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Clase 4 CEREMONIAL ESCRITO Las nuevas tecnologías puede que hayan cambiado los medios, pero no el contenido. Seguimos escribiendo cartas, aunque sea por medio de un teclado y se llamen "e-mails" o correos electrónicos. Seguimos escribiendo memorandums, informes, etc. Se envía información digital a través de nuevos medios como Internet, o redes privadas de datos, pero no tenemos por que obviar las reglas con las que antes se escribía y se debe seguirse escribiendo. Normas para la comunicación escrita:


Los escritos deberán ser breves.
Se evitará subrayar frases.
Las cartas comerciales o profesionales se escriben sobre una cara, las personales pueden escribirse sobre ambas caras. Cuando se utiliza más de una hoja, las primera no llevan logotipo o membrete.


Las cartas no llevarán más de dos pliegues, el borde plegado se colocará hacia el fondo del sobre.
Cuando el sobre es entregado por un mensajero, deberá estar cerrado, cuando se lo damos a una persona de nuestro conocimiento, podrá estar abierto.


Cuide la ortografía y la gramática.
Conteste las cartas dentro de las 48 horas de recibidas.

Abreviaturas y siglas: Se aplican para títulos y tratamientos, grados, cargos, para el encabezamiento de notas, en invitaciones, sobres, especialmente cuando el título o cargo o nombre completo debe incluirse en una sola línea. Ejemplo: Dra., Tte. , Gral., Lic. Los plurales se forman duplicando las letras iniciales: RR.PP (Relaciones Públicas),FF. AA (Fuerzas Armadas). La carta:
Modelo Anglosajón: Inicia todas las partes de la carta y dentro de la misma los párrafos en el margen izquierdo. Separa un párrafo de otro con un doble espacio. No usa la sangría en ningún caso.
Modelo Latino: se distribuye en dos márgenes uno izquierdo y otro hacia el centro de la carta (más o menos), de arriba hacia abajo. Sobre el margen izq. el membrete, destinatario, dirección completa y tratamiento. Sobre el margen intermedio lugar, fecha, intermediario, referencia, saludo final y firma. Todos los comienzos de párrafo van sangrados. Tipos de cartas: Cartas sociales: se escriben como invitaciones, contestaciones a invitaciones, agradecimiento de invitaciones, de regalos o atenciones y condolencias.
Amistosas: No existen reglas. Una buena carta será como una charla. Escribiremos lo que sentimos, encabezamiento y despedida serán dictados por el grado de afectuosidad a la persona.
Cartas de agradecimiento: por regalos recibidos se pueden escribir en papel carta o tarjetones personales. Debe ser escrita inmediatamente después de haber recibido el regalo. Después de recepciones: también se utiliza para agradecer una invitación.
Cartas de condolencia: Son las más difíciles de escribir. Se puede contar algún recuerdo. Según nuestro grado de familiaridad esperaremos uno o dos semanas antes de realizarla. Dejar ese tiempo para los amigos más íntimos, pero no dejar de hacerlo, porque se puede interpretar como indiferencia. Telegramas de condolencia: si nuestra relación no hubiera sido muy íntima o si lo hubiera sido comercial. Ejemplos: nuestras más profundas condolencias; reciba todo nuestro afecto en tan doloroso momento; acompañando con el nuestro su gran dolor; ante esta gran pérdida, reciba nuestro más sincero afecto; unidos en el dolor ante la pérdida de… Cartas comerciales: Es una comunicación que se realiza entre empresas, proveedores, representantes y clientes. Tienen siempre un propósito definido. Ser breve, claro y cortes. El encabezamiento dirá Sr. o Estimado Sr. Si es a una empresa: Estimados Sres. La antefirma será: Quedando a su entera disposición, saludo a Ud. /Uds. atentamente.

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Cartas oficiales: seguir lo indicado por el Decreto N° 333/95

