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PROPUESTA DE OBTENCION DE RECURSOS MEDIANTE EL APROVECHAMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTALADA DE LA FUNDACION HOGAR INTEGRAL
DANIEL CAMILO OSORIO MENDEZ CODIGO: 11081004 RUBEN ESTEBAN MOLANO CAMARGO CODIGO: 17022004
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES BOGOTA D.C. 2014
2 PROPUESTA DE OBTENCION DE RECURSOS MEDIANTE EL APROVECHAMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTALADA DE LA FUNDACION HOGAR INTEGRAL
DANIEL CAMILO OSORIO MENDEZ CODIGO: 11081004 RUBEN ESTEBAN MOLANO CAMARGO CODIGO: 17022004
ENTREGA FINAL DE TRABAJO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIA BOGOTA D.C. 2014
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Plan de aprovechamiento Fundación Hogar Integral
Nota de aceptación ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________
Firma de Jurado
______________________
Firma de Jurado
______________________
Bogotá, Mayo de 2014
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DEDICATORIA
Quiero dedicar este esfuerzo a mi familia quienes son los verdaderos héroes de toda esta aventura, su apoyo ha sido determinante en lo que ha sido mi vida y lo seguirá siendo para todo lo que está por venir. Es por ustedes que lo hago y es por ustedes que lo he logrado, ni mi vida entera alcanzara para pagar esta gigante deuda.
Daniel Camilo Osorio Méndez
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DEDICATORIA
Inicialmente deseo dedicarles este trabajo especial a todas las personas que siempre creyeron en mi capacidad, es grato saber la fuerza y determinación que poseemos cuando queremos alcanzar algo. A Dios por ser siempre ese sentimiento de alegría, tranquilidad y serenidad en cada momento de esta etapa de vida que esta próxima a culminar espero ser digno por tan valioso esfuerzo y por tan fuerte responsabilidad. A mis padres, mama (Cecilia Camargo), Papa (Vicente Molano), no hay un día en el que no le agradezca a dios el haberme colocado entre ustedes, la fortuna más grande es tenerlos conmigo y el tesoro más valioso son todos y cada uno de los valores que me inculcaron. A mi hermana Ángela Molano, gracias por servir de guía, por acompañarme siempre y más te agradezco por ser mi amiga. Al ejemplo más grande de vida que tengo, LUCIANA la ilusión de mi vida mi hija hermosa que con su ternura ha hecho que yo sea una mejor persona y un mejor ser humano.
Rubén Esteban Molano Camargo
6 AGRADECIMIENTOS
Queremos agradecer a la UNIVERSIDAD DE LA SALLE por darnos la oportunidad de formar parte de tan prestigiosa institución y ser profesionales con el sello de ese claustro. A nuestra directora de proyecto, Jaqueline Ovalle Pineda por su esfuerzo y dedicación, quien con sus conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación ha logrado que podamos terminar este proyecto y los estudios con éxito. También nos gustaría agradecer a los profesores durante nuestra carrera profesional porque han aportado con un granito de arena a nuestra formación. Son muchas las personas que han formado parte de nuestra vida profesional a las que nos encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de nuestra vida. Algunas están aquí con nosotros y otras en nuestros recuerdos y en nuestro corazón, sin importar en donde estén queremos darles las gracias por formar parte de nosotros, por todo lo que nos han brindado y por todas sus bendiciones.
7 CONTENIDO Pág.
INTRODUCCION…………………………..………………………………………………..13 1.
2.
TEMA………………………………………………………………………………....16 1.1
Línea de Investigación………………………………………………………16
1.2
Sublínea de Investigación…………………………………………………..16
1.3
Pertinencia…………………………………………………………………....16
PROBLEMA…………………………………………………………………………..17 2.1 Planteamiento……………………………………………………………………..17
2.2 Formulación………………………………………………………………………………18 3. OBJETIVOS………………………………………………………………………………19 3.1 Objetivo General. …………………………………………………………………19 3.2 Objetivo Específicos………………………………………………………………19 4. JUSTIFICACION………………………………………………………………………....20 5. MARCO DE REFERENCIA……………………………………………………………..21 5.1 Marco Teórico……………………………………………………………………..21 6. DISEÑO METODOLÓGICO…………………………………………………………….32 6.1 Tipo de Investigación……………………………………………………………..32 6.2 Población y Muestra………………………………………………………………32 6.3 Método de Investigación………………………………………………………….32 6.3.1 Fuentes primarias ………………………………………………………………33 6.3.2 Fuentes secundarias……………………………………………………………33 7. RESULTADOS……………………………………………………………………………34 7.1 Informe Diagnostico ………………………………………………………………34 7.1.2 Características…………………………………………………………..34 7.1.2.1 Biofísicas………………………………………………………...34 7.1.2.2 Socioeconómicas……………………………………………….36 7.1.2.3 Político Institucionales………………………………………….38 7.1.2.4 Simbólico Culturales…………………………………………....39 7.1.3 Estructura Organizativa………………………………………………...41
8 7.1.4 FODA…………………………………………………………………….42 7.2 Condiciones de producción y el margen de aprovechamiento…………………46 7.2.1 Recursos de Personal………………………………………………….46 7.2.2 Equipos de Producción………………………………………………...48 7.2.3 Cadena de Abastecimiento……………………………………………51 7.2.4 Proceso de Producción………………………………………………...54 7.2.4.1 Flujograma………………………………………………………55 7.2.4.2 Programación Tiempos de Trabajo…………………………..56 7.2.5 Demanda Actual de Alimentos………………………………………..56 7.2.6 Distribución de Funciones……………………………………………..57 7.2.7 Plano Cocina de Producción…………………………………………..59 7.2.7.1 Plano Recepción Almacenamiento Materias Primas………60 7.2.7.2 Plano Recorrido Proceso de Producción……………………61 7.2.7.3 Plano Producto Terminado Envasado……………………….62 7.2.8 Calculo de Capacidad Productiva…………………………………….63 7.3 Condiciones para requerimientos de contratación……………………………….68 7.3.1 Documentos de Trabajo Proponentes……………………………….68 7.3.1.1 Presentación Propuesta Compromiso Anticorrupción……..69 7.3.1.2 Fotocopia de Cédula…………….…………………………….70 7.3.1.3 Documento Constitución Consorcios Uniones Temporales.70 7.3.1.4 Certificado de Existencia Representación ………………….71 7.3.1.5 Manifestación de No Sanción………………………………...72 7.3.1.6 Autorización Presentar Propuesta Suscripción Contrato….72 7.3.1.7 Certificado Representante Legal Intervención……………...72 7.3.1.8 Certificación de Contraloría…………………………………...73 7.3.1.9 Certificado Antecedentes Disciplinarios……………………..73 7.3.1.10 Certificado Antecedentes Penales………………………….73 7.3.1.11 Recursos Parafiscales ………………………………………73 7.3.1.12 Declaración Juramentada de Bienes y Renta……………..74 7.3.1.13 Declaración Juramentada …………………………………...74 7.3.1.14 Garantía Seriedad de Oferta ………………………………..74
9 7.3.1.15 Estados Financiero……………………………………………75 7.3.1.16 Aspecto Financiero…………………………………………...76 7.3.1.17 Certificado Clasificación y calificación en el RUP ………..76 7.3.2 Sugerencia de Licitación……………………………………………….80 7.3.2.1 Licitación Alimentos Adultos Mayores Alcaldía de Sibate…80 7.4 Estrategia Comercial…………………………..…………………………………87 7.4.1 Cuatro P – McCarthy Jerome….……………………………………...87 7.4.2 Perfil de Cliente/Consumidor………………………………………….88 7.4.3 Segmento de Mercado…………………………………………………88 7.4.3.1 Privado…………………………..………………………………89 7.4.3.2 Público…………………………..………………………………92 7.4.4 Política Precios…………………………..…………………………..…94 7.4.5 Ventas Marketing…………………………..…………………………..94
8. CONCLUSIONES…………………………..……………………………………………96 9. RECOMENDACIONES…………………………..……………………………………..97 BIBLIOGRAFÍA…………………………..…………………………..………………………98
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LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Estrategia Empresarial
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Figura 2. Formulación de Estrategia
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Figura 3. Influencias del Mercado
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Figura 4. Factor Externo y Competencias
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Figura 5. Sostenibilidad
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Figura 6. Organizaciones de Arte y Cultura
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Figura 7. Organigrama
41
Figura 8. Cadena de Abastecimiento
51
Figura 9. Proceso de Producción
54
Figura 10. Plano Cocina
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Figura 11. Plano Recepción de Almacenamiento
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Figura 12. Plano Proceso Producción
61
Figura 13. Plano Terminado Envasado
62
Figura 14. Relación Cliente Consumidor
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11 LISTA DE GRÁFICOS Pág.
Gráfico 1. Distribución por Actividad Económica
36
Grafico 2. Crecimiento Población Edad Escolar
37
Grafico 3. Ingresos
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LISTA DE CUADROS Pág. Cuadro 1. Fuerza Laboral
37
Cuadro 2. Flujograma
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Cuadro 3. Programación de Tiempos
56
Cuadro 4. Demanda de Alimentos
57
Cuadro 5. Distribución Funciones
58
Cuadro 6. Producción Año
66
Cuadro 7. Producción Día
67
Cuadro 8. Razón Liquidez
77
Cuadro 9. Razón Solidez
77
Cuadro 10. Razón Endeudamiento
78
Cuadro 11. Margen Bruto
79
Cuadro 12. Presupuesto
85
Cuadro 13. Ingresos
85
Cuadro 14. Colegios Tunjuelito
89
Cuadro 15. Colegios Tunjuelito
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Cuadro 16. Sectores y Empresas
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INTRODUCCIÓN
La fundación Hogar Integral es una organización que cuenta actualmente con una experiencia aproximada de treinta años en el bienestar y protección de los derechos fundamentales de niños de primera edad, los cuales se encuentran en comunidades de alta vulnerabilidad dadas las condiciones de extrema pobreza, desempleo, violencia y desplazamiento. La Doctora María Cristina Arrazola como fundadora empezó esta valiosa labor con donaciones las cuales ella misma se encargaba de reunir para destinar a la alimentación de los infantes, con el paso del tiempo la labor de la fundación se ha vuelto más reconocida y ha obtenido importantes figuraciones al punto de ser una de las pocas fundaciones miembro del programa Conexión Colombia con esto se ha convertido en el marco de referencia para las organizaciones de labor social, y ha generado que grandes entidades del orden público y privado se fijen en la labor de la fundación y hayan decidido hacer grandes aportes que han sido utilizados para generar mayor impacto en los niños que pertenecen a esas comunidades. En la actualidad Hogar Integral cuenta con seis centros de desarrollo infantil y produce alimentos para aproximadamente mil cuatrocientos niños los cuales reciben desayuno, almuerzo y refrigerio; adicionalmente mediante un contrato con el Instituto de Bienestar Familiar cuentan con educación apropiada a su edad y el apoyo de pedagogos, psicólogos, y nutricionistas que velan por el cuidado y bienestar de los infantes. Además grandes empresas y particulares han donado centros educativos localizados en Soacha y Ciudad Bolívar con todos los requerimientos para la adecuada atención de los niños.
