UNIDAD I

Procesadores de textos

• El estudiante resolverá problemas relacionados con el uso del procesador de texto, mediante la aplicación de sus operaciones básicas en el desarrollo de documentos de calidad, mostrando eficiencia, iniciativa y creatividad.

INTRODUCCIÓN Los procesadores de texto son, sin duda alguna, una de las aplicaciones informáticas más empleados por los usuarios de equipos de cómputo, ya que le permiten elaborar textos con diferentes formatos, manejar diversos tipos de letras, insertar imágenes o gráficos, crear tablas, emplear colores, cuadros, fondos, alineaciones, interlineados, etc., todo con el fin de presentar un documento que satisfaga las necesidades del consumidor. En esta unidad se estudiarán las características principales de los procesadores de textos, en especial Word de Microsoft, debido a que es el más empleado en todo el mundo.

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Contesta brevemente las siguientes preguntas. 1. ¿Cómo definirías a un procesador de textos?

2. ¿Cuál es el uso más común que le das al procesador de textos?

3. ¿Cuáles consideras que son las ventajas de su uso?

4. Además del procesador de textos Word, incluido en la suite de Microsoft Office, ¿has utilizado alguna vez otro programa de este tipo?

5. ¿Cuáles son los tipos de letra, estilos, tamaños y colores que más empleas al elaborar un documento en un procesador de textos? ¿Por qué?

Lee con atención el siguiente texto y elabora lo que se pide. El dueño de un negocio de renta de computadoras y ser vicio de Internet te solicita elaborar un diseño de material publicitario, para distribuirlo en diferentes puntos de la zona donde se encuentra el establecimiento. El local se llama “Cybercafe ProTools” y los ser vicios que ofrece son: • • • • •

Renta de equipo de cómputo. • Webcam. • Escaneo. • Respaldo de información en CD y DV D . Mantenimiento preventivo y correctivo

Renta de Internet a 10 pesos la hora. Impresión láser (B/N y color). Servicio de fotocopiado. de computadoras.

Elabora un diseño, en una hoja tamaño carta, que incluya todos los datos antes mencionados. Puedes utilizar diferentes distribuciones para el texto, incluir imágenes, colores, tipos de letra, tamaños, tablas, etc. Compara tu diseño con el de tus compañeros. ¿De qué manera podrías mejorar el formato de tu diseño, a partir de la comparación hecha con los trabajos de tus compañeros?

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4.1 INTRODUCCIÓN A LOS PROCESADORES DE TEXTO La necesidad de las personas de comunicarse en forma escrita ha evolucionado a través del tiempo. De la misma forma el hombre ha tratado que las tareas se realicen de una forma más sencilla y eficiente, creando herramientas que permitan ejecutar el trabajo en menor tiempo y de la mejor manera. El uso de las computadoras en diferentes actividades humanas ha simplificado la tarea de expresarse en for ma escrita, reemplazando for mas antiguas como la máquina de escribir. Desde sus primeras versiones hasta las más modernas, los procesadores de texto ofrecen una alternativa para poder crear documentos con una mejor presentación. 4.1.1 Definición Un procesador de texto es un software de aplicación destinado a la creación, edición e impresión de documentos de texto. Algunos procesadores modernos brindan opciones más completas, enfocando sus herramientas no sólo a manipular el texto, sino también otro tipo de objetos que es muy común que los usuarios añadan a sus documentos, como por ejemplo, imágenes, tablas, símbolos, fórmulas, etcétera. 4.1.2 Procesadores de texto de uso común Actualmente existen en el mercado muchos tipos de procesadores de texto, ya que las diferentes compañías fabricantes de software ven en los procesadores de texto un buen negocio, debido a la cotidianidad de su uso. La tabla siguiente muestra los procesadores de texto más usados: Tipo de software

Software comercial

Nom bre

Sistema operativo

Apple Works

Mac

Applix Word

Linux

Lotus Word Pro Microsoft Word

Windows

StarOffice RichWord Software gra tis

Jarte

Windows

Madhya m Software libre

NeoOffice

Mac

OpenOffice

Windows, Ma c, Linux

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4.1.3 Modo de operación El procesador de texto más común en el mercado es, sin duda, Microsoft Word, en el cual nos basaremos para explicar las funciones más comunes de estos procesadores. Forma de acceso Como la mayoría de los programas que operan en un ambiente gráfico de ventanas, el procesador de texto Microsoft Word se agrupa en el menú inicio. Para la versión 2003 y posteriores se puede acceder desde Windows XP de la siguiente forma:

Figura 4.1 Ventana de acceso a Microsoft Office.

Windows XP incluye también un aspecto en el menú de inicio, que agrupa las aplicaciones usadas con mayor frecuencia para que sean más accesibles al usuario. Ambiente de trabajo Microsoft Word incluye las mismas características de una ventana: menú, barras de herramientas, botones, etc. En la parte principal del documento se encuentra el área de trabajo, que es donde el usuario puede crear y editar sus documentos.

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Microsoft Word 2003 tiene un área denominada “Panel de Tareas”, en la parte derecha de la ventana, en ella se incluyen las tareas más comunes a las que el usuario puede tener acceso, dependiendo en qué parte del documento esté y qué herramientas está ocupando.

Figura 4.2 Ventana de inicio a Word.

Elementos de la ventana

Figura 4.3 Nombre del archivo.

