Procedimiento Recepción y Entrega de Bienes

1.0

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PROPÓSITO Establecer los mecanismos y criterios necesarios que aseguren la recepción oportuna y a conformidad de los bienes de capital y de consumo, de acuerdo con los términos y condiciones pactadas. Comunicar a la Unidad Gestora inmediatamente es recibido el bien para su pronto retiro; mantenerlos en custodia hasta la entrega a las cuatro direcciones.

2.0

ALCANCE Este documento es de aplicación obligatoria en las Direcciones de Organización Electoral, Cedulación, Registro Civil e Informática en lo referido a la Recepción y Entrega de Bienes en el Almacén.

3.0

RESPONSABILIDADES

Jefe(a) /Subjefe (a) del Departamento de Proveeduría.-Validar la recepción y entrega de los bienes de capital y de consumo en el almacén, solicitar cheque mediante correo a la Dirección de Finanzas de las Órdenes de Compra menores de mil (1,000.00), verificar los registros contables generados de estos movimientos y los envía diariamente a la Dirección de Finanzas, Departamento de Contabilidad, supervisa y verifica el inventario de los bienes que se mantienen bajo custodia, evaluar los proveedores de productos o servicios críticos establecidos, con una calificación basada en los resultados transmitidos por las unidades gestoras, mediante cuadro de proveedores y productos críticos y el Formulario de Aceptación Final y notificar a la Dirección de Compras y Proveeduría (DCP) y Departamento de Compras. Confeccionar notas solicitud de garantías y prórrogas. Analizar el comportamiento de proveedores que entregan productos de bienes de consumo y capital, mediante criterios de evaluación y re-evaluación considerando la solicitud de prórroga, solicitud de prórroga extemporánea, entregas tardías, incumplimiento de la Orden de Compra e Inhabilitación. Secretaria del Departamento de Proveeduría- Registrar la Recepción y Entregas de Bienes de Consumo y Capital en el Sistema de Inventario de Almacén. Archivar, Confeccionar Notas, llamar a los proveedores para que entreguen en el tiempo establecido, enviar mediante memorando a la DCP, los expedientes una vez cerrados. Almacenistas.- Recibir y entregar los Bienes de Consumo y Capital, inspeccionar si cumplen con las especificaciones descritas en la Orden de Compra. Sellar las facturas y Orden de Compra al Proveedor. Solicitar técnico idóneo que certifique si cumple con las especificaciones técnicas del bien(es) recibido. Enviar copia de la Orden de Compra al Departamento de Bienes de Patrimoniales, los bienes de capital, para la asignación de placa, solicitar al enlace administrativo de compras, mediante correo electrónico, el retiro de los

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bienes. Darle seguimiento al plazo de entrega de las Órdenes de Compra y efectuar la adquisición de bienes en las compras menores de mil B/. 1000.00.

Enlace Regional de Almacén (ERA): Recibir los Bienes de Consumo y Capital en las diferentes Direcciones Regionales Colón, Coclé, Veraguas, Herrera, Los Santos Chiriquí y Bocas del Toro, inspeccionar si cumplen con las especificaciones descritas en la Orden de Compra. Sellar las facturas y Orden de Compra al Proveedor. Dar seguimiento al plazo de entrega de las Órdenes de Compra en permanente coordinación y comunicación con el Departamento de Proveeduría de la DCP. Unidad Gestora: (Direcciones de Cedulación, Organización Electoral, Registro Civil y la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones- DTICs): Responsable de gestionar a través del enlace administrativo de compras, la adquisición de los bienes, servicios y obras que ingresan al Almacén y son responsables de dar seguimiento a sus solicitudes de materiales de Bienes de capital y consumo y del retiro de los mismos del Almacén en tiempo oportuno, notificar a la DCP el incumplimiento de los proveedores para la evaluación de desempeño de los mismos.