14 Además de los centros la fundación cuenta con dos sedes adicionales, una
sede administrativa donde se encuentra la Dirección General, el departamento contable y otras áreas funcionales y la otra sede que obedece al centro de producción Cocina Industrial donde se elaboran todos los alimentos; ambas ubicadas en la localidad de Tunjuelito. La Fundación Hogar Integral se encuentra muy bien organizada en su parte administrativa y productiva en general, cuenta con los permisos propios de operación y cumple con todos los requerimientos que le exigen las grandes instituciones interesadas en aportar, además esta se somete a control y evaluación permanente sobre las condiciones sanitarias y de infraestructura productiva, no cabe duda que su función es muy valiosa y de gran impacto sobre la vida de los niños; sin embargo, la fundación debe cubrir compromisos y obligaciones propias del objeto social las cuales exigen un alto soporte monetario y, al operar con donaciones existe una incertidumbre sobre la cuantía y periodicidad de estas, es por ello que se deben adoptar medidas adecuadas o de lo contrario la Fundación Hogar Integral en el futuro podría ver amenazada su existencia. Es por eso que este trabajo se ha enfocado en la capacidad de obtener recursos por parte de la fundación aprovechando sus fortalezas significando la posibilidad de que su labor perdure en el tiempo y de ser posible amplíe su capacidad de cobertura a más niños. Para alcanzar tal propósito se desarrolla un diagnostico actual de la fundación en general enfatizando en el centro de producción Cocina Industrial; se elabora el marco teórico enfocado en la capacidad de producción, se analizan algunas estrategias comerciales y de negociación para posteriormente establecer una propuesta y con base en ella exponer las recomendaciones.
15 En conclusión este trabajo de grado espera contribuir a la prolongación de las
labores de la Fundación Hogar Integral y allanar el camino en la toma de decisiones gerenciales sobre qué rumbo tomar para lograr una sostenibilidad de la organización.
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1. TEMA Propuesta de obtención de recursos mediante el aprovechamiento de la capacidad instalada de la fundación hogar integral, para garantizar la sostenibilidad de la fundación, contribuir a la estabilidad de sus labores y generar un mayor impacto sobre la comunidad.
1.1
Línea de Investigación Gestión, Administración y organización.
1.2
Sub línea de Investigación Emprendimiento Productivo y Comercial.
1.3
Pertinencia El presente trabajo se elaboró mediante un diagnóstico sobre la situación actual
de la fundación, al analizar la matriz FODA se evidenciaron serios problemas de sostenibilidad que pueden ser con el tiempo cada vez más significativos. Es por ello que se elabora una propuesta para aprovechar las capacidades de la fundación en la consecución de recursos que permitan el funcionamiento equilibrado y sostenible de sus labores, lo anterior se planteará de acuerdo a los conocimiento adquiridos en el desarrollo de nuestra formación profesional.
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2.PROBLEMA 2.1 Planteamiento Dentro de la observación preliminar que se hizo de la fundación y en conversaciones con la Gerente Administrativa la Doctora Olga Lucía Rivera existe una preocupación en referencia a los fondos que recibe la fundación y los costos y gastos que incurre para poder operar y mantener el actual número de beneficiados. Es obvio que actualmente la fundación no es sostenible dado que tiene unos costos bastante elevados y sus ingresos percibidos por ayudas de parte del Bienestar Familiar, de donaciones percibidas por parte de entidades y particulares no son suficientes para cubrir con esos costos, esto es debido a que al ser una fundación en su objeto social no existe el animo de lucro y a pesar de tener unos costos y gastos regulares son superiores a sus ingresos, pues algunos de éstos son recibidos ocasionalmente. Esto no permite que la organización tenga una estabilidad económica, por ende se presentan problemas a la hora de cubrir gastos importantes como puede ser mantenimiento de equipos e infraestructura, así como la pérdida de tiempo en la solución de dichos inconvenientes lo que genera demoras en la capacidad de respuesta además de poder planificar un incremento en el número de niños atendidos por la fundación. La fundación no tiene conocimiento técnico sobre su capacidad productiva, no cuenta con la información para poder postularse a contratos públicos o privados ni los pasos que debe seguir para cumplir con los requerimientos legales de figurar como un licitante, tampoco cuenta con una estrategia comercial para generar y formalizar relaciones comerciales de objeto privado con las cuales puede aprovechar sus fortalezas de infraestructura que proporcionen soluciones a su problema de escases de recursos.
18 De no buscar alternativas de alto impacto considerando la relación de
ingresos y egresos que existe actualmente en la organización, la Fundación Hogar Integral se regirá bajo la incertidumbre de las donaciones y al no encontrarlas se presentara una situación de grave sostenimiento, que amenaza su razón de ser. 2.2 Formulación ¿Cómo elaborar una propuesta de aprovechamiento de la capacidad instalada para que la Fundación Hogar Integral pueda obtener recursos que hagan sostenible su operación?
19 3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo General Diseñar
una
propuesta
de
obtención
de
recursos
mediante
el
aprovechamiento de la capacidad instalada para la fundación hogar integral.
3.2 Objetivos Específicos • Identificar
las
condiciones
de
producción
y
el
margen
de
aprovechamiento. • Evaluar las condiciones que enfrenta la organización ante los requerimientos de contratación. • Formular una estrategia comercial adecuada a las condiciones de la fundación.
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4.JUSTIFICACIÓN Dadas las condiciones anteriormente citadas sobre los problemas de tipo económico que presenta la Fundación Hogar Integral, el presente trabajo busca establecer una propuesta de aprovechamiento de fortalezas en pro de la obtención de recursos que proporcionen un mayor impacto, así como la sostenibilidad en el tiempo, la mejora de sus condiciones actuales y la posibilidad de obtener recursos propios y recurrentes que apoyen su labor. Esto ha sido posible gracias a la alianza de la Universidad de la Salle y de la Fundación Banco Arquidiocesano de alimentos que ha permitido establecer una relación de apoyo con la Fundación Hogar Integral para la cual hemos aplicado nuestros conocimientos adquiridos dentro del claustro. Con la propuesta, la fundación Hogar Integral podrá analizar sus oportunidades y fortalezas, ejecutando tareas que proporcionen recursos bajo su propia operación y con ello, dar soluciones a problemas de sostenimiento económico y de fuentes de financiamiento. Bajo la opción de grado de proyección social la Universidad de la Salle nos otorga este proyecto orientado a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas y Contables ya que en nuestra formación y enfoque se encuentra el de ofrecer servicio a la comunidad para apoyar el desarrollo social.
21 5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 Marco Teórico Para una propuesta de obtención de recursos mediante el aprovechamiento de la capacidad productiva es necesario contar con teorías que orienten su elaboración y los fundamentos de optar por su implementación. Es un factor fundamental que la productividad sea determina de una manera adecuada, que permita generar datos para realizar posteriormente evaluaciones y tomar las decisiones más optimas para el rumbo de cualquier empresa. Entre mayor sea los productos terminados con relación a los recursos que se usaron y los medios que se emplearon podemos hablar de una producción más eficiente. Con respecto a esto Chiavenato (2010) argumentaba su posición de la siguiente forma: La productividad es una relación entre las entradas de recursos para la producción y las salidas en el valor de los bienes producidos, entre las entradas (insumos) y las salidas (resultados). Cuanto mayor sea la diferencia entre estas tanto mayor será la productividad de una determinada unidad (pp. 161). Al hablar de la necesidad de aprovechar la capacidad al máximo partimos de la posibilidad de explotar las fortalezas del área de producción y determinar las oportunidades de cambio para generar un aumento en la capacidad del área productiva; es decir, evaluar en la situación actual cuales son los puntos más solidos de la cadena productiva y proyectar el modo de generar cambios internos que aumenten sus capacidades; “Aprovechar las habilidades internas, analizar los puntos fuertes, las capacidades y potencialidades de la empresa para explotarlos mejor como ventajas estratégicas y estudiar los puntos débiles, fragilidades y aspectos neurálgicos para corregirlos o neutralizarlos y evitar que se conviertan en desventajas” (Chiavenato, 2010, p. 107).
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La organización empresarial necesita mantener una visión conjunta que permita crear sinergias y mantener las operaciones bajo una misma meta,
la
estrategia se basa en hacer compatibles las variables internas y externas de toda la organización, y toma en cuenta que las empresas suelen trabajar en escenarios construidos subjetivamente “desde adentro” es decir que cada organización se construye bajo entornos considerablemente diferentes con relación al tipo de sector económico en el que se desenvuelva y no en los tipificados, comprendidos y racionalizados de manera objetiva, esto se resume en la figura: Figura 1. Estrategia Empresarial (Chiavenato, 2010, p.108).
Determinar una visión de la organización en el futuro es la base para establecer una estrategia los objetivos configuran la materialización de la estrategia es por esto que es fundamental que las estrategias sean desarrolladas desde los niveles jerárquicos más altos ya que son estos los que conocen la estructura general
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de las empresas y las prioridades para su funcionamiento, pues “La administración superior tiene que determinar aspectos como los objetivos que tipo de productos desea entregar y que mercados y tipos de clientes atender además de las actividades e inversiones que se lleven a cabo”. (Tarzijan, 2008, p.25). Esto se expone a continuación en la figura 2:
Figura 2. Formulación de Estrategia (Tarzijan, 2008, p.26).
El entorno económico mundial y la época de la globalización han elaborado un mundo más volátil e incierto, de grandes cantidades de información y gigantescos cambios esto ha generado una incertidumbre y una valoración más trascendental a los datos que permitan conocer el rumbo del futuro más cercano, la estrategia según
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su tipo formula un protocolo a manera general que ayude a diagnosticar el futuro y que se enfoque en la razón fundamental que es el mercado y la manera en como se perfila la organización ante sus clientes para crear un lazo comercial efectivo; según Scott (1999) es por ello que: La estrategia abarca un campo muy amplio, desde las decisiones de política de precios hasta el desarrollo de textos publicitarios, desde identidad societaria a planes de fidelidad de la clientela. El nexo de unión de estos cabos es que todos ellos influyen directamente en la impresión del cliente sobre el articulo o servicio que es comprado. (pp.131). Para concentrarse en el cliente no basta con los aspectos directos bajo los cuales la organización puede influir sino además determinar los factores del entorno que le rodean y que ayudan a construir su percepción de los productos, también es cierto que cada una de las áreas de la empresa puede integrarse con las otras y ayudar en la conformación de la estrategia Según “Independientemente de los instrumentos exactos utilizados, la estrategia de marketing debe integrar todas las actividades de la empresa en un único momento de la verdad con el cliente” (Scott, 1999, p.131). Así se muestra en la figura 3 para analizar las diversas influencias en opinión del cliente en empresas de artículos de consumo de alta rotación (ACAR) y que afectan su percepción:
25 Figura 3. Influencias del Mercado (Scott, 1999, p. 131).
Suponiendo que una empresa conoce bastante bien su parque de clientes ¿qué medios tiene a su disposición para influir en su comportamiento? En el panel de mandos hay básicamente tres instrumentos clave: - Estrategia de posicionamiento. - Estrategia de determinación de precios y promociones. - Estrategia de ventas y servicio. Toda organización cuenta con varias áreas entre más grande sean sus operaciones y tamaño organizacional la división de funciones es más especifica, por eso es necesario definir un marco que evalúe las estrategias según las necesidades observadas; de acuerdo a ello “Es conveniente que se establezca un marco para evaluar las estrategias, competencias, y capacidades competitivas, su posición y los problemas estratégicos que enfrentan las organizaciones”. (Benjamin, 2009, p.95).
