PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE PERSONAL EN IDIPRON – DEPENDENCIA DE PROYECTOS

ALVARO EMILSON BAUTISTA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA – ESAP FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTAFE DE BOGOTA, D.C. 1999

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN IDIPRON- DEPENDENCIA DE PROYECTOS

Informe Final de las prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último semestre del programa de Ciencias Políticas y Administrativas. Asesor ESAP: Elba Rojas de Castillo Asesor ENTIDAD : Hector León C.

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA-ESAP FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTA FE DE BOGOTA, D.C. 1999

AGRADECIMIENTOS

El autor expresa sus agradecimientos a:

Elba Rojas de Castillo, Asesora de Prácticas Administrativas por sus valiosas orientaciones.

Javier de Nicoló, Director del IDIPRON, por hacer posible la realización de la práctica en el instituto.

Héctor León Corredor, Gerente de Proyectos - IDIPRON, por la valiosa asesoría durante la práctica administrativa.

William Martín,

Administrador de Empresas, por sus orientaciones y comentarios al

trabajo realizado.

Mónica del Pilar Duque, por su dedicación y cooperación en la elaboración del trabajo.

Profesores de la E.S.A.P., por los conocimientos compartidos y el tiempo dedicado durante la carrera a la formación de Administradores Públicos.

CONTENIDO

INTRODUCCION SINTESIS DOCUMENTAL

1- DESCRIPCION DE LA ENTIDAD 1.1 NATURALEZA JURÍDICA 1.2 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS 1.3 FUNCIONES 1.4 ESTRUCTURA ORGANICA 1.5 SERVICIOS 1.6 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL 2- TÍTULO DEL TRABAJO DE PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS 2.1. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.2. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS 2.3. PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA PRACTICA 2.4. APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 2.5. RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA. 2.6.UTILIZACION DE RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 2.7. ASPECTOS METODOLOGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO 2.7.1.Cronograma (16 semanas, dos avances uno cada dos meses) 3. PRESENTACION DE RESULTADOS 3.1 MANUAL DE FUNCIONES DE LA UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON 3.2. PROPUESTAS DE SOLUCION A PROBLEMAS URGENTES DE LA UNIDAD Y FORMATOS CORRESPONDIENTES. 3.3. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LA UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON 4. CONCLUSIONES 5. RECOMENDACIONES 6. BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de grado consistente en la práctica administrativa realizada en la unidad de proyectos del Instituto Distrital Para la Protección de la Niñez y de la Juventud IDIPRON, persigue brindar un aporte a la administración de la dependencia de proyectos a la vez que la implementación de las herramientas teóricas y prácticas adquiridas durante la formación en Administración Pública en la E.S.A.P.

La práctica administrativa consiste en aportar a la Unidad de Proyectos del IDIPRON una Propuesta de Mejoramiento en la Administración de Personal en la unida de Proyectos, que le permita al instituto brindar un mejor servicio social y lograr sus objetivos de resocialización y vinculación al mundo laboral de las personas habitantes de la calle. El trabajo contiene un diagnóstico con base en el cual se diseñó la estructura de la unidad y se elaboró el manual de funciones propuesto. Además de propuestas de solución de las necesidades administrativas urgentes que la unidad requiere resolver tales como: La elaboración de formularios para el control de permisos y ausencias de los muchachos trabajadores, elaboración de formularios de evaluación para los coordinadores generales y jefes de grupo. El presente trabajo

de práctica administrativa realizada en la unidad de Proyectos-

IDIPRON, esta conformado de la siguiente forma: En su parte inicial, se encuentra una descripción de la entidad en lo referente a su naturaleza jurídica, estructura orgánica, misión, visión y funciones de la entidad.

En segundo lugar, se presenta un diagnostico de la situación actual en que se encuentra la dependencia de Proyectos -IDIPRON y se formulan posibles soluciones a la problemática. En la tercera parte se presentan los resultados que se espera como consecuencia de la realización de la practica administrativa; a saber: -

Sugerencias generales para la administración de la unidad de proyectos.

-

Manual de funciones para la unidad de Proyectos IDIPRON.

- Elaboración de formatos de evaluación, permisos y descuentos junto con una propuesta de

participación de los funcionarios como gestores de control en los procesos de

administrativos de la unidad.

SINTESIS DOCUMENTAL

El presente trabajo

de grado consiste en una propuesta de mejoramiento en la

administración del personal en la unidad de Proyectos del IDIPRON. En el trabajo se propone la aplicación de un manual de funciones para la unidad, la elaboración de formatos y de evaluación, propuestas de solución a los problemas administrativo urgentes de la unidad y una propuesta de modelo administrativo para la unidad.

Para la elaboración del manual de funciones se utilizó el método mixto de cuestionario y entrevista para efecto de

definir las funciones que desempeñan cada uno de los

funcionarios de la unidad; para la elaboración de la propuesta de modelo administrativo se investigó sobre administración de proyectos y se acudió a la gerencia y funcionarios de la dependencia para determinar sus necesidades y proponer soluciones.

En la presentación de resultados del presente trabajo se encuentran el manual de funciones propuesto, los formatos diseñados para permisos y evaluación de los funcionarios de la unidad, propuestas de solución a las necesidades urgentes de la unidad, propuesta de modelo administrativo, las conclusiones y las recomendaciones.

1- DESCRIPCION DE LA ENTIDAD EN LA CUAL SE LLEVO A CABO LA PRACTICA ADMINISTRATIVA-IDIPRON

El IDIPRON es un instituto que inicio su actividad social de mano del padre Javier de Nocolò en el año de 1963 como el Instituto Para la Protección de la Niñez y las Madres Lactantes, en aquellos años el Instituto no contaba con ayuda por parte de los entes públicos sino que dependía de los aportes voluntarios realizados por las empresas del sector privado. Solo hasta 1967 el consejo de Bogotá aprobó la creación del IDIPRON; y hasta la fecha de hoy sigue cumpliendo una labor resocializante en la capital de la repùblica y en otras ciudades del país. El Instituto Para la Protección de la Niñez y de la Juventud -IDIPRON es una institución sin ánimo de lucro adscrita al la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá D.C, creada en el año de 1967 y administrativamente es un instituto descentralizado.

MISION Brindar asistencia a los niños y jóvenes que han hecho de la calle su hábitat por diversas razones, promoviendo su formación integral, es decir, su desarrollo físico, social y espiritual para que en el marco de un profundo respeto por su libertad individual, logre avanzar gradualmente e integrarse a la sociedad como un ciudadano de bien.

VISION

Promover la investigación y diseñar los métodos pedagógicos adecuados para prevenir y atender el fenómeno callejero, mantener una infraestructura urbana y rural que ofrezca amplia cobertura a las personas de la calle, ambientes generadores de impacto positivo y deseo de cambio (resocialización) de las personas de la calle y conseguir los recursos que permitan sostener la calidad de los servicios de atención integral; para hacer viable el rescate de los niños que han sufrido la experiencia callejera.

1.1 NATURALEZA JURÍDICA

El Instituto Para la Protección de la Niñez y de la juventud -IDIPRON, fue creado mediante el acuerdo municipal 80 de 1967, siendo el Dr. Virgilio Barco Acalde mayor de la cuidad; como un unstituto descentralizado.

ADMINISTRACION El instituto para su administración cuenta con una junta administrativa integrada por el señor Alcalde de la ciudad o su delegado, el personero o su delegado, dos concejales de diferente filiación política con sus respectivos suplentes elegidos por cabildo para periodos de dos años, el director de del Departamento de Protección y Asistencia Social del Distrito ( Hoy director del Departamento Administrativo de Asistencia Social DABS) y el Señor Secretario de Salud Pública. El director del Instituto es nombrado por la junta directiva de terna propuesta por el Señor Alcalde y la Dirección de Protección y Asistencia Social.

La conformación de la junta directiva no ha variado desde la creación del IDIPRON, su fundador el reverendo Javier de Nocolò ha sido el Director General del Instituto desde su creación hasta la fecha.

En 1986 se dictó el estatuto orgánico del IDIPRON mediante resolución No 20 del mismo año, el estatuto de personal del instituto se expidió en 1985 mediante resolución 04 del mismo año. La actual estructura orgánica del IDIPRON y las funciones de sus dependencias se encuentran definidas en la resolución No 07 de 1997 expedida por el director general del Instituto y la cual fue actualizada mediante la resolución No 603 de 1998.

PATRIMONIO

El patrimonio del Instituto según el acuerdo 80 de 1967 está compuesto por: - Las apropiaciones presupuestales que haga el Distrito en cada vigencia fiscal. - Participaciones que efectúa la Lotería de Bogotá. - Aportes que realiza la Empresa de Teléfonos de Bogotá al Distrito según acuerdo 72 de 1967. - Aportes que hagan la Nación y otras entidades oficiales - Aportes realizados por otras entidades particulares, nacionales o extranjeras.

1.2 General: -Atender a los niños y los jóvenes de la calle mediante un sistema especial y bajo consignas como el respeto a la libertad del niño, la autosugestión adictiva que permita la participación y correspondencia del asistido, educación personalizada, dinámica grulla, terapia ocupacional y ambiente impactante de cambio y resocialización. Específicos: - Lograr la resocialización y rehabilitación de la población habitante de la calle dentro de un contexto pedagógico flexible que permita a los asistidos (beneficiarios) mediante la auto superación y el respeto de la dignidad humana y de las libertades individuales. - Brindar alternativas de empleo a los habitantes de la calle como parte de un proceso de resocialización con un alto contenido pedagógico.

- Abrir espacios de participación entre la población habitante de la calle en términos de reivindicación de su derecho al trabajo y de su ejercicio ciudadano. - Concientizar a la sociedad en general del problema de indigencia y condiciones de drogadicción y abusos que se cometen contra la población habitante de la calle en aras de abrir canales de cooperación en el logro de los objetivos sociales del instituto. - Contribuir a la disminución de la delincuencia en las áreas urbanas y aportar a la pacificación del país mediante proyectos concretos de educación, resocialización

y

vinculación laboral de la población habitante de la calle.

1.3 FUNCIONES

Entre las funciones del IDIPRON según el acuerdo de creación y los servicios que presta, se encuentran: - Proveer servicios de lactancia, nutrición, rehabilitación física, readaptación social, clínica, biblioteca, campo de ocultismo, alfabetización, educación media, educación artesanal, educación agrícola y orientación vocacional a los niños y jóvenes habitantes de la calle. Sin embargo, dadas las condiciones sociales actuales de la población habitante de la calle y el constante cambio en el espectro de la problemática a la que estos están sujetos, IDIPRON ha tenido que diversificar los servicios y por ende sus funciones en aras de obtener un mayor cubrimiento de la población objetivo.