Correspondencia: Elementos para escribir: Papel: de la mejor calidad posible. El color debe ser sobrio (blanco, marfil, gris, lila y celeste, evitar colores fuertes). Para la impresión del membrete o logotipo se usa el negro. Tinta negra para escribir. Si se usa una segunda hoja, ésta no tendrá membrete. Sobres: harán juego con el papel carta. La impresión de la dirección se colocará en la solapa o en la parte inferior del lado de atrás. Si se tratara de un sobre comercial, se colocará el logotipo en el frente. Redacción de cartas:
Clara: se debe reducir al mínimo los cuadros, estadísticas y datos, que se agregarán como anexo.
Corta: Un página y media o dos .En caso de ser más larga darle forma de informe, precedido por carta de presentación.
Cortés: Usar cortesía y buenas manera, utilizar un lenguaje natural sin rebuscamientos. Encabezamiento: 1. Membrete 2. Lugar y fecha: 5 de junio de 2006 3. Destinatario: Nombre y Apellido completos, presididos de: Señor(a), Doctor(a), Ingeniero (Ing.) o cargo Señor Jefe de Planta, Señor Jefe de Compras, Señor Gerente de Ventas, a continuación dirección completa, o nombre de la ciudad. 4. Formas de entrega: S./D. (su despacho) Presente (en esta localidad) 5. Intermediario : Atención : Sr. Juan José Gutiérrez. 6. Referencia: Ref.: Devolución de mercadería. 7. Tratamiento: De mi consideración, Estimado Señor, Distinguido Doctor. Cuerpo: Se desarrolla el mensaje que se quiera transmitir, debe tener tantos párrafos como asuntos se comuniquen, cada idea debe ir dentro de un párrafo. (8) Despedida: 9. Saludo: Atentamente, cordialmente, Lo saluda... 10. Firma: se debe firmar de puño y letra, con sello o escrito inferior que indique el cargo y Nombre y Apellido de quien la envía. 11. Posdata: se agrega a la carta una vez concluida y firmada. Se trata de no utilizarla. 12. Notas: aclaraciones que se agregan para esclarecer datos. 13. Adjuntos: anotaciones que se agregan. (ver modelo 1). Modelo 1: Carta

RENON S.A. (1) Papelería Mayorista Mendoza 3944 Tel.: 0341-4213088 2000 – Rosario Rosario, 6 de mayo de 2006 (2)

Señor Director de ventas de Librería San Cristóbal S. A D. Carlos Puentes Alsina 1320 Piso 2do Of. 10 Córdoba (3)

Ref.: Devolución resmas de papel (6)

De nuestra consideración:(7) Recibimos su carta en la que nos expresa que las 5 (cinco) cajas conteniendo 10 resmas A4 c/u marca XX, han llegado en malas condiciones, no imputables a fallas de acarreo o transporte. Nuestro departamento técnico ha evaluado la información recibida y ha encontrado satisfactorias las razones y pruebas aducidas. Rogamos a Ud. enviarnos a la brevedad dichas resmas, las cuales sustituiremos, una vez recibidas, por otras de similares características y calidad.

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Sobre el particular, presentamos a Ud. nuestra excusa por este hecho, ajeno a nuestra voluntad, y debido probablemente a la humedad que se formó después de una intensa lluvia en nuestro depósito. (8) Atentamente. (9) Gerente de Ventas (10) NOTAS: En el orden formal no se estila incluir la dirección en el encabezamiento de la carta, si conviene incluirlo en el orden comercial. El encabezamiento se escribe sobre el margen izquierdo, incluirá cargo, título y nombre del destinatario, localidad de destino o S/D (ver modelo 2). Al Señor Gerente de Relaciones Públicas de Comunication S.A Lic. Alberto Musto Su Despacho

Rosario, 5 de enero de 2006

De mi mayor consideración: Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, con referencia al curso que sobre “Negociación Estratégica” se realizará próximamente organizado por nuestra Institución. El mismo se llevará a cabo del 5 al 7 de mayo del corriente año de 19 a 21 en la sede de nuestra Fundación, Pellegrini 110. Para mayor información adjuntamos temario y currículo docentes. Hacemos propicia esta oportunidad para saludarle atentamente. Firma Secretario

Firma Presidente

Tarjetas:


Oficiales: llevan en la parte superior el escudo nacional en seco, ámbito de procedencia, nombre del funcionario, cargo y demás datos. Idéntica distribución llevarán las tarjetas de tipo institucional. Ver 1, 2, y 8.


Comerciales: irán con el logotipo de la empresa, el nombre de la persona, debajo de éste el cargo, la dirección, teléfono, fax, correo electrónico. Ver 3,4,y 5.


Sociales: se imprimirá sólo nuestro nombre, en el centro de la tarjeta. No se agregarán direcciones,

teléfonos, títulos y cargos. Al entregar la misma, siempre socialmente, cruzaremos nuestro nombre con una línea diagonal, de izquierda a derecha y escribiremos a mano nuestro teléfono y dirección. Ver 6 y 7. Cuando se trate de matrimonios, corresponderá colocar el nombre del marido primero y el de la mujer debajo, con su apellido de casada.

