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1. OBJETIVO: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones

del

Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de Licitación Pública.

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad y termina con la comunicación

de la designación del supervisor supervisor. 3. Definiciones:

Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal:: Documento que se expide cuando no existe personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio o cuando aun existiendo existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Licitación Pública: Modalidad pública de selección de contratistas, totalmente reglad reglada que se desarrolla en virtud de los principios de publicidad, publicidad transparencia y selección objetiva. Es la regla general para adelantar la contratación en las entidades públicas, salvo en los casos excepcionados. Estudio de Sector: Es el comparativo de los precios del mercado, resultante de la solicitud de cotizaciones cotizacione a los diferentes oferentes en el mercado, lo que permite establecer el promedio del valor de lo que se va a contratar, para así mismo determinar el presupuesto para la contratación y solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal. Estudios y Documentos ocumentos Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone. Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto. Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas Unida para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co. GGC: Grupo de Gestión Contractual.

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DT: Dirección Territorial. RP: Registro Presupuestal. 4. Generalidades del procedimiento:

Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, asignación de riesgos, aclaración de pliegos definitivos (esta Audiencia es opcional) o se adjudica un proceso de selección. Adenda: Documento mediante el cual se modifica m el pliego definitivo, como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes, a motu propio de la entidad,, y se modifica el cronograma del proceso una vez se haya efectuado el cierre del mismo. mismo Acta de cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo de la licitación, licitación en el cual se relacionan la ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas. Informe de evaluación:: Documento en el cual el Comité Evaluador presenta la evaluación y calificación de las ofertas presentadas. Acto administrativo de adjudicación adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto de adjudicación del proceso de selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación. Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso de selección y con quien se celebra el contrato. Contrato:: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación del de proceso de selección, el cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos y obligaciones aciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los riesgos previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta. Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios. 5. Descripción de las actividades:

Nro. 1.

Actividad

Responsable

Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Dependencia

Registro /documento

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2. 3. 4.

acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de solicitante Adquisiciones. See requiere hacer un estudio de del sector juicioso y diligente,, para determinar el valor estimado del bien o el servicio a contratar;; de conformidad con los manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Dependencia incluido en el PAA. solicitante Definir de acuerdo con la necesidad y con la complejidad la modalidad de licitación pública. Elabora estudios previos para la realización de la solicitud.

Dependencia solicitante Personal asignado dependencia Los estudios previos se elaboran diligenciando el solicitante Formato Estudios Previos para la licitación pública aplicable a esta modalidad de contratación y de conformidad con la normativa vigente.

Estudios previos para contratación – convocatoria pública de procesos que superan el 10% de la menor cuantía Responsable Solicitud de dependencia Expedición de solicitante Certificado de Disponibilidad Presupuestal Director / Jefe o Solicitud de Coordinador (a) contratación. del Área solicitante. Secretaria Grupo Lista de Chequeo. Gestión Contractual. Coordinador de Grupo Gestión Contractual

5.

Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al estudio del sector realizado previamente)

6.

Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Gestión Contractual.

7.

Recibe la solicitud de contratación con todos los documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de documentos. Asigna al abogado responsable para que revise los documentos y determine el cumplimiento cum de los requisitos jurídicos y que los documentos estén completos para iniciar el proceso. Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de Profesional garantizar que se encuentren los documentos asignado requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo. GGC. En caso de que la carpeta no incluya todos los documentos requeridos y se requieran ajustes a los estudios y documentos previos se devuelve al área

8.

9.

Documento de del observaciones dirigido al área solicitante.

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11.

solicitante, ir a actividad 4. Como ell presupuesto oficial supera los 1000 SMMLV SM es necesario presentar el tema en el Comité Asesor de Contratación para recibir la aprobación de iniciar el proceso de selección. mité tiene observaciones, devuélvase a la Si el Comité actividad 4. Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la actividad 11. Si está completa la carpeta con todos los documentos y los estudios previos no requieren ajustes, se procede a la elaboración ación del Proyecto de Pliego de Condiciones o Convocatoria Pública de acuerdo a la modalidad de licitación pública, así como la Resolución que conforma el Comité Evaluador

12.