El nombre del archivo se ubica en el contorno de la ventana. Generalmente, cuando no hemos asignado un nombre al archivo, Word automáticamente lo nombra Documento1.

Además, cuenta con iconos para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana. Figura 4.4 Iconos para minimizar, restaurar y cerrar la ventana.

Bar ras Microsoft Word incluye dos tipos de barras de herramientas que encapsulan las tareas más comunes, a través de botones. Estas barras de herramientas son: estándar y formato. La primera se refiere al documento en su totalidad; la segunda al texto que se está escribiendo.

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Figura 4.5 Menú de opciones de Word.

Estas barras se pueden personalizar dependiendo de las preferencias de los usuarios: se pueden mover de lugar, disminuir e, incluso, hacer que aparezcan en una sola línea. La forma más práctica es ver todas las funciones a la vez, como se mostró en la figura. Cabe señalar que estas dos barras no son las únicas, pero Microsoft Word las incluye de forma predeterminada por ser las más usadas. Botones Los botones son iconos con una función específica que el procesador de texto permite realizar. En las barras de herramientas Estándar y Formato, Microsoft Word incluye los botones más usados. Además se pueden añadir botones que no están presentes en la barra de herramientas; la forma de visualizarlos es haciendo clic en el extremo derecho de la barra y seleccionando el botón que se desea incluir.

Figura 4.6 Barra de botones de Word.

Regla Una de las ventajas que tienen los procesadores de textos son las reglas, las cuales ayudan a saber con precisión en qué parte del documento estamos situados. Así podemos editar mejor nuestros documentos para saber dónde aparecerán el texto y los demás elementos que se pueden añadir. Existen dos reglas: una horizontal y una vertical, que rodean el área de trabajo.

Figura 4.7 Reglas de Word.

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Ventana de documento La ventana de documento es el área de trabajo donde podemos empezar a escribir el texto; es la parte principal y más grande de la ventana. Figura 4.8 Ventana de documento.

Barra de desplazamiento Muchas veces, por necesidades de espacio, el tipo de letra es muy pequeño, o simplemente por tratar de imitar gráficamente una hoja de papel en el área de trabajo, no es posible mostrar todo el documento, así que sólo se muestra una parte de él. Microsoft Word incluye una herramienta de desplazamiento que permite movernos a través del documento y de las hojas que lo componen, para poder editar el texto. Esta barra se encuentra en la parte derecha y abajo del área de trabajo.

Figura 4.9 Barras de desplazamiento.

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4.1.4 Operaciones básicas Todo procesador de texto, no importando la platafor ma de software o hardware que se ocupe, tiene las mismas características principales. En este caso Microsoft Word incluye las siguientes: Iniciar Al iniciar el programa Microsoft Word se abre un documento en blanco, con el cursor activo en la primera línea.

Figura 4.10 Documento en blanco.

Salir Por último, podemos cerrar nuestro documento y salir del procesador de texto, dando clic en el icono de la propiedad de la ventana o desde la opción “Salir” del Menú “Archivo”. En el caso de que nuestro documento contenga cambios que no hayan sido guardados, Word nos preguntará si deseamos guardarlos. Figura 4.11 Menú de opciones para salir de Word.

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Investiga en Internet, en las tiendas de cómputo de tu localidad o con tus amigos y conocidos, qué tipo de procesadores de texto existen, sus características principales, la compatibilidad que tiene con los demás procesadores de texto, el precio y los diferentes productos que ofrecen. Comenta con tus compañeros y tu profesor de clase cuál es la mejor de las opciones que se han investigado, tomando en cuenta el factor económico y funcional.

4.2 AYUDA DEL PROCESADOR DE PALABRAS/AYUDA EN LÍNEA Una herramienta muy útil que tiene el procesador de texto Microsoft Word es la de brindar ayuda a la hora de generar un documento. La forma de acceder al menú de ayuda es oprimiendo la tecla de función “F1” (esta función la incluyen casi todos los programas ejecutables en un entorno de Windows). También se puede acceder desde el menú “?” y hacer clic en la opción Ayuda de Microsoft Office Word. Figura 4.12 Menú de ayuda de Word.

4.2.1 Importancia y ventajas de su uso Una de las tendencias actuales de las compañías desarrolladoras de software es tener en constante actualización sus productos, tratando de hacer la interfaz gráfica del usuario más fácil y eficiente, así como aprovechar al máximo los recursos con que cuentan los equipos. Esto se aplica también a los procesadores de texto, aunque algunas veces resulte difícil para el usuario acostumbrarse a usar nuevas versiones de un programa, una vez que ha aprendido a utilizar una versión de software. Para solucionar esta dificultad, los procesadores de texto incluyen temas de ayuda, lo que permite al usuario familiarizarse con el entorno gráfico y las características particulares del programa, para poder realizar sus tareas de una forma fácil y aprovechar mejor la aplicación. 4.2.2 Características de los diferentes tipos de ayuda Existen dos tipos de ayuda: una va incluida con el programa Microsoft Word, mientras que la otra se encuentra en línea (a través de la Internet). Este tipo de ayuda es alimentada por el equipo técnico de Microsoft, así como por los usuarios que hacen sus preguntas en línea.

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Figura 4.13 Ventana de ayuda de Microsoft Office.

