Procesos Agencias de Viajes usuarias de Sabre en Colombia

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Descontinuación de vMPD en América Latina y el Caribe Procesos Agencias de viajes usuarias de Sabre en Colombia Versión 2 29 de octubre de 2014 AVIANCA les recuerda que a partir del 1 de noviembre 2014, IATA deshabilitará la opción de emisión de vMPD a través del BSPlink. Esto como parte de la iniciativa de la e. Services de la IATA, por lo que las emisiones deberán realizarse a través de EMD. Por favor tomar en cuenta los cambios en los siguientes procesos comerciales: Satena A partir del próximo 1 de noviembre las ventas del código compartido con Satena a través del GDS Sabre quedan suspendidas de forma temporal. La suspensión obedece a la desactivación de la vMPD en el BSPlink por parte de la IATA, por lo que EMD será la única forma de emisión disponible. No obstante, el concepto para la emisión de EMD por la venta del código compartido con Satena no está aún disponible en SABRE –por limitantes técnicas del GDS. En caso de recibir una solicitud de venta del código compartido, por favor referir al cliente al punto de venta directo de AVIANCA. Este lineamiento es de carácter transitorio hasta que el GDS habilite el concepto Se informará oportunamente de la finalización de esta medida. Avianca Tours Paquetes individuales Las ventas de paquetes turísticos individuales de Avianca Tours en las agencias de viajes deberán realizarse a través de EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Deposit Down Payment

-

Código de Servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Paquete turístico Avianca Tours”

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Avianca Tour Reservas grupales Las ventas de paquetes turísticos grupales de Avianca Tours en las agencias de viajes usuarias de Sabre deberán realizarse a través de EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar es: Deposit Down Payment

-

Código de Servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Grupo Avianca Tours”

Cuponera Corporativa A partir del 1 de noviembre las agencias de viajes usuarias de Sabre registraran cambios en el proceso de emisión y manejo de las cuentas corporativas -

El proceso de venta de la cuponera corporativa en los GDS Sabre no requerirá de la emisión de una EMD inicial.

-

Las tarifas de los cupones estarán cargados bajo una categoría especial

-

El pago del cupón o boleto debe realizarse en el momento de la emisión del mismo

Para más detalles sobre el proceso de emisión y manejo de las cuponeras en Sabre , puede referirse al documento “Instructivo de Manejo de Cuponera Corporativa” con fecha de publicación noviembre de 2014. Saldos a Favor cuentas corporativas A partir del 1 de noviembre los cambios en boletos en los cuales aplique saldo a favor del cliente corporativo, deberán ser re direccionados al punto de venta directa de la aerolínea Penalidades Para el cobro de penalidades por cambios en boletos emitidos, considere lo siguiente: - El concepto a utilizar: Penalty Fee -

Código de Servicio: PENF

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 993

Estas características aplican tanto para cambios en rutas nacionales e internacionales.

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Grupos Pago de Depósito de Grupos -

Concepto a utilizar: Deposit Dawn Payment

-

Código de servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

Este documento deberá ser reembolsado posterior a la emisión de los tiquetes o utilizado como forma de pago para el depósito de otro grupo de igual o mayor valor

Pago de Cancelación de grupos 

Concepto a utilizar: Cancelation Fee



Razón de emisión: 995



Código de emisión: CANF

Este documento es de obligatoria emisión siempre que exista penalidad por la cancelación total o parcial de los espacios de un grupo. La emisión de ambos conceptos está sujeta a las especificaciones y lineamientos del documento “Instructivo de Gestión de Grupos” para agencias de viajes usuarias de EMD, última publicación noviembre de 2014.

Importante: Actualmente existe una limitación en Sabre para el manejo de monedas. En la tarifa el monto máximo no debe exceder 8 caracteres incluyendo el punto y los decimales. El GDS soporta hasta cinco (5) valores enteros y dos (2) decimales (XXXXX.XX), por lo cual si el valor de emisión de un EMD supera las cinco posiciones de valores enteros deberán emitir más de un documento de EMD. Si tiene dudas sobre el proceso de emisión de EMD por favor pónganse en contacto con su GDS y participe en las actividades de entrenamiento que ellos están llevando a cabo. Sabemos que contamos con su apoyo para poder brindar un servicio excelente y seguir alineando nuestros procesos a los estándares IATA.

AVIANCA agradece su colaboración

Procesos Agencias de Viajes usuarias de Travelport (Apolo, Galileo y Worldspan) en Colombia

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Descontinuación de vMPD en América Latina y el Caribe Procesos Agencias de viajes usuarias de Travelport (Apolo, Galileo y Worldspan) en Colombia Versión 2 29 de octubre de 2014 AVIANCA les recuerda que a partir del 1 de noviembre 2014, IATA deshabilitará la opción de emisión de vMPD a través del BSPlink. Esto como parte de la iniciativa de la e. Services de la IATA, por lo que las emisiones deberán realizarse a través de EMD. Por favor tomar en cuenta los cambios en los siguientes procesos comerciales: Satena Las ventas del código compartido con Satena, en las agencias deberán realizarse a través de una EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Transportation Credit Voucher

-

Código de Servicio: VOUC

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 98B

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Emisión Código Compartido Satena”

Avianca Tours Paquetes individuales Las ventas de paquetes turísticos individuales de Avianca Tours en las agencias de viajes deberán realizarse a través de EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Transportation Credit Voucher

-

Código de Servicio: VOUC

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 98B

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Paquete turístico Avianca Tours”

Avianca Tour Reservas grupales Las ventas de paquetes turísticos grupales de Avianca Tours en las agencias de viajes deberán realizarse a través de EMD.

