PROTOCOLO RESERVA EVENTOS MEDIOS TÉCNICOS

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INDICE 1. OBJETO ...........................................................................................................................3 2. Servicios. ..........................................................................................................................3 3. Megafonía.........................................................................................................................4 4. Presentación......................................................................................................................4 5. Servicio AVIP Videoconferencia. ....................................................................................5 6. AVIP Webconferencia......................................................................................................6 6.1 Grabación AVIP Webconferencia. ................................................................................. 8 7. Servicio Grabación y streaming. ......................................................................................9 7.1 Entrega de las grabaciones ............................................................................................. 9 7.2 Grabación de Audio...................................................................................................... 10 8. Traducción Simultánea. ..................................................................................................10 9. Eventos/Solicitudes Especiales.......................................................................................10 10. Resumen .....................................................................................................................11 11. Contacto......................................................................................................................12

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1. OBJETO El CTU (Centro Tecnológico de la UNED), a través de su unidad de Medios Técnicos, ofrece a la comunidad universitaria de la UNED el apoyo técnico necesario para la celebración de actos académicos o institucionales de la UNED. Para la realización de estos actos, la UNED dispone en sus distintas sedes de una serie de salas con el equipamiento audiovisual necesario, junto con personal técnico especializado para dar soporte a estos actos. Para disponer de este apoyo técnico es imprescindible seguir el protocolo preestablecido. Los servicios que están disponibles para estos actos, y para los que los usuarios pueden solicitar el apoyo de Medios Técnicos son: Megafonía, Presentación, AVIP Videoconferencia, AVIP Webconferencia y Grabación/Emisión a través de Streaming, puede consultar más detalles en el apartado dedicado a servicios. IMPORTANTE: El objeto del Servicio es el soporte a actos académicos o institucionales de la UNED.

2. Servicios. En función del equipamiento disponible en cada sala, la UNED ofrece a sus usuarios una serie de servicios para la realización de actos/eventos. IMPORTANTE: No todos los servicios están disponibles en todas las salas de la UNED. En el propio formulario de reserva se mostrarán en cada sala únicamente los servicios disponibles en la misma. Los servicios ofrecidos en las distintas salas de la UNED son los siguientes: o Megafonía o Presentación o AVIP Videoconferencia o AVIP Webconferencia o Grabación/Streaming o Traducción simultánea Otras solicitudes de servicios o ubicaciones, estarán sujetas a evaluación especial en base a la disponibilidad de recursos, los servicios solicitados y las características de la sala donde se vaya a celebrar el evento.

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3. Megafonía. Descripción Salas dotadas del equipamiento de audio necesario para garantizar que todos los asistentes reciben el audio de los ponentes con claridad. Son salas dotadas de sistema de microfonía y megafonía. Protocolo Antes del comienzo del evento (30 minutos antes), los organizadores indicarán al técnico el uso previsto para los micrófonos, especialmente en el caso de micrófonos inalámbricos tanto para el público como para los ponentes.

4. Presentación Descripción Salas dotadas de PC con conexión a Internet y herramientas ofimáticas habituales. Donde la imagen del PC se muestra en pantallas de gran formato, generalmente cañones de proyección, de modo que esta presentación puede seguirse por todos los asistentes a la sala. Protocolo Es imprescindible que antes del comienzo del evento (30 minutos antes), los organizadores entreguen al técnico todas las presentaciones que se vayan a utilizar durante el evento. Técnico y organizador comprobarán que se visualizan correctamente. En el caso de querer utilizar equipos portátiles de los ponentes para mostrar las presentaciones, es imprescindible que esto se indique en el formulario de solicitud del evento. En caso contrario el servicio de Medios Técnicos no garantiza que se pueda utilizar. En la actualidad existen multitud de dispositivos portátiles, con interfaces de conexión variados que necesitan adaptadores para poder ser utilizados en las instalaciones de la UNED. IMPORTANTE: Si se desean utilizar dispositivos portátiles propios de los ponentes para las presentaciones, deberá comentarse en el formulario de solicitud para evaluar la viabilidad del servicio.