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Considerando la muy buena infraestructura con que cuenta la fundación es importante plantear la relación de sus capacidades físicas y organizativas con el planteamiento de la estrategia, debe existir armonía entre ellas para conformar unos resultados reales que permitan el alcance de los objetivos. Según Benjamin (2009) es importante considerare que: El peso de la relación reciproca entre la estrategia y la estructura debe garantizar que ambas se articulen entre sí para proporcionar a la organización la estabilidad necesaria para mantener su posición competitiva actual así como la flexibilidad para fortalecerla en el futuro(p. 85). La fundación cuenta con una capacidad productiva bastante amplia la cual no utilizan en su totalidad y que esta improductiva, la estrategia tiene como objetivo alcanzar mayores niveles de productividad y por medio de relaciones comerciales convertir la capacidad en recursos que aporten a la sostenibilidad de la organización. La necesidad de globalización y las regulaciones han generados altos estándares de calidad en las empresas esto ha aumentado la competencia y ha intensificado la lucha por la apropiación del mercado de la manera que abarque una mayor cantidad que las organizaciones contendientes. Para Tarzijan (2008) debido a la importancia del entorno para el desempeño de una empresa, una buena estrategia empresarial requiere del análisis del medio ambiente competitivo en que esta se desenvuelve. Este análisis debe identificar cuales son las características del entorno que tienen un mayor impacto sobre la empresa (p. 161). El factor externo en el que se desenvuelven las organizaciones obliga a una constante actualización y preocupación por la cultura de consumo que cambia a través de las generaciones. Es debido a esto las estrategias deben ir enfocadas
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tanto interna como externamente para mantener la estabilidad y proyectar un futuro deseado esto se expone en la figura 4. Figura 4. Factor externo y Competencia (Tarzijan, 2008, pag 163).
La segmentación del mercado debe ir acompañada de atributos los cuales se enfoquen al producto y como se va a presentar ante los consumidores “hay que adoptar una filosofía que guie los esfuerzos de marketing de la empresa esta se conforma bajo varios enfoques como puede ser: Concepto Producto, Concepto de Producción, Concepto de Venta, Concepto de Marketing, Concepto de Marketing Holistico” (Kotler , 2012,p. 17). Aunque se consideran los aspectos externos es necesario determinar cada uno de los entornos que impactan sobre la relación productor/cliente en el contexto general, es decir actividades que van más allá de la producción y que se enfocan en aspectos humanos y sociales, “los factores del macroentorno son genéricos y existen con independencia de que se produzcan o no intercambios no guardan una
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relación de causa efecto entre ellos son: demográficos, económicos, sociales, legales, políticas, tecnológicas, medioambiente” (Santesmases, 2004, p.114). Los niños de primera edad constituyen un pilar para la sociedad de cualquier nación ya que en las condiciones de vida se reflejara el adulto del futuro. Es latente que ante los ojos de las comunidades los derechos básicos de los niños como alimentación vivienda y educación se deben garantizar para los niños sin importar su clase social, es importante que la fundación demuestre su condición de labor social con este grupo especifico en la cual les provee de educación, alimentos y recreación, y de esta manera generar consciencia sobre el cambio social y el mejoramiento de las condiciones de vida de niños de población vulnerable. “el marketing social es una parte o aspecto particular del marketing no empresarial que persigue estimular y facilitar la aceptación de ideas o comportamientos sociales que se consideran beneficiosos para la sociedad” (Santesmases, 2004, p.171). La fundación puede hacer uso del marketing social para generar consciencia de determinar relaciones comerciales que están destinadas a la preocupación de los derechos de niños en extrema pobreza y no para generar recursos con animo de lucro. Todo objetivo de las empresas es generar el máximo posible de riquezas pero además debe partir de crear sostenibilidad para que perdure la organización en el futuro. El tener una organización sustentable así misma expone una situación en la cual no se están generando perdidas y de esa manera como base para manejar estrategias que maximicen la ganancia. Es una preocupación recurrente en los directivos contar con el capital para poder ejecutar las operaciones y que este sea fuente de la transformación de sus labores en recursos económicos para seguir operando. La figura 5 plantea un modelo de sostenibilidad corporativa el cual usa para mejorar la toma de decisiones relacionada tanto con los desembolsos orientados a la
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sostenibilidad como las otras decisiones más general de decisiones de capital y operaciones. Figura 5. Sostenibilidad (Epstein, 2009, p.122)
El modelo demuestra la relación de causa y efecto que existe entre las decisiones de la alta gerencia y su resultado en el desempeño financiero como el mantenimiento y mejoramiento de la sostenibilidad.
Además es importante exponer la importancia de la licitación, ya que es el acto de ofrecimiento que tienen las entidades públicas donde requieren un producto o servicio bajo un procedimiento formal donde se entra a competir por la mayor calidad y eficiencia en el suministro de dicho artículo o servicio, generalmente es escogido quien obtenga la propuesta más ventajosa.
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En casi todos los casos este proceso tiene un apertura, unas fechas preestablecidas para la entrega de documentos, unas fechas que por medio de estudio las entidades públicas pueden hacer adendas al pliego de condiciones y lógicamente una fecha de adjudicación de la licitación. El RUP siglas del registro único de proponente es importante por toda persona natural o jurídica, sin importar su capital ni su actividad, si su intención es realizar contratos con cualquier entidad pública, es obligatorio que realice ante la Cámara de Comercio de su domicilio principal, la inscripción cumpliendo las condiciones que soliciten. Si se hace la inscripción del RUP se podrá tener acceso a los siguientes contratos •
Contratos de obra
•
Consultoría
•
Suministro
•
Compraventa de bienes muebles La inscripción y la información solicitada es con el fin, que la entidad pública que
va a celebrar el contrato con el particular, conozca toda la información necesaria de quien va a contratar, en aspectos cómo: •
Experiencia
•
Capacidad técnica
•
Capacidad jurídica
•
Capacidad de organización
•
Capacidad financiera Todo lo anterior, da un puntaje que en últimas se puede traducir en la capacidad
máxima que podrá contratarse con dicho particular por parte de una entidad pública.
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Estar en el RUP es obligatorio si se quiere ejecutar algunos de los contratos que mencionamos, con cualquier entidad pública. Si el contratista incumple con la ejecución de un contrato con una entidad pública y le imponen multas o sanciones, dicha información aparecerá en el RUP, pues esa es su carta de presentación u hoja de vida para todos los que quieran prestar servicios para el estado.
32 6.DISEÑO METODOLÓGICO
6.1 Tipo de Investigación La investigación descriptiva es la utilizada para el presente trabajo dadas las circunstancias de identificación de la situación interna de la Fundación Hogar Integral. Este tipo de investigación no solo nos permite por medio de la observación examinar los aspectos en los que se desenvuelve la organización actualmente, sino además predecir e identificar las relaciones entre las diferentes variables que comprende la fundación por medio de la elaboración de un diagnostico. El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. 6.2 Población y Muestra La población objeto de estudio es la localidad de Tunjuelito, lugar donde se encuentra ubicada el centro de producción Cocina Industrial de la Fundación Hogar Integral. Localidad en la cual actualmente operan doce colegios, veinte seis sedes educativas y alrededor de 150 restaurantes, hoteles y hostales según el informe económico de la alcaldía local de Tunjuelito. 6.3 Método de Investigación Preliminarmente la observación y exploración configuran la mayor fuente de información para caracterizar las labores de la organización, mediante la investigación–acción se pretende tratar de forma simultánea conocimientos y cambios sociales, de manera que se unan la teoría adquirida en las aulas de clase y
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la práctica con la consecución de resultados. El método de investigación y aprendizaje parte de la información preliminar que contaba la fundación y con la observación se determino el aspecto a trabajar adquiriendo la información apropiada que de origen a la propuesta.
6.3.1 Fuentes primarias. Las fuentes primarias de investigación radican en el acceso a la Fundación y verificación del tipo de información que puede incluir la investigación para llegar a dar propuestas de mejora en la implementación interna. La ayuda de los directivos en el intercambio de información y el visto bueno a la propuesta fue valiosa para el desarrollo de este trabajo.
6.3.2 Fuentes secundarias. Todo tipo de información pertinente libros, información web, visitas a centros reguladores, donde se establece la información para encaminar una investigación que permita ayudar a la valiosa labor de la fundación Hogar Integral.
34 7.RESULTADO
7.1 Informe Diagnostico Mediante el informe diagnostico que previamente se había desarrollado observamos que la fundación cuenta con una amplia infraestructura la cual se ubica en diferentes localidades de la ciudad de Bogotá como lo son Soacha, Ciudad Bolívar y Tunjuelito. Es en la localidad de Tunjuelito donde se ubica el centro de producción Cocina Industrial el cual se encarga de la producción de los almuerzos y logística de transporte de los contenedores a cada uno de los Centros de Desarrollo Integral (CDI) los cuales están ubicados en las montañas de las localidades de Soacha y Ciudad Bolívar. Es por esa razón que el objeto de estudio se basa en la localidad de Tunjuelito ya que es en la cocina industrial donde se ve una gran debilidad por parte de la fundación al subutilizar su capacidad productiva. A continuación presentamos los resultados del informe: 7.1.2 Características 7.1.2.1 Biofísicas La localidad de Tunjuelito está ubicada al sur de la ciudad, en la margen derecha del río Tunjuelito. Limita, al norte con las localidades de Puente Aranda y Kennedy; al occidente con la localidad de Ciudad Bolívar; al sur con la localidad de Usme y al oriente, con la localidad de Rafael Uribe Uribe. Tunjuelito tiene una extensión total de 987 hectáreas, de las cuales 281 se clasifican en suelo protegido. Por otra parte, la localidad de Tunjuelito no presenta suelo rural. La localidad de Tunjuelito presenta un territorio relativamente plano y en su costado occidental está conformado por depósitos aluviales del río Tunjuelo. La
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cuenca del río Tunjuelo constituye el espacio ambiental para cerca de dos millones y medio de personas de bajos ingresos. El suelo urbano del territorio distrital lo constituyen las áreas que por contar con infraestructura vial, redes primarias de energía, acueducto y alcantarillado, hacen posible la urbanización o edificación. Los sistemas generales son las infraestructuras urbanas, los espacios libres y los equipamientos que tejidos como una red, conectan y soportan funcionalmente las actividades urbanas generando un adecuado funcionamiento de la ciudad. Los componentes básicos de esta red, son: •
Sistema vial.
•
Sistema de transporte.
•
Sistema de acueducto.
•
Sistema de saneamiento básico.
•
Sistema de equipamientos.
•
Sistema de espacio público construido Los equipamientos colectivos están relacionados directamente con la
actividad residencial y con el bienestar de los ciudadanos. Se clasifican en cinco subgrupos: educación, bienestar social, salud, cultura y culto religioso además de contar con el aprovisionamiento de los servicios públicos tecnificados como la comunicación (teléfono conexión internet).
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7.1.2.2 Socioeconómicas De acuerdo al diagnostico se tiene que de los 10.390 establecimientos, 3.593 (34,6%) se encuentran ubicados en viviendas y 6.797 (65,4%) establecimientos se encuentran ubicados de manera independientes. Por actividad económica, en la localidad de Tunjuelito predomina el sector comercio con 1.446 (32,1%) establecimientos
ubicados
en
viviendas
y
3.062
(67,9%)
en
unidades
independientes. Siendo el comercio el principal emprendimiento económico. La vinculación al mercado permanece bien establecida ya que la mayoría de las actividades son por el orden del sostenimiento familiar y es bajo la misma comunidad que se ejecutan las relaciones comerciales
Grafica 1 Distribución por Actividad Económica Fuente (Informe Económico Tunjuelito, 2009). Existen alianzas en el orden público en el asesoramiento y formalización de las organizaciones con las entidades gubernamentales encargadas de la vigilancia y regulación adecuada de las actividades objeto de trabajo. En el orden privado se desconoce el impacto de las alianzas pero es de conocimiento la existencia de ayudas en cada uno se los sectores.