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar es: Deposit Down Payment

-

Código de Servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Grupo Avianca Tours”

Cuponera Corporativa A partir del 1 de noviembre las agencias de viajes usuarias Travelport (Galileo, Apollo, Worldspan) registraran cambios en el proceso de emisión y manejo de las cuentas corporativas -

El proceso de venta de la cuponera corporativa en Travelport no requerirá de la emisión de una EMD inicial.

-

Las tarifas de los cupones estarán cargados bajo una categoría especial

-

El pago del cupón o boleto debe realizarse en el momento de la emisión del mismo

Para más detalles sobre el proceso de emisión y manejo de las cuponeras en Travelport, puede referirse al documento “Instructivo de Manejo de Cuponera Corporativa” con fecha de publicación noviembre de 2014. Saldos a Favor cuentas corporativas A partir del 1 de noviembre los cambios en boletos en los cuales aplique saldo a favor del cliente corporativo, deberán ser re direccionados al punto de venta directa de la aerolínea. Penalidades Para el cobro de penalidades por cambios en boletos emitidos, considere lo siguiente: -

El concepto a utilizar: Penalty Fee

-

Código de Servicio: PENF

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 993

Estas características aplican tanto para cambios en rutas nacionales e internacionales. Para más información consulte la política de cambios voluntarios para agencias de viajes publicada en Junio de 2014

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Grupos Pago de Depósito de Grupos -

Concepto a utilizar: Deposit Dawn Payment

-

Código de servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

Este documento deberá ser reembolsado posterior a la emisión de los tiquetes o utilizado como forma de pago para el depósito de otro grupo de igual o mayor valor Pago de Cancelación de grupos 

Concepto a utilizar: Cancelation Fee



Razón de emisión: 995



Código de emisión: CANF

Este documento es de obligatoria emisión siempre que exista penalidad por la cancelación total o parcial de los cupos de un grupo. La emisión de ambos conceptos está sujeta a las especificaciones y lineamientos del documento “Instructivo de Gestión de Grupos” para agencias de viajes usuarias de EMD, última publicación noviembre de 2014.

Si tiene dudas sobre el proceso de emisión de EMD por favor pónganse en contacto con su GDS y participe en las actividades de entrenamiento que ellos están llevando a cabo. Sabemos que contamos con su apoyo para poder brindar un servicio excelente y seguir alineando nuestros procesos a los estándares IATA.

AVIANCA agradece su colaboración

Procesos Agencias de Viajes usuarias de Amadeus en Colombia

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Descontinuación de vMPD en América Latina y el Caribe Procesos Agencias de viajes usuarias de Amadeus en Colombia Versión 2 29 de octubre de 2014 AVIANCA les recuerda que a partir del 1 de noviembre 2014, IATA deshabilitará la opción de emisión de vMPD a través del BSPlink. Esto como parte de la iniciativa de la e. Services de la IATA, por lo que las emisiones deberán realizarse a través de EMD. Por favor tomar en cuenta los cambios en los siguientes procesos comerciales: Satena Las ventas del código compartido con Satena, en las agencias usuarias de Amadeus deberán realizarse en formato EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Transportation Credit Voucher

-

Código de Servicio: VOUC

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 98B

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Emisión Código Compartido Satena”

Avianca Tours Paquetes individuales Las ventas de paquetes turísticos individuales de Avianca Tours en las agencias de viajes usuarias de Amadeus deberán realizarse a través de EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Transportation Credit Voucher

-

Código de Servicio: VOUC

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 98B

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Paquete turístico Avianca Tours”

Avianca Tour Reservas grupales Las ventas de paquetes turísticos grupales de Avianca Tours en las agencias de viajes usuarias de Amadeus deberán realizarse a través de EMD.

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar es: Deposit Down Payment

-

Código de Servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

-

Deberá incluirse en la EMD el siguiente comentario: “Grupo Avianca Tours”

Cuponera Corporativa Las ventas el producto Cuponera Corporativa en las agencias de viajes usuarias de Amadeus deberán realizarse a través de EMD. Lineamientos generales para la emisión de la EMD -

El concepto a utilizar: Transportation Credit Voucher

-

Código de Servicio: VOUC

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 98B

-

Deberá incluirse la siguiente información en el campo de comentarios de la EMD: o o o

JCUPONERA Código Corporativo (CC )de la empresa que compra Nombre de la empresa.