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5. Servicio AVIP Videoconferencia. La UNED dispone de salas dotadas del equipamiento necesario para la conexión a través de Videoconferencia con cualquier otro participante (uno o varios) que disponga de sistemas de videoconferencia convencionales. Estas videoconferencias se podrán realizar tanto con sedes UNED como externas. El servicio de Videoconferencia se utiliza para conectar: o Con cualquier centro de la UNED o Centros externos que dispongan del equipamiento y comunicaciones necesarias para participar en una videoconferencia. Para poder conectar usuarios desde cualquier ubicación: domicilio, trabajo... se debe de utilizar el servicio AVIP Webconferencia. Adicionalmente estas salas AVIP Videoconferencia disponen de una Pantalla/Pizarra Digital Interactiva que permite al ponente poder actuar de forma interactiva sobre los contenidos del PC de la sala, utilizando para ello el software propio de la UNED para este tipo de salas (AVIP Videoconferencia - Pizarra Online). IMPORTANTE: AVIP Videoconferencia es un servicio para la conexión de Centros de la UNED o externos, que dispongan de equipo de videoconferencia entre sí. Para la conexión con usuarios desde otra ubicación (domicilio...) se usará AVIP Webconferencia. Protocolo En el formulario de reservas, el organizador indicará: o A quien va dirigido el evento. Es decir que tipo usuarios van a participar por la videoconferencia en el evento. Esto es importante para que los centros participantes sepan que sala reservar en función de los participantes esperados. o Centros Participantes, seleccionará los centros convocados para la videoconferencia. Medios Técnicos: o Enviará al organizador los datos de acceso a la sala AVIP de Videoconferencia (Pizarra Online), para que el organizador pueda subir los documentos/presentaciones que se vayan a utilizar en el evento. o Enviará a los Centros UNED participantes todos los datos de conexión para el evento. o En el caso de centros externos, se requiere que Medios Técnicos compruebe la viabilidad de la conexión antes de aceptar el evento. Será responsabilidad del centro externo disponer del equipamiento y comunicaciones necesarias. El organizador deberá incluir en la convocatoria enviada a los usuarios, las cuentas de correo electrónico de info y secretaria de los Centros Asociados participantes en la videoconferencia, con el fin de que los centros puedan reservar el aula AVIP de Videoconferencia correspondiente. Es importante que el organizador suba previamente al evento, a la sala AVIP Videoconferencia (Pizarra Online), todas las presentaciones que vaya a utilizar. Si tiene alguna incidencia en este proceso debe dirigirse al CAU. 5

6. AVIP Webconferencia. Descripción Las webconferencias (http://es.wikipedia.org/wiki/Conferencia_web) son reuniones ‘virtuales’ a través de Internet, cuyos participantes trabajan en distintas ubicaciones físicas. La sala de reuniones real se sustituye por una “sala virtual” alojada en una página web, a la cual todos los participantes han de conectarse desde sus ordenadores. La UNED pone a disposición de todos sus usuarios la herramienta de desarrollo UNED: AVIP Webconferencia. AVIP Webconferencia permite interconectar usuarios desde cualquier lugar con conexión a Internet utilizando simplemente un navegador web. Esta conexión permite la participación con el vídeo y audio de los participantes, junto con una zona de trabajo compartido. Las principales funcionalidades que ofrece AVIP Webconferencia son: o Chat o Múltiples cámaras y audios o Zona de trabajo compartida para cargar documentos ofimáticos o Anotaciones sobre Pizarra Blanca, o cualquiera de los documentos cargados o Cambio de presentador durante la sesión. o Grabación de sesiones o Personalización de las salas. o Escritorio compartido o Acceso desde ALF (http://www.innova.uned.es/servicios/alf/), o ... Equipamiento El equipamiento básico para poder participar en una sesión de AVIP Webconferencia es un ordenador con conexión a Internet. Para poder intervenir en esta sesión con vídeo y audio, es necesario disponer adicionalmente de webcam y micrófono con auriculares. Las salas de las distintas facultades de la UNED, en las que se ofrece este servicio AVIP Webconferencia, disponen del equipamiento necesario para que los usuarios puedan utilizar el servicio de la forma más cómoda posible. o Ordenador con conexión a Internet. Equipo para poder establecer la comunicación de webconferencia. o Micrófono de ambiente con supresión de eco que sustituye al micrófono con cascos y permite al ponente poder moverse sin estar limitado por el cable de unos auriculares. Al ser un micrófono de ambiente, permite sean varios los usuarios que puedan participar desde el mismo ordenador. o Dispositivo digital interactivo. Para poder hacer anotaciones de una manera cómoda, se emplean dos tipos de dispositivos dependiendo de la sala concreta que se vaya a utilizar: o Pizarra Digital Interactiva. Sustituye a la pizarra tradicional y está conectada al ordenador. Permite al ponente hacer anotaciones de forma análoga a las pizarras tradicionales. o Pantalla Digital Interactiva. Sustituye al monitor del ordenador y, en este caso, permite hacer anotaciones al ponente, “escribiendo” directamente sobre el monitor, por tanto, sin tener que levantarse de la mesa. 6