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4.0 MAPA DE PROCESO

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PROVEEDOR

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PROVEEDURIA

ENTREGA DE BIENES

DIRECCIONES

RECIBE BIENES

F01(PR-CO-PA-02)

VERIFICA SI CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES

CUMPLE SI F02(PR-CO-PA-02) RECIBE LOS BIENES EL ALMACENISTA/ERA

NO

F03(PR-CO-PA-03) SE ENTREGA A UNIDAD GESTORA

El enlace indica vía correo el nombre y cédula de persona autorizada para retirar los bienes. RECIBE BIENES

F04(PR-CO-PA-02) SE COMPLETA EL FORMULARIO DE PRODUCTO NO CONFORME F05(PR-CO-PA-02) SE LE COMUNICA AL PROVEEDOR PARA QUE ENTREGUE LO CORRECTO.

F08(PR-CO-PA-02)

COMPLETA FORMULARIO CONTROL DE INVENTARIO Y SE REMITE AL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

F 11(PR-CO-PA-02)

ENTREGA TARDÍA SE APLICA PENALIDAD Y ANTE UNA SOLICITUD DE PRÓRROGA EXTEMPORÁNEA- SE APLICA MULTA

F06(PR-CO-PA-02)

F07 (PR-CO-PA-02)

REALIZAR EVALUACIÓN A PROVEEDORESS

F10 (PR-CO-PA-02)

F09(PR-CO-PA-02)

REALIZAR RE-EVALUACIÓN A PROVEEDORES

FIN

5.0

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES No

Responsable

Actividad F01(PR-AP-PA-02)E

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No 1

Responsable Proveedor

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Actividad Entregar bienes Dentro del término legal pactado en la Orden de Compra (OC) o en el Contrato respectivo, el proveedor debe entregar los bienes de consumo y/o de capital, de acuerdo a las especificaciones técnicas y las condiciones descritas en ese documento.

2

Almacenista/ Enlace Regional de Almacén

Recibir bienes Recibe los bienes de consumo y capital, que entrega el proveedor y los coteja contra el objeto de la Orden de Compra, verificando los términos, condiciones, cantidades y especificaciones pactadas. Colateralmente, completa el Formulario F01(PR-CO-PA-02) -“Formulario de Inspección de Recepción de Bienes” el cual contiene las especificaciones siguientes: 1. Fecha. 2. Orden de Compra No. – Requisición No. 3. Proveedor. 4. Factura No. 5. Caducidad (Verifica la fecha de vencimiento). 6. Certificado de Garantía (Comprueba que el bien de capital o de consumo, traiga descritas las políticas de devoluciones, reembolsos y cambios). 7. Características Técnicas del Producto. Almacenista (Solicita el técnico a la Unidad Administrativa que corresponda, para que haga sus evaluaciones y proceda con el visto bueno de aceptación Otros (Este renglón queda abierto para cualquier eventualidad que no esté señalada en los renglones anteriores). 8. Verificado por: (En esta columna va el nombre de la persona que hace las evaluaciones). 9. Observaciones: (Se deja plasmado todas las evidencias de bien de consumo o capital verificado). 10. Autorizado por: (Firma del Jefe del Departamento de Proveeduría/y en las Regionales el Director Regional). Una vez completado el cotejo de la Orden de Compra, el Almacenista/ERA estampa en ese documento el sello de “Inspección de Recepción de Bienes”, y firman tanto el almacenista/ERA y el técnico solicitado si corresponde. Nota (1): En caso de que los bienes de consumo o capital sean recibidos directamente por la Unidad solicitante, el almacenista solo recibirá en el Departamento de Proveeduría, las facturas acompañadas del Acta de Aceptación Final documento indicando el recibido conforme, no se completa el Formulario F01(PR-CO-PA-02)- “Formulario de Inspección de Recepción de Bienes” Y se procede a lo indicado en el punto 1.1. a.