Para más detalles sobre el proceso de emisión y manejo de las cuponeras en Amadeus, puede referirse al documento “Instructivo de Manejo de Cuponera Corporativa” con fecha de publicación noviembre de 2014. Saldos a Favor cuentas corporativas A partir del 1 de noviembre, los saldos a favor que surgen por cambios de un boleto que corresponda a un cliente corporativo - serán emitidos a nombre del titular del boleto. Sin embargo estos seguirán siendo transferibles según las disposiciones del cliente corporativo y siempre que se cumplan con los siguientes lineamentos -

Concepto a utilizar: Residual value Código de Servicio: RSVT

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 99I

-

En los comentarios debe incluir el código corporativo y el nombre de la empresa

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Para poder hacer uso de la EMD de saldo a favor a nombre de otra persona la agencia de viajes deberá solicitar lo siguiente: - EMD con el indicador de código corporativo - Carta con logotipo de la empresa, firmada por el representante legal, con copia de la identificación de la persona que firma, donde autorice el uso de dicha EMD a favor de otro pasajero Este cambio no afecta en ninguna medida los términos y condiciones actuales de los acuerdos corporativos. Penalidades Para el cobro de penalidades por cambios en boletos emitidos, considere lo siguiente: -

El concepto a utilizar: Penalty Fee

-

Código de Servicio: PENF

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 993

Estas características aplican tanto para cambios en rutas nacionales e internacionales. Para más información consulte la política de cambios voluntarios para agencias de viajes publicada en Junio de 2014 Saldos a favor Desde junio de 2014 la emisión de saldos a favor está disponible para las agencias de viajes Amadeus. -

Concepto a utilizar: Residual value Código de Servicio: RSVT

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 99I

La emisión de RVST está autorizada únicamente cuando sea generada de forma automática por ATC (Amadeus Ticket Changer) al momento de realizar un cambio en el boleto. La emisión y uso de este servicio está ligado a las restricciones contempladas en el documento “Cambios voluntarios en agencias de viajes” con fecha de publicación junio de 2014. Grupos Pago de Depósito de Grupos -

Concepto a utilizar: Deposit Dawn Payment

-

Código de servicio: DEPO

-

Sub-razón de emisión (RFISC): 997

Este documento puede utilizarse como forma de pago para la emisión de los boletos, pago de penalidades por cancelaciones de cupos, o puede solicitarse su reembolso.

Fecha de Emisión: 29-OCT-2014

Pago de Cancelación de grupos 

Concepto a utilizar: Cancelation Fee



Razón de emisión: 995



Código de emisión: CANF

Este documento es de obligatoria emisión siempre que exista penalidad por la cancelación total o parcial de los cupos de un grupo. La emisión de ambos conceptos está sujeta a las especificaciones y lineamientos del documento “Instructivo de Gestión de Grupos” para agencias de viajes usuarias de EMD, última publicación noviembre de 2014.

Si tiene dudas sobre el proceso de emisión de EMD por favor pónganse en contacto con su GDS y participe en las actividades de entrenamiento que ellos están llevando a cabo. Sabemos que contamos con su apoyo para poder brindar un servicio excelente y seguir alineando nuestros procesos a los estándares IATA.

AVIANCA agradece su colaboración

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

CONDICIONES

4.

RESTRICCIONES

5.

PAGO DE ANTICIPO PARA GRUPOS 5.1

6.

Lineamientos generales de la emisión de deposito de grupos

EMISION DE BOLETOS DE GRUPO 6.1 6.1.1

Para Agencias de Viaje con GDS Amadeus Lineamientos de Emisión de boletos de grupo usando EMD como forma de pago (Agencias de viajes Amadeus)

6.2 Para Agencias de Viaje con GDS Travelport y Sabre 6.3 7.

Reembolso de Anticipos/Deposito de grupos

CANCELACIONES 7.1

En caso de que no aplique penalidad

7.2

En caso de que aplique penalidad

7.2.1

Si la penalidad fuese total

7.2.2 Si la penalidad fuese parcial

Copia Impresa No Controlada

1

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

1. OBJETIVO Proveer los lineamientos necesarios para las agencias de viajes en la elaboración y seguimiento de los documentos EMD (Electronic Miscelaneous Document) en las negociaciones de grupos Índice 2. ALCANCE Agencias de viajes y personal encargado de la elaboración de EMD de anticipo para respaldar las reservas grupales antes de la emisión de los boletos Índice 3. CONDICIONES Se requiere que las agencias velen por el cumplimiento de los lineamientos establecidos de Avianca con el fin de garantizar la correcta elaboración y el buen seguimiento de estos documentos durante el ciclo de las negociaciones de los grupos Índice 4. RESTRICCIONES -

Este instructivo aplica únicamente a las agencias de viajes en los mercados donde ya fue implementada la funcionalibilidad de EMD en los GDS

-

EMD para Avianca esta disponible para las placas (134,133,202,530 y 547) en los GDS Amadeus y Travelport (Apollo, Galileo, Worldspan) Índice Índice

5. PAGO DE ANTICIPO PARA GRUPOS El pago de anticipo para grupos se refiere a la cantidad cancelada por el grupo o agencias de viajes para la reserva de los espacios en un vuelo. Dicho anticipo tambien es conocido como “Deposito de Grupos” y debe ser emitido en una EMD. 5.1 Lineamientos generales de la emisión de deposito de grupos 1. En el momento de recibir la confirmación de las reservas del grupo negociado por parte

del agente de grupos o Backoffice de Avianca, la agencia debe tener en cuenta los siguientes paramétros para emitir posteriormente el documento del depósito: Copia Impresa No Controlada

2

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

a. Verificar dentro de las reservas la vigencias correspondientes tanto para anticipo como para la emisión del grupo b. Elaborar la EMD correspondiente al valor del anticipo estipulado en la negociación siguiendo los parámetros solicitados por la compañía