1.4 ESTRUCURA ORGANICA

La estructura orgánica del IDIPRON está determinada por la resolución No 603 de 1997 mediante la cual se actualizó la planta de personal y se establecieron funciones a cada uno de los órganos que componen el instituto. El Instituto cuenta con una Junta Directiva, Director General, tres Subdirecciones; Métodos Educativos y Operativa, Desarrollo Humano y Administrativa y financiera.

Cada subdirección cuenta con su respectiva división siendo la de Métodos Educativos y Operativa la que más relevancia tiene dado que es esta la encargada de desarrollar la función social de IDIPRON.

Junta Directiva

Director General

Conformada

Escogido por junta -Métodos

según resolución directiva No 20 de 1986. instituto.

Subdirecciones

del Educativos

Divisiones -Métodos y Educativos

Operativa

Operativa.

-Desarrollo

-

Humano

-

y

Personal. Recursos

- Administrativa Financieros. y Financiera.

Las funciones asignadas a cada una de las dependencias según resolución 603 de 1998 son:

DIRECCION GENERAL DEL IDIPRON

-

Ejercer la representación legal del IDIPRON.

-

Planear, dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de los programas, proyectos y servicios necesarios para el cumplimiento de la misión del instituto.

-Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de los objetivos del instituto y de las dependencias en concordancia con los planes programas y proyectos.

- Promover investigaciones que permitan mejorar la información y la intervención en la problemática social.

- Organizar el funcionamiento del instituto y proponer ajustes a la estructura orgánica, de acuerdo con las necesidades del mismo. - Propender por el cabal recaudo de ingresos, ordenación de gastos y en general dirigir las operaciones financieras del instituto, de acuerdo a lo dispuesto en las normas vigentes.

SUBDIRECCION DEMETODOS EDUCATIVOS Y OPERATIVA

-Presentar planes, programas y proyectos encaminados a cumplir el objetivo del instituto.

- Elaborar y desarrollar programas de pedagógicos y académicos que incentiven a los jóvenes y niños para que utilicen de forma positiva el tiempo libre, para que presten servicios a la comunidad y sean educadores de sus compañeros.

- Dirigir, coordinar y controlar las actividades de las diferentes unidades educativas, sedes y centros operacionales.

- Investigar la realidad de la niñez y de los jóvenes y diseños pedagógicos apropiados para su formación integral.

- Diseñar y presentar

la dirección general mecanismos de evaluación, control y

perfeccionamiento de continuo de los programas pedagógicos y académicos que adelanta el instituto.

- Coordinar con los subdirectores de desarrollo humano, administrativo y financiero la adquisición de recursos físicos y la prestación de servicios personales requeridos para la buena marcha de los programas de la subdirección a su cargo. - Elaborar estudios de factibilidad que determinen la conveniencia o no de las inversiones en bienes inmuebles, planta física, equipos y tecnología de las unidades educativas.

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINACIERA

-

Asesorar la directora del instituto en la adopción de políticas o planes de acción del

instituto.

-

Presentar el diagnóstico general del instituto y

proponer soluciones tendientes a

mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por el IDIPRON y el cumplimiento de las funciones asignadas.

- Planear, dirigir y controlar los procesos de adquisición, almacenamiento, seguridad, mantenimiento y distribución de bienes requeridos para el buen funcionamiento del instituto.

- Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de las funciones administrativas, contables, financieras, de servicios y de servicios generales del instituto.

- Dirigir y controlar la elaboración del programa anual mensualizado de caja. Dirigir y controlar el procedimiento de trámite y resolución de quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión institucional.

-Realizar las funciones como secretario de la Junta Directiva del instituto.

SUBDIRECCION DE DESARROLLO HUMANO

- Velar por la aplicación de las disposiciones laborales

y orientar a las diferentes

dependencias del instituto en materia de administración de personal. - Asesorar a los funcionarios del instituto en asuntos relacionados con la administración del personal administrativo, asistidos y egresados del programa IDIPRON. - Asistir a las directivas del IDIPRON en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos referidos al ámbito de su competencia.

- Planear y controlar los procesos de selección, registro y control, vinculación, inducción, promoción y retiro de del recurso humano de acuerdo con las normas vigentes. - Planear y controlar las políticas de bienestar, desarrollo y capacitación del recurso humano del instituto.

- Efectuar la rotación del personal de planta de cargos del instituto, de acuerdo a las necesidades del instituto.

- Expedir liquidaciones de cesantías, parciales y definitivas de los funcionarios.

- Dirigir el proceso de nómina de los funcionarios que prestan el servicio en el instituto.

- Dirigir y controlar el proceso de carrera administrativa en el instituto.

- Elaborar los proyectos de convocatorias a concursos, según requerimientos legales y a los parámetros técnicos de acuerdo con la naturaleza del empleo.

DIVISION PEDAGOGICA Y DE APOYO LOGISTICO

- Ejecutar los planes, programas y proyectos relacionados con el área de su competencia.

- Aplicar los métodos académicos y pedagógicos en las diferentes etapas del proceso educativo establecidos por la Dirección General del Instituto.

- Ejecutar la metodología determinada para la formulación, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de atención, protección y prevención de la niñez y de la juventud.

- Ejecutar todas las actividades necesarias para el suministro de elementos, transporte, recursos financieros y técnicos para las unidades educativas, especialmente las ubicadas fuera de la ciudad.

- Presentar a las directivas los requerimientos sobre necesidades de personal, recursos físicos y financieros de las unidades educativas.

- elaborar los informes requeridos por la Dirección de IDIPRON, organismos de control y por las autoridades competentes.

- Coadyuvar en la formulación de políticas y en la determinación de los planes y programas del área.

- Responder por el correcto manejo de los recursos físicos y tecnológicos asignados para el funcionamiento del área.

DIVISION DE RECURSOS FISICOS Y FINACIEROS

- Coordinar y controlar las actividades y el personal de los grupos de trabajo a su cargo.

- Participar con sus superiores en la formulación de políticas, fijación de métodos, procedimientos de trabajo y elaboración de programas.

-Ejecutar los programas y actividades relacionadas con los asuntos físicos, financieros y de servicios administrativos del Instituto. - Coordinar y controlar el desarrollo del sistema contable y el manejo de la contabilidad

- Preparar el anteproyecto de presupuesto, las modificaciones presupuestales, el PAC y los demás documentos de carácter presupuestal a ser presentados a la junta directiva del Instituto.

- Controlar y evaluar el resultado de las operaciones financieras realizadas por el Instituto.

-Coordinar y controlar la elaboración y actualización del inventario de los bienes muebles del instituto, así como su ubicación, estado, servicios que prestan y funcionarios responsables de los mismos.

-Elaborar los informes requeridos por la dirección del instituto, la contraloría de Santa Fe de Bogotá, la Procuraduría y las demás entidades de control.

-

Vigilar y controlar el manejo los recursos financieros del Instituto y velar por el pago oportuno de las obligaciones contraidas.

- Las demás asignadas según la naturaleza de la misma.

DIVISION DE PERSONAL

-

Coordinar y controlar la ejecución de las funciones asignadas a las dependencias.

-

Administrar procesos de selección, ingreso, promoción y retiro de los funcionarios del

instituto.

-

Establecer y controlar los procesos de registro y control de asistidos y egresados el

programa IDIPRON.

-

Responder por el correcto suministro de la información requerida para la elaboración

de nóminas y cancelación de todo tipo de pago de orden laboral y prestaciones.

-

Desarrollar y administrar programas tendientes a garantizar el bienestar social de los

funcionarios y de su núcleo familiar.

-

Desarrollar y mantener programas de capacitación, culturales, deportivos, recreativos,

de seguridad industrial y salud ocupacional.

-

Responder por el correcto manejo del recuso humano, físico y tecnológico asignado

para el funcionamiento de la división.

-

Coordinar la ejecución de un plan de estímulos, bonificaciones y en general todo lo

relacionado con el trabajo social de los asistidos y egresados del programa del IDIPRON.

-

Asistir a las directivas en la adecuada aplicación de las normas vigentes y

procedimientos referidos al ámbito de su competencia.

-

Las demás asignadas por la dirección del Instituto.

1.5 PLANTA DE PERSONAL

La planta de personal del IDIPRON se estableció mediante resolución No 07 de 1997 la cual establece que la planta del personal estará conformada por el director general del instituto cuya clasificación es de libre nombramiento y remoción y escogido por los miembros de la junta directiva del instituto, por los titulares de los cargos de las oficinas de control interno, asesoría jurídica y oficina de planeación; los subdirectores técnicos para cada una de las tres subdirecciones, los jefes de división, los directores de las unidades

educativas los jefes de grupo de las diferentes dependencias y unidades y el personal administrativo.

El director, según resolución No 603 de 1998 debe efectuar los ajustes a la estructura orgánica y organizar el funcionamiento del instituto según sea necesario.

ESTRUCTURA ORGANICA DEL IDIPRON

JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR GENERAL OFICINA DE PLANEACION

OFICINA JURIDICA

OFOCINA DE CONTROL INTERNO

SUBDIRECCION DE METODOS EDUCATIVOS Y OPERATIVA

SUBDIRECCION DE DESARROLLO HUMANO

DIVISION DE METODOS EDUCATIVOS Y OPERATIVA

DIVISION DE PERSONAL

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIVISION RECURSOS FIANCIEROS

UNIDAD EDUCATIVA LA FLORIDA

GRUPO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

GRUPO DE PRESUPUESTO

UNIDAD EDUCATIVA LA ARCADIA

GRUPO DE CARRERA ADMINISTRATIVA

GRUPO DE CONTABILIDAD

UNIDAD EDUCATIVA PROYECTOS (LA 63)

GRUPO DE BIENESTAR

GRUPO DE TESORERIA

UNIDAD EDUCATIVA CLUB DE ESTERNAS

GRUPO DE SERVICIOS MEDICOS A ASISTIDOS

GRUPO DE CONTABILIDAD

UNIDAD EDUCATIVA EL TUPARRO

GRUPO DE NOMINA

GRUPO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

UNIDAD EDUCATIVA BOSCONIA UNIDAD EDUCATIVA PINARDI

GRUPO DE QUEJAS Y RECLAMOS

IDIPRON UNIDAD DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS-IDIPRON INGENIEROS ASESORES

COORDINADOR I.D.U.

COORDINADOR E.A.A.B.

*COORDINADOR ALCALDIAS LOCALES

COORDINADOR MISION BOGOTA

BOLARDOS

NORTE

PUENTE ARANDA

CHAPINERO

ANDENES

SUR

TUJUELITO

USAQUEN

ESCOMBROS

CENTRO

CHAPINERO

KENNEDY

ZONAS VERDES

OBRAS PUBLICAS

D.A.M.A.

