de criterios clasificatorios. 1. OBJETIVO GENERAL Establecer, a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y administración de documentos, las bases para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística, así como definir las actividades y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los Lineamientos. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los archivos. b) Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro general de clasificación archivística, estableciendo los criterios para su formulación. c) Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir. 3 de 42

3. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA El Cuadro general de clasificación documental responde a una triple necesidad: 1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa. 2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental. 3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: 1. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada área administrativa. 2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con un área de orden establecida para cada caso. La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

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4. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS 4.1. Fondo. Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Los criterios de identificación: a) Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida por una disposición normativa precisa, fechada, publicada en los lineamientos que al respecto establezca la Comisión de Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche. b) Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa. c) Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa. d) Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones. e) Estructura interna oficialmente establecida. Ejemplo: Fondo Poder Judicial del Estado de Campeche 4.2. Sección Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada área administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los criterios de identificación son los siguientes: a) Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es el fondo. b) Debe corresponder a funciones establecidas en la Ley Orgánica o el Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado de Campeche, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo. c) Debe pertenecer a un sistema de archivos. d) Debe estar inserta en la organización y capaz de desarrollar las funciones delegadas. e) Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior. f) Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones del área administrativa que lo origina. g) Corresponde a una diferenciación al interior del fondo. h) De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones. 5 de 42

Ejemplos: Sección Dirección de Recursos Humanos Sección Dirección de Recursos Materiales Sección Comunicación Social Sección Dirección de Programación de Sistemas Variante: Se puede encontrar que en el archivo de algún área que por una de sus funciones tenga una sección que integre fondos (no generados por ella), éstos se considerarán en el nivel de la estructura archivística como Secciones o series que forman parte del fondo de la dependencia o entidad, en este caso, en el Poder Judicial del Estado de Campeche, se ha definido que para estas variantes se establece para cada serie documental cual es el área administrativa que genera la fuente de la información. 4.3. Serie Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Los criterios de identificación de una serie son los siguientes: a) Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento. b) Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que forman una unidad como resultado de una misma acumulación. c) Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso. d) Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución. Ejemplos: Serie Nóminas Serie Licitaciones Serie Expedientes Serie Proyectos

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4.4. Expediente Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. Ejemplos: Nóminas del mes de enero Nóminas del mes de diciembre Licitación Pública LP-2507/13-2014/DRM/PJEC 4.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental) Es la unidad archivística más pequeña e indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora. 5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN En la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo. Además, en su formulación se deben considerar: a) Los instrumentos jurídicos, de organización y de normatividad de la dependencia o entidad. b) Los esquemas de clasificación existentes. c) Los recursos con que se cuenta. Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y sucesivos en la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística la metodología se plantea a partir de un fondo específico y tendrá como principios: la delimitación, la unicidad, la estabilidad y la simplificación. Delimitación: El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo; es decir, de los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad. Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente. Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; así mismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura. 7 de 42

Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas. 6. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN En la formulación del Cuadro general de clasificación archivística se realizan dos etapas: 6.1. PRIMERA ETAPA: En ella se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles. 6.1.1. Identificación: Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse: • •

Las atribuciones y funciones comunes de las áreas administrativas y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Campeche. Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional. Así, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:  Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.  Constitución Política del Estado de Campeche.  Ley General del Archivo del Estado.  Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Campeche.  Ley Federal del Trabajo.  Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes, Municipios e Instituciones Descentralizadas del Estado de Campeche.  Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Campeche.  Ley de Pensiones Civiles del Estado de Campeche.  Ley de Ingresos y Presupuestos de Egresos del Estado de Campeche.  Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche.  Reglamento Interior del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado de Campeche.  Manuales de Organización y Procedimientos. 8 de 42

 

Catálogos de actividades del Poder Judicial. Cuadros de clasificación vigentes en las dependencias o entidades.

Los instrumentos enlistados permitirán la detección e identificación de atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que integrarán el Cuadro de clasificación. Cabe destacar que en el proceso de identificación de las funciones, son importantes los reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades. Existen además leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o entidades; en estos casos, las atribuciones o disposiciones que deberán cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su análisis. Los instrumentos de identificación restantes tendrán una función de cotejo y complementariedad, más que de creación de categorías de agrupamiento propiamente dichas. El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categorías documentales sustantivas y comunes. El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías, teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes a todas las dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado para el manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de las que tienen gran similitud, no de tipo semántico, sino, incluso de contenido. En el proceso de identificación debe tenerse atención especial de no incurrir en: • •

Tener un listado enorme de categorías de agrupamiento repetidas, lo que sólo entorpecería su utilización en otras fases como la jerarquización y la codificación; Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersión de la información o, por el contrario, discriminar de manera errónea.

Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento se realice sobre una base sólida y de comparación tal que sólo los instrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo. Ejemplos: Áreas Administrativas Áreas Jurisdiccionales Primer Distrito Judicial Juzgados Civiles

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6.1.2. Jerarquización. Consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o "relación," el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente. Así, por ejemplo, en la administración pública el cuadro clasificador por objeto de gasto responde a este principio de jerarquización al establecer las categorías capítulo, concepto y partida para reporte del gasto público, mientras que conforme a los Lineamientos, el Cuadro general de clasificación archivística responde a la estructura fondo, sección y serie. En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras categorías de agrupamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características generales de "aglutinamiento de la acción administrativa" (función-actividad-asunto) en torno a las cuales sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías documentales. Ejemplos: Recursos Humanos Expediente Nómina de pago de personal Comunicación Social Boletines y entrevistas para medios Actos y eventos oficiales Registro de audiencias públicas Recursos Materiales y Obra Pública Licitaciones Adquisiciones 6.1.3. Codificación. La utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo. A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en sí misma, y no como la imagen y representación de cifras o símbolos (códigos), de tal forma que éstos, por sí solos, no son la solución a los problemas de la clasificación. Incluso existen sistemas de clasificación que 10 de 42

toman como base distintos códigos o símbolos (decimal, sectorial, numérico simple, etc.) y pierden de vista que en archivística, la asignación de un código se realiza hasta después de identificar y jerarquizar las categorías del agrupamiento documental. Asignar un código permite sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento. La utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística que, al relacionarse con el orden y distribución que observan las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematización y ubicación que hace más claro el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se establecen entre sí. Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de claves o códigos a utilizar; es importante que el tipo de codificación seleccionado sea de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías de agrupamiento, así como su utilización para identificar los documentos. La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de la forma en que aparecen las categorías de agrupamiento al final de las etapas de identificación y jerarquización. Ejemplos de Funciones Sustantiva (Subfondos y Áreas): NOMBRE Y CLAVE Juzgados Civiles [FC-JC] Juzgados Mercantiles [FC-JM] Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia [SC-PLENO] Secretaría General de Acuerdos [SC-SGA] Presidencia del Tribunal Superior de Justicia [SC-PRE] Módulo de Atención Ciudadana [SC-MAC] Oficialía de Partes Común [SC-OPC] Central de Actuarios [SC-CA] Archivo Judicial Primer Distrito [SC-AJU-I] Archivo Judicial Segundo Distrito [SC-AJU-II] Dirección de Evaluación y Seguimiento [SC-DIE] Dirección de Comunicación Social [SC-DCS] Dirección de Comunicación Social Segundo Distrito [SC-DCS-II] Dirección de Informática [SC-DIN] Módulo de Atención Judicial [SC-MAJ] Área de Informática del Segundo Distrito Judicial [SC-DIN-II] Dirección de Programación de Sistemas [SC-DPS] Centro de Justicia Alternativa Primer Distrito [SC-CJA] 11 de 42

6.2. SEGUNDA ETAPA: Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro general de clasificación archivística: 6.2.1. Validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el Cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado. 6.2.2. Formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad. 6.2.3. Supervisión y asesoría. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas. 6.2.4. Capacitación. Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro general de clasificación archivística. 7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS) El Cuadro general de clasificación por funciones comunes es el resultado del trabajo del grupo de titulares y responsables para el desarrollo del mismo y coordinado por la Presidencia del Poder Judicial a través de la Oficialía Mayor, la Secretaría General de Acuerdos, la Dirección de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Dirección de Programación de Sistemas, según acuerdo del jueves 26 de septiembre de 2013 para su actualización y cumplimiento. Las materias para los cuales se han definido las series documentales, son: Civiles, Mercantiles, Familiares, Penales, de Juicio Oral, Orales Familiares, Orales Mercantiles, Orales Penales, Narcomenudeo, Ejecución de Sanciones, Menor cuantía, Mixtos, Adolescentes, Instrucción y Sentencia, Administrativos, Electorales, Contencioso-Administrativo, Laboral/Trabajo y Constitucional y están relacionados con la vía en que son presentados, 20 series en total. Adicionalmente a estas clasificaciones y criterios que se han establecido para nombrarlas, en el caso del Poder Judicial del Estado de Campeche en materia Jurisdiccional (Asuntos Judiciales), los Expedientes deberán ser entregados conforme lo establece el Código de Procedimientos 12 de 42