37
Cuantificación y cualificación del talento humano:
Cuadro 1 Fuerza Laboral Fuente Secretaria de Planeación 2009. Niveles de escolaridad
Grafica 2 Crecimiento Población Edad Escolar Fuente Secretaria de Planeación 2009
38
7.1.2.3 Político Institucionales Instituciones del estado con presencia en la localidad de Tunjuelito:
•
Alcaldía Local de Tunjuelito: Gestión administrativa
•
Departamento Administrativo servicio Civil: Gestión de recurso humano
•
Hospital Tunjuelito II nivel´: Servicio de salud
•
Biblioteca el Tunal: Servicio de educación
•
Hospital Meissen: Servicio de salud Las sinergias establecen las funciones interdependientes para mantener un
sistema de conocimiento sobre las necesidades de la comunidad y mantener los estándares en su nivel más alto, los sistemas generales comulgan en su funcionamiento en la propagación de la relación sistemática de todos los actores en la comunidad, tanto del orden público, privado como de la misma comunidad. Las políticas públicas que ejecuta la localidad de Tunjuelito están reguladas por la secretaria de integración social del gobierno estas están enfocados en:
•
Infancia y adolescencia
•
Juventud
•
Familia
•
Mujer y genero
•
Discapacitados
•
Seguridad alimentaria
•
Afrodescendientes
•
LGBT
•
Rural
La capacidad de gestión se ha mostrado en un nivel alto en comparación con las demás localidades de la ciudad de Bogotá D.C. mantiene un control sobre los
39
indicadores de gestión y hace proyecciones en busca del mejoramiento continuo de esos niveles, se ayuda de los sistemas generales para la generación de soluciones y mantiene un nivel de control y planeación en concordancia con lo exigido por la alcaldía mayor. 7.1.2.4 Simbólico Culturales Principales emprendimientos sociales y culturales: •
Parque el Tunal
•
Iglesia Nuestra señora de Fátima
•
Escuela General Santander
•
Fundación Cultural El Contrabajo
•
Fundación Colectivo Revolución y Rimas
•
Fundación Cultural La Red
•
Fundación Cultural Teatrazos
•
Fundación Cultural Teatro Ciclo Vital
•
Arte Rock
•
Asociación
Colombiana
de
Trabajadores
Sociales
y
Culturales
Afrodescendientes “Sin Carimba” •
Asociación Cultural Eureka Teatro
•
Asociación de Comunicadores Populares “Somos Red”
•
Asociación Nacional de Trabajadores de la Cultura “Orígenes”
•
Colectivo Centro Experimental Juvenil
•
Corporación Casa de la Cultura Localidad Tunjuelito
•
Corporación Cultural Artistas del Mundo
•
Corporación Escuela de Pensamiento Ambiental “Amoq Pacha”
•
Grupo de Danzas Folclóricas “Orígenes”
Beneficiarios Etarios: Niños, jóvenes, adultos, adulto mayor. Étnicos: Indígenas, raízales, comunidades afro. Sociales: LGBT, Discapacitados, Mujeres, artesanos.
de
40
Organizaciones solidarias y eventos de cohesión social.
Figura 6 Organizaciones Arte y Cultura Fuente Forero, Olger D. y Clavijo, Darlyng. 2011
41
7.1.3 Estructura Organizativa Figura 7 Organigrama Fuente Hogar Integral
42
7.1.4 FODA FORTALEZAS: 1.
La Compañía en su parte administrativa cuenta con directora administrativa
contador público , revisor fiscal, auxiliar contable, asistente administrativo , jefe de cocina , jefe de producción, y procesos de calidad, nutricionista, chef , coordinadora de panadería coordinadora de los hogares, personal docente y auxiliares pedagógicos. 2.
Tienen una estructura para atender más de mil cien (1100) niños de primera
infancia que reciben diariamente desayuno, almuerzo y refrigerio reforzado, cumpliendo el 75% de los requerimientos nutricionales y calóricos diarios de la alimentación recomendada. 3.
Las funciones se encuentran bien establecidas y encaminadas hacia la
satisfacción de las necesidades de los niños, en la parte pedagógica se cumple con los requerimientos de nivel cognitivo y en el orden alimentario cumple con un plan que esta determinado de acuerdo a una minuta. 4.
La Contabilidad se lleva bajo un software autorizado que maneja inventarios y
que esta parametrizado a la media para el desarrollo de una fundación. 5.
Las áreas de almacenamiento de los productos son bastante grandes y
cuentan con cuartos fríos para guardar las carnes y los alimentos que necesitan refrigeración, cuenta con estufas y hornos de gran capacidad lo que permite una gran cantidad de producción.
6.
43 Tienen el suficiente personal para la producción establecida. Y tienen
capacidad podrían producir más y realizar contratos por medio de licitaciones para obtener más recursos.
7.
La fundación tiene como principal fuente de ingresos como vimos las
donaciones pero también se apoya en el plan padrino que se basa en hacer un aporte y un niño o niña que recibirá 3 comidas diarias y educación. Se le estará ofreciendo las herramientas para que tenga una nueva oportunidad en su vida y labrar un futuro diferente. 8.
La fundación cuenta con buenas instalaciones en la panadería y personal
capacitado para su producción.
OPORTUNIDADES: 1.
Cada centro tiene alta capacidad para los niños, podrían albergar mas pero
no lo hace por falta de recursos debido a que el presupuesto que del ICBF solo tiene cubierto los mil niños que albergan, si encontrara nuevas oportunidades de negocio tendría el presupuesto para albergar a más de ellos. 2.
Las obligaciones tributarias de las entidades sin ánimo de lucro se consideran
de
régimen especial por su naturaleza social, estas entidades tienen algunos
privilegios a nivel tributario. 3.
La empresa se ve vigilada por el Invima en cuanto a los alimentos e
instalaciones, este exige una calificación por medio de la evaluación de un formato en aspectos como; localización y accesos; almacenamiento distribución, transporte y comercialización y los evalúa de manera favorable o desfavorable, esto genera que la fundación siempre permanezca con altos estándares de calidad.
4.
44 La fundación tiene un gran acogida dentro de la comunidad a la cual beneficia
esto genera sinergias con las personas que reconocen la labor de la fundación y la posibilidad de armonizar las labores con la sociedad. 5.
La fundación puede obtener más apoyo de alto impacto dado su
reconocimiento a través del tiempo. DEBILIDADES: 1.
No aprovechan toda su capacidad de producción, la cocina industrial
actualmente trabaja al 45% de su capacidad. 2.
El presupuesto de la entidad en su 80% es el que le dona el ICBF por lo que
dependen únicamente de el para poder sostenerse, solo un 20 % es de otras donaciones y tenían algunos contratos por ventas de almuerzos en colegios pero fueron terminados porque estaban superando el costo y su utilidad era bastante baja. 3.
El presupuesto solo alcanza para sostener la nómina actual por lo que si se
necesita producir mas no se alcanzaría a cubrir un aumento en la misma. 4.
Mantenimiento
a los medios de producción, los hornos y algunos
implementos como licuadoras necesitan mantenimiento. 5.
Falta de un departamento de recurso humano.
6.
La gran participación de una sola fuente de financiación, que en este caso
sería el ICBF.
7.
Algunos procesos y funciones organizacionales están muy centralizados.
45
AMENAZAS: 1-
No se puede invertir en tecnología ya que los lugares donde se encuentran
los centros son de alta peligrosidad, como Ciudad Bolívar, y Soacha además no es de fácil acceso por el tipo de barrios. 2-
El recurso humano ha tenido problemas de inseguridad tales como robo y
amenazas esto dificulta la contratación y las condiciones laborales.
3-
Los terrenos donde se ubican los centros son elevados y con altos índices de
deslizamientos lo que dificulta las labores con relación a las condiciones climatológicas.
4-
El retiro del apoyo por parte de algunas de las organizaciones por decisión
unilateral.
46
7.2
Condiciones de producción y el margen de aprovechamiento. A continuación se presentan los resultados de la observación de la capacidad
productiva de la cocina industrial de la fundación. 7.2.1 Recursos de Personal: La Fundación Hogar Integral en el centro de producción cuenta con el siguiente personal a cargo de las operaciones: Ingeniero de producción y logística: El ingeniero es el encargado de organizar, administrar y disponer, los recursos que tiene el centro de producción a fin de realizar de manera exitosa la producción de alimentos, de acuerdo a la demanda establecida por los centros de integración. Sus funciones incluyen:
•
Administración y disposición de los recursos en el centro de producción.
•
Supervisión del personal.
•
Inspección en áreas de trabajo.
•
Inspección de producto terminado. (Peso y cantidades requeridas).
•
Recepción y verificación de pedidos.
•
Proceso de compras.
•
Control de procesos.
•
Distribución de tareas.
47
Nutricionista-Dietista: El centro de producción, y en general la Fundación, ha decidido incluir dentro de su nómina desde el año 2013, dos nutricionistas. Sus funciones incluyen:
•
Inspección de materias primas.
•
Inspección
de
procesos
y
productos
terminados.(Características
organolépticas) •
Vigilancia de implementación de buenas prácticas de manufactura.
•
Elaboración de minuta patrón y derivación de ciclos de menús.
•
Supervisión de implementación de ciclos de menús y minuta patrón.
•
Verificación del proceso de recepción de alimentos preparados, servido y
distribución a usuarios en cada uno de los centros desarrollo integral. Inspección de condiciones de higiene y
•
condiciones de aptitud de vehículos para el
organización y en general transporte de alimentos y de
contenedores de alimentos.
Almacenista: Es el encargado de seleccionar y visitar a los diferentes proveedores, organizar y establecer la lista de pedidos de acuerdo al inventario en bodega y a los requerimientos semanales de alimentos para el cumplimiento del ciclo de menús establecido. Chef: Es quien coordina las operaciones que se realizan en la cocina industrial. Verifica que las preparaciones correspondan a los menús establecidos en cantidad y calidad realizando procesos como: pruebas sensoriales u organolépticas (sabor, olor, textura, color, apariencia) de las preparaciones y realización de los ajustes respectivos, control de tiempos de cocción y temperaturas de los alimentos. Verificación de buenas
48
prácticas de manufactura, y elaboración de menús en colaboración con los nutricionistas. Operarias Mujeres encargadas de la manipulación de los alimentos para la preparación de los platos. Sus funciones incluyen:
•
Alistamiento.
•
Preparación y cocción de alimentos.
•
Elaboración de jugos.
•
Elaboración de ensaladas.
•
Higienización de áreas, equipos y utensilios .
•
Organización de áreas de trabajo.
•
Organización y rotación de materias primas almacenadas en bodega y cuartos
fríos. •
Envasado de producto terminado.
•
Traslado de producto terminado hasta área de despacho.
7.2.2 Equipos de Producción La Fundación en el centro de producción cuenta con los siguientes equipos para realizar las operaciones: Campana de extracción (Diseño especial) (1) Instalación encargada de extraer el aíre cargado de grasas, humedad y gases de combustión procedentes
de la cocina. Las campanas tradicionalmente están
compuestas de un armazón que sostiene a unos filtros que retiene la grasa, un motor que extrae el aíre de la cocina hacia el exterior y unos conductos de extracción.