NOTA. Estos parámetros también se deben tener en cuenta cuando la agencia solicita ampliación de vigencia para la emisión de los boletos del grupo y emite una EMD por el pago total de la tarifa Neta. 2. La EMD de depósito debe contener la siguiente información:

a) La subrazón de emisión por la cual debe estar emitida la EMD es 997( Desposit Down Payment Group) y el código del servicio debe ser DEPO b) La EMD debe incluir un RM (Remark) haciendo referencia a la reserva del grupo y número de pasajeros c) El estado de la EMD debe ser OPEN (O) Ilustrativo: Despliegue de una EMD por concepto DEPO en Amadeus EMD-2024550000116

TYPE-S

INT-

1

FCI-1

SYS-1A POI-SAL

DOI-06MAR14

PAX- SALAZAR/JIMENA RFIC-D

LOC-6R25EW IOI-00774933 ADT

FINANCIAL IMPACT

REMARKSCPN-1

RFISC-997

TA SALBOG

S-O

VALUE-500.00

DESCRIPTION-DEPOSIT DOWN PAYMENT PRESENT TO- AV PRESENT AT- SAL SERVICE REMARKS-DEPOSITO DE GRUPO 10 PAX DE RESERVACION 6R7TYP FARE

F

USD

EXCH VAL USD TAX-01 X

SV

TOTAL

USD

500.00

500.00

RFND VAL

0.00 500.00

/FC FP CASH FOIDNON-ENDORSABLE

Copia Impresa No Controlada

3

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

Ilustrativo: Despliegue de una EMD por concepto DEPO en Galileo 1349999903590

AVIANCA

4J04XS/1G/0XS4 99999992

************** EMD 1349999903590 COUPON 1 DETAILS ************** RFI: D-997 DEPOSIT DOWN PAYMENT DATE OF SERVICE:

QUANTITY OF SERVICES/FEES: 1

CPN AMT

CPN STATUS

GBP 1000.00

OPEN FOR USE

ESAC

PRESENT TO: AVIANCA PRESENT AT: SAN JOSE/SJO

********************* EMD DOCUMENT DETAILS *********************

ENDORSEMENT RESTRICTIONS: -DEPOSIT AVIANCA GROUP 10 PAX AVRLOC

EMD FARE DATA BASE:

GBP

1000.00

TOTAL: GBP

1000.00

EQUIV:

FOP: CA

AMT:1000.00

NAME: AVIANCA GDS PNR: 1G/4J04XS

AGENCY: 0XS4

TICKETING AGT ID:06

IATA NBR:99999992

NAME/PLACE OF ISSUE: VLINKS ETKT DO NOT CH DATE OF ISSUE:04JUN14

>EMD REDISPLAY SUMMARY >EMD HISTORY DISPLAY >EMD VOID >EMD REFUND

Copia Impresa No Controlada

4

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

Los parámetros anteriormente detallados son obligatorios en la EMD que se enviará al Backoffice de Grupos. En caso de no cumplir con estas indicaciones el documento será rechazado por el Backoffice y tendrán que emitir un nuevo documento. 3. La agencia de viajes debe enviar al agente de grupos o Backoffice de Avianca el

soporte del documento EMD para legalizar el pago del anticipo como actualmente se realiza 4. Este proceso aplica para Amadeus, Travelport (Apollo, Galileo y Worldspan) y Sabre

6. EMISION DE BOLETOS DE GRUPO 6.1 Para Agencias de Viaje con GDS Amadeus Se autoriza la emisión parcial de un grupo, siempre y cuando se controle que no se haga uso el depósito como parte de pago parcial de los boletos. El depósito deberá mantenerse intacto para el control y cobro de penalidades, por lo tanto solo podrá ser usado para la emisión de los últimos boletos del grupo, cuando ya se pueda asegurar que el grupo se emitirá en su totalidad. El valor de la EMD puede utilizarse para cubrir el valor tanto del monto de los impuestos, bases y otros cargos, siempre y cuando corresponda al grupo negociado. Si la agencia no utiliza el monto del depósito como forma de pago para los boletos, tiene las siguientes opciones: a) Solicitar el reembolso del anticipo o Depósito de grupo a la Aerolínea a través del BSPlink tal como el proceso actual de Solicitud de Reembolsos b) Utilizar el documento como forma de pago para un nuevo depósito de grupo, esto implica la reemision del mismo NOTA. Es decisión de la Agencia elegir la opción para la emisión de los electrónicos del Grupo. 6.1.1

boletos

Lineamientos de Emisión de boletos de grupo usando EMD como forma de pago (Agencias de viajes Amadeus) a. Para emitir un grupo usuando como forma de pago el deposito por favor considere lo siguiente: -

La EMD de deposito debe utilizarse para emitir los últimos boletos

-

La EMD de deposito debe utilizarse hasta agotar el 100% de su valor

-

La EMD de deposito puede cubrir tarifa, impuestos y otros cargos

b. Durante la emisión tome nota: -

Una EMD de deposito no puede utilizarse como forma de pago para multiples documentos, ya que al utilizarla para emitir el 1er tiquete el sistema bloquera la EMD a estatus “E” (exchanged)

Copia Impresa No Controlada

5

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

-

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

Despues de utilizar el deposito por primera vez, deberá emitir el sobrante del mismo bajo concepto de Residual Value: o