Sala con Pizarra Digital Interactiva

Sala con Pantalla Digital Interactiva

IMPORTANTE: Para poder participar varias personas en una webconferencia compartiendo un ordenador, es imprescindible utilizar un micrófono con supresión de eco. Protocolo Existen dos posibilidades de acceso a la herramienta AVIP Webconferencia, desde la plataforma ALF (http://www.innova.uned.es/servicios/alf/) o desde el portal de INTECCA (http://www.intecca.uned.es). Las salas de AVIP Webconferencia son independientes en ambos portales, es decir no se puede acceder a la misma sala/sesión por los dos portales simultáneamente. Las salas que se creen desde un portal sólo serán accesibles desde ese portal. Acceso desde ALF El acceso tanto para el ponente como para los invitados, se realizará desde ALF. Es el usuario/organizador quién creará con sus credenciales UNED, la sala para la webconferencia dentro de ALF, eligiendo Fecha y Hora, e invitando a todos aquellos miembros de la comunidad que quiere que asistan a la Webconferencia. A la hora de formalizar la reserva a través del formulario de Medios Técnicos, el organizador deberá elegir la opción de acceso desde ALF. Como se ha comentado, es el usuario el que debe de crea la Webconferencia en ALF e invitar a los asistentes. El servicio de Medios Técnicos para el día del evento, será un técnico que compruebe que todo el equipamiento funciona correctamente y ayude al usuario a utilizar sus credenciales de autenticación UNED para entrar en la sala de Webconferencia correspondiente. Es importante que el organizador suba previamente al evento, a la sala AVIP Webconferencia (Conferencia Online), todas las presentaciones que vaya a utilizar. Si tiene alguna incidencia en este proceso debe dirigirse al CAU. IMPORTANTE: En el caso de acceso a AVIP Webconferencia desde ALF, es el organizador quien deberá crear la sala e invitar a los asistentes.

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Acceso desde Portal de INTECCA Para aquellas situaciones en las que todos los participantes en la sesión no pertenezcan a una misma comunidad de ALF. Existe la posibilidad de realizar las sesiones AVIP de webconferencia desde el portal de INTECCA (http://www.intecca.uned.es) El acceso tanto para el ponente como para los invitados, se realizará desde el portal de INTECCA. En este caso al hacer la reserva de Medios Técnicos desde el formulario correspondiente, se creará una sala de Webconferencia con el título y descripción indicados en dicho formulario. Tanto Medios Técnicos como los organizadores (vía mail), dispondrán de los datos de acceso a esta sala. Por tanto el organizador no deberá crear una nueva sala en el portal de INTECCA, se le facilitarán los datos de acceso a la sala desde Medios Técnicos. El organizador deberá “invitar” a todos los usuarios que quieran que participen en la webconferencia, existen dos formas para ello. o Editando la sala, y añadiendo como invitados a la misma todas las direcciones de correo electrónico de los invitados. o Enviando un correo electrónico a todos los invitados, con los datos de la sala (Nombre, descripción, horario...) y la contraseña de invitado de la misma. Es importante que el organizador suba previamente al evento, a la sala AVIP Webconferencia (Conferencia Online), todas las presentaciones que vaya a utilizar. Si tiene alguna incidencia en este proceso debe dirigirse al CAU. Los técnicos en el día del evento, comprobarán que todo el equipamiento de la sala funciona correctamente, y dispondrán de los datos de acceso a la sala de Webconferencia, se conectarán a esa sala y comprobarán que el vídeo y el audio son correctos.