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Actividad 1.1. a. Si cumple: Cumplida la inspección y verificado el cumplimiento de los términos y condiciones pactadas, el Almacenista recibe los bienes y anota en el Formulario F02(PR-CO-PA-02) -“Formulario de Recepción de Bienes”al que se le asigna un número secuencial de control interno; en él se detalla la información de los bienes que se recibieron (Fecha, número de la requisición, proveedor, número de factura, de Orden de Compra o de contrato, cantidad y descripción del bien, unidad gestora, quién recibe y quién autoriza). Completado este formulario, se archiva en el expediente de compra, con una fotocopia de la Orden de Compra y de la factura del proveedor, de lo cual se envía copia al Depto. de Contabilidad, para su registro. Tratándose de bienes de capital, se envía copia de la Orden de Compra, al Dpto. de Bienes Patrimoniales para que acuda al Almacén a colocar la placa de inventario en el bien. El ERA, recibe los bienes y anota en el Formulario F02(PR-CO-PA-02)“Formulario de “Recepción de Bienes” solicita al Departamento de Proveeduría un número secuencial de control interno; en él se detalla la información de los bienes que se recibieron (Fecha, número de la requisición, proveedor, número de factura, de Orden de Compra o de contrato, cantidad y descripción del bien, unidad gestora, quién recibe y quién autoriza). completado este formulario, envía por valija los documentos a la DCP, para que sean archivado en el expediente de compra, capturado en el Sistema de inventario y enviado al Depto. de Contabilidad, para su registro. 1.1.a. Identificación de los bienes Una vez ingresados los bienes al Almacén del Depto. de Proveeduría, dependiendo del tipo y de sus especificaciones, el Almacenista los colocan en la sección correspondiente identificando esas secciones de la siguiente manera: Sección 1 Sección 2 Sección 3 Sección 4

Útiles de oficina Mobiliario y equipo Archivo de documentos Material inflamable

Además, el Almacenista adhiere al bien una fotocopia de la Orden de Compra que lo identifica y el nombre de la unidad gestora de esa compra. Nota (2): Cuando al Almacenista le corresponda retirar los bienes en el almacen del proveedor, debe revisar en sitio la inspección y completar el Formulario F01(PR-CO-PA-02)–“Formulario de Inspección de Recepción de Bienes”, una vez verificado y recibido los bienes antes de proceder a entregar el cheque, el almacenista debe verificar que el Paz y Salvo F01(PR-AP-PA-02)E

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Actividad Nacional y de la Caja de Seguro Social entregados por el proveedor estén vigentes, así como también que el número de Registro Único del Contribuyente y Nombre de la Razón Social coincida con la Orden de Compra y la Factura y los Paz y Salvo. Nota (3): Cuando al ERA le corresponda entregar al proveedor el cheque, antes de proceder a entregar el mismo, debe haber verificado y completado el Formulario F01(PR-CO-PA-02)–“Formulario de Inspección de Recepción de Bienes” y después de haber recibido los bienes en su totalidad, El ERA solicitará al proveedor el Paz y Salvo Nacional y de la Caja de Seguro Social vigentes, a la vez revisar que el número de Registro Único del Contribuyente (RUC) y Nombre de la Razón Social, coincida con el detallado en la Orden de Compra y la Factura, en caso de que la factura sea impresa en computadora revisar que contenga la Resolución del Ministerio de Economía y Finanza autorizando la impresión de la misma. 1.1.b. Si no cumple: No se reciben los insumos y se procede a completar el Formulario F04(PR-CO-PA-02)- “Formulario Producto No Conforme” en la columna de observaciones anota el motivo de la inconformidad o rechazo, se le entrega copia al proveedor y se le insta a cumplir en término y condiciones pactadas en la O/C, no se les sellan los documentos para su respectivo cobro hasta que el proveedor cumpla y entregue lo solicitado. 1.1.c Entrega Tardía: En caso de que el proveedor haga efectiva la entrega después de la fecha pactada en la O/C, el Almacenista/ERA procederá a calcular la penalidad correspondiente (Art. 83 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, que regula La Contratación Pública en Panamá), y se anota en el Formulario F11(PR-CO-PA-02)- “Formulario de Penalidad” asignándole un número consecutivo, una vez completado será verificado y firmado por el jefe o subjefe, se le entrega al proveedor el formulario original firmado y la boleta emitida en el sistema de la DGI, para que el proveedor proceda a realizar el pago en el Banco Nacional y a la vez se envia por correo electrónico Formulario de Penalidad al jefe(a)/subjefe(a) de Ventanilla de Pago, Dirección de Finanzas, con copia y al jefe(a)/ subjefe(a) Departamento de Proveeduría (DP) para que el proveedor antes de retirar su cheque presente la comprobante recibo de pago donde consta que canceló la penalidad correspondiente. Nota (4): Cuando los proveedores no efectúan oportunamente las entregas de los bienes, obrs y servicios se les envía nota firmada por la Directora de Compras y Proveeduría para que cumpla con la entrega o para que nos informe por qué no han podido entregar.