Codigo de Emision: RSVT

o

RFISC:99I

-

Debera utilizarse esta concepto para el siguiente boleto, emitiendo el restante nuevamente bajo este concepto y asi sucesivamente hasta agotar el valor de la EMD de deposito

-

No debe quedar sobrante de la EMD del deposito al final de la venta de todo el grupo

-

Es responsabilidad de la agencias asegurarse que todos los RSVT tenga como origen la EMD del depósito de grupos

6.2 Para Agencias de Viaje con GDS Travelport y Sabre La emisión de los boletos electrónicos del grupo debe realizarse con una forma de pago diferente al Depósito de grupo. Teniendo en cuenta esto, el proceso que deben manejar es el siguiente: a) Solicitar el reembolso del anticipo o Depósito de grupo a la Aerolínea a través del BSPlink tal como el proceso actual de Solicitud de Reembolsos b) Utilizar el documento como forma de pago para un nuevo depósito de grupo Nota: En caso de utilizar el depósito como forma de pago para otro de grupo, es necesario emitir un nuevo documento bajo las especificaciones establecidas en este instructivo 6.3 Reembolso de Anticipos/Deposito de grupos En caso que la agencia de viajes opte por reembolsar el anticipo o deposito de grupo. Es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: Anticipo de grupos pagados en Efectivo 1- La agencia de viajes emitirá una EMD con el valor del anticipo y lo pagará en efectivo dentro del corte del BSPlink. 2- Una vez emitidos todos los tiquetes del grupo, la agencia ingresará al BSPLink una solicitud de reembolso indirecto de la EMD. La agencia debe tener en cuenta que Avianca tomará aproximadamente 5 días calendario para aprobar el reembolso en BSPLink, de manera que es necesario ingresar la solicitud oportunamente para que el reembolso y los tiquetes queden dentro del mismo periodo de BSP y optimizar el tiempo de pago del reembolso. Si por algún motivo la solicitud de reembolso es ingresada al Copia Impresa No Controlada

6

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

final del periodo de BSP y la aerolínea no alcanza a publicar la aprobación del reembolso dentro del mismo periodo, ésta autorización quedará en BSPLink a más tardar en el siguiente corte de BSP. Anticipo de grupos pagados con tarjeta de crédito 1. Una vez la agencia ha ingresado la solicitud de reembolso al BSPLink, Avianca tomará aproximadamente 5 días calendario para publicar la autorización del reembolso en esta plataforma. Así el pago haya sido efectuado por la Agencia de Viajes en Tarjeta Crédito el abono se realizará en efectivo con carta de responsabilidad de la Agencia de Viajes. Se realizará de ésta manera porque Avianca no tiene control sobre las políticas y procedimientos de las entidades financieras y la acreditación de parte de la misma se podría tardar más de los 5 días calendario

7. CANCELACIONES 7.1 En caso de que no aplique penalidad La agencia tiene dos opciones: 1. Solicitar el reembolso del anticipo o depósito de grupos a la Aerolínea a través del BSPlink adjuntando el correo remitido por Avianca con el cuadro de seguimiento de cancelación 2. No se autorizan reembolsos parciales de EMD, si hay un saldo a favor de la agencias deben revisar este valor con otra EMD y solicitar el reembolso por el monto total. (Aplica solo para agencias Amadeus) 3. Utilizar el depósito como forma de pago para un nuevo anticipo de grupo Nota: En caso de utilizar el depósito como forma de pago para otro grupo, es necesario emitir un nuevo documento bajo las especificaciones establecidas en este instructivo

7.2 En caso de que aplique penalidad Si por algún motivo un pasajero de un grupo decide ya no viajar en la fecha que estaba contemplada en la reserva se deberá cancelar dicho pasajero de la reserva y cobrarle la penalidad por medio de una EMD de Cancelación. La agencia de viajes recibirá el pago de la penalidad por cancelación de pasajero(s) 7.2.1

Si la penalidad fuese total

Esta opción se da cuando la cancelación del Grupo es por la totalidad del mismo. Copia Impresa No Controlada

7

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

-

Se debe utilizar la totalidad del valor de la EMD del depósito para el pago de la cancelación del grupo. Esta cancelación se debe emitir con la subrazón de emisión 995 y código de servicio CANF (Cancellation Fee)

-

La agencia de viajes debe enviar un correo al Agente de Grupos o Backoffice de Avianca con el soporte correspondiente de la EMD emitida por la Cancelación del grupo.

Nota:Si la EMD no esta emitida por la Cancelación del Grupo no tiene el monto y datos de emisión correctos será rechazada por la Aerolínea y se solicitará un nuevo documento. Este procedimiento aplica para todos los GDS 7.2.2 Si la penalidad fuese parcial -

Para Agencias de Viaje con GDS Amadeus Emitir una EMD con la razón de emisión 995 y código de servicio CANF (Cancellation Fee) por el monto de los pasajeros que cancelaron, la agencia tiene la opción de utilizar como forma de pago el depósito de grupo.