IMPORTANTE: En el caso de acceso a AVIP Webconferencia desde el portal de INTECCA, Medios Técncios facilitará los datos de la sala al organizador quien deberá invitar a los asistentes.

6.1 Grabación AVIP Webconferencia. En las grabaciones de las sesiones que se realicen con AVIP Webconferencia, es el propio usuario el que las inicia y las detiene, accediendo a la opción de grabación dentro de la propia herramienta. Del mismo modo una vez realizada la grabación, es el usuario quien decide cuando y donde publica estas grabaciones, o cuando borrarla. Indicar que una vez borrada la grabación es irrecuperable.

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7. Servicio Grabación y streaming. Los usuarios podrán solicitar la Grabación y/o Emisión en directo de los eventos. La grabación podrá ser tan sólo de audio, o de vídeo y audio simultáneos. Para la difusión de estas grabaciones en directo y/o diferidas a través de Internet, lo que se conoce comúnmente como streaming, se podrán utilizar cualquiera de las plataformas disponibles en la actualidad en la UNED para la distribución de contenidos a través de Internet: o Canal UNED (http://www.canaluned.com) o Cadena Campus (http://www.intecca.uned.es/) o TeleUNED (teleuned.uned.es/) Más información en: (http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,23830024&_dad=portal&_schema=PORTAL) Protocolo A la hora de realizar la reserva de Medios Técnicos desde el formulario, y seleccionar la sala correspondiente, el organizador podrá seleccionar el servicio de Grabación y Streaming si la sala seleccionada dispone del equipamiento necesario. Es necesario que el usuario indique que plataforma quiere utilizar para la difusión del streaming (Canal UNED, Cadena Campus, TeleUNED). Deberá seleccionar la difusión solicitada tanto para el directo como para el diferido. Se puede solicitar la emisión simultánea a través de Canal UNED y Cadena Campus, pero TeleUNED no se puede emitir de forma simultánea con ninguna de las otras dos plataformas. En el caso especial de Teleuned, adicionalmente si se quiere utilizar un mail para preguntas, el organizado deberá registrar el mail a utilizar en el formulario de reserva. Si se requiere una copia de la grabación, en el formulario de reserva se deberá indicar el tipo de la misma. IMPORTANTE: Se deberá seleccionar la plataforma elegida para la difusión del streaming (Canal UNED, Cadena Campus, TeleUNED). Se podrá solicitar la emisión simultánea en Canal UNED y Cadena Campus, no así TeleUNED.

7.1 Entrega de las grabaciones Todas las grabaciones se entregarán a los usuarios en formato digital, facilitándole al usuario los datos de acceso a un ftp desde donde se pueda descargar la grabación correspondiente, junto con las instrucciones de acceso. Si el tamaño de la grabación lo permite, sobre todo pensando en grabaciones de audio, se podrán entregar vía email como archivo adjunto. El usuario dispondrá de 15 días para poder descargarse el fichero, pasado este tiempo se borrará por razones de almacenamiento. Se ruega al usuario/organizador que confirme cuando haya realizado la descarga del fichero de forma correcta.

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7.2 Grabación de Audio Además de los servicios comentados anteriormente, Medios Técnicos dispone de equipos de grabación de audio portátiles, para su utilización en salas donde no dispongan de equipamiento.

8. Traducción Simultánea. La UNED dispone de un sistema de traducción simultánea en el Salón de Actos de Políticias/Derecho. Los eventos que requieran de este sistema se recomienda que utilicen en la medida de lo posible esta instalación. En el resto de Salones de Actos si se quisiera utilizar este servicio, el organizador debería contratar una empresa de alquiler de este tipo de servicios. Si se necesitarán contactos de empresas para este servicio, Medios Técnicos puede asesorar a los organizadores que así lo requieran.