Civiles y de Procedimientos Penales que así lo determinen, integrados todos ellos con sus cuadernos ya sea que se trate y serán denominados Temas: Se integra por 16 secciones codificadas e identificadas con las letras “SJ” (de Sustantivas Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDT” que corresponden al nombre de “Serie Documental Temas”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica. Ejemplo SJ-SDT01 Civiles SJ-SDT02 Mercantiles SJ-SDT03 Familiares SJ-SDT04 Penales SJ-SDT12 Administrativos SJ-SDT15 Laboral/Trabajo 8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (ASUNTOS) Los diferentes temas que aunado a la competencia jurisdiccional que a cada área le corresponde, ha identificado 24 diferentes estrategias de integración de documentos para cada instancia judicial, trátese de los juzgados de primera instancia, de las salas en segunda instancia o de la áreas administrativas. Para ello, se han identificado secciones codificadas e identificadas con las letras “FJ” (Funciones Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDJ” que corresponden al nombre de “Serie Documental Judicial”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica. Ejemplos: FJ-SDJ01 Tocas FJ-SDJ02 Expedientes Se plantea que los niveles de sección y serie documental de la estructura archivística sea respetados tal como aparece en el presente Instructivo, para homologar la clasificación archivística del Poder Judicial del Estado. 9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SERIES DOCUMENTALES) En este apartado, y de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche, y en el Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado, se han identificado de acuerdo a sus facultades, atribuciones y responsabilidades, una serie de actos denominados funciones sustantivas, que para los efectos de la elaboración del este cuadro general de clasificación archivística, se han denominado como Series Documentales, el cual es uno de los requisitos finales y necesarios para la elaboración de estos instrumentos de control y 13 de 42

consulta. Así tenemos, que se han identificado 97 Series Documentales, las cuales se han codificado e identificado con las letras “SD” que corresponden al nombre de “Serie Documental”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica. 10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN En este caso y para efectos de distinción de los archivos de trámite, concentración e históricos de cada área administrativa con respecto a los asuntos judiciales de los archivos de concentración de las sedes judiciales, el nombre del fondo se sigue denominando Poder Judicial del Estado de Campeche, en consecuencia, el cambio se actualiza en el subfondo, al cual le corresponde cada una de las sedes del Archivo Judicial en el Estado de Campeche. Es de interés público regular el crecimiento de los archivos del Poder Judicial, por lo tanto, resulta necesario establecer criterios de depuración y destrucción de expedientes de menor valor, para conservar aquéllos con verdadero valor institucional, jurídico o histórico, que integren la memoria documental. Para efectos de los presentes lineamientos, se consideran en el Poder Judicial: I. II. III. IV.

Archivo de trámite: los expedientes concluidos que tengan hasta dos años, a partir de que se ordenó su archivo. Archivo de concentración: aquellos expedientes concluidos que tengan más de dos años y menos de diez años respecto de la fecha que se ordenó su archivo, Archivos Históricos: Los que tengan más de diez años, a partir de que se ordenó su archivo. La documentación de archivo de concentración e histórico deberá transferirse al área de archivo histórico.

Para regular el flujo de los expedientes en el Poder Judicial se deben considerar los siguientes criterios: I. II.

La documentación de archivo reciente será conservada en el archivo del órgano jurisdiccional en el que fue elaborada; La documentación de archivo de trámite y concentración deberá transferirse a las áreas de concentración o histórica de cada entidad que compone el Poder Judicial, y quedarán a disposición del Archivo Judicial correspondiente.

Por la trascendencia de la información contenida en las resoluciones de los expedientes definitivamente concluidos o que han causado estado, todas las resoluciones y los expedientes originales deberán trasladarse directamente al archivo histórico de cada sede del Archivo Judicial que compone el Poder Judicial para su conservación permanente.

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Las distintas entidades del poder judicial podrán convenir la concentración histórica de sus documentos y expedientes en una sola unidad concentradora, previo convenio que firmen para tal efecto, pero deberán observar, en lo conducente, los presentes lineamientos. Anualmente las distintas áreas que componen el poder judicial deberán transferir los documentos que componen el archivo de concentración, ya sea al área de concentración o histórica, acompañando los siguientes documentos: I. II. III.

IV.

Acta de transferencia; Relación de los expedientes que habrán de ser transferidos y en la que se precisarán los datos que el área coordinadora de archivos señale para su plena identificación y control dentro del depósito documental. El área coordinadora de archivo diseñará los formatos de transferencia respectivos, tomando en cuenta los registros del sistema de control estadístico establecido por el Poder Judicial, y los que sobre el particular expida el Pleno del Tribunal Superior de Justicia. Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivos

Para el caso de supresión documental el área coordinadora de archivos junto con el archivo histórico y el titular de la entidad deberán emitir el dictamen así como el catálogo de supresión documental y remitirán copia al Pleno para análisis y revisión en los siguientes términos: I.

II.

Son susceptibles de depuración y destrucción aquellos expedientes que, teniendo más de seis meses de concluidos definitivamente, se ubiquen dentro de las siguientes hipótesis: a. Las demandas que se hayan tenido por no interpuestas y no existan documentos originales exhibidos por las partes. b. Los duplicados de los expedientes cuyas sentencias hayan causado estado; que no existan en ellos documentos originales; c. De la anterior determinación podrán exceptuarse los asuntos que por su valor histórico deban conservarse, a juicio del área coordinadora de archivos en consulta con el archivo histórico. Cuando los expedientes considerados como no interpuestos o sobreseídos, contengan documentos o pruebas originales exhibidas por las partes, o que existan documentos relacionados con el asunto y que se encuentren depositados en el Poder Judicial, una vez que los propios custodios provean lo conducente para la devolución respectiva, podrán ser susceptibles de depuración y destrucción.

