Procedimiento para la gestión de los recursos materiales PR_14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS/NORMATIVA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO 6. REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA 7. EVIDENCIAS Y ARCHIVO 8. RESPONSABILIDADES 9. GRUPOS DE INTERÉS 10. DIAGRAMA DE FLUJO

Edición 00

RESUMEN DE REVISIÓN Fecha 01/12/2010

Motivo de la modificación Edición Inicial

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Procedimiento para la gestión de los recursos materiales PR_14

1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es establecer la sistemática a aplicar en la gestión y mejora de los recursos materiales de la Escuela Técnica Superior de Ingeniería Informática. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca las actividades que el Centro realiza para tramitar todo lo relacionado con la adecuación de sus recursos materiales. Comprende, por tanto, a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de las Comisiones u Órganos de gobierno del Centro, realizan las actividades descritas.

3. REFERENCIAS/NORMATIVA


Protocolo de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y la Acreditación (ANECA), para el diseño, verificación y acreditación de las ofertas formativas reconocidas por el MEC.




Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (LOU).




Ley Orgánica 4/2007 de 12 de abril por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001 de Universidades.




Ley General Presupuestaria.




Estatutos de la Universidad de La Laguna (Decreto 89/2004 de 6 de julio).




Reglamentos de Claustro, Consejo de Gobierno y Consejo Social de la Universidad de La Laguna.




Reglamento de Régimen Interior del Centro.




Plan Estratégico de la Universidad.




Manual de Procedimiento Administrativos para Centro de la Universidad de La Laguna (Mayo 2005).




Bases Ejecución del Presupuesto de la Universidad de La Laguna.




Reglamento de anticipo de Caja Fija ULL.




Políticas medioambientales, sostenibilidad y prevención de riesgos.




Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos.




Manual del SGIC y Manual de Procedimientos del SGIC.

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4. DEFINICIONES


Recursos materiales: Las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios docentes, salas de reunión, biblioteca, despachos de tutorías) y equipamiento, material científico, técnico, asistencial y artístico, en las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje.

5. DESARROLLO La correcta gestión de los recursos materiales se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad del Centro. Existe gran cantidad de recursos materiales cuya gestión depende directamente del propio centro, por ello es preciso homogeneizar los procedimientos, estableciendo acciones institucionalizadas con el fin de optimizar los resultados. Sin embargo, el centro también cuenta con recursos materiales cuya gestión no depende exclusivamente de ellos, lo que exige igualmente establecer procedimientos que garanticen un control adecuado de los mismos. Sólo así podrán obtenerse los resultados deseados. El Equipo de Dirección del Centro define el órgano, unidades y/o grupos de interés involucrados en el proceso de gestión de los recursos materiales. En este caso, la Comisión de Infraestructuras se encargará de identificar anualmente las necesidades asociadas a los recursos cuando corresponde la gestión al centro. Esta Comisión es quien establece las actuaciones, planificando, tramitando e inventariando la adquisición de los recursos materiales. Tras la explotación de los recursos, revisa y mejora la gestión de los mismos, obteniéndose un informe que es difundido por los canales de comunicación habituales, para informar a los grupos de interés y partes implicadas de los resultados obtenidos. Cuando la gestión no la asume el centro, la Comisión de Infraestructuras realiza la solicitud al órgano competente, quien acepta o no la solicitud. En el caso de no ser aceptada se informa en Junta de Centro, y la Comisión de Infraestructuras procederá a su archivo, rindiendo cuentas a las partes implicadas. La Comisión de Calidad del Centro podrá revisar y proponer mejoras sobre la gestión de los recursos materiales.