4.2.3 Uso de la ayuda Al acceder al menú Ayuda nos encontramos con que el panel de tareas cambia y nos muestra la ayuda. Desde el panel de tarea podemos encontrar respuesta a nuestras dudas con tan sólo escribir en la parte “Buscar” para que el asistente muestre dentro del mismo los temas relacionados. ¿Cuáles son los procesadores de texto que ofrecen características de ayuda en línea y dan soporte técnico a los usuarios en idioma español? Ocupa la ayuda en línea de Microsoft Word para preparar un resumen de los temas 4.3 al 4.7.

4.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Una vez que el usuario se encuentra familiarizado con el área de trabajo y la for ma en cómo se comporta el procesador de texto está listo para empezar a elaborar sus documentos. En este apartado abordaremos los conceptos básicos para desarrollar un texto en Microsoft Word.

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4.3.1 Planeación del documento Hay ciertos criterios que pueden ayudar al usuario a ser más eficiente el uso del procesador de textos. Algunas de las recomendaciones para planear la elaboración de un documento son: • • • • • •

Asignar un nombre al archivo que se va a crear. Deter minar la ubicación para almacenar el archivo. Escoger el tamaño y tipo de papel que se va a usar para imprimir. Definir los márgenes que requiere el documento. Seleccionar el tipo y tamaño de la letra a emplear. Especificar la alineación e interlineado, es decir, el espacio horizontal y vertical que deben llevar las palabras, renglones y párrafos del texto.

4.3.2 Abrir y guardar un documento nuevo Abrir Otra de las funciones básicas de Word es editar un documento existente, al cual podemos acceder desde el menú Archivo y hacer clic en Abrir o mediante el botón .

Figura 4.14 Ventana para abrir un documento creado.

A través de esta ventana podemos buscar otros documentos que se necesiten abrir.

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Guardar De igual manera, se pueden guardar los cambios hechos al documento, por medio de un clic en el botón o accediendo desde el menú Archivo ® Guardar. Otra forma de hacerlo es utilizando la combinación de teclas Ctrl + G. En el caso de no haber asignado algún nombre al archivo, Word preguntará por él en el siguiente cuadro.

Figura 4.15 Ventanas para guardar documentos en Word

Guardar automáticamente Word incluye una herramienta que permite guardar el documento automáticamente, sin necesidad de que el usuario realice alguna de las operaciones mencionadas anteriormente. De forma predeter minada Word guarda el documento cada 10 minutos, con el objetivo de permitir al usuario recuperarlo en caso de que por accidente o por algún problema del sistema el documento se pierda sin autorización del usuario. Para poder cambiar este valor se puede acceder en la pestaña Guardar de la opción “Opciones” del menú “Herramientas”: Guardar como Muchas veces es necesario guardar un archivo con un nombre diferente, ya sea porque se desea tener versiones diferentes del documento o porque fue editado de manera diferente. Para poder cambiar el nombre del archivo y guardarlo se usa la opción “Guardar como”, contenida en el menú de “Archivo”. 4.3.3 Configurar página Word permite al usuario configurar los aspectos de la página, como son los márgenes, el papel y el diseño. Para cambiar dichos aspectos, se da clic en la opción “Con-

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figurar página” del menú “Archivo”, donde aparecerán las siguientes ventanas con las pestañas, márgenes, papel y diseño.

Figura 4.16 Ventanas de opciones para configurar página.

4.3.4 Editar texto Todo documento de Word, salvo que esté protegido o dañado, se puede editar, para que el usuario pueda modificar los aspectos del mismo. En muchas de las operaciones de edición, hay que especificar cuál parte del texto se modificará. El texto seleccionado, con el ratón y con el teclado, se identifica claramente con el fondo negro (de manera predeterminada) y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar de la siguiente manera. • Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltarlo, mover el cursor hasta el final de la selección. • Haciendo clic y doble clic. Al situar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará seleccionada. Ubicar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , si hacemos clic, la línea completa quedará seleccionada; si marcamos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado. • Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.

Figura 4.17 Ventana de Edición

Por otra parte, Word ofrece las siguientes opciones de edición de texto: mediante el uso del portapapeles de Windows. Mover Se puede mover el texto deseado de un lugar a otro dentro de la página, respetando los márgenes establecidos al configurar la página. La forma más sencilla de hacerlo es seleccionar el texto que se desea mover. Para hacerlo existen dos métodos: • Seleccionar el texto y con el ratón moverlo, dando clic y sosteniendo el botón principal del ratón, soltándolo donde se quiera mover el documento. • Cortando el texto seleccionado y pegándolo en el lugar deseado, usando los botones y o las funciones “Cortar” y “Pegar” desde el menú “Edición”.

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Estas opciones tienen una for ma de acceder desde el teclado y se encuentran enlistadas cuando se accede desde el menú “Edición”. Respectivamente es Ctrl+X y Ctrl+V. Copiar Cuando el usuario tiene la necesidad de copiar el texto puede utilizar la opción copiar y pegar, por medio de los botones de copiar y pegar de la barra de herramientas “Estándar” o desde el menú “Edición”. Primero hay que seleccionar el texto con los métodos antes explicados y después oprimiendo el botón o con la opción “Copiar” desde el menú “Edición”. Posterior mente se pega el texto donde el usuario lo necesita y las veces que lo requiera. Para hacerlo debe situarse en el área donde desea pegar el texto y pulsar el botón desde la opción “Pegar” del menú “Edición” las veces que sea necesario. Al igual que la tarea de mover, estas opciones tienen un método abreviado desde el teclado y también se enlistan en el menú “Edición”. Bor rar El usuario también puede borrar el texto en el documento, utilizando alguno de los métodos siguientes:

V

• Con el ratón. Seleccionar el texto a borrar con cualquiera de los métodos antes mencionados y oprimiendo la tecla “Supr” desde el teclado. Este método permite borrar gran cantidad de texto e inclusive imágenes o cualquier otro objeto insertado. • Con el teclado. Usando métodos abreviados podemos borrar palabras completas, la combinación Ctrl+Supr elimina la palabra a la derecha del cursor, Ctrl+ (Backspace) borra la palabra a la izquierda. Buscar y reemplazar Cuando se tiene un documento de varias hojas, muchas veces es necesario buscar y reemplazar palabras. Esta tarea puede resultar demasiado complicada y el usuario tendrá que disponer de mucho tiempo para realizar la operación. Word permite simplificar esta tarea, con una función que permite realizarla de forma automática. Se debe acceder a la opción “Buscar” del menú “Edición”, el cual muestra un cuadro de diálogo con tres diferentes tipos de búsqueda. La opción buscar simplemente sitúa el cursor seleccionando la palabra a buscar, la cual se puede ingresar en el siguiente cuadro, y se puede buscar la misma palabra varias veces a través del botón buscar siguiente.

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Figura 4.18 Ventana de Búsqueda.

La opción reemplazar permite que además de buscar la palabra, ésta se reemplace por otra.

Figura 4.19 Ventana de Reemplazo.

Por último, Word también per mite ir a una página en particular o a una parte del documento que previamente se haya detectado, mediante la opción “Ir a”.

Figura 4.20 Ventana de Ir a.

Deshacer y rehacer Word permite corregir los errores de una forma sencilla. Por ejemplo: si se acaba de borrar un párrafo completo y el usuario se percata de que no lo quería hacer, puede deshacer la acción y recuperar el texto, haciendo clic en el botón , o accediendo a la opción “Deshacer” del menú “Edición”. Asimismo, si se desea una vez más cambiar de opinión y rehacer las modificaciones deshechas, se utiliza el botón o la opción “Rehacer” del menú “Edición”. Word también incluye un historial de acciones que se hacen o se rehacen para que el usuario cuente con un registro de las mismas, de esta manera se puede deshacer o rehacer el documento hasta el punto que se elija.

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Insertar salto de página Durante la edición de un documento a veces es necesario escribir texto en una hoja nueva cuando todavía no se termina la hoja en que se está escribiendo. Generalmente, el usuario rellena el resto de la hoja con saltos de línea, oprimiendo la tecla “Enter” las veces que sea necesario hasta que aparezca el cursor en la siguiente hoja. Word facilita esta tarea mediante el uso de un salto de página, el cual es un caracter especial que indica al archivo la terminación de esa hoja y se sitúa en la siguiente página. Se puede insertar un salto de página desde la opción “Salto” del menú “Insertar”. Encabezado y pie de página Cierto tipo de documentos necesitan, por su estructura, un encabezado, un pie de página o ambos. Generalmente, el encabezado se usa para el título del documento o para incluir algún membrete, mientras que el pie de página se utiliza para incluir referencias, notas y, principalmente, para indicar el número de las páginas.

Figura 4.21 Menú de salto de página.

Al acceder a la opción “Encabezado y pie de página” del menú “Ver” aparece una nueva barra de herramientas y el cursor nos sitúa en un área arriba o debajo de los márgenes de la página destinados para este propósito. Es ahí donde se pueden poner el encabezado o pie de página. Éstos se repetirán automáticamente en todas las páginas del documento. Figura 4.22 Menú de encabezado y pie de página.

Correr ortografía y gramática Otra de las tareas de mayor uso en el procesador de texto Word es la de verificar si el documento tiene faltas de ortografía o gramaticales. Esta herramienta ayuda a generar un documento lo más preciso y bien redactado posible. Para acceder a esta herramienta, se da clic en el botón o desde la opción “Ortografía y gramática” del menú “Herramientas”, pulsando también la tecla de función “F7” de nuestro teclado. Esta opción buscará todas las inconsistencias ortográficas y gramáticales y permitiendo reemplazar la palabra que esté mal escrita y sugerirá cuál es la más adecuada, según un diccionario que incluye Word, el cual puede ser modificado por el usuario.

Figura 4.23 Menú de corrector de ortografía.

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Esta opción está activa de forma predeterminada en el documento, sin que tenga el usuario que acceder a esta opción. Si una palabra está mal escrita, la subraya en rojo, o cuando encuentra un error gramatical lo subraya en verde. Mediante el menú contextual (botón derecho del mouse) sobre el error da las opciones para corregirlo. En computación existen recomendaciones elaboradas por los expertos en las TIC ’s sobre cómo planear de manera correcta el orden de un documento. Realiza una consulta documental o en Internet sobre las reglas que se aplican para poder crear un documento de texto. Considera los aspectos mencionados en el capítulo anterior. Crea un documento de texto que contenga las siguientes características: número de página, en la esquina inferior derecha, en formato de números romanos, comenzando a partir de la segunda página, de manera que la primera página sea una hoja de presentación que lleve los siguientes datos: nombre de la escuela, nombre del alumno, título del ejercicio (por ejemplo, elaboración de documentos), semestre, grupo, nombre del docente y fecha. Además, incluye en el formato de la página un encabezado parecido al siguiente: Nombre de la materia (Ejemplo: Informática I) Tema del trabajo (Ejemplo: 4.3 Elaboración de documentos).