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Responsable

Actividad

1.1.d. Solicitud de Prórrogas: Dentro del tiempo de entrega de la OC se realiza el trámite para la aprobación/rechazo de la prórroga solicitada (Art. 109 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006). 1.1.e. Solicitud de Prórroga Extemporánea: En caso de que el proveedor presente solicitud de prórroga después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio para la ejecución de la obra será objeto de multas. El Almacenista/ERA procederá a calcular la multa, cuyo valor total no será en ningún caso superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. (Art. 110 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, que regula La Contratación Pública en Panamá) y se anota en el Formulario F08(PR-CO-PA-02)“Formulario de Multa”. Nota (5): Si la OC indica “Entrega Total” y el proveedor quiere entregar de forma parcial, no se acepta, salvo que así lo exprese la OC. Excepto que el proveedor lo solicite autorización a la DCP, mediante una nota formal. 2.1 Unidades Gestoras Dirección de (Cedulación, Registro Civil, Organización Electoral y la Dirección de Tecnología de la Información y ComunicacionesDTICs) 3

Bienes recibidos por las Unidades Gestoras Cuando por excepción al procedimiento, la Unidad Gestora deba recibir en su oficina el bien contratado, deberá coordinar previamente con el Depto. de Proveeduría y éste con el Departamento de Bienes Patrimoniales (si se tratare de bienes de capital), para requerir su participación al momento de la entrega y recepción del bien. Completada la recepción y recibido a satisfacción el bien, la Unidad Gestora completa el Acta de Aceptación Final y entrega al proveedor para que pase al DP a sellar los documentos originales que avalarán la presentación de cuenta del proveedor.

Almacenista/ERA Control de Inventario Una vez que se han verificado los bienes recibidos en el Departamento de Proveeduría se actualiza el Formulario F05(PR-CO-PA-02) “Formulario Control de Inventario” que refleja el registro contable dentro de las cuentas asignadas, Orden de Compra, fecha de ingreso, descripción y las especificaciones de los bienes recibidos de consumo y capital. Notifica a la Unidad Gestora la llegada de la mercancía, a través de correo electrónico, con copia al jefe/subjefe.

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Actividad La unidad gestora se presenta a retirar el total de los bienes recibidos, el almacenista/elabora el Formulario F03(PR-CO-PA-02) -“Formularios de Entrega de Bienes” y se le entrega fotocopia del formulario y factura, manteniendo en el Departamento de Proveeduría formularios originales. El ERA elabora el Formulario F03(PR-CO-PA-02)-“Formulario de Entrega de Bienes” y firmarán en Entregado por: el ERA y en autorizado por: el Director Regional, quedandosé con la fotocopia del formulario y factura, posteriormente enviará los originales a la Dirección de Compras y Proveeduría, Departamento de Proveeduría, vía mensajería.