1- Tarjeta Oficial con escudo Nacional en dorado

2- Tarjeta oficial, escudo Municipal en seco

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3- Tarjeta comercial

4- Tarjeta comercial

5- Tarjeta Comercial

6- Tarjeta social clásica

7- Tarjeta para entregar socialmente

8- Tarjeta Institucional Las Invitaciones: Las medidas utilizadas para las tarjetas de invitación son de 15 a 17 cm. de ancho por 11 a 12 cm. de alto. Se utilizan para acontecimientos importantes, impresa con todos los datos necesarios. Ver Nº 1. Puede o no tener espacio en blanco para colocar el nombre del destinatario. Otro tipo de invitaciones se hará imprimir parcialmente y tendrán un espacio para imprimir el nombre del invitado, otro para especificar a qué se está invitando y otro lugar para la fecha y hora. Todo lo que se agregue deberá ser escrito a mano. Ver Nº 2 y 3. La fórmula correcta de cortesía es: Tiene el honor de invitar a... En su diagramación, en el ángulo inferior derecho se colocarán las siglas R.S.V.P. (respondez s’ il vous plait) o S.R.C (se ruega contestar) y el número de teléfono al cual los invitados deberán confirmar su asistencia y en el inferior izquierdo se colocará la dirección. Ver Nº 4, 5.

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Si realizáramos las invitaciones por teléfono primero y por lo tanto recibimos la confirmación de asistencia, cruzaremos R.S.V.P y el número de teléfono, escribiendo p.m. pour memorie: pro memoria, siempre a mano. Ver.7

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6 La Esquela: Tiene un carácter menos formal que la carta y la nota, y es exclusivamente personal. Su tamaño es menor que el de las cartas comunes, 14,8 x 21 cm. Tanto si el papel se usa a lo largo como a lo ancho, el membrete se colocará en la parte superior del papel en el ángulo izquierdo o en el centro. Dado su tamaño es preferible utilizar el papel a lo ancho. Comienza con la firma del remitente, continúa con el texto y termina con el lugar y la fecha, a la inversa de las notas. Optativamente se coloca los datos de la persona a quien se dirige, nombre y cargo. (Ángulo inferior derecho). Se la utiliza para cursar invitaciones, agradecimientos, aceptar invitaciones o excusarse, etc. Diplomas: Pueden figurar dos o tres firmas, que se ubicarán jerárquicamente, la primera a la derecha; la segunda, a la izquierda y la tercera, en el centro, un poco más abajo que las anteriores, se incluirá aclaración del nombre y cargo de los firmantes. Los escudos y logos conservan un ordenamiento por precedencia:
Si es uno sólo: se coloca sobre el centro o el lado izquierdo.
Si son dos: el primero a la izquierda, el segundo sobre el lado derecho.
Si son tres: el primero en el centro, el segundo a la izquierda y el tercero a la derecha. (mirando la página de frente). Pie de imprenta o pie de página: Se utiliza cuando el destinatario se coloca al final de texto, en notas dirigidas a diplomáticos, a personalidades importantes y en el orden oficial. Al pie de la nota, en la parte inferior va el tratamiento, título y nombre del destinatario. DECRETO Nº 333/95 Dr. Antonio A. TROCCOLI Ministro del Interior ANEXO I NORMAS PARA LA ELABORACION, REDACCION Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS PROYECTOS DE ACTOS Y DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA. 1. PRESCRIPCIONES GENERALES: 1.1. Definiciones: De acuerdo a la finalidad, contenido, uso y medio de emisión, los proyectos de normas y documentación administrativas adoptarán alguna de las formas o denominaciones siguientes: 1.1.1. Mensaje: Nota que el Poder Ejecutivo Nacional remite al Honorable Congreso de la Nación, mediante la cual puede detallar los pormenores y fundamentos que inducen a proponer la sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para concretar la designación de determinados funcionarios, vetar total o parcialmente una ley ya sancionada, pedir la devolución de mensajes remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o requerimiento. 1.1.2. Proyecto de ley: Proposición escrito cuyo contenido, en caso de ser sancionado por el HONORABLE CONGRESO DE LA NACION, constituirá el texto completo de la ley, instituyendo una norma de derecho que permitirá la adopción de decisiones fundadas en ella.

