PROCEDIMIENTO VENTA DE SERVICIO DE GAS NATURAL RESIDENCIAL Y NO RESIDENCIAL

CÓDIGO: IG-P-12

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para la realización de ventas de conexiones de gas natural para uso residencial y no residencial de acuerdo a lo requerido por SURTIGAS S.A.E.S.P Cliente contratante del servicio. 2. ALCANCE Aplica al proceso Venta de conexiones de gas natural. 3. RESPONSABLE Auxiliar Administrativo

4. RECURSOS Computador, papelería, recurso humano.

5. VOCABULARIO

 CONTRATO. Mutuo acuerdo entre las partes (Empresa–cliente) donde se establecen las condiciones de prestación del servicio claramente definidas.

 TARIFA. Las tarifas utilizadas se establecen de acuerdo a las disposiciones de la comisión de regulación de energía y gas (CREG).

 I.V.T. Informe de Visita. Técnica.

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6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Interacción con usuario potencial: Ofrecer la Asesor Comercial 1 conexión del servicio por gestión propia o por las solicitudes presentadas por el cliente, diligenciando las Planilla visita de predios potenciales. 2

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Verificación de cumplimiento de normas Asesor Comercial técnicas de la vivienda: En caso de recibir respuesta positiva por parte del usuario potencial se procede a la verificación de los requisitos necesarios para realizar el Diseño de isometría y trazado en planta, diligenciando la Planilla visita de predios potenciales. Diseño de isometría y trazado en planta: Asesor Comercial Después de haber verificado que la vivienda cumpla con las normas necesarias para la conexión de servicio de gas natural se procede a realizar el diseño de la instalación (Isométrico) que consiste en la definición de las medidas y la ubicación de las tuberías y accesorios en la vivienda (trazado en planta), mediante la cual se lleva a cabo la Cotización de Instalaciones (Formato del Cliente código F-923-8), esta debe ser diligencia por el Asesor Comercial Cotización: Al haber realizado el isométrico se Asesor Comercial calcula la cantidad de tubería a instalar y se realiza la cotización del servicio para lo cual se debe tener en cuenta en caso de ser una instalación residencial que si esta mide de 1 a 15 mts el precio es de acuerdo a las tarifas pre-establecidas por la empresa. Si La instalación supera los 15 mts o es un caso atípico en el cual se deben instalar tubería de pealp y polietileno se debe realizar cotización de acuerdo a las tablas de precios establecidas por el cliente. (ver Tablas de precios ). Si es una

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instalación comercial la cotización se debe realizar de acuerdo a las tarifas y tablas de precios suministradas por el cliente ver tablas de precios), se lleva a cabo la Cotización de Instalaciones en el formato que suministra Surtigas (Formato del Cliente código F-923-8), en dado caso que se presenten instalaciones atípicas se utiliza el formato cotización de interna residencial atípica F-923-9. Ejecución de la venta: Con el valor calculado en la Asesor Comercial cotización, el Asesor procede a realizar la negociación, donde determina el valor de la cuota inicial de acuerdo al estrato, el plan de financiación, en este proceso se anexa el CPV, Pagare, Carta de instrucciones, Isométrico, Autorización para consulta en centrales de riesgo. Entrega de venta en oficinas de Inelegas Ltda.: Asesor Comercial Después de realizada la negociación con el usuario potencial el asesor debe verificar que todos los documentos estén plenamente diligenciados y que todas las firmas coincidan, posteriormente debe reportar las ventas realizadas y las cuotas iniciales recibidas a través del formato entrega de ventas, mediante el Formato chequeo revisión de ventas que debe ser diligenciado. Verificación de Documentación (Ventas): Al Auxiliar Administrativo momento de recibir las ventas a los asesores comerciales el asistente administrativo debe revisar que todos los campos estén correctamente diligenciados, para esto debe utilizar una hoja de chequeo que contiene la información necesaria, igualmente debe recibir el valor de las cuotas iniciales realizando las consignaciones a los bancos asignados. Verificado todo lo anterior recibe las ventas y le firma al asesor el formato de entrega de ventas archivando en oficina una copia del mismo. En caso de no aprobar el diligenciamiento de una

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venta esta no se recibe hasta que no cumpla con los requisitos dejando evidencia de la devolución, al cual deben anexar copia formato de entrega de ventas y en caso de no ser aprobado carta de devolución 8

Seguimiento: Teniendo en cuenta el termino para Gerente la construcción de un servicio se hace seguimiento a la conexión del mismo, a través del sistema GASPLUS, el cual genera un listado a través del comando SRUA.

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Posventa: Seguimiento a la satisfacción del usuario Gerente- Auxiliar Administrativo por los servicios recibidos

7. GENERALIDADES TIPO DE VENTAS VENTAS DE SOLO CARGO POR CONEXIÓN.

Adicional a los requisitos generales de documentación de ventas, se debe anexar copia de la certificación de la instalación interna, para lo cual se establece una vigencia de (1) año, en el caso que el usuario llegase a modificar la instalación dentro de éste período, ésta debe ser comunicada por el cliente con el fin de proceder a actualizar la certificación. Si durante éste período no sufre cambios, se procede a actualizar la certificación vigente (última) sin cargo adicional para el usuario. Una vez legalizada la orden de certificación de instalación por parte del área de Servicio y Mantenimiento, el sistema automáticamente genera una orden de visita de cotización de instalación

VENTAS DE SOLO INTERNA.

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Anexar los requisitos generales de documentación de ventas.

VENTAS DE CARGO POR CONEXIÓN E INTERNAS.

Anexar los requisitos generales de documentación de ventas

Cuando se realicen ventas de solo cargo por conexión y la interna sea construida por terceros se deben establecer las directrices establecidas en el procedimiento del Cliente

CERTIFICACION

Y/O

RECIBO

DE

INSTALACIONES

CONSTRUIDAS O EN SERVICIO, MODIIFICADAS POR TERCEROS. 8. FORMATOS RELACIONADOS

Planilla visita de predios potenciales IG-F-39 Formato chequeo revisión de ventas IG-F-42 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE CAMBIO REALIZADO ACTUALIZACIÓN

REVISÓ:

APROBÓ:

Adriana Guzmán Líder del Proceso

Sandra Guzmán GERENTE

NUEVAS