SANTA FE

OBRAS CIVILES

ADOQUINES

ANTONIO NARIÑO

GUADAÑADORES

RECOGEDORES TUNJUELITO CIUDAD BOLIVAR FLOTANTES

1.5 SERVICIOS OFRECIDOS

El Instituto, dada su vocació n social, ofrece los servicios de atención a la población habitante de la calle en las áreas pedagógica, medica, de esparcimiento y en especial la oportunidad de participar en el proceso de resocialización a través de la autosugestión educativa y de la participación en proyectos cuya finalidad es lograr la inserción de la población habitante de la calle a la sociedad como ciudadanos de bien.

1.6 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

Dadas las características del Instituto y la creciente demanda de servicios sociales, el IDIPRON creó su dependencia de Proyectos en aras de dar respuesta en el corto plazo a las necesidades de la población habitante de la calle; Sin embargo, la dependencia ha ido incrementando su nivel de cobertura gracias a los convenios realizados con las diferentes instituciones oficiales y del sector privado, lo que precisa de un nivel de eficiencia administrativa para lo cual se necesita establecer mecanismos de control y definir las funciones de cada uno de sus funcionarios.

Por tratarse de una institución cuya misión es netamente social y que no es productora de bienes para el consumo, es necesario diseñar un modelo administrativo que de respuesta a las necesidades de la dependencia sin dejar de lado su función social y en especial la del proceso

pedagógico

que

implica

niveles

de

flexibilidad

acordes

con

los

procesos existentes al interior de la unidad de Proyectos. En virtud de lo anterior, es necesario enfocar los resultados que se esperan alcanzar hacia una propuesta lo suficientemente flexible para que pueda ser aplicada con éxito en la dependencia de proyectos de IDIPRON; es decir, por ejemplo para el caso del manual de funciones, èste no serà para empleados de planta como lo exige la ley sino que sé convertirà en un instrumento para que la administraciòn de la dependencia de Proyectos de IDIPRON logre alcanzar sus metas determinando las funciones de cada uno de sus funcionarios dentro de un marco flexible que en el futuro se pueda modificar.

2

TITULO

DEL

TRABAJO

DE

PRÁCTICAS

ADMINISTRATIVAS

Propuesta de Mejoramiento en la Administración de Personal en la Unidad de ProyectosIDIPRON.

2.1 PRESENTACION Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA El Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y de la Juventud IDIPRON, tiene como misión brindar apoyo a la población de la calle mediante programas de rehabilitación de los menores y jóvenes, a la vez que les brinda alternativas de empleo a los adultos. La unidad de proyectos, desde hace algunos años viene trabajando con los adultos y jóvenes en aras de dar respuesta a la necesidad de empleo por parte de la población en mención, a la vez que se lleva un proceso paulatino de resocialización. Para lograr este objetivo, el IDIPRON está implementando un programa de empleo alternativo al interior del mismo y mediante convenios con entidades como El Departamento Administrativo del Medio Ambiente- DAMA, el Acueducto de Bogotá y el Instituto de Desarrollo Urbano I.D.U. Cada convenio realizado, sé convierte en un proyecto específico al cual se vincularán laboralmente los habitantes de la calle que así lo soliciten. La dependencia de Proyectos del IDIPRON, actualmente cuenta con un gerente general, dos secretarias, operario de inventarios, dos coordinadores generales y 25 coordinadores de frente de trabajo que se encargan de supervisar la labor de 460 beneficiarios.

2.2 DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL AREA DE TRABAJO DE LAS PRACTICAS ADMINISTRATIVAS

Es necesario crear herramientas que permitan una administración eficiente del personal beneficiario sin dejar de lado el gran aporte social que el IDIPRON brinda a través de la dependencia de proyectos. La Unida de Proyectos de IDIPRON cuenta con un gerente general y

cuatro

coordinaciones que son os proyectos resultantes de los convenios realizados con el I.D.U., La E.A.A.B, Las Alcaldías Locales Y Misión Bogotá. Cada uno de estos coordinadores de proyecto cuenta con la asistencia técnica de un ingeniero director de proyecto. (* es de anotar que el proyecto de las alcaldías locales no cuenta con un coordinador para el mismo y que la gerencia es la que en el momento se encarga de su gestión y funcionamiento.).

Todos los funcionarios de la dependencia de proyectos están vinculados al IDIPRON mediante contrato de prestación de servicios lo mismo que los coordinadores (educadores) de frentes de trabajo; el personal que se vincula como trabajador en la dependencia de Proyectos, como fue mencionado con anterioridad firman una carta de compromiso que hace las veces de contrato de trabajo.

En el área de administración del personal de la unidad de proyectos de IDIPRON, se evidencian los siguientes problemas objeto de análisis y de la propuesta de solución.

1 Descoordinación Operativa:

Según entrevistas realizadas a los funcionarios administrativos y los coordinadores de frentes de trabajo, existe información referente a los plazos y reportes que estos se deben entregar pero dadas las condiciones en que se opera, estos se retrasan causando traumas a la administración de la unidad.

2 Confusión en Líneas sé Autoridad: Cuando se presenta un problema con algún muchacho trabajador o para efectos de permisos no se tiene certeza respecto a quién acudir.

3 Rotación de Personal: Esta se presenta tanto entre frentes de trabajo como hacia afuera de la unidad. Los muchachos trabajadores luego de cometer alguna falta grave son suspendidos de sus frentes de trabajo por un periodo determinado pero debido a la falta de coordinación, éstos vuelven a integrarse en otro frente de trabajo o simplemente se aburren del trabajo que están desarrollando y piden el cambio de grupo, al ser negada la petición del cambio, acuden a la dirección del instituto y se reintegran a otros grupos dificultando el control.

UNIDAD DE PROYECTOS: La unidad de proyectos del IDIPRON se encuentra clasificada dentro de la estructura general del instituto como una unidad educativa del Instituto y por

lo tanto su

funcionamiento obedece en gran parte a criterios pedagógicos donde no se puede discriminar en el sentido estricto de la palabra entre lo pedagógico y lo administrativo ya que las personas que se vinculan a la dependencia de Proyectos por un lado son empleados que firman una carta de compromiso que es el equivalente a un contrato de trabajo y por el otro, son sujetos del proceso de resocialización y de redacción por parte del IDIPRON.

MISION

Lograr la resocializaciòn de la población cuyo hábitat es la calle mediante la iplementaciòn de programas de formación integral basada en el trabajo y la terapia de grupo que les permita abandonar los hábitos propios del medio ambiente callejero e insertarse en la

sociedad como ciudadanos de bien al tiempo que se desarrollan sus destrezas para que en el corto plazo se puedan vincular al mercado laboral.

VISION Ampliar la cobertura en la prestación del servicio a la población habitante de la calle mediante la consecución de nuevos convenios y la implementaciòn de nuevas estrategias pedagógicas que permitan generar un cambio sustancial positivo en el muchacho trabajador en beneficio de su formación integral y mejoramiento de la su calidad de vida.

OBJETIVOS GENERAL El objetivo principal de la dependencia de Proyectos -IDIPRON es lograr la resocializaciòn de la población habitante de la calle mediante su vinculación al programa de empleo y formación integral del muchacho trabajador.

ESPECIFICOS

Corto Plazo: 1. Ampliar la cobertura en un 25% para el primer semestre del año 2000. (En el segundo semestre de 1999, se presento un incremento porcentual de aproximadamente 50 puntos, en la actualidad se benefician cerca de 600 muchachos trabajadores; se estima que este incremento sé reducirà en un 50% por efecto de la culminaciòn y reiniciaciòn de nuevos convenios.)

2. Implementar cursos de capacitación para coordinadores en las siguientes áreas:

-Administración de personal -Liderazgo -formación pedagógica

3. Implementar un programa de alfabetización para los muchachos trabajadores.

4. Velar por el progreso personal del muchacho trabajador.

5.

Propiciar el mejoramiento de la calidad de vida de su núcleo familiar mediante

seguimiento con visitas domiciliarias y seminarios de formación.

Mediano Plazo - Mejoramiento en la Calidad del Servicio

1. Impartir cursos de capacitación especifica en las diferentes áreas en que se desarrollan las actividades de los convenios. 2. Apoyar y promover la implementaciòn de programas de validaciòn de primaria y bachillerato para los muchachos trabajadores de Proyectos-IDIPRON. 3. Ampliar los beneficios recibidos por los muchachos trabajadores como consecuencia de su vinculación al subprograma de proyectos.

2.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

General:

Diseñar una propuesta de mejoramiento a la administración del personal en IDIPRON – Unidad de proyectos. Específicos: - Elaborar un diagnóstico de la administración del personal en la Unidad de proyectos de IDIPRON. - Diseñar la estructura de la unidad de Proyectos en IDIPRON.

- Elaborar un manual de funciones para los funcionarios de la unidad de Proyectos en IDIPRON. -

Proponer soluciones a los problemas administrativos urgentes que tiene la unidad y elaborar formatos de valuación, permisos etc.

2.4 PROBLEMAS RELACIONADOS CON LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

Dado que IDIPRON es una institución cuya misión es netamente social, no se podría recurrir a estructuras y sistemas rígidos de control sino a estrategias flexibles que vayan desde la regulación por parte de la administración a los beneficiarios hasta la adopción de mecanismos propuestos para la autorregulación por parte de los mismos.

2.5 APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR CON LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

La propuesta de mejoramiento en el área de administración de personal en la unidad de proyectos de IDIPRON será el principal aporte a la entidad de tal manera que la propuesta se convierta en herramienta para el funcionamiento de la unidad y en beneficio del personal beneficiario.

2.6 RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR CON LAPRACTICA ADMINISTRATIVA

1 Elaborar un diagnóstico del área administrativa en la unidad de proyectos de IDIPRON. 2 Diseñar la estructura de la unidad de Proyectos IDIPRON 3 Elaborar una propuesta de administración para la unidad 4 Elaborar el manual de funciones en la unidad de proyectos de IDIPRON.

5 Proponer soluciones a las necesidades urgentes de la unidad como es el control sobre las ausencias, el sistema de descuentos, la evaluación del desempeño de los funcionarios.

2.7 UTILIZACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

La unidad de proyectos del IDIPRON podrá hacer uso de las herramientas técnicas expuestas en la propuesta para mejorar sus procesos administrativos y hacerles seguimiento para lograr un mejoramiento continuo en los procesos administrativos propios de la misma.