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1.1.3. Proyecto de decreto: Propuesta de una decisión a adoptar por el Poder Ejecutivo Nacional, que constituye un acto unilateral, de alcance individual o general, y que puede tener vigor y curso dentro de la Administración Pública Nacional, fuera de ella o en ambas esferas al mismo tiempo. 1.1.4. Resolución: Medida que dictan los ministros, secretarios de los Ministerios o de la PRESIDENCIA DE LA NACION u otras autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas que les hubieran sido delegadas, y que, según el tema, puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de ella. 1.1.5. Resolución conjunta: Acto que suscriben como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto 1.1.4. y que tiende a resolver cuestiones, expresamente delegadas en ellas por el Poder Ejecutivo, inherentes a distintas esferas de la Administración Pública Nacional. 1.1.6. Disposición: Decisión emanada de una autoridad administrativa no superior (Subsecretarios, titulares de organismos descentralizados, directores generales) sobre cuestiones o asuntos de competencia. 1.1.7. Nota: Comunicación escrita, referente a asuntos del servicio, que se dirige de persona a persona. 1.1.7.1. Nota múltiple: Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a distintos destinatarios. 1.1.7.2. Circular: Nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios, a través de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado. 1.1.8. Informe: Dato u opinión fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia. 1.1.9. Dictamen: Opinión que un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y, en su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. 1.1.10. Memorándum: Escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada, comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso. (Se dirige de persona a persona). 1.1.11 Parte: Comunicación sintética que, por lo general, se efectúa a diario o periódicamente, para informar sobre un asunto determinado. (Se dirige de persona a persona). 1.1.13. Despacho telegráfico, radiotelegráfico, etc.: Nombre de las notas que se cursan por esos sistemas de comunicación. 1.1.14. Expediente: Conjunto de documentación o actuaciones administrativas, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y ordenados cronológicamente, en el que se acumulan informaciones, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada, a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva. 6. NORMAS GENERALES PARA LA PREPARACION Y TRAMITACION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA: NOTAS, INFORMES, DICTAMENES, MEMORANDOS, PARTES, PROVIDENCIAS, ETC.: 6.1. Escritura y confección: 6.1.1. Calidad y formato del papel: 6.1.1.1. Notas externas: (con destino fuera del límite de la jurisdicción de la autoridad que las emite). Papel obra primera blanco alisado, peso relativo OCHENTA Y DOS GRAMOS (82 gr.) por metro cuadrado, formato DOSCIENTOS DIEZ por DOSCIENTOS NOVENTA Y SIETE MILIMETROS (210 x 297 mm.). La impresión del escudo nacional (o logotipo) y membrete responderán a lo dispuesto para la impresión del papel de Resoluciones y Disposiciones (5.1.1.) 6.1.1.2. Actuaciones internas: (con destino dentro el ámbito el mismo organismo). Papel obra primera blanco alisado, peso relativo OCHENTA Y DOS GRAMOS (82 gr.) por metro cuadrado, formato DOSCIENTOS DIEZ por DOSCIENTOS NOVENTA Y SIETE MILIMETROS (210 x 297 mm.) sin impresión tipográfica. 6.1.2. Márgenes: Anverso de la hoja: Izquierda: CUARENTA MILIMETROS (40 mm.) Derecho: DIEZ MILIMETROS (10 mm) Inferior: VEINTICINCO MILIMETROS (25 mm.) El margen superior de las hojas siguientes a la primera será de CINCUENTA MILIMETROS (50 mm.). Reverso de la hoja: Izquierda:DIEZ MILIMETROS (10 mm) Derecho: CUARENTA MILIMETROS (40 mm.) Superior: CINCUENTA MILIMETROS (50 mm.)