49
Marmitas (c/u Cap. 250Lt) (4) Cuba dotada con una fuente de calor que permite efectuar determinada cocciones bajo presión o a presión atmosférica en medio líquido o semilíquido. Se utiliza para elaborar grandes cantidades de comida, como hervidos, salsas, estofados y caldos en sustitución de las cazuelas y ollas. Estufa tamalera de 4 fogones (1) , y 2 fogones (1) Equipo utilizado para la realizar la cocción de alimentos por conducción de calor, mediante el uso de ollas industriales. Mesas de trabajo simples (2) Mueble en acero inoxidable cuya función es servir de apoyo al realizar tareas de corte, picado, envasado, entre otras. Licuadoras industriales (c/u Cap. 25Lt) (2) Equipo utilizado para realizar el proceso de licuado, principalmente para extraer el zumo de frutas en la elaboración de jugos. Procesador de alimentos de 3 discos o picadora (1) Maquina utilizada para la fragmentación de alimentos. En el centro de producción se utiliza principalmente para fragmentar o picar alimentos de origen vegetal con destino a la preparación de ensaladas. Bloque de cocción (1) Compuesto por: •
1 Estufas industriales de 6 puestos.
•
2 Planchas.
•
2 Freidoras.
50
Horno (1) Instalación que efectúa operaciones de cocción mediante el calentamiento en un habitáculo cerrado de la atmosfera que rodea al alimento. Contenedores o cubetas Térmicas (40) Recipientes utilizados para el transporte de los alimentos preparados, mediante los cuales se conserva la temperatura de los mismos hasta su disposición final. Contenedores o cubetas Térmicos para líquido (30) Recipientes utilizados para el transporte de líquidos (bebidas), principalmente jugos preparados. Termómetro digital (1) Dispositivo utilizado para conocer la temperatura de los alimentos antes, durante, y después de los procesos de transformación de los mismos. Bascula digital (1) Equipo utilizado para determinar el peso de los alimentos envasados, a fin de verificar el cumplimiento de las cantidades requeridas
en cada centro desarrollo
integral. Carro transportador de alimentos (1) Equipo o base transportadora, que sirve para desplazar uno o varios contenedores térmicos, canastas u otro tipo de elementos de un lugar a otro dentro del Centro de Producción, que por su peso no es posible transportarlo manualmente.
51
Cuarto frio (2) Instalación en forma de habitáculo destinado a almacenar o mantener alimentos en frigorífico. Neveras (4) Equipos utilizados para la conservación de los alimentos mediante la cadena de frio, para su posterior uso. Ollas industriales Elementos de uso general para la cocción de alimentos por conducción de calor.
7.2.3 Cadena de Abastecimiento La situación actual de la cadena de abastecimiento se representa en la figura8:
Figura 8 Cadena Abastecimiento Autoría Propia.
La cadena de abastecimiento de la producción de alimentos en el centro de producción cocina industrial de la Fundación Hogar Integral, inicia con los proveedores, los cuales son seleccionados según los requerimientos de calidad de los
52
productos e insumos, tiempo y cumplimiento de entrega, además del medio de transporte de alimentos usado por el proveedor. El proceso de pedidos y compras se realiza una vez por semana los días miércoles y jueves, y la recepción de pedidos tiene un tiempo de entrega de uno a tres días según el tipo de producto, es decir que dicho proceso ocurre durante los días jueves y viernes de la misma semana. En la recepción de pedidos se comprueba que los productos son efectivamente los solicitados y en las cantidades requeridas, posteriormente se verifica la calidad de los productos, y se almacenan según el tipo de alimento. Para la elaboración de almuerzos, los alimentos se trasladan por medio de canastillas en el carro transportador hacia la cocina, donde se procede a realizar el proceso de lavado, pelado, o picado, para su posterior proceso de transformación según el tipo de preparación. Durante este proceso se debe verificar que las preparaciones coincidan con el menú establecido. El horario de trabajo de las Operarias es de 6:00 am a 3:00 pm, alrededor de la 9:00 am los alimentos deben haber terminado el proceso de transformación, deben se envasados en los contenedores térmicos y transportados hasta el sitio de despacho del producto terminado. Durante este proceso el chef debe verificar el tiempo de cocción y temperatura de los alimentos. Para el despacho de los alimentos el Coordinador de Producción verifica que los contenedores térmicos cumplan con el peso establecido según la demanda de cada centro desarrollo integral. Durante este proceso la nutricionista también verifica las características organolépticas de los alimentos preparados (En caso de que la nutricionista no se en encuentre en el centro de producción el coordinador o el chef debe realizar ambos procedimientos). Y se procede a dar salida al producto terminado.
53 Entre las 9:00 am- 9:30am los alimentos son transportados en 2 camiones de la
fundación hogar integral, quienes llevan los alimentos a los centro desarrollo integral, donde serán consumidos por los niños que asisten a los centros. Los contenedores son retornados al centro de producción en los camiones alrededor de las 12:30 pm, los cuales son lavados e higienizados para ser utilizados al día siguiente.
54
7.2.4 Proceso de Producción Figura 9 Proceso de Producción. Fuente Hogar Integral.
7.2.4.1 Flujograma
Cuadro 2 Fuente Hogar Integral
55
56
7.2.4.2 Programación Tiempos de Trabajo Actividad
Horario
Salida de producto terminado
9:00 am
Desayuno
9:00am -9:30 am
Aseo Cocina
9:30am- 11:00 am
Pre-alistamiento
11:00am-1:00pm
Almuerzo
1:00pm-2:00pm
Pre-alistamiento y aseo Diario
2:00pm-3:00pm
Cuadro 3 Programación de Tiempo Fuente Hogar Integral 7.2.5 Demanda Actual de Alimentos La producción de los alimentos preparados en el centro de producción se rige bajo una demanda sostenida, es decir que las cantidades en cuanto a porciones requeridas no varían en el tiempo. La minuta patrón es la base de la planeación de la producción puesto que esta proporciona los requerimientos de materias primas, en cuanto a las cantidades y preparaciones que realizarán a largo de un ciclo de 20 días (4 semanas).El proceso de pedidos y compras, se realiza semanalmente de acuerdo a los requerimientos del menú de la siguiente semana.
57
CID SAN FRANCISCO
Porciones requeridas 153
SOFÍ
170
ESTERCITA
165
PEDRO RUBIANO
175
QUALITAS
160
CANADÁ
163
TOTAL
976
Cuadro 4 Demanda Alimentos Autoría Propia. 7.2.6 Distribución de Funciones. El ingeniero a cargo de la producción ha desarrollado un sistema de distribución de funciones y tareas, a fin de aplicar la rotación por los puestos de trabajo y evitar la repetición de labores en las operarias, y sobrecarga de trabajo. La rotación de funciones varía diariamente bajo un ciclo de 8 semanas tiempo en el cual se repite el ciclo. A continuación se presenta el cuadro que relaciona las funciones y tareas a realizar por las operarias las cuales se les asigna un código y según la semana y el día.
58 Cuadro 5 Distribución Funciones Fuente Hogar Integral SEMANA 1 FUNCIÓN LUNES MARTES MIÉRCOLES MARMITAS 1 8 7 ESTUFAS 2 1 8 FREIDORAS 3 2 1 JUGOS 4 3 2 ENSALADAS 5 4 3 PREALISTAMIENTO 6 5 4 ESTUFAS 7 6 5 ENSALADAS 8 7 6 SEMANA 2 FUNCIÓN LUNES MARTES MIÉRCOLES MARMITAS 4 3 2 ESTUFAS 5 4 3 FREIDORAS 6 5 4 JUGOS 7 6 5 ENSALADAS 8 7 6 PREALISTAMIENTO 1 8 7 ESTUFAS 2 1 8 ENSALADAS 3 2 1 SEMANA 3 FUNCIÓN LUNES MARTES MIÉRCOLES MARMITAS 7 6 5 ESTUFAS 8 7 6 FREIDORAS 1 8 7 JUGOS 2 1 8 ENSALADAS 3 2 1 PREALISTAMIENTO 4 3 2 ESTUFAS 5 4 3 ENSALADAS 6 5 4 SEMANA 4 FUNCIÓN LUNES MARTES MIÉRCOLES MARMITAS 2 1 8 ESTUFAS 3 2 1 FREIDORAS 4 3 2 JUGOS 5 4 3 ENSALADAS 6 5 4 PREALISTAMIENTO 7 6 5 ESTUFAS 8 7 6 ENSALADAS 1 8 7
JUEVES VIERNES LUNES 6 5 5 7 6 6 8 7 7 1 8 8 2 1 1 3 2 2 4 3 3 5 4 4 JUEVES VIERNES LUNES 1 8 8 2 1 1 3 2 2 4 3 3 5 4 4 6 5 5 7 6 6 8 7 7 JUEVES VIERNES LUNES 4 3 3 5 4 4 6 5 5 7 6 6 8 7 7 1 8 8 2 1 1 3 2 2 JUEVES VIERNES LUNES 7 6 6 8 7 7 1 8 8 2 1 1 3 2 2 4 3 3 5 4 4 6 5 5
SEMANA 6 MARTES MIÉRCOLES 4 3 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 2 1 3 2 SEMANA 6 MARTES MIÉRCOLES 7 6 8 7 1 8 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 SEMANA 7 MARTES MIÉRCOLES 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 SEMANA 8 MARTES MIÉRCOLES 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 2 1 3 2 4 3
JUEVES VIERNES 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 JUEVES VIERNES 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 2 1 3 2 4 3 JUEVES VIERNES 8 7 1 8 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 7 6 JUEVES VIERNES 3 2 4 3 5 4 6 5 7 6 8 7 1 8 2 1
59
7.2.7 Plano Cocina de Producción Figura 10 Plano Cocina. Fuente Hogar Integral.
60
7.2.7.1 Plano de Recepción y Almacenamiento de Materias Primas Figura 11 Plano Recepción Almacenamiento. Fuente Hogar Integral.
61
7.2.7.2 Plano Recorrido Proceso de Producción Figura 12 Plano Proceso Producción. Fuente Hogar Integral.
62
7.2.7.3 Plano Producto Terminado Envasado Figura 13 Plano Terminado Envasado. Fuente Hogar Integral.
63
7.2.8 Calculo de Capacidad Productiva Capacidad Para realizar el cálculo de la capacidad es importante tener en cuenta la siguiente información: Operarios 8 Horas de Trabajo Día 8 Días Laborables Año 213 Horas Mantenimiento por Puesto 15 Horas Permisos Vacaciones 100 Falla Eléctrica 10 Capacidad Instalada CI= 8 (operarios) x 24 (horas posibles de trabajo) X 365 (días hábiles laborales) – (15 horas mantenimiento x 8 número de puestos) = 69960 horas/año. Capacidad Disponible: CD= (8(operarios) x 8(Horas de Trabajo Día) x213 (Días Laborables) )((15*8)+100 horas permisos, vacaciones +10 falla eléctrica, etc)= 13432 horas/año 13432 horas/año / 69960 horas/año = 19.199% Se puede utilizar el 19.20% de la capacidad para producir. Capacidad Utilizada: PU= 8 operarios x 5.8 Horas de producción x 213 días) – (15*8)+100+10 = 9653 horas/año
64
Capacidad por Semana Capacidad Instalada Capacidad instalada por semana: 6 días/sem. x 24 hrs/día = 144 hrs/sem. Capacidad utilizada por semana: 5 días/sem x 8 hrs/día = 40 hrs/sem. Tiempo asignado: 8 hrs/sem Calculo capacidad disponible: D = ((40-13)/144) x 100 = 19.19% De la capacidad instalada se utilizada exclusivamente para producir.