Ilustrativo: Despliegue EMD CANF en Amadeus EMD-2024550000015

TYPE-S

INT-

1

FCI-1

SYS-1A POI-SAL

DOI-06FEB14

IOI-00774933

PAX- GRUPO/EMD AVIANCA RFIC-D

LOC-6QE7MR

ADT

FINANCIAL IMPACT

REMARKSCPN-1

RFISC-995

TA BOG

S-F

SAC- 202P6DRO962Z3

VALUE-550.00

DESCRIPTION-CANCELLATION FEE NON-REFUNDABLE NON-EXCHANGEABLE CONSUMED AT ISSUANCE PRESENT TO- AVIANCA - PRESENT AT- SAL SERVICE REMARKS-CANCELACION DE UN ESPACIO DEL GRUPO 6QDAKY F USD - FARE - EXCH VAL USD TAX-01 X

SV

TOTAL

USD

100.00 100.00

RFND VAL

13.00 113.00

/FC FP CCVIXXXXXXXXXXXX1111/1216/N123456+CASH/USD100.00

Copia Impresa No Controlada

8

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

-

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

Para Agencias de Viaje con GDS Travelport o Sabre Emitir una EMD con la razón de emisión 995 y código de servicio CANF (Cancellation Fee) por el monto de los pasajeros que cancelaron utilizando una forma de pago diferente al depósito del grupo

Ilustrativo: Despliegue EMD CANF en Galileo 1349999903589

AVIANCA/FEE

4J03G8/1G/0XS4 99999992

************** EMD 1349999903589 COUPON 1 DETAILS **************

RFI: D-995 CANCELATION FEE DATE OF SERVICE:

QUANTITY OF SERVICES/FEES: 1

CPN AMT

CPN STATUS

ESAC

GBP 50.00

FLOWN/USED

134PUUCC8DG85

PRESENT TO: AVIANCA PRESENT AT: SAN JOSE/SJO

********************* EMD DOCUMENT DETAILS ********************* ENDORSEMENT RESTRICTIONS: CANCELATION AVIANCA GROUP 1 PAX AVRLOC

EMD FARE DATA BASE:

GBP

50.00

TOTAL: GBP

50.00

EQUIV:

FOP: CA

AMT:50.00

NAME: AVIANCA/FEE

GDS PNR: 1G/4J03G8 Copia Impresa No Controlada

9

Proceso de Grupos con Agencias de Viajes Usuarias de EMD

Fecha de Revisión: 29 - OCT - 2014

La agencia de viajes debe enviar un correo al Agente de Grupos o Backoffice de Avianca con el soporte correspondiente de la EMD emitida por la Cancelación del grupo. Nota Si la EMD no esta emitida por la Cancelación del Grupo no tiene el monto y datos de emisión correctos será rechazada por la Aerolínea y se solicitará un nuevo documento.

Copia Impresa No Controlada

10

Instructivo de Manejo de Cuponeras

Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

CONDICIONES

4.

RESTRICCIONES

5.

RESERVA DE CUPONERAS AGENCIAS USUARIAS DE AMADEUS

6.

PROCESO DE EMISION DEL TIQUETE EN CONTRA DE LA EMD EN AGENCIAS DE VIAJES USUARIAS DE AMADEUS

7.

RESERVA DE CUPONERAS AGENCIAS USUARIAS DE TRAVELPORT (GALILEO, APOLO Y WORLDSPAN) Y SABRE

8.

RESTRICCIONES

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1

Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

1. OBJETIVO Proveer los lineamientos necesarios para la emisión y manejo de Cuponeras Corporativas en las agencias de viajes Índice 2. ALCANCE Agencias de viajes y personal encargado del manejo del producto Cuponeras Corporativas Índice 3. CONDICIONES Se requiere que las agencias velen por el cumplimiento de los lineamientos establecidos por Avianca con el fin de garantizar la correcta elaboración y el buen seguimiento del producto de Cuponeras Corporativas Índice 4. RESTRICCIONES Este instructivo aplica únicamente a las agencias de viajes en Colombia que manejen el producto Cuponeras.

Índice 5.

RESERVA DE CUPONERAS AGENCIAS USUARIAS DE AMADEUS -

Emitir una EMD por el valor total de la negociación (Sin incluir Q, tasas, ni impuestos)

-

La EMD debe emitirse bajo el concepto : Transportation Credit Voucher

-

o

Código de servicio: VOUC

o

Subrazon de emisión (RFISC): 98B

Ingresar en el campo de comentarios la siguiente información: o o o

JCUPONERA Código Corporativo (CC )de la empresa que compra Nombre de la empresa.

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Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

Instructivo de Manejo de Cuponeras

SM

1 TYPE P SALTA0111 SS/06SEP 11 EMD-S CARR TA 1.CUPONERA/NUTRESA RFIC-D/N FINANCIAL IMPACT 1. RFISC-98B TRANSPORTATION CREDIT VOUCHER OPERATING CC-TA CPN VALUE-100000.00 NON INTERLINEABLE

L2

ADD INF/RKS: JCUPONERA-CC223344-NUTRESA FARE F EXCH VAL

COP COP

100000.00 100000.00

TOTAL

COP

100000.00

FP

CASH

Una vez emitida la EMD quedara en estatus “O” Abierto, pues es un documento de futura transportación, que se utilizara para pagos de los cupones de la cuponera. La EMD es no reembolsable. EMD-2028200006056 TYPE-S LOC-6K6QFJ INTFCI-1 1 POI-SAL IOI-00774933 PAX- CUPONERA/NUTRESA ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKSCPN-1 RFISC-98B TA S-O DESCRIPTION-TRANSPORTATION CREDIT VOUCHER PRESENT TO- AV PRESENT AT- BOG SERVICE REMARKS-JCUPONERA-CC223344-NUTRESA FARE F COP 100,000.00 EXCH VAL COP 100,000.00 RFND VAL TAXTOTAL COP 100,000.00 /FC FP CASH FOID-

SYS-1A DOI-06SEP14

VALUE-100000.00

6. PROCESO DE EMISION DEL TIQUETE EN CONTRA DE LA EMD EN AGENCIAS DE VIAJES USUARIAS DE AMADEUS

-

La agencia debe emitir el tiquete colocando el número de EMD como forma de pago, en caso que un tiquete se expida con la promoción J cuponera y no lleve la EMD en Exchange se procederá a cobrar diferencia tarifaria.