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Inferior: VEINTICINCO MILIMETROS (25 mm.) El margen inferior en la carilla final será de SESENTA MILIMETROS (60 mm.) como mínimo. 6.1.2.1. Comienzo de párrafo: Los párrafos al comienzo de una nota o después de punto y aparte, se iniciarán dejando DIEZ (10) espacios a partir del margen izquierdo. 6.1.3. Lugar y fecha: A partir del centro del espacio dispuesto para el texto y a DOS (2) interlíneas por debajo de la última línea del membrete cuando se use papel con impresión tipográfica, o dejando un margen superior de CINCUENTA MILIMETROS (50 mm.) cuando se usen hojas sin impresión, se colocará el nombre del lugar donde se emita la documentación y, seguidamente, la fecha. La producida en la Ciudad de Buenos Aires, dirá "BUENOS AIRES" y no "CAPITAL FEDERAL". 6.1.3.1. Fecha: EL espacio correspondiente a la fecha se dejará en blanco hasta que la autoridad que corresponda haya firmado, oportunidad en la que recién será colocada. 6.1.4. Encabezamiento: A CUATRO (4) interlíneas debajo de "lugar y fecha" y a partir del margen izquierdo, se escribirá, con caracteres mayúsculos, el nombre del organismo o servicio al que vaya dirigida la nota, informe, etc. En todas las hojas, sobre el borde superior derecho, se colocará el número de expediente, de nota, etc. 6.1.5. Varios: 6.1.5.1. La documentación administrativa será escrita a máquina sobre ambos lados (anverso y reverso) de la hija. Cada acto (providencia, pase, informe, dictamen, etc.) se consignará a continuación del precedente sin solución de continuidad, desde la iniciación hasta que se disponga su archivo. No deberán dejarse espacios libres, salvo en escritos en los que se sepa anticipadamente que deberán ser desglosados. 6.1.5.2. Espacios: Se escribirá a UNA (1) interlínea, dejando doble interlínea después de punto y aparte. 6.1.5.3. Correcciones, enmiendas y anotaciones marginales: Cuando fuere imprescindible realizar correcciones o enmiendas, tales hechos deberán ser salvados al final del acto de que trate (providencia, pase, informe, dictamen, etc.) bajo firma del responsable del acto y de las correcciones o enmiendas. Están prohibidas las anotaciones marginales. El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este punto será controlado por los servicios de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. 6.1.5.4. Aprovechamiento del papel: Cuando un organismo cambie de denominación, se seguirá utilizando el papel en existencia hasta que se agote totalmente, tachando en el membrete el nombre anterior y colocando en su lugar, a máquina, el que corresponda. Además, en la denominación administrativa solamente se usará papel con membrete en la primera hoja, recurriendo al uso de papel en blanco para las siguientes cuando fuere necesario emplear DOS (2) o más hojas. 6.2. Texto: A DOS (2) interlíneas debajo del encabezamiento y a DIEZ (10) espacios del margen izquierdo se comenzará a escribir entrando directamente en materia, en forma concreta y precisa. 6.2.1. Redacción: Será clara, objetiva, concisa y en correcto español. Se evitarán preámbulos o expresiones que no se refieran al objeto de la comunicación, así como el empleo de palabras en idiomas extranjeros que no correspondan a nombres propios o sean intraducibles. Para la iniciación del texto de notas externas su utilizará la fórmula: "Me dirijo a usted...". Cuando mediante la nota se comunique una disposición u orden, podrá utilizarse la fórmula: "Por disposición (resolución, orden) de... me dirijo a usted...". La correspondencia con autoridades extranjeras deberá ser escrita en español pudiendo agregarse una traducción certificada por traductor público cuando fuere solicitada o se creyere necesaria. No será de aplicación esta norma para la correspondencia de tipo comercial. Se emplearán términos de respetuosa consideración evitando expresiones de mera cortesía. Para el saludo se utilizará la fórmula: "Saludo a usted atentamente" (o "con atenta consideración"). Al pie de las notas externas, y dentro del espacio dispuesto para la escritura, se colocará, en mayúsculas: El tratamiento que corresponda, el nombre del cargo y del organismo a donde va dirigida la nota. En el renglón siguiente el titulo profesional o el grado y la palabra "Don", o su abreviatura, y el nombre y apellido del funcionario. En el renglón siguiente: S________/_______D Ejemplo: Al señor Ministro de Salud y Acción Social Doctor D. N. N. S_______/________D

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6.4. Fórmulas usuales de cortesía: Para dirigirse a las autoridades, funcionarios y eclesiásticos, se emplearán las siguientes fórmulas de cortesía de acuerdo a las circunstancias o al tenor de la documentación producida. 6.4.1. Autoridades: Ver planillas anexas. 6.4.2. Eclesiásticos: Cardenales: S. Ema. Nuncios, Arzobispos y Obispos: S. E. Rvdma. Internuncios: S. E. Auditores: S. Sa. 6.4.3. Funcionarios: A los restantes magistrados, dignatarios, miembros de las fuerzas armadas y funcionarios se los tratará por su cargo, anteponiendo la palabra "señor" y al nombre el título profesional o el grado, si lo tuviera, y la palabra "Don" o su abreviatura. 6.5. Tintas (clase y colores): Se usarán tintas de las siguientes clases y colores, para el uso que en cada caso se indica: 6.5.1. Escritura a máquina: Negro fijo. 6.5.2. Impresos de cualquier naturaleza: Negro. Planilla Anexa al Punto 6.4.1. 6.4.1. Autoridades:

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Formas de abreviaturas: Afmo.: Afectísimo. Atte.: Atentamente. At. ó Atto.: Atento. B.L.M.: Besa la mano. D.G.M.A.: Dios guarde muchos años. E.P.D.: En paz descanse. E.P.M.: En propia mano. Q.D.G.: Que Dios guarde. Q.E.P.D.: Que en paz descanse. R.I.P.: Resquiescat in pace (Descanse en Paz) R.S.V.P.: Respose s'il vous plait (Responder, por favor) S.R.C.: Se ruega contestación.

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