Para proceder a la destrucción de los expedientes determinados en el parrafo anterior, deberá formularse previamente un acta y elaborarse la relación correspondiente, la cual contendrá los datos que el área coordinadora de archivo señale para la plena identificación del expediente destruido.

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Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivo, y se remitirá al área de archivo histórico una copia del acta referida. Para facilitar la posterior depuración de los expedientes, todos los asuntos que se resuelvan a partir de la vigencia de los presentes lineamientos deberán contener, en el proveído por el que se ordene su archivo definitivo, la indicación de si dicho expediente es susceptible de depuración. El acuerdo de archivo de los expedientes susceptibles de depuración deberá contener la prevención a las partes para acudir al poder judicial, dentro de un plazo de seis meses, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, previniéndoles que, en caso de no hacerlo, dichos documentos podrán ser destruidos junto con el expediente. En el caso de expedientes de orden Judicial el área coordinadora de archivos deberá emitir un sistema de resguardo de datos personales que garantice la integridad de los mismos dentro de la entidad pública, el cual podrá ser preferentemente informático. 11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO Es un esquema general de descripción de las series documentales de los archivos que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Los nombrados responsables del archivo en cada área administrativa, elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. El Poder Judicial proporcionará este instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos. 12. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Para la elaboración de la Guía simple de archivos del Poder Judicial del Estado de Campeche y para dar cumplimiento a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos; se ha desarrollado el procedimiento para la elaboración y el llenado del documento, además, sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como las fuentes que generan la información. Esto se logra con la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la información.

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13. DISPOSICIONES GENERALES Las siguientes disposiciones, son de apoyo para explicar cada una de las fases en que se llevará el trámite de los documentos. 13.1. De aplicación: El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los archivos de trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa semiactiva) y, por último, los históricos (etapa inactiva). Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos y obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control. 13.2. De excepción: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. En los archivos previos a agosto de 2013, cuya estructura no esté establecida por serie, se aplicará el nivel inmediato superior. 13.3. De responsabilidades: El área coordinadora de archivos del Poder Judicial será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia. 13.4. De estructura: Se han establecido 32 elementos para la guía simple de archivo de un total de 104 áreas de información del Poder Judicial del Estado de Campeche, las cuales a su vez se han agrupado según las facultades, atribuciones y responsabilidades que les corresponda, por lo cual se tienen 36 elementos comunes entre sustantivas y funciones judiciales; se tienen también 108 series documentales que serán seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración e histórico).

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14 .PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE

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NÚM 1 1.1

2.

3

3.1

4 4.1 4.2 4.3 4.4 5.

6

7

7.1

8 8.1 8.2

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIÓN Establece calendario de recepción de información Coordinador de Notifica la las unidades productoras el calendario o Solicita información archivos procedimiento establecido para la recepción de la información Recopila datos Unidad Registra nombre de la unidad administrativa; área de generales del administrativa y procedencia del archivo; nombre del responsable y archivo de trámite responsable de cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo por cada unidad archivo de trámite electrónico administrativa Recopila Identifica las series documentales que integran su información de las archivo Unidad series Recopila y registra información para cada serie administrativa y documentales que documental de conformidad con la “Sección” a la cual responsable de custodia el archivo pertenece según las funciones del responsable del archivo de trámite de trámite por cada archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su área administrativa descripción. Recopila el volumen de la serie registrado en el año anterior (13) Procesa Recopila el volumen de la serie del año que se información actualiza (14) Unidad específica de la administrativa y Recopila el volumen, si es el caso de acciones de serie: archivo de responsable de transferencia primaria (15) trámite archivo de trámite Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja (documentación documental (16) activa) Calcula y registra el volumen total (“13”+”14”-“15”“16”) de cada serie Unidad Integra información por serie de todos los archivos de Integra la administrativa y trámite de cada unidad administrativa, coteja y remite información responsable de al coordinador de archivos archivo de trámite Recopila datos Unidad Registra: nombre de la unidad administrativa; área de generales del administrativa y procedencia del archivo; nombre del responsable y archivo de responsable del cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo concentración por archivo de electrónico cada unidad concentración administrativa Recopila I d e n t i f i ca l a s se r i e s documentales que custodia información de las Recopila y registra información para cada serie Unidad series documental de conformidad con la sección a la cual administrativa y documentales que pertenece según las funciones del responsable del responsable del custodia el archivo archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su archivo de de concentración descripción concentración por cada unidad administrativa Recopila el volumen de la serie registrado en el año Procesa el volumen Unidad anterior (18) de cada serie del administrativa y archivo de Recopila el volumen de la serie del año que se responsable de concentración actualiza (A) archivo de (documentación Recopila el volumen, si es el caso de acciones de concentración semiactiva) transferencia primaria (19)

19 de 42

8.3 8.4 8.5

9.