Incluye en la parte inferior de la página una línea que delimite el pie de página, donde se encuentra el número de página del texto del documento.

4.4 FORMATO DE DOCUMENTOS Word permite cambiar el formato del documento, es decir, la forma como se presenta el texto dentro del mismo. A continuación se describen una serie de aspectos de un documento que se pueden modificar con facilidad. 4.4.1 Fuentes Una fuente es el tipo de letra y sus diferentes características, como tipo, tamaño, estilo y color, que se usa para elaborar un documento. Tipo Existen muchas tipologías de fuente, Word toma las fuentes (fonts) de Windows, siendo éste quien designa las que son accesibles para los programas, y Word sólo se dedicará a utilizarlas. Para cambiar el tipo de fuente se puede hacer desde la barra de herramientas “Formato”, como se muestra en la siguiente figura.

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Seleccionar un tipo de fuente diferente no implica que todo el documento se modifique, sino sólo lo que se escriba a partir del momento de la instrucción. Si el usuario quiere aplicar otro tipo de letra al documento, deberá seleccionar todo el documento e indicar la nueva fuente, de igual manera si sólo se desea cambiar un párrafo o parte de él. Word es capaz de recordar cuáles son los tipos de fuente más usados dentro del documento, enlistándolos al principio del menú desplegable y a continuación todas las fuentes que el sistema tiene a su disposición. La fuente predeterminada en los documentos en Word es “Times New Roman”.

Figura 4.24 Ventana de tipos de letras.

Tamaño Otra propiedad de las fuentes es su tamaño, que puede modificarse dependiendo del gusto del usuario, para hacerlo usamos la barra de formato, como se muestra en la figura lateral. Si se desea cambiar el tamaño de la fuente de alguna parte del texto o de todo el documento debe seleccionarse antes de hacer la modificación, de lo contrario, sólo cambiará el tamaño de fuente del texto que se escriba después.

Figura 4.25 Ventana de tamaño de letra.

Estilo Las fuentes también tienen diferentes estilos: la barra de herramientas “For mato” tiene los más comunes que son las “Negritas”, “Cursivas” y “Subrayadas”. Para poder cambiar de estilo de letra se puede acceder oprimiendo cualquiera de estos botones en la barra antes mencionada. Además, para que el usuario sepa qué estilo está utilizando, Word deja marcado el estilo en la barra, como se aprecia en la figura se encuentra seleccionado el estilo negrita. También se puede hacer combinación de los estilos de fuente. Figura 4.26 Iconos de estilos.

Color Por último, se puede cambiar el color de la fuente que estamos escribiendo, no importando sus demás propiedades. Esto podemos hacerlo una vez más desde la barra de herramientas “Formato”, oprimiendo el botón . También es posible seleccionar

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qué color se desea desde un menú, haciendo clic en la flecha de este botón, además Word permite personalizar el color por si se quiere uno que no esté predefinido por el sistema. Todas las características de las fuentes también se pueden modificar al mismo tiempo, accediendo a la opción “Fuente” del menú “Formato”.

Figura 4.27 Ventana de color de fuente.

Figura 4.28 Ventana de fuentes y sus características.

4.4.2 Alineación y desplazamiento Además del formato de la fuente, Word permite modificar la forma en que se organizan los párrafos dentro del documento. Se pueden cambiar los siguientes aspectos de un párrafo: Tipo de alineación Podemos cambiar la alineación horizontal del párrafo desde la barra de herramientas “Formato”, teniendo las opciones de: • Alinear a la izquierda. Esta opción alínea el texto con el margen izquierdo del documento. • Centrar. Se centra el texto entre los márgenes derecho e izquierdo del documento. • Alinear a la derecha. Se alínea el texto con el margen derecho del documento. • Justificar. El espacio entre palabras se incrementa debido a que el texto debe ocupar todo el espacio asignado (izquierda a derecha).

Figura 4.29 Iconos de posición de texto.

Word también indica al usuario qué tipo de alineación horizontal está usando, dejando marcado el botón correspondiente en la barra de herramientas “Formato”.

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Sangría Una sangría es un espacio que se deja en determinado renglón o párrafo, ya sea a la derecha o a la izquierda. Para poder mover la sangría a cualquiera de los dos lados se debe seleccionar el párrafo y con los siguientes botones en la barra de herramientas “Formato” podemos mover la sangría a la izquierda o a la derecha, según sea el caso. Cada vez que se aplica una sangría, el párrafo seleccionado se moverá 1.25 cm hacia la izquierda o la derecha, sin rebasar los márgenes del documento. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor al pulsar la tecla de tabulación TA B . Para ir a una tabulación anterior se debe pulsar MAYÚ S + TA B . Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1.25 cm, pero se pueden establecer en las posiciones que deseemos, y definir la alineación para cada tabulación. Se debe considerar que las tabulaciones afectan sólo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación hay que repetir estos dos pasos: 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación a insertar. Por cada clic, irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal y línea de separación. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal, en la posición que se desea establecer la tabulación y hacer clic. Si se quiere modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic, arrastrándolo a la nueva posición. Espaciado

Figura 4.30 Tabuladores.