Revisado lo anterior se procede a la aprobación por parte dell Coordinador del Grupo de Gestión Contractual. Contractual Si se deben realizar ajustes se devuelve al abogado responsable.

13.

Se reciben observaciones aal proyecto de pliego de condiciones por parte de los interesados en participar. Traslado de las observaciones vaciones y/o preguntas al comité evaluador para su análisis. álisis. Respuesta a las observaciones presentadas y decisión de la pertinencia de incluirlas o no el pliego de condiciones definitivo, si aaplica. Publicación en el SECOP del documento de respuestas a las observaciones presentadas. Modificación al proyecto de pliego de condiciones pasa a ser pliego de condiciones definitivo, si hay lugar a ello, en razón a las observaciones recibidas por parte de los interesados en participar en el proceso. proceso

14.

15.

Elaborar pliego de condiciones administrativo de apertura. a.

definitivo

y

acto

Dependencia Acta de Comité solicitante, Coordinador (a) del G.G.C y Profesional asignado del GGC. Profesional asignado G.G.C.

Proyecto de del Pliego de Condiciones o Convocatoria Pública. Resolución Comité evaluador. Coordinador Publicación del Grupo Gestión Proyecto de Contractual. pliego de Profesional condiciones o asignado del Convocatoria G.G.C. Pública en el SECOP. Profesional Correo electrónico asignado GGC / y Documento de Coordinador respuestas. GGC. Dependencia solicitante.

Profesional asignado GGC y Responsable dependencia solicitante. Profesional asignado G.G.C.

Pliego de condiciones definitivo.

Pliego de Condiciones y Resolución de Apertura.

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16.

Revisión ión del pliego de condiciones definitivo y acto administrativo de aperturra, se procede a la aprobación por parte dell (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Contractual,, y Subdirector Administrativo y Financiero, mediante vistos buenos y firma del Ordenador Ordena del Gasto de la Resolución de Apertura. Apertura Si se deben realizar ajustes se devuelve al profesional asignado del G.G.C.

17.

Publicación de los documentos en el SECOP.

18.

Llevar a cabo la Audiencia udiencia P Pública de asignación de riesgos, mediante la cual se debe presentar el análisis de los riesgos efectuados y hacer la asignación de riesgos definitiva.

19.

Coordinador (a) Grupo Gestión Contractual. Profesional asignado del G.G.C. Subdirector Administrativo, Ordenador del Gasto. Profesional asignado GGC Profesional asignado G.G..C. / Coordinador G.G.C. Dependencia solicitante. Comité Evaluador.

Resolución de Apertura.

Recibir y analizar las obse servaciones y/o preguntas por los interesados en el térm rmino establecido en el pliego de condiciones. vaciones y/o ppreguntas al comité Trasladar las observaciones evaluador para su análisis, álisis, respuesta y decisión de la pertinencia de modificar ificar el pliego de condiciones definitivo. Elaborar formulario de respuestas con el comité evaluador. Proyectar adenda(s), si aplican. a

Grupo Gestión Contractual/ Responsable dependencia solicitante. Comité Evaluador.

Correo electrónico y Documento de respuestas.

20.

Suscripción de la Adenda si aplica por parte del Ordenador del Gasto, previa revisión del Coordinador del Grupo Gestión Contractual, Contractual Subdirector Administrativo y Financiero/ Ordenador del Gasto. Gasto

21.

Recibir ofertas. Elaborar acta de cierre del proceso. Elaborar memorando remitiendo r ofertas a Comité

Coordinador ador de Adenda. Contratos/ Subdirector Administrativo y Financiero/ Ordenador rdenador del Gasto / Grupo Gestión Acta de cierre. Contractual Memorando

Publicación. Acta de asignación de riesgos

Adenda.