Eficiencia ¿Cuál es la eficiencia promedio semanal con la que ha estado trabajando la planta? Producción Estándar Diaria: 1375 Almuerzos/8 manipuladoras = 171.8 almuerzos diarios por manipuladora. Producción Estándar Semanal: (40-8) X 171.8 = 5497.6 almuerzos/semana Producción Actual: 1375 X 5 = 6875 Eficiencia= (6875/5497.6) X 100 = 125.05% Del total de la producción esperada se ha sobrepasado más del 100% a pesar de paradas menores, inactividad de la máquina, ineficiencia del trabajador etc. PORCENTAJE DE PRODUCTO DEFECTUOSO: Los productos defectuosos se pueden deber a: •
Desperdicios de materiales.
•
Mal uso de la capacidad instalada.
•
Ineficiencia de la mano de obra.
•
Ineficiencia de mediciones, controles, etc.
65
En este tipo de empresa es difícil realizar un cálculo exacto por producto defectuoso, pero podemos realizar un estimado; por cada 100 almuerzos el 8% es desechado, basado en un análisis previo de los lugares donde se envía el producto.
Eficiencia Global del Equipo (EGE) EGE = 0.1919 X 1.25 X 0.92 X 100 = 25.553% En este caso, EGE se interpreta como la producción efectivamente realizada con respecto a la capacidad instalada, el 80.81% se han perdido en errores de la producción, variaciones de ritmo de producción, paradas menores y mala calidad. Destacamos que en la planta de cocina industrial solo se laboran 8 horas/día, y nuestro producto debe entregarse en un rango horario lo que hace exigente el tiempo de producción y podría considerarse una limitante para la capacidad.
Cuadro 6 Producción Año Autoría Propia.
66
Cuadro 7 Producción Día. Autoría Propia.
67
68 7.3 Condiciones para requerimientos de contratación. Para que la fundación hogar integral pueda obtener la figura de licitador deberá
cumplir con condiciones específicas determinadas por la ley. Se dio a la tarea de analizar y evaluar cada uno de los requisitos tanto para obtener los permisos legales ante la regulación colombiana, como también las condiciones específicas de cada una de los pliegos de condiciones de las diferentes licitaciones que se puede ofertar. De acuerdo con estos requisitos se pone en conocimiento a la coordinadora de la fundación quien en su calidad de administradora da el aval para desarrollarla y se comienza a realizar los estudios y a cumplir con lo establecido en los pliegos de condiciones de cada licitación. Los siguientes son los papeles que vienen en los pliegos de condiciones de manera estándar y que deberán tenerse en cuenta para presentes y futuras licitaciones en la Fundación.
7.3.1 Documentos de Trabajo Proponentes: Para que la fundación cumpla con el objetivo de la formulación de la estrategia comercial deberá cumplir con condiciones específicas para poder licitar. El Decreto 1510 de 2013 modificó el sistema mediante el cual los proponentes deben clasificar sus bienes y servicios. Anteriormente, estaban realizando su clasificación a través del Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforma –CIIU. La nueva reglamentación acoge el sistema de codificación de las naciones unidas, el cual está creado especialmente para fines comerciales de compras y adquisiciones, se trata del Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas o UNSPSC por sus siglas en inglés.
69
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 se utilizará la codificación hasta el cuarto nivel, es decir segmento, familia, clase y producto, aunque solo existe la obligación para los proponentes de clasificarse hasta el tercer nivel, es decir hasta clase. Segmentos Familia Clase Producto Nombre Servicios de bienestar social : 93000000 93140000 93141500 93141506 Servicios asistenciales diurnos para ancianos: 91000000 91110000 91111900 91111903 Servicios de suministro de alimentos 3000000 93130000 93131600 93131608
7.3.1.1 Carta de Presentación de Propuesta y Compromiso Anticorrupción Se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el pliego de condiciones anexo, debidamente firmado por el proponente indicando su nombre y número de identificación o en caso de ser persona jurídica por el representante legal o la persona debidamente facultada o autorizada para ello. En los casos de uniones temporales o consorcios, la carta de presentación de la propuesta, deberá ser firmada por el representante legal y a la misma deberá anexarse el documento que acredite tal representación. Podrán presentar propuestas las personas naturales o jurídicas, que a la fecha de la presentación de la oferta se encuentren debidamente inscritas en el Registro Único Tributario. La propuesta debe estar suscrita por el representante legal. Los
70
participantes no deben estar afectados por las inhabilidades e incompatibilidades a que se refiere el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y demás normas que la condicionen, modifiquen o complementen, ni en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar con la administración pública, lo cual será declarado por el proponente bajo juramento que se entenderá prestado con la firma de la propuesta o del contrato según sea el caso. 7.3.1.2 Fotocopia de Cédula Se debe anexar fotocopia de la cedula de ciudadanía o de extranjería del proponente que sea persona natural o la del representante legal cuando se trate de persona jurídica. Si se trata de consorcio o unión temporal, se debe anexar igualmente documento de cada uno de sus integrantes. 7.3.1.3 Documento de Constitución Consorcios Uniones Temporales El proponente deberá acreditar la existencia del consorcio o de la unión temporal, y específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos, los términos, condiciones y porcentaje de participación de los miembros del consorcio y de la unión temporal. Las uniones temporales deberán además relacionar el porcentaje de ejecución de cada uno de sus integrantes. Estos aspectos no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del municipio. Los miembros del consorcio o unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y sus responsabilidades de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 7º de la ley 80 de 1993, e indicando que su duración será como mínimo la exigida en este pliego. Los miembros del consorcio o unión temporal deberán aportar las actas de las respectivas juntas directivas, juntas
71
de socios o asambleas de accionistas, según los casos, mediante las cuales autoricen a los representantes legales a presentar propuesta en consorcio o unión temporal. Esta autorización debe ser previa a la presentación de la propuesta.
Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como de la propuesta para la presentación, celebración y ejecución del contrato. Acreditar que cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal tiene un término mínimo de duración de tres (3) años, contados a partir del vencimiento del plazo máximo del contrato o de la vigencia o duración del mismo.
7.3.1.4 Certificado de Existencia Representación El proponente deberá presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, con una expedición no mayor a treinta (30) días anteriores al cierre de la convocatoria, donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades del mismo, que su objeto social se encuentra directamente relacionado con el objeto de la presente convocatoria y la duración de la sociedad, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato y tres (3) años más. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.
72 Si el representante legal tiene limitaciones para comprometer o contratar a
nombre de la persona jurídica, se deberá presentar copia del acta de la junta de socios o junta directiva o, en su defecto, certificado del secretario de la junta, según el caso, en el que conste que el representante legal está facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato en el evento de adjudicación. 7.3.1.5 Manifestación de No Sanción Manifestación bajo la gravedad de juramento de no haber sido sancionada con caducidad administrativa dentro de los 5 años anteriores a la apertura de la presente licitación.
7.3.1.6 Autorización para Presentar Propuesta de Suscripción de Contrato. Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y para suscribir el contrato, deberán anexar los documentos que acrediten dicha autorización, la cual debe ser previa a la presentación de la oferta. En caso de que el valor de la propuesta supere el monto de la autorización prevista en los estatutos para que el representante legal pueda presentar propuesta o contratar, deberá anexarse el respectivo documento donde previamente a la presentación de la propuesta se le faculte contratar, mínimo, por el valor propuesto.
7.3.1.7 Certificado Representante Legal de no Intervención Legal-Financiera. El proponente deberá allegar certificación suscrita por el representante legal, en la cual manifieste no encontrarse intervenida legal ni financieramente.
73
7.3.1.8 Certificación de Contraloría El proponente no debe estar reportado en el boletín de responsables fiscales. En caso de consorcios o uniones temporales se efectuará la verificación de cada uno de los que conforman el consorcio o unión temporal. 7.3.1.9 Certificado Antecedentes Disciplinarios. Se deberá anexar el certificado de antecedentes disciplinarios no mayor a treinta (30) días de expedición emitido por la procuraduría general de la nación de la persona natural proponente o del representante legal de la persona jurídica o de los miembros o de los integrantes y del representante legal del consorcio o unión temporal y de la persona jurídica. 7.3.1.10 Certificado Antecedentes Penales Expedido por Policía Nacional El proponente persona natural deberá allegar con su propuesta fotocopia del certificado de antecedentes judiciales por el das; cuando se trate de personas jurídicas deberán acompañar el del representante legal y en el caso de consorcio y/o uniones temporales el de cada uno de los que conforman el consorcio o unión temporal en el mismo Deberá constar no poseer antecedentes penales y encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta, es decir haber sido expedido dentro del año anterior contado desde la fecha de cierre del proceso de selección.
7.3.1.11 Recursos Parafiscales Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, y Ley 828 de 2003, las personas jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de selección, deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones
74
con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, para ello deberá diligenciar el anexo del pliego (Si aplica); para personas naturales deberá aportar copia del pago de los portes al sistema general de seguridad social y las jurídicas deberán aportar certificación de estar a paz y salvo suscrita por el representante legal o el revisor fiscal, la cual se entenderá bajo la gravedad del juramento.
7.3.1.12 Hoja de Vida y Declaración Juramentada de Bienes y Renta El proponente persona natural o jurídica deberá allegar con los documentos habilitantes el formato de la función pública de la hoja de vida (persona natural o jurídica) y la declaración juramentada de bienes y rentas. 7.3.1.13 Declaración Juramentada sobre inhabilidades e Incompatibilidades Esta deberá seguir el modelo que se relaciona en este pliego de condiciones anexo para tal fin y estar suscrita por el representante legal del oferente o su apoderado, o por la persona designada para representar al consorcio o unión temporal, con la presentación de la propuesta se presume que el proponente declara bajo la gravedad de juramento, no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad legal o constitucional, para suscribir contratos.
7.3.1.14 Garantía Seriedad de Oferta Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta a favor del Municipio por una cuantía equivalente al 10% del valor de la propuesta económica presentada. La vigencia de esta garantía será de seis (6) meses, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la presente licitación, igualmente se deberá adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en
75
Colombia, la seriedad de la oferta podrá ser garantizada por una entidad bancaria descartadas las propuestas que no cumplan los citados requisitos legales
7.3.1.15 Estados Financiero: Todas las personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales deberán anexar el registro único de proponentes “RUP” actualizado en el cual se verificaran todas las condiciones solicitadas por la entidad. Este criterio se verificará con fundamento en los factores financieros denominados capital de trabajo, solvencia y nivel de endeudamiento, los cuales se analizarán con base en la información suministrada del registro único de proponentes, de conformidad con el decreto 1464 de 2010. El registro único de proponentes es un proceso que la fundación nunca había realizado por falta de iniciativa, el grupo de trabajo se dio a la tarea de diligenciarlo teniendo en cuenta los requisitos solicitados en este formulario como los son : 1.
Ubicación:
Donde tiene que ir diligenciado país , departamento , municipio o ciudad , barrio teléfonos fijos , teléfono celular , correos electrónicos Y de conformidad con lo establecido en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se autoriza a la Cámara de Comercio para que envíe notificaciones o comunicaciones relacionadas con los registros públicos a nuestro cargo, a los correos electrónicos que se diligencian allí .
2.
El tamaño de la empresa: Donde de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 2 de la Ley 590 de 2000 modificado por el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y sus decretos reglamentarios y sus normas que lo modifiquen, seleccione el tamaño de la empresa de acuerdo a la certificación del Contador Público o Revisor Fiscal que adjunta.
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Los tamaños pueden ser gran, mediana, pequeña y microempresa. 3.
Capacidad financiera: Donde se tienen en cuenta los indicadores de solvencia,
endeudamiento y razón de cobertura de intereses que explicamos a continuación. 4.
Capacidad de Organización para lo cual se tienen en cuenta dos i indicadores
financieros :
5.
Grupo empresarial o situación de control: Esto es si la fundación se encuentra
en situación de control por otra compañía y cuanto a aportes . 6.