2.8 ASPECTOS METODOLOGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Con el fin de lograr los resultados definidos en los objetivos se seguió el siguiente proceso: Revisión bibliográfica y recolección de información documental tanto externa como interna de la dependencia o sea se reunirá a la fuente primaria de información y se investigará sobre modelos aplicables a la unidad. Marco legal, conceptual y estructura de IDIPRON para ubicar funcionalmente la unidad. Se realizará un trabajo de campo (encuestas y entrevistas al interior de la dependencia. Elaboración del diagnóstico.

Diseño de propuesta de administración del personal en la unidad de Proyectos IDIPRON. 2.9. Cronograma (16 semanas, dos avances; uno cada dos meses)

CRONOGRAMA DE LAS PRACTICAS ADMINISTRATIVAS

TAREAS/SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6

ELABORACION DEL DIAGNOSTICO DISEÑO

DE

ESTRUCTURA

DE

LA DEPENDENCIA ELABORACION DEL MANUAL DE FUNCIONES ELABORACION DE LA

PROPUESTA

FINAL

Y

ALTERNATIVAS DE SOLUCION

3.

PRESENTACION

DE

RESULTADOS

DE

LA

PRÁCTICA

ADMINSITRATIVA

En esta tercera parte se describen el manual de funciones de los funcionarios de la unidad educativa de proyectos del IDIPRON, las propuestas de solución a las necesidades urgentes de la unidad y la elaboración de formatos de evaluación, permisos y descuentos y se propone un modelo de administración para la dependencia.

3.1 MANUAL DE FUNCIONES DE LA UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON

El presente manual fue elaborado con la colaboración y la asesoría de los funcionarios de la dependencia, este constituye una propuesta en la cual se incluyen tanto las funciones de los cargos creados en la planta de personal, como las funciones desempañadas por personas vinculadas mediante contrato o que son funcionarios de otras entidades que además de cumplir con funciones en sus entidades desarrollan funciones en la unidad educativa de Proyectos del IDIPRON. El manual obedece a las necesidades concretas de la dependencia y de su administración. El manual de funciones de la Unidad de Proyectos -IDIPRON, pretende ser ante todo una herramienta de gestión y evaluación del desempeño de los funcionarios con el fin de clarificar líneas de autoridad, lograr una definición clara de sus funciones, evitar la duplicidad de funciones, servir de elemento de evaluación de los funcionarios La Unidad de Proyectos del IDIPRON es un subprograma piloto del instituto y en cumplimiento de sus funciones ha venido experimentando un crecimiento considerable en cuanto a cobertura de población; es por esta razòn que la dependencia necesita contar con elementos de evaluaciòn y seguimiento; el manual de funciones es una herramienta fundamental básica para que la dirección de personal pueda planear y organizar sus actividades.

Dadas las características y naturaleza de los funcionarios, en la recolección de información para efectos del análisis ocupacional utilizó el método del cuestionario y el método mixto de cuestionario y entrevista. Para este efecto se desarrollaron dos cuestionarios sencillos y cortos que permitieran recoger la información de manera ágil y efectiva, en las páginas siguientes se ilustran los modelos:

CUESTIONARIO PARA DESCRIPCIÒN DE FUNCIONES EN LA UNIDAD DE PROYECTOS No 1 1. IDENTIFICACIÓN CARGO:______________ GRUPO:_______________

PROYECTO: ___________________ JEFE INMED.:__________________

2. FUNCIONES DIARIAS: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _________________________________________________________________ QUINCENALES: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ MENSUALES: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ OTRAS: _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

3. CONDICIONES DE TRABAJO VEHICULO: __ INTEMPERIE: __ OFICINA: __ RIESGOS: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

4. PERFIL EDUCATIVO Ultimo Año Cursado

Primaria

Si__ No __ ____________________

Bachillerato Si___ No__ ____________________ Técnico Si __ No __ ____________________ CUESTIONARIO PARA DESCRIPCIÒN DE FUNCIONES EN LA UNIDAD DE PROYECTOS No 2 1.IDENTIFICACION GRUPO:__________________ No de personas a cargo:____

JEFE INMD: __________________________

Tipo de vinculación: Contrato:__ Planta: __ Independiente: __ 2. FUNCIONES PRINCIPALES: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ________________________________________________________________ COMPLEMENTARIAS _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________

3. CONDICIONES DE TRABAJO

Oficina: ___%. Intemperie: ___%. Vehículo: ___%. 4. PERFIL OCUPACIONAL Nivel de educación requerido:_______________________ _____________________ Area de especialidad: ___________________________________________________ Experiencia requerida: __________________________________________________

JUSTIFICACION

El manual de funciones de la Unidad de Proyectos-IDIPRON, es necesario para lograr canalizar las actividades de cada uno de los funcionarios debe realizar en el normal desarrollo de sus actividades. En segundo lugar, el manual busca dar respuesta la necesidad de establecer claras líneas de autoridad al interior de la dependencia y establecer elementos objeto de evaluación para la gerencia de Proyectos-IDIPRON. La dependencia de Proyectos de IDIPRON, es una dependencia que se ha venido consolidando como proceso efectivo de resocializaciòn de los habitantes de la calle y por ello precisaque los funcionarios al servicio de esta, tengan definido el alcance de su accionar dentro de la organización.

OBJETIVOS

El objetivo principal del presente manual de funciones es presentar y describir las funciones que deben ser ejecutadas por los funcionarios de la dependencia de Proyectos-IDIPRON.

Objetivos Secundarios: 1. Definir funciones a cada uno de los cargos. 2. Establecer

parámetros que permitan evaluar la gestión de los funcionarios de la

dependencia de Proyectos-IDIPRON. 3. Servir como instrumento de consulta y apoyo para cada uno de los funcionarios de la dependencia de Proyectos-IDIPRON. 4. Determinar el alcance del accionar de los funcionarios de la dependencia dentro de la administración y en relación con las entidades que apoyan técnica y financieramente a Proyectos-IDIPRON.

MODIFICACIONES O ADICIONES AL MANUAL

Las modificaciones o adiciones al manual, deberán ser coordinadas por la gerencia de Proyectos-IDIPRON y aprobadas por la dirección del Instituto Distrital Para la Protección de la Niñez y de la Juventud -IDIPRON o quien fuere delegado por la misma.

CONTENIDO DE LAS DESCRIPCRIPCIONES DEL MANUAL El manual de funciones presenta las siguientes variables: 1. Identificación del Cargo de Acuerdo a los Parámetros de la Dependencia de ProyectosIDIPRON. - Denominación del Cargo: Es el nombre adoptado por la administraciòn, el titular de este, es la persona encargada de realizar las funciones descritas. - Nivel: Es la clasificación en la escala geràrquica administrativa; este puede ser: Directivo, Asesor, Administrativo y Operativo. 2. Descripción Genérica: Hace referencia a la naturaleza, funciónes del cargo y alcances del mismo. 3. Descripción de Funciones: Registro organizado y especifico de las funciones según su importancia que debe ejecutar el titular del cargo. 4. Perfil del Titular: Se refiere a las calidades y características tanto personales como académicas que debe reunir el titular para desempeñar eficientemente sus funciones en el cargo. Los cargos que serán objeto de descripción de funciones son:

CARGO

TIPO DE VINCULACION

GRENTE DE PROYECTOS

CONTRATO DE PRESTACION DE S.S.

ADMINISTRADOR-AUDITOR

CARRERA

ADMINISTRATIVA

EN

SEDE CENTRAL COORDINADOR GENERAL

CONTRATO DE PRESTACION DE S.S.

INGENIERO ASESOR

CONTRATO DE PRESTACION DE S.S.

COORDINADOR JEFE DE GRUPO

ORDEN DE TRABAJO

TRABAJADOR BENEFICIARIO

ORDEN DE TRABAJO

VEEDOR

ORDEN DE TRABAJO

los manuales de funciones deben ser elaborados para el personal que labora de planta y para el caso de las entidades territoriales, el decreto 1569 del 5 de Agosto de 1998 establece los códigos de los cargos y así mismo determinar el grado en la escala salarial de la entidad Los funcionarios que laboran en la unidad de Proyectos-IDIPRON, en su mayorìa tienen una vinculación contractual o laboran para otras entidades publicas o dependencias del IDIPRON teniendo ya asignadas sus funciones dentro de las mismas. Sin embargo, el presente manual se elaboro como parte integral de la propuesta de mejoramiento en la administración de personal en la unidad de Proyectos -IDIPRON. UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES __________________________________________________________________

CARGO:

GERENTE DE PROYECTOS

NIVEL: DIRECTIVO JEFE INMEDIATO: Subdirector de métodos Educativos y Operativo

DESCRIPCION GENERICA:

Cargo del nivel directivo al que corresponde la

orientaciòn de las polìticas de resocializaciòn que el IDIPRON implementa a travez de la dependencia de Proyectos, es un cargo de manejo y confianza dentro del Instituto por lo cual es de libre nombramiento y remociòn.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

El ejercicio del cargo implica el deber y la responsabilidad de:

1. Dirigir, planear, coordinar y controlar la ejecución de las políticas que el IDIPRON tenga establecidas para la dependencia.

2. Planear, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades de la dependencia.

3. Supervisar y controlar las actividades relacionadas con el cumplimiento de los convenios suscritos por IDIPRON.

4. Dirigir y controlar los procesos de selecciòn, adquisiciòn y suministro de materiales, vehículos y demás recursos necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la dependencia.

5. Instruir debidamente a los funcionarios de su dependencia sobre sus funciones y vigilar el cumplimiento de las mismas.

6. Autorizar certificados y demás documentación concerniente a la dependencia.

7. Rendir informe de ejecución y estado de los convenios suscritos ante la dirección de IDIPRON.

8. Presentar informe social en función de los resultados obtenidos en desarrollo de las actividades de la dependencia y de los beneficiarios de la misma.

9. Realizar reuniones periódicas con los coordinadores, jefes de grupo y educadores con el fin de evaluar su gestión y de informar los cambios sugeridos por la dirección de IDIPRON.

10. Realizar la evaluación a cada uno de los coordinadores, jefes, educadores y personal administrativo.

11. Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas por la dirección de IDIPRON para todos los funcionario de Proyectos.

12. Determinar junto con la dirección de IDIPRON los procesos de vinculación a la dependencia de Proyectos y las sanciones disciplinarias para los funcionarios de la misma.

13. Demás funciones asignadas por la dirección de IDIPRON.

PERFIL DEL TITULAR: El titular del cargo deberá ser un profesional universitario con experiencia mínima de cinco años en el área de gerencia social y tener un compromiso personal con la realidad social del país. El titular del cargo debe ser una persona que conozca la problemática del habitante de la calle y cuya orientación pedagògico-administrativa gire en torno de la misión resocializante del IDIPRON.

UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES __________________________________________________________________

CARGO: ADMINISTRADOR- AUDITOR JEFE INMEDIATO:

NIVEL: ASESOR I

Gerente de Proyectos

__________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA:

Cargo del nivel asesor al que corresponde la

implementaciòn de herramientas administrativas que permitan a la gerencia de la dependencia agilizar los procesos administrativos de la misma.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

1.

Coordinar, evaluar

y controlar las actividades técnicas administrativas de la

dependencia.

2. Orientar a los beneficiarios de la dependencia de Proyectos sobre documentos, formularios y procesos de carácter administrativo.

3. Llevar controles periódicos sobre el consumo de los elementos, con el fin de determinar el programa de requerimientos.

4. Mantener a la gerencia al tanto de las resoluciones y circulares emanadas de la administración central.

5. Coordinar los procesos de cancelación de nomina.

6. Sugerir cambios en los procesos administrativos con el fin de lograr mayor eficiencia en los mismos.

7. Diseñar formularios par facilitar el control sobre las actividades de la dependencia.

8. Demás funciones asignadas por la gerencia de proyectos.

PERFIL DEL TITULAR:

El titular del cargo deberá ser una persona profesional en administración o afín que conozca los procesos administrativos de IDIPRON y que demuestre experiencia mínima de tres años en el área además de conocer la cultura organizaciones de la dependencia.

UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES __________________________________________________________________

CARGO: INGENIERO ESPECIALIZADO

NIVEL: ASESOR

JEFE INMEDIATO: Gerente de Proyectos __________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA:

Cargo del nivel asesor al que corresponde la

implementaciòn de herramientas tècnicas que permitan a la dependencia de Proyectos IDIPRON realizar las actividades propias de los convenios con las especificaciones tècnicas segùn sea el caso.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

1. Inspeccionar que las obras se realicen con las especificaciones técnicas requeridas por las entidades con las cuales se celebran contratos.

2. Evaluar el estado de las obras en términos de calidad y tiempo de ejecución.

3. Determinar el monto de materiales y maquinaria necesaria para la operación en los frentes de trabajo de los diferentes convenios.

4. Asistir técnicamente al IDIPRON y a los ingenieros interventores de obras y supervisar la correcta ejecución de las mismas en términos de calidad y tiempo.

5. Elaborar informe técnico de culminación de obra.

6. Comunicar a la gerencia de Proyectos y a la dirección de IDIPRON sobre variaciones en los plazos y tareas respecto a los convenios suscritos.

7. Determinar el tipo de capacitación que los trabajadores requieren para lograr un mejor desempeño de los mismos.

8. Cumplir con las demás funciones acordes con la naturaleza de su cargo y las que le sean asignadas por la dirección de IDIPRON o gerencia de Proyectos.

PERFIL DEL TITULAR:

El titular del cargo deberá ser un profesional en ingeniería civil, catastral o según sea la especificidad técnica que en cumplimiento del convenio se requiera.

El titular del cargo deberá acreditar mínimo 5 años de experiencia en el área.

UNIDAD DE PROYECTOS –IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES _________________________________________________________________

CARGO: COORDINADOR GENERAL DE PROYECTO NIVEL: ADMINISTRATIVO JEFE INMEDIATO: Gerente de Proyectos __________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA: Cargo del nivel administrativo al que corresponde la implementaciòn de tècnicas y procesos Administrativo-pedagògicos que permitan a la dependencia de Proyectos IDIPRON alcanzar el objetivo de resocializaciòn de los muchachos habitantes de la calle que se vinculen laboralmente a la misma.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

1. Velar por el avance en términos de superación de los muchachos trabajadores, es decir, vigilar que el proceso pedagógico este dando resultados para beneficio del muchacho trabajador y su familia ya que estos representan la razón de ser del IDIPRON y de la dependencia de Proyectos.

2. Implementar procesos que permitan al joven trabajador reorientar su vida en función de abandonar las riñas, el robo, la adicción a las drogas y orientarlos en la administración de su tiempo y dinero.

3. Propiciar un ambiente de trabajo enmarcado dentro del respeto en donde los muchachos trabajadores (beneficiarios) puedan paulatinamente vislumbrar posibilidades de cambio.

4. Evaluar los educadores a cargo de los grupos en términos de obtención de resultados y de mejoramiento en la calidad de vida de los jóvenes trabajadores. 5. Llevar una estadística en la cual se pueda determinar la cantidad de muchachos bajo su cargo, las condiciones anteriores a su vinculación a la dependencia de Proyectos y los avances que el muchacho trabajador ha mostrado luego de su vinculación.

6. Presentar un informe social a la gerencia con el fin de evaluar y si es el caso reorientar el desarrollo de las actividades que toman lugar en la dependencia.

7. Realizar los descuentos a los muchachos trabajadores por concepto de ausencias no justificadas.

8. Reunir periódicamente a los educadores o jefes a su cargo con el fin de retroalimentar el proceso de formació n que se pretende dar al muchacho trabajador.

9. Informar a la gerencia sobre faltas graves cometidas al interior de su grupo.

10. Presentar un informe periódico (mensual) sobre los descuentos realizados a los muchachos trabajadores, relación de ausencias y lista de los muchachos desvinculados del proyecto ya sea de manera voluntaria o por sanción disciplinaria.

11. Presentar informe sobre los materiales y maquinaria utilizados durante el periodo. (según disposición de la gerencia.

12. Demás funciones asignadas por la gerencia de Proyectos o por la dirección de IDIPRON.

PERFIL DEL TITULAR:

Estimular del cargo deberá acreditar como mínimo él titula de bachiller y demostrar experiencia en procesos de promoción juvenil y educación no inferior a cinco años.

La persona titular del cargo deberá acreditar experiencia mínima de cinco años trabajando con la población habitante de la calle.

En caso de no acreditar experiencia trabajando con la población habitante de la calle, deberá ser un profesional en cualquiera de las siguientes áreas. Educación, Psicología o Trabajo Social.

UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES

__________________________________________________________________

CARGO: COORDINADOR -JEFE DE GRUPO NIVEL: ADMINISTRATIVO JEFE INMEDIATO: Coordinador General de Proyecto __________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA: Cargo al que corresponde la implementaciòn de procesos Administrativo-pedagògicos que permitan a la dependencia de Proyectos IDIPRON llevar a un palno màs cercano su actuaciòn en desarrollo de las diferentes actividades orientadas a lograr la resocializaciòn de la poblaciòn habitante de la calle.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

1. Velar por el avance en términos de superación de los muchachos trabajadores.

2. Motivar de manera constante a los muchachos trabajadores con el fin que realicen bien sus tareas y se preocupen de mejorar sus condiciones de vida mediante la terapia del trabajo.

3. Registrar las ausencias e informar al muchacho trabajador del descuento que se le hará en términos de tiempo y valor.

4. Distribuir los trabajos y tareas entre los integrantes del grupo.

5. Coordinar actividades como la entrega de los almuerzos, deportivas, cancelación de nomina y demás en las cuales la gerencia necesita de su cooperación con el grupo.

6. Asistir y orientar a los jóvenes trabajadores frente a la obtención de sus documentos.

7. Asisitir y orientar a los jòvenes trabajadores para que puedan acceder a seguridad social en salud.

8. Entregar un reporte de relaciòn de ausencias y descuentos realizados durante el mes.

9. Entregar reporte de muchachos desvinculados del grupo y especificar las causales.

10. Entregar los listados dentro de los plazos establecidos por la gerencia para efectos de cancelaciòn denòmina, actividades deportivas, descuentos etc.

11. Controlar el consumo de drogas en los frentes de trabajo y velar por la buena presentaciòn personal de los integrantes de su grupo. 12. Llevar un registro de los muchachos trabajadores de su grupo donde se especifique el tiempo durante el cual ha estado trabajando, las condiciones y lugar de domicilio, la situaciòn de su nùcleo familiar y cambios sustanciales en su comportamiento.

13. Dirimir conflictos menores al interior del grupo e informar a la gerencia cuando una falta grave se presente.

14. Demàs funciones asignadas por la gerencia de Proyectos o por la direcciòn de IDIPRON.

PERFIL DEL TITULAR:

El coordinador-jefe deberà haber cursado como mìnimo once grado de enseñanza media y demostrar experiencia mìnima de tres años de trabajo con la poblaciòn habitante de la calle. Debe ser una persona conocedora de la realidad del habitante de la calle y comprometida con la funciòn social del IDIPRON. El jefe o coordinador de grupo es la forma más cercana mediante la cual la administraciòn hace contacto directo con las personas sujeto del proceso de resocializaciòn y por ende, èste debe ser una persona que guìe a los muchachos trabajadores por la senda de la superaciòn y el cambio ya sea mediante charlas motivantes, terapia de grupo y con su propio ejemplo.

UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES __________________________________________________________________

CARGO: MUCHACHO TRABAJADOR

NIVEL: OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: Coordinador Jefe de Grupo __________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA: Cargo del nivel operativo al que corresponde cumplir con los compromisos pactados en la carta de compromiso que hace las veces de contrato de vinculaciòn laboral.

DESCRIPCION DE FUNCIONES:

1. Cumplir con el horario de trabajo y programación de actividades que planee la gerencia de proyectos.

2. Respetar el sitio de trabajo es decir; No consumir drogas, alcohol, ni llegar bajo la influencia de estos al frente de trabajo.

3. Cumplir de manera responsables trabajos y tareas asignadas por el educador.

4. tener una buena presentación personal.

5. Utilizar la herramienta de manera responsable y realizar su devoluciòn cuando esta se encuentre en mal estado o cuando las condiciones de trabajo asì lo exijan.

6. Participar en todas las actividades programadas por la administraciòn como son cursillos, actividades deportivas, conferencias etc.

7. Administrar de manera eficiente el dinero recibido quincenalmente. 8. Aceptar las visitas domiciliarias y acatar las orientaciones del educador o del gerente de Proyectos.

9. Ser respetuoso con el programa y especialmente con la dependencia de proyectos y las personas que están trabajando en esta para brindarle un mejor servicio.

10. Responder por las necesidades económicas y afectivas de su familia, independientemente de que conviva o no con esta.

11. Abrir una cuenta de ahorro para tener una mejor administración del dinero.

12. Demás funcione asignadas por su jefe, coordinador, coordinador de proyectos, gerente de proyecto o dirección general del IDIPRON.