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Evaluador.

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23.

24

25.

26.

Realizar la verificación ión y evaluación evalua de la (s) oferta (s) de requisitos habilitantes de carácter técnico, jurídico y financiero y la calificación de las propuestas y determinar si es procedeente solicitar aclaraciones al o los oferente(s). Recibir documentos subsanables y dar traslado de los mismos a los miembros del Comité Evaluador. Consolidar informe y publicar en el SECOP. (traslado otorgado por ley a los proponentes).

Comité Evaluador

Grupo Gestión Contractual/ Responsable dependencia solicitante. Presentar en Comité Asesor de contratación el informe Coordinador de evaluación y la recomendación proferida por el Grupo Gestión Comité Evaluador Contractual/ Abogado asignado G.G..C. y Responsable dependencia solicitante/Comité Evaluador/ Celebrar Audiencia Púública de Adjudicación o de Coordinador Declaratoria de Desierto del proceso. proceso Grupo Gestión Contractual/ Abogado asignado G.G..C. y Responsable dependencia solicitante/Comité Evaluador/ Subdirector Administrativo/ Ordenador del Gasto. Realizar la minuta del contrato. Profesional asignado del G.G.C.

remisión propuestas. Publicación en el SECOP. Correo electrónico.

Informe y Publicación en el SECOP.

Acta del Comité Asesor de Contratación.

Acta. / Resolución de Adjudicación o Declaratoria de Desierto del Proceso.

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28.

29.

30.

Revisión de la minuta del contrato por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/ Subdirector Administrativo y Financiero y Ordenador del Gasto.

Coordinador Grupo Gestión Contractual/ Subdirector Administrativo/ Ordenador del Gasto. Firma del contrato por parte del contratista. Proveedor, Contrato Contratista o Representante Legal del Proveedor o Contratista Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo Contrato con contrato. de Gestión número y fecha. Contractual Los contratos se enumeran de manera secuencial ascendente independiente de su modalidad y por períodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.

Solicita el Registro Presupuestal.

31.

Secretaria Grupo Registro de Gestión Presupuestal. Contractual Solicita al contratista las garantías respectivas. Profesional asignado del El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la G.G.C. naturaleza del proceso y su complejidad.

32.

Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s garantía(s) solicitadas.

Profesional asignado Revisa la garantía recibida a fin de verificar que la G.G.C. / información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el Coordinador contrato,, en caso contrario, se debe requerir al G.G.C. Contratista para que de manera inmediata adelante el trámite de modificación de la garantía ante la respectiva Aseguradora. Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza suscribiendo el acta de aprobación de ggarantías.

Acta del aprobación Garantía.

de de

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33.

34.

Comunica al contratista la aprobación de la garantía.

Profesional asignado G.G.C. / Coordinador G.G.C. Comunica al supervisor la designación para ejercer Profesional supervisión o interventoría al contrato. asignado G.G.C. / Coordinador G.G.C. Fin

Comunicación del

Memorando. del

6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control)

Actividad 7. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual. Actividad 9. Se revisa evisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren los documentos requeridos según la lista de chequeo. Actividad 12. Se revisa documento del del proyecto de pliego de condiciones del proceso licitatorio con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación de la Administración Pública. Actividad 16. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso licitatorio, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, mismo e igualmente se debe revisar la resolución de apertura del proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego definitivo del proceso. Actividad 20. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de condiciones definitivo del proceso licitatorio; licitatorio para lo cual se tendrá en cuenta el formulario de respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las observaciones presentadas por los posibles proponentes durante el período período de observaciones a los pliegos definitivos del proceso. Actividad 32. Se revisa que la garantía única del contrato,, se encuentre suscrita en los términos del mismo,, en particular se revisa: Información de la aseguradora que expide la garantía Datos del contratista

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Datos del contratante Datos del contrato Fechas de cobertura Porcentajes de la cobertura. Firmas 7. Anexos. N/A.