Personería Jurídica: se escribe el documento por el cual fue obtenida la
personería jurídica que en el caso de la Fundación fue la escritura pública 3047 del 10 de octubre de 1980 y la fecha de reconocimiento de esta personería. 7.
Experiencia : Donde se certifican los contratos celebrados con el estado de
acuerdo a la licitación estos contratos son para avalar la experiencia por lo tanto los conceptos deberán estar de acuerdo con lo que se espera licitar .
7.3.1.16 Aspecto Financiero RAZÓN DE COBERTURA DE INTERÉS Utilidad Operacional / Gastos de Intereses SOLVENCIA S.V. = Activo Corriente /Pasivo Corriente NIVEL DE ENDEUDAMIENTO N.E. = Pasivo Total /Activo Total
77 Cuadro 8 Razón Liquidez. Autoría Propia.
RAZÓN DE LIQUIDEZ O CIRCULANTE ACTIVO ⁄ CORRIENTE PASIVO CORRIENTE $ 631.305.340 $ 398.142.398 $ 1,59 Representa las veces que el activo corriente cubre el pasivo corriente. En la empresa por cada peso de deuda a corto plazo se cuenta con pesos de liquidez para cubrirla Cuadro 9 Razón Solidez. Autoría Propia.
SOLIDEZ
ACTIVO TOTAL
⁄
PASIVO TOTAL
$ 1.683.447.736
$ 398.142.398 $ 4,23
Es la capacidad de pago de la empresa a corto y largo plazo que demuestra su solidez financiera. La empresa dispone de $4,23 en activos totales por cada peso que adeuda
78 Cuadro 10 Razón Endeudamiento. Autoría Propia.
ENDEUDAMIENTO ⁄ PASIVO TOTAL ACTIVO TOTAL $ 398.142.398 $ 1.683.447.736 $ 0,24 Representa la proporción del endeudamiento de una empresa. En la empresa el % de los activos está comprometido con deudas en el pasivo. Cuenta con un 24% de activos libre de deudas.
79 Cuadro 11 Margen Bruto. Autoría Propia.
UTILIDAD BRUTA O MARGEN BRUTO INGRESOS ⁄ U. BRUTA OPERACIONALES -$ 209.797.850 $ 2.428.331.916 -8,64% Es el porcentaje de utilidad obtenida en las actividades de la empresa sin tener en cuenta los gastos. Para el periodo estudiado la utilidad bruta es del 16%, lo cual quiere decir que el costo de los productos y servicios de la empresa es de un -8%
7.3.1.17 Certificado de Inscripción Clasificación y calificación en el RUP. Éste deberá ser expedido por la cámara de comercio correspondiente, cuya fecha de expedición no sea superior a un (01) mes, antes de la fecha de cierre de la licitación; éste deberá estar vigente para dicha fecha. En éste deberá constar la inscripción y clasificación del proponente en la actividad, especialidad y grupos exigidas a continuación. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán aportar el documento que acredite la inscripción en el registro
80
correspondiente en el país en donde tienen su domicilio principal o en su defecto en el RUP de la cámara de comercio de Colombia, de acuerdo con las reglas establecidas en el numeral 22.4 del artículo 22 de la ley 80 de 1993 y en el inciso final del artículo 3 del decreto 856 de 1994.
7.3.2 Sugerencia de Licitación: De acuerdo con lo anterior nuestro grupo se encarga de buscar una licitación que estuviera de acuerdo a la experiencia que tenía la compañía, por norma general cada pliego impone sus propias condiciones pero existen elementos comunes en los contratos por alimentación, a continuación hacemos la relación: 7.3.2.1 Licitación Alimentos Adultos Mayores Alcaldía de Sibate El contrato de alimentación a adultos mayores en sílbate será para repartir 21.740 almuerzos y 25.735 refrigerios los almuerzos en la licitación se pagaran a 7.000 y los refrigerios a 2.500 para un total de 238’169.250 que deberán ser ejecutados en 8 meses , la entidad cuenta con este certificado de disponibilidad presupuestal. Los requerimientos de la alcaldía municipal de Sílbate se establecen en la siguiente documentación:
1.
Carta de intereses del proponente.
2.
Registro único de proponentes de la cámara de comercio.
3.
Codificación de las naciones unidas: Para el caso de consorcios y/o uniones
temporales cada uno de los integrantes deberá acreditar la clasificación solicitada.
81 Este tipo de clasificación obliga a los proponentes a que demuestren
experiencia en cuanto a las actividades que hubieren realizado, estas actividades tienen que estar de acuerdo con lo requerido en la licitación. 4.
Carta de presentación de la propuesta y compromiso anticorrupción.
5.
Fotocopia del representante legal de la compañía.
6.
Certificado de existencia y constitución legal.
7.
Manifestación de no haber sido sancionado por ningún motivo.
8.
Autorización del representante legal para presentar propuesta.
9.
Certificado del representante legal de que no se encuentra intervenido de
manera legal y financiera. 10.
Certificado de la contraloría general de la república.
11.
Certificado de antecedentes penales del representante legal.
12.
Recursos parafiscales (certificar sus pagos de seguridad social).
13.
Declaración juramentada de inhabilidades e incompatibilidades para ejercer
contratos en sílbate. 14.
Garantía de la seriedad de la oferta del 10%.
15.
Tendrán que presentar indicadores financieros de capital de trabajo solvencia y
endeudamiento que se analizaran de la información suministrada en el registro de proponentes. 16.
Verificación de experiencia del proponente • Que hubiere celebrado 4 contratos mínimo en el 2012 • Que los contratos se encuentre certificados y relacionados en el RUP • Que los contratos se encuentren certificados en las actividades CIIU REV. 4 o códigos UNSPSC exigidos por la entidad. • Que el valor de los contratos certificados sumados de un valor igual o superior al 200% del presupuesto
17.
Se deberá entregar hojas de vida del personal solicitado con los soportes que
acrediten experiencia e idoneidad. 18.
Estudio de una minuta patrón que será evaluada por la alcaldía de síbate.
19.
82 Se requiere que en cada camión que traslade la comida valla el chef o la
nutricionista. 20.
En los lugares donde se entregue la comida previamente deberá ser aseada y
después de servida también se deberá asear. 21.
El municipio de SIBATÉ Cundinamarca realizará la coordinación del proyecto
mediante la secretaría de desarrollo social. El supervisor tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo el desarrollo del contrato, incluyendo las especificaciones técnicas, así como la calidad de los productos ofrecidos e igualmente velar por el estricto cumplimiento de su objeto. El Supervisor ejercerá funciones de supervisión y vigilancia técnica, administrativa y financiera del contrato.
Por conducto de la Supervisaría se tramitarán todos los
asuntos relativos al desarrollo del contrato, excepto cuando se estipule lo contrario en el pliego de condiciones y especificaciones. El municipio de SIBATÉ Cundinamarca podrá, en cualquier momento, ordenar que se suspenda la construcción del suministro si por parte del Contratista existe un incumplimiento sistemático de las instrucciones impartidas, sin que el Contratista tenga derecho a reclamos o ampliación del plazo. El Contratista deberá cumplir inmediatamente cualquier orden escrita que dicte la supervisora, aunque la considere que está fuera de lo estipulado en el contrato. Cuando esto ocurriere, dentro de los tres (3) días calendario siguiente al recibo de la orden el Contratista podrá protestar por escrito ante el municipio de SIBATÉ – Cundinamarca señalando claramente y en detalle las bases en las cuales fundamenta su objeción. Si el Contratista no presenta su reclamo durante este plazo, las órdenes o decisiones del Supervisor se considerarán como definitivas. Ante las solicitudes del Contratista que se presenten durante la ejecución del contrato, si el municipio de SIBATÉ – Cundinamarca no se pronuncia dentro de los tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo. El funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta serán responsables en los términos de la Ley 80 de 1993.
83 Las funciones y atribuciones principales del Supervisor serán las siguientes: Colaborar con el Contratista para el mejor éxito del suministro; exigir el
cumplimiento del contrato y de las especificaciones en todas sus partes; atender y resolver
toda
consulta
sobre
la
correcta
interpretación
de
los
planos
y
especificaciones y sobre errores u omisiones que puedan contener; estudiar y recomendar los cambios substanciales que se consideren convenientes o necesarios en los planos y en las especificaciones y presentarlos a consideración del municipio de SIBATÉ Cundinamarca, decidir sobre los cambios no substanciales en los planos y en las especificaciones; aprobar o rechazar los materiales y sus procesos de elaboración, previo el examen, análisis o ensayo que fuere del caso, y controlar constantemente la calidad de aquellos; ordenar la localización, los replanteos y controlar la corrección y precisión de materias primas defectuosas, y si es el caso, practicar una nueva inspección a las mismas, controlar y comprobar mensualmente las medidas del suministro ejecutada, para efectos de pago; verificar los cómputos de cantidades y aprobar las actas que prepara el Contratista; exigir al Contratista el empleo de personal técnico capacitado y el despido del que, a su juicio, sea descuidado, incompetente, insubordinado o cuyo trabajo sea perjudicial para los intereses del municipio de SIBATÉ Cundinamarca; velar por el cumplimiento de las normas de seguridad; velar por el cumplimiento de todas las estipulaciones relacionadas con el plan de manejo ambiental y normas de seguridad; vigilar que el Contratista cumpla con las disposiciones laborales vigentes, para lo cual podrá exigirle las constancias e inspecciones que sean necesarias; en general. 22.
Se deberá hacer visita a los lugares de entrega de los alimentos: La visita la
puede realizar directamente el interesado en participar como proponente o por medio de una persona que lo represente debidamente autorizada mediante escrito. Quien participe en la diligencia de visita al sitio del suministro necesariamente deberá acreditar ser un Ingeniero Civil, presentando el original y fotocopia de la tarjeta
84
profesional y fotocopia del certificado de vigencia de la matricula expedida por la autoridad pertinente. Cuando se utilice la autorización esta debe indicar el nombre de la persona que representa, que puede ser una persona natural o jurídica, y en caso de consorcios o unión temporales debe señalar a cada uno de sus miembros. Sólo se podrá representar a una (1) persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal. 23.
Solicitamos Que Se Permita La Presentación De Estados Financieros A 2013
Sin Que Estén 24.
En Firme El RUP, toda vez que dado el proceso de transición al decreto 1510
de 2013 muy pocas empresas podrán tener el firme el RUP a la fecha de cierre. 25.
Respecto de la experiencia especifica solicita no se tenga en cuenta desde el
2012 en adelante sino a partir a 3 o 4 años anteriores al cierre para posibilitar mayor participación 26.
Solicitamos que los índices de capacidad organizacional sean reducidos
cuando menos al 25% para permitir mayor participación. La licitación fue presentada a la gerente de la fundación quien en principio dio validez a la misma aceptando sus términos y pidiéndonos que comenzáramos con el proceso de licitación, en su defecto se comenzó a recaudar los papeles pero debido a la falta de experiencia , la gran documentación requerido las cifras en materia financiera entregadas en los estados financieros la posibilidad de ver una licitación materializada en el corto plazo fue nula, aunque se puede ejecutar a un plazo más amplio. A continuación se presenta un presupuesto de costos y gastos de la licitación que se ha presentado:
85 Cuadro 12 Presupuesto. autoría propia.
Cuadro 13 Ingresos autoría propia
Gráfica 3 Ingresos Autoría propia.
86
87
7.4 Estrategia Comercial A continuación presentamos todos los elementos que consideramos para formular una adecuada estrategia comercial tomando en cuenta los resultados que se han expuesto en los objetivos anteriores. La estrategia comercial tomo como base la capacidad de producción y las ventajas que cuenta la Fundación considerando su entorno y su experiencia en contratos comerciales.