Integra la información

10

Recopila datos generales del archivo histórico

11 11.1 11.2 12 13 13.1 13.2

Unidad administrativa y responsable de archivo de concentración Unidad administrativa y responsable del archivo histórico

Procesa el volumen de cada serie del archivo histórico (documentación inactiva)

Unidad administrativa y Responsable del archivo histórico

Integra la información

Unidad administrativa y Responsable de archivo histórico

Compila información de cada unidad administrativa

Coordinador de archivos de la dependencia

14

Elabora el reporte final

15

Difunde la Guía Simple

Coordinador de archivos de la dependencia Coordinador de archivos de la dependencia

Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja documental (20) Recopila el volumen, si es el caso de acciones de trasferencia secundaria (21) Calcula y registra el volumen total (“18”+A+”19”-“20”“21”) de cada serie Integra información por serie de los archivos de concentración de cada unidad administrativa, coteja y remite al coordinador de archivos

Registra: nombre de la unidad administrativa; área de procedencia del archivo; nombre del responsable y cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo electrónico Recopila el volumen de la serie registrado en el año anterior (23) Recopila el volumen, si es el caso de acciones de transferencia secundaria (24) Consigna el volumen total (“23”+”24”) de la serie Integra información por serie de los archivos históricos de cada unidad administrativa, coteja y remite al coordinador de archivos Revisa información por serie de cada Unidad administrativa En caso de que existan errores avisa a responsable según sea el caso Compila información de cada unidad administrativa Registra en el formato normalizado la información compilada anteriormente. Remite la Guía simple para su publicación en Internet

15. ELEMENTOS COMUNES: 1. Área Administrativa 2. Área de procedencia del archivo 3. Nombre del responsable y cargo 4. Domicilio 5. Teléfono 6. Correo electrónico 7. Ubicación física 8. Área administrativa de procedencia 9. Sección 10. Serie 11. Fecha(s) 20 de 42

15.1. IDENTIFICACIÓN 15.1.1 ÁREA ADMINISTRATIVA   



Objetivo: Conocer la ubicación del archivo dentro del área administrativa. Regla: Consignar el nombre del área administrativa responsable del archivo. Observaciones: Se considera área administrativa a la que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente del Poder Judicial del Estado de Campeche, o mediante acuerdo de la presidencia del Tribunal en uso de sus facultades y atribuciones que esta delegue. Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo.

15.1.2. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO   

Objetivo: Proporcionar el área de procedencia del archivo dentro del área administrativa Regla: Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo Observación: Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa.

15.1.3 NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO   

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo del o los responsables del archivo. Regla: Consignar el nombre(s) del servidor público designado(s) como responsable de la unidad de archivo. Observaciones: El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio físico pueden localizarse archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.

Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite, concentración e históricos en una misma unidad de depósito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se consignará el nombre y cargo del titular jerárquico superior responsable. Para este caso, en las sedes del Primer Distrito Judicial y del Segundo Distrito Judicial, se tienen Archivos Judiciales de concentración e históricos en materia jurisdiccional. 15.1.4 DOMICILIO 

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad el lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo. 21 de 42

 

Regla: Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país. Observaciones: En algunos casos la dirección del lugar de trabajo del servidor público responsable del archivo no corresponderá al del depósito físico de los documentos.

15.1.5 TELÉFONO   

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el teléfono del servidor público designado como responsable del archivo. Regla: Consignar el número telefónico del archivo. Observaciones: Registrar, si es el caso: extensión, clave lada o indicaciones establecidas en la dependencia para la comunicación vía telefónica.

15.1.6 CORREO ELECTRÓNICO   

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad la dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo. Regla: Consignar la dirección electrónica oficial. Observaciones: En los casos que el responsable no cuente con una dirección electrónica oficial individualizada, registrar la institucional del archivo.

15.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO    

Objetivo: Identificar al productor o productores de las series documentales Regla: Consignar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de la series documentales. Observaciones: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. El uso de este elemento de descripción dependerá de la estructura y jerarquía de la organización del archivo.

El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio físico se localicen archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos. 15.2.1 SECCIÓN DOCUMENTAL  

Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la sección documental a la que pertenecen la(s) serie(s) documental(es) descritas. Regla: Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección documental correspondiente. 22 de 42

 

Observaciones: En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación se aceptará sustituir la sección documental por la unidad administrativa de procedencia. De no existir una descripción en el nivel de sección documental en archivos previos a 2013, se indicará que el nivel de descripción es el inmediato anterior.

15.2.2. SERIE DOCUMENTAL   



Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística de la dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s). Regla: Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en custodia. Observaciones: Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripción es la serie documental, en el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación, se aceptará sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el área generadora (dirección de área, subdirección, departamento o equivalente). De no existir una descripción a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2013, se indicará cuál es el nivel existente de descripción (fondo o sección)

15.2.3. FECHA (S)   

Objetivo: Identificar y consignar lo(s) año (s) extremos de producción o acumulación. Regla: Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas. Observaciones: En los casos de archivos históricos, las fechas extremas serán:  Aquellas en las que el productor acumuló los documentos  Aquellas en las que la producción de los documentos, incluyen fechas de documentación producida con anterioridad a su acumulación por actividad.  Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la documentación custodiada

15.2.4. VOLUMEN   

Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o soporte. Regla: Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso. Observaciones: Alternativamente si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).