También se puede modificar el espacio vertical entre los reglones que conforman un párrafo. Word asigna predeterminadamente un “espacio sencillo” entre los renglones, pero éste se puede modificar, reduciéndolo o ampliándolo, según convenga al usuario. Dano en la flecha aparecerá el siguiente menú do clic en el icono desplegable con los tamaños más comunes de interlineado. No se debe olvidar que las funciones antes mencionadas sólo afectan al párrafo sobre el cual se está trabajando; i se desea cambiar varios párrafos a la vez deberán ser seleccionados primero. También

Figura 4.31 Menú de espaciado vertical entre líneas.

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Word agrupa todos los cambios que se le puede hacer a los párrafos en un cuadro de diálogo, al cual se puede acceder en la opción “Párrafo” del menú “Formato”.

Figura 4.32 Ventana de opciones de párrafo.

4.4.3 Numeración y viñetas Otro estilo de párrafo aplicable son las llamadas numeraciones y viñetas. Las numeraciones son una herramienta muy útil para el usuario porque hace automática una numeración. De esta manera, el usuario sólo tiene que dar “enter” y seguirán apareciendo números consecutivos uno debajo de otro. Las viñetas generalmente se usan cuando se desea enlistar algo, pero no se requieren números, ya que el orden de los elementos a enlistar no importa. Para acceder a las numeraciones y a las viñetas se puede hacer desde la barra de

herramientas “ Formato” , con los botones

.

4.4.4 Bordes y sombreado Por último, a los párrafos se les pueden aplicar bordes y sombreados; es decir que pueden aparecer en un recuadro en el cual se modifica el tipo de contorno. Según las necesidades del usuario es posible aplicar sólo bordes donde se desee, por ejemplo,

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únicamente arriba o debajo del párrafo seleccionado. Además, existe la opción de modificar el color de fondo o sombreado del párrafo. Al cambiar el sombreado del párrafo sólo se modifica el área que ocupa el párrafo, mas no el color de la página en sí.

Investiga y comenta con tus compañeros cuáles son los tipos de fuente más utilizados en los documentos que pueden encontrar en Internet, libros, periódicos, etc. Discutan cuál es el mejor tipo de fuente, tamaño, estilo y color, dependiendo de las características propias de estos documentos. También identifica qué tipo de alineación y sangrías son los más comunes en ellos y cuál espacio es el que mejor funciona entre las líneas que conforman los párrafos para una lectura fluida de los mismos. Crea un documento como el que se muestra a continuación con la infor mación de los libros de texto que usas en la escuela. Cambia los colores, bordes, estilos de fuente y todo lo mostrado en la sección 4.4, de manera que tu documento sea diferente al de tus compañeros. Título: Redes de computadoras. Autor: Tanembaum, Andrew S. Año y lugar de edición: 1997, México. Nombre de la editorial: Person Education. Índice 1. Introducción a) Usos de las redes de computadoras. b) Hardware de red. c) Software de red. d ) Modelos de referencia. e) Ejemplos de redes. f) Ejemplos de ser vicios de comunicación de datos. g) Estandarización de redes. 2. La capa física. a) Bases teóricas de la comunicación de datos. b) Medios de transmisión.

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Figura 4.33 Ventanas de bordes y sombreados.

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c) d) e) f) g) h)

Transmisión inalámbrica. El sistema telefónico. ISD N de banda estrecha. ESD N de banda ancha y AT M . Radio celular. Satélites de comunicaciones.

4.5 TABLAS Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de for ma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre ellas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna u ordenar alfabéticamente una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos, ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. 4.5.1 Insertar tabla Se puede crear una tabla de tres formas: usando el menú Tabla, el icono de la barra estándar o dibujándola con el mouse. Menú Tabla Para insertar una tabla hay que ingresar a la opción “Tabla”, del submenú “Insertar”, en el menú “Tabla”, donde aparece un cuadro de diálogo, en el cual se puede personalizar la tabla que queremos insertar.

Figura 4.34 Ventanas de inserción de tabla en un documento.

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Botón insertar tabla Al hacer clic en el icono Tabla de la barra estándar se abre una ventana, como la que se muestra en la figura 4.35. Moviendo el ratón dentro de la rejilla se puede seleccionar el número de filas y el de columnas fácilmente. 4.5.2 Ajustar las filas y columnas de la tabla Se puede modificar el tamaño de las filas y de las columnas en una tabla fácilmente; ya sea a través de la regla o dando clic en el borde de la fila o columna y moviéndolo tanto como quiera.

Figura 4.35 Ventana para indicar el número de filas y columnas de una tabla.

Figura 4.36 Ajuste de filas y columnas de una tabla.

4.5.3 Agregar/eliminar filas/columnas Es posible agregar o eliminar filas o columnas en una tabla creada con anterioridad. Para agregar filas o columnas se hace desde la opción “Insertar” del menú “Tabla”; para borrarlas se debe acceder a la opción “Eliminar”, del menú “Tabla”. El cursor se sitúa en el lugar donde se desea insertar o eliminar la columna o fila seleccionada.

Figura 4.37 Ventanas para insertar o eliminar columnas.

4.5.4 Aplicar formato Además, podemos especificar en este cuadro las siguientes opciones: • Número de columnas.

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Figura 4.38 Autoformato de tablas.