9. Eventos/Solicitudes Especiales Además de los servicios comentados, si algún usuario precisa de soporte técnico en actos para otro tipo de aplicaciones, el organizador deberá cumplimentar el formulario de reserva con toda la información al respecto, con el fin de poder evaluar por parte de Medios Técnicos la viabilidad de la solicitud. Aquellos eventos académicos o institucionales de la UNED, que se realicen fuera de las salas habituales del servicio, estarán sujetos a consideraciones especiales respecto a la viabilidad del servicio prestado por Medios Técnicos. En cualquier caso el objeto del servicio es dar soporte a eventos de la UNED fuera de dependencias UNED, no a eventos donde puedan participar miembros de la UNED pero organizados por otros organismos.

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10. Resumen Para el correcto desarrollo de los eventos realizados por el servicio de Medios Técnicos, existen unos puntos básicos. RESERVAS  Las solicitudes de apoyo deberán obligatoriamente realizarse en plazo y forma:  Plazo: El usuario deberá realizar la solicitud antes del jueves a las 23.59 de la semana anterior a la realización del evento.  Forma: Todas las reservas deberán ser realizadas a través del formulario Web de reservas, autenticándose con una cuenta de correo UNED en la dirección:  http://www.uned.es/medios  No se dará servicio a Eventos que no se hayan solicitado previamente.  La solicitud de Medios Técnicos no implica la aceptación de la solicitud.  La viabilidad del apoyo a todos los eventos está condicionada a la disponibilidad de los recursos necesarios para el correcto desarrollo del evento.  Tanto la aceptación como la desestimación de la solicitud, se notificarán desde Medios Técnicos al usuario mediante correo electrónico lo antes posible.  En caso de modificación del evento o anulación del mismo por parte del usuario, este deberá informar a Medios Técnicos (ver datos contacto) a la mayor brevedad posible.  El organizador deberá realizar la reserva de la sala en el departamento correspondiente. La reserva de medios técnicos tan sólo alcanza al personal técnico de apoyo, no a la sala física en sí. DIA DEL EVENTO  Es imprescindible que el ponente/organizador se persone al menos 30 minutos antes del comienzo del evento en la sala o salón a utilizar, para realizar las pruebas necesarias y recibir las explicaciones oportunas.  Otros aspectos a realizar estos 30 minutos antes del comienzo del evento son:  Presentaciones: Los ponentes deberán llevar al evento todas sus presentaciones en formato digital. Antes del comienzo del evento se comprobarán todas junto con el técnico.  Portátiles: Si se va a utilizar cualquier tipo de dispositivo portátil para alguna presentación, deberá comunicarlo al técnico para comprobar la viabilidad de su uso.  Cualquier consideración que se quiera hacer al técnico deberá ser 30 minutos antes del comienzo del evento.  Si no se respetan estos plazos, el servicio de Medios Técnicos no se responsabiliza de la correcta realización del evento.  Si pasados 30 minutos del comienzo previsto para el evento, no se presenta ningún organizador, y no hay ninguna notificación, el servicio solicitado se considera CANCELADO.  Si el evento utiliza AVIP Videoconferencia o Webconferencia, es necesario que el organizador suba las presentaciones que se vayan a utilizar en el evento, a la “sala virtual” correspondiente, con antelación a la fecha del evento.

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11. Contacto. Para cualquier tipo de consulta o incidencia, el usuario debe dirigirse al Centro de Atención a Usuario: • Incidencias de usuarios PDI • Correo electrónico PDI: [email protected] • Teléfono atención PDI: 91 398 6800 • Incidencias de usuarios PAS • Correo electrónico PAS: [email protected] • Teléfono atención PAS: 91 398 299 • Incidencias de usuarios Alumnos • Correo electrónico Alumnos: [email protected] • Teléfono atención alumnos: 91 398 8801 El usuario en todo momento, puede contactar con el equipo de Gestión de Medios Técnicos para consultas sobre solicitudes de eventos: o A través del teléfono, extensiones 91 398 7262 / 91 398 9044 o A través de la cuenta de correo: [email protected] Indicar en el asunto del mail el número identificador del evento.

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