15.2.5. UBICACIÓN FÍSICA  

Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es). Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es) 23 de 42



Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto etapa como ubicación física.

16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN 16.1. ARCHIVO DE TRÁMITE   

Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte. Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año anterior al que se efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso. Observaciones: Si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).

16.2. TRANSFERENCIA PRIMARIA   

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción primaria de disposición documental. Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la serie documental descrita que se trasladó del archivo de trámite al archivo de concentración. Observaciones: En algunos casos, la serie documental descrita con relación a su volumen registrado en la Guía simple 2007 fue transferida del archivo de trámite al archivo histórico; consignar de igual manera.

16.3. BAJAS DOCUMENTALES   

Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración y en su caso el destino final. Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso de la serie documental descrita que se dictaminó para la baja documental o eliminación. Observaciones: En algunos casos, para la serie documental descrita con relación a su volumen registrado en la Guía simple 2005 se realizó un proceso de dictaminación de baja documental total o parcial en el archivo de trámite; consignar el número de Acta de Baja documental emitida por el Archivo General de la Nación.

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ANEXO 1. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SUBFONDOS/ÁREAS) CLAVE

SERIES DOCUMENTALES (SUBFONDOS/ÁREAS)

SC-PLENO SC-SGA SC-PRE SC-MAC SC-OPC SC-CA SC-GPC SC-CCA SC-BIB SC-AJU-I SC-AJU-II SC-DIE SC-DCS SC-DCS-II SC-DIN SC-MAJ SC-DIN-II SC-DPS SC-CJA SC-CJA-II SC-DAIP

Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia Secretaría General de Acuerdos Presidencia del Tribunal Superior de Justicia Módulo de Atención Ciudadana Oficialía de Partes Común Central de Actuarios Grupo de Participación Ciudadana Centro de Capacitación y Actualización Biblioteca Archivo Judicial Primer Distrito Archivo Judicial Segundo Distrito Dirección de Evaluación y Seguimiento Dirección de Comunicación Social Dirección de Comunicación Social Segundo Distrito Dirección de Informática Módulo de Atención Judicial Área de Informática del Segundo Distrito Judicial Dirección de Programación de Sistemas Centro de Justicia Alternativa Primer Distrito Centro Regional de Justicia Alternativa Segundo Distrito Dirección de Acceso a la Información Pública Protección de Datos Personales y Proyectos Especiales Centro de Encuentro Familiar Primer Distrito Centro de Encuentro Familiar Segundo Distrito Consejo para la implementación del Sistema Penal Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Primer Distrito Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Segundo Distrito Oficialía Mayor Dirección de Contabilidad Dirección de Personal Dirección de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales Dirección Administrativa del Segundo Distrito Judicial Departamento de Personal Escuela Judicial Presidencia de la Sala Civil Magistratura de Sala Civil en Segunda Instancia Presidencia de la Sala Penal en Segunda Instancia Magistratura de Sala Penal en Segunda Instancia Presidencia de la Sala Administrativa-Electoral en Segunda Instancia Magistratura de Sala Administrativa-Electoral en Segunda Instancia Servicios Administrativos de Personal de la Sala Administrativa-Electoral Sala Unitaria Especializada para Adolescentes Presidencia de la Sala Mixta en Segunda Instancia Magistratura de Sala Mixta en Segunda Instancia Magistratura Supernumeraria

SC-CEF-I SC-CEF-II SC-CISJUPE SC-CCP-I SC-CCP-II SC-OFM SC-DCO SC-DRH SC-DRM SC-DSG SC-OFM-II SC-DOM-II SC-EJU SC-PSC SC-MSC SC-PSP SC-MSP SC-PSA SC-MSA SC-SAP SC-SUEA SC-PSM SC-MSM SC-MSN

25 de 42

SC-SS SC-SSP SC-SSA SC-SSC SC-SASUEA SC-SSM SC-J1P-I SC-J1P-I SC-J2P-I SC-J3P-I SC-J4P-I SC-J1C-I SC-J2C-I SC-J3C-I SC-JTMCF-I SC-J1I-I SC-J2I-I SC-J3I-I SC-J1F-I SC-J2F-I SC-J3F-I SC-J4F-I SC-J1O-I SC-J2O-I SC-JES-I SC-JTMP-I SC-JPJ1E SC-JIJ1E1 SC-JIJ1E2 SC-JPJ2E SC-JIJ2E1 SC-JIJ2E2 SC-JIA SC-JOSA SC-J1P-II SC-J2P-II SC-J3P-II SC-J3P-II SC-J1C-II SC-J2C-II SC-J1I-II SC-J2I-II SC-J1F-II SC-J2F-II SC-J1O-II SC-J2O-II SC-JES-II SC-JMEC-II

Secretarías de Sala dependientes por materia civil, penal y administrativa Secretaría de la Sala Penal Secretaría de la Sala Administrativa-Electoral Secretaría de la Sala Civil Secretaría de Acuerdos de la Sala Especializada para Adolescentes Secretaría de la Sala Mixta Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial Habilitado para conocer Narcomenudeo Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial Juzgado Cuarto de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial Juzgado Transitorio Mixto Civil-Familiar del Primer Distrito Judicial Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito Judicial Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito Judicial Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles del Primer Distrito Judicial Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial Juzgado Auxiliar y de Oralidad en Materia Familiar (CJM) Juzgado Primero en Materia de Oralidad Familiar Primer Distrito Juzgado Segundo en Materia de Oralidad Familiar Primer Distrito Juzgado de Ejecución de Sanciones Primer Distrito Juzgado Transitorio de Cuantía Menor Penal Primer Distrito Presidencia del Juzgado Primero Electoral Instructor del Juzgado Primero Electoral Instructor del Juzgado Primero Electoral Presidencia del Juzgado Segundo Electoral Instructor del Juzgado Segundo Electoral Instructor del Juzgado Segundo Electoral Juzgado de Instrucción para Adolescentes Juzgado de Juicio Oral y Sentencia para Adolescentes Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito habilitado para conocer de Narcomenudeo Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito Judicial Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito Judicial Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Segundo Distrito Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles del Segundo Distrito Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo Distrito Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo Distrito Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar del Segundo Distrito Juzgado Segundo en materia de Oralidad Familiar del Segundo Distrito Juzgado de Ejecución de Sanciones Segundo Distrito Juzgado de Cuantía Menor (CIVIL) de Primera Instancia Segundo Distrito

26 de 42

SC-JMEP-II SC-JMEC-III SC-JMIC-III SC-J1O-III SC-JMEP-III SC-JMEC-IV SC-JMEP-IV SC-JMIC-V SC-JMIF-V SC-JMIM-V SC-JMIO-V

Juzgado de Cuantía Menor (PENAL) de Primera Instancia Segundo Distrito Juzgado de Cuantía Menor de Primera Instancia Tercer Distrito Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (Juicios Orales Mercantiles) Tercer Distrito Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar Tercer Distrito Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (De Oralidad Familiar y Mercantil) Contenencia Penal en Menor Cuantía (Xpujil) Tercer Distrito Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Mercantiles) Cuarto Distrito Juzgado de Cuantía Menor y de Primera Instancia en Materia de Oralidad Familiar Cuarto Distrito Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto Distrito Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto Distrito Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto Distrito Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto Distrito

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ANEXO 2. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS) CLAVE SJ-SDT01 SJ-SDT02 SJ-SDT03 SJ-SDT04 SJ-SDT05 SJ-SDT06 SJ-SDT07 SJ-SDT08 SJ-SDT09 SJ-SDT10 SJ-SDT11 SJ-SDT12 SJ-SDT13 SJ-SDT14 SJ-SDT15 SJ-SDT16

TEMAS Civiles Mercantiles Familiares Penales Juicio Oral Orales Familiares Orales Mercantiles Mixtos Adolescentes Instrucción y Sentencia Ejecución Administrativos Electorales Contencioso-Administrativo Laboral/Trabajo Constitucional

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ANEXO 3. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA JUDICIAL FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (ASUNTOS) CLAVE FJ-SDJ01 FJ-SDJ02 FJ-SDJ03 FJ-SDJ04 FJ-SDJ05 FJ-SDJ06 FJ-SDJ07 FJ-SDJ08 FJ-SDJ09 FJ-SDJ10 FJ-SDJ11 FJ-SDJ12 FJ-SDJ13 FJ-SDJ14 FJ-SDJ15 FJ-SDJ16 FJ-SDJ17 FJ-SDJ18 FJ-SDJ19 FJ-SDJ20 FJ-SDJ21 FJ-SDJ22 FJ-SDJ23 FJ-SDJ24

SERIE DOCUMENTAL Tocas Expedientes Expedientillos Cuadernos de Pruebas Cuadernos de Amparos Cuadernos de Constancias Incidentes Secciones Tercerías Despachos Legajos Exhortos Libro de Gobierno Libro de Inicios Listado de Amparos Control de Turnos para Ponencias Autos, decretos y diligencias Excusas Recusaciones Sentencias Quejas Recurso de Revisión Incompetencia Acumulaciones

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ANEXO 4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SERIES DOCUMENTALES) CLAVE SD01 SD02 SD03 SD04 SD05 SD06 SD07 SD08 SD09 SD10 SD11 SD12 SD13 SD14 SD15 SD16 SD17 SD18 SD19 SD20 SD21 SD22 SD23 SD24 SD25 SD26 SD27 SD28 SD29 SD30 SD31 SD32 SD33 SD34 SD35 SD36 SD37 SD38

SERIE DOCUMENTAL Acceso a la Información Pública Actas Académicas Actas Administrativas Actividades de Capacitación y Actualización Actividades de Difusión Actividades Extra-Académicas Acuerdos Acuses Adquisición de Bienes y Servicios Amparos Apelación Asignaciones del Ejercicio Asuntos Administrativos Asuntos del Pleno Audiencias Públicas y Orales Bitácora Conciliaciones Bancarias Conflictos de orden civil y familiar Consignaciones Contenciosos Contienda de Acumulaciones Control de Pagos de Certificados Control de Pagos Electrónicos Control de Recursos Financieros Convenios Correspondencia Cuestiones Familiares Cursos, Seminarios, Talleres y Conferencias Delitos de Orden Común Despachos Devolución de consignaciones Devolución de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de Concentración

Dictámenes Entrega de expediente a la invitadora Especialidad en el Sistema de Justicia para Adolescentes Estadística Estados Financieros Excusas y Recusaciones 30 de 42

SD39 SD40 SD41 SD42 SD43 SD44 SD45 SD46 SD47 SD48 SD49 SD50 SD51 SD52 SD53 SD54 SD55 SD56 SD57 SD58 SD59 SD60 SD61 SD62 SD63 SD64 SD65 SD66 SD67 SD68 SD69 SD70 SD71 SD72 SD73 SD74 SD75 SD76 SD77 SD78 SD79 SD80 SD81

Exhortos, Requisitorias y Despachos Expedientes Guardia, Custodia, Despachos, Registro y Distribución de Bienes Impugnaciones y Declaración de Validez de Elecciones Informe Anual de Labores Instalaciones Interdictos Inventario Jurisdicción Voluntaria Justicia para Adolescentes Licencias Licitaciones Listines de Expedientes y/o Tocas con Número de Archivos Maestría en Derecho Judicial Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles Manual de Organización Manuales de Sistemas Memorias Técnicas Modificación y Rectificación de Actas Movimiento afiliatorias, IMSS, altas, bajas, Modificación de salarios

Movimientos de personal Nómina Oficio de Envío de Aclaraciones de Expedientes y/o Tocas Oficio de Envío de Expedientes y/o Tocas a las áreas Ofrecimientos de Pago y Consignación Pago de Bienes y Servicios Parentesco, Alimentos y Paternidad Patrimonio Permisos Plan Estratégico Plantilla de Personal Pólizas Presupuestación y Programación Procesos de oposición y/o cambios de adscripción Promociones Protección de Datos Personales Proyectos Querellas Recepción de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de Concentración

Recursos Electorales Recusaciones y Excusas Redes Relativas al Derecho Familiar 31 de 42

SD82 SD83 SD84 SD85 SD86 SD87 SD88 SD89 SD90 SD91 SD92 SD93 SD94 SD95 SD96 SD97

Relativas al Estado Civil Remisión Parcial de las Penas Resguardos Resguardos de Valores Respaldos Seguimiento de Equipos Servicio Social y Prácticas Profesionales Servicios Síntesis Periodísticas Sistemas Solicitud de Copias Certificadas Solicitud de Expedientes para Consulta Solicitud de Petición de Expedientes y/o Tocas Solución de conflictos por mediación Trámite de asuntos de su competencia Trámites Secretaría de Educación Pública

32 de 42

ANEXO 5.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

01-FCSA-PJEC CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

33 de 42

ANEXO 6.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

02-CDD-PJEC CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Aparte de los valores anteriores contiene los siguientes elementos VALOR DOCUMENTAL: (Administrativo, Legal, Contable o Fiscal, Histórico) PLAZO DE CONSERVACIÓN: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Pública, Reservada, Confidencial DESTINO FINAL: Baja, Archivo Histórico RESERVA DE INFORMACIÓN: Fundamento legal

34 de 42

ANEXO 7. CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

03-GSA-PJEC GUIA SIMPLE DE ARCHIVO FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

35 de 42

ANEXO 8.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

04-FCSA-PJEC FICHA DE CONTROL PARA EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE) CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

36 de 42

ANEXO 9.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

05-IGAT-PJEC INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS EN TRÁMITE FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

37 de 42

ANEXO 10.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

06-IGACH-PJEC INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

38 de 42

ANEXO 11.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

07-IGB INVENTARIO GENERAL DE BAJA FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

Aparte de los datos identificativos contiene: No. de Gaveta, No. de Expediente, Serie, Nombre del Expediente, Descripción y Periodo. Contiene la sección de Disposición Documental, de Valor Documental, Plazos de Concentración, Clasificación de la Información, Destino Legal y Fundamento Legal.

39 de 42

ANEXO 12.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

08-ITP INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.

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ANEXO 13.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

09-ITS INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.

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ANEXO 14.

CLAVE DEL FORMATO: NOMBRE DEL FORMATO: APARTADOS:

Los datos mostrados en los cuadros son de ejemplo y se actualizan para cada área

10-CLP CARATULAS, LOMOS Y PORTADAS FONDO/SUBFONDO DATOS DEL RESPONSABLE CONTEXTO LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA RESPONSABLES

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