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• Número de filas. • Autoajuste. • Ancho de columna fijo. Si se deja en automático ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página. • Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna. • Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al de la ventana del visualizador Web; si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta a éste. • Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como por ejemplo, Tabla clásica 2, que es el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a la tabla. • Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y for mato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando se creen nuevas tablas. 4.5.5 Ordenar Muchas veces el contenido de las tablas son nombres, listas de direcciones, precios, etc., las cuales generalmente deben llevar un orden. Word simplifica esta tarea de preordenar los elementos de la tabla o de copiar y pegar el contenido de la misma, de for ma que queden ordenados según el contenido de las celdas. Para ordenar el contenido de una tabla, primero hay que seleccionarla, después se puede ocupar la opción “Ordenar” del menú “Tabla” que se ilustra en la figura 4.39. 4.5.6 Dibujar

Figura 4.39 Ordenar por columnas.

Para realizar esta tarea se debe acceder al menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono de la barra de Tablas y Bordes; el cursor tomará la for ma de un lápiz. Después se debe hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación, se dibujan las filas y columnas, como si se tratara de un dibujo a lápiz. En la barra de Tablas y Bordes se tienen iconos para trabajar con las tablas, los cuales se verán más adelante. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares. 4.5.7 Dividir y combinar celdas En ocasiones, según las características de una tabla, es necesario combinar varias celdas o dividirlas, según sea el caso. Para dividir una celda podemos hacerlo dando clic derecho con el mouse en la celda a dividir y aparecerá el menú contextual, donde se debe elegir la opción “Dividir celdas”, o bien colocarse en la celda a dividir y seleccionar “Dividir celdas” del menú “Tabla”.

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Figura 4.40 Ventanas para dividir celdas de una tabla.

Para combinar las celdas, primero hay que seleccionarlas y elegir la opción “Combinar celdas” del menú “Tabla” o del menú contextual, dando clic derecho en las tablas ya seleccionadas. Figura 4.41 Ventanas para combinar celdas de una tabla.

Realiza una consulta en Internet o en la ayuda de Word, acerca de qué otras operaciones se pueden realizar con las tablas, especialmente sumas, promedios, etc. Comenta con tus compañeros cómo te pueden ayudar estas operaciones en la creación de los documentos que necesitas para hacer tus trabajos escolares. Crea un documento de texto para llevar el control de las calificaciones que has obtenido en tus materias. Usa una tabla para almacenarlas, previendo las evaluaciones que vas a tener y poniendo un encabezado en la tabla. Ocupa los estilos prediseñados de tablas o cambia los valores manualmente, de manera que tu documento sea diferente al de tus compañeros. Usa las técnicas que encontraste en la actividad anterior para calcular tu promedio en la tabla.

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4.6 OPERACIONES DE INSERCIÓN

Figura 4.42 Inserción de imágenes.

Una práctica común en nuestros días es la de incluir gráficos e imágenes dentro de un documento de texto. Con Word es posible realizar esta acción, mediante la inserción de diferentes tipos de elementos en un documento. 4.6.1 Imágenes Word permite insertar imágenes en nuestro documento, a partir de dos fuentes (rutas) de imágenes que se pueden utilizar. Imágenes prediseñadas Es una galería de imágenes que Word tiene catalogadas y que pone a disposición del usuario. Para acceder a ellas se selecciona la opción “Imágenes prediseñadas”, del submenú “Imagen”, del menú “Insertar”. A continuación, aparecerá en el panel de tareas un buscador de imágenes prediseñadas que se incluyen en la paquetería de la suite de Office, como se muestra en la figura de al lado. Desde archivo Por otro lado, si el usuario desea insertar alguna imagen que no está incluida en las imágenes prediseñadas y se encuentra en alguna carpeta de la computadora, se debe utilizar la opción “Desde archivo”, del submenú “Imagen”, del menú “Insertar”.

Figura 4.43 Inserción de imágenes predeterminadas.

Figura 4.44 Insertar imagen en un documento.

Con esta opción aparecerá un cuadro de diálogo que permite realizar la búsqueda de imágenes en cualquier carpeta que el usuario desee, como se muestra a continuación:

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Figura 4.45 Cuadro de diálogo para insertar una imagen.

Gráficos Los gráficos se pueden definir como objetos con características en común, tales como color, tamaño, posición, etc., mismos que ocupan menos espacio que las imágenes, porque son una serie de objetos que juntos confor man una imagen. Existe la posibilidad de realizar gráficos y dibujos en Word; esta acción se puede efectuar de diferentes formas: la más fácil es utilizar la barra de dibujo, la cual se puede hacer visible mediante la opción “Barra de herramientas” del menú “Ver”.

Figura 4.46 Barra de opciones para imágenes.

4.6.2 Símbolos Existen caracteres que no están incluidos en el teclado y que son útiles cuando se escribe un documento, especialmente cuando contiene fórmulas, símbolos, etc. Word permite insertar este tipo de caracteres con la opción “Símbolo” del menú insertar. Dependiendo de la fuente seleccionada son los símbolos que se pueden insertar en el documento; se encuentran marcando “Símbolo” y dando clic en “Insertar” o doble clic en él. Cuando se terminan de insertar los símbolos damos clic en “Cancelar”.

Figura 4.47 Menú para insertar símbolos.

Figura 4.48 Tabla de símbolos.

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4.6.3 Referencia Se puede hacer referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento. Se pueden crear referencias para títulos, pies de página, marcadores y párrafos numerados. 1. Texto opcional que escribe. 2. Elemento seleccionado en el cuadro de diálogo “Referencia”. Después de crear una referencia, puede cambiar el elemento al que hace referencia. Por ejemplo, puede cambiar el elemento de referencia de un número de página a un número de párrafo. Para insertar una referencia se puede hacer desde la opción “Referencia” del menú “Insertar” que se encuentra al lado.