4

DCP Jefe de Proveedurias

Evaluación desempeño a Proveedores de Productos de Bienes de Consumo y Capital: Cada tres (3) meses el jefe o subjefe de Proveeduría evalúa el comportamiento a proveedores que entregan productos de bienes de consumo y capital, a la Dirección Organización Electoral, Registro Civil, la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones- DTICs y Cedulación mediante los criterios siguientes: 1. Si el proveedor solicita o ha solicitado prórrogas dentro del plazo para la entrega del bien, obra o servicio contratado. 2. Si el proveedor solicita prórroga extemporánea después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del bien, obra o servicio contratado. 3. Si el proveedor, por causas imputables a él, retrase la entrega del bien, obra o servicio contratado. 4. Si el proveedor incumple la OC o contrato: (a) Por causas imputables a él. (b) Por motivo de causa fortuita o de fuerza mayor. 5. Si el proveedor ha sido inhabilitado por el incumplimiento de uno o más términos o condiciones de la OC o del Contrato. La evaluación a los Proveedores de Productos de Bienes de Consumo y Capital esta contenida en el Formulario F06(PR-CO-PA-02)-“Formulario Evaluación a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital”. Aplicados los Criterios de Evaluación, y de acuerdo al resultado que arrojen los mismos, el Director(a) de la DCP, por disposición legal debe aplicar en cada caso la Acción correspondiente a cada Criterio, en el mismo orden arriba enumerados: 1. Conceder o no la prórroga y en caso afirmativo, establecer la nueva fecha de entrega del bien, obra o servicio contratado. 2. Aplicar la multa pre-establecida en los Términos de Referencia o Pliego de Cargos, según sea el caso. 3. Aplicar la penalidad pre-establecida en los Términos de Referencia F01(PR-AP-PA-02)E

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Actividad o Pliego de Cargos, según sea el caso. 4. Rescindir administrativamente la OC o Contrato, por incumplimiento de ésta por el proveedor, que puede ser: (a) Por causas imputables a él. (b) Por motivos de causa fortuita o de fuerza mayor. 5. Inhabilitar al Proveedor por incumplimiento de la OC o contrato, cuando el incumplimiento se deba a causas imputables a él. Nota (6): Si los proveedores son reincidentes en las entregas tardías se toman acciones respecto a los actos de selección de contratista convocados por esta entidad; o bien que se trate de proveedores bajo Convenio Marco, en cuyo caso deberá generarse un informe a la Dirección General de Contrataciones Públicas para lo cual es importante, en ambos casos, la información que nos suministren las unidades gestoras sobre la calidad y eficiencia del bien adquirido. Evaluación de Productos y Proveedores Críticos: Para la realización de esta evaluación la DCP debe establecer los criterios en los cuales se sustentará. Los mismos se aplicarán únicamente a los proveedores de bienes, obras y servicios críticos de las unidades gestoras (Dirección Registro Civil, Cedulación y la Dirección de Tecnología de la Információn y Comunicaciones-DTICs), deben reportar los resultados de la Evaluación de sus Proveedores y Críticos a la DCP, para que ellos tomen las acciones y decisiones correspondientes. Las evaluaciones a los proveedores de productos y servicios críticos, son realizadas con base a los criterios de cumplimiento a las especificaciones/calidad, tiempo de entrega y cantidad de unidades, mediante una calificación la cual sería de 81 a 100 considerada como apta y de 80 hacia abajo será no apta. La unidad gestora es la responsable de emitir el Acta de Aceptación Final donde indica si el proveedor cumplió con lo establecido en el Contrato u Orden de Compra. Una vez entregada la notificación de recibido conforme, por las unidades gestoras de los productos y servicios críticos a la DCP, el jefe/subjefe de Proveeduría procede a calificar en el Formulario F07(PR-CO-PA-02)-“Formulario de Evaluación de Proveedores y Productos Críticos”.

5

Informes de Evaluaciones de Productos y Proveedores Críticos Evaluaciones a los Proveedores de Bienes de Consumo y Capital.

y

Terminada la evaluación de Desempeño a Proveedores de Productos Bienes de Consumo y Capital Formulario F06(PR-CO-PA-02)F01(PR-AP-PA-02)E