7.4.1 Cuatro P – McCarthy Jerome Producto: Conjunto de alimentos denominado almuerzo compuesto por plato principal y bebida. Precio: Se establece dadas las cantidades de las porciones de cada alimento y el número de almuerzos. Plaza: Domicilio se deja en el lugar acordado por medio de
camiones con
contenedores de alimentos sólidos y líquidos producidos en la cocina de producción de la fundación. Promoción: Además de la razón fundamental del producto la cual es la de la alimentación y nutrición apropiada para un persona cumpliendo con sus niveles nutricionales apropiados, el producto se presenta con razón de bienestar social, esta es contenida en el hecho de que el fin de generar más recursos es que los niños de primera edad puedan tener como se ha encargado hasta ahora la fundación una adecuada alimentación un cuidado apropiado y una educación que garantice sus derechos, es apropiado un catalogo por medio de una minuta para apoyar y dar fuerza a la formalización de la relación comercial. Además una publicidad directa en la situación de ofrecer los servicios con entidades privadas próximas a la cocina.
88
7.4.2 Perfil de Cliente/Consumidor Cliente: Grupos u organizaciones con necesidad de suplir alimentos a un número elevado de consumidores. Consumidor: Cualquier persona con necesidad de alimentación sin condición alguna de genero ó edad, estos requieren alimentos balanceados y de alto contenido nutricional de acuerdo a los requerimientos.
Figura 14 Relación Cliente Consumidor Autoría Propia.
7.4.3 Segmento de Mercado Para plantear la estrategia comercial, la fundación debe caracterizar sus clientes, se ha planteado hacerlo desde el nivel publico el cual tiene una rigurosidad elevada, y otro a nivel privado el cual es más flexible con respecto a los requisitos y permite establecer de común acuerdo algunos de los parámetros de negociación.
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7.4.3.1 Privado Colegios A través de los años la fundación ha celebrado algunos contratos con colegios prestando el servicio alimentario, estos colegios son próximos a la fundación y se basan en una minuta alimentaria. Para presentarse ante entidades de orden privado es importante aprovechar la experiencia previa, considerando que los pocos contratos que ha ejecutado la fundación son con instituciones de educación, se ha realizado un sondeo de todos los colegios que están dentro de la localidad de Tunjuelito, lo cual arrojaron los siguientes clientes potenciales.
Cuadro 14 Colegios Tunjuelito. Secretaria Educación
Cuadro 15 Colegios Tunjuelito. Secretaria Educación
90
91
Empresas Las empresas por otro lado también constituyen un segmento de mercado potencial el cual hasta ahora no se ha aprovechado y el cual la fundación esta en capacidad de satisfacer, los datos que a continuación se exponen son de la localidad de Tunjuelito extraidos de un perfil económico elaborado por la cámara de comercio de Bogotá: •
En Tunjuelito, se localizan 4.120 empresas la estructura empresarial de la
localidad se concentra en el sector servicios (70%) y la industria (26%).
•
En la localidad, hay una alta presencia de microempresarios. Del total de
empresas, 3.961 son microempresas, que representaron el 96% de la localidad.
•
Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de
empresas de la localidad Tunjuelito son: comercio (42%), industria (26%), restaurantes y hoteles (10%), transporte, almacenamiento y comunicaciones (8%), servicios comunitarios y sociales (4%).
Toda la información se presenta en la siguiente tabla:
Cuadro 16 Sectores y Empresas Tunjuelito. Cámara de Comercio de Bogotá
92
Analizando la información de la tabla un nicho de mercado representativo con necesidades de servicio alimentarios son los hoteles y restaurantes, alrededor de 1065 organizaciones que se dedican a esa actividad.
7.4.3.2 Público La contratación estatal tiene una alta demanda debido a las grandes sumas de dinero que significan, actualmente se han creado sistemas de conocimiento público de los diferentes contratos que existen en los diferentes sectores, esto se hace así a fin de manejarlo de la manera más transparente posible. Considerando esto y para caracterizar este mercado a continuación relacionamos cada uno de los portales que ofrecen este servicio:
•
www.colombiacompra.gov.co
•
www.agusg.com
•
www.contratos.gov.co
En cada uno de estos se puede conocer los pliegos de condiciones y ofrecen el servicio de suscripción por membresía de igual manera están en constante actualización lo cual es una buena opción adquirir este servicio dada la necesidad de información sobre las opciones a las cuales puede optar la fundación. Esta contratación exige unas condiciones especificas y se basa en la evaluación de varios criterios los cuales le dan un valor determinado a algunos de los diferentes parámetros para otorgar una calificación a cada una de las propuestas, una vez analizadas todas las opciones otorga el licitador el contrato al licitante con la calificación más alta.
93
Análisis de la Competencia Analizando las condiciones de restaurantes que pertenecen al sector y que son potencial competencia de la fundación, encontramos una posición muy privilegiada por parte de la cocina de la fundación ya que ninguna cumple con la capacidad para manejar volúmenes altos en la producción de alimentos además de contar con una infraestructura débil y una logística inapropiada lo que puede generar costos de producción más elevados y por lo tanto precios más caros. La fundación cuenta con el recurso humano adecuado y calificado para responder a la alta demanda además de contar con todos los medios tales como contenedores de comida y transporte que permitan la entrega de los alimentos en las mejores condiciones. La competencia en su infraestructura deberá incurrir en gastos adicionales para poder cumplir con las entregas y contemplando unas condiciones menos adecuadas de las que ofrece la fundación hogar integral. Por último en la comparación de los precios de venta, la fundación hogar integral tiene un mayor margen de negociación con relación a las cantidades de almuerzo que se manejen, armonizando la operación comercial junto con la razón actual de operación que son los niños logra un costo de producción muy bajo y un beneficio significativo, este aspecto lo veremos detalladamente a continuación.
94
7.4.4 Política de Precios Considerando que la razón fundamental de la fundación es la alimentación de los niños, el proyecto debe contar con que las acciones que se planteen no deben interrumpir con esta y es por esto que se debe contemplar las operaciones de producción de almuerzos de los infantes junto con la producción de unidades destinadas a la venta. Es por esta razón que preliminarmente el nicho de mercado se busca dentro de la localidad de Tunjuelito ya que por las rutas transportadoras de los alimentos no significa mayor impacto para cumplir con todas sus entregas, además el costo en el transporte es imperceptible. Esto se presenta como una de las grandes ventajas de la gran infraestructura con que la fundación cuenta y que puede aprovechar. Un estudio de campo revisando los precios de un almuerzo en la localidad de Tunjuelito presenta un valor aproximado a los 6.200 pesos considerando sopa seco y jugo, la fundación tiene un costo de producción alrededor de los 3.000 considerando sopa seco y jugo. Es decir que se puede establecer un precio base sobre los 4.500 y de acuerdo a las cantidades disminuir el precio. El precio se determina
basado en el costo total, posteriormente se puede
hacer una fijación de precios según el segmento del mercado, el concepto del cliente y los servicios solicitados. 7.4.5 Ventas y Marketing La imagen debe partir del concepto de marketing social el cual transfiere un valor superior a sus clientes dado la razón fundamental de la fundación que es el garantizar los derechos básico a los niños. Los clientes deben saber que llevar relaciones comerciales con la fundación hogar integral, adquieren un excelente servicio alimentario, preocupado por la calidad de los alimentos y su aporte nutricional, con un excelente equipo humano y con toda
95
la infraestructura para entregar el mejor producto, pero además la razón de mantener relaciones comerciales no es el lucro sino poder expandir sus operaciones para que más niños tengan la posibilidad de tener desayuno, merienda, almuerzo y onces acompañados de educación cariño y cuidado para ellos.
96 8. CONCLUSIONES
Para el grupo de trabajo después de estudiar detalladamente la fundación sus procesos de producción y operación en general, se ha llegado a la conclusión que es de vital importancia que la organización sea auto-sostenible ya que dada su enorme capacidad tiene serios problemas para solventarse económicamente y sus recursos económicos en su gran mayoría son donaciones que no son recurrente ni suficientes para poder sostener los
centros ni la estructura actual, la forma de lograrlo es
encontrando posibilidades de negocios y contratos de mayor cuantía. La fundación hogar integral tiene toda la capacidad e infraestructura para ejecutar contratos comerciales debido a que en su capacidad de producción tienen un alto margen ocioso que de aprovecharlo signifique una fuente de ingreso importante que ayude a la sostenibilidad de la fundación. Se adelantaron los pasos en la fundación que evidencian una capacidad de producción mayor, se ha dejado inscrito la formalización del RUP, queda archivo de los papeles necesarios para la licitación según el pliego de condiciones, además se deja claro que la capacidad y la experiencia de la fundación son de vital importancia para futuras licitaciones. En materia financiera es muy importante la solvencia económica y la mejor distribución de dineros en cada uno de los proyectos y centros con que cuenta la fundación para que con esta distribución adecuada de recursos la utilidad mejore y se pueda tener más posibilidades de adjudicación de licitaciones.
97 9. RECOMENDACIONES
Después de analizar la información recopilada y de evaluar la coyuntura actual de la Fundación Hogar Integral, el grupo de trabajo presenta las siguientes recomendaciones con base al presente proyecto de aprovechamiento de la capacidad de la cocina de producción de la Fundación. En la actualidad la fundación presenta un serio problema de sostenibilidad que se puede ampliar hacia el futuro y poner en peligro su operación sino se toman las medidas adecuadas para que la mencionada situación mejore. Expuesto esto proponemos un plan en el que la fundación pueda reunir más recursos con el fin de solucionar sus problemas de sostenibilidad actual y promuevan un futuro más optimista y estable por el bien de la comunidad que atiende. Aunque hablar de la solución de este problema en el corto plazo es una utopía, las medidas que se tomen desde ahora pueden lograr que la fundación suba un escalón en la consecución de la resolución de este problema. El grupo de trabajo ha determinado los pasos para que la fundación se conforme como un proponente a entidades públicas o privadas con el fin de aprovechar la actual capacidad ociosa que determinaron los estudios realizados y transformar así en recursos que mejoren su estabilidad. Por consiguiente recomendamos tener al día la documentación requerida para cualquiera de estos dos tipos de negocio ampliar de manera progresiva la capacidad de trabajo poder cumplir con las demandas en cuestión de contratos y establecer un mejor uso y ejecutar de manera más eficiente el presupuesto. Es vital que la empresa muestre su carácter social ya que puede ser determinante a la hora de mostrar ante las relaciones comerciales que pueda ejecutar.
98
11.BIBLIOGRAFIA
Epstein, M.(2009). Sostenibilidad Empresarial. Ecoe Ediciones. Muñoz, A. L.(2008). El mundo de las Empresas. Diaz de Santos. Santesmases, M.(2012). Marketing Conceptos y Estrategias. 6ta Edición. Piramide. Chiavenato, I. (2010). Innovaciones de la administración. Mcgraw Hill. Scott, M. (1999). El proceso de creación de valor en la empresa. 1ra Edición. Deusto. Benjamin, E. (1998). Organización de Empresas. 3ra Edición. Mcgraw Hill. Tarzijan, J. (2002). Fundamentos de Estrategia Empresarial. 4ta Edición. Ediciones UC.
Secretaria de Planeación. (2009). Diagnostico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos año 2009. Forero, D. (2011) Diagnostico Local de Arte Cultura y Patrimonio. Estudio Localidad Tunjuelito (2009). Alcaldía de Bogota. Perfil Económico (2011). Camara de Comercio de Bogota.