4.6.4 Objetos

Figura 4.49 Insertar referencia nota al pie.

Existen otros objetos que se pueden insertar en un documento de texto. Word permite toda una gama de elementos entre los cuales podemos mencionar: archivos de sonido, partes de una tabla de una hoja de cálculo, ecuaciones, etc. Básicamente a todo aquello que no sea texto o imagen le podemos llamar objeto. Para poder insertar objetos se recurre a la opción “Objeto”, del menú “Insertar”, en el cual aparecerá una gama de tipos de objetos que el usuario puede insertar en el documento.

Figura 4.50 Ventana para Insertar objetos.

A partir de la información mostrada en el tema 4.6, contesta las siguientes preguntas: 1. ¿Cuáles consideras que son los tipos de objetos más comunes que se insertan en un documento de texto?

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2. ¿A qué factores atribuyes tu respuesta anterior?

3. ¿Qué tipo de imágenes consideras que son las más adecuadas para insertar dentro de un documento? Especifica el formato, tamaño y resolución.

4. ¿En qué tipo de documentos considerarías pertinente insertar gráficas y ecuaciones?

Elabora un documento donde incluyas el logo de tu escuela, imágenes prediseñadas, gráficas, símbolos, ecuaciones, etc. Haz que tu documento sea diferente al de tus compañeros, cambiando la alineación, la posición y las demás características de los objetos que insertes. 4.7 OPCIONES DE IMPRESIÓN Una de las tareas más importantes y comunes que realiza un procesador de texto es la de imprimir los documentos elaborados por el usuario. Para hacerlo, Word se comunica con el sistema operativo para saber qué impresoras tiene instaladas y así poder realizar la operación. Recordemos que se explicó anterior mente cómo imprimir un documento. Además, existen opciones que facilitan la edición del documento antes de imprimirlo, para poder observar los aspectos generales del mismo. 4.7.1 Presentación preliminar Se puede tener una vista previa del documento antes de imprimirlo. Para acceder a ella se utiliza el icono , o desde la opción “Vista preliminar” del menú “Archivo”. Aparecerá una pantalla como la siguiente, donde se muestra la vista previa del documento que se desea imprimir.

Figura 4.51 Ventana para ingresar al menú de impresión.

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Figura 4.52 Ventana de vista preliminar.

4.7.2 Calidad de la impresión La calidad de la impresión está relacionada con el tipo de impresora que se tiene instalada en el sistema. Aunque existe una gran variedad de impresoras, la mayoría permite cambiar la calidad de la impresión, seleccionando la que se requiere para el documento. Muchas veces el usuario modifica la calidad de impresión, simplemente para ahorrar consumibles como cinta, tinta o tóner, o cuando se necesita una mejor calidad para imprimir una foto o un gráfico. Las calidades de impresión más comunes son las siguientes: Calidad de impresión

Descripción

Borrador

Imprime el documento con la mínima calidad de impresión posible, reduciendo el consumo de tinta. Generalmente, se usa esta opción cuando el documento debe ser revisado.

Texto

En su mayoría, las impresoras generan los documentos en un solo color (negro), con una resolución baja para optimizar tinta, pero con la calidad suficiente para que el texto se vea claramente.

Texto e eimágenes

Cuando se combinan texto e imágenes, la impresora utiliza una calidad de impresión superior, con el objetivo de que las imágenes y el texto tengan una buena calidad.

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Calidad de impresión Fotos

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Descripción Hay cierto tipo de impresoras que pueden imprimir los documentos con una calidad fotográfica, sin importar el consumo de los colores que se ocupen.

4.7.3 Impresión parcial o total Word permite imprimir sólo parte del documento mediante el cuadro de diálogo imprimir, del cual se puede seleccionar una de tres opciones a la vez: • Todo. Imprime el documento completo. • Página actual. Esta opción imprime sólo la página que se encuentra seleccionada en el área de trabajo. • Páginas. Permite imprimir sólo las páginas deseadas, siguiendo una sintaxis muy sencilla. Si son páginas consecutivas podemos utilizar el Figura 4.53 (guión), para especificar el principio o el fin de un intervalo, por ejemplo: 3-15. Ventana de diálogo de También se pueden imprimir páginas que no sean consecutivas, utilizando (coma) impresión total o parcial. para dividir las páginas, por ejemplo: 3, 5, 7, 15. Además, se pueden imprimir combinaciones de intervalos y páginas, por ejemplo: 3, 5-10, 15. 4.7.4 Número de copias El programa Word permite imprimir varias copias de todo el documento o de las páginas seleccionadas, usando la opción de número de copias que aparece en el cuadro de diálogo Imprimir. Asimismo, es posible especificar si las copias deben ir ordenadas secuencialmente (compaginadas) o intercaladas. Figura 4.54 Ventanas de diálogo de impresión intercalando páginas.

Realiza una consulta en los establecimientos que venden equipo de cómputo acerca del tipo de impresoras que más se venden y sus características de impresión. Comenta con tus compañeros qué tipo es la que te gustaría tener y por qué, considerando el costo del producto y sus consumibles, rendimiento, calidad y velocidad de impresión.

BIBLIOGRAFÍA

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