PERFIL DEL TITULAR: El titular de este cargo debe ante todo poseer un gran espíritu de superación y expresar su voluntad de cambio mediante su vinculación a proyectos y siguiendo las directrices de la

administración, los educadores y siendo responsables con sus obligaciones tanto en el trabajo como en su entorno familiar. El titular del cargo debe conocer el programa IDIPRON por medio de los patios para poder ingresar al subprograma de resocializaciòn en la dependencia de Proyectos.

UNIDAD DE PROYECTOS-IDIPRON MANUAL DE FUNCIONES __________________________________________________________________

CARGO: VEEDOR

NIVEL: OPERATIVO

JEFE INMEDIATO: Coordinador Jefe de Grupo __________________________________________________________________

DESCRIPCION GENERICA: Cargo del nivel operativo al que corresponde informar a la comunidad de muchachos trabajadores frente a los descuentos realizados de la quincena.

DESCRIPCION DE FUNCIONES: 1. Llevar un registro quincenal de los descuentos realizados a los muchachos trabajadores.

2. Informar a los muchachos trabajadores y a la administraciòn sobre los descuentos realizados en la quincena y el destino de los anteriores descuentos.

3. Registrar e informar a la administraciòn sobre las quejas y reclamos que tengan los trabajadores.

4. Elaborar informe quincenal de los muchachos que hayan sido retirados de los grupos.

5. Motivar la implementaciòn de medidas que conduzcan a una administraciòn eficiente del dinero por parte de los muchachos trabajadores.

6. Demás funciones asignadas por la gerencia de proyectos.

PERFIL DEL VEEDOR: El veedor debe ser un muchacho trabajador (beneficiario) que sepa leer y escribir perfectamente. Estar vinculado a la dependencia de Proyectos por tiempo igual o superior a seis meses. El titular deberá gozar de respeto y reconocimiento por cumplir con sus deberes y funciones de manera responsable tanto e nivel laboral como a nivel de superaciòn y entorno familiar. Haber obtenido una calificación excelente en el proceso de evaluación.

3.2 PROPUESTAS DE SOLUCIÒN A PROBLEMAS URGENTES DE LA UNIDAD Y FORMATOS CORRESOONDIENTES NECESIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA DEPENDENCIA 1.Sistema de cancelación de nómina.

Actualmente se están efectuando los pagos a los muchachos trabajadores en efectivo, ocasionando pérdida de tiempo laborable ya que son demasiados muchachos para ser pagados en un día. Es muy inseguro manejar cantidades de dinero en efectivo ya que esto puede propiciar atracos o robos.

2.Elaboración de formatos: No existen formatos para solicitud de permisos; éstos se piden de manera verbal dificultando el control de las ausencias. Para efectos de evaluar el desempeño de los coordinadores no existe en la actualidad un formulario de evaluación que permita a la gerencia de la unidad hacer seguimiento de las actuaciones de los coordinadores.

3.Carta de Compromiso: Actualmente la carta de compromiso firmada por el muchacho trabajador hace las veces de contrato de trabajo pero presenta algunas inconsistencias frente a su forma y contenido haciendo difícil su comprensión. Existe un procedimiento de sanciones y multas pero no tiene un sustento escrito claro como por ejemplo la carta de compromiso; por lo general las sanciones se efectúan por parte del coordinador jefe de grupo sin consultarlo con la gerencia de la unidad.

1 Sistema de Cancelación de Nomina:

Para garantizar un sistema de pago confiable y contrarrestar el inconformismo de parte de algunos de los trabajadores frente a los descuentos, es necesario que se abran la s cuentas de ahorro de los trabajadores y la cuentea Pro-Herramienta y Bienestar en la cual el coordinador deberà consignar los descuentos realizados a los trabajadores.

La idea es que los coordinadores no manejen el efectivo y que se simplifique el proceso de cancelación de nómina.

Posibles obstáculos: a) Predisposición por parte de los trabajadores asistidos a no manejar cuentas de ahorro porque “ temen ser delatados por delitos anteriores (Los pantallean en el banco)”.

b) Falta de motivación por parte de los coordinadores para que los pagos se efectúen por una tercera persona ( El banco.

c) Analfabetismo sumado al desconocimiento de algunos procesos de manejo de efectivo en las entidades bancarias como:

- Manejo de cajeros automáticos (de las tarjetas.”ALgunos de los trabajadores conocen las formas en que se puede hurtar dinero por medio magnético”

-

Predisposición a esperar en fila.

POSIBLES RESPUESTAS

1 Recordar a los muchachos trabajadores que en el numeral 6 de la carta de compromiso, se acuerda que es una obligación el tener una cuenta de ahorros.

2 Programar una semana de concienciación de la importancia de tener una cuenta de ahorros y de programar los gastos. Para ello les muy importante la motivación que los coordinadores proporcionen a los muchachos trabajadores.

3 Abrir la cuenta Pro-herramienta y Bienestar.

4 Se sugiere el nombramiento por parte de los grupos de proyectos de un veedor que sirva de enlace entre la administración y los trabajadores. La función de estos veedores

sería estrictamente elaborar informes frente al proceso de pagos informando respecto a los trabajadores que han sido sancionados en términos de tiempo y dinero. (Ver manual).

Calidades del Veedor:

1. Ser una persona honesta y cumplidora de los reglamentos de la dependencia de Proyectos.

2.Gozar de buena reputaciòn entre los muchachos trabajadores de proyectos.

Requisitos Para Ser Elegido Veedor:

-Saber leer y escribir perfectamente.

- Estar vinculado a Proyectos por un tiempo no inferior a seis meses.

- Contar con la aprobaciòn del Gerente de Proyectos.

NOTA: La gerencia de Proyectos podrà determinar calidades adicionales y modificar los requisitos para ser veedor.

Son Deberes del Veedor: 1. Llevar un registro quincenal de los descuentos realizados a los trabajadores. 2. Entregar los listados de descuentos( indicando el tiempo y el valor por el cual estos se han realizado) a la gerencia de Proyectos. 3. Informar a los muchachos trabajadores y a la administración sobre el destino de los descuentos realizados. 5. Sugerir a la administraciòn realizados.

correctivos respecto al manejo de los descuentos

Derechos del Veedor:

1. Disponer de un día hábil dentro de las cinco idas posteriores a la cancelaciòn de la nòmina (Podrìa ser el primer martes), para elaborar los reportes e informar a los muchachos trabajadores y la administraciòn respecto a la destinaciòn de los descuentos. 2. Indagar el estado de la cuenta Pro-Herramienta y Bienestar al titular de la misma. 3. La gerencia de Proyectos garantizara el ejercicio de las funciones del veedor. Periodo de Elección: El veedor será elegido por un periodo mínimo de tres meses prorrogable según haya sido su desempeño. La continuidad como veedor dependerá de variables como cumplimiento en sus funciones, resultados satisfactorios en la evaluación de desempeño tanto en el ámbito de frente de trabajo como de veedor.

Causal de Destitución o Retiro:

1. Incumplimiento generador de despido de la dependencia. (Según proceso de sanciones y multas. 2. Manifestación expresa de su voluntad ante la administración. 3. No-cumplimiento de sus funciones 4. Orden del Gerente de la dependencia. 5. Resultados deficientes en la evaluación.

FORMATOS Solicitud de Permiso:

UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON -SOLICITUD DE PERMISO

FECHA: DIA: __

MES: __

DESDE: ___________

AÑO: __

HASTA____________

NOMBRE :_________________________________________________ Cédula GRUPO:___________________________________________________ Motivo del permiso: Médico: __

Calamidad Familiar: __

Observaciones:_____________________________________________ _________________________________________________________

Autorizado: __ No-autorizado: __

Firma Coordinador : ________________________________________

Nota: los formatos de permisos tendrán que ser expedidos por el coordinador de grupo y firmados por el empleado para el caso de las ausencias .

Se dará una copia al trabajador y la administración archivará la original para realizar el seguimiento y control. El trabajador afectado deberà informar al veedor respecto al descuento al cual serà sujeto. Dependiendo de las necesidades de la oficina de los trabajadores la dependencia de Proyectos podrà estiran los recursos de la cuenta proherramienta y bienestar segùn convenga.

El objetivo de los formatos es lograr un consolidado periòdico de descuentos realizados y proporcionar a la administraciòn un elemento de control, tambièn se pretende llevar una estadística que permita a los trabajadores conocer con claridad el destino de los descuentos.

En la pagina siguiente se ilustra un formato a ser utilizado en la elaboración del consolidado de descuentos a la fecha de cancelación de nomina.

Dicho formato deberá ser avalado por el veedor y ratificado por el gerente de Proyectos quien dará el visto bueno para el caso.

b) Formato de Registro de Descuentos

UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON - REGISTRO DE DESCUENTOS CONVENIO:________________QUIN. DEL: _____________ AL: ___________

FECHA NOMBREL EMPLEADO

GRUPO COORDINADOR

TIEMPO

VALOR

Total

Observaciones:__________________________________________________ Firma Veedor:__________________________________________________ Vo Bo Gerente de Proyectos______________________________________

UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON- FORMATO DE EVALUACION DE COORDINADORES NOMRE_____________________________PROYECTO: ____________________ CARGO: ________________PERIODO: DESDE:_____________HASTA_________ FACTORES ADMINISTRATIVOS Realiza su trabajo según los compromisos adquiridos en los convenios.

A

B

C

Cumple con sus deberes y funciones del cargo Se lograron los objetivos propuestos para el periodo Transmite y asume los valores de la dependencia Establece y manifiesta líneas de comunicación claras entre los grupos y sus coordinadores Trabaje en equipo con sus compañeros. FACTORES DE INFLUENCIA EN LOS INTEGRANTES DEL GRUPO Los integrantes del grupo cumplen con los deberes suscritos en la carta de compromiso Se preocupa porque los integrantes del grupo estén afiliados a algún tipo de seguridad social. Los integrantes del grupo toman las medidas preventivas para evitar accidentes. Las relaciones interpersonales se dan dentro de un marco de respeto y cordialidad. Ejerce control sobre las ausencias. Ejerce control y motiva a abandonar el consumo de drogas en el grupo Soluciona conflictos menores al interior del grupo Comunica a la administraciòn sobre conflictos e imprevistos Posee informaciòn detallada de la situaciòn familiar del trabajador Motiva hacia el cambio los integrantes del grupo. Es ejemplo de puntualidad y responsabilidad para los integrantes del grupo a cargo. Los integrantes del grupo se encuentran documentados. Motiva a los integrantes del grupo para que estos actùen conforme a las polìticas y actividades programadas por la institución TOTALES Areas a mejorar ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Evaluado________________________ Evaluador _______________________ Firma Firma

ESCALA DE CALIFICACION

C: Indica que el item se cumplió por debajo de los resultados esperados.