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Actividad “Formulario de Evaluación a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital” y la califación a Proveedores de Productos Críticos Formulario F07(PR-CO-PA-02)-“Formulario Evaluación de Productos y Proveedores Críticos “el jefe/subjefe del Departamento de Proveeduría envía un informe a la Dirección de Compras. El informe de Análisis de Desempeño de Bienes de Consumo y Capital y Productos Críticos, debe ser enviado por la DCP a la unidad gestora comunicándoles de las acciones preventivas y correctivas a seguir, en el cual la DCP será llamada a participar para la discusión de este informe, de ser necesario. Re-evaluación a Proveedores de Productos de Bienes de Consumo y Capital Formulario F09(PR-CO-PA-02) y de Productos y Proveedores Críticos F10(PR-CO-PA-02) El el Jefe/Subjefe del Departamento de Proveeduría debe elaborar cada seis (6) meses un informe de re-evaluación a cada proveedor de bienes de consumo y capital y obras o productos y servicios críticos global para medir el desempeño de los registros de los resultados de las evaluaciones de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas, mediante una calificación la cual sería de 71 a 100 considerada como apta y de 70 hacia abajo será no apta. El Director(a) de la DCP en conjunto con la Jefatura del Dpto. de Compras y de Proveeduría, debe elaborar cada seis (6) meses un informe de Reevaluación de cada proveedor de bienes de consumo y capital y obras o productos y servicios críticos para cada una de las unidades gestoras. Este Análisis debe sustentarse en la Evaluación de Desempeño global del proveedor en la entidad y debe contener conclusiones y recomendaciones dentro de lo que le permite el Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, que regula La Contratación Pública en Panamá.

6.0

REFERENCIAS DOCUMENTALES Código Nombre del documento PR-TI-PA-22 Administración de bienes servicios de Informática Sistema Inventario de Entradas y Salidas del Almacén Texto Único de la Ley 22 de 27 de Ley que regula la Contratación Pública en Panamá y dicta otras junio de 2006 disposiciones-Incluye numeración de los artículos que regían con anterioridad a la publicación del Texto Único. Decreto Ejecutivo No.366 de 28 de Reglamenta la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que regula la diciembre de 2006 Contratación Pública y dicta otra disposición.

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7.0

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DEFINICIONES

Proceso Bienes de Capital Bienes de Consumo Inventario Productos Críticos Cláusula Penal (Penalidad) Multa

8.0

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Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Son los mobiliarios, equipos Informáticos, comprados para uso y beneficio de nuestras oficinas. Son todos aquellos Bienes comprados para uso y consumo de la Institución. Son todos los bienes de Consumo y Capital, que mantenemos en custodia dentro del almacén. Son los plásticos y tintas para la impresión cédulas de identificación. Se aplicará cuando el proveedor se retrasa en la entrega de la obra, bien, servicio o proyecto. Se aplicará cuando los proveedores presenten solicitudes de prórrogas después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega (extemporánea).

REGISTROS Código

F01(PR-CO-PA-02) F02(PR-CO-PA-02) F03(PR-CO-PA-02) F04(PR-CO-PA-02) F05(PR-CO-PA-02) F06(PR-CO-PA-02)

F07(PR-CO-PA-02)

F08(PR-CO-PA-02) F9(PR-CO-PA-02)

F10(PR-CO-PA-02)

F11(PR-CO-PA-02)

Nombre Formulario Inspección de Recepción de Bienes Formulario Recepción de Bienes Formulario Entrega de Bienes Formulario Producto No Conforme Formulario Control de Inventario Formulario de Evaluación de Desempeño a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital Formulario Evaluación de Proveedor y Productos y Servicios Críticos, Formulario de Multa Formulario de Reevaluación a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital Formulario Re-evaluación de Proveedor y Productos Críticos. Formulario de Penalidad

Tiempo de almacenaje 3 años 3 años 3 años 1 año 3 años 1 año

Responsable de mantener Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría

1 año

Departamento de Proveeduría

1 año

Departamento de Proveeduría Departamento de Proveeduría

1 año

1 año

Departamento de Proveeduría

1 año

Departamento de Proveeduría F01(PR-AP-PA-02)E

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Nota (7) Hasta tanto entre en ejecución el proyecto de Digitalización de Documentos del Tribunal Electoral, se procederá a almacenar los registros según el término establecido en este procedimiento, cumplido lo cual, se dispondrá de los mismo mediante su trituración y posterior envío a reciclaje, de todo cual se levantará el acta respectiva con las firmas del dueño del proceso, testigo y Auditoria Interna. 9.0