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Instructivo de Manejo de Cuponeras

-

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

Al ingresar la EMD en el FO del TST previo a la emisión del tiquete debe seguirse el siguiente formato:

FO 134-8200003549M1BOG29MAY14/76996124 Dónde: M1- hace referencia al cupón de la EMD -

-

El tiquete debe tener en la casilla de Tour Code el CC de la empresa ( Obligatorio). En la casilla de Endosos se debe de colocar No RENF, NO END De manera simultánea a la emisión del tiquete debe emitirse la EMD por el valor residual:

o

Código de Emisión: RSVT

o

RFISC:99I

La EMD de Residual debe emitirse por el valor sobrante de descontar el monto del tiquete a la EMD original. Por ejemplo: El cliente cuanta con una EMD por COP 1,000,000 y el nuevo boleto tendrá un valor de COP 257,0000, la EMD de Residual deberá emitirse por los COP 742,0000 restantes

EMD original

EMD-2028200006056 TYPE-S LOC-6K6QFJ INTFCI-1 1 POI-SAL IOI-00774933 PAX- CUPONERA/NUTRESA ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKSCPN-1 RFISC-98B TA S-O DESCRIPTION-TRANSPORTATION CREDIT VOUCHER PRESENT TO- AV PRESENT AT- BOG SERVICE REMARKS-JCUPONERA-CC223344-NUTRESA FARE F COP 1,000,000.00 EXCH VAL COP 1,000,000.00 RFND VAL TAXTOTAL COP 1,000,000.00 /FC FP CASH FOID-

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SYS-1A DOI-06SEP14

VALUE-100000.00

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Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

Se emite un tiquete a nombre de Ana Martinez el valor residual quedara a nombre de este pasajero. Cuando requiran emitir un otro boleto, podrá utilizarse la EMD a nombre de Sra. Martinez para el nuevo pasajero utilizando el mismo procedimiento, hasta agotar el monto del EMD.

--- TST RLR --RP/SALTA0111/SALTA0111 SS/SU 9SEP14/1725Z 6LA5EA SALTA0111/0033SS/9SEP14 1.MARTINEZ/ANA 2 AV9239 J 25NOV 2 BOGCLO HK1 1 0747 0852 *1A/E* 3 AV9204 J 29NOV 6 CLOBOG HK1 0836 0934 *1A/E* 4 SVC AV HK1 RSVT 5 AP SAL TBA - TACA INTL BUSINESS PROCESS TESTING OFF - A 6 TK OK09SEP/SALTA0111 7 FE PAX NO REF NON /S2-3 8 FO 202-8200006056SAL06SEP14/00774933/202-82000060563M1 9 FV PAX TA/S2-3 -

La EMD de residual saldrá a nombre del pasajero del tiquete emitido.

-

Debe utilizarse como forma de pago la EMD original:

FO 134-8200003549M1BOG29MAY14/76996124 Dónde: M1- hace referencia al cupón de la EMD -

En la sección de comentarios de la EMD debe agregarse la siguiente información: o JCUPONERA o Código Corporativo (CC )de la empresa que compra. ( Obligatorio). o Nombre de la empresa

TSM 1 TYPE P SALTA0111 SS/09SEP 11 EMD-S CARR TA 1.MARTINEZ/ANA RFIC-D/N FINANCIAL IMPACT 1. RFISC-99I RESIDUAL VALUE 4 OPERATING CC-AV CPN VALUE-742.03 PRESENT TO:AV PRESENT AT:SAL SERVICE REMARKS-JCUPONERA-CC223344-NUTRESA NON INTERLINEABLE

L

ADD INF/RKS: FARE R EXCH VAL

COP COP

742,000.03 742,000.03

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Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

TOTAL COP 0.00 FO 202-8200006056M1SAL06SEP14/00774933 FP CA

-

La EMD debe emitirse como valor NOADC, es decir no totalizada La Emisión del tiquete y de la EMD de valor residual debe realizarse de forma simultanea: TTP/TTM De lo contrario la EMD original se bloqueara (pasara a estado “Exchange”) y no será posible continuar con el proceso. Deberá utilizarse esta nueva EMD de residual para el pago siguiente boleto, emitiendo el restante nuevamente bajo este concepto y así sucesivamente hasta agotar el valor de la EMD

-

Este proceso aplica cada vez que se emita un tiquete de la cuponera. La agencias de viajes debe asegurarse que las EMD utilizadas como forma de pago queden en estatus “E” –Exchange.