B: Indica que el item se alcanzó de manera satisfactoria pero que es susceptible a mejora y optimización.

A:Indica que se han logrado los objetivos propuestos con un margen de eficiencia óptimo.

Existen 20 items de evaluación a los cuales se les asignaron los siguientes puntos:

A: = 5

B: = 4

C: = 2

Si se obtuviese A en todos los 20 items, daría un total de100 puntos los cuales equivalen al 100%, Lo cual indica que un nivel aceptable de gestión óptimo al interior de los grupos deberá oscilar entre 80 y 100 puntos.

El evaluador debe marcar con una x la casilla y totalizar al final por cada columna. Si se obtiene un escor inferior a 70 puntos, se entenderá que el evaluado tendrá que corregir sustancialmente su manera de actuar siguiendo las recomendaciones y correctivos que el evaluador le indique. Deben crearse incentivos para los coordinadores que obtengan más de100 puntos..

NOTA: No se trabaja con una escala de calificación sin valores intermedios para evitar el error de tendencia central, es decir, a llegar siempre al punto intermedio en la evaluación; esto permite determinar con certeza si el evaluado se encuentra dentro del margen de lo óptimo en gestión o si por el contrario precisa que se le oriente para lograr el objetivo.

3.Carta de Compromiso:

CARTA DE COMPROMISO

Deberes y Derechos de cada uno de los jòvenes incorporados en los diferentes proyectos del IDIPRON

DEBERES: 1 Cumplir con la jornada de trabajo legal y con el horario establecido por proyectos DIPRON.

2 Abrir una cuenta de ahorros para el depòsito de su retribuciòn en dinero y acatar las orientaciones encaminadas a dar una adecuada utilizaciòn al dinero recibido.

3 Realizar de manera responsable los trabajos asignados por el coordinador o el gerente de proyectos. 4 Ser respetuoso, usar buenos modales y dar buen trato a los coordinadores y compañeros. 5 Mantener siempre una buena presentaciòn personal.

6 No presentarse al trabajo en estado de embiraguez o bajo la influencia de drogas.

7 No crear indisciplina < mal ambiente > , no consumir drogas ni dormirse en los sitios donde se desarrolla su trabajo. 8 Responder por el buen estado y la devoluciòn de las herramientas, uniformes e implementos que le hayan sido entregados para la realizaciòn de su trabajo.

9 Participar en todas las reuniones y demàs eventos de formaciòn y capacitaciòn que se programen. 10 Hacer una correcta utilizaciòn del dinero recibido< Transcurridos dias debe estar viviendo en condiciones dignas.

11 Aceptar las visitas domiciliarias y acatar las recomendaciones del coordinador y/o gerente de proyectos .

12 Responder por las necesidades econòmicas y afectivas de su familia independientemene de que conviva con ella.

13 Ser leal y respetuoso con el programa y en especial con Proyectos-IDIPRON.

DERECHOS:

1 Recibir un trato respetuoso por parte del coordinador o su jefe inmediato.

2 Recibir una retribuciòn en dinero y en especie < almuerzo> por la adecuada relizaciòn de su tabajo, una vez cumplido el periodo de prueba .

3 Recibir la dotaciòn y herramientas necesarias para la adecuada realizaciòn de su trabajo. 4 Ser atendido y solucionar sus problemas de salud mediante su afiliaciòn al SISBEN o a una Entidad Promotora de Salud E.P.S..

5 Solicitar permisos para ir al mèdico o para antender una clamidad familiar siempre que avise con anterioridad y diligencie la autorizaciòn por parte del coordinador.

6 Participar en la capacitaciòn y los talleres de formaciòn programados.

7 Ser escuchado por el comitè disciplinario cuando se trate de una falta que amerite su suspensiòn o despido de proyectos.

PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES DISCIPLINARIAS DE LOS JOVENES TRABAJADORES INCORPORADOS A PROYECTOS

CONSIDERACIONES:

1 Las sanciones disciplinarias no podràn bajo ninguna circunstancia consistir en catigos fìsicos ni en medidas lesivas a la dignidad del jòven trabajador.

2 Toda sanciòn debe ser consecuencia de la falta cometida y de la gravedad de la misma.

3 Para todos los casos, no se podrà sancionar a ningùn jòven trabajador sin antes investigar los hechos e indagar las circunstancias en las cuales se cometiò la falta.

FALTAS QUE AMERITAN SANCIÒN

1 Incumplimiento parcial o total de los deberes suscritos en la carta de compromiso.

2 Cualquier tipo de falta grave como robo, atracos , lesiones personales a terceros , escàndalos pùblicos etc, que se cometan fuera del horario de trabajo y afecten el buen nombre del IDIPRON y el funcionamiento de los proyectos.

TIPOS DE SANCION Y CAUSALES

1 Llamada de Atenciòn < Amonestaciòn verbal o escrita>

Causales: - Incumplimiento parcial o total de los deberes suscritos en la carta de compromiso.

- No asistencia a las reuniones de formaciòn y capacitaciòn que son parte del proceso seducativo de Proyectos.

2 Suspensiòn Temporal de Trabajo

Causales: - Haber acumulado tres llamadas de atenciòn en un periodo de dos meses.

- Por robos, peleas, uso de drogas etc.

La primera vez se sancionarà con hasta 8 dias no remunarados , para sanciones superiores a esta, el comitè disciplinario decidirà el tipo de sanciòn a aplicar.

3 Descuentos y Multas Causales: - Retrasos y faltas al trabajo sin excusa justificada.

- Daños, pèrdida de herramienta de trabajo.

Los descuentos se consignaràn en la cuenta especial de de cada proyecto y seràn destinados a la reparaiòn de herramienta y a la ralizacòn de actividades de promociòn grupal.

3.1 Descuento por No Asitencia al Trabajo el Dìa Hàbil Despuès de Pago

- La causal de èsta sanciòn es la no asistencia al trabajo el dìa siguiente al pago. Si se reincide enla falta, el descuento puede ser mayor segùn la frecuencia.

4 Desvinculaciòn de Proyectos

Causales: - Incumplimiento parcial o total de los deberes suscritos en la carta de compromiso.

- Haber sido sancionado hasta tres veces con cualquiera de las sanciones sin importar la causal , en un periodo de cuatro meses.

Nota: Antes de hacer efectiva esta sanciòn, el comite disciplinario deberà reunirse con el afectado y discutir el problema a menos que la gerencia de proyectos o el director del IDIPRON ya la hayan autorizado. El comitè disciplinario estarà compuesto por:

- El gerente de Proyectos o su delegado. - El Administrador de Proyectos. - El coordinador general del Proyecto. - El coordinador de grupo. - Dos representantes de los muchachos .

En constancia se firma a los ___ dìas del mes de _______ de ______ en la ciudad de Santafè de Bogotà D.C.

____________________________ Gerente de Proyectos

___________________________ Jòven Trabajador

3.3 RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LA UNIDAD DE LA UNIDAD DE PROYECTOS-DIPRON

TRODUCCION

La presente propuesta pretende dar respuesta a la necesidad de la unidad de proyectos del IDIPRON de delimitar sus funciones dentro del contexto de los convenios celebrados por el IDIPRON y evitar super-posición de funciones por parte de los organismos con los cuales se celebra los mismos. El modelo aquí expuesto no pretende dar respuesta a una necesidad evidente de un sistema de administración, pero si busca brindar elementos teóricos de los cuales la administración de proyectos IDIPRON pueda consultar e implementar según el caso. El modelo comprende aspectos teóricos sobre la administración de proyectos, triplicación de problemas en la administración de proyectos, criterios generales para la organización de proyectos y un esquema general sugerido para la administración de la unidad de proyectos del IDIPRON.

ASPECTOS TEORICOS En la administración de proyectos existen varios factores que determinan el éxito en el logro de los objetivos; uno de ellos es el factor de liderazgo, el cual hace énfasis en la institucionalización de la acción y para ello es indispensable una organización responsable de la totalidad de las acciones que se ejecutan al interior de la misma, es por ello, que se necesita de un grupo gestor que canalice las tareas y actividades con liderazgo y con e fin de lograr los objetivos de la organización.

Para lograr mejores resultados, es necesario generar una sólida organización de la población beneficiaria del proyecto.•

Se debe propiciar una mejor organización de los muchachos trabajadores para lograr que sean sujetos activos en la toma de decisiones administrativas de la dependencia.

El planteamiento anterior es válido, en la medida en que se concibe que el proyecto debe su valor, no tanto a las actividades que éste realiza como proyecto sino a su condición de instrumento mediante el cual la población objetivo(Los muchachos trabajadores), tienen acceso a la oportunidad de desarrollar actividades que le permitan integrarse a la sociedad como ciudadanos de bien; es mediante ell subprograma de proyectos del IDIPRON que la población objetivo tiene la posobilidad real de lograr la misión resocializante del instituto y es por ello que se sugiere la conformación de comités de muchachos trabajadores que periodicamente se reúnan con los directivos a discutir y aportar ideas para el mejor funcionamiento de la unidad de Proyectos.

ROBLEMAS TIPICOS EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1. En La Coordinación - Comúnmente, se tipifica el problema de una coordinación horizontal deficiente entre bloques de servicios que para el caso equivalen a los convenios suscritos con el IDIPRON con las demás entidades.

-

La segunda dificultad que se presenta se da de manera vertical por falta de canales de comunicación directos entre la base y la dirección de los proyectos o por ausencia de políticas concretas por parte de la dirección del proyecto.

Es de recalcar que la división del trabajo entre los convenios, lleva a un estado de diferenciación en el que los miembros de cada frente de trabajo, al especializarse en tareas particulares, desarrollan estilos, ritmos de trabajo y orientaciones diferentes respecto a los objetivos y los tiempos en que éstos deben alcanzarse frente a los otros grupos funcionales. -

La heterogeneidad de organización entre los organismos participantes del proyecto, puede debilitar el objetivo central del proyecto, ya que esto afecta directamente la coordinación causando conflictos y disfunciones; en el mediano plazo esto se puede traducir en confusión de líneas de autoridad, pérdida de dirección y dispersar esfuerzos para el logro de los objetivos.

-

La escasa o nula participación de los niveles operativos de base en la

elaboración

de programas y determinación de tareas convertirse en fuente de conflicto ya que estos afectan directamente los intereses de los beneficiarios. 2. En La Organización -

Estas dificultades suelen derivarse de una inadecuada distribución del trabajo que no corresponde a los objetivos o por deficiente programación de procesos internos de la organización.

-

Algunas veces la organización se estructura basada en las personas gestoras y no en los objetivos que persigue la misma, esto puede generar traumas a futuro por efecto de dependencia en el nivel de decisión.