CONTROL / HISTORIAL DE CAMBIOS Control / Historial de Cambios Revisión Fecha Descripción del(los) Cambio(s) 00 Octubre 2009 Emisión del documento por 1ª vez 01 Marzo 2010 Modificaciones a las Descripciones de Actividades, Responsabilidades, Actualización de los Formatos y Referencias Documentales. Se agrego la evaluación a proveedores y productos críticos y productos de bienes de consumo y capital, se modifico el mapa del proceso. 02 Noviembre 2010 Modificaciones efectuadas: En punto 3.0 referente a Responsabilidades del jefe/Subjefe del Departamento y Almacenista. En el punto 5.0 Descripciones de Actividades en Almacenista, y Jefe de Proveeduria/Compras. En el punto 8.0 Registros se agrego el Formulario de Multa F08(PR-COPA-02) y Formularios de Re-evaluación a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital F09(PR-CO-PA-02) y Productos y Proveedores Críticos F10(PR-CO-PA-02). Actualización de los Formatos F06(PR-CO-PA-02) y F07(PR-CO-PA-02). 03

Abril 2011

Modificaciones efectuadas: En el punto 3.0 referente a Responsabilidades se agregó las responsabilidades al ERA. En el punto 5.0 Descripciones de Actividades numeral 2 –Almacenista se agregó al Enlace Regional de Almacén y se incluyo el punto 1.1.d, Solicitud de Prórrogas Extemporáneas. En el Punto 7.0 Se agregaron definiciones. En el punto 8.0 Registros se agregó el Formulario de Penalidad F011(PRCO-PA-02)A, se actualizaron las revisiones de los Formatos F01(PR-COPA-02)B, F02(PR-CO-PA-02)B; F03(PR-CO-PA-02)B, F04(PR-CO-PA02)B, F05(PR-CO-PA-02)B; F06(PR-CO-PA-02)C, F07(PR-CO-PA-02)C, F08(PR-CO-PA-02)B.

04

Noviembre 2011

Modificaciones efectuadas: En el punto 3.0 referente a Responsabilidades y en el Punto 5.0 descripción de actividades se cambio el nombre de la Dirección de Informática por Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones- DTICs.

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Procedimiento Recepción y Entregas de Bienes Código: PR-CO-PA-02

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En el punto 5.0 Descripciones de Actividades se realizaron cambios en cuanto a: 1. Numeral 1 – Se cambio la palabra entrega por entregar. 2. Numeral 2 Se cambio recibe por recibir. 3.Nota 1: el nombre de recibido conforme cambia a Acta dAceptación Final, asi como también en los diferentes puntos en la descripción de las actividades que indicaba el recibido conforme. En el punto 8.0 Registros se actualizarón las revisiones de los Formatos F05(PR-CO-PA-02)C, la página 2 cuenta 156 y el F09(PR-CO-PA-02)C,

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Mayo 2012

Modificaciones efectuadas: Se actualizó la revisión y feha de emisión del procedimiento, asi como los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del mismo. Se unificó el texto en cuanto a la descripción de los formularios. En el punto 3.0 Responsabilidades: Se agregó los Productos y Proveedores Críticos. En el punto de Descripciones de Actividades en el punto 2 (1.1.c) Entrega Tardía se incluyó la forma de pago a realizar por entrega tardías y en el punto 4. Evaluación de desempeño a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital se incluyó las acciones administrativas en los casos en que el proveedor se retrasa en la entregas. En el punto 2 (1.1.d) Solicitud de Prórroga dentro del tiempo y se actualiza el artículo 226 del Decreto Ejecutivo 366 de la Ley 22 al artículo Art. 110 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, que regula La Contratación Pública en Panamá. Punto 1.1.e Solicitud de Prórroga Extemporánea. En la actividad 6 Re-Evaluaciones se agrega la calificación para considerar si es apta o no apta. Referencia Documentales, producto de los múltiples actos reformatorios recaídos en el texto original de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, esta pasa a llamarse Texto Unico de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.. Se modificó el Formulario F9(PR-CO-PA-02)Re-Evaluación a Proveedores de Bienes de Consumo y Capital. En referencias documentales 6.0 cambia PR-IN-PA-22 por PR-TI-PA-22Administración de Bienes y Servicios de Informática.

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