EMD-2028200006056 TYPE-S 6K6QFJ INTFCI-1 1 POI-SAL 00774933 PAX- CUPONERA/NUTRESA ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKSCPN-1 RFISC-98B TA S-E DESCRIPTION-TRANSPORTATION CREDIT VOUCHER PRESENT TO- AV PRESENT AT- BOG SERVICE REMARKS-JCUPONERA-CC223344-NUTRESA FARE F COP 100,000.00 EXCH VAL COP 1,000,000.00 RFND VAL TAXTOTAL COP 1,000,000.00 /FC FP CASH FOID-

SYS-1A DOI-06SEP14

LOC-

IOI-

VALUE-100000.00

La nueva EMD generada esta en estatus “O” y puede ser usada para seguir emitiendo el resto de boletos de la cuponera. EMD-1348200003550 TYPE-S SYS-1A LOC-6F2ZIW INTFCI-1 1 POI-BOG DOI-29MAY14 IOI-76996124 PAX- MARTINEZ/ANA ADT RFIC-D FINANCIAL IMPACT REMARKSCPN-1 RFISC-99I AV S-O VALUE-600.00 DESCRIPTION-RESIDUAL VALUE PRESENT TO-AVIANCA PRESENT AT-BOG SERVICE REMARKS-SERVICE REMARKS- JCUPONERA-CC223344-NUTRESA Copia Impresa No Controlada

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Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

ICW-1342454060254 SERVICE REMARKSFARE R COP 742,00.03 EXCH VAL USD 742,00.03 RFND VAL TAXTOTAL USD NO ADC /FC FO 202-8200006056M1SAL06SEP14/00774933/202-8200006056 FP O/CA FOID-

-

El residual puede utilizarse a nombre de otro pasajero que el cliente corporativo designe como beneficiario de la cuponera, a través de carta de autorización. Es responsabilidad de la agencia el asegurarse que la EMD original y las siguientes sean utilizadas para la misma cuenta y según las disposiciones del cliente corporativo Por ningún motivo se puede emitir más del saldo de la EMD, esto debe ser controlado por la agencia. La validez de la tarifa está dentro de los 90 días que dura el registro de la tarifa. Sin embargo si la empresa sigue comprando cupones y tienen cargada la tarifa vigente, se puede revalidar el boleto. El boleto no es reembolsable pero si puede ser reemitido o revisable, y para esto se debe hacer con las reglas existentes para la tarifa J.

7. RESERVA DE CUPONERAS AGENCIAS USUARIAS DE TRAVELPORT (GALILEO, APOLLO Y WORLDSPAN) Y SABRE Las agencias usuarios de Sabre y Travelport (Galileo, Apollo y Worldspan), no requiere de la emisión de una EMD inicial. -

Las tarifas estarán cargadas en la categoría CAT25 La cotización de los cupones debe realizarse con la entrada: Sabre WPAC*CUP67 y para Galileo: FQ*CUP60. La emisión debe realizarse directamente al momento del pago El boleto debe presentar los siguientes detalles El tiquete debe tener en la casilla de Tour Code el CC de la empresa En la casilla de Endosos se debe de colocar No RENF, NO END. La validez de la tarifa está dentro de los 90 días que dura el registro de la tarifa El boleto no es reembolsable pero si puede ser reemitido o revisable, y para esto se debe hacer con las reglas existentes para la tarifa J Los cambios de nombre para la J cuponera, solo se harán si se revisa el boleto con una tarifa comercial superior a la J cuponera , con carta de autorización de la empresa.

Es responsabilidad de la agencias de viajes no emitir menos de los 10 cupones ni exceder el máximo de 50 cupones por cuponera. Se realizaran autorías para validar el correcto manejo de este procesos. 8.

RESTRICCIONES

1. No son reembolsables 2. No aplica ningún descuento adicional 3. Se permiten cambios de fecha y vuelo 1 dia antes de iniciar el vuelo, sujeto a disponibilidad en clase J, en caso no haber esta clase deberá cobrarse la diferencia tarifaria de la clase disponible. Copia Impresa No Controlada

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Instructivo de Manejo de Cuponeras

Fecha de Revisión: 27 - OCT - 2014

4. El viaje debe ser finalizado durante el trimestre de valides de la tarifa de la cuponera es decir,las tarifas están sujetas a cambios, se avisara con anticipación a las agencias. 5. En caso de no usar la EMD para expedir los tiquetes de la promoción J cuponera o queda un saldo de la misma durante el trimestre de validez de la tarifa , esta se podrá utilizar de las siguientes formas: o Podrá utilizarla con los nuevos precios vigentes. Ejemplo el trimestre pasado el precio fue $152.000 y el nuevo precio es $160.000, sobre el nuevo precio empezaría a expedir la EMD que no se haya utilizado o le quede saldo. ( Aquí nos debe informar el asesor si la empresa acepta o no)., Sin embargo si no utilizadon la EMD , puede activar de nuevo para los siguientes 90 dias , con los precios que estén vigentes. o

Puede utilizarla para viajes en cualquier ruta y clase de AV, esta compra puede hacerla por el valor del cupón o por un valor superior. ( Solamente cubrirá el valor de la tarifa , no Q de combustible , ni impuestos),

o

Si no desean utilizarla EMD para la tarifa Jcuponera, pueden tomar

6. Los tiempos de cargas serán los días miércoles de cada semana, y se cargaran las tarifa a los 8 dias siguientes. 7. Las EMD deben estar separas para troncales, Costa y Pasto.

Copia Impresa No Controlada

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