-

Ausencia de claridad frente a los centros de decisión a nivel de entidades como a nivel de personas involucradas en el proyecto.

3.3 CRITERIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

-

En primer lugar se deben identificar los objetivos centrales del proyecto. Determinar las funciones y actividades a ser desarrolladas para lograr los objetivos propuestos.

En términos generales, el primer paso no consiste en determinar la estructura de la organización, éste es el último paso, el primero es determinar los elementos constitutivos de la misma es decir definir sus partes y las funciones y actividades que cada una de estas debe llevar a cabo. La estructura efectiva es aquella que determina las funciones fundamentales de las partes constitutivas de la organización.

4 QUE OPCION DEBE ADOPTAR LA UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON?

Dado que el IDIPRON es una entidad de carácter social y que la dependencia de proyectos carece de autonomía en lo referente a capacidad de celebrar contratos a título independiente, no cuenta con una autonomía presupuestal etc., no se puede hablar de un modelo administrativo en el sentido

estricto de la palabra , pero se pueden tomar

elementos que permitan a la administración de la dependencia lograr sus objetivos de con un nivel mayor de eficiencia. Características Generales de la Opción

-

Ninguno de los organismos participantes puede atribuirse la función central, por lo menos en el cometido de lograr la que las obras se desarrollen; ya que el objetivo central de resocialización mediante el trabajo, lo sustenta el IDIPRON.

-

Todas las actividades se deben coordinar en conjunto por grupos de decisión de todos los organismos participantes.

El DIPRON celebra convenios en interinstitucionales en virtud del principio de la complementerariedad.

4 EN QUE ASPECTOS SE DEBE CENTRAR LA ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE PROYECTOS IDIPRON

-

Constitución del principio de autoridad interinstitucional.

-

Establecimiento de mecanismos de relación interinstitucional para coordinar las partes.

-

Relación permanente con los niveles de dirección, planeación y control del IDIPRON.

-

División del trabajo y distribución de responsabilidades mediante la capacitación e

implementación del manual de funciones. -

Determinar tareas comunes dentro de la puesta en marcha de los convenios y

concentrarse en las propias de la dependencia. A continuación se presenta un modelo de matriz a ser utilizada en la delimitación de tarea y actividades.

Matriz Institución/ Función- Proyectos IDIPRON

Convenios

No Funciones legales según

No funciones Ejecutadas

Ejecución de Obras

Seguimiento a Núcleo familiar

Técnicos Proceso Educativo

Elaboración de Informes

Equipo Administración de Personal

Adquisición de Maquinaria y

Provisión de personal

Planeación financiera

Entidades

Asistencia técnica

Funciones

IDIPRON IDU EAAB ALCALDIAS LOCALES

Una x indicará en la intersección fila-columna que las entidades están obligadas legalmente a realizarlas actividades del encabezado de la columna. Una x encerrada en un círculo indica las actividades que está ejecutando.

El análisis de la matriz permite apreciar repeticiones de funciones y evaluar la coordinación de los convenios y replantear las tareas a realizar.

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SUGERIDA

Dadas las características de la entidad y la cultura organizacional del IDIPRON, se sugiere la adopción de una estructura funcional ya que el IDIPRON presenta una de estas y que la unidad de proyectos no es una oficina autónoma de la administración central del instituto; Los pagos a los muchachos trabajadores se efectúan mediante órdenes de trabajo elaboradas en la administración central, los requerimientos de dotación, implementos de

trabajo, herramientas, utensilios de aseo, dependen de la administración central del IDIPRON. Características de una estructura funcional: -

Unidad de dirección.

-

Cadena de actividad vertical a través de la organización.

-

Relación entre línea y Staff sin que esta última tenga función de mando.

-

Orientación de cada unidad funcional hacia su propia tarea; el logro de los objetivos

de cada unidad convergirá hacia el logro del objetivo central de la organización. -

Decisiones programadas (hacia abajo) sin dejar de lado la participación de los

miembros del nivel operativo.

5.2 ESTRUCTURA PROPUESTA

IDIPRON DEPENDENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS-IDIPRON INGENIEROS ASESORES

COORDINADOR I.D.U.

BOLARDOS

COORDINADOR E.A.A.B.

NORTE

*COORDINADOR ALCALDIAS LOCALES

COORDINADOR MISION BOGOTA

PUENTE ARANDA

CHAPINERO

ANDENES

SUR

TUJUELITO

USAQUEN

ESCOMBROS

CENTRO

CHAPINERO

KENNEDY

ZONAS VERDES

OBRAS PUBLICAS

D.A.M.A.

SANTA FE

OBRAS CIVILES

ADOQUINES

ANTONIO NARIÑO

GUADAÑADORES

RECOGEDORES TUNJUELITO CIUDAD BOLIVAR FLOTANTES

4. CONCLUSIONES

La dependencia de Proyectos -IDIPRON, representa una de las opciones intermedias pedagógicamente hablando, que más ha dado resultado en el proceso de resocializaciòn de los muchachos habitantes de la calle y sus familias; el Instituto Para la Protecciòn de la Niñez y de la Juventud-IDIPRON puso en marcha hace tres años el subprograma de Proyetos, encaminado a dar una segunda oprtunidad a los habitantes de la calle que han pasado por procesos de rahabilitaiòn en diferentes centros pero que no lograron superar la etapa de las drogas, el alcoholismo y en general los hàbitos tìpicos de la poblaciòn habitante de la calle. La unidad necesita implementar en el corto plazo mecanismos de control y gestiòn como el manual de funciones y evaluar las actuaciones de sus funcionarios en aras de lograr una estabilidad organizacional y consolidarse como motor y gestor de cambio en la poblaciòn habitante de la calle.

La unidad de Proyectos-IDIPRON, dada la creciente demanda de servicios sociales y el incremento paulatino de la poblaciòn habitante de la calle, ha experimentado un crecimiento en tèrminos de infraestructura administrativa y en especial en la cobertura de la poblaciòn beneficiada por el subprograma de Proyectos de IDIPRON; a principios del segundo semestre de 1999, habìa un nùmero de cuatrocientos muchachos trabajadores beneficiàndose del mismo y para final del mes de Octubre, el nùmero se incrementò en un 25% siendo hoy al rededor de 500 los muchachos trabajadores beneficiarios.Lo anterior justifica la implementaciòn de herramientas pedagògicas y administrativas que le permitan a la dependencia ser más eficiente y al IDIPRON lograr con su cometido social; siendo las

segundas el objeto de esta propuesta, se espera que la administraciòn central del IDIPRON y la dependencia de Proyectos, adopten los elementos descritos en este trabajo y su implementaciòn se traduzca en un incremento en la calidad de la prestaciòn del servicio social que el IDIPRON presta a la sociedad. El instituto está realizando un esfuerzo considerable en tratar de lograr la resocialización de los muchachos habitantes de la calle, pero las condiciones socioeconómicas del país son de dimensiones inmesurables y desafortunadamente la unidad no cuenta con los medios ni recursos suficientes para ampliar su cobertura en el corto plazo de manera representativa. Dadas las características de la población objetivo, es menester pensar en un modelo especial de administración que combine los elementos pedagógico y administrativo si ir en detrimento de las condiciones de vida de los muchachos habitantes de la calle.

5. RECOMENDACIONES

Dado el volumen de personal que labora en la dependencia y el nùmero de personas que se benefician con el subprograma de Proyectos, serìa conveniente proponer

a la

administraciòn central del IDIPRON la desvinculaciòn del programa de Proyectos como una unidad educativa y en su lugar,darle un tratamiento de subdirecciòn o divisiòn segùn sea conveniente para la administraciòn Central del IDIPRON y para la dependencia en beneficio de la poblaciòn habitante de la calle que de èsta se beneficia. Esto con el fin de lograr disminuir los procesos en términos de tiempo en la toma de decisiones y en la prestación del servicio; la autonomía administrativa posibilitará a la unidad de proyectos determinar los procesos de administrativos de selección, contratación y vinculación de los muchachos trabajadores al tiempo que hará más eficiente el manejo de cancelación de nómina.

Lo anterior con el ànimo de simplificar los tràmites en lo concerniente a manejo de inventarios, solicitud de permisos y servicios mèdicos; un aumento en la autonomìa de la dependencia se traducirà inmediatamente en toma de decisiones en menor tiempo y la prestaciòn de algunos servicios como la salud para los muchachos trabajadores en un proceso corto y eficiente.

Se sugiere a la dependencia de Proyectos-IDIPRON en el corto plazo, la implementaciòn de un proyecto de educaciòn al interior de la dependencia, para dar una respuesta màs integral a la necesidad de resocializaciòn del muchacho trabajador; para ello se puede

tramitar una propuesta de validaciòn de primaria y bachillerato, si bien es cierto el trabajo abre nuevas perspectivas al muchacho trabajador, el estudio se convierte en un instrumento fundamental de superaciòn. Para el manejo del personal, se recomienda sistematizar mediante una base de datos el archivo documental de la dependencia y en especial el manejo de las hojas de vida para que de esta manera se lleve un control de la rotaciòn del personal en la unidad y se tenga un registro ordenado del personal vinculado.

Realizar seminarios de gerencia en manejo de personal, seguridad industrial, estilos de gerencia y administración por proyectos para los coordinadores tanto jefes de grupo como cordinadores generales ya que en su mayorìa poseen la experiencia en el campo pero carecen de formaciòn profesional universitaria que les permita actuar como gerentes sociales dentro de las nuevas tendencias administrativas y pedagògicas para lograr un acercamiento màs concreto al quehacer del administrador o jefe.

Realizar la cancelación de la nomina única y exclusivamente mediante cuentas de ahorro (De nomina) con el fin de evitar el manejo de efectivo (Por seguridad) y simplificar el proceso de pagos.

6. BIBLIOGRAFIA

CORVACHO, francisco, Desarrollo administrativo. Santafé de Bogotá D.C.: ESAP 1987.

LEY 443, Carrera Administrativa. Agosto de 1998.

DECRETO 1569. Nomenclatura y clarificación de empleos de las entidades territoriales. Agosto de 1998. IDIPRON, Manual de funciones administración central. Santafé de Bogotá D.C.. 1989. D.A.F.P, Evaluación del desempeño. Santafé de Bogotá D.C. ESAP, 1998. WATERSON, Alberto, Managing Development Proyectos. GAI 1979 BRICEÑO, Pedro, Administración y Dirección de Proyectos, Mac Graw Hill, Universidad de Chile. ETKIN, Jorge, Sistemas de Organización, Ediciones Machi, 1978

DRUKER, Peter, La Gerencia, tareas, responsabilidades y prácticas, Buenos Aires, El Ateneo1987.