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6. REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA El proceso de revisión y mejora de la gestión de los recursos materiales se desarrollará anualmente. No obstante, la medición de resultados se hará de acuerdo con el procedimiento medición y análisis de resultados (PR_16) y se realizará con la periodicidad señalada en cada uno de los indicadores que incumban a la gestión de los recursos materiales. 7. EVIDENCIAS Y ARCHIVO Identificación del registro Documento que recoja las necesidades materiales del centro (AP_14.01) Ficha de solicitud (AP_14.02) Documento con la planificación de adquisiciones (AP_14.03) Informe/s de revisión y mejora de recursos materiales (AP_14.04) Relación de canales de comunicación utilizados para la difusión de resultados de la gestión de los recursos materiales (AP_14.05)

Soporte de archivo

Responsable custodia

Tiempo de conservación

Papel o informático

Equipo Dirección

12 años

Equipo Dirección /Secretaría Centro

12 años

Equipo Dirección

12 años

CC/ Equipo Dirección

12 años

Equipo Dirección

12 años

Papel o informático Papel o informático Papel o informático Papel o informático

8. RESPONSABILIDADES −

Equipo de Dirección: Se encarga de definir el órgano, unidades y/o grupos de interés involucrados en la gestión y mejora de los recursos materiales

−

Comisión de Infraestructuras: Es el responsable de identificar las necesidades materiales, gestionar la adquisición (planificando, tramitando e inventariando) y explotación de los recursos materiales.

−

La Comisión de Calidad del Centro: podrá revisar y proponer mejoras sobre la gestión de los recursos materiales.

9. GRUPOS DE INTERÉS Grupos de interés Equipo de Gobierno

Mecanismos de participación Por medio del Consejo de Gobierno

Equipo Directivo

En las diferentes comisiones del Centro

Profesorado

Por medio de sus representantes en las comisiones del Centro. Participan aportando información en reuniones y encuestas y presentando reclamaciones y sugerencias.

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Estudiantes

Personal de Administración y Servicios

Administración Pública Sociedad

A través de sus representantes en las distintas comisiones del Centro. Su opinión se recoge por medio de las encuestas de satisfacción y presentando reclamaciones y sugerencias Están representados en las diferentes comisiones del Centro por medio de sus representantes. Su satisfacción se recoge a través de encuestas. A nivel personal intervienen presentando reclamaciones y sugerencias. A través de los representantes del Consejo Social en el Consejo de Gobierno. Por medio del Contrato-Programa que firma la Universidad con el Gobierno Autónomo Por medio del Consejo Social y/o presentando reclamaciones y/o sugerencias Rendición de cuentas

La información generada en este procedimiento se difundirá por los canales de comunicación que el Equipo Directivo considere oportunos: Web institucional, tablón de anuncios, correo electrónico, etc. La viabilidad de las actuaciones en relación a las incidencias, reclamaciones y/o sugerencias se ajustará a la Ley de Procedimiento Administrativo

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10. DIAGRAMA DE FLUJO PR_14. Procedimiento para la gestión de los recursos materiales

Inicio Política y objetivos de calidad del centro Políticas medioambientales Políticas de sostenibilidad Política de prevención de riesgos Informes de revisión y mejoras de recursosmateriales

Documento que recoja las necesidades materiales del centro

Identificar las necesidades asociadas a los recursos Órgano o unidad responsable

¿Lo asume el centro?

No

Solicitud al órgano competente Órgano o unidad responsable

Si

Ficha de solicitud

No

Definición de actuaciones y criterios de selección

Si

¿La solicitud es aceptada?

Órgano o unidad responsable Planificar y tramitar la adquisición

Documento con la planificación

Información en Junta de Centro Órgano o unidad responsable

Órgano o unidad responsable Archivo

Recepción, revisión e inventariado (si procede)

Órgano o unidad responsable

Órgano o unidad responsable

En el caso que existan, tener en cuenta los Informes de evaluación de servicios y departamentos

Puesta en explotación de los recursos Órgano o unidad responsable Mantenimiento y gestión de incidencias Órgano o unidad responsable

Procedimiento para el análisis y medición de resultados Procedimiento para la información pública

Revisión y mejora de la gestión de recursos materiales

Informe/s de revisión y mejora de recursos materiales

CCC

Rendición de cuentas a las partes implicadas Equipo Directivo

Fin

